E-depot: visie & aanpak. Stadsarchief Amsterdam Ana van Meegen

Transcriptie

1 E-depot: visie & aanpak Stadsarchief Amsterdam Ana van Meegen

2 Test je kennis! Wat is het verschil tussen een back-up storage en een e-depot?

3 Via Invoegen Koptekst en voettekst kunt u de tekst wijzigen

4 Illustration by Jørgen Stamp digitalbevaring.dk CC BY 2.5 Denmark

5 Digitale duurzaamheid De informatie blijft integer De drager blijft onbeschadigd De sleutels voor vertaling van data naar informatie blijven beschikbaar De informatie blijft vindbaar De informatie blijft interpreteerbaar

6 Via Invoegen Koptekst en voettekst kunt u de tekst wijzigen

7

8 Scoremodel Digitale Duurzaamheid

9 Via Invoegen Koptekst en voettekst kunt u de tekst wijzigen

10 De toekomst van digitale duurzaamheid Dragers en bestandsformaten raken nog steeds onbruikbaar; Meer objecttypen = meer bestandsformaten; Meer standaarden; Geautomatiseerde preservering; Geautomatiseerde metadatering; Data lakes; Het inzetten van cloud oplossing groeit; Meervoud beschikbaarstelling; Printen van digital born documenten; Offline storage; DNA storage; Digitale preservering wordt onderdeel van de informatieketen; Archiefwet verandert

11 Digitaal archiveren en de gemeente Amsterdam 2017: BIP Duurzame Toegankelijkheid Aanleiding: Digitaal Archiveren Openbaar toegankelijke informatie voor ieder (intern & extern) Eenvoudiger informatie delen en combineren Informatie gestuurd werken Hergebruik van informatie door derden (WHO) Actieve openbaarheid (WOO) Via Invoegen Koptekst en voettekst kunt u de tekst wijzigen

12 Toekomstbeeld Medewerker & ketenpartners Burgers, ondernemers en bezoekers Inzien en gebruik Gebruiken Raadplegen en gebruiken Raadplegen en verzoeken Presentatie en tentoonstelling UI kenniswerker Open data platform Portaal Amsterdam Dienstverlening Stadsarchief Presentatie & participatie Datamanagement en Datagovernance Kennis centrum informatie beheer Api en Inzage Inzage, api en downloads Generieke Datahub gemeente Amsterdam (OIS datapunt) Datasets Informatiebeheer (stadsarchief ) Inzage en levering Levering Beschrijving Uitplaatsing, vervreemden en uitlening Samenwerkende archief & collectie diensten Objecten, dossiers en archiefblokken Overdragen en in bewaring geven particulier archief Gemeentelijke archiefvormers (rve s ) Particulieren Direct na creatie al centraal opgeslagen (informatiepakhuis) Koppelt applicatiefunctionaliteit los van beheer van informatie Eén partij verantwoordelijk voor het informatiebeheer in het pakhuis Informatiebeheerder bepaalt beheerregime (waardering, opslag of beheer, bewaartermijnen, toegang verlenen, preservering, vernietiging) Toegankelijkheid regelen via Datapunt

13 Op weg daar naartoe. Creatie informatie object (brief, foto, tekening) Niet meer te wijzigen informatie object Einde proces, afgesloten (zaak)dossier Geschoond en geordend niet meer te wijzigen dossier dat voldoet aan de eisen van overbrenging Wettelijk overbrenge duurzaam bewaren van een aaneengesloten groep geordende en geschoonde (zaak)dossiers Creatie/ Digital born Verantwoordelijkheid archiefvormer Max. 20 jaar Verantwoordelijkheid stadsarchief Scenario 4 Uitplaatsen afgesloten informatie object Scenario 3 Uitplaatsen afgesloten dossier Scenario 2 Overbrengen afgesloten geschoond dossier Scenario 1 Overbrengen afgesloten archiefblokken

14 Wanneer kies ik welk scenario? ja Is zaak/proces waarop de informatie betrekking heeft afgesloten? nee Is de informatie blijvend te bewaren, volgens selectielijst? Loopt de gemeente een risico (*) als de informatie niet duurzaam toegankelijk is of is er een aannemelijke kans op informatieverlies? ja nee nee ja Scenario 2: Direct overbrengen Loopt de gemeente een risico (*) als de informatie niet duurzaam toegankelijk is of is er een aannemelijke kans op informatieverlies? Is er veel vraag (**) naar de informatie? ja Scenario 4: Uitplaatsen informatie-object (niet meer te wijzigen) ja nee nee Scenario 3: Uitplaatsen ja Is er veel vraag (**) naar de informatie? nee Beheer in eigen omgeving totdat zaak/proces gesloten is. *) Juridisch of bedrijfsvoeringrisico **) Gebruik in een ander proces, openbaarheid van bestuur of hergebruik (open data)

15 Totaaloverzicht archiveringsscenario s Overbrengen Scenario 1: Waarom dit scenario? Wettelijk verplicht volgens de archiefwet Om welke informatie gaat het? Alleen eeuwigdurend te bewaren informatie Hoe wordt overgebracht? Overbrengen van afgesloten informatie in archief(jaar)blokken, max. 20 jaar na afsluiten Scenario 2: Waarom dit scenario? Eerder borgen en toegankelijk maken van de informatie in duurzame veilige omgeving (e-depot) Om welke informatie gaat het? Alleen eeuwigdurend te bewaren informatie Hoe wordt overgebracht? Overbrengen van afgesloten geschoonde informatie per dossier, direct na afsluiten van het (werk)proces. Scenario 3: Scenario 4: Uitplaatsen Waarom dit scenario? Eerder borgen en toegankelijk maken van de informatie in veilige omgeving (e-depot) Om welke informatie gaat het? Eeuwigdurend te bewaren of op termijn te vernietigen informatie die nog niet is geordend en geschoond om over te brengen Hoe wordt overgebracht? Overbrengen van afgesloten informatie per dossier, direct na afsluiten van het (werk)proces. Waarom dit scenario? Eerder borgen en toegankelijk maken van de informatie in veilige omgeving (e-depot) Om welke informatie gaat het? Eeuwigdurend te bewaren en op termijn te vernietigen informatie die nog niet is geordend en geschoond om over te brengen Hoe wordt overgebracht? Overbrengen van afgesloten informatie-objecten, (brief, foto, tekening etc.) tijdens het werkproces

16 Hoe realiseren? Programma gestuurd 1. Project Vernieuwing e-depot: infrastructuur en processen 2. Nieuwe raadpleegomgeving(en) i.s.m. Datapunt 3. Projectmatig aanpak digitale overbrenging 4.RMA voor uitplaatsing 5. Projectmatig aanpak digitale uitplaatsing