De toekomst van uw data begint vandaag

Transcriptie

1

2

3 De toekomst van uw data begint vandaag Advisering, begeleiding en ICT-oplossingen voor archivering en informatiebeheer door Data Matters Wie gebruikt vandaag de informatie van uw organisatie en wie in de toekomst? Kunt u alles terugvinden in de data van uw organisatie en haalt u eruit wat erin zit? Hoe duurzaam is de opslag van uw informatie en kunnen uw gebruikers er later nog wel bij? Niemand wil de waardevolle informatie van zijn eigen organisatie zien verdampen in onbereikbare archieven, of kwijtraken in een digitaal doolhof. Waardevolle informatie vraagt om zorgvuldige behandeling. Alleen met visie, beleid en goede implementatie met passende ICT krijgt u grip op de informatie die binnen uw organisatie van belang is. Wilt u in de toekomst toegang blijven houden tot de digitale informatie van vandaag? Verduurzaam uw archief en informatiebeheer met behulp van advies, begeleiding en ICT-oplossingen van Data Matters. Samen maken we de informatievoorziening van uw organisatie toekomstbestendig. Duurzame archivering en informatiebeheer betekent: Uw informatie veilig in beheer en op orde volgens actuele wet- en regelgeving Altijd eenvoudig toegang tot uw informatie, ook als systemen en applicaties veranderen Optimaal gebruik van uw hardware en software voor archivering/informatiebeheer Kosten besparen door data-opslag en backup slim te organiseren Data Matters: al 15 jaar expert in duurzame archivering en duurzaam informatiebeheer Data Matters is expert op het gebied van duurzame archivering en informatiebeheer. Binnen Data Matters combineren we onze kennis van processen, documentcreatie, archivering en technologie met een stevige portie praktijkervaring. Voor onze klanten zetten we robuuste en toekomstbestendige archivering en informatiebeheer op. Want onze missie is om informatieprocessen zo in te richten dat de essentiële data van organisaties altijd beschikbaar en toegankelijk zijn. Altijd: dat is over vijf jaar, over vijftig jaar, of nog langer. Wij kunnen niet voorspellen hoe data over vijftig jaar wordt vastgelegd, of hoe de data van nu over dan wordt geraadpleegd. Maar we kunnen uw data wel zó organiseren dat u er zeker van kan zijn dat die in de toekomst ook vindbaar en toegankelijk blijft. Data Matters biedt begeleiding vanaf de start We bieden advies, begeleiding en ICT-oplossingen op maat, bijvoorbeeld in de vorm van: Whiteboardsessies: een krachtig instrument waarmee u snel inzicht krijgt in hoe de situatie in uw organisatie is wat betreft archivering of informatiebeheer, en waar u actie op moet ondernemen. Advieswerk op maat over digitalisering, preserveringsstrategieën, metadataschema s, implementatie van e-depots en andere onderwerpen die uw organisatie raken. Leertraject e-depot: een tweejarig traject waarin u zowel de ICT-kant als de organisatorische aspecten van de invoering van een e-depot leert kennen en beheersen. Levering van ICT-infrastructuren, opslag en beheer inclusief technische en functionele support ook in de cloud.

