Erfgoed inspectie Ministerie van Ondenvi/s, Cultuuren Wetenschap

Transcriptie

1 Erfgoed inspectie Ministerie van Ondenvi/s, Cultuuren Wetenschap > Retouradres Postbus BL Den Haag Nederlands Instituut Fysieke Veiligheid t.a.v. de directeur de heer ing. W. Papperse Postbus HA ARNHEM Koninginnegracht 25 Den Haag Postbus BL Den Haag Contactpersoon N.CJ. Chapel T chapel@erfgoedinspectie.nl IPC 3500 Ome referentie februari 2012 Betreft Inspectie digitale informatiehuishouding Geachte heer Papperse, Hierbij bied ik u de rapportage aan van de inspectie die op 23 augustus 2011 is uitgevoerd naar de digitale informatiehuishouding bij het Nederlands Instituut Fysieke Veiligheid (NIFV). Doel van de inspectie is om antwoord te krijgen op de vraag in hoeverre digitale informatie binnen de afgesproken bewaartermijnen beschikbaar, raadpleegbaar en vindbaar is. Voorts of uw organisatie risico's loopt op het gebied van deze "duurzame toegankelijkheid' van digitale informatie en welke risico's dat zijn. Informatie is een basisingrediënt voor het goed presteren en functioneren van een organisatie. Een belangrijk aspect is het geheugen van de organisatie, zoals dit is vastgelegd in de verschillende informatiesystemen die samen het archief van het NIFV vormen. Het spreekt voor zich dat de informatie in dit geheugen toegankelijk moet blijven, in ieder geval voor de periode dat deze informatie voor uw organisatie en andere belanghebbenden van belang is. In een digitale omgeving is deze 'duurzame' toegankelijkheid niet vanzelfsprekend geregeld en geborgd. Voor de Erfgoedinspectie 1 is het bovenstaande aanleiding om in 2011 en 2012 een inspectieprogramma 2 uit te voeren dat zich richt op afspraken over de digitale informatiehuishouding en op toegankelijkheid, selectie, bewaring en vernietiging van informatie. De inspectie bij het NIFV maakt onderdeel uit van dit programma. 1 2 Zie bijlage 3 voor een korte beschrijving van de Erfgoedinspectie Zit bijlage 2 voor een context-omschrijving van deze inspectie Pagina 1 van 12

2 Te beginnen met een algemeen beeld en de voornaamste conclusies en aanbevelingen, biedt deze rapportage inzicht in de belangrijkste risico's en de mogelijkheden tot verbetering op het gebied van de duurzame toegankelijkheid. Het primaire kader voor deze inspectie vormt de Archiefwet Algemeen beeld Het Nederlands Instituut Fysieke Veiligheid (NIFV) is een publiekrechtelijk zelfstandig bestuursorgaan. Het NIFV helpt professionals op het gebied van fysieke veiligheid, zoals de brandweer en de geneeskundige hulporganisaties, maar ook beleidsmakers en bestuurders. Het NIFV doet dit onder andere door het ontwikkelen van leergangen en lesstof, door het verzorgen van opleidingen, bijscholing en oefeningen. Sinds 1 oktober 2010 is de Landelijke Faciliteit Rampenbestrijding (LFR) onderdeel gaan uitmaken van het NIFV. Hiermee is het voorbereiden op en het bestrijden van grootschalige incidenten, rampen en crisissituaties een taak van het NIFV geworden. De afgelopen jaren heeft het NIFV de nodige inspanningen verricht om het archiefbeheer op orde te krijgen. Dit heeft ertoe geleid dat de organisatie nu kan werken met vastgestelde bewaartermijnen en dat er een overzicht is van de aanwezige archiefbescheiden. Het NIFV heeft daarmee aan een aantal belangrijke voorwaarden voldaan om in een digitale omgeving te kunnen archiveren. Het NIFV heeft een duidelijk streefbeeld van de gewenste digitale informatiehuishouding en gebruikt dit beeld ook in het lopende project Samen vooruit, dat onder andere tot doel heeft de meeste applicaties door één nieuw systeem te vervangen. Het NIFV heeft echter geen vastgesteld beleid voor de digitale informatiehuishouding en de duurzame toegankelijkheid van de digitale archiefbescheiden. Het hierboven genoemde nieuwe systeem, Exact-synergy, zal de belangrijkste primaire en secundaire processen inclusief de archivering, ondersteunen. Het streven is dat de volledige digitale archivering in de document management module van Exact-synergy zal gaan plaatsvinden, met uitzondering van de blijvend te bewaren archiefbescheiden die, ook in de toekomst, in papieren dossiers bewaard zullen worden. Momenteel worden ook nog digitale archiefbescheiden in bedrijfsapplicaties en in de kantoorautomatiseringomgeving opgeslagen. Pagina 2 van 12

