agendapunt 6.b

Transcriptie

1 agendapunt 6.b Aan PFO Michiel van Haersma Buma ONTWIKKELING CULTUREEL ERFGOED DELFLAND (CED)-ARCHIEF EN DOCUMENTAIRE INFORMATIEVOORZIENING (DIV) Datum 28 oktober 2013 Aard bespreking Besluitvormend Naam steller Vugt, K.A. van Afstemming BDV/FAZ Bijlagen 1 Zaaknummer Gremia Datum Aard Advies/ Parafering besluit PFO Hae O Gewijzigd akkoord Geparafeerd PFO Hae Gewijzigd akkoord - D&H B Conform Geparafeerd door: Lourens, C.E. Vugt, K.A. van VV I - - cie BOB PFO Hae Aangehouden - PFO Hae Voor kennisgeving - aangenomen PFO Hae Conform Geparafeerd door: Maden, B.P. van der Voorstel PFO Michiel van Haersma Buma in te stemmen met het advies, en de VV te informeren. Advies PFO Michiel van Haersma Buma Met dien verstande 1. dat de koersbepaling door het college wordt vastgesteld; 2. dat daar het actiepunt 'verkennen gezamenlijk ontwikkelen e-depot met de drie waterschappen' aan wordt toegevoegd en 3. dat de VV hierover wordt geïnformeerd. Advies PFO Michiel van Haersma Buma Zorg dat de opbrengst van het rapport wordt meegenomen in de lopende ontwikkelingen (zaaksysteem, website, etc.); 2. Kom in oktober bij de aanbieding van het rapport aan de PFH - gelijk met a. een advies hoe om te gaan met Erfgoed Delfland en b. voorstel (aan het college) voor nader onderzoek naar de ontwikkeling van een E-depot, website, etc. zodat dit wordt meegenomen. 3. Bovenstaande (agendering voor het PFO en D&H later dit jaar) is het vervolg op het - bij deze afgesloten - actiepunt 2764 (archieftoezicht): nieuw actienr Advies PFO Michiel van Haersma Buma De mondelinge toelichting op de voortgang samenwerking wordt doorgeschoven naar het volgende PFO. Gevraagd besluit College van Dijkgraaf en Hoogheemraden

2 I. Kennis te nemen van de gevoerde gesprekken met het Nationaal Archief en Erfgoed Delfland en de te nemen vervolgstappen inzake de samenwerking met Delft. II. De informatieve brief d.d. 11 december 2012 aan de Verenigde Vergadering inzake Ontwikkeling Cultureel Erfgoed Delfland / Archief (ons kenmerk ) vast te stellen. Besluit College van Dijkgraaf en Hoogheemraden Advies PFO Michiel van Haersma Buma De notitie met als titel "Ontwikkeling Cultureel Erfgoed Delfland / Archief" is per nagezonden. De gevraagde beslispunten: 1. Kennis te nemen van de gevoerde gesprekken met het Nationaal Archief en Erfgoed Delfland; 2. Bepalen van de te nemen vervolgstappen. Voorstel PFO Michiel van Haersma Buma Kennis te nemen van informatie aangaande ontwikkelen archief/e-depot in context van externe samenwerking.. In te stemmen met (ambtelijke) verkennende gesprekken met Erfgoed Delft. Advies PFO Michiel van Haersma Buma De voor- en tegenargumenten voor de samenwerking duidelijker in kaart brengen. 2. De voorgestelde richting en de stappen die daarbij horen als keuze aan het college voorleggen.* * Actie 2291: de relevante beslissingen en de passages met betrekking tot de positie en de ontwikkeling van het oud-archief in eerdere (bestuurlijke) stukken zoals de kadernota verzamelen en ter informatie aan de portefeuillehouder aanbieden. 2

3 Ontwikkeling Cultureel Erfgoed Delfland(CED)-Archief en de Documentaire Informatievoorziening (DIV) 1 1. Probleemstelling - context In Kadernota 2011 is omschreven dat ten aanzien van de roerende cultuurhistorische goederen (waaronder het oud archief ) kwaliteit en efficiency behouden en vergroot moeten worden door bundeling van vakexpertise. Dit kan niet intern binnen Delfland, dus daarvoor wordt externe samenwerking gezocht. Hierbij is het vergroten van publiekstoegankelijkheid een belangrijk criterium in de strategische verkenning naar partner(s). Daarom is in 2011 en 2012 onderzoek verricht naar mogelijke samenwerkingspartners en werd geconcludeerd dat samenwerking met Erfgoed Delft het meest voor de hand lag. Een onafhankelijk adviseur kreeg opdracht om de keuze te onderbouwen. Uit bijgevoegde rapportage komt onder andere naar voren dat Erfgoed Delft niet (meer) de meest voor de hand liggende samenwerkingspartner is, dat samenwerking daarmee leidt tot hogere kosten en dat samenwerking met andere partijen meer voor de hand ligt. Doelstelling van deze notitie is om de portefeuillehouder en vervolgens DH, de commissie BOB en de VV te informeren over de uitkomsten van de onderzoeken alsmede besluitvorming over de te nemen vervolgstappen. 