Erfgoedinspectie Mmbterie van Onderwijs, Cukmren Wetenschap

Transcriptie

1 Erfgoedinspectie Mmbterie van Onderwijs, Cukmren Wetenschap > Retouradres Postbus BL Den Haag Het bestuur van de rechtbank Den Bosch t.a.v. mevrouw K.Y. Knoop, directeur Bedrijfsvoering Postbus CZ DEN BOSCH Kon ing in neg ra dit 25 Den Haag Postbus BL Den Haag ww w, erfgoed i n spectie. n I Contactpersoon L. Hovy T hovy@erf90edi11speccie.nl IPC 3500 Onze refe remtte Datum 8 Juli 2011 Betreft Vervotginspectie 2010 archiefruimte paleis van justitie Den Bosch Bijlagen 1 Geachte mevrouw Knoop, Hierbij ontvangt u de rapportage van de inspectie van de archiefruimte van de rechtbank, het gerechtshof en de betrokken parketten te Den Bosch. De Erfg oed ins peet ie inspecteerde de archiefruimte op 19 november In deze brief vindt u mijn conclusies en aanbevelingen. Achtergrond In de afgelopen jaren heeft, de Erfgoedinspectie ln overleg met de Mandaatgroep.Archieven de voortgang vam een aantal verbeteracties in de I nform atieihu Is hou ding van de gerechten gevolgd. Bij het monitoren gaat de Erfgoedinspectie uit vam de aanbevelingen die ze in het rapport Vervotginspectie archiefbeheer gerechten 2007' (febr. 2008) heeft gedaan. 1 De monitoring door de Erfgoed Inspectie heeft tot doel de inifoirmatiehuishoudiing vam de gerechten aan de eisen van wet- en regelgeving te laten voldoen en daarmee die kwaliteit van de informatiehuishouding te verbeteren. Het gaat hierbij om alle procesgebonden informatie, en niet alleen om de erfgoedinformatie. in de loop vam 2010 heeft de Erfgoediinspectie op grond van de beschikbare informatie geconstateerd dat de archlefiruimte van de redhtbamk Den Bosch mog niet aan de archiefwettelijke eisen voldeed. Ze heeft daarom deze inspectie uitgevoerd. Daarbij werden de rapportages uit 2001 (Incident met wateroverlast) en 2003 (doorlichting archiefbeheer van alle arrondissementeni) betrokken. 1 Voor de tekst, zie Pagina 1 van 6

2 Wettelijk kader Het In de Archiefregeling neergelegde concept komt er In grote lijnen op neer dat Datum Sjoli 2011 door die bouw en Inirichtiing van een gesloten, brandveilige 'superkluis' de risicofactoren (brand, water, vochtigheid en im braak) uitgesloten dam wel geminimaliseerd worden. De archiefruimte mag alleen voorzieningen bevatten die 'veilig' zijn en daarenboven alleen voor de ruimte zelf bedoeld zijn. Daarom mag - bijvoorbeeld - de klilmiaatbeheersingsapparatuur niet In de archiefruimte zelf staan en mogen er geen leidingen door die ruimte lopen die daarvoor niet bestemd zijn. ide Arch jefregel ing bevat prestatie-e isem die het gerechtsbestu ur een zekere mate van uitvoeringsv rij held toestaan. Gevolgde procedure Ka de aankondiging bij brief van 6 oktober 2010 hebben twee Inspecteurs, mevrouw P. Velthuiijs-Bechthold en de heer L. Hovy, de inspectie ter plaatse uiitgevoerdi. Als contactpersonen voor de rechtbank traden op: mevrouw R. van Liempdi, hoofd van de afdeling Archief en Bibliotheek, en de heer P. Loo hu is, huisvestingsadviseur,. Beiden zijn werikzaam bij het Facilitair Bedrijf. Op de nota van bevindingen van de Erfg oed inspectie, aangeboden bij brief vam 21 december 20.10, heeft uw organisatie per van 18 februari 2011 commentaar geleverd. Dit commentaar is In de maanden april, mei en juli met nadere informatie aangevuld. Deze informatie is im de defimitieve nota verwerkt, die hierbij is gevoegd. Op basis van deze nota heb ik hie ronder een aantal conclusies en aanbevelingen geformuleerd. Conclusies en aanbevelingen Algemene indruk De bewaaromstandigheden in de archiefruimte zijn verre van optimaal. Dit komt doordat de archiefruimte, hoewel deze van vrij recente datum is, op enige essentiële punten niet aan de archiefwettelijke eisen van de Archiefregeling voldoet (en voordien aan de Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen, 2001). Dit is al enkele malen eerder, in 2001 en 2003, geconstateerd. Er moeten daarom, mogelijk ingrijpende, aanpassingen gedaan worden. Innovatief verbeteren is hierbij echter mogelijk. Een alternatief Is uitplaatsing van de archiefbestanden met een hoog risicoprofiel, hetzij bij het particuliere bedrijf waar nu al tien strekkende kilometer berust, 2 hetzij bij het 2 De Erfgoedinspectie heeft enige jaren geleden de bewaaromstandigtielden bij dit bedrijf als uitstekend beoordeeld. Pagina 2 van 6

