Digitaal Archief DUURZAAM. Agenda. Dag van de Digitale Duurzaamheid DiVault E-depot Oldambt Fasttrack programma

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Digitaal Archief DUURZAAM. Agenda. Dag van de Digitale Duurzaamheid DiVault E-depot Oldambt Fasttrack programma"

Adriana van Dongen
6 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 Digitaal Archief DUURZAAM Agenda Dag van de Digitale Duurzaamheid 2017 DiVault E-depot Oldambt Fasttrack programma 1

2 Doel DiVault Duurzaam preserveren, beheren en ontsluiten van cultuurhistorisch of economisch waardevolle digitale informatie. Focus DiVault Leveren van een E-depot cloudoplossing inclusief dienstverlening: 1. Implementatie: Ontkoppelen van digitale informatie vanuit hun bronomgeving (applicatie), converteren naar een standaard formaat (metadata, File-formaat) en overbrengen naar een e-depot. Ondersteuning bij de inrichting van de beheerorganisatie. 2. Beheer: Beheren en preserveren van digitale informatie: de beschikbaarheid, vind en leesbaarheid van de informatie borgen (Systemen en dataconversie) voor de lange termijn. 3. Ontwikkel: Beschikbaar stellen van digitale informatie: op een gebruikersvriendelijke manier ontsluiten van digitale bronbestanden. 2

DiVault E-depot Preserverings beleid Data Beheer Collectie Beheer Systeem Advies Ingest SW Object Store SW

Duurzaamheid Bevorderen continuïteit dienstverlening DiVault via: - Waarborgen dienstverlening DiVault.

Hiervoor zullen aparte overeenkomsten worden opgesteld tussen de stichting en de leverancier(s).

behoeve van de ontwikkeling van de dienst Digitaal Archief. Hiervoor worden commissies opgericht.

3 DiVault E-depot Preserverings beleid Data Beheer Collectie Beheer Systeem Advies Ingest SW Object Store SW Search SW DC1 DC2 Administratie Gecertificeerde beheer omgeving Doel Stichting: Stichting Digitale Duurzaamheid Bevorderen continuïteit dienstverlening DiVault via: - Waarborgen dienstverlening DiVault. Bij in gebreke blijven van dienstverlening DiVault zal de stichting de dienstverlening continueren. Hiervoor zullen aparte overeenkomsten worden opgesteld tussen de stichting en de leverancier(s). - Uitwisselen van strategische informatie, ervaringen tussen de deelnemers (donateurs en leverancier) ten behoeve van de ontwikkeling van de dienst Digitaal Archief. Hiervoor worden commissies opgericht. - Het (laten) doen van onderzoeken op het gebied van digitale duurzaamheid. - De stichting heeft de ambitie om de ANBI status te verkrijgen. 3

Klanten 52 gemeenten 3 waterschappen 11 erfgoedcentra 1 museum E-depot Full-track programma Full-track programma: - Prince2 project - 8 werkgroepen - 3 fasen - 9-12 maanden Projecten oa: - West-Fries

4 Klanten 52 gemeenten 3 waterschappen 11 erfgoedcentra 1 museum E-depot Full-track programma Full-track programma: - Prince2 project - 8 werkgroepen - 3 fasen maanden Projecten oa: - West-Fries Archief - RAZ/ECAL ism gemeente Doetinchem/Lochem & Wts Rijn en IJssel - Gemeente Schiedam/Delft - Gemeente Breda - Gemeente Weert/Roermond 8. Beheer 7. Beschikbaar stellen 6. Kosten 5. Continuïteit 4. Proeftuin/ E-depot 3. Metadata 2. Archief beleid 1. Architectuur 4

5 E-depot Fast track programma Verkort programma - Aansluiten - Korte doorlooptijd: 6 mnd - Beperkte investering: 10 dagen! - Beleidsaspecten later/zelf Projecten oa: - Gemeente Oldambt - Gemeente Voorst - WBA ism 9 gemeenten - SALHA ism 3 gemeenten - RHC Rijnstreek & Lopikerwaard ism 5 gemeenten en 1 Wts - Wts Vallei en Veluwe - RA Gorinchem ism 3 gemeenten 5. Beschikbaar stellen 4. E-depot 10 dagen Alexandra Janssen Informatieadviseur 5

6 Voorkom digitale dementie Of hoe voorkomen beter is dan genezen Alexandra Janssen DvdDD - gemeente Oldambt 11 mei 2017 Waarom edepot? Corsa en esuite niet geschikt voor langdurige bewaring of openbaarmaking edepot mogelijkheid tot tussentijdse overbrenging, eerder openbaar, transparant Uitfaseren Corsa; archief van Corsa naar edepot betekent snelle uitfasering van Corsa edepot aansluiten op esuite betekent, schoonhouden van esuite, alleen actuele zaken. Archiefmateriaal naar edepot Mogelijkheden tot overbrenging archieven vanuit backoffice systemen 6

uit te leggen Bepaal wat je met het edepot wilt doen en leg dat ook uit in leken taal Wat doen andere gemeenten,

en structurele kosten op basis van Tb Reserveer budget in meerjarenbegroting Kijk waar je elders iets kunt

