Alles wat u altijd al wilde weten over e-depot, maar niet durfde te vragen. Conferentiee-depot 1 april Historisch Centrum Overijssel

Transcriptie

1 Alles wat u altijd al wilde weten over e-depot, maar niet durfde te vragen Conferentiee-depot 1 april Historisch Centrum Overijssel

2 Overdracht naar het e-depot; wat moet je regelen? Door: Pepijn Lucker Mirjam Bakker Bert van Kooten Stadsarchief Amsterdam Noord-Hollands Archief Gemeente Utrecht

3 Onderwerpen workshop 1Wat kun je vooraf al oppakken en hoe verloopt het aansluitproces? 2 Welke eisen stelt een e-depot? 3 Wat doen we met digital born of gedigitaliseerde bestanden van de afgelopen 15 jaar?

4 1Wat kun je vooraf al oppakken en hoe verloopt het aansluitproces? 4

5 Wat kun je al 201 oppakken? 7

6 6

7

8 Hoe verloopt 201 opnameproces? 7

9 201 7

10 201 7

11 201 7 Quarantaine ruimte Bewerkingsruimte Wachtruimte

12 Ambities 2015: Gemeente, Provincie Noord-Holland, Milieudienst IJmond 2016: 30% 2017: 60% 2018: 100%

13 Aangesloten en dan?

14 201 Vragen 7

15 201 FAQ s! 7

16 Bedankt!

17 2Welke eisen stelt een e-depot?

18 Digitale Bewaarplaats Amsterdam

19 Levensloopmodel Informatie in process Dynamische fase Informatie out of process Semi-statische fase Vernietigen op termijn (variabel) Archiefbewaarplaats (E-depot) (na 20 jaar) Statische fase

20 Mogelijke uitbreiding Digitale Archiefbewaarplaats Creatie content & opslag Beheren afgesloten content & Vernietigen van te vernietigen content e-depot Duurzaam bewaren en beschikbaar stellen van digitale archiefstukken Vormer Stadsarchief Amsterdam Creatie content & opslag Vormer e-depot Beheren afgesloten content & Vernietigen van te vernietigen content Duurzaam bewaren en beschikbaar stellen van digitale archiefstukken Stadsarchief Amsterdam

21 Mogelijkheden tenant model Duurzaamheid in een vroeg stadium Eenmalige opslag, meervoudig gebruik Schaalbaar volume tot 40 PB Generieke E-depot connector

22 E-depot tenant pilots in het Programma Digitaal Archiveren Project Amsterdams Beleid & Kader Project Archiveringsprocessen Project Professionalisering Personeel E-depot tenant pilots Kennisplatform Expertiseteam Implementatie & uitvoering van de digitale archiveringsprocessen diensten & stadsdelen

23 Uitvoering E-depot Tenant Pilots 2013 : Uitwerking architectuur (SAA met CIO office): Domeinarchitectuur => BIP : Voorbereiding en uitvoering twee pilots Stadsdeel Oost (BWT archief) Dienst Zuidas (Sharepoint)

24 Waar staan we nu Connecties gelegd via gemeentelijke WAN Decentrale tenants ingericht Data (3,7 Tb / 5,1 miljoen bestanden) foutloos uitgeplaatst op content platform van pilots SLA in concept gereed (inclusief kostenmodel) Testfase voltooid Metadata mapping naar SAA standaard voltooid

25 Metadata standaard Metadata standaard v1.0 ( ). Doorontwikkeld in Programma Digitaal Archiveren, project Beleid & Kader Input vanuit de praktijk van de pilots Versie 2.0 vastgesteld in AT (hoogste ambtelijke orgaan)

26 Metadata standaard Administratieve metadata (Beheer), met als doel het beheren van informatieobjecten. Beschrijvende metadata (Herkomst/context), met als doel het identificeren en beschrijven van informatieobjecten. Technische metadata, met als doel het weergeven van technische informatie van een informatieobject.