3 Brabants Historisch Informatiecentrum (beperkt tot de erfgoedbestanden). Een tweede mogelijkheid is het aanwijzen en inrichten van een geschikte Datum 5 juli archiefruimte elders In het paleis van justitie. De onderstaande aanbevelingen zijn opgesteld voor het geval u niet vam een van de zojuist gepresenteerde alternatieven gebruik maakt. Onze referentie Bescherm ing tegen brand De vele deuren in en naar de archiefruimte voldoen niet aantoonbaar aan de eisen van brandwerendheid. Uit de verstrekte informatie over de aanpassingen die naar aanleiding van de Schip hol brand in de gerechtsgebouwen met een cellencomplex worden aangebracht, is niet glashelder op te maken of ook aan die eisen van die Archiefregeling zal worden voldaan. Aanbeveling. De brandwerendheid volgens de Archiefregeling moet ten minste één uur bedragen. De vereiste brandwerendheid van deuren en andere scheidingsconstructies van de archiefruimte moet met een certificaat afgegeven door een onafhankelijke, deskundige keuringsinstelling, aangetoond kunnen worden. De archiefruimte en de daar opgeslagen informatie zijn nog niet in het calamiteitenplan opgenomen. Om een brand in de archiefruimte adequaat te bestrijden en de daar liggende dossiers te redden, moet ook de archiefruimte in het calamiteitenplan opgenomen worden. Bejjhermiinq tegen water In het recente verleden was er op één locatie sprake van een hardnekking probleem van waterindringing. Uit de verstrekte informatie maak ik op dat het probleem onder controle is en de locatie medio 2011 ingeruimd wordt. De archiefruimte voldoet niet aan de primaire eis dat deze geen leidingen van welke aard ook bevat die niet voor deze ruimte zelf bestemd zijn. Integendeel, de archiefruimte lijkt als een knooppunt voor het leidingenstelse! van het gebouw te dienen. De organisatie is zich wel bewust van de risico's en heeft daarom bakken onder de leidingen geplaatst. Of deze afdoende zijn, als er een calamiteit is, is voor de Erfgoedinspectie zeer de vraag. Op 28 juni jongstleden vond ten gevolge van noodweer een caiamiteit plaats waarbij de gehele kelderverdieping van verschillende kanten blank kwam te staan. Ook eerder (zie hierboven) hebben weersomstandigheden tot ernstige wateroverlast in de archiefruimte geleid. Aanbeveling. Laat door een onafhankelijk bureau een risico-analyse maken van de schade die door lekkage of openbarsten van de leidingen of door waterindringing van buiten af aan de archiefbescheiden kan ontstaan en betrek hierbij de Pagina 3 van 6

