Onze referentie

Transcriptie

1 Ministerie van Onderwijs, Cultuuren Wetenschap >Retouradres Postbus BL Den Haag Ministerie van Economische Zaken T.a.v. de heer drs. P.J.M. Kolkman, CIO Postbus EK DEN HAAG Erfgoedinspectie IPC 3500 Rijnstraat 50 Den Haag Postbus BL Den Haag Contactpersoon M. Koomen T koomen@erfgoedinspectie.nl Datum 29 augustus 2013 Betreft Inspectie duurzame digitale toegankelijkheid Onze referentie Uw brief van Uw referentie Geachte heer Kolkman, Bijiagen 1 Hierbij bied ik u de rapportage aan van de inspectie die eind 2012 en begin 2013 is uitgevoerd naar de digitale informatiehuishouding bij het kerndepartement van uw ministerie. Doel van de inspectie is om antwoord te krijgen op de vraag of de systemen en organisatie zodanig zijn ingericht dat de duurzame toegankelijkheid van de digitale informatie voldoende is gewaarborgd. Voorts om inzichtelijk te krijgen of het kerndepartement risico's loopt op het gebied van deze 'duurzame toegankelijkheid' van digitale informatie en zo ja, welke risico's dat zijn. Te beginnen met een algemeen beeld en de voornaamste conclusies en aanbevelingen, biedt deze rapportage inzicht in de belangrijkste risico's en de mogelijkheden tot verbetering op het gebied van de duurzame toegankelijkheid. Het primaire kader voor deze inspectie vormen de Archiefwet 1995, het Archiefbesluit 1995 en de Archiefregeling. Algemeen beeld Met de invoering van DoMuS in het najaar van 2012, en de voorgaande systemen uit 2005 en 2009, werkt het kerndepartement volledig digitaal. Het ministerie van Economische Zaken (EZ) loopt hiermee in de pas met de andere departementen en voldoet aan de afspraak dat de kerndepartementen uiterlijk in 2015 digitaal werken. Ook in andere opzichten sluit het ministerie aan op de rijksbrede ontwikkelingen in de digitale informatiehuishouding, zoals vastgelegd in de I- strategie. Dit heeft EZ vastgelegd in onder andere de Roadmap DMS , inclusiefde doelstelling vooreen duurzame toegankelijke informatiehuishouding. Het ministerie van EZ spant zich in om de digitale informatie die wordt beheerd in DoMuS goed toegankelijk te houden. Medewerkers van de afdeling Documentaire Pagina 1 van 20

2 informatievoorziening ordenen de digitale archiefbescheiden nadat ze door medewerkers van EZ in DoMuS zijn geplaatst. In afwachting van de voorzieningen die DWR-archief moet gaan bieden heeft EZ geen investeringen gedaan om de toegankelijkheid op langere termijn van de digitale archiefbescheiden in DoMuS te regelen. Mede daarom is de duurzame toegankelijkheid van de digitale informatie bij het kerndepartement nu nog niet afdoende geregeld. EZ heeft aangegeven als eerste departement een pilot inrichten voor de aansluiting op DWR-archief. Dit is urgent omdat er inmiddels acht jaar digitale archiefbescheiden in DoMuS (en voorgangers) worden beheerd. Ook andere factoren dragen er aan bij dat het kerndepartement nog niet digitaal duurzaam werkt:. Er worden digitale bestanden en archiefbescheiden opgeslagen in andere applicaties dan DoMuS, zoals in de omgeving, the cloud en op gemeenschappelijke en persoonlijke schijven. Er bestaan verschillen, per dienstonderdeel en op het niveau van de medewerker, welke documenten er in DoMuS worden opgeslagen. De documenten waarin de verantwoordelijkheden (in concept) zijn vastgelegd geven een onsamenhangend beeld van de sturing op het digitaal informatiebeheer. Het ministerie heeft plannen om dit jaar kritieke processen te definiëren om vervolgens de kwaliteit en de volledigheid van de bijbehorende digitale dossiers te optimaliseren. Samenvattende conclusie Het kerndepartement is binnen de gestelde termijn overgegaan op digitaal werken. Er is veel aandacht en zorg voor de toegankelijkheid van de digitale archiefbescheiden in het systeem DoMuS, het systeem dat bij EZ centraal staat voor het digitale archiefbeheer. Hiermee is een grote en belangrijke stap gezet. De duurzame toegankelijkheid van de digitale archiefbescheiden kan echter in de huidige situatie niet gegarandeerd worden, bijvoorbeeld omdat een deel van de informatie buiten de kaders voor DoMuS wordt beheerd. Hiermee loopt het ministerie het risico dat informatie onbedoeld en ongewenst verloren raakt. Ook het risico dat er een 'digitale achterstand' ontstaat is aanwezig. Pagina 2 van 20