27 Metadata standaard Verplicht gesteld voor alle concernonderdelen Onderdeel Informatiebeheerplan concernonderdelen Pas toe of leg uit'-principe Diverse aggregatieniveau s: - Archief - Rubriek - Dossiers - Document

28 Metadata standaard - voorbeeld 1. Bewaartermijn Onderdeel van administratieve metadata Toepassing Definitie Belang Doel Opmerkingen Herhaalbaar Dossier De bewaartermijn volgens de geldende selectielijst. Verplicht Geeft aan hoe lang dossiers of documenten bewaard moeten worden en wanneer ze, ingeval ze vernietigbaar zijn, voor vernietiging in aanmerking komen. Leg gegevens met betrekking tot de bewaartermijnen op een zo hoog mogelijk niveau vast, bij voorkeur op dossierniveau. Leg de termijn vast, of een B in geval van bewaren. Nee Verwijzingen Relatie met 7.3.2, en eventueel Type Voorbeelden Subelementen Tekst 1 jaar na vervallen van de handeling, het recht en/of gevolg 3jaar B Naam URI XML syntax bewaartermijn <saa:bewaartermijn>3jaar</saa:bewaartermijn>

29 Metadata standaard - mapping XML export uit het DMS van de archiefvormer <dossier> <naam>verhaal van loonschade betreffende medewerkers bestuursdienst Amsterdam</naam> <omschrijving>verhaal van loonschade </omschrijving> <datumaangemaakt>12 november 2010</datumAangemaakt> <datumaangepast>24 november 2010</datumAangepast> <eigenaar>system</eigenaar> <classificatie>.08.6 AANSPRAKELIJKHEDEN EN VERANTWOORDELIJKEHEDEN VAN HET PERSONEEL</classificatie> <locatie>/company Home/Sites/bmo/documentLibrary/Processen/Uitvoeren ARBO wetgeving</locatie> <afdeling>bmo</afdeling> <onderwerp>uitvoeren ARBO wetgeving</onderwerp> <bewaarcategorie>2.22 Verzekeringen</bewaarcategorie> <bewaartermijn>5 jaar</bewaartermijn> <afgesloten>ja</afgesloten> </dossier> XML document van het SAA <dossier> <adminmetadata> <identificatiekenmerk>identificatienummer0</identificatieken merk> <selectielijst> <bescheiden> </bescheiden> <omschrijving> </omschrijving> <bewaartermijn>bewaartermijn0</bewaartermijn> </selectielijst> <bewaarofvernietigingscategorie>0 </bewaarofvernietigingscategorie> <jaarvanvernietiging> </jaarVanVernietiging> </adminmetadata> <beschrijfmetadata> <beschrijving>beschrijving0</beschrijving> <datering> <periode> <beginjaar>2006</beginjaar> <eindjaar>2006</eindjaar> </periode> </datering> </beschrijfmetadata> </dossier>

30 Vragen?

31 Wat doen we met digital born of gedigitaliseerde bestanden 3van de afgelopen 15 jaar? Utrecht.nl

32 DIGITAAL ERFGOED TOT NU TOE Hier komt tekst ERFGOED Hier komt ook tekst OF SLECHT? Utrecht.nl

33 PILOT E-DEPOT 2014 Het Utrechts Archief Gemeente Utrecht. Verkenning van de aansluiting van het digitaal archiefbeheer van de gemeente Utrecht op het e-depot van Het Utrechts Archief. 1 Digitale erfenis in kaart 2 Digitaal overbrengen 3 Metagegevens 4 Toetsen van de Utrechtse Referentie Architectuur Utrecht.nl

34 De digitale erfenis in kaart: Naar een methode voor het selecteren van het duurzaam te bewaren deel van de digitale informatie van de gemeente Utrecht uit de periode vóór Een methode voor het selecteren van het duurzaam te bewaren deel van de digitale erfenis; 2 Een overzicht (verkregen door toepassing van bovenstaande methode) van alle duurzaam te beheren onderdelen van de digitale archiefbescheiden van de gemeente Utrecht uit de periode vóór 2013 voor twee nog nader aan te wijzen organisatieonderdelen. Utrecht.nl

35 NIEUWE PROBLEMATIEK? De ironie van ontoegankelijke informatie is dat niemand kan weten welk probleem ermee is. (Omslag in Opslag, terugkeer naar informatievoorziening Ministerie van Binnenlandse Zaken, 1991) Utrecht.nl

36 DE HYBRIDE WERELD: GEMEENTE UTRECHT PAPIER EN DIGITAAL AFDELING DIV, PAPIER AFDELING PRIMAIR PROCES, PAPIER EN DIGITAAL AFDELING DIV, PAPIER Utrecht.nl

37 DE SELECTIEMETHODE (binnen één gemeentelijke dienst) 1 Processen in beeld 2 Inventarisatie en analyse van bestaande overzichten en onderzoeken naar het informatiebeheer 3 Verkrijgen van medewerking van de archiefvormende organisatie 4 Verwerven van aanvullende informatie door het interviewen van medewerkers Utrecht.nl