4 essentiële vraag of de tegenmaatregelen afdoende zijn. Bij een onverhoopt incident wil de Erfgoedinspectie hiervan onmiddellijk op de hoogte gesteld worden. Datum 5 juli 2011 Ome referentie Bescherming tegen nadelige klimaatomstandigheden De klimaatbeheersingsinstallatie vam het paleis vam justitie is een gemeriek systeem. Deze kan niet ingesteld worden op die voor een archiefruimte vereiste waarden van temperatuur en luchtvochtigheid en fumctloneert bovendien niet tijdens de weekends. Daardoor schommelen de waarden te veel em kan de lucht vochtig held gevaarlijk dicht bij die toegestane bovengrens komen. Aanbeveling. Het is noodzakelijk dat de Rijksgebouwendienst onderzoekt hoe de klimaatbeheersingsapparatuur zodanig aangepast kan worden dat de installatie het voor de archiefruimte vereiste klimaat bewerkstelligt. Hierbij is het een absolute eis dat de schommeling in de waarden minimaal is, omdat deze factor het duurzaam behoud van informatie op een papieren drager zeer nadelig beïnvloedt. Bescherming tegen Inbraak De deuren tot de archiefruimte voldoen niet aan de archiefwettelijke eisen. Het Facilitair Bedrijf geeft hierbij aan dat dit ook niet noodzakelijk is, omdat de deuren (op één na) niet op de buitenste schil uitkomen. De toegang tot de archiefruimte voor het personeel van het paleis van justitie is via het principe van K need to enter'geregeld en de toepassing wordt via een toegangscontrolesysteem bewaakt. Aanbeveling. De Archiefregeling geeft enige ruimte voor innovatieve en alternatieve oplossingen, mits het eindresultaat dezelfde mate van kwaliteit en veiligheid geeft als wanneer de wettelijke eisen uitgevoerd zouden zijn. Zorg er daarom onder meer voor dat de kwaliteit van de deuren in de buitenste schil ten minste voldoet aan de derde klasse van de toepasselijke NEN-norm Tot slot Ik verzoek u vóór 1 september schriftelijk namens het gerechtsbestuur te reageren op mijn conclusies en aanbevelingen en in een plan van aanpak de voorgenomen acties te specificeren. Hierbij moet u die aanbevelingen betrekken die de Erfgoedinspectie eerder In 2001 em 2003 deed. Uit de gevoerde gesprekken heeft de Erfgoedinspectie opgemaakt dat het Facilitaiiir Bedrijf er moeite mee heeft: greep te hebben op de tijdige selectie en bewerking van die omvangrijke archieven, onder meer omdat de toepassing van de selectielijst problemen oplevert. De Erfgoedinspectie komt hierop in september-oiktober terug, om te bezien hoe de problematiek opgelost kan Pagina 4 van 6

5 worden. lik steil het op prijs als de archivaris bij de gespreikken aanwezig is. Tegelijkertijd zal de E rfgoedi inspectie controleren welke verbeteracties in en bij de archiefruimte uitgevoerd zijn. Datum Sjoli 2011 Onze referentie Volgens onze standaardprocedure zal deze brief, zoals In de aa n kond Igl ngs brief al werd meegedeeld, op de website van de Erfgoedinspectie openbaar worden gemaakt. Met vri en del ij ke groet. mevrouw drs. G.P.iM. Scholte, hoofdinspecteur Collecties en Archieven cc.; De directeur van het Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC) Pagina 5 van 6

6 CHECKLIST ARCHIEFRUIMTEN GEBASEERD OP DE ARCHIEFREGELING De archiefruimte van het Paleis van Justitie, Leeghwaterstraat 8 te Den Bosch werd geïnspecteerd op 19 november Contactpersonen voor de inspectie waren mw R, van Liempd, hoofd afdeling Archief en Bibliotheek, en de heer P.B.M. Loohuis, adviseur huisvesting en projecten. De inspectie werd uitgevoerd door dhr. L. Hovy en mw P.J.M, Velthuys-Bechthold. 1 De afdeling Archief beheert de archieven van de rechtbank, het gerechtshof en de beide parketten. Op dit moment staat er 19,5 strekkende km. archief in de archiefruimte en bevindt zich 10 strekkende km. archief bij M&R in Kampen. De archiefruimte bevindt zich onder het maaiveld, deels onder een binnenplaats, deels onder kantoren en het cellencomplex. Het cellencomplex is rook- en brandwerend afgescheiden van de rest van het gebouw. Op de binnenplaats is een vijver aangelegd die ook boven deel van de archiefruimte ligt. Op niveau -1 bevindt zich ook een parkeergarage. Vanaf 1 januari 2011 zal een extra depot, elders in Den Bosch gehuisvest (in de Waterstraat), niet meer worden gebruikt. In de archiefruimte zijn continu medewerkers bezig met het invoegen van stukken. Beheer i Is er een bouwtekening aanwezig van de archiefruimte? Ja, Toelichting: Als er een bouwtekening beschikbaar is, dan kan een deel van de volgende vragen aan de hand van de bouwtekening worden beantwoord. 2 Is er een calamiteitenplan, waarin is opgenomen op welke wijze moet worden gehandeld in geval van wateroverlast of brand? Nee. 3 Zo ja, welke maatregelen bevat het plan om de archieven te evacueren of te beschermen? n.v.t. 4 Worden in de ruimte archiefbescheiden beheerd die op grond van de vastgestelde In de archiefruimte worden zowel te bewaren als op termijn te vernietigen bescheiden beheerd. 1 De uitgaande versie werd afgesloten op 21 dec en daarna bijgewerkt o.b.v. het schriftelijke commentaar en nadere documentatie van de rechtbank van 18 feb. en 3 en 9 mei en o.b.v, de telefonische toelichtingen van 23 maart en 30 juni 2011.