7 Wat moeten we regelen? Organisatie Informeer raad, college en management Zorg voor besluitvorming Creëer draagvlak door nut en noodzaak uit te leggen Bepaal wat je met het edepot wilt doen en leg dat ook uit in leken taal Wat doen andere gemeenten, ga op zoek naar informatie Deel en haal kennis door organiseren bijeenkomsten Wat moeten we regelen? Financien Bereken de incidentele en structurele kosten op basis van Tb Reserveer budget in meerjarenbegroting Kijk waar je elders iets kunt besparen: uitfaseren DMS, verminderen backoffice systemen, verminderen papier opslag Wat levert het op?: Vermindering gebruik papier, efficiëntie in processen, in- en externe dienstverlening 7

dus daar waar kan vervangingsbesluiten Waardering en selectie op orde en onderdeel van beleid Wat en wanneer overbrengen; na 20 jaar of tussentijds/vervroegd?

8 Wat moeten we regelen? Beleid Vanaf ontstaan digitaal te bewaren archief rekening houden met overbrenging edepot Werken op basis van TMLO; afspraken intern, maar ook met leverancier Digitaal tenzij.dus daar waar kan vervangingsbesluiten Waardering en selectie op orde en onderdeel van beleid Wat en wanneer overbrengen; na 20 jaar of tussentijds/vervroegd? Bewaarstrategie Vastleggen in Informatiebeleidsplan en Informatiebeveiligingsplan Wat moeten we regelen? Personeel Wat betekent de inzet van een edepot voor medewerkers? Extra druk op team DIV Beleggen van verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Regelen taken Kennis, vaardigheden en competenties? Opnemen in gesprekkencyclus Opnemen in functieomschrijvingen? 8

9 Wat moeten we regelen? Processen en procedures Metadata op basis van TMLO Zaaktypecatalogus Standaardisatie daar waar kan Vastleggen proceseigenaar Wie doet wat en wanneer Mandaatregeling Openbaar tenzij? Oprichting SIO = Strategisch Informatie Overleg Hotspotmonitor Wat moeten we regelen? Databeheer, -beveiliging en hard- en software Wie en wanneer mag informatie benaderen? Koppelingen tussen backoffice systemen en esuite, vanuit esuite overbrengen Informatiebeveiliging; voorkomen, traceren, en oplossen van issues. Veilige mobiele werkomgeving Het Nieuwe werken en digitaal werken? Burgers steeds meer rechtstreeks toegang tot overheidsinformatie 9

10 Wat doet OLDAMBT? In samenwerking met aanbieder DIVault aansluiten op edepot middels fast track programma. 10

Implementatie Implementatieplan edepot vastgesteld Binnen twee jaar te bewaren data overbrengen vanuit Corsa Realisering koppeling esuite-edepot Overbrengen Audio/videotulen Inbrengen van

11 Implementatie Implementatieplan edepot vastgesteld Binnen twee jaar te bewaren data overbrengen vanuit Corsa Realisering koppeling esuite-edepot Overbrengen Audio/videotulen Inbrengen van collecties buiten het gemeentelijke proces om (verenigingen, stichtingen, particulieren) in edepot 5. Beschikbaar stellen Fast-track programma DiVault Sybolt van der Schoot CTO DiVault 11

12 5. Beschikbaar stellen TMLO Workshop Wat Waarom Voor wie Opbouw TMLO Hoe verder 5. Beschikbaar stellen TMLO mapping sessies Wat is aanwezig Wat ontbreekt 12

13 5. Beschikbaar stellen Export sessie Hoe export maken Hoe krijgen we de gevraagde metadata in export Issues Relatie dossiers. Niet kunnen exporteren van (sub)dossiers 5. Beschikbaar stellen Creatie SIPCreator module Datum en locatie info in titel dossier Opbouw dossiers Uitg./ink./intern icm behandelaar/auteur Gecombineerde velden Inconsistent ingevulde informatie Ontbreken archiefbestand of oorspronkelijk bestand 13

14 5. Beschikbaar stellen 5. Beschikbaar stellen Gebruikersgroepen Interne gebruikers (ambtenaren) Publiek/maatschappij Burgers, bedrijven en instellingen (DigiD) E-depot beheerder Informatie DiVault Web: Tel: Mail: Contactpersoon: Hans Mannaert Mail: Stichting Digitale Duurzaamheid Web: 14

Vergelijkbare documenten

Digitaal duurzaam georganiseerd Het e-depot volgens de gemeente Oldambt. Oldambt

Digitaal duurzaam georganiseerd Het e-depot volgens de gemeente Agenda Aanleiding Alexandra Janssen Voorbereiding Uitwerking Project vervroegd overbrengen Hans Mannaert Tussenresultaten en ervaringen Alexandra