38 DE SELECTIEMETHODE 5 Analyse van de inhoud van de te waarderen informatie 6 Toepassen van de Selectielijst 2012 en de lijst van Utrechtse highlights 7 Toepassen algoritmen Utrecht.nl

39 ALGORITMEN Regel 1: alle versies (bijvoorbeeld 0.5) die ook een hogere versie (bijvoorbeeld 0.6 tot en met 0.999) kennen: dan de laagste versie verwijderen, mits de tenaamstelling dezelfde is. Regel 2: alle dubbele bestanden waarvan de naam (voor de extensie) identiek is en er een pdf van bestaat, dan de word-versie (.doc) verwijderen. Regel 3: alle documenten met de tenaamstelling met "concept" in de naam of "reserve" of "klad" verwijderen. Regel 4: alle documenten waarvan alles gelijk is, naam plus extensie plus alle metadata, behalve de datum waarop het is opgeslagen de meest recente bewaren, de rest kan weg Utrecht.nl

40 EEN PAAR GETALLEN Gemeentelijke organisatie: bestanden op de W:schijven Gemeentelijke dienst: bestanden op de W:schijf In mappen In 10 hoofdmappen Utrecht.nl

41 CONCLUSIE 1 De geleidelijke overgang van volledig analoog naar digitaal informatiebeheer heeft geleid tot twee elkaar aanvullende en deels overlappende informatiebestanden. Tezamen vormen zij de documentaire neerslag van de processen van de gemeentelijke dienst. Er is echter geen of nauwelijks verbinding tussen beide informatiebestanden Utrecht.nl

42 CONCLUSIE 2 Bij de aanvang van digitaal informatiebeheer is onvoldoende nagedacht over metadatering, classificatie en bestandsnaamgeving. Desondanks bleek bij de bestanden van de dienst eenvoudig te kunnen worden geselecteerd op basis van naamgeving van hoofd- en submappen. Aldus kon 35 procent van alle bestanden voor vernietiging worden geselecteerd. Utrecht.nl

43 CONCLUSIE 3 Selectie op bestandsniveau is gedeeltelijk geautomatiseerd uit te voeren. Het aantal te vernietigen bestanden kon op deze wijze met nog eens van 35 naar 45 procent worden vergroot. Utrecht.nl

44 CONCLUSIE 4 Verdere selectie op bestandsniveau is zeker mogelijk maar tijdrovend en kostbaar handwerk. Utrecht.nl

45 Digitaal overbrengen Testen van het overbrengen van een aantal nader te selecteren digitale archiefbestanden van de gemeente Utrecht naar en opnemen in de testomgeving van het e-depot van Het Utrechts Archief Utrecht.nl

46 DE HANDREIKING (ARCHIEF 2020) ALS BASIS De handreiking is bedoeld voor de beheerder van een archiefinstelling om het gesprek aan te gaan met de archiefvormer vóór de feitelijke overdracht en biedt een adviesinstrument voor de operationele uitvoering van de overdracht. Het verschaft een basis voor de aanvullende afspraken die per situatie kunnen verschillen. Dit werkdocument geeft de huidige kennis en ervaring weer en bevat een generiek stappenplan voor het overdragen van digitale informatieobjecten. Het stappenplan kan worden gebruikt als een checklist om te komen tot specifieke overdrachtsafspraken binnen de eigen organisatie. Utrecht.nl

47 1 Voorbereidende fase: VIER FASEN Keuze dienst; Keuze deelarchief; Analyse applicatie (CORSA); Opstellen conceptovereenkomst; Aanhaken functioneel beheer gemeente Utrecht; Mapping CORSA - TMLO 2 Formele fase: Ondertekening definitieve overeenkomst door diensthoofd en gemeentearchivaris 3 Overdrachtsfase: Export uit de productieomgeving van CORSA; ingest in het e- depot 4 Validatiefase: Technische en inhoudelijke kwaliteitscontrole Utrecht.nl

48 BELANGRIJKE WAARNEMINGEN 1 Mapping is zeer bewerkelijk (onder andere de aansluiting van CORSA metadatamodel met het metadatamodel TMLO) 2 Mapping met de verplichte metadata uit TMLO is goed te maken Utrecht.nl

49 EINDCONCLUSIES 1 Waardering van erfgoed in reeds gevormde digitale archieven is goed uitvoerbaar, maar vereist veel handwerk. 2 Voorbereiding van de opname van reeds gevormd digitaal erfgoed in het e-depot vereist enorm veel handwerk. 3 TMLO is toekomstgericht. Utrecht.nl