Interbestuurlijk toezicht

Transcriptie

1 Interbestuurlijk toezicht Inleiding Gelijktijdig met het moment van het opmaken van de jaarrekening 2012 wordt hierbij de stand van zaken weergegeven op het gebied van het Interbestuurlijk Toezicht (hierna: IBT). Onder IBT wordt in dit geval verstaan het toezicht van de provincie Groningen op de gemeente Bellingwedde. Op 1 oktober 2012 is de Wet revitalisering generiek toezicht (hierna: de wet) in werking getreden. Deze wet bevat een aantal fundamentele wijzigingen van het interbestuurlijk toezicht. Kernpunt van de nieuwe wet is onder andere dat het toezicht van het rijk op provincies en provincies op gemeenten en waterschappen soberder wordt en meer op risicoanalyse is gericht. Een ander belangrijk punt is, dat het in eerste instantie niet aan de toezichthouder, maar aan vertegenwoordigende organen als de gemeenteraad is om in het kader van de horizontale verantwoording toezicht te houden op de uitvoering van taken (vooral taken in medebewind) door de colleges. Uitgaande van deze primaire rol van de gemeenteraden past de provincie terughoudendheid toe. De provincie heeft het motto dat de provincie niet meer wil weten dan de gemeenteraad behoort te weten. Ten aanzien van het toezicht door de provincie ligt het accent op de volgende toezichtgebieden, te weten: Financiën, Huisvesting statushouders, Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (hierna: Wabo), Wet ruimtelijke ordening (hierna: Wro) en Archief. De provincie verwacht dat tweemaal per jaar (in de P&C-cyclus) een rapportage over het IBT. In elk geval wordt in het verslag voor alle beleidsterreinen een conclusie gegeven over de uitkomsten van het toezicht. De provincie gaat er vanuit dat in de jaarrekening 2012 hier een begin mee wordt gemaakt. Het jaar 2013 is een proefjaar. De gemeenten krijgen de ruimte om zelf hier invulling aan te geven. Aangezien in de begroting 2012 nog geen paragraaf Interbestuurlijk Toezicht is opgenomen, is er voor gekozen om in de jaarrekening voor 2012 geen paragraaf op te nemen, maar wel gelijktijdig met de behandeling van de jaarrekening aan de gemeenteraad aan te bieden. Algemeen Op basis van artikel 169 Gemeentewet legt het college van burgemeester en wethouders verantwoording af aan de gemeenteraad. In deze rapportage legt het college op eerder genoemde gebieden verantwoording af aan de gemeenteraad in de termen goed, matig of slecht. De term goed betekent dat de gemeente (ruim) voldoet aan de wettelijke verplichtingen. Er zijn geen of slechts kleine verbetermogelijkheden. De term matig houdt in dat het minimale niveau van de wettelijke verplichtingen gehaald worden. Wel is er ruimte voor verbetering. In sommige gevallen zal het noodzakelijk zijn dat deze verbeteringen binnen korte tijd gerealiseerd worden. De term slecht betekent dat de gemeente niet voldoet aan de wettelijke vereisten. Dit betekent concreet taakverwaarlozing. Wanneer sprake is van taakverwaarlozing zal de provincie Groningen gebruik maken van deze bevoegdheden zoals volgt uit de wet. Zoals reeds eerder aangegeven is het jaar 2013 voor de provincie een proefjaar.

2 Financiën Het financiële toezicht valt niet onder de Wet revitalisering generiek toezicht. Wel is het de bedoeling van zowel de provincie als de gemeente om de invulling van het toezicht zoveel mogelijk aan te laten sluiten bij de geest van de wet (vertrouwen en vereenvoudiging). In samenspraak met de provincie is afgesproken dat in de paragraaf IBT ten aanzien van het onderdeel financiën ingegaan wordt op de volgende onderdelen: sluitende begroting en laatste jaarschijf meerjarenraming, weerstandsvermogen, onderhoud kapitaalgoederen, grondexploitatie, toepassing Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, saldo jaarrekeningen en solvabiliteit. Op grond van de score op deze onderdelen volgt dan een beoordeling van de gemeentefinanciën die goed, matig of slecht kan zijn. Voor het jaar 2012 wordt over deze onderdelen verantwoording afgelegd in de jaarrekening 2012 en de paragrafen in het daarbij behorende jaarverslag. Voor de verantwoording verwijzen wij derhalve naar de relevante onderdelen van deze jaarstukken. De belangrijkste conclusie is dat ondanks dat de gemeente voor het jaar 2012 onder preventief toezicht staat de jaarrekening 2012 afgesloten wordt met een klein positief saldo van en het aanwezige weerstandsvermogen op dit moment nog voldoende is om financiële risico s op te vangen. De gemeentefinanciën wordt eind 2012 daarom als matig beoordeeld.