2. Beoogd effect Delfland is wettelijk verplicht archief te vormen, dit in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te houden en het historisch- en openbaar archief aan de maatschappij ter inzage te geven op een bruikbare en toegankelijke wijze. Delfland wil dit doen via een goed bereikbare en representatieve publiekstoegang voor raadpleging van haar fysieke archieven, via internettechnologie voor raadpleging van digitaal archief en via een E-depotvoorziening om de toegankelijkheid en raadpleegbaarheid van toekomstige digitaal te bewaren archiefbestanden veilig te stellen. Daarbij strevend naar een doeltreffende en kostenbewuste dienstverlening. Dit kan door gelijktijdig met de verbouwing van het Gemeenlandshuis ook de leeszaal van het historisch archief te vernieuwen, de toegankelijkheid van de archieven via de website te verbeteren, meer veel geraadpleegde archiefbestanden volledig digitaal raadpleegbaar te maken en in de E-depotvoorziening te voorzien middels het aangeschafte zaaksysteem of door gebruik te maken van de geplande voorzieningen van bijvoorbeeld de huidige archiefinstelling die de collecties en archieven van Delfland publiceert op het internet via 3. Kernboodschap De toegang tot de fysieke archieven van Delfland wordt als niet representatief ervaren en Delfland is als organisatie onvoldoende toegerust om een eigen E-depot te ontwikkelen en te onderhouden. Er zijn verschillende onderzoeken verricht en de conclusies luiden als volgt: onze archieven en collecties zijn over het algemeen in goede, geordende en toegankelijke staat; de hedendaagse (digitale) informatiehuishouding is technisch goed geëquipeerd maar de E-depotvoorziening moet nog worden opgebouwd; DIV moet in staat worden gesteld verantwoordelijkheid te dragen voor de compliance ofwel rechtmatigheid van de informatiehuishouding van Delfland; 1 Zowel CED-Archief als DIV maken onderdeel uit van het team Facilitaire Zaken.

4 Erfgoed Delft is niet de meest geschikte partner om de informatiehuishouding van Delfland toekomstbestendiger in te richten maar kan wel een geschikte partner zijn om te helpen met verbetering van de presentatie en publieksgerichtheid van het archief; Delfland kan andersom wel een aantrekkelijke partner voor Erfgoed Delft zijn om samen een historisch informatiepunt en/of expositieruimte in de binnenstad te realiseren, waardoor het gemeentearchief ook na de verhuizing naar de Harnaschpolder zichtbaar blijft in de stad; andere waterschappen, overige overheidsorganisaties en archiefinstellingen zijn net zo zoekend en lerend als Delfland ten aanzien van een E-depotvoorziening; samenwerking met de waterschappen waarmee het zaaksysteem is aangeschaft kan voor de digitale informatiehuishouding en een E-depotvoorziening meerwaarde opleveren; de offline en online presentatie kan beter; de archiefbewaarplaats van Delfland is in 2013 gekeurd en voldoet aan de eisen; Delfland heeft nu en in de toekomst voldoende personeel voor de archiefdienstverlening; Vanwege inwerkingtreding van de wet Revitalisering Generiek Toezicht (RGT) per 1 oktober 2012 dient het archieftoezicht anders te worden geregeld; indien Delfland nu zou willen samenwerken is nader onderzoek nodig om vast te stellen