3 Het NIFV is ver gevorderd met de vernieuwing van de digitale informatie huishouding en met de invoering van digitale archivering. Op een aantal punten zijn er echter nog risico's voor de duurzame toegankelijkheid van informatie en daarmee voor de bedrijfsvoering van het NIFV. Zo is het onduidelijk of de eisen voor een duurzame toegankelijkheid in de specificaties voor Exact-synergy zijn meegenomen. In ieder geval ontbreken afspraken over het gebruik van metadata, een belangrijke voorwaarde voor de blijvende toegankelijkheid van informatie. Voorts heeft het NIFV niet duidelijk vastgesteld of er in de toekomst digitale archiefbescheiden in andere applicaties dan het DMS van Exact-synergy, bijvoorbeeld in de kantoorautomatiseringomgeving, zullen worden opgeslagen. Een andere belangrijke risicofactor ligt op het personele vlak. Er is, vooral kwalitatief, onvoldoende capaciteit om een blijvend goed digitaal archiefbeheer te kunnen waarborgen. Het risico dat het NIFV als gevolg van bovenstaande punten loopt is dat informatie, bijvoorbeeld lesmateriaal en opleidingsgegevens, onbedoeld verloren raakt. Aanbevelingen In het licht van het bovenstaande doe ik u de volgende aanbevelingen: Stel op basis van het bestaande streefbeeld beleid vast voor de digitale informatiehuishouding en de archivering in een digitale omgeving. Neem in dit beleid op in welke applicaties digitale archiefbescheiden worden bewaard en maak daarbij de keuze of dit altijd in het DMS van Exact-synergy is of dat dit ook mogelijk is in andere modules van Exactsynergy en/of andere applicaties. Stel vast of in de specificaties voor Exact-synergy de eisen voor duurzame toegankelijkheid van de digitale archiefbescheiden zijn meegenomen, en zo nee doe dat alsnog. Neem op het personele vlak de noodzakelijke maatregelen om een blijvend goed digitaal archiefbeheer te kunnen garanderen. In bijlage 1 gaat de rapportage dieper in op zes thema's, waar indien relevant, op detailniveau eveneens aanbevelingen zijn gedaan. De inspectie is met deze rapportagebrief afgesloten. Indien u daar prijs op stelt ben ik graag bereid deze rapportage toe te lichten. Pagina 3 van 12

4 Zoals in de aankondigingsbhef is vermeld wordt deze rapportage openbaar gemaakt en op de website van de Erfgoedinspectie gepubliceerd Met vriendelijke groet, Mevr. drs. G.P.M. Scholte hoofdinspecteur collecties en archieven Pagina 4 van 12

5 Bijlage De duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding en het digitale archief van het Nederlands Instituut Fysieke Veiligheid (NIFV) aan de hand van zes thema's Digitale informatie en digitaal archief Informatie die binnen de werkprocessen gegenereerd en uitgewisseld wordt, vormt het archief van de organisatie. Deze informatie bevindt zich voor een belangrijk deel in de verschillende applicaties en systemen die binnen de organisatie worden gebruikt. Eén van de voorwaarden voor een goed en duurzaam toegankelijk digitaal archief is een heldere en binnen de organisatie gedragen definitie van wat onder digitale archiefbescheiden en digitaal archief moet worden verstaan. Bevinding In de Beheersregeling Archieven NIFV is vastgelegd wat de NIFV onder archiefbescheiden verstaat; hier zijn de digitale archiefbescheiden bij inbegrepen. Het NIFV beheert zowel digitale als papieren archiefbescheiden. Het merendeel van de archiefbescheiden wordt in digitale vorm op een groepsschijf opgeslagen; papieren archiefbescheiden worden hiertoe gedigitaliseerd. Blijvend te bewaren archiefbescheiden, waaronder lesmateriaal en publicaties, worden in papieren dossiers bewaard. Vanaf 2012 zal de archivering in het nieuwe systeem Exact-synergy plaatsvinden (zie volgend hoofdstuk). De NIFV zal ook in die situatie de blijvend te bewaren archiefbescheiden in de vorm van papieren documenten archiveren. Vanuit de archiefwettelijke eisen voor duurzame toegankelijkheid bestaat tegen deze oplossing geen bezwaar. Maar gezien de doelstelling van de rijksoverheid om vanaf 2015 volledig digitaal te werken, is het nuttig om na te gaan of het haalbaar is ook deze archiefbescheiden digitaal te archiveren. Aanbeveling Ik beveel u aan de mogelijkheid te onderzoeken om ook de blijvend te bewaren archiefbescheiden digitaal te archiveren. Pagina 5 van 12

