Erfgoedinspectie Ministerie van Ondenvijs, Cultuuren Wetenschap

Transcriptie

1 Erfgoedinspectie Ministerie van Ondenvijs, Cultuuren Wetenschap >Retouradres Postbus BL Den Haag Het bestuur van de Rechtbank Den Haag Postbus EH DEN HAAG Erfgoedinspectie IPC 3500 Rijnstraat 50 Den Haag Postbus BL Den Haag www. erfgoedi nspectie. n I Contactpersoon L. Hovy T hovy@erfgoedinspectie.nl Datum 22 augustus 2013 Betreft Rapportage vervolginspectie archiefruimten Onze referentie Uw referentie Geacht bestuur. Hierbij ontvangt u de rapportage van de inspectie van de archiefruimte van de rechtbank Den Haag. De reden voor de inspectie was dat de archiefruimte op een aantal risicovolle onderdelen niet voldeed aan de archiefwettelijke voorschriften. Bij een vorige inspectie heeft de Erfgoedinspectie daarop al gewezen en de rechtbank verzocht daartegen maatregelen te nemen. 1 Bij de inspectie van de archiefruimte werd ook de geordende en toegankelijke staat van de daar berustende archieven betrokken. Inzicht daarin is voor een optimaal gebruik van de archiefruimten van belang. Deze rapportagebrief bevat eerst de voornaamste bevindingen en een algemeen beeld en vervolgens een aantal algemene aanbevelingen. In bijlage 1 zijn de voornaamste bevindingen samengevat. Op basis hiervan heeft de Erfgoedinspectie nog een aantal specifieke aanbevelingen gedaan. In bijlage 2 zijn de achtergrond, het kader en de aanpak van deze inspectie toegelicht. De rapportage is gebaseerd op de integrale nota van bevindingen die in juli 2013 met de contactpersonen bij de rechtbank, de heren H.W. van der Spek, teamvoorzitter Facilitair, en H.B.N. den Bezemer, coördinator Archief, werd besproken. De rapportage heeft betrekking op de archieven van alle sectoren van de rechtbank en van het gerechtshof (straf, civiel etc), het College van Beroep voor het Bedrijfsleven (CBB) en de parketten van het Openbaar Ministerie. De Voor het rapport van de doorlichting in 2003, zle rechterlijke_macht_parket_en_rechtbank_den_haag.pdf. Pagina 1 van 10

2 archiefruimte is op twee locaties gevestigd: in het paleis van justitie te Den Haag en in een gehuurd bedrijfspand in Zoetermeer (in dit rapport is verder sprake van twee archiefruimten). Voornaamste bevindingen en algemeen beeld Sinds de doorlichting tien jaar geleden heeft de rechtbank enige verbeteringen in de bewaaromstandigheden aangebracht. Zo werd een deel van de archieven bij een extern bedrijf dat aan de archiefwettelijke eisen voldoet, opgeslagen. De bewaaromstandigheden in de archiefruimten in Den Haag en Zoetermeer zijn echter nog verre van optimaal. De ruimte in Den Haag voldoet niet aan de eisen voor beveiliging tegen water. Ook is de vereiste brandwerendheid van de ruimte in Den Haag niet boven alle twijfel verheven, zolang er geen zekerheid over de brandwerendheid van bijvoorbeeld de deuren van de depots is gegeven. Over de staat van de archiefruimte in Zoetermeer kan de Erfgoedinspectie, doordat ze over onvoldoende informatie beschikt, vooralsnog geen algemene uitspraak doen. Wel heeft ze geconstateerd dat de ruimte op enige onderdelen niet voldoet aan de eisen van brandwerendheid. Het algemeen beeld dat uit de inspectiebevindingen oprijst, is dat de staat van de archiefruimten te weinig zekerheid biedt voor het langdurige behoud van de daar berustende archieven. 2 De verbeteringen die de rechtbank aanbracht, zijn nog onvoldoende. Hoopgevend is wel dat de rechtbank de achterstanden in de bewerking grondig wil aanpakken. Het voorgaande overziend, concludeer ik dat een verdere bewaring in de archiefruimte in Den Haag zonder ingrijpende wijzigingen niet verantwoord is. Voorts concludeer ik dat over de kwaliteit van de archiefruimte in Zoetermeer vooralsnog geen betrouwbare uitspraak gedaan kan worden. Algemene aanbevelingen De Erfgoedinspectie doet op basis van bovenstaande bevindingen een aantal algemene aanbevelingen. Deze hebben ook betrekking op de aanpak bij de selectie van de archieven ten behoeve van de tijdige vernietiging of Waar in deze brief sprake is van blijvend te bewaren archiefbescheiden, reken ik hiertoe ook de archiefonderdelen met een vergelijkbaar hoog risicoprofiel, die voor het primair proces en de bedrijfsvoering van grote betekenis zijn. Het blijvend te bewaren archief wordt naar een erfgoedinstelling, in dit geval het Nationaal Archief, overgebracht. Pagina 2 van 10

