Stappenplan aansluiting e-depot Regionaal Archief Alkmaar
|
|
- Antoon de Coninck
- 5 jaren geleden
- Aantal bezoeken:
Transcriptie
1 Stappenplan aansluiting e-depot Regionaal Archief Alkmaar Versie januari 2017 Brigit Hoomans / Anje van der Lek Inleiding Het Regionaal Archief Alkmaar (RAA) bereidt samen met zijn gemeentelijke partners de aanschaf, inrichting en aansluitingen op een e-depot voor. Dit programma bevat 3 hooflijnen: de aanbesteding van een e-depotvoorziening; de aansluiting van verschillende casussen op dit e-depot (use-cases) en een meer algemene lijn waarin we onderzoeken hoe het volume en de kosten van het beheer van digitale informatie zich bij de gemeenten ontwikkelen. Dit Stappenplan is gericht op de tweede programmalijn: de aansluiting van een concrete casus op het e-depot. Met één casus wordt een afgebakende dataset bedoeld, informatie vanuit één proces of systeem. Bijvoorbeeld: digitale raadsinformatie, gedigitaliseerde bouwvergunningen of de aansluiting van een zaaksysteem. Het gaat in deze fase nog niet om de integrale aansluiting van de hele organisatie op het e-depot. In dit document zijn de verschillende stappen tot aan de aansluiting van één casus op het e-depot kort samengevat, om een beeld te geven van de uit te voeren werkzaamheden. De eerste vier voorbereidende stappen kunnen al worden gezet, voordat de e-depotsoftware is aangeschaft. Onze oproep is dan ook hier al zo snel mogelijk mee te beginnen. Dit document is bedoeld als richtlijn. De planning en het aantal benodigde uren is afhankelijk van de individuele situatie per gemeente en casus. De projectorganisatie wordt door de gemeente opgezet. Specifieke planningen zullen dan ook vanuit elk aansluitproject apart worden gemaakt. De aansluiting op het e-depot bestaat uit de volgende stappen: 1. Selectie eerste casus voor aansluiting Samenstellen projectteam voor aansluiting Voorbereiding voor opname in het e-depot ( pre-ingest ): Informatie-analyse gekozen casus Metadata mapping met TMLO / ToPX Opschonen / aanvullen metadata Voorbereiden beheer- en dienstverleningsovereenkomst / Akte van overbrenging Samenstellen te exporteren dataset Technische opname in e-depot (ingest) Vaststellen van beheer- en dienstverleningsovereenkomst / Akte van overbrenging
2 1. Selectie eerste casus voor aansluiting De gemeente kiest een casus: een afgebakende dataset die in aanmerking komt om in het e-depot te worden opgenomen. Deze keuze kan bijvoorbeeld worden gebaseerd op de volgende factoren: Volume (TB s) en kosten beheer Het in één keer overdragen van een groot volume aan digitale informatie kan de gemeente besparingen opleveren in ICT-kosten. Denk bijvoorbeeld aan beeldmateriaal, scans en audiovisueel materiaal / multimedia. Deze bestanden zijn in de regel groter dan digitaal geboren tekstbestanden. Risico op ontoegankelijk worden van informatie Bepaalde datasets met een hoger risico kunnen vervroegd worden overgebracht of uitgeplaatst naar het e-depot om de toegankelijkheid hiervan in de toekomst te waarborgen. Denk aan verouderde systemen en bestandsformaten, technisch complexe informatie, leveranciersafhankelijkheid en informatie die extern in cloud / SaaS systemen is opgeslagen. Retrospectief of toekomstgericht Er kan worden gekozen voor een inmiddels gevormde dataset (bijvoorbeeld de inhoud van een te vervangen informatiesysteem of scans vanuit een retrospectief vervangingstraject). Anderzijds kan ook worden gekozen voor het inrichten / configureren van een procesmatige aansluiting op het e-depot (bijvoorbeeld van een zaaksysteem). Pragmatische overwegingen Ook pragmatische overwegingen kunnen een rol spelen bij de keuze van een dataset: het kan bijvoorbeeld gaan om een uit te faseren systeem met data die tóch moet worden gemigreerd. Of de gemeente kiest in eerste instantie voor een eenvoudige casus om in relatief korte tijd ervaring op te doen met het overdragen van informatie aan het e-depot. 2. Samenstellen projectteam voor aansluiting De gemeente stelt een projectteam samen dat de voorbereidingen voor de aansluiting zal realiseren. Rollen die in het projectteam vertegenwoordigd dienen te zijn, zijn: Projectleider Informatiebeheerder, specialist DIV Inhoudelijk deskundige (Bijvoorbeeld proceseigenaar of senior procesmedewerker), Technisch / functioneel beheerder of ICT specialist Relatiebeheer/contactpersoon met betrokken softwareleverancier(s) Het RAA zal deelnemen aan het projectteam in de rol van adviseur en coördinator aansluiting op het e-depot. De projectleider zet het project op volgens de manier waarop binnen de betreffende gemeente projectmatig wordt gewerkt. 2