6 Visie en beleid De ontwikkelingen op het gebied van de digitale informatiehuishouding en de digitale archivering volgen elkaar in snel tempo op. Het is onontbeerlijk voor een organisatie om een visie op en beleid voor de informatiehuishouding en het digitale archief te hebben. Visie en beleidsplan stellen het management in staat te beslissen over de te volgen strategie en te nemen stappen. Deze strategie heeft als doel om tot een zo doelmatig mogelijke informatiehuishouding te komen, met inbegrip van de duurzame toegankelijkheid van digitale informatie. onze referentie Bevinding Het NIFV is bezig met de afronding van het project Samen vooruit dat tot doel heeft Exact-synergy te ontwikkelen, configureren en in te voeren. Dit systeem staat centraal in de bedrijfsvoering van het NIFV en ondersteunt de belangrijkste bedrijfsprocessen, zowel primair als secundair. In Exact-synergy is ook een Document Management Systeem (DMS) als module opgenomen. Het streven is het systeem in de loop van 2012 volledig te hebben ingevoerd. Het NIFV heeft geen vastgelegde visie op of beleid voor de toekomstige digitale informatiehuishouding, maar heeft wel een aantal belangrijke uitgangspunten en randvoorwaarden voor het nieuwe systeem vastgelegd in het projectplan Samen vooruit. Deze randvoorwaarden betreffen voornamelijk eisen over de functionaliteit en het gebruik, maar niet de duurzame toegankelijkheid. Aanbeveling Ik beveel u aan om met de invoering van Exact-synergy beleid te ontwikkelen en vast te stellen voor de digitale informatiehuishouding en in dat beleid expliciet aandacht te schenken aan de duurzame toegankelijkheid van de digitale archiefbescheiden. Organisatie en personeel Bij een organisatie moet voldoende kennis aanwezig zijn over de digitale informatiehuishouding en in het bijzonder de eisen die gesteld worden aan de digitale archivering. Voorts moet er voldoende personeel zijn om alle taken met betrekking tot de digitale informatiehuishouding uit te voeren Concrete afspraken over het omgaan met digitale informatie, vastgelegd in een (on-line) handleiding of werkinstructies zijn noodzakelijk. Bevinding De regie op de digitale informatiehuishouding en op de archieven is belegd bij respectievelijk het hoofd ICT en de directiesecretaris. De verantwoordelijkheid Pagina 6 van 12