3 Wabo Op basis van het Besluit omgevingsrecht is het noodzakelijk dat het college de volgende stukken vaststelt: - Handhavingsbeleidsplan - Uitvoeringsprogramma voor het komende jaar - Rapportage en evaluatie van het afgelopen jaar Deze stukken moeten bekend gemaakt worden aan de gemeenteraad. De provincie Groningen heeft vijf risicothema s benoemd. Deze thema s zijn gebaseerd op de ervaringen van de gemeente Hoogezand-Sappemeer (als pilot-gemeente), de voormalige VROMinspectie en het IPO en dienen terug te komen in bovenstaande stukken. Deze risicothema s zijn aan verandering onderhevig en kunnen over een aantal jaren anders zijn. Het gaat om de volgende vijf thema s: - Asbestregelgeving - Brandveiligheid bij de opslag van gevaarlijke stoffen - Constructieve veiligheid en brandveiligheid - Verontreinigde grond - Risicovolle inrichtingen. Handhaving en uitvoeringsbeleidsplan Het milieubeleidsplan is vastgesteld op 22 maart 2007 en gewijzigd op 24 mei Hierin zijn ook de kaders gesteld voor handhaving. In het Uitvoeringsprogramma milieu wordt jaarlijks aangegeven wat uitgevoerd zal worden. Dit uitvoeringsplan is gebaseerd op landelijke kengetallen en ervaring. De intensiteit van handhaving is gebaseerd op de indeling van activiteiten van het Activiteitenbesluit. De meest risicovolle bedrijfsactiviteiten (vergunningplichtig) hebben een hogere toezichtfrequentie dan de minst risicovolle bedrijfsactiviteiten (cat. A). In het uitvoeringsprogramma wordt een bepaald aantal uren ingepland voor bodemverontreiniging. Het omgaan met bodemverontreiniging en grondverplaatsing is vastgelegd in het intergemeentelijk bodembeleidsplan Oost-Groningen , vastgesteld op 18 februari Voor 2013 is de intentie om een integraal uitvoeringsplan te maken, dat de basis moet vormen voor de dienstverleningsovereenkomst voor de RUD. Jaarrapportage en evaluatie De jaarrapportage en evaluatie wordt jaarlijks in juni van het volgende jaar vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders en ter kennisname aan de raad aangeboden. Over het jaar 2012 is dit nog niet vastgesteld. Gelet op het ontbreken van de jaarrapportage en evaluatie kan voor dit onderdeel nog geen oordeel worden geveld.

4 Wet ruimtelijke ordening Het interbestuurlijk toezicht op het gebied van de Wro richt zich op de actualiteit van beheersverordening(en), de actualiteit van bestemmingsplannen en het op tijd vaststellen van het uitvoeringsprogramma en jaarverslag zoals bedoeld in de Wabo. Het toezicht hierop vindt ook plaats in het kader van de Wabo. De beoordeling over het Wabo-gedeelte treft u aan bij dit onderwerp. Het interbestuurlijk toezicht op het terrein van de ruimtelijke ordening gaat nadrukkelijk niet over het toezicht op de naleving van de provinciale belangen zoals deze zijn verwoord in het Provinciaal omgevingsplan en Provinciale omgevingsverordening (POP en POV). Voor zover sprake is van provinciale belangen worden de mogelijkheden van de Wro en Bro ingezet en niet het middel van interbestuurlijk toezicht. Het ruimtelijk beleid van de gemeente Bellingwedde is vervat in bestemmingsplannen. Voor nagenoeg het gehele grondgebied van de gemeente gelden bestemmingsplannen. Drie bestemmingsplannen zijn niet actueel. Hiervan zijn de procedures voor de actualisatie inmiddels gestart. Dit heeft in 2012 geleid tot de terinzagelegging van het voorontwerp van één bestemmingsplan en de voorbereidingen tot voorontwerpbestemmingsplan van de overige twee. Na vaststelling van deze drie bestemmingsplannen is het gehele grondgebied van Bellingwedde voorzien van actuele bestemmingsplannen. Dit onderwerp wordt als matig beoordeeld. Dit gelet op het feit dat nog niet alle bestemmingsplannen actueel zijn. Zoals reeds aangegeven zijn procedures voor het actualiseren van de plannen reeds opgestart.