3 3. Voorbereiding voor opname in het e-depot ( pre-ingest ): 3.1. Informatieanalyse gekozen casus De informatieanalyse dient om een goed inzicht te krijgen in de inhoud en structuur van de gekozen dataset. Door de analyse is duidelijk in hoeverre de informatie aangevuld/bewerkt moet worden, welke risico s er zijn op het gebied van duurzame toegankelijkheid en welke samenhang of essentiële eigenschappen van een dataset bewaard moeten blijven. Elke aansluiting start daarom met het in kaart brengen van de volgende onderwerpen: Proces(sen): Beschrijf de werkproces(sen) waar de informatie in ontstaat en leg vast welke informatie op welk moment in welke vorm wordt vastgelegd. Kijk naar documenten, metadata en gestructureerde informatie in bijvoorbeeld databases. Structuur en metadata: Welke informatiestandaarden worden gebruikt? Welke bestandsformaten worden gebruikt? Is er een actueel en compleet datamodel / metadataschema beschikbaar dat betrekking heeft op de gekozen dataset? Zo nee, stel dit op. Architectuur: Breng in kaart waar de informatie nu wordt beheerd, bijv. op welke netwerkschijf of in welke applicatie, maar ook de onderliggende (virtuele) servers. Wordt het beheer door de eigen gemeente uitgevoerd, of is het beheer uitbesteed? Is er een beschrijving / schema van de applicatie-architectuur beschikbaar? Zo nee, stel deze op. Waardering en Selectie: Waardeer en selecteer informatie die in aanmerking komt voor beheer in het e-depot: Welke informatie komt in aanmerking voor permanente bewaring? Welke informatie komt in aanmerking voor vernietiging (direct of op termijn)? Bereidt eventueel de vernietiging van niet permanent te bewaren informatie voor. Dit is geen voorwaarde voor aansluiting op het e-depot, maar helpt u wel om grip te houden op de informatie die u zelf in beheer houdt. Informatie die op termijn moet worden vernietigd, kan ook in het e-depot worden beheerd. Dan zullen aanvullende afspraken over de vernietiging worden gemaakt. Het toekennen van bewaartermijnen blijft een verantwoordelijkheid van de gemeente. Openbaarheid Analyseer de mate van openbaarheid van de informatie: Bevat de gekozen dataset (bijzondere) persoonsgegevens? Bevat de gekozen dataset informatie waar derden intellectuele eigendomsrechten op hebben? Bevat de gekozen dataset informatie die op andere gronden van de WOB of Archiefwet in openbaarheid beperkt zou moeten worden? Toegankelijkheid Bepaal of de informatie in het e-depot voor gebruik in de dagelijkse werkzaamheden beschikbaar moet blijven vanuit het eigen informatiesysteem en of er een koppeling met het e-depot moet worden gebouwd. 3
4 Volume Hoeveel Terabyte aan informatie komt in aanmerking voor overdracht aan het e-depot? 3.2. Metadata mapping met TMLO / ToPX De in het e-depot op te nemen bestanden moeten worden voorzien van metadata-elementen die zijn gedefinieerd in het Toepassingsprofiel Metagegevens voor Lokale Overheden (TMLO). De metadataelementen dienen te worden aangeleverd in XML-bestanden volgens het ToPX XML schema. Dit is de machineleesbare vertaling van het conceptuele model TMLO. Ga uit van het datamodel of metadataschema van het systeem waar de gekozen informatie nu in wordt beheerd (het bronsysteem). In de Informatieanalyse (zie 3.1) is al aan de orde gekomen welke metadata wordt vastgelegd en of hier eventueel risico s zijn (bijvoorbeeld foutieve, vervuilde of inconsistente data). Indien er geen compleet model of schema beschikbaar is, kan een XML-export uit het systeem worden gemaakt, en worden gewerkt met de XML-elementnamen. Breng in kaart hoe de metadata zich verhouden tot het TMLO. Het RAA stelt hiervoor invulschema s en voorbeelden beschikbaar. Het RAA stelt als eis dat tenminste de verplichte (of verplicht indien van toepassing) metadata conform de standaard worden aangeleverd. Het is daarom handig om eerst te kijken of deze elementen zijn vastgelegd in het bronsysteem. Welke metadata ontbreken er eventueel? Vervolgens kunt u aan de hand van het metadataschema van het bronsysteem alle metadataelementen uit dit systeem koppelen aan hun equivalent in het TMLO. Zijn de metadatavelden in het bronsysteem consequent en eenduidig ingevuld? Breng in ook kaart welke metadata u wel toekent en wilt bewaren, maar die geen onderdeel uitmaken van het TMLO (die u niet kunt mappen met een TMLO-element). Bepaal vervolgens welke (herstel)acties nodig zijn om de metadata op het gewenste niveau te krijgen. Bepaal of deze acties handmatig of geautomatiseerd kunnen worden uitgevoerd Opschonen / aanvullen metadata Uit de informatieanalyse en metadatamapping is waarschijnlijk gebleken dat er nog metadata moet worden toegevoegd of opgeschoond, en of dit handmatig of geautomatiseerd kan plaatsvinden. Documenteer hoe deze databewerking wordt uitgevoerd. 4. Voorbereiden beheer- en dienstverleningsovereenkomst / Akte van overbrenging Bij de uiteindelijke opname van informatie in het e-depot zal tussen het RAA en de gemeente een beheer- en dienstverleningsovereenkomst worden gesloten. Indien het gaat om een overbrenging van informatie conform art 12 of 13 van de Archiefwet 1995, wordt een Akte van Overbrenging opgesteld. In deze overeenkomst zullen beslissingen en afspraken over o.a. de volgende onderwerpen worden opgenomen: 4