of en hoe verdergaande samenwerking met andere waterschappen gestalte kan krijgen en om vast te stellen of en hoe Erfgoed Delft en Delfland zouden kunnen samenwerken waarbij er van uit gaande dat Delfland haar eigen archiefbewaarplaats in stand houdt de samenwerking zich zou beperken tot presentatie, publieksgerichtheid en eventueel toezicht. Gelet op bovenstaande luidt het advies: - geen samenwerking met Erfgoed Delft aan gaan; - de ontwikkelingen op gebied van E-depotvoorzieningen volgen en later besluiten welke voorziening het meest aantrekkelijk is voor Delfland; - het archieftoezicht door de chartermeester laten plaatsvinden en hem jaarlijks aan de VV laten rapporteren of aan de wet- en regelgeving wordt voldaan middels toetsing van de organisatie aan de archief kritische prestatie indicatoren (KPI s) en de archiefverordening 2011 overeenkomstig aan passen; - DIV in staat stellen om verantwoordelijkheid te dragen voor de compliance ofwel rechtmatigheid van de informatiehuishouding van Delfland en beleidsadvisering hierover; - DIV een kwaliteitshandboek laten opstellen conform artikel 16 van archiefregeling 2010 waarin middels een kwaliteitssysteem verbeterpunten voor DIV en de organisatie ten aanzien van informatie en archieven worden gesignaleerd en verbeteracties worden vastgelegd met doel een goede informatievoorziening die de processen en diensten optimaliseert en een archieffunctie die voldoet aan wet- en regelgeving waarbij de NEN- ISO norm voor informatie- en archiefmanagement en de Baseline Informatiehuishouding voor gemeenten en het rijk uitgangspunten zijn; - FAZ\DIV business eigenaar maken van het zaaksysteem, zodat de archieffunctie geborgd is en blijft; - het zaaksysteem optimaal benutten voor processen waarin archiefwaardige documenten en bestanden voor komen; - de fysieke toegankelijkheid van CED-Archief verbeteren door verbouwing van de leeszaal gelijktijdig met de verbouwing van het Gemeenlandshuis; - zoveel mogelijk archiefdelen die fysiek veel worden geraadpleegd volledig digitaliseren en middels internettechnologie ter beschikking te stellen en hiervoor de benodigde middelen beschikbaar stellen; - een DIV-adviseur te laten plaats nemen in de AWI, zodat DIV in een vroeg stadium wordt betrokken en tijdig kan adviseren. 4. Historie - eerdere besluitvorming - Al sinds het laatste kwart van de vorige eeuw wordt ad-hoc samengewerkt met Erfgoed Delft en sinds 2001 is met wisselende partijen gesproken over verdergaande samenwerking c.q. samengaan van het Delflandse statisch archief, ofwel Cultureel Erfgoed Delfland-Archief c.q. Oud Archief en Bibliotheek(OAB) met een andere partij. - In mei 2010 is een notitie uitgewerkt over de huidige situatie en het toekomstbeeld van het CED-Archief; 2

5 - In 2011 zijn de samenwerkingsmogelijkheden onderzocht. Dit leidde tot de conclusie, dat samenwerking met het Nationaal Archief en Erfgoed Delft nader onderzoek behoefde; - In november 2011 volgden gesprekken met de dijkgraaf en secretaris directeur, gevolgd door een PFO en memo aan de dijkgraaf in januari 2012 over de positie, ontwikkelingen en taken van CED-Archief. Geconcludeerd werd dat samenwerking met een externe partner ter bevordering van fysieke toegankelijkheid en ontwikkeling van een E-depot onvermijdelijk was. - In 2012 werd gesproken met het Nationaal Archief en Erfgoed Delft. Het zwaartepunt werd gelegd bij de vorming van een E-depot en een meer representatieve toegang tot de fysieke archieven. Duidelijk werd dat het Nationaal Archief geen E-depotvoorziening kon aanbieden en dat Erfgoed/Gemeente Delft een verkenning had opgesteld waarin zowel samenwerking gericht op fysieke raadpleging als op gebied van een E-depotvoorziening was beschreven. Geconcludeerd werd dat de publieksruimte van