5 Huisvesting verblijfsgerechtigden Alle Nederlandse gemeenten hebben de wettelijke taak om statushouders te huisvesten. Door het rijk wordt elk half jaar een taakstelling opgelegd voor het aantal te huisvesten statushouders. Veel gemeenten hebben in de afgelopen jaren achterstanden opgelopen. Eén van de oorzaken was dat het COA geen/onvoldoende statushouders aanleverde. Ook de gemeente Bellingwedde had daarmee te maken. Op verzoek van Gedeputeerde Staten werd eind 2011 een Taskforce opgezet, om met alle betrokken partijen slagvaardiger de achterstand in te lopen. Dit hebben we samen met de gemeente Oldambt gedaan, omdat Oldambt in dezelfde situatie verkeerde als Bellingwedde en met dezelfde partijen te maken had. Ondanks deze inspanning lukte het niet om de achterstand in te lopen vanwege het te geringe aanbod van het COA. Dit resulteerde erin dat Gedeputeerde Staten vanaf maart 2012 in de plaats zijn getreden van de gemeente. Dit is een wettelijke verplichting. De provincie maakte gebruik van onze uitvoeringsinstantie, waarbij de kosten voor de gemeente waren. Het zogenaamde contingent model werd ingesteld. Dit hield in dat het COA per maand tien personen moest aanmelden aan de Taskforce Bellingwedde/Oldambt. Deze mensen kwamen uit het hele land, maar bijna niet uit het noorden. Doordat er mensen uit bijvoorbeeld Zeeland of Limburg werden geleverd, was bij voorbaat de slaagkans zeer gering. Wel moest elke keer de volledige procedure worden doorlopen, wat heel veel extra werk en kosten met zich mee heeft gebracht. Met het contingentmodel is gewerkt van maart t/m september Gedurende deze periode zijn er zestien kandidaten gekoppeld aan de gemeente Bellingwedde. Van deze zestien mensen hebben er veertien personen geweigerd! Eén persoon kwam hier later op terug. Via het contingentmodel zijn er in zeven maanden tijd in totaal dus drie personen geplaatst! Vanaf 1 oktober 2012 is landelijk gestart met een nieuwe werkwijze. Er zijn nu regionale regievoerders van het COA aan het werk. De regievoerder noord verdeelt de statushouders over de 3 noordelijke provincies. Deze statushouders zijn ook afkomstig van AZCs uit de regio en zijn daarom meestal beter gemotiveerd om in het noorden te gaan wonen. Door de regievoerder wordt ingezet op het inlopen van de achterstanden bij de Taskforce-gemeenten. De eerste resultaten zijn positief. Op 31 december 2012 was de achterstand geslonken tot 5 personen. Inmiddels (april 2013) kan gemeld worden dat de achterstand over de periode waarvoor de provincie in de plaats is getreden voor de gemeente geheel is ingelopen en Bellingwedde ook de achterstand uit een eerder verleden bijna geheel heeft opgelost. (zie bijlage: brief van Gedeputeerde Staten van 5 februari 2013) De taken met betrekking tot de huisvesting statushouders worden als goed beoordeeld.