7 voor het archief ligt bij de afdelingshoofden, de uitvoering van archieftaken hoofdzakelijk bij de secretariaten. Het NIFV geeft aan dat de organisatie onvoldoende capaciteit heeft, vooral ook kwalitatief, om een blijvend goed digitaal archiefbeheer te kunnen waarborgen. Met name het gemis van een coördinator/ beleidsmedewerker/ informatiemanager wordt als een knelpunt ervaren. Aanbeveling Ik beveel u aan om vast te stellen welke personele capaciteit nodig is om bovengenoemd knelpunt op te lossen en om deze personele capaciteit vervolgens daadwerkelijk in te zetten. Toegankelijkheid Om informatie te kunnen raadplegen, moet deze toegankelijk zijn. In de eerste plaats moet duidelijk zijn welke archiefbescheiden worden beheerd en in welke applicaties deze archiefbescheiden zich bevinden. Informatie moet geordend, beschreven en beheerd worden om op termijn toegankelijk te blijven. Het toekennen van metadata aan digitale informatie is een belangrijke voorwaarde voor de toegankelijkheid van digitale informatie. Bevinding Het NIFV gebruikt een twintigtal applicaties. Naast de kantoorautomatiseringapplicaties zijn dit onder andere de applicaties die de leeromgeving betreffen, Exact Globe en Exact Synergy. Het laatstgenoemde systeem moet de belangrijkste applicaties in de loop van 2012 gaan vervangen. Tot 2012 vindt de archivering plaats op een centrale schijf, vanaf 2012 zal dit in het DMS in Exact Synergy plaatsvinden. De blijvend te bewaren archiefbescheiden worden, ook na 2012, in papieren dossiers bewaard. Voor de digitale archivering, zowel op de groepsschijf als in het DMS in Exact Synergy heeft het NIFV geen vastgelegd metadataschema en daarmee geen overzicht van de te gebruiken metadata. Aanbeveling Ik beveel u aan een metadataschema op te stellen en toe te passen in Exact Synergy en andere applicaties waarin zich digitale archiefbescheiden bevinden. Selectie en vernietiging In een digitale omgeving moet vooraf, al bij het inrichten van een applicatie, rekening gehouden worden met het verwijderen en vernietigen van gegevens. Selectie en vernietiging van digitale archiefbescheiden mag uitsluitend Pagina 7 van 12

8 plaatsvinden op grond van een vastgestelde selectielijst. Enerzijds is voortijdige vernietiging van digitale archiefbescheiden verboden en houdt dit het risico in dat belangrijke informatie verdwijnt, waardoor problemen met de bedrijfsvoering kunnen ontstaan en geen of onvoldoende verantwoording kan worden afgelegd. Anderzijds is het in verband met de privacywetgeving van belang dat archiefbescheiden niet langer bewaard worden dan de bewaartermijn voorschrijft. Bevinding In 2011 is voor het NIFV een nieuwe selectielijst vastgesteld. Het voornemen is de in de selectielijst vastgestelde bewaartermijnen te koppelen aan de digitale archiefbescheiden in Exact Synergy. Voor wat betreft de overige applicaties zijn de bewaartermijnen niet gekoppeld aan de digitale archiefbescheiden. Aanbeveling Ik beveel u aan de bewaartermijnen uit de selectielijst toe te passen op alle digitale archiefbescheiden. Duurzame digitale toegankelijkheid Digitale bestanden moeten actief onderhouden worden om gedurende hun bewaartermijn leesbaar en interpreteerbaar te blijven. Het is daarom van belang om bij aanschaf en inrichting van applicaties rekening te houden met de eisen voor duurzame toegankelijkheid. Afspraken hierover kunnen worden vastgelegd in een bewaarstrategie. Daarin moeten ook elementen als het gebruik van open standaarden, een voorziening voor tijdige conversie en migratie en bewaking van authenticiteit van de informatie opgenomen zijn. Bevinding Het NIFV hanteert een eenvoudige bewaarstrategie; alle archiefbescheiden worden digitaal opgeslagen op een groepsschijf, papieren archiefbescheiden worden daartoe gedigitaliseerd. Blijvend te bewaren archiefbescheiden worden in papieren dossier bewaard. Met de invoering van Exact Synergy zal de digitale dossiervorming in de DMS-module van dat systeem plaatsvinden, met uitzondering van de blijvend te bewaren archiefbescheiden. Daarnaast kunnen zich archiefbescheiden in de kantoorautomatiseringomgeving en in applicaties als bijvoorbeeld de publicatiedatabase bevinden. Voor wat betreft deze archiefbescheiden moet een oplossing voor de duurzame toegankelijkheid worden gevonden. Bijvoorbeeld om ze consequent op te nemen in Exact Synergy of door de eisen voor duurzame toegankelijkheid toe te passen op de genoemde applicaties. Pagina 8 van 12

9 Aanbeveling Ik beveel u aan om de eisen voor duurzame toegankelijkheid toe te passen op de DMS-module van Exact Synergy. Voorts om vast te stellen in welke andere applicaties, inclusief de applicaties in de kantoorautomatiseringomgeving, zich digitale archiefbescheiden bevinden en op deze archiefbescheiden eveneens de eisen voor duurzame toegankelijkheid toe te passen. Pagina 9 van 12

10 Deelnemers aan het inspectiegesprek op 23 augustus 2011 Nederlands Instituut Fysieke Veiligheid (NIFV) Mevrouw drs. C. Franken, directiesecretaris per 1 september 2011 de heer W.A. Schruijer, directiesecretaris tot 1 september 2011 de heer ir. L. Visser, hoofd ICT Erfgoedinspectie de heer N.CJ. Chapel, inspecteur de heer drs. A. M. de Haan, inspecteur Verantwoording en bronnen De grondslag voor de conclusies en aanbevelingen vormt de nota van bevindingen, die de Erfgoedinspectie met het NIFV heeft afgestemd, aangevuld met het navolgende bronmateriaal: Beheersregeling Archieven NIFV, 2011 Selectielijst Nederlands Instituut voor Fysieke Veiligheid 1996-, Staatscourant 26 mei 2011, nr 8815 Monitor informatiehuishouding Erfgoedinspectie, rapportage NIFV Projectplan Samen Vooruit, Overzicht applicaties NIFV Applicatiearchitectuur PIOFACH/Bedrijfsvoering NIFV; Pagina 10 van 12

11 Bijlage 2 Duurzame digitale toegankelijkheid; een onderzoek van de Erfgoedinspectie In 2011 en 2012 voert de Erfgoedinspectie een onderzoek uit naar de duurzame toegankelijkheid van archiefbescheiden in een digitale omgeving. Aanleiding voor dit onderzoek is de ervaring van de Erfgoedinspectie, uit onder andere inspecties en de periodieke monitor, dat overheidsorganisaties geen duidelijk beeld hebben wat archiveren in een digitale omgeving precies inhoudt. Vaak wordt daaronder verstaan het archiveren in een document management systeem en worden gegevens in bedrijfssystemen over het hoofd gezien. Doel van het onderzoek is om inzicht te verkrijgen in de staat van de duurzame toegankelijkheid van digitale informatie bij de centrale overheid. Hierbij zal een vergelijking worden gemaakt met de situatie in 2005, zoals door de Erfgoedinspectie beschreven in het rapport Een dementerende overheid? In dit rapport werd gewezen op het risico dat er bij ondeugdelijk beheer van digitale informatie ernstige gaten in het bedrijfsgeheugen ontstaan. Belangrijk onderdeel van het onderzoek wordt gevormd door inspecties bij 24 organisaties die een doorsnee beeld van de centrale overheid vertegenwoordigen. Andere onderdelen van het onderzoek bestaan uit de uitkomsten van de monitor van de Erfgoedinspectie en drie themagerichte onderzoeken naar digitaal archiefbeheer in De Erfgoedinspectie zal in de loop van 2012 een overkoepelend rapport over de staat van de duurzame toegankelijkheid van digitale archiefbescheiden publiceren. Daarnaast zal elke van de 24 geïnspecteerde organisaties een samenvattend rapport met aanbevelingen ontvangen. Uiteindelijke doelstelling van het onderzoek is een op termijn verbeterde praktijk, waarin de duurzame toegankelijkheid in een digitale omgeving kan worden gewaarborgd. Pagina 11 van 12

12 Bijlage 3 De Erfgoedinspectie en het toezicht op de informatiehuishouding van de centrale overheid De Erfgoedinspectie houdt toezicht op een belangrijk deel van het Nederlandse erfgoed. De Erfgoedinspectie ziet in opdracht van de minister van OCW toe op de informatiehuishouding van de centrale overheid, op het behoud en beheer van de rijkscollectie, de nationaal beschermde cultuurvoorwerpen en -verzamelingen, de archeologische en gebouwde monumenten, de archeologische opgravingen en vondsten en de beschermde stads- en dorpsgezichten. Voor wat betreft het toezicht op de informatiehuishouding ligt de focus van de Erfgoedinspectie op de archivering en de duurzame toegankelijkheid van archiefbescheiden, zowel in de vorm van gegevens als documenten, zowel digitaal als niet-digitaal. Object van toezicht zijn de departementen en daaronder vallende diensten, de Hoge Colleges van Staat, de rechterlijke macht, publiekrechtelijke bestuursorganen, privaatrechtelijke bestuurorganen voor wat betreft de openbaar gezag taak en de organen van de publiekrechtelijke bedrijfsorganisatie. Pagina 12 van 12