Erfgoed/Gemeentearchief Delft goed bereikbaar is en naast ons eigen pand lag aan de Oude Delft. Ook gaf Erfgoed Delft een gevoel van gelijkwaardigheid qua organisatiegrootte. Er werden twee mogelijkheden tot samenwerking genoemd, namelijk het afnemen van diensten van Erfgoed Delft tegen een vergoeding of het aangaan van een (lichte) gemeenschappelijk regeling, waarbij de archivaris van Delft wordt aangewezen als archivaris van Delfland en het beheer en toezicht op de Delflandse archieven op zich zou nemen. - In februari 2013 werden de commissie BOB en de VV geïnformeerd middels een informatieve brief over de genomen en te nemen stappen met als bijlage de Verkenning van Erfgoed Delft. - In 2013 werd een notitie/business case opgesteld ter onderbouwing van de meest optimale vorm van samenwerking tussen Delfland en Erfgoed Delft op gebied van Cultureel Erfgoed Delfland-Archief, volgde een provinciale inspectie met als uitkomst goedkeuring van de archiefbewaarplaats en werd aangegeven dat ontmanteling van de archiefbewaarplaats en verbouwing slechts enkele zeer duur betaalde werkplekken op zou leveren. - In juli 2013 werd een conceptversie van de notitie met de conclusies en aanbevelingen gedeeld met secretaris directeur, sectorhoofd Bedrijfsvoering en teamleider FAZ. - In september 2013 werd de portefeuillehouder mondeling geïnformeerd over de belangrijkste conclusies en aanbevelingen. - Bijgevoegde rapportage Oude archieven, nieuwe wegen. Samenwerkingsmogelijkheden voor Oud Archief en Bibliotheek is in oktober ambtelijk besproken en heden wordt een voorstel met advies voor het PFO d.d. 28 oktober 2013 ingebracht. 5. Regelgeving en Beleid Delfland is wettelijk verplicht archief te vormen, dit in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te houden en het historisch archief (kosteloos) aan de maatschappij ter inzage te geven op een bruikbare en toegankelijke wijze. In de Kadernota 2011 is aangegeven dat externe samenwerking wordt gezocht op gebied van het Cultureel Erfgoed Delfland-Archief en dat het vergroten van de publiekstoegankelijkheid daarbij een belangrijk criterium is. Het voor het archief van toepassing zijnde beleid betreft het archiefrecht (Wet, Besluit en Regeling). Voor Delfland specifiek betreft het de Archiefverordening 2011 en de Regeling Informatiebeheer Daarin is o.a. geregeld dat Delfland bestuurlijk verantwoordelijk is en blijft voor de archieven van Delfland. Ook is geregeld dat het archiefbeheer en het toezicht daarop berust bij de secretaris directeur. Vanwege inwerkingtreding van de wet Revitalisering Generiek Toezicht per 1 oktober 2012 dient het archieftoezicht anders geregeld te worden. Dit toezicht moet worden uitgevoerd door een medewerker die in het bezit is van het diploma archivistiek. Omdat de senior medewerker oud archief en bibliotheek c.q. de chartermeester dit diploma heeft en in zijn functiebeschrijving is opgenomen dat hij verantwoording af legt over vormgeving, beheer en ontsluiting van archieven en collecties, alsmede voor het beheer van de archiefbewaarplaats en hij eens in de twee jaar verslag moet doen aan de VV wordt voorgesteld om het toezicht door de chartermeester te laten uitoefenen en hem aan de VV te laten rapporteren of aan de wet- en regelgeving wordt voldaan. De archiefverordening 2011 dient overeenkomstig te worden aangepast, omdat daarin nog is uitgegaan dat de secretaris directeur het toezicht uitoefent. 3

