Inkoopbureau H-10 Postbus AA Zoetermeer Tel S T E RAPPORTAGE 2015

Transcriptie

1 Inkoopbureau H-10 Postbus AA Zoetermeer Tel S T E RAPPORTAGE 2015 Zoetermeer, 25 juni 2015

2 INHOUDSOPGAVE Inhoud 1. Inleiding Begroting Bedrijfsresultaat Personele formatie Huisvesting Bedrijfsvoering... 3 Inkoopbureau H

3 1. Inleiding De Gemeenschappelijke Regeling Inkoopbureau H-10 is in november 2014 formeel opgericht. De eerste twee medewerkers zijn in januari 2015 in dienst getreden waarna, gedurende de daarop volgende maanden zijn de overige medewerkers in dienst gekomen. Door de beperkte capaciteit binnen het inkoopbureau was het noodzakelijk om prioriteiten te leggen die, in eerste instantie, niet gelegd zijn op de bedrijfsvoering maar op het invulling geven van de primaire taak: inkoop en contractmanagement en declaratiecontrole van de Jeugdhulp. Vandaar dat in deze uitzonderlijke situatie ervoor gekozen is om de gezette stappen i.p.v. het bedrijfsresultaat in beeld te brengen. P. Flick MBA 25 juli 2015 Pagina 1

4 2. Begroting De Gemeenschappelijke Regeling Inkoopbureau H-10 is in november 2014 formeel opgericht. De concept-begroting 2015 ligt momenteel bij de 10 deelnemende gemeenten voor inspraak en schetst het volgende beeld: Begroting 2015 Personele formatie Uitvoering basis taken inkoop/ contract en leveranciersmanagement Uitvoering administratieve taken Tijdelijke krachten Bedrijfsvoering Bedrijfsvoering (excl. huisvesting en ict) Berichtenverkeer Jeugd Jeugdsysteem (WMO-Zorg) Huisvesting Huisvesting (inclusief werkplek, schoonmaak, belasting en PC's) Opstartkosten ICT Infrastructuur en systeem subtotaal onvoorzien (5%) Totaal De meerjarenbegroting loopt door tot na 31 december Dit is een wettelijke verplichting vanuit de BBV. Het is mogelijk dat de GR per 1 januari 2018 wordt bee indigd. Pagina 2

5 3. Bedrijfsresultaat 3.1 PERSONELE FORMATIE Per 1 januari 2015 zijn de eerste twee medewerkers in dienst getreden en gedurende de daarop volgende maanden de overige medewerkers. Vooralsnog blijft het inkoopbureau qua budgettaire uitputting op personele kosten binnen budget. Inmiddels heeft de juridisch adviseur haar detachering bij het inkoopbureau bee indigd. De oplossing die voor deze ontstane situatie gekozen is, is het tegen een financie le vergoeding gebruik maken van de juridische capaciteit van de gemeente Den Haag waardoor de benodigde juridische kennis gewaarborgd is. Het budget voor de tijdelijke krachten is benut om ZorgNed mede in te richten, de afgesloten contracten met de zorgaanbieders in te voeren, gemeenten en zorgaanbieders aan te sluiten in de portal en opstartproblemen op te lossen. Deze inzet is binnen het afgesproken budget gerealiseerd. De taken en verantwoordelijkheden op ICT gebied staan onder druk omdat er naast strategische informatiemanagement taken ook invulling gegeven moet worden aan de operationele beheer taken van de verschillende software applicaties. In de opstartfase van ZorgNed is het aantal beheertaken aanzienlijk. Om deze taak goed te kunnen uitvoeren is extra inzet van een functioneel beheerder noodzakelijk. De inzet van de functioneel beheerder is ook noodzakelijk doordat het Inkoopbureau H-10 meerdere softwareapplicaties in eigen beheer heeft. De noodzaak hiervan wordt onder de volgende alinea (huisvesting) weergegeven. Het Inkoopbureau H-10 heeft de primeur: als samenwerkingsverband automatisch toewijzings- en declaratieberichten uitwisselen met zorgaanbieders via het Gemeentelijk Gegevensknooppunt. Dit knooppunt is een gezamenlijke voorziening voor gemeenten en zorgaanbieders om berichten over zorgtoewijzing en declaraties aan elkaar te versturen, zowel voor Wmo als voor de Jeugdwet. Het GGK koppelt met het knooppunt van VECOZO, waarop de meeste zorgaanbieders zijn aangesloten. 3.2 HUISVESTING Het Inkoopbureau H-10 is gehuisvest in het gemeentehuis van de gemeente Zoetermeer. Hiervoor zijn vooraf afspraken gemaakt over huur, werkplekken, toegang systeem, ondersteuning P&O etc. Inmiddels is gebleken dat het leveren van de ICT-ondersteuning op het gebied van kantoorautomatisering niet haalbaar is binnen de contracten van de gemeente Zoetermeer. Op grond hiervan zijn de volgende acties ondernomen: - Outsoursing salarispakket - Outsoursing arbodienst - Onderzoek ICT-technische ondersteuning 3.3 BEDRIJFSVOERING Qua bedrijfsvoering zijn de volgende stappen gezet: Pagina 3

6 1) In 2014 zijn er, door de kwartiermaker, contractuele verplichtingen aangegaan met ZorgNed als aanbieder van het financie le jeugdpakket waar het inkoopbureau mee gaat werken. 2) In 2015 zijn de volgende acties door het inkoopbureau opgestart: a) Inschrijven Kamer van Koophandel b) Openen bankrekeningnummer c) Contracteren huisaccountant (GAD gemeente Den Haag) d) Opstart inrichten AO/IC (in samenwerking met accountant) e) Opstarten verzekeringen f) Ontwikkelen website g) Inrichten eigen ICT-omgeving Het Inkoopbureau H-10 heeft geconstateerd dat de opstart- en implementatiekosten in 2014 en 2015 de Europese aanbestedingsgrens voor diensten raken. Dit betekent dat het Inkoopbureau eind 2015 moet overgaan tot een Europese aanbesteding. Deze wordt in het 4 e kwartaal 2015 opgestart. Dit impliceert dat er in 2016 extra implementatiekosten ICT in de begroting moeten worden opgenomen. Hierin was, bij het opstellen van de concept-begroting 2016 niet voorzien. Doordat de gemeente Zoetermeer niet in staat is gebleken een optimaal functionerende ICT-omgeving op te leveren is gezocht naar een alternatieve oplossing. Gebleken is dat het zelfstandig aanschaffen van de benodigde apparatuur de enig werkbare oplossing is. Dit kan kostenneutraal doordat de verlaging van de huurprijs wegvalt tegen de afschrijvingskosten van de apparatuur. Zoetermeer levert de internetverbinding inclusief de aansluiting op Gemnet. Daarnaast vindt de hosting extern plaats. Op basis van deze nieuwe situatie zal de financie le verordening van het inkoopbureau worden aangepast aangezien er geen afschrijftermijnen in de verordening zijn opgenomen. De deelnemende gemeenten hebben inmiddels een brief ontvangen waarin aangegeven is dat mogelijkerwijs niet alle kosten in de aangeleverde begroting zijn opgenomen en dat het Inkoopbureau hierop terugkomt. Inkoopbureau H-10 Inkoopbureau H-10 Postbus AA Zoetermeer Tel Pagina 4