5 - Selectiebeslissingen en evt vernietiging op termijn van daarvoor in aanmerking komende informatie - Eventueel het beperken van de openbaarheid van informatie binnen de gekozen dataset - De keuze overbrenging (art 12 Aw) / vervroegde overbrenging (art 13 Aw) / uitplaatsing - Overleg niveau van dienstverlening /voorwaarden - Toegankelijkheid van de informatie (bijv. ook toegankelijk vanuit procesapplicatie gemeente) Als in de voorbereidingsfase de conceptovereenkomst wordt opgesteld, zal de uiteindelijke overbrenging / uitplaatsing vlot kunnen verlopen. 5. Samenstellen te exporteren dataset De vorige stappen kunnen allemaal worden uitgevoerd vóórdat de de keuze voor de e- depotvoorziening is gemaakt. Vanaf deze stap moet de definitieve keuze bekend zijn, omdat samengewerkt moet worden met de e-depot leverancier. Voorlopig gaan we uit van de aanlevervoorwaarden van het Nationaal Archief, omdat dat zich zal ontwikkelen in een landelijke standaard. Dit betreft een aanlevering van de data in een hiërarchische mappenstructuur met metadata geleverd in ToPX-XML bestanden in een zogenaamde sidecar - structuur. Het RAA zal een document opstellen met daarin de aanleververeisten. Voor het samenstellen van de dataset is de medewerking van de functioneel beheerder en (waarschijnlijk) de leverancier van het bronsysteem vereist. Omdat er geen standaard tools beschikbaar zijn voor het creëren van de te exporteren dataset, moet er rekening mee worden gehouden dat hiervoor scripts / softwareontwikkeling nodig is, wat uiteraard kosten met zich meebrengt. 6. Technische opname in e-depot (ingest) De procedure van opname in het e-depot wordt conform de OAIS-standaard de ingest genoemd. Het RAA zal hier later nadere toelichting / documentatie over opstellen. Deze stap zal voornamelijk door RAA en e-depotleverancier worden uitgevoerd. In eerste instantie zal met een klein deel van de dataset een test-ingest worden uitgevoerd. Bij afwijkingen wordt onderzocht wat daar de oorzaak van is en welke herstelactie(s) nodig is/zijn. Vervolgens kan opnieuw een test-ingest worden gedaan. Nadat de test succesvol is afgerond, vindt de daadwerkelijke ingest van de volledige dataset plaats volgens dezelfde criteria als die van de test. Ook hier geldt dat bij eventuele afwijkingen herstelacties dienen te worden uitgevoerd. 5
6 7. Vaststellen van beheer- en dienstverleningsovereenkomst / Akte van overbrenging Uw informatie wordt nu permanent beheerd in het e-depot. Afspraken over de diensten die u standaard van het RAA kunt verwachten en eventuele plusdiensten die u wilt afnemen, worden vastgelegd in een beheerovereenkomst. Het RAA heeft een Producten- en Dienstencatalogus (PDC) in voorbereiding. Indien het gaat om een overbrenging van informatie conform art 12 of 13 van de Archiefwet, worden de daartoe opgestelde procedures gevolgd en wordt een Akte van Overbrenging opgesteld. 6
December 2017 Versie 1.0. Aansluitplan e-depot
December 2017 Versie 1.0 Aansluitplan e-depot 1. Inleiding Het WBA vindt het belangrijk om gemeenten goed te begeleiden en voor te bereiden op aansluiting op het e-depot. Daarom is dit aansluitplan opgesteld.
Nadere informatiebij het in gebruik nemen van een e-depot
STAPPENPLAN bij het in gebruik nemen van een e-depot Bijlage bij Handreiking voor het in gebruik nemen van een e-depot door decentrale overheden December 2015 Inleiding Dit stappenplan laat zien welke
Nadere informatieOntwerp aan te leveren informatiebestand
Ontwerp aan te leveren informatiebestand Deelrapportage van project Videotulen : Overdracht van digitale raadsinformatie Den Helder aan het Regionaal Archief Alkmaar Projectinformatie: Opdrachtgever Opdrachtnemer
Nadere informatieAansluitplan e-depot RAZ
Versie Omschrijving Opsteller(s) Datum 0.1 Concept t.b.v. feedback Niels Komen 23 januari 2019 projectgroep e-depot RAZ 0.2 Concept t.b.v. feedback Niels Komen 1 april 2019 werkgroep CTS certificering
Nadere informatienemen van een e-depot
Stappenplan bij het in gebruik nemen van een e-depot CONCEPT VOOR FEEDBACK Bijlage bij Handreiking voor het in gebruik nemen van een e-depot door decentrale overheden 23 juli 2015 Inleiding Dit stappenplan
Nadere informatieBijlage 1 Pilot Heerhugowaard en het Regionaal Archief Alkmaar
Bijlage 1 Pilot Heerhugowaard en het Regionaal Archief Alkmaar 1. Achtergrond De pilot 3X3 voert drie pilots uit. In elke pilot neemt steeds een archiefdienst deel met een aangesloten gemeente. Het gaat
Nadere informatieArchiefinnovatie Decentrale Overheden
Archiefinnovatie Decentrale Overheden 9 maart 2015 / Nationaal Archief / Het Utrechts Archief Digitale Taken Rijksarchieven / Landelijke e-depot infrastructuur Pilot e-depot gemeente Utrecht en Het Utrechts
Nadere informatieDatum: 2 juni E-depot Gemeente Oldambt Aansluiten Esuite
Datum: 2 juni 2017 E-depot Gemeente Oldambt Aansluiten Esuite Inhoud 1. Algemeen... 3 3. Projectaanpak... 4 Doelstelling...4 Resultaten...4 2. Projectaanpak...5 3. Planning...6 4. Kritische succesfactoren...6
Nadere informatieAlgemene vragen. Specifieke vragen. Wat is de naam van uw organisatie? (verplicht) DiVault. Wat is de naam van uw e-depot oplossing?
Algemene vragen Wat is de naam van uw organisatie? (verplicht) DiVault Wat is de naam van uw e-depot oplossing? DiVault Wat is uw naam? (verplicht) Hans Mannaert Wat is uw e-mailadres? (verplicht) hans@divault.nl
Nadere informatieTMLO: PRAKTISCHE TOEPASSING
TMLO: PRAKTISCHE TOEPASSING IPO themadag Digitale Duurzaamheid 8 maart 2016 Joost van Koutrik, Het Utrechts Archief Marielle Jansen ten Berge, Provincie Utrecht VOORDAT WE BEGINNEN... Er zijn twee soorten
Nadere informatieFunctionaliteit e-depot
Functionaliteit e-depot Gevraagde demonstraties en toelichting van de functionaliteiten van de aangeboden e-depot voorzieningen. Inhoud Inleiding... 2 Generieke onderwerpen... 3 Opname van archiefobjecten...