3 overbrenging naar het Nationaal Archief. Immers, bij een goede beheersing van de voorraad archieven, momenteel iets meer dan 40 strekkende kilometer (kml), kan optimaal met de capaciteit en de hoedanigheid van de verschillende archiefruimten omgesprongen worden. Aanbevelingen over de archiefruimten 1) Innovatieve aanpassingen van de archiefruimte als geheel zullen ingrijpend zijn en daardoor kostbaar. Dit geldt zonder meer voor de locatie Den Haag. Hier is slechts één klein depot (02.A.68) geschikt te maken voor de opslag van blijvend te bewaren archiefonderdelen. Conform haar toezegging aan de Erfgoedinspectie rapporteert de rechtbank in 2013 over de uitkomsten van het onderzoek naar de staat van de brandveiligheid van de verschillende depots van de archiefruimte in Den Haag. 2) Wat de archiefruimte in Zoetermeer betreft hebben we onvoldoende gegevens gekregen over de implementatie van de wettelijke eisen voor preventiemaatregelen tegen brandgevaar, inbraak en en wateroverlast. Ik beveel daarom aan dat de rechtbank hiernaar onderzoek doet en vóór eind 2013 duidelijkheid verschaft over de huidige staat en de te nemen verbeteringsmaatregelen. 3) De rechtbank maakt al enige tijd gebruik van de diensten van een extern opslag- en beheerbedrijf voor archieven. Bij dit bedrijf heeft de Rechtspraak archiefruimte voor de rechtbanken gehuurd. Deze archiefruimte voldoet volledig aan de archiefwettelijke eisen. In deze ruimte berusten echter de minst geraadpleegde archiefstukken van de rechtbank Den Haag. Ik dring er bij de rechtbank op aan de blijvend te bewaren archiefbescheiden bij dat bedrijf onder te brengen. Aanbevelingen over het wegwerken van de achterstanden Het verminderen of compenseren van de geconstateerde risico's die de staat van de archiefruimten teweegbrengt, kan ook langs een andere weg aangepakt worden. Als de rechtbank de achterstanden in de selectie en bewerking inloopt en voor de nog te vormen papieren archieven pro-actief maatregelen neemt, kan ze enerzijds de voorraad door tijdige vernietiging en overbrenging beter beheersen en anderzijds de meest gekwalificeerde archiefruimten (of depots daarin) voor de archiefbestanden met het hoogste risicoprofiel bestemmen. 4) Archiefblok De rechtbank heeft de Erfgoedinspectie toegezegd dat de blijvend te bewaren onderdelen van het archievenblok Pagina 3 van 10

4 uiterlijk eind 2013 formeel en feitelijk zijn overgebracht 3 en dat de vernietigbare archiefonderdelen vernietigd zijn of voor vernietiging gereed gemaakt zijn. De rechtbank maakt voor het genoemde jaar van overbrenging een voorbehoud voor het archief van het CBB, dat echter uiterlijk 2014 wordt overgebracht. De kantonarchieven t/m 1989 zijn al overgebracht. 5) Archiefblokken vanaf De rechtbank heeft de Erfgoedinspectie toegezegd een meerjarig bewerkingsprogramma op te stellen en aan de hand hiervan de huidige achterstanden weg te werken en toekomstige achterstanden te voorkomen. De Erfgoedinspectie dringt er op aan dit programma voor eind 2013 vast te stellen. Rapportage over de uitvoering De Erfgoedinspectie verzoekt het gerechtsbestuur om haar vóór 1 november 2013 te rapporteren over de uitvoering van de vijf aanbevelingen hierboven. Volgens de standaardprocedure van de Erfgoedinspectie zal deze rapportagebrief, zoals aan het begin van de inspectie werd meegedeeld, op de website van de Erfgoedinspectie gepubliceerd worden. Ik stuur een kopie aan de directeur van het Nationaal Archief, waarheen de blijvend te bewaren archiefbescheiden zullen worden overgebracht. Ik stuur tevens een kopie aan de Chief Information Officer van het ministerie van Veiligheid en Justitie, dat formeel verantwoordelijk is voor de rechtbankarchieven tot Met vriendelijke groet. Mevrouw drs. G.P.M. Scholte, hoofdinspecteur Collecties en Archieven Met overbrenging in formele zin wordt bedoeld dat de openbaarheidsbeperkingen in overleg met het Nationaal Archief zijn geregeld en dat de verklaring van overbrenging door beide partijen is ondertekend. Pagina 4 van 10