7 selectielijst voor blijvende bewaring in aanmerking komen en bescheiden die voor vernietiging in aanmerking komen? Toelichting: Als kan worden aangetoond dat het uitsluitend om te vernietigen archiefbescheiden gaat, hoeft de checklist niet te worden doorgelopen. (Zie definitie archiefruimte art.i.e. Aw 1995). Bouwkundige voorzieningen 5 Is het gebouw waarin een archiefruimte of archiefbewaarplaats is of wordt gesitueerd, door zijn locatie, aard en bouwwijze zo goed mogelijk gevrijwaard van risico's van; a. brand; b. overstroming; en c. vochtindringing door opkomend grond-, regen- of rioolwater, alsmede van elke overige vorm van wateroverlast. (Art. 28) Locatie: het gebouw is gelegen in een kantorenwijk vlak aan het spoor. Aard: het gebouw dateert uit 1998 Bouwwijze: het gebouw is vrijstaand en gelegen rond een grote binnenplaats. Hier is ook een vijver aangelegd. De archiefruimte bevindt zich op niveau -1. Vanaf het in gebruik nemen van het gebouw tot vorig jaar heeft men in de archiefruimte last gehad van indringend grondwater (zie verder 45 en 46). 6 Is de vloer van de archiefruimte berekend op het maximale gewicht van de daarop staande inrichting + archiefbescheiden? (Art. 42) Ja. 7 Lopen er kabels, leidingen of kanalen door de archiefruimte? Zijn deze uitgevoerd als opbouw? (Art. 33,l,a) Ja, vele. Het gaat om elektriciteitsleidingen, kanalen van het luchtbehandelingssysteem, watervoerende leidingen en een koelstofleiding. Deze zijn uitgevoerd als opbouw. Onder de watervoerende leidingen zijn metalen lekbakken aangebracht. Deze lekbakken leiden eventueel lekwater naar waterafvoeren die uitkomen op een waterreservoir dat is voorzien van een dompelpomp. Rond kanalen en leidingen die koude lucht of vloeistof voeren, is een coating van neopreen aangebracht om condensvorming tegen te gaan.

8 8 Dienen deze kabels, leidingen en kanalen alleen voor noodzakelijke voorzieningen in de archiefruimte zelf? (Art. 33.I.b) Nee. 9 Hoeveel toegangsdeuren zijn er tot de archiefruimte? Volgens de tekening 17 deuren, waarvan verschillende toegangsdeuren en voor ander deel binnendeuren 10 Om wat voor deuren gaat het? Loopdeuren: Ja Overheaddeuren: Er is in archief Al een roldeur. Anders: 11 Zijn de deuren zelfsluitend? (Art. 34) Nee, niet alle deuren zijn zelfsluitend. De deuren tussen de verschillende 'compartimenten' van de archiefruimte staan overdag open. 12 Draaien de deuren naar buiten open? (Art. 34) De deuren naar andere ('technische') ruimten slaan naar buiten open. De archiefruimte bestaat uit meerdere aaneengeschakelde 'compartimenten'. Maatregelen tegen schade door brand Brandpreventie 13 Geldt er een rookverbod in de archiefruimte? (Art. 31) Hoe is dit kenbaar gemaakt? Ja. 14 Is de archiefruimte voorzien van rookmelder en een brandmeldinstallatie met een automatische doormelding naarde brandweer? De ruimte is voorzien van rookmelders en van een brandmeldinstallatie met automatische doormelding naarde brandweer.