6 Archief De Archiefwet, Archiefregeling, Archiefbesluit en Archiefverordening bevatten tal van regels waaraan de gemeente Bellingwedde op het gebied van archief moet voldoen. Om ons te faciliteren heeft de VNG een handreiking horizontale verantwoording van de Archiefwet 1995 via Kritische Prestatie Indicatoren (hierna: KPI s) ontwikkeld. Samengevat geven de KPI s antwoord op de volgende vier vragen: 1. Heeft de gemeente een werkend kwaliteitssysteem voor het beheer van archiefbescheiden 2. Zijn de archiefbescheiden van de gemeente in een goede, geordende en toegankelijke staat gebracht 3. Worden de archiefbescheiden van de gemeente tijdig vernietigd of overgebracht/openbaar gemaakt. 4. Heeft de gemeente een duurzame en adequate beheer- en bewaaromgeving. De KPI s zijn slechts een hulpmiddel om inzicht te geven in de stand van zaken op het gebied van het archief. Uitvoering taken archief Op het gebied van archief is in het verleden niet een jaarverslag opgemaakt. Om dit op te kunnen pakken is in 2012 een nulmeting archiefbeheer uitgevoerd. Hiervoor hebben wij een vragenlijst ingevuld die was vervaardigd door de provinciale toezichthouders. De vragen waren verdeeld in drie groepen, namelijk in: 1. Organisatie en beleid 2. Informatiebeheer 3. Veiligheid, fysiek beheer en onderhoud In groep 1 (organisatie en beleid) zijn vragen beantwoord over de organisatorische aspecten van het beheer van de informatie. Daarnaast is antwoord gegeven in hoeverre het informatiebeheer onderdeel uitmaakt van een kwaliteitszorgsysteem, auditprogramma s en de p&c cyclus. In groep 2 zijn vragen beantwoord over de geordende en toegankelijke staat waarin archiefbescheiden zich bevinden. Ook zijn vragen beantwoord over de selectie van archiefbescheiden, de aanwezigheid van instrumenten om deze staat te garanderen en welke waarborgen de gemeente neemt om een juiste selectie te waarborgen. In groep 3 zijn de vragen beantwoord over archiefruimten, archiefbewaarplaatsen en het technisch beheer. Hierdoor hebben we inzichtelijk kunnen krijgen hoe het staat met de duurzaamheid en veiligheid van de archiefbestanden.

7 Uit de vragenlijst kwam naar voren dat de gemeente de volgende zaken goed doet: - Er is een archiefverordening en een Besluit Informatiebeheer vastgesteld, waarin staat vermeld hoe informatie wordt beheerd. - Jaarlijks worden archiefbescheiden, die hiervoor in aanmerking komen, volgens een selectielijst vernietigd. - De archiefbewaarplaats in het gemeentehuis, met een klimaatbeheersing, is goedgekeurd. De temperatuur en luchtvochtigheid wordt middels een datalogger gecontroleerd. Verder kunnen de volgende aspecten worden verbeterd dan wel geactualiseerd: - De Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer dient te worden geactualiseerd. - De gemeente moet audits gaan houden. - De oude archieven (van voormalige gemeenten Wedde en Bellingwolde) dienen te worden beschreven en bewerkt. - Een DMS (Document Management System) dient te worden aangeschaft. Hierdoor is het mogelijk om zaakgericht te gaan werken. - Een calamiteitenplan dient te worden opgesteld. Naar aanleiding van deze uitkomsten is de Archiefverordening inmiddels geactualiseerd. Het besluit Informatiebeheer zal in dit jaar nog worden geactualiseerd. Het houden van een audit zal mogelijk worden opgepakt middels samenwerking met de gemeenten Vlagtwedde en Stadskanaal. De gemeente Stadskanaal beschikt over een kwaliteitsbureau dat mogelijk ook iets voor onze gemeente kan betekenen. Met het beschrijven en het bewerken van onze oude archieven is inmiddels een begin gemaakt. Er wordt gekeken naar de meerwaarde van het hebben van een DMS en Dimpact biedt deze mogelijkheid. Een calamiteitenplan is in ontwikkeling. Dit jaar zal het calamiteitenplan aan het college ter vaststelling worden aangeboden. Gelet op de verbeter- en actualiseringspunten wordt het gebied van archief als matig beoordeeld.