Nadere informatieAVA_Net Symposium Anje van der Lek Videotulen:
AVA_Net Symposium 19-5-2017 Anje van der Lek (a.vdlek@archiefalkmaar.nl) Videotulen: Oppakken en wegzetten? Project Den Helder / RAA / NHA Aanleiding: 10 jaar video- (en audio-)tulen: De back-up opslag
Nadere informatieIeder document direct beschikbaar
Slide 1 Ieder document direct beschikbaar 4 februari 2016 1 Slide 2 Over Expansion Implementatiespecialist op gebied van digitale documentverwerking en archivering Verantwoordelijk voor volledig implementatietraject
Nadere informatieProject e-depot voor de Achterhoek
Project e-depot voor de Achterhoek Introductie Geschiedenis en aanleiding Looptijd: januari-december 2015 Deelnemers project Doel project Fase I Het project is gericht op het: Opstellen van zeven kennisproducten
Nadere informatieStadsarchief Zo vroeg mogelijk in het proces
Stadsarchief Zo vroeg mogelijk in het proces Anje van der Lek Wat gaan we doen? Vanuit mijn perspectief: (overheid, archiefwet) Het e-depot Tenant architectuur Vanuit jullie perspectief: (particuliere
Nadere informatieWe beschikken in toenemende mate over digitale informatie. Binnen niet al te lange tijd wordt deze informatie aan archiefdiensten overgedragen om op
1 We beschikken in toenemende mate over digitale informatie. Binnen niet al te lange tijd wordt deze informatie aan archiefdiensten overgedragen om op te nemen in een e-depot. De informatie moet dan juist
Nadere informatieProducten en Diensten Catalogus Digitale Archiefdiensten Regionaal Historische Centra
Producten en Diensten Catalogus Digitale Archiefdiensten Regionaal Historische Centra Versie 2.0 Datum 6-2-2018 Status Definitief Projectgroep Julia Romijn-Wixley (projectleider) Jean-Luc Rouvroye Joost
Nadere informatieDigitaal duurzaam georganiseerd Het e-depot volgens de gemeente Oldambt. Oldambt
Digitaal duurzaam georganiseerd Het e-depot volgens de gemeente Agenda Aanleiding Alexandra Janssen Voorbereiding Uitwerking Project vervroegd overbrengen Hans Mannaert Tussenresultaten en ervaringen Alexandra
Nadere informatieBest practise e-depot. Streekarchieven zoeken de samenwerking op
Best practise e-depot Streekarchieven zoeken de samenwerking op Opwarmen met stellingen Een e-depot is de verantwoordelijkheid van de markt Een e-depot is de verantwoordelijkheid van de archiefdienst Een
Nadere informatieDigitaal Archief DUURZAAM. Agenda. Dag van de Digitale Duurzaamheid DiVault E-depot Oldambt Fasttrack programma
Digitaal Archief DUURZAAM Agenda Dag van de Digitale Duurzaamheid 2017 DiVault E-depot Oldambt Fasttrack programma 1 Doel DiVault Duurzaam preserveren, beheren en ontsluiten van cultuurhistorisch of economisch
Nadere informatie6. Wordt binnen het e-depot gebruik gemaakt van encryptie? Nee
Generieke onderwerpen 1. Voor welke onderdelen/functionaliteiten vindt logging plaats? Voor opschoning, vernietigen, overbrenging en ingest. De laatste twee maken onderdeel uit van de informatiepakketjes,
Nadere informatieProcedure overbrenging archief door archiefdienst en. werkinstructie opname in e-depot v.1.1
Procedure overbrenging archief door archiefdienst en werkinstructie opname in e-depot v.1.1 Procedure overbrenging archief door archiefdienst en werkinstructie opname in e-depot Inleiding Deze procedure
Nadere informatieGeneriek Draaiboek Aansluiten e-depot Nationaal Archief
Generiek Draaiboek Aansluiten e-depot Nationaal Archief Datum 29-5-2015 Auteur Con Sadée en Jeroen Tops Inhoudsopgave 1 INLEIDING TOT DE AANSLUITING...5 1.1 INLEIDING... 5 1.2 DOEL EN DOELGROEP IMPLEMENTATIE
Nadere informatieToetsingskader e-depot Schiedam-Delft
Onderdeel ED3 Onderwerp ED3 Verwijzing Rapport e-depotvoorzieningen A. Organisatie, beleid en procedures A1: Continuiteit beheersorganisatie 4.1 Registreren en beheren van inrichtingsinformatie A. Organisatie,
Nadere informatieParkeerprocedure. Procedure voor het tijdelijk bewaren van voorlopig geaccepteerde digitale archieven
Parkeerprocedure Procedure voor het tijdelijk bewaren van voorlopig geaccepteerde digitale archieven Opgesteld door Regionaal Archief Alkmaar Datum 16-4-2019 Versie 2.2 Auteurs Twan Mars Anje van der Lek
Nadere informatieHANDREIKING KWALITEITSSYSTEEM INFORMATIEBEHEER DECENTRALE OVERHEDEN
1 Archiefinnovatie Decentrale Overheden HANDREIKING KWALITEITSSYSTEEM INFORMATIEBEHEER DECENTRALE OVERHEDEN AIDO-REGIOBIJEENKOMSTEN DEN BOSCH EN ZWOLLE, 14 EN 15 DECEMBER 2016 2 PROGRAMMA Even voorstellen
Nadere informatieDigitaal Depot Nationaal Archief
Wat is een e-depot? Jacqueline Slats Nationaal Archief of the Netherlands Studiedag Digitale Depots, 15 oktober 2008 Felixarchief Antwerpen 1 De Digitale Overheid De samenleving werkt meer en meer met
Nadere informatieVerslag horizontale verantwoording archiefbeheer van de gemeente Boxtel over 2015/2016
Verslag horizontale verantwoording archiefbeheer van de gemeente Boxtel over 2015/2016 Versie d.d. 10 oktober 2016 Vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders d.d... oktober 2016 1 Inleiding
Nadere informatieVia Invoegen Koptekst en voettekst kunt u de tekst wijzigen
Via Invoegen Koptekst en voettekst kunt u de tekst wijzigen 11-02-18 1 11-02-18 2 Inhoudsopgave De ICT wereld en de archief wereld Huidige situatie bij het Stadsarchief / knelpunten Gewenste situatie /
Nadere informatieE-depot: visie & aanpak. Stadsarchief Amsterdam Ana van Meegen
E-depot: visie & aanpak Stadsarchief Amsterdam Ana van Meegen 31-10-2017 Test je kennis! Wat is het verschil tussen een back-up storage en een e-depot? 31-10-2017 2 Via Invoegen Koptekst en voettekst kunt
Nadere informatieE-depot 18. Plan van aanpak tot juni 2018 (v 1.1) Projectinformatie: Anje van der Lek Datum Versiebeheer:
Plan van aanpak tot juni 2018 (v 1.1) Projectinformatie: Opdrachtgever Opdrachtnemer Projectleider Algemeen Bestuur RAA Paul Post Anje van der Lek Auteur Anje van der Lek Datum 16-4-2018 Versiebeheer:
Nadere informatieProtocol voor overbrenging van digitaal archief door lokale overheden naar het e-depot van een regionale archiefdienst
Protocol voor overbrenging van digitaal archief door lokale overheden naar het e-depot van een regionale archiefdienst Versie 1.0 februari 2017 Inleiding Dit protocol moet worden gezien als de schakel
Nadere informatieRaadsinformatiebrief. Onderwerp Verslag horizontale verantwoording archiefbeheer
Raadsinformatiebrief Datum: 14 juni 2017 Registratienummer: Documentnummer: 17.0017258 Portefeuillehouder: Mark Buijs Contactpersoon: Bart Ensing, B.Ensing@MijnGemeenteDichtbij.nl, 073-5531107 Onderwerp
Nadere informatieBewaarstrategie. Klik hier als u tekst wilt invoeren.[titel] KLIK HIER ALS U TEKST WILT INVOEREN.