5 Bijlage 1 Voornaamste bevindingen Kenschets van de archieven In de archiefruimte berusten naast de archieven van de rechtbank de archieven van het gerechtshof, het College van Beroep voor het Bedrijfsleven en de parketten van het arrondissement Den Haag. De archieven stammen uit de periode 1980 tot ca Alleen van de kantonarchieven is al een deel naar het Nationaal Archief overgebracht. De totale door de rechtbank opgegeven omvang van de archieven tot 2010 bedraagt circa 32 strekkende kilometer (32 kml), waarvan ca. 13 kml in Den Haag en ca. 13 kml in Zoetermeer berust. De overige archieven met een omvang van ca. 6 kml worden extern, bij een particulier bedrijf, beheerd. 4 In de laatste archiefruimte worden vooral archiefstukken bewaard die nog niet voor selectie en bewerking in aanmerking komen en die een laag risicoprofiel hebben. Staat van de archiefruimte De archiefruimte is op twee locaties gehuisvest: in het paleis van justitie in Den Haag en in een voormalig bedrijfsgebouw in Zoetermeer. Dit laatste gebouw is speciaal als archiefruimte ingericht. Naar het zich laat aanzien, zal de rechtbank ook na 2016, als de huurtermijn afloopt, deze archiefruimte aanhouden. De ruimte in Den Haag bestaat uit 13 depots. De rechtbank heeft een actueel en operationeel calamiteitenplan, dat echter niet op het veiligstellen van de archieven is gericht. Hieronder zijn de voornaamste tekortkomingen gesignaleerd. Voor de overige tekortkomingen verwijs ik u naar de nota van bevindingen, die u hierbij ter informatie ontvangt. Brandveiligheid Over de brandveiligheid van de ruimte in Den Haaq heeft de Erfgoedinspectie onvoldoende zekerheid gekregen: onduidelijk is gebleven of de brandwerendheid van de deuren van ten minste één uur bedraagt; Vanaf 2010 is de jaarlijkse aanwas ca. 2,25 kml. De totale omvang is daarmee naar schatting ca. 41 kml. De door de rechtbank opgegeven cijfers dateren van juli Pagina 5 van 10

6 hetzelfde geldt voor de ramen in het grootste depot. 5 Duidelijkheid daarover is alleen al hierom geboden, omdat zich diverse technische ruimten in de nabijheid van de archiefruimte bevinden. De wanden zijn verder alle van beton en voldoen daarmee aan de archiefwettelijke norm. Een recente verbetering van de directe 'omgeving' van de depots is de compartimentalisering van de gangen. Een andere recente verbetering is de dichting van de meeste doorvoeringen in de scheidingsconstructies van de depots. Ook de brandwerendheid van de scheidingsconstructies (wanden, plafond, deuren, ramen) van de ruimte in Zoetermeer schiet tekort. Hoewel de Erfgoedinspectie niet alle gevraagde informatie heeft gekregen, is wel duidelijk dat er 'gaten' in de algehele brandwerendheid van de ruimte 'als gesloten kubus' zitten (zie bijlage 2 wettelijk kader). Ten eerste is er via een trapgat een open verbinding met het kantoorgedeelte en ten tweede heeft de wand van het ketelhuis, dat aan de archiefruimte grenst, een brandwerendheid van een half uur. De eis is echter één uur. In beide ruimten zijn brandpreventiemiddelen in de vorm van rookmelders en brandblusmiddelen aanwezig, waarmee de rechtbank aan de archiefwettelijke norm voldoet. Waterveiligheid De ruimte in Den Haaq ligt onder het maaiveld en heeft verschillende malen last van inlopend water van binnen en buiten ondervonden. Na de laatste instroming zouden gemeente en Rijksgebouwendienst de oorzaak weggenomen hebben. Er lopen door de verschillende depots vele water- of verwarmingsleidingen die geen functie voor de archiefruimte zelf vervullen, zoals een leiding van de stadsverwarming. Leidingen die een eventuele lekkage via een onder de leidingen hangende goot moeten afvoeren, zijn niet met het afvoersysteem van het gebouw verbonden. Het risico van wateroverlast is daardoor groot. In alle depots staan echter doorgeschakelde watermelders. Over de watervéiligheid van de ruimte in Zoetermeer kreeg de Erfgoedinspectie geen zekerheid, omdat onbekend bleef of er - onzichtbaar - waterleidingen achter de systeemplafonds lopen. 5 Hierover kan de scan van de brandweer die recentelijke de brandveiligheid van de gevangenissen en gerechtsgebouwen met detentieruimten heeft getoetst aan de bouweisen, (meer) duidelijkheid brengen. Pagina 6 van 10