6 Relevante wet- en regelgeving: Vigerende Archiefwet Vigerende Archiefregeling Kadernota 2011 Archiefverordening 2011 Regeling Informatiebeheer 2011 Wet Revitalisering Generiek Toezicht (2012) 6. Financiën Indien Delfland niet gaat samenwerken met Erfgoed Delft zijn er geen financiële consequenties. Gaat Delfland wel samenwerken met Erfgoed Delft, dan wordt het duurder. 7. Duurzaamheid Met het archiefconvenant OCW-VNG-IPO-UvW worden gezamenlijk acties ondernomen om de digitale informatie duurzaam (E-depot) te bewaren. 8. Organisatorische en personele consequenties Momenteel geschiedt de uitvoering van de taken op gebied van Cultureel Erfgoed Delfland- Archief door 4 medewerkers oud archief en bibliotheek (OAB), samen 3,548 fte. Twee medewerkers daarvan bereiken eind 2015 en begin 2016 hun pensioengerechtigde leeftijd. Omdat met hun vertrek ook hun inventarisatiewerkzaamheden zijn afgerond, is geen vervanging van hun uitvoerende werkzaamheden noodzakelijk. De resterende werkzaamheden zullen door de overgebleven bezetting worden verricht. Daarnaast zal de informatieverstrekking efficiënter plaatsvinden door het verder digitaliseren van veel geraadpleegde archiefdelen. Hierdoor wordt de zelfredzaamheid van klanten vergroot en kunnen de klanten zelf zonder toekomst van OAB en/of DIV de informatie vinden. In dit kader worden alle verleende keurvergunningen vanaf 1979 tot en met heden, alsmede vele kaarten en tekeningen volledig digitaal raadpleegbaar via internet en intranet. Door de mogelijkheid om ook DIV registratuur medewerkers in te zetten wordt continuïteit van de dienstverlening van CED-Archief gewaarborgd. 9. OR/GO Vooralsnog is geen verdere samenwerking voorzien. Als later wel tot samenwerking wordt overgegaan zal de OR tijdig betrokken worden. 10. Risico- en beheersmaatregelen Delfland is wettelijk verplicht haar archieven in goede, geordende en toegankelijke staat te hebben en te houden. Het centraal archief van de organisatie voldoet over het algemeen aan deze eisen. Echter, door voortschrijdende digitale informatie-uitwisseling zonder tussenkomst van DIV komen de correcte vastlegging van metadata en archivering van documenten in gevaar waardoor de archieffunctie, de kwaliteit en de compliance of rechtmatigheid van de informatiehuishouding niet gegarandeerd kan worden. Daarom wordt voorgesteld DIV en de chartermeester te positioneren als verantwoordelijke eenheden die middels rapportages de stand van zaken toetsen aan de wet- en regelgeving en verbetervoorstellen doen. Door DIV tevens business eigenaar te maken van het zaaksysteem wordt de archieffunctie hierin geborgd. Met het archiefconvenant OCW-VNG-IPO-UvW worden gezamenlijk acties ondernomen om de digitale informatie duurzaam (E-depot) te bewaren. Bovendien bieden zowel het zaaksysteem als de huidige archiefinstelling die onze archieven en collecties publiceert op internet toekomstmogelijkheden voor een E-depotvoorziening. Daarom wordt geadviseerd de ontwikkelingen hieromtrent af te wachten. De archiefbewaarplaats is goedgekeurd en er is voldoende personeel voor de archiefdienstverlening, nu en in de toekomst. Indien toch voor samenwerking met Erfgoed Delfland wordt gekozen, zal dit leiden tot hogere kosten en dient nader onderzoek plaats te vinden inzake de samenwerkingsvorm en organisatorische en personele consequenties. 4

7 11. Communicatie (in- en extern) 28 oktober bespreking in PFO Michiel. 12 november bespreking in DH. 3 december bespreking in Cie. BOB. 19 december bespreking in VV. Voortgezette communicatie is afhankelijk van de uitkomsten van deze overleggen. 12. Bekendmaking en vervolgprocedure Afhankelijk van de uitkomsten van bovengenoemde overleggen kan de vervolgprocedure bestaan uit het nader uitwerken van de adviezen en het informeren van Erfgoed Delft. 13. Bevoegd orgaan DH als zorgdrager; VV als toezichthouder; Secretaris directeur als beheerder van de archiefbewaarplaats. 14. Toelichting Naar aanleiding van het citaat ten aanzien van de roerende cultuurhistorische goederen (waaronder het oud archief) moeten kwaliteit en efficiency behouden en vergroot worden door bundeling van vakexpertise. Dit kan niet intern binnen Delfland, dus daarvoor wordt externe samenwerking gezocht. Hierbij is het vergroten van publiekstoegankelijkheid een belangrijk criterium in de strategische verkenning naar partner(s) in de kadernota 2011 zijn afgelopen jaren diverse onderzoeken verricht naar mogelijke samenwerkingspartners op gebied van het historisch archief (CED). Gelet op diverse ontwikkelingen binnen Delfland, zoals de aanschaf van een zaaksysteem, de goedkeuring van de archiefbewaarplaats, verbouwing van het Gemeenlandshuis, het inzicht dat er voldoende gekwalificeerd personeel is en blijft, alsmede vanwege ontwikkelingen bij Erfgoed Delft zoals verhuizing uit de binnenstad van Delft en het feit dat de actuele informatie en documenten die nu door DIV en de organisatie worden beheerd het toekomstig oud archief vormen is het onderzoek uitgebreid naar de documentaire informatievoorziening (DIV). Een van de belangrijkste conclusies is dat Erfgoed Delft niet de meest geschikte partner is om ons te helpen onze informatiehuishouding toekomstbestendiger in te richten! Wel zou Erfgoed Delft een geschikte partner kunnen zijn om te helpen met het verbeteren van de presentatie en publieksgerichtheid. Waarbij geopperd wordt dat Delfland na eventuele aankoop van het pand van het gemeentearchief aan de Oude Delft een aantrekkelijke partner is voor het gemeentearchief om samen een historisch informatiepunt en/of expositieruimte in te richten, zodat het gemeentearchief ook na verhuizing naar de Harnaschpolder nog zichtbaar blijft in de stad. Daarbij wordt opgemerkt dat dan wel eerst duidelijkheid over de positie van Erfgoed Delft van belang is, omdat die nu onduidelijk is en dat samenwerking met Erfgoed Delft zou leiden tot hogere kosten. Ten aanzien van de digitale informatiehuishouding en duurzame betrouwbaarheid en toegankelijkheid daarvan wordt geconcludeerd dat andere samenwerkingsverbanden meer voor de hand liggen en veel meerwaarde op kunnen leveren. Met name als dat geschiedt met de waterschappen waarmee het zaaksysteem is aangeschaft en waarmee steeds meer wordt samengewerkt. Bovendien worden via het archiefconvenant OCW-VNG-IPO-UvW gezamenlijk acties ondernomen om de digitale informatie duurzaam (E-depot) te bewaren. De toegankelijkheid van de archieven via de website is inmiddels verbeterd door de link daarnaar beter te positioneren. Ook worden meer veel geraadpleegde archiefbestanden volledig digitaal raadpleegbaar gemaakt. Eindconclusie: het lijkt geen verstandige keuze om een samenwerkingsvorm met Erfgoed Delft aan te gaan. 5

8 15. Bijlagen 1. Rapportage Oude archieven, nieuwe wegen. Samenwerkingsmogelijkheden voor Oud Archief en Bibliotheek van Delfland d.d

9 Alleen in te vullen indien het een VV-voorstel betreft ** = in te vullen door team Bestuur Kenmerk VV : ** Vergaderdatum : Beleidsveld : Agendapunt : ** De Verenigde Vergadering van Delfland, gelezen het voorstel van dijkgraaf en hoogheemraden van (datum van de VV-vergadering), kenmerk (kenmerk van het voorliggend VV-voorstel; dit betreft een voorstel van D&H aan VV); gelezen het positieve/negatieve (bij ondertekening doorstrepen wat niet van toepassing is) advies van de commissie(s) (commissie noemen); overwegende dat: - (motiveer het besluit, waarom wordt dit besluit genomen). Gelet op: - artikel 84 van de Waterschapswet (bij D&H-voostellen); - artikel 77 van de Waterschapswet (bij VV-voorstellen); - alle andere wetgeving (zoals KRW, NBW, verordening Zuid-Holland, delegatiebesluit etc.; Besluit: Dit moet in overeenstemming zijn met het ontwerpbesluit (ontwerpbesluit kopiëren). Aldus besloten in de openbare vergadering van (datum) De Verenigde Vergadering voornoemd, de Secretaris, de Voorzitter, mr. drs. P.I.M. van den Wijngaart mr. M.A.P. van Haersma Buma