Bewaarstrategie Klik hier als u tekst wilt invoeren.[titel] KLIK HIER ALS U TEKST WILT INVOEREN. Documenthistorie Versie Datum Auteur (s) Toelichting 0.1 30-06-2016 Mostafa Belkadim Conceptversie 1.0 01-09-2016
Nadere informatieInleiding. Record. Specificatie ToPX 2.1
Prins Willem-Alexanderhof 20 2595 BE Den Haag T +31-70-331 5400 www.nationaalarchief.nl Contact W. van der Reijden Recordkeeping adviseur T +31 6 55 26 79 52 wout.van.der.reijden@nationaal archief.nl Specificatie
Nadere informatieGEMEENTEBLAD Officiële publicatie van Gemeente Almere
INLEIDENDE TEKST Het college van burgemeester en wethouders maakt bekend dat zij in haar vergadering van 1 november heeft besloten om het Besluit Informatiebeheer vast te stellen. Het Besluit Informatiebeheer
Nadere informatieAdvies programma van eisen. Diederik Becker informatieadviseur gemeente Doetinchem
Advies programma van eisen Diederik Becker informatieadviseur gemeente Doetinchem Toepassingsprofiel metadata Toetsingskader Continuïteitsplan Architectuuroverzicht Bewaar- en Beheerstrategie Kostenoverzicht
Nadere informatie3. Op welke wijze is vorm en inhoud gegeven aan openbaarheid en vertrouwelijkheid vanuit de Wbp en Wob?
Generieke onderwerpen Vragen antwoord Onderstaande gevraagde functionaliteiten zijn van toepassing op alle onderdelen van de e-depot voorzieningen. 1. Voor welke onderdelen / functionaliteiten vindt logging
Nadere informatieKeynote-lezing door Ad van Heijst: De kracht van mappen bij archiefbeheer
Keynote-lezing door Ad van Heijst: De kracht van mappen bij archiefbeheer 1 + Een mappenstructuur als basis voor een digitaal archief 80% van de informatie in grote bedrijven Bevindt zich in desktops en
Nadere informatieNota van Bevindingen Aspectinspectie overbrenging + Raad voor de Transportveiligheid
Nota van Bevindingen Aspectinspectie overbrenging + Raad voor de Transportveiligheid december 2004-januari 2005 Rijksarchiefinspectie Basisgegevens 1 Naam organisatie Raad voor de Transportveiligheid (RVTV)
Nadere informatieTool voor certificering instrumenten voor verantwoord digitaal
Tool voor certificering instrumenten voor verantwoord digitaal werken Jan Beens (Regionaal Archief Nijmegen) Geert-Jan van Bussel (Van Bussel Document Services) Introductie De elementen zijn afkomstig
Nadere informatieNOTITIE. Algemeen. Projectdefinitie
NOTITIE Van : Joost Salverda, Ellie Schetters Kopie aan : Fred van Kan, Dirk Jan Dolfing, Karin Schoonderwoerd, Marc van den Hoogen Datum : 13-7-2015 Onderwerp : Pilot e-depot provincie Gelderland en Gelders
Nadere informatieE-depot Achterhoek. Algemene inleiding
E-depot Achterhoek Algemene inleiding 1 Deelnemende partijen 2 Algemene inleiding op het project E-depot voor de Achterhoek De ontwikkelingen op het gebied van digitaal werken binnen de overheid gaan zeer
Nadere informatie15 / 22 september Kees Brouwer. Architectuur e-depot
15 / 22 september 2014 - Kees Brouwer Architectuur e-depot 2 Probleemstelling Probleem digitaal informatiebeheer niet op orde voldoen niet aan eisen archivering geen voorzieningen voor langdurige opslag
Nadere informatieBusinesscase e-depot. Juli 2017
Businesscase e-depot Juli 2017 Opgesteld door Regionaal Archief Alkmaar ten behoeve van project E-depot 18 Datum 21 juli 2017 Versie 0.7 Auteurs Brigit Hoomans Anje van der Lek Inhoudsopgave Managementsamenvatting
Nadere informatieSamenvatting, conclusies en verantwoording inkoopprocedure E-depot 18 versie 1.0
Samenvatting, conclusies en verantwoording inkoopprocedure E-depot 18 versie 1.0 Opgesteld door Regionaal Archief Alkmaar ten behoeve van project E-depot 18 Datum 7 augustus 2017 Versie 1.0 Auteurs Anje
Nadere informatieDossiers overdragen naar e-depot
Gebruikershandleiding Dossiers overdragen naar e-depot Documentversionering Versie Datum 1.0.0 30-09-2016 Omschrijving Alle rechten zijn strik t voorbehouden. Geen enk el deel van dit document mag worden
Nadere informatieProducten en Diensten Catalogus Digitale Archiefdiensten Serviceorganisatie Nationaal Archief
Producten en Diensten Catalogus Digitale Archiefdiensten Serviceorganisatie Nationaal Archief Versie 1.0 Datum 11-1-2018 Status f Inhoud 1 DEZE PRODUCTEN EN DIENSTEN CATALOGUS... 5 1.1 DOEL... 5 1.2 DOELGROEP...