9 Wordt de brandmeldinstallatie beheerd overeenkomstig MEM : 2002, deel 1? (Art. 30.6) Toelichting: Rookmelders zorgen ervoor dat een brand eerder wordt gedetecteerd dan alleen met een sprinklerinstallatie. Automatische doormelding naar de brandweer en het zeer frequent automatisch testen van het signaal van de doormelding, verzekeren een tijdige detectie van de brand door de brandweer. Deze kan dan zo snel mogelijk ter plaatse zijn om de brand te blussen. Mede gezien de beveiligingsmaatregelen i.v.m. het bovenliggende cellencomplex hebben we geen reden nader onderzoek te doen naar de conformiteit aan de norm. 15 Bevinden zich in de archiefruimte materialen of apparaten die brandgevaar kunnen veroorzaken? (Art. 30.7) Nee. 16 Worden zich eventueel in de archiefruimte bevindende computers buiten bedrijfstijd spanningsvrij gehouden? (Art.36, toelichting) Ja. Commentaar 18 febr, en tel. iniichting 23 mrt. 2011; Laptops worden buiten werktijd buiten de archiefruimte bewaard in een afgesloten kast. Er wordt wel de gehele dag in de ruimte gewerkt. 17 Worden zich eventueel in de archiefruimte bevindende transportmiddelen met elektromotor buiten bedrijfstijd buiten de archiefruimte geplaatst? (Art. 36, toelichting) Niet van toepassing. Brandveilige constructie 18 Hebben de in- en uitwendige scheidingsconstructies van de archiefruimte een brandwerendheid van 60 minuten gemeten volgens NEN 5069: 2005, dan wel NEN 6071: 2001 voor betonconstructies, NEN 6072; 1991 voor staalconstructies of NEN 6073: 1991 voor houtconstructies? (Art. 43.1) Ja, de scheidingsconstructies zijn van beton. De deuren zijn van hout, voorzien van een bij hitte opschuimend strip. De toegangsdeur was voorzien van glas, In archief Al bevindt zich een metalen roldeur. Commentaar rechtbank: De deuren worden aangepast aan de eisen die in het kader van het

10 landelijk project n.a.v, Schipholbrand worden gesteld; dit gebeurt in de periode mei-eind Er wordt dan een certificaat uitgereikt, NB Erfgoedinspectie. Niet duidelijk is of de eisen van de Archiefregeling worden gehanteerd. 19 Voldoet de bijdrage tot brandvoortplanting van inen uitwendige scheidingsconstructies tenminste aan klasse 2 volgens NEN 6065: 1991? (Art. 30.4) Ja. 20 Voldoet de bijdrage aan brandvoortplanting van de inrichting aan klasse 2 gemeten volgens NEN 6065; 1991? (Art. 43.2) Hierop hebben we geen zonneklaar antwoord gekregen. Het antwoord ging bovendien niet van een certificaat vergezeld. 21 Zijn de ventilatie- of luchtbehandelingskanalen voorzien van brandkleppen die voldoen aan NEN-EN : 1999 en NEN-EN : 1999? (Art. 30.5) De luchtbehandelingskanalen zijn voorzien van brandkleppen. 22 Is in één of meer van de aangrenzende ruimten apparatuur aanwezig met een verhoogd risico op brand? Nee. Brandblusmiddelen 23 Welke middelen of voorzieningen zijn getroffen voor het doven en vertragen van brand? Zijn deze middelen of voorzieningen deugdelijk en doelmatig? (Art. 30.1) Norm: Art Archiefruimten en archiefbewaarplaatsen zijn voorzien van deugdelijke Oppervlakte archiefruimte: 2500 m2 Volume archiefruimte: Draagbare blustoestellen: 12 toestellen met koolzuursneeuw, 3 schuim blussers Slanghaspels; zie 24 Sprinklerinstallatie; Gasblusinstallatie: Zuurstof reductiesysteem: Anders:

11 en, mede gelet op de aard, oppervlakte en inhoud van de archiefruimte onderscheidenlijk archiefbewaarplaats, doelmatige middelen of voorzieningen voor het doven en vertragen van brand, waaronder in ieder geval voldoende en zichtbaar gemarkeerde draagbare blustoestellen. Poeder- of schuimblussers zijn niet toegestaan. Conclusie: Koolzuursneeuwblussers zijn geschikt om beginnende, kleine brandjes mee te blussen. De capaciteit van een zodanig blustoestel is echter gering. Voor brand die zich al ontwikkeld heeft, zijn waterhaspels nodig. 24 Zijn in of in de nabijheid van de archiefruimte brandslanghaspels aanwezig? (Art, 43.3) Volgens de plattegrond van 20 april 2009 bevinden zich buiten de archiefruimten 2 slanghaspels en in de tussenruimte archief A6 en A7 1 slanghaspel. Volgens de contactpersoon heeft de brandweer tegen deze opstelling geen bezwaar gemaakt (In!. 30 juni 2011). 25 Gaat het bij haspels die geplaatst zijn in de archiefruimte om het type met droge leidingen en een handmatige aansluiting buiten de archiefruimte? (Art. 43,3) Nee. Maatregelen tegen schade door vervuiling en verval 26 Archiefbescheiden van welke typen materialen worden in de archiefruimte beheerd? (Art. 38.1) a. Papier: V Perkament: Was: Leer: Textiel: Hout: Zwart-wit foto's: Optische schijven: b. Zwart-wit negatieven: c. Zwart-wit negatieven van bi- en triacetaat en nitraat: Kleurennegatieven: d. Tapes (moederkopieën):

12 e. Tapes (werkkopieën): 27 Indien alleen archiefbescheiden van de materialen genoemd onder a. worden beheerd, bevindt dan de temperatuur en de relatieve luchtvochtigheid van de archiefruimte zich respectievelijk tussen de 16 en 20 C en 40 en 60%? (Art. 45a) Gemeten temperatuur: 21 0 C Gemeten RV: tussen de 40 en de 45% Oordeel; De ter plaatse door de inspectie gemeten waarden weken af van de waarden die de meetapparatuur van de rechtbank aangaf. De temperatuur is aan de hoge kant. Observatie. Tijdens weekends stijgt de RV bij zakkende temperatuur tot aan de max, grens, blijkens de aan de Erfgoedinspectie meegegeven registratie uit nov Indien archiefbescheiden van de materialen genoemd onder b, c, d, of e worden beheerd, bevinden dan de temperatuur en de relatieve vochtigheid zich binnen de voorgeschreven waarden? (Art, 38.1) b. ll-15 0 Cen 30-40% RV; c. -24 D C en 35% RV; d C en 38-42% RV; e C en 38-42% RV, 29 Is de archiefruimte voorzien van kl i mastap paratuu r? Zo ja, welk type en waar rs deze geplaatst? Nee. Het klimaatsysteem bedient het hele gebouw. De RV wordt geregeld door verhoging of verlaging van de temperatuur. De aanschaf van een afzonderlijke klimaatinstallatie voor de archiefruimte is onderzocht maar werd te duur bevonden. 30 Is de archiefruimte voorzien van een goedwerkende thermometer en een goedwerkende hygrometer? (Art. 45) De archiefruimte is voorzien van thermo- en hygrometers. 31 Wordt de werking van deze instrumenten regelmatig gecontroleerd? (Art en art. 45) Zo ja, hoe vaak? Ja.

13 32 Worden de meetgegevens geregistreerd en gemonitord en bewaakt? Ja, via het gebouwensysteem. 33 Wordt de luchtinhoud van de archiefruimte ten hoogste eenmaal per etmaal ververst? (Art. 44) De lucht wordt 4 keer per uur ververst wegens de aanwezigheid van personeel in de ruimte. 34 Zijn de vloeren, wanden en plafonds van de archiefruimte glad, vlak en stofvrij afgewerkt? (Art. 37) Ja, de ruimte ziet er schoon uit. 35 Wordt de archiefruimte regelmatig en zorgvuldig schoongemaakt? (Art. 37, toelichting) Eenmaal per week worden de vloeren schoongemaakt, eenmaal per jaar krijgt de ruimte een grote schoonmaakbeurt. Het Centraal Bureau voor Schimmelcultures voert jaarlijks een controle uit, nadat schimmel was aangetroffen in één van de compartimenten. Het bureau heeft daarna geen schimmel meer aangetroffen. 36 Zijn de archiefstellingen zodanig geplaatst a. van elkaar, van wanden en plafonds en van overige inrichting dat er voldoende iuchtcirculatie kan plaatsvinden; b. van verlichtingselementen dat er geen schadelijke warmte ontwikkeling kan plaatsvinden; c. van doorvoeringen door scheidingsconstructies dat eventuele branddoorslag geen gevaar oplevert? (Art. 40) De dozen staan hier en daar te dicht op de muren. 37 Zijn er geen archiefbescheiden geplaatst op het topbord van de archiefstellingen? (Art. 40, toelichting) Hier en daar wel. 38 Worden eventuele elektromagnetische materialen bewaard in een constructie die schadelijke elektromagnetische straling tegengaat? (Art. 41) N.v.t.

14 39 Zijn er maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat via de kanalen van de klimaatapparatuur geen water, stof, vuil of ongedierte of schimmels of andere micro-organismen in de archiefruimte kunnen doordringen? (Art. 39.1) Zo ja, welke? In de luchtkanalen zijn filters aangebracht. Deze worden tweemaal per jaar vervangen. 40 Bevinden zich in de archiefruimte materialen, apparaten of stoffen die a. de temperatuur en de luchtvochtigheid nadelig kunnen beïnvloeden; b. verontreiniging kunnen verspreiden; c. insecten of micro-organismen kunnen aantrekken; d. archiefbescheiden nog op andere wijze kunnen beschadigen of de degradatie ervan kunnen bevorderen? (Art. 36.1) Nee: V Houten stellingen; Houtvezelplaten: Afgedankt meubilair: Kantoorvoorraden: Printers: Kopieerapparaten: Pa p ierversn i pperaa rs: Acetaatfilm: Nitraatfüm: Kunststof materialen: Anders: 41 Zijn in de archiefruimte bouw- en afwerkmaterialen gebruikt waaruit schadelijke gassen kunnen vrijkomen of die op andere wijze schade aan de archiefbescheiden kunnen veroorzaken nu of in de toekomst? (Art. 35.2) De rolstellingen zijn aangebracht op een vloer van gecoat spaanplaat. 42 Vraag vervallen. Maatregelen tegen schade door water 43 Indien de archiefruimte (deels) ondergronds is gebouwd, heeft de waterindringing in het bouwmateriaal dan een waarde die onschadelijk is voor de bewaring van archiefbescheiden? Op de navraag van de Erfgoedinspectie en via deze van de rechtbank aan de RGD is geen reactie gekomen.

15 Norm: Art. 29 Bij ondergronds bouwen van een archiefruimte of een archiefbewaarplaats heeft de waterindringing in het bouwmateriaal een waarde die onschadelijk is voor de bewaring van archiefbescheiden, gemeten volgens: a. ISO-DIS 7031:1983 of NPR 2877:1991 voor beton; b. NEN 2778:1991 voor andere bouwmaterialen. 44 Indien de archiefruimte (zich) of a. deels of geheel beneden het maaiveld bevindt; en/of b. voorzien is van een sprinklerinstallatie; en/of c. zich één of meerdere slanghaspels erin bevinden is hij dan voorzien van watermelders met een doormelding via het gebouwensysteem, het beveiligingssysteem of het installatie beheerssysteem? (Art. 32) De archiefruimte bevindt zich onder het maaiveld en is voorzien van watermelders. De werking van deze watermelders wordt eenmaal per jaar gecontroleerd. 45 Is er wel eens een lekkage geweest, waarbij het water door de muur, het plafond of door de vloer kwam? Ja. Vanaf het eerste begin tot vorig jaar had men in de archiefruimte last van grondwater dat via een zijgevel binnendrong. Telefonische inlichting 23 maart 2011; de ruimte is afgewerkt, 'gedraagt' zich goed, staat tot juli-aug. nog leeg en wordt dan bij goed bevinden ingeruimd. NB. Op 28 juni 2011 is bij zware regenval een buitenmuur bezweken, waardoor de gehele kelderverdieping, inclusief archiefruimte, 2 a 3 cm onder water is gelopen. Volgens de gebouwbeheerder zijn daarbij geen dossiers nat geworden, omdat de onderste plank van de stellingen enige afstand van de grond heeft. 46 Zo ja, op welke wijze is de oorzaak van de lekkage weggenomen? De wanden en vloer zijn geïnjecteerd tegen waterindringing en sinds een jaar heeft men geen last meer van grondwater. 47 Indien de archiefruimte is voorzien ven een sprinklerinstallatie, is deze dan volautomatisch Niet van toepassing. 10

16 werkend en uitgevoerd met sprinklerkoppen die zich aan het plafond en in de stellingen bevinden? Is de installatie voorzien van dichte sprinklerkoppen? (Art. 30.2) Toelichting: Om wateroverlast door incidenten met sprinklerinstallaties tegen te gaan, zijn open sprinklerkoppen niet toegestaan (tweede lid). Als de sprinklers in werking zijn, is het van belang dat zij voorzien worden van voldoende watertoevoer. De ongestoorde watertoevoer kan het beste gegarandeerd worden door de installatie op de waterleiding aan te sluiten (en dus niet op watertanks). 48 Zijn de middelen en voorzieningen voor het doven en vertragen van brand geschikt om de schadelijke gevolgen daarvan voor de aanwezige archiefbescheiden te beperken? (Art. 30.3) Ja, De archiefruimte is op 1 slanghaspel na uitsluitend voorzien van koolzuursneeuwblussers. 2 Slanghaspels hangen in de nabijheid van de archiefruimte, aan beide 'uiteinden'. Toelichting: Bij toepassing van een droge le idinaens vs teem is het mogelijk na de eerste alarmmelding water in de leidingen te brengen zonder dat de koppen in werking treden. Pas bij de tweede melding treden een of meer koppen in werking. Hierdoor kan tot 60 seconden vertraging ontstaan. Elke sprinklerkop treedt pas in werking als ook het thermisch element in de kop doorsmelt. Er bestaan koppen die automatisch dichtgaan ats de omgevingstemperatuur ver genoeg gedaald is. Dit is van belang omdat elke kop 100 tot 200 liter water per minuut inbrengt. Er treden zelden meer dan vijf koppen in werking, meestal niet meer dan drie. De waterschade is na gebruik van een sprinklerinstallatie dan ook altijd minder dan na inzet van de brandweer. 11

17 Maatregelen tegen onbevoegde betreding en ontvreemding van archiefbescheiden 49 Welke maatregelen zijn getroffen tegen ongeautoriseerde toegang tot de archiefruimte? Zijn deze maatregelen doeltreffend? (Art, 35) Technische maatregelen: Alle toegangsdeuren tot het archief zijn voorzien van kaartlezers bestemd voor de Rijkspas. Deze kaartlezers zijn aangesloten op het toegangscontrolesysteem, zodat te allen tijde achterhaald kan worden wie (lees: welke kaart) de deur heeft geopend. Personele maatregelen: Medewerkers die toegang hebben, beschikken over een electronische pas. 50 Voldoen de toegangsdeuren tot de archiefruimte en het hang- en sluitwerk aan klasse 3 gemeten volgens NEN 5088: 1994/C2: 1996nl? (Art. 46.1) Nee. Het gaat ons vooral om de deuren van en naar technische ruimten (en van en naar buiten. Commentaar rechtbank: 'Daar geen van de deuren die toegang geven tot de archiefruimte rechtstreeks op de buitenschil uitkomen, zijn deze deuren niet voorzien van een klasse 3 hang- en sluitsysteem conform NEN 5088.,.' etc. 'Alle deuren zijn voorzien van klasse 2.' In een nadere toelichting van 30 juni 2011 verklaart de rechtbank dat er één 'rolhek' toegang van en naar buiten geeft (de toegang komt uit op archief Al). 51 Voldoen de externe scheidingsconstructies en gevelelementen aan weerstandsklasse 4 of hoger gemeten volgens NEN 5096: C1: 2007nl. (Art. 46.2) Niet van toepassing. De archiefruimte bevindt zich onder de grond. 12