3 Voornaamste aanbevelingen Maak voor het kerndepartement duidelijk welke digitale archiefbescheiden in DoMuS moeten worden opgenomen en stuur op een zoveel mogelijk uniform gebruik.. Stuur op de volledigheid en kwaliteit van de dossiers horend bij risicovolle processen. Breng de documenten waarin de vërantwoordelijkheden voor het digitaal informatiebeheer zijn vastgelegd met elkaar in samenhang. Achtergrond Binnen de rijksoverheid is afgesproken dat de kerndepartementen uiterlijk in 2015 digitaal werken. Dit impliceert dat de informatiehuishouding op dat moment volledig digitaal is. Een belangrijk aspect van de digitale informatiehuishouding is het geheugen van de organisatie, zoals dit is vastgelegd in de verschillende informatiesystemen die samen het archief van het Ministerie van Economische Zaken vormen. Het spreekt voor zich dat de informatie in dit geheugen toegankelijk moet blijven, ïn ieder geval voor de periode dat deze informatie voor uw organisatie en andere belanghebbenden van belang is. In een digitale omgeving is de 'duurzame' toegankelijkheid niet vanzelfsprekend geregeld en geborgd. De departementen werken in verschillende projecten samen op het gebied van digitaal werken en duurzame toegankelijkheid. Met de recente oprichting van het programma DWR-Archief is deze samenwerking versterkt. Dit is een positieve en zeker ook noodzakelijke ontwikkeling, want de ministeries verwachten veel van gezamenlijke voorzieningen. Voor de Erfgoedinspectie 1 is de digitalisering van de rijksoverheid aanleiding om een inspectieprogramma 2 uit te voeren dat zich richt op afspraken over de digitale informatiehuishouding en op toegankelijkheid, selectie, bewaring en vernietiging van informatie. De inspectie bij het kerndepartement van uw ministerie maakt onderdeel uit van dit programma. Naast het kerndepartement wordt binnen het Ministerie van Economische Zaken een soortgelijke inspectie uitgevoerd bij het 1 2 Zie bijlage 4 voor een korte beschrijving van de Erfgoedinspectie Zle bijlage 3 voor een contextomschrijving van deze inspectie Pagina 3 van 20

4 Centraal Planbureau en de dienst Regelingen. Van deze inspecties heeft of zult u eveneens een rapportage ontvangen. De inspectie is uitgevoerd in de vorm van een quick-scan met als voornaamste focus de duurzame toegankelijkheid van archiefbescheiden. Bij het document management systeem DoMuS is gekeken naar de randvoorwaardelijke eisen en naar het daadwerkelijke gebruik van het systeem. Rijksbrede systemen als P-direct zijn in de inspectie buiten beschouwing gelaten. Graag ontvang ik van u een reactie op de in dit rapport gedane aanbevelingen. Deze reactie zal ik openbaar maken en publiceren op de website van de Erfgoedinspectie. Evenals deze rapportage, zoals in de aankondigingsbrief is vermeld. Een kopie van deze brief is gestuurd naar de Algemene Rijksarchivaris. Met vriendelijke groet. mw. drs. G.P.M. Scholte hoofdinspecteur collecties en archieven Pagina 4 van 20