Nadere informatieInformatie duurzaam digitaal toegankelijk mr M. J. Martin Berendse Algemeen Rijksarchivaris
Informatie duurzaam digitaal toegankelijk mr M. J. Martin Berendse Algemeen Rijksarchivaris Informatie duurzaam digitaal toegankelijk 10-10- 2011 Content management: Alle relevante informatie, altijd,
Nadere informatieNulmeting van de e-depotvoorziening van het Noord-Hollands Archief aan de hand van het toetsingskader ED3
Nulmeting van de e-depotvoorziening van het Noord-Hollands Archief aan de hand van het toetsingskader ED3 Pilot Uitplaatsing digitaal archief gemeente Haarlem Auteur: Noord-Hollands Archief: Stinie Francke
Nadere informatieEindverslag Werkpakket Toetsing Utrechtse Referentiearchitectuur
Eindverslag Werkpakket Toetsing Utrechtse Referentiearchitectuur Pilot e-depot gemeente Utrecht & Het Utrechts Archief 2014 1 2 INHOUDSOPGAVE 1 INLEIDING... 3 2 OPDRACHT... 5 3 RESULTATEN EN PRODUCTEN...
Nadere informatieVerslag bijeenkomst Pilot Haarlem e-depot; eerste stappen en lessen.
Verslag bijeenkomst Pilot Haarlem e-depot; eerste stappen en lessen. d.d. 26-5-2014, 2014, Noord-Hollands Archief, Jansstraat 40, Haarlem Het Noord-Hollands Archief ontwikkelt op dit moment een e-depot.
Nadere informatieArchiveren ruimtelijke plannen
Plicht of noodzaak? 6 juni 2013 Monique van Scherpenzeel Tijdens deze sessie Kader: Wet- en regelgeving Andere kaders Vereisten Aan de slag: Wat ga ik morgen doen 1 Welke Gemeenten Provincies Rijk Beheersverordening
Nadere informatieVerslag archief- en informatiebeheer GR Ferm Werk
Verslag archief- en informatiebeheer 2016 GR Ferm Werk 6 juli 2017 Inleiding Als archiefzorgdrager legt het dagelijks bestuur van Ferm Werk verantwoording af aan het algemeen bestuur en Gedeputeerde Staten
Nadere informatieInleiding. Record. XML-structuur ToPX 2.3
Inleiding ToPX 2.3 is het XML formaat dat binnen het Nationaal Archief gebruikt wordt voor het uitwisselen van metadata. Het is de technische vertaling van het metadatamodel voor het e-depot van het Nationaal
Nadere informatieDocumentair StructuurPlan. Een handleiding naar informatie over informatie
Documentair StructuurPlan Een handleiding naar informatie over informatie Handleiding en model Documentair StructuurPlan Inhoudsopgave Inleiding...3 De onderdelen van een Documentair StructuurPlan...5
Nadere informatieVerslag toezicht archief- en informatiebeheer gemeente Renswoude 2015
Verslag toezicht archief- en informatiebeheer gemeente Renswoude 2015 Opsteller Vincent Robijn - gemeentearchivaris T.a.v. College Datum 18-06-15 Registratienummer 1. Algemeen Zoals voorgeschreven in artikel
Nadere informatieEvaluatierapport. Pilot ketentest digitaal archiveren Ruimtelijke bestanden in het e-depot van Erfgoed Leiden en Omstreken
Evaluatierapport Pilot ketentest digitaal archiveren Ruimtelijke bestanden in het e-depot van Erfgoed Leiden en Omstreken Datum: 30 maart 2018 Versie: Definitief Versiebeheer Versie Opmerkingen Datum 0.1
Nadere informatieAlles wat u altijd al wilde weten over e-depot, maar niet durfde te vragen. Conferentiee-depot 1 april Historisch Centrum Overijssel
Alles wat u altijd al wilde weten over e-depot, maar niet durfde te vragen Conferentiee-depot 1 april Historisch Centrum Overijssel Overdracht naar het e-depot; wat moet je regelen? Door: Pepijn Lucker
Nadere informatieDigitaal Archief Vlaanderen Stappenplan & Projectfiches
www.pwc.be Digitaal Archief Vlaanderen Stappenplan & Projectfiches september 2013 1. Inleiding In dit deel van de studie rond het Digitaal Archief Vlaanderen bekijken we het technische stappenplan dat
Nadere informatieEindverslag Werkpakket Digitaal overbrengen
Eindverslag Werkpakket Digitaal overbrengen Pilot e-depot gemeente Utrecht & Het Utrechts Archief 2014 1 2 INHOUDSOPGAVE 1 INLEIDING... 4 2 OPDRACHT... 5 3 RESULTATEN EN PRODUCTEN... 5 4 DIGITAAL OVERBRENGEN...
Nadere informatieEindrapport Pilot e-depot
Eindrapport Pilot e-depot EINDRAPPORT PILOT E-DEPOT GRONINGER ARCHIEVEN EN GEMEENTE GRONINGEN 2 GRONINGER ARCHIEVEN EN GEMEENTE GRONINGEN EINDRAPPORT Foto: Marij PILOT Kloosterhof E-DEPOT Samenvatting
Nadere informatieEvaluatierapport. Pilot e-depot Erfgoed Leiden en omstreken Noord-Hollands Archief Gemeente Leiden
Evaluatierapport Pilot e-depot Erfgoed Leiden en omstreken Noord-Hollands Archief Gemeente Leiden Datum 31 januari 2017 Uitgebracht aan Opgesteld door Status Ariela Netiv, directeur Erfgoed Leiden en Omstreken
Nadere informatieToetsmatrijs praktijktoets
Toetsmatrijs praktijktoets Opleidingsgebied ICT Code toetsmatrijs AMO_2011_AO_TM_PB_KT4_1 Kwalificatiedossier Applicatie- en mediaontwikkeling 2011-2015 Kwalificatie en crebocode Applicatieontwikkelaar
Nadere informatieKPI verslag Belastingsamenwerking West-Brabant (BWB) Uitvoering toezicht op het archief- en informatiebeheer 2017
KPI verslag Belastingsamenwerking West-Brabant (BWB) Uitvoering toezicht op het archief- en informatiebeheer 2017 West-Brabants Archief (WBA) januari 2018 Inleiding: Hierbij ontvangt u het KPI-verslag
Nadere informatieDigitaal archiveren. Timo van Houdt werkgroep Archieven
Digitaal archiveren Timo van Houdt werkgroep Archieven Digitale dementie Digitaal Analoog Virtueel Fysiek Bestand Document Digitaal werken = normaal Digitaal archiveren = problematisch Vandaag Gisteren
Nadere informatieDienstverlening Digitale Collecties
Dienstverlening Digitale Collecties Documentatie Begeleidend document n.a.v. vragenlijst Juli 2016 Inhoudstafel Documentatie intake digitale collecties Service Agreements en samenwerkingsovereenkomst Welke
Nadere informatiePersoonlijk Actieplan (PAP)
B 1.4 Persoonlijk Actieplan (PAP) Stagiair(e) Opleiding Bedrijf Praktijkopleider Stagedocent Nick Albregtse Interactief Vormgeven (IV) Kees Internetbureau Michiel Snijder Jan Verduijn Datum 26 09 2013
Nadere informatiePilotstarter Living Lab Tussentijdse update
Pilotstarter Living Lab Tussentijdse update Functionele E-mail Box & bewaring by design 12-03-2018 Informatie op orde: hoe laat Den Haag het e-mail kanaal voor de gemeente werken? Papierloos werken Haagse
Nadere informatieSlotbijeenkomst Pilot E-depot Utrecht. Hier komt tekst. Hier komt ook tekst. Utrecht.nl
Slotbijeenkomst Pilot E-depot Utrecht Hier komt tekst Metagegevens Metagegevens & & Architectuur Architectuur Hier komt ook tekst 22-1-2015 22-1-2014 Ben de Jong Kennis- en Kwaliteitscentrum Documentaire
Nadere informatiePresentatie e-depot: het archief van de toekomst. Chantal Keijsper 22 januari 2015
Presentatie e-depot: het archief van de toekomst Chantal Keijsper 22 januari 2015 Context van de pilot: landelijke ontwikkelingen Een veranderende samenleving Samenwerking in de archiefsector en breder
Nadere informatieDe volgende vragen hebben betrekking op de middelen en voorzieningen die beschikbaar zijn voor digitaal informatiebeheer (archiefbeheer).
Inleiding op de vragenlijst Welkom bij de vragenlijst over het digitaal informatiebeheer bij decentrale overheden. Het invullen van de vragenlijst duurt ongeveer 15 minuten. De vragen kunt u beantwoorden
Nadere informatieDocumentatie over de geïntegreerde E-depotoplossing van Data Matters & DEVENTit
Documentatie over de geïntegreerde E-depotoplossing van Data Matters & DEVENTit Inhoudsopgave Inleiding 3 Generieke onderwerpen -1 4 Generieke onderwerpen 2 5 Opname van archiefobjecten 6 Opslag van archiefobjecten
Nadere informatieBodemdossiers in het e-depot. Pilot e-depot Provincie Gelderland- Gelders Archief i.s.m. Archief2020
Bodemdossiers in het e-depot Pilot e-depot Provincie Gelderland- Gelders Archief i.s.m. Archief2020 1. Inleiding In april 2015 zijn de Provincie Gelderland en het Gelders Archief samen een pilot gestart
Nadere informatieArchiveren digitale bestemmingsplannen. Workshop
Workshop Tijdens deze sessie Aanleiding Vervolgens in de praktijk: Hans Dekker van de gemeente Houten Karola Czuj van de gemeente Almere Ysbrand Tromp van de provincie Overijssel Discussie Ambitie en doel
Nadere informatieInformatiehuishouding in de digitale wereld
Informatiehuishouding in de digitale wereld Wiel Swinckels maandag 4 juli 2016 Voorstellen / Verwachtingen Wiel Swinckels Business Consultant Ceelo Het is tijd! Papier hebben we nu wel op orde toch? Maar
Nadere informatieZaakgericht samenwerken. Visie en Koers
Zaakgericht samenwerken Visie en Koers 2009032816 We staan voor diverse ambities en knelpunten Burgers 7x24 inzicht in status aanvragen Efficiënter werken Borgen rechtmatigheid Inzicht bij medewerkers
Nadere informatiePLAN VAN AANPAK Versie: 0.3
PLAN VAN AANPAK Versie: 0.3 Doc. nummer: Pilot e-depotvoorziening Deventer Datum: 27-11-2013 Naam opdrachtgever Gemeente Deventer Voor akkoord: Naam opsteller Naam projectleider Projectcode Datum: Ton
Nadere informatieToekomstperspectief Informatie- en archiefbeheer
Toekomstperspectief Informatie- en archiefbeheer Digitaal informatie- en archiefbeheer Duurzame toegankelijkheid Archivering by design Jan Koers Toekomstperspectief informatie- en archiefbeheer 1. 2. 3.