4 Bel Data Matters bijvoorbeeld voor als u wilt onderzoeken welk archiefbeheersysteem het beste bij uw organisatie past als u meer waarde wilt halen uit de informatie binnen uw organisatie als u ontevreden bent over de manier waarop u momenteel uw informatie heeft opgeslagen als u bedrijfskosten wilt besparen door slimmer te archiveren als u met een expert van gedachten wilt wisselen over data opslaan en beheren in de cloud Koers houden in de digitalisering van uw organisatie Organisaties gaan steeds vaker over op volledig digitaal werken. Dat betekent dat zowel alle documenten als alle werkprocessen gedigitaliseerd moeten worden. Dat kan een behoorlijke operatie zijn, die jarenlang continue aandacht vraagt. Data Matters biedt support bij alle stappen in dit proces: vanaf het schrijven van een informatieplan tot aan evaluatie van de implementatie. We bieden begeleiding en advies bij verandermanagement, opzet van digitaliserings- en databeheerplannen en keuze van benodigde software en hardware. Ook kunt u, of uw medewerkers, bij Data Matters trainingen en cursussen volgen over duurzaam toegankelijk beheren. Veilig overstappen naar de cloud Steeds meer organisaties slaan hun informatie op in de cloud. Wilt u onderzoeken of de cloud ook voor uw organisatie een goede oplossing is? Data Matters adviseert u over de voor- en nadelen van deze manier van opslaan. Ook kunnen we de migratie van uw data naar de cloud begeleiden en uitvoeren. Zo blijft uw informatie gegarandeerd op een veilige plaats beschikbaar en in de toekomst toegankelijk. Bovendien levert Data Matters uniek advies op maat over het rechtskader van cloud computing, dat begint met de noodzakelijke analyse van de te verwerken bedrijfsinformatie. Om wat voor gegevens gaat het? De classificatie van data (denk aan persoonsgegevens, financiële gegevens, bedrijfsgeheimen en meer) is mede bepalend voor (i) de toepasselijke wet- en regelgeving en (ii) de contractuele spelregels. Effectief en efficiënt beheren dankzij een preserveringsstrategie Met een preserveringsstrategie kunt u het beheer van uw digitale informatie effectief en efficiënt uitvoeren. In de strategie beschrijft u alle maatregelen die in u moet treffen zodat uw informatie duurzaam toegankelijk blijft. Zoals: hoe wordt het opgeslagen, wie is waarvoor verantwoordelijk en aan welke eisen moet u voldoen qua beveiliging, wetgeving, kwaliteitsnormen, etc. Maar ook: welke informatie moet vernietigd worden en wanneer. Zowel bij het opstellen van de preserveringsstrategie als bij de uitvoering ervan kan Data Matters uw organisatie inspireren en begeleiden. Met een metadataschema meer grip op uw informatie U wilt uw digitale informatie kunnen beheren, toegankelijk maken en beveiligen tegen verlies of oneigenlijk gebruik. Metadata zijn daarvoor onmisbaar en een metadataschema is een belangrijk instrument om de juiste keuzes te maken. In zo n schema beschrijft u welke metadata moet worden vastgelegd, door wie, wanneer en in welke vorm. Data Matters adviseert u bij de keuze voor het meest geschikte schema voor uw organisatie en bij het interpreteren van de geldende normen. En uiteraard kunnen we u actief helpen bij het opstellen van metadataschema. Beheer Beveiliging Archivering Migratie DATA Opslag Wetgeving Kwaliteit

5 Duurzame toegankelijkheid gegarandeerd dankzij een e-depot Een e-depot is een digitaal archiefsysteem waarin uw informatie gebruiksklaar wordt gemaakt voor opslag op de zeer lange termijn. Hoewel een e-depot in principe een technische voorziening is, is onze ervaring dat de implementatie ervan ook een organisatieverandering met zich meebrengt. We kunnen u bij deze verandering begeleiden via advisering op maat, of via ons unieke, tweejarige leertraject e-depot. Hierin leert u zowel het digitale bewaardepot als alle procesmatige aspecten van de invoering van een e-depot kennen. e-depot organisatie bewaarstrategie toegankelijk maken beschrijvende metadata aanbieders opname beschikbaar stellen gebruikers lange termijn opslag beheer beleid De drie sterke punten van Data Matters We zijn multidisciplinair: we combineren technologische expertise en archiveringsdeskundigheid met kennis over juridische aspecten, beleidsvoering en verandermanagement. We verrijken en verdiepen onze expertise iedere dag dankzij de ervaringen die we in de praktijk opdoen We zijn praktisch: we weten uit de praktijk wat werkt, en wat niet werkt. Duurzame archivering is altijd maatwerk. Dus komen we soms met andere benaderingen of oplossingen die niet direct voor de hand liggen. We zijn nieuwsgierig: vanuit een nieuwsgierige, onafhankelijke houding onderzoeken we samen met onze klanten de mogelijkheden voor de beste oplossing. Zo ontwikkelen onze klanten snel kennis en kunnen ze veel zelf oppakken en uitvoeren. Dat leidt niet alleen tot het beste resultaat het houdt onze trajecten ook betaalbaar. De mensen van Data Matters In ons team van experts hebben we alle kennis en ervaring gebundeld om digitaliserings- en archiveringstrajecten in de volle breedte te kunnen begeleiden. Nieuwsgierig naar de gezichten achter onze naam? Neem een kijkje op onze website. Voor ICT-oplossingen werken we samen met een aantal leveranciers van betrouwbare en innovatieve hardware en software. Meer informatie hierover vindt u ook op onze website. Onze resultaten Data Matters werkt zowel voor de non-profitsector als in het bedrijfsleven. Binnen de non-profitsector gelden de strengste (ISO-) normen voor archivering. Daardoor zijn we gewend de lat hoog te leggen voor de kwaliteit van ons advies en begeleiding. We adviseren altijd op basis van hoogwaardige en meest actuele kennis. Onze opdrachtgevers in de zakelijke branche profiteren daar ook van. Zo zijn wij goede partners voor bedrijven in de financiële sector zoals een bank of verzekeringsmaatschappij, voor farmaceuten, beveiligingsbedrijven of een advocatencollectief. Onze opdrachtgevers in de non-profitsector zijn onder andere streek- en stadsarchieven, gemeentes, provincies en organisaties in de zorg. De toekomst van uw data begint vandaag Wilt u in de toekomst toegang blijven houden tot de digitale informatie van vandaag? Wacht niet te lang met het nemen van maatregelen. Met advies, begeleiding en ICT-oplossingen van Data Matters maakt u de informatievoorziening van uw organisatie toekomstbestendig. Neem contact op met Data Matters voor een kosteloos adviesgesprek of meer informatie over ons aanbod.

6 6 keer de kracht van Data matters 1. We zijn innovatief en creatief in de oplossingen die we ontwikkelen 2. We werken als partners samen met onze opdrachtgevers 3. We bieden de beste technologieën en producten op het gebied van storage en back-up 4. We stellen ons flexibel en praktisch op: de doelen van de opdrachtgever zijn leidend 5. We bieden advies en support op basis van de strengste en meest actuele normen 6. We leveren en zijn accountable: u kunt ons altijd aanspreken op onze afspraken 5 Voorbeelden van dienstverlening door data matters 1. Opstellen van een preserveringsstrategie en metadataschema 2. Digitaliseren van uw organisatie 3. Ontwikkelen en implementeren van een e-depot 4. Optimaliseren of vernieuwen van uw data-opslag 5. Migreren van uw data naar de cloud Nieuw in ons aanbod: de advieskaart NIEUW Zoekt u een sparringpartner om uw ideeën aan te toetsen? Of wilt u af en toe advies op vragen of kwesties op het gebied van digitalisering en archivering? Met de advieskaart van Data Matters koopt u vooraf een aantal uur advies in, die u kunt opnemen wanneer u dat nodig heeft. Daarmee heeft u altijd snel deskundigheid in huis.

7 klanten aan het woord In de dynamische wereld van het archiefbeheer is het een zoeken naar de juiste oplossingen, leren van eerdere ervaringen en uitproberen van nieuwe mogelijkheden. In deze situatie houdt Data Matters de vinger aan de pols en kent het de state of the art, staat het niet tegenover je, maar naast je, denkt flexibel mee en wijst wegen die passen bij de specifieke situatie. Prof. dr. George Harinck Directeur, Historisch Documentatiecentrum VU en Archief- en Documentatiecentrum Kampen Bij de keuze voor nieuwe archiefbeheersoftware zochten we een leverancier die begrijpt dat in deze tijd van snelle veranderingen oude modellen niet meer voldoen. We zochten een partner die open, flexibel, innovatief en leergierig is. Dat is Data Matters en ze hebben ons niet teleurgesteld. Tom Kuipers - Coördinator IT en digitalisering, Streekarchief Midden-Holland In 2008 heeft Data Matters een Digitaal Bewaardepot (DBD) geleverd aan Stadsarchief Amsterdam. Dit DBD zal zowel gedigitaliseerde als digitaal geboren informatie kunnen innemen (ingest), opslaan en duurzaam bewaren. Na de levering heeft Data Matters samen met Stadsarchief Amsterdam het archiefbeheerssysteem (ABS) scopearchiv gekoppeld aan het DBD en is ook een ingestmodule ontwikkeld. De afgelopen jaren zijn er koppelingen gerealiseerd tussen het DBD en diverse DMS-oplossingen. De komende jaren zullen daar andere dossiervormende oplossingen aan toegevoegd worden. Stadsarchief Amsterdam Het oplossingsgericht meedenken is één van de sterke punten van Data Matters, maar ook het specialisme en de ruime ervaring in archiveringsvraagstukken is een onderdeel waarin de Provincie Noord-Brabant de adviezen van Data Matters graag in wil roepen. Het is een Hollands, eerlijk bedrijf waar goed mee te werken valt. Mark van Uden - ICT beheerder, Provincie Noord-Brabant

8 DATA MATTERS