7 Inbraakveiligheid De ruimte in Zoetermeer staat via een trapgat in open verbinding met het kantoorgedeelte van het gebouw. Daardoor is het principe van de ruimte als 'gesloten kubus' doorbroken (zie bijlage 2). Over de inbraakbestendigheid conform de archiefwettelijke norm van buitendeuren en ramen heeft de Erfgoedinspectie twijfels, die door het uitblijven van een reactie van de rechtbank niet konden worden weggenomen. 6 KI i maa tbeheersing In de ruimte in Den Haaq is de door de Erfgoedinspectie gemeten temperatuur te hoog; de luchtvochtigheid bleek in orde te zijn. In Zoetermeer waren de waarden beide goed. In geen van beide ruimten meet de rechtbank de temperatuur en de luchtvochtigheid regelmatig. Daardoor heeft de zorgdrager, noch de Erfgoedinspectie een betrouwbaar inzicht in het lange termijn verloop van de temperatuur- en luchtvochtigheidswaarden. Specifieke aanbevelinpen In de locatie Den Haag worden de afvoerpijpen van de goten onder de watervoerende leidingen aangesloten op het afvoersysteem van het paleis van justitie. Achterstanden in de bewerking De Erfgoedinspectie heeft onderzocht of de rechtbank via een inhaalactie in de bewerking een bijdrage kan leveren aan het reduceren van het ruimteprobleem. Tijdens de inspectie heeft de rechtbank ons inzicht in haar plannen gegeven. Deze plannen zijn nog onvoldoende concreet om ze op hun merites te beoordelen. Wel heeft de rechtbank een scherper inzicht in de omvang en de samenstelling van de door haar beheerde archieven gekregen 7 en overweegt ze een bewerking door Doc-Direkt van de parketarchieven. De rechtbank heeft de Erfgoedinspectie verzekerd dat het bewerkingsteam in alle opzichten aan de archiefwettelijke eis van 'voldoende, deskundig personeel' voldoet of zal voldoen, dit ter uitvoering Vgl. Monitor Erfgoedinspectie , waarin de rechtbank de beveiliging als voldoende kwalificeert. Zie de telling van december 2012, per van 10 juni 2013 aan de EGI verstuurd. Hierin zijn ook de archieven van de buitenlocaties van de kantonsector in Gouda en Leiden opgenomen. Van afgesloten zaken worden de dossiers naar de locaties Den Haag of Zoetermeer overgebracht (de zittingsplaatsen in Delft en Alphen aan den Rijn zijn inmiddels gesloten). Pagina 7 van 10

8 van art. 14 van het Archiefbesluit. Ze heeft echter nog geen programma voor de bewerking vastgesteld. Over de noodzaak hiervan zijn de contactpersonen overtuigd. Zonder adequate tegenmaatregelen zal het ruimteprobleem namelijk onverminderd blijven bestaan en zelfs nog nijpender worden. Want pas vanaf 2020 zal de digitalisering resulteren in een geleidelijke terugloop van de papieren archieven. Specifieke aanbevelingen Ik ondersteun het voornemen van de rechtbank om als onderdeel van een meerjarig programma voor de bewerking van de archieven in een archiefbewerkingsplan eenduidige afspraken met het Nationaal Archief vast te leggen. Voor het archievenblok geef ik in overweging de bewerking uit te besteden aan de interdepartementale archiefbewerkingsorganisatie Doc-Direkt. Dit is mogelijk omdat voor dit blok de minister van Veiligheid en Justitie nog de zorgdrager is. 8 Tot de wijziging van de rechterlijke organisatie in 2001 was deze minister verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering van de rechterlijke instanties. Pagina 8 van 10

9 Bijlage 2 Achtergrond, kader en procedure Achtergrond van de vervolginspectie In de afgelopen jaren heeft de Erfgoedinspectie in overleg met de Mandaatgroep Archieven van de Rechtspraak de voortgang van een aantal verbeteracties in de informatiehuishouding van de gerechten gevolgd. Bij het monitoren gaat de Erfgoedinspectie uit van de aanbevelingen die ze in het rapport Vervolginspectie archiefbeheer gerechten 2007 (febr. 2008) heeft gedaan. 9 Het monitoren door de Erfgoedinspectie heeft tot doel de informatiehuishouding van de gerechten aan de eisen van wet- en regelgeving te laten voldoen en daarmee de kwaliteit van de informatiehuishouding te verbeteren. Het gaat hierbij om alle procesgebonden informatie, en niet alleen om de erfgoedinformatie. In de loop van 2010 heeft de Erfgoedinspectie op grond van de beschikbare informatie geconstateerd dat de archiefruimte van de rechtbank Den Haag niet aan de archiefwettelijke normen voldeed. De risico's leken zodanig te zijn dat een duurzaam behoud van de - blijvend te bewaren - archiefbescheiden gevaar liep. De Erfgoedinspectie heeft daarom de archiefruimte geschouwd. Daarbij heeft ze de rapportage uit 2003 over de doorlichting van het archiefbeheer betrokken. Wettelijk kader voor archiefruimten Het in de Archiefregeling neergelegde 'concept' voor een archiefruimte komt in grote lijnen hierop neer dat door de bouw en inrichting van een gesloten, brandveilige 'superkluis' de risicofactoren (brand, water, vochtigheid en inbraak) uitgesloten dan wel geminimaliseerd worden. De archiefruimte mag alleen voorzieningen bevatten die 'veilig' zijn en daarenboven alleen voor de ruimte zelf bedoeld zijn. Daarom mag - bijvoorbeeld - de klimaatbeheersingsapparatuur niet in de archiefruimte zelf staan en mogen er geen leidingen door die ruimte lopen die daarvoor niet bestemd zijn. De Archiefregeling bevat prestatie-eisen die het gerechtsbestuur een zekere mate van uitvoeringsvrijheid toestaan. Formeel geldt de Archiefregeling alleen voor blijvend te bewaren archiefbescheiden. De Erfgoedinspectie beschouwt de brandgevaarlijkheid en de inbraakgevoeligheid van een archiefruimte als de voor de tekst, zie Pagina 9 van 10

10 twee grootste risico's voor het behoud van archieven. Wettelijk kader voor bewerking en overbrenging De algemene norm voor de 'goede, geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden' is neergelegd in art. 3 van de Archiefwet; deze norm is in het tweede deel van de Archiefregeling uitgewerkt. Het komt er vooral op aan dat de archiefbescheiden onmiddellijk bij de ontvangst en creatie ervan in een goede en toegankelijke staat worden gebracht en niet achteraf. In hun archiefbeheerregels moeten de zorgdragers de wettelijke normen in uitvoeringsregels uitwerken. Blijvend te bewaren archiefbescheiden dienen de zorgdragers twintig jaar na afsluiting van de desbetreffende dossiers naar de rijksarchiefbewaarplaats over te brengen. Bij de inspectie gevolgde procedure Na de aankondiging per brief van 25 juni 2012 hebben twee inspecteurs, mevrouw P. Velthuijs-Bechthold en de heer L. Hovy, de twee locaties van de archiefruimte op 19 juli en 12 november 2012 geïnspecteerd. Als gesprekspartners voor de rechtbank traden op: de heer H.W. Van der Spek, teamvoorzitter Facilitair, tevens contactpersoon voor deze inspectie, de heer H.B.N. den Bezemer, coördinator Archief en fungerend contactpersoon, de heer H. Vlasblom, archivaris, de heer R. Moesai, coördinerend medewerker Archieven, de heer D. de Jong, interim manager Archief Zoetermeer en voor deze locatie fungerend contactpersoon. Op de nota van bevindingen van de Erfgoedinspectie, aangeboden bij van resp. 28 juli en 5 december 2012, hebben de contactpersonen op 2 augustus 2012 en 5 februari 2013 commentaar geleverd. In die periode heeft de rechtbank ook enkele gevraagde documenten verstrekt. Documentatie en commentaar werden in de definitieve nota verwerkt. Deze diende als basis voor de rapportage. Op 9 juli 2013 hebben de contactpersonen in een gesprek met de Erfgoedinspectie ingestemd met de juistheid en de actualiteit van de in de conceptrapportagebrief 10 weergegeven feiten. Ook werd een aanvullende schouw gehouden. Naar aanleiding van enige nieuwe feiten werd de conceptrapportage op een aantal punten aangepast. De contactpersoon heeft toegezegd dat hij aan de Rijksgebouwendienst advies zal vragen over de mate van brandwerendheid van de locaties in Den Haag en Zoetermeer. 1 0 Versie 16 mei 2013, aangeboden per van 4 juli Pagina 10 van 10