Nadere informatieProducten en Diensten Catalogus Archiefdiensten voor departementen
Producten en Diensten Catalogus Archiefdiensten voor departementen Versie 1.0 Datum 18-8-2015 Status Definitief 1 INLEIDING TOT DE DIENSTVERLENING... 5 1.1 DE SERVICE ORGANISATIE... 5 1.2 DEZE PRODUCTEN
Nadere informatieTechnisch stappenplan
Technisch stappenplan versie: 2.1.1 datum: 1 juni 2007 John Oldenhuizing Projectleider Samenwerkende Catalogi telefoon: 070-8887 850 e-mail: SC@overheid.nl adres: Postbus 84011 2508 AA Den Haag Wilhelmina
Nadere informatieEindrapport. Betreft: Pilot e-depot Omgevingsdienst IJmond Noord-Hollands Archief. Datum: Augustus 2015
Eindrapport Betreft: Pilot e-depot Omgevingsdienst IJmond Noord-Hollands Archief Datum: Augustus 2015 Opgesteld door: Mirjam Bakker (Noord-Hollands Archief), Wilma Zandvliet (Omgevingsdienst IJmond), Wout
Nadere informatiee-depot Veel gestelde vragen en antwoorden voor aangesloten overheden
e-depot Veel gestelde vragen en antwoorden voor aangesloten overheden Voorwoord Steeds meer overheidsorganisaties werken digitaal. Daardoor neemt de productie van digitale informatie toe. Al deze informatie
Nadere informatieVerslag van de bijeenkomst. Informatie duurzaam digitaal toegankelijk
Verslag van de bijeenkomst Informatie duurzaam digitaal toegankelijk 10 oktober 2011 Informatie duurzaam digitaal toegankelijk Verslag van de bijeenkomst voor de verantwoordelijken voor de informatievoorziening
Nadere informatieArchiveren by design Papieren Tijger Netwerk
Archiveren by design Papieren Tijger Netwerk Geïnspireerd op GIBIT Ivo Hendriks André Plat 27 maart 2018 Archiveren by design: Voorbeelden E-mailbewaring Informeel Procedures, gedrag en xml functionele
Nadere informatieGegevensmanagement in relatie tot archivering
Gegevensmanagement in relatie tot archivering NORA expertgroep gegevensmanagement 1 februari 2018 contact@nationaalarchief.nl Gegevensmanagement Gegevensmanagement is het geheel van activiteiten om in
Nadere informatieRapportage Eindevaluatie, observaties en leerpunten
Rapportage Eindevaluatie, observaties en leerpunten Pilot Uitplaatsing digitaal archief gemeente Haarlem Auteurs: Noord-Hollands Archief: Jan Kuipers, Fieke Krikhaar Vormgeving: Ilse Kaldenbach 17 november
Nadere informatieToepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO)
Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO) Zeeland 2 februari 2016 Hanneke van Aalst Arjan Kloosterboer Karin Heirman Leo Hollestelle / Hans Quist Antal Posthumus Agenda Welkom Toelichting
Nadere informatieRAPPORTAGE FOLLOW-UP ONDERZOEK ARCHIEFBEHEER GEMEENTE VALKENSWAARD 2016 SCOPE: BEHEER NIET-OVERGEBRACHTE ARCHIEFBESCHEIDEN
RAPPORTAGE FOLLOW-UP ONDERZOEK ARCHIEFBEHEER GEMEENTE VALKENSWAARD 2016 SCOPE: BEHEER NIET-OVERGEBRACHTE ARCHIEFBESCHEIDEN 4 oktober 2016 Inhoudsopgave 1 Inleiding 3 1.1 Aanleiding van het onderzoek 3
Nadere informatieZeeuws e-depot presentatie e-depot Monitor 10 februari 2016
Het Zeeuws Archief is beheerder van de archieven van het Rijk, het Waterschap, de Provincie en drie gemeenten. Sinds 2008 staat digitale duurzaamheid hoog op de agenda. In dat jaar sloten we ons aan bij
Nadere informatieTrack, Trace & Destruct Systeemoverstijgend vernietigen van overheidsinformatie
Track, Trace & Destruct Systeemoverstijgend vernietigen van overheidsinformatie Challenge Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap Om documenten van de Rijksoverheid geautomatiseerd te kunnen vernietigen,
Nadere informatieNorm 1: Bestuur en Beleid
Norm 1: Bestuur en Beleid De verantwoordelijkheden die het lijnmanagement namens het college van burgemeester en wethouders draagt voor de duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van informatie zijn
Nadere informatieOnderdeel: van Gedistribueerde voorzieningen voor duurzame toegang (A.1)
BESCHRIJVING CASE STUDY PROJECT DDS HERLEEFT Onderdeel: van Gedistribueerde voorzieningen voor duurzame toegang (A.1) Dit document bestaat uit twee delen: 1. Project DDS herleeft Beschrijving van het hele
Nadere informatienoord-hollands archief
lama dc Mt\ í'/ļaiaui dil Zwmmbura ļ \ V* Ŭ 2018010085 l Huil ton Slooinuj Beknopt verslag van het Archieftoezicht Gemeente Bloemendaal Juni 2017-April 2018 Auteur: Tanja Holt Datum: juni 2018 Versie:
Nadere informatieConcept-notulen van de vergadering van het Algemeen Bestuur van het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar op woensdag 23 november 2016.
Concept-notulen van de vergadering van het Algemeen Bestuur van het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar op woensdag 23 november 2016. Aanwezig zijn de volgende bestuursleden: de heer P.M. Bruinooge, gemeente
Nadere informatieE-depotdemonstatie West-Brabants Archief 21 maart 2017
1 E-depotdemonstatie West-Brabants Archief 21 maart 2017 Bedrijf A Situatie Bedrijf A is een Regionaal Historisch Centrum (RHC), een gemeenschappelijke regeling van voormalig rijksarchief en een tweetal
Nadere informatieVoortgangsrapportage programma I&a 2018 november 2018
November 2018 Voortgangsrapportage Programma I&A 2018 Van Bart Lamoré Datum rapportage: 20 november 2018 Aan: AB Periode rapportage: oktober-november 2018 Totaalbeeld programma: Overall Scope Planning
Nadere informatieADDENDUM. Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO) Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten. Leveranciers
ADDENDUM Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO) Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten & Leveranciers Versie: 1.0 Datum: 27 november 2015 Inleiding (Standaard en toepassingsgebied)
Nadere informatieStappenplan digitaal archiefbeheer
Stappenplan digitaal archiefbeheer Vooraf Dit stappenplan behandelt een deelprobleem voor het archiefbeheer. Het gaat alleen om een inventarisatie van de digitale archieven die uw instelling beheert. Voor
Nadere informatie