5 Bijlage 1 De duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding en het digitale archief van het kerndepartement van het Ministerie van Economische Zaken aan de hand van zeven thema's Digitale archiefbescheiden en digitaal archief Het digitale archief van een organisatie wordt gevormd door de informatie die in relatie tot de werkprocessen wordt gegenereerd, vastgelegd en bewaard. Deze informatie bevindt zich in de verschillende applicaties en systemen die bi] het departement worden gebruikt. Eén van de voorwaarden voor een goed en duurzaam toegankelijk digitaal archief is een heldere en binnen de organisatie gedragen definitie van wat onder digitale archiefbescheiden en digitaal archief moet worden verstaan. Bevinding In artikel 1 onder de begripsbepalingen van de Beheersregeling Informatiebeheer (concept) heeft het ministerie de archiefbescheiden volgens de Archiefwet 1995 omschreven als Verantwoordingsinformatie'. In de toelichting wordt hierover opgemerkt: "De definitie van archiefbescheiden in de zin der wet (Archiefwet 1995) wordt zodanig geïnterpreteerd dat hieronder alle documenten/data worden vervat die in het licht van de verantwoording op kortere of langere termijn van belang zijn om aan de hand ervan te kunnen aantonen hoe tijdens het betreffende proces is gehandeld". De archiefbeheersregels zijn nog niet vastgesteld omdat door de directie Wetgeving Juridische Zaken (WJZ) is aangegeven dat juist het punt van de definitie van archiefbescheiden nog meer toelichting behoeft. Ook moet de beheersregeling nog het vaststellingstraject bij de verschillende diensten doorlopen. In de Learning Guide voor het document management systeem DoMuS (te raadplegen door medewerkers op het Intranet) worden uitgebreide vuistregels gegeven voor het opslaan van documenten en berichten. Daarin wordt bijvoorbeeld gesteld dat alle s die werkinhoudelijke discussies bevatten opgenomen moeten worden in DoMuS. De medewerkers van EZ hebben vervolgens een eigen verantwoordelijkheid om de archiefbescheiden in DoMuS te Pagina 5 van 20

6 plaatsen. Dit is zo vastgelegd in de concept Beheersregeling Informatiebeheer. Er wordt niet gecontroleerd of zij dat doen. Sommige medewerkers plaatsen bijna alle informatie die zij genereren en ontvangen in het systeem. Andere medewerkers beperken zich tot de formeel vastgestelde uitgaande brieven en stukken die de lijn ingaan. Samenvattende conclusie Bij het kerndepartement van het ministerie van Economische Zaken is vastgelegd wat digitale archiefbescheiden zijn, in the Learning Guide uitgebreider en handzamer dan in de concept beheersregels. Op de voorschriften wordt in de praktijk echter niet gestuurd en mede daarom geven medewerkers van het ministerie van EZ daar verschillend invulling aan. Omdat digitale documenten en informatie ook worden opgeslagen in de omgeving of op persoonlijke en centrale schijven, ontstaat een situatie waarin belangrijke categorieën van digitale informatie buiten beeld kunnen raken. Hiermee loopt het ministerie het risico dat informatie onbedoeld en ongewenst verloren raakt. Aanbevelingen Verwijs in de concept Beheersregeling Informatiebeheer naar de voorschriften uit de Learning Guide. Stuur op zoveel mogelijk uniform gebruik van DoMuS Visie, beleid en architectuur Eén van de peilers van de compacte rijksdienst, die uitvoering geeft aan het streven naar een kleinere en betere overheid, is de I-strategie Rijk. Binnen dit kader is onder andere afgesproken dat de bestuurskernen van de departementen in 2015 volledig digitaal zullen werken. In het implementatieplan van de I-strategie worden drie maatregelen genoemd die een directe relatie hebben met duurzame toegankelijkheid van digitale informatie: de inrichting van één informatiehuishouding, de inrichting van de digitale archivering bij het Rijk en de doorontwikkeling van de Enterprise Architectuur Rijk (EAR). Duurzame toegankelijkheid maakt expliciet onderdeel uit van deze EAR; dit is uitgewerkt in de onlangs afgeronde Doe/architectuur Digitale Duurzaamheid. Het is belangrijk dat de departementen op basis van deze rijksbrede plannen en ontwikkelingen een 'eigen' aansluitende visie op en beleid voor de informatiehuishouding formuleren. Dit schept duidelijkheid over de te volgen Pagina 6 van 20

7 strategie en te nemen stappen om tot een zo doelmatig mogelijke informatiehuishouding te komen; inclusief expliciete aandacht voor de duurzame toegankelijkheid van digitale informatie. Bevinding Het Ministerie van EZ volgt de I-strategie Rijk en de rijksbrede ontwikkelingen op het gebied van de digitale informatiehuishouding. Het ministerie neemt deel in het programma DWR-Archief en het kerndepartement werkt met DoMuS volledig digitaal; ruim voor het interdepartementaal afgesproken jaar Het ministerie heeft deze werkwijze niet expliciet vastgelegd in een eigen visie of strategie. Wel beschrijft hij in het document Roadmap DMS uitgebreid de rijksbrede ontwikkelingen, de consequenties daarvan voor DoMuS, en de ambitie om aan te sluiten op DWR archief (in verband met eisen voor de duurzame digitale toegankelijkheid). Ook heeft het ministerie randvoorwaarden en kaders gesteld voor het digitaal werken in het document Digitaal Werken EL&I. Het document beschrijft uitgebreid de documentbehandeling in DoMuS voor het kerndepartement. Het ministerie van EZ werkt onder architectuur. Voor de inrichting van DoMuS is gebruik gemaakt van een projectstartarchitectuur, bedoeld om veranderingen voortvloeiend uit het project in samenhang en context met andere ontwikkelingen binnen en buiten het kerndepartement te realiseren. In het document Project Start Architectuur (PSA) een DMS voor EL&I (concept) is ook vastgelegd dat EZ aansluit bij alle rijksbrede ontwikkelingen. Daarnaast anticipeert EZ in de startarchitectuur (2011) op deelname aan DWR-archief en geeft hij aan dat het departement aan de eisen van de Archiefwet, ook op het gebied van archivering en duurzame toegankelijkheid, wil voldoen. EZ wil, zo blijkt uit de stukken en de gesprekken, dat de digitale informatiehuishouding van alle onderdelen van het concern, inclusiefde diensten en agentschappen, op elkaar aansluiten. Dat is nu vanuit de techniek nog niet goed te realiseren, maar wel een streven voor de toekomst. Samenvattende conclusie Het ministerie van EZ heeft wat betreft het document management in DoMuS vastgelegd dat het wil voldoen aan de eisen voor duurzame toegankelijkheid en daarbij te willen aansluiten bij de rijksbrede ontwikkelingen. Dit staat echter op verschillende plaatsen en deels in concept. Vanuit het archiefwettelijk Pagina 7 van 20

8 zorgdragerschap van het ministerie is een 'eigen', compacte visie met aandacht voor duurzame digitale toegankelijkheid noodzakelijk. Aanbeveling Formuleer op basis van de bestaande eigen documenten een eigen strategie en visie op digitale informatiehuishouding en de duurzame toegankelijkheid, aansluitend op de visie en strategie van het Rijk. Kwaliteitsmanagement en control Kwaliteitsmanagement kan een belangrijke rol spelen bij het op orde krijgen en houden van de digitale informatiehuishouding. In het programma Informatie op orde is een samenhangend systeem van normen, audits en planning en control ontwikkeld. Centraal hierin staat de in 2009 vastgestelde Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid. De departementen hebben afgesproken de Baseline in te voeren en met audits regelmatig te toetsen of de digitale informatiehuishouding aan de regels voldoet. Ook afgezien van de Baseline blijft een vorm van kwaliteitsmanagement en/of intern toezicht op de informatiehuishouding een belangrijk instrument voor het management om in control te zijn. Met de inwerkingtreding van de Archiefregeling in 2011 is het toepassen van een kwaliteitssysteem een archiefwettelijke verplichting geworden. Bevinding Het ministerie van Economische Zaken heeft geen kwaliteitssysteem ingericht waar de digitale archivering expliciet onderdeel van uitmaakt. De Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid zelfevaluatietool is in 2010 wel een keer uitgevoerd, op verzoek van het ministerie van Binnenlandse Zaken, maar dit heeft geen vervolg gekregen. De gesprekspartners legden uit dat de normen uit Baseline voor het informatiebeheer van EZ inmiddels 'te globaal' zijn. Daarmee wordt bedoeld dat na implementatie van het digitale informatiebeheer bij EZ er nu behoefte is aan normen die een slag dieper gaan. De baseline wordt overigens wel als kader genoemd in de concept Beheersregeling Informatiebeheer. In deze concept regeling is opgenomen dat de Auditdienst Rijk (ADR) tweejaarlijks controle uitvoert op de kwaliteit van het archiefbeleid, het archiveringsysteem en de uitvoering van de archiveringsfuncties en daarvan Pagina 8 van 20

9 verslag opmaakt. De periodieke audit moet voor het eerst plaats vinden in het jaar volgend op het jaar dat de Regeling in werking treedt. Op dit moment voert de ADR een verkennend onderzoek uit naar de digitale informatiehuishouding bij EZ en de diensten. Samenvattende conclusie Het ministerie van EZ heeft geen werkend systeem van kwaliteitsmanagement of audits waarmee de kwaliteit van de digitale informatiehuishouding wordt getoetst. Wel is er een begin gemaakt met het uitvoeren van een verkennend onderzoek door de ADR naar de informatiehuishouding. Aanbeveling Voer de in de concept Beheersregeling Informatiebeheer genoemde tweejaarlijkse audits uit. Besturing, organisatie en personeel De eindverantwoordelijkheid voor de digitale informatiehuishouding ligt, conform het begrip zorgdragerschap in de Archiefwet 1995, bij het bestuur van een zorgdrager. Met dit gegeven als vertrekpunt is het belangrijk dat de sturing op de digitale informatiehuishouding goed is ingericht en dat de verantwoordelijkheden zijn afgebakend en zijn vastgelegd. Er moet voldoende personeel zijn om alle taken met betrekking tot de digitale informatiehuishouding uit te kunnen voeren en er moet voldoende kennis aanwezig zijn, in het bijzonder over de eisen die gesteld worden aan de digitale archivering en duurzame toegankelijkheid. Ook dit zijn archiefwettelijke eisen, vastgelegd in het Archiefbesluit Digitaal werken impliceert dat iedere medewerker digitale archiefbescheiden in DoMuS creëert, bewerkt, opslaat en van metagegevens voorziet. Dit noodzaakt tot een duidelijke afbakening van verantwoordelijkheden en goede afspraken over het omgaan met digitale informatie, vastgelegd in bijvoorbeeld een handleiding, online wiki of werkinstructies. Bevinding De besturing van en de verantwoordelijkheden voor de informatiehuishouding bij het ministerie van Economische Zaken is vastgelegd in twee documenten: Pagina 9 van 20

10 De Regeling tot vaststelling van beheersregels voor het document- en archiefbeheer (concept) Besturing en beheersing (governance) documentmanagement/digitaal werken De (concept) Regeling is een sjabloon dat door de verschillende onderdelen van het concern EZ gebruikt zal gaan worden om eigen beheersregels op te stellen. In deze beheersregels worden de verschillende verantwoordelijkheden en bevoegdheden voor het document- en archiefbeheer vastgelegd. Uitgangspunt in de regeling is de politieke verantwoordelijkheid van de Minister van EZ voor alle dienstonderdelen van het departement. Met dit gegeven als vertrekpunt wordt in de Regeling de 'zorgdrager' opgevoerd, echter zonder expliciete verantwoordelijkheid, anders dan als opdrachtgever van het zogenoemde 'Informatievakoverleg'. De zorgdragers zijn in de optiek van de Regeling de hoofden van de verschillende onderdelen van het concern EZ. In de Regeling wordt de 'beheerder' aangemerkt als verantwoordelijke voor het archiefbeheer. Of hiermee de hoofden van dienst worden bedoeld wordt niet duidelijk. Voor het creëren van een kader, voor standaardisering en voor het beheren van de archieven is vervolgens de 'dienstverlener' verantwoordelijk. In tegenstelling tot de bovengenoemde concept regeling, die in beginsel bedoeld is voor het gehele concern EZ beschrijft het document Besturing en beheersing de verantwoordelijkheden voor het kerndepartement en DoMuS. De verantwoordelijkheid voor het documentmanagementproces is in dit document belegd bij de proceseigenaren, de DG's van de organisatieonderdelen van het kerndepartement. De proceseigenaren zijn belast met de 'strategische sturing' en zijn expliciet verantwoordelijk, in onderling overleg en met ondersteuning van het CIO-office, voor aanpassingen in de functionaliteit van DoMuS. De verantwoordelijke voor het gestandaardiseerde documentmanagementproces is de CIO bedrijfsvoering, de uitvoering van die verantwoordelijkheid is neergelegd bij de directie bedrijfsvoering. Het economisch eigenaarschap ligt bij de directeur van de DICTU. In aanvulling op beide documenten heeft EZ aangegeven dat de directeur Bedrijfsvoering op het hoogste niveau de regie voert over DoMuS en de technische, operationele en functionele aansturing voor DoMuS is neergelegd bij de regisseur document management. Pagina 10 van 20

11 Het ministerie van EZ beschikt volgens de gesprekspartners over voldoende personeel om het beheervan digitale archiefbescheiden te kunnen uitvoeren. Ook beschikt zij volgens de gesprekspartners over voldoende kennis met betrekking tot de eisen voor een digitale informatiehuishouding. Deze uitspraken worden ondersteund door de intensieve werkzaamheden van medewerkers van de afdeling Documentaire Informatievoorziening voor de archivering van digitale archiefbescheiden in DoMuS. Zie daarvoor ook het hoofdstuk Toegankelijkheid. Samenvattende conclusie De twee documenten waarin de besturing en de inrichting van het archiefbeheer en de besturing van de het documentmanagement zijn vastgelegd, vertonen geen samenhang. Beide documenten gebruiken uiteenlopende terminologie en begrippen. Het begrip zorgdrager is bovendien afwijkend van de bestaande wetgeving gedefinieerd, (Volgens de Archiefwet 1995 is de zorgdrager degene is die "krachtens de wet is belast met de zorg voor de archiefbescheiden"), dit kan tot verwarring leiden. In de reguliere besturing van DoMuS zal dit niet voor problemen zorgen. Maar bij onverwachte vraagstukken waarbij digitale informatie in het geding is, WOB-verzoeken, Kamervragen, calamiteiten, moeten de verschillende verantwoordelijkheden en bevoegdheden helder en consistent vastgelegd zijn. Ook met het oog op de door EZ gewenste verdere verspreiding van DoMuS onder de diensten is dit van belang. Aanbevelingen. Breng de Regeling en het document Besturing documentmanagement/digitaal werken in samenhang met elkaar. Pas de term 'zorgdrager' in de concept beheerregeling aan aan de Archiefwet. Stel de Beheersregeling Informatiebeheer vast. Toegankelijkheid In de digitale omgeving neemt de hoeveelheid informatie exponentieel toe. Dit geldt ook voor de informatie in de documentmanagement systemen die op grote schaal worden geïmplementeerd. Het is belangrijk dat deze digitale informatie goed toegankelijk is en blijft. Een eerste vereiste voor een goed toegankelijk en raadpleegbaar digitaal archief is duidelijkheid over welke digitale archiefbescheiden er worden beheerd en in welke applicaties deze archiefbescheiden zich bevinden. Pagina 11 van 20

12 Het tweede vereiste is dat de digitale informatie geordend, beschreven en beheerd wordt, waarbij zowel de inrichting van de systemen als de wijze waarop medewerkers informatie in het systeem opslaan en verwerken van belang is. Belangrijke voorwaarden hierbij zijn onder andere het toekennen van metadata en het eenduidig nakomen van afspraken op bijvoorbeeld de naamgeving en omschrijving. Voorwaarden van andere aard liggen op het gebied van de gebruiksvriendelijkheid van het systeem, zoals een goede zoekfunctionaliteit, gemakkelijke en intuïtieve navigatie en een overzichtelijke indeling. Alleen dan kunnen medewerkers worden verleid om het digitale systeem ten volle te gebruiken. Bevinding Het voormalig departement van Economische Zaken is in 2005 digitaal gaan werken met het systeem ATLAS, het voormalig departement van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit is in 2009 begonnen met het systeem Edocs. Na het samengaan van beide departementen zijn in 2012 beide systemen samengevoegd als het systeem DoMuS. Het was een inspanning om de documenten uit beide systemen samen te voegen. Dat kwam door verschillen in metadata en toegekende autorisaties. Het was wel een voordeel dat beide systemen dezelfde software gebruikten. Om de digitale archiefbescheiden in DoMuS goed toegankelijk te maken en te houden, zijn er op verschillende niveaus voorzieningen getroffen zoals het toepassen van een ordeningsstructuur en het toekennen van metadata, gebaseerd op het toepassingsprofiel metagegevens Rijksoverheid. De medewerkers hebben zelf een verantwoordelijkheid voor het plaatsen van documenten in DoMuS. Zij kunnen deze in het ordeningplan zetten maar het hoeft niet. De afdeling Documentaire Informatievoorziening (DI) controleert achteraf en plaatst digitale archiefbescheiden in het ordeningsplan van het record management gedeelte van DoMuS. De ervaring uit het verleden leerde dat medewerkers het doorgaans niet in de juiste map plaatsten. EZ heeft daaruit de consequentie getrokken dat DI de laatste controle en uitvoering verricht. DI selecteert archiefbescheiden uit het DMS door middel van een aantal standaard zoekvragen. Deze zijn nu nog voornamelijk gericht op de vorm van de archiefbescheiden, zoals nota of memo. Ongeveer 85% van de informatie die in het DMS wordt geplaatst wordt vervolgens in het RMA gezet. Ook voor de medewerkers van DI is het niet altijd gemakkelijk om de documenten in het Pagina 12 van 20

13 ordeningsplan te plaatsen. Als dit zich voordoet wordt het probleem besproken in het DI-overleg of er wordt contact opgenomen met de betrokken medewerker. De medewerkers van DI controleren niet op de volledigheid van dossiers. In 2013 zullen kritieke processen worden gedefinieerd, zodat DI de zoekvragen hierop kan aanvullen. De kritieke processen worden gedefinieerd aan de hand van een risicoanalyse, uit te voeren samen met de desbetreffende DG. Naast DoMuS worden ook digitale archiefbescheiden opgeslagen en beheerd in andere applicaties zoals: Pleio, de samenwerkingsruimte Rijksportaal en Viadesk. Hetzelfde geldt, hoewel dit wordt ontmoedigd en officieel niet de bedoeling is, voor de omgeving, de netwerkschijven en de cloud. Nieuwe medewerkers krijgen bij aanstelling geen cursus over DoMuS. Wel is er een online learning guide beschikbaar en zijn de medewerkers van DI goed benaderbaar voor het oplossen van eventuele problemen. Medewerkers geven bijvoorbeeld aan dat het niet gemakkelijk is om documenten terug te vinden in DoMuS. De bestaande afspraken zijn er op gericht dat digitale archiefbescheiden in DoMuS worden opgenomen. De praktijk blijkt echter weerbarstig en in het gebruik van DoMuS bestaan er, per medewerker en per dienstonderdeel, verschillen. Samenvattende condusie Het kerndepartement heeft de digitale informatiehuishouding wat betreft DoMuS goed in haar greep. In ieder geval worden de formele binnenkomende en uitgaande digitale documenten consequent en toegankelijk opgeslagen. Dit geldt ook voor de interne notities eh berichten die door medewerkers in DoMuS worden geplaatst. Maar daarnaast kan het uiteenlopen welke digitale archiefbescheiden worden opgenomen en welke niet en worden er ook buiten DoMuS digitale archiefbescheiden opgeslagen en bewaard. Aanbeveling Maak voor het kerndepartement duidelijk welke digitale archiefbescheiden in DoMuS moeten worden opgenomen (zie ook Digitaal archief en digitale archiefbescheiden). Stuur steviger op een eenduidig gebruik en de juiste plaatsing van archiefbescheiden in DoMuS. Pagina 13 van 20

14 Selectie en vernietiging In een digitale omgeving moet vooraf rekening gehouden worden met het verwijderen en vernietigen van gegevens. Selectie en vernietiging van digitale archiefbescheiden mag uitsluitend plaatsvinden op grond van een vastgestelde selectielijst, waarin de bewaartermijnen zijn opgenomen en waarin is opgenomen welke archiefbescheiden als blijvend te bewaren worden beschouwd. De Archiefwet verbiedt voortijdige vernietiging van digitale archiefbescheiden en verplicht tot vernietiging nadat de bewaartermijn is verstreken. Voortijdige vernietiging kan tot gevolg hebben dat belangrijke informatie onbedoeld verdwijnt, waardoor problemen met de bedrijfsvoerihg kunnen ontstaan en geen of onvoldoende verantwoording kan worden afgelegd. Bevinding Het kerndepartement van het ministerie van Economische Zaken heeft de beschikking over vastgestelde selectielijsten. Het ministerie werkt nu aan het koppelen van de bestaande bewaartermijnen aan het Generiek Waarderingsmodel Rijk (GWR): een zogenaamde eoncordans is in de maak. Het GWR maakt onderdeel uit van de nieuwe selectiemethodiek, het is een vereenvoudigde rijksbrede selectielijst waarbij processen een default waardering krijgen. Onderzocht wordt hoe het GWR vervolgens aan DoMuS gekoppeld kan worden. In het RMA gedeelte van DoMuS zijn de bewaartermijnen voor een deel gekoppeld aan dossiers. Aan het overgebleven gedeelte wordt nu gewerkt. Uit DoMuS wordt nog niet vernietigd. Dit is in voorbereiding. Officieel worden er geen archiefbescheiden opgeslagen op persoonlijke, gemeenschappelijke schijven, de cloud ofin de omgeving, in de praktijk gebeurt dit wel. Eventuele vernietiging van deze archiefbescheiden onttrekt zich aan de waarneming van de verantwoordelijke afdeling en vindt niet plaats op basis van een selectielijst. Samenvattende conclusie Het ministerie van EZ heeft nagenoeg voor al haar werkprocessen bij het kerndepartement vastgestelde selectielijsten. De bewaartermijnen uit deze lijsten zijn gedeeltelijk gekoppeld aan de archiefbescheiden in DoMuS. Vernietiging van archiefbescheiden uit DoMuS heeft echter nog niet plaats gevonden. Aanbevelingen Pagina 14 van 20

15 Rond het koppelen van de bewaartermijnen aan de archiefbescheiden in DoMuS af. Maak een aanvang met de vernietiging van archiefbescheiden in DoMuS indien de bestaande bewaartermijnen dit voorschrijven en aan de formele regels voor vervanging is voldaan (zie Digitale duurzaamheid) Zorg ervoor dat digitale archiefbescheiden alleen volgens de archiefwettelijke eisen vernietigd worden. Digitale duurzaamheid De bewaartermijn van digitale archiefbescheiden wordt bepaald vanuit allerlei regelingen en bepalingen en kan soms erg lang zijn. Dit geldt zeker voor digitale archiefbescheiden die betrekking hebben op het beleidsproces, die worden aangemerkt als digitaal cultureel erfgoed en daarmee een onbeperkte bewaartermijn hebben. Digitale bestanden en archiefbescheiden moeten gedurende deze bewaartermijn leesbaar, interpreteerbaar en in authentieke vorm reproduceerbaar blijven. Ook moeten deze digitale bestanden voorbereid zijn op overbrenging naar een e-depot. Deze digitale duurzaamheid is niet vanzelfsprekend; in tegendeel, als er geen actief onderhoud plaats vindt kan de duurzame toegankelijkheid van digitale archiefbescheiden niet worden gegarandeerd. Het is daarom noodzakelijk om al bij aanschaf en inrichting van applicaties rekening te houden met de eisen die aan de duurzame toegankelijkheid van digitale informatie worden gesteld en aan de maatregelen die getroffen moeten worden om de digitale duurzaamheid te kunnen waarborgen. Dit zijn eisen en maatregelen als het gebruik van open standaarden, tijdige conversie en migratie en de authenticiteit van de digitale archiefbescheiden. Bevinding Bij de ontwikkeling van DoMuS is rekening gehouden met de archiefwettelijke eisen voor duurzame toegankelijkheid. De functionaliteit die de duurzame toegankelijkheid waarborgt, de record management functionaliteit, is ingericht en wordt gebruikt maar het kerndepartement heeft zelf geen voorzieningen getroffen om de digitale duurzaamheid op termijn te regelen. Het ministerie neemt om die reden actief deel aan het programma DWR-Archief. EZ is lid van de Pagina 15 van 20

16 klankbordgroep DWR-archief en zal als eerste departement een pilot inrichten voor de aansluiting van DoMuS op DWR-Archief. Het Ministerie van EZ bewaart de papieren gescande documenten nog altijd in dagdozen. EZ heeft nog geen besluit voor Vervanging genomen, maar streeft er naar om dit op korte termijn te doen. Voor wat betreft de overige digitale archiefbescheiden, die niet in DoMuS zijn opgenomen, zijn geen voorzieningen getroffen voor de duurzame toegankelijkheid. Samenvattende conclusie Met de invoering van DoMuS en haar voorgangers bij het kerndepartement van EZ is de digitale duurzaamheid van de digitale archiefbescheiden en -bestanden nog niet zeker gesteld. Het ministerie zet in op de rijksbrede voorziening DWRarchief om deze digitale duurzaamheid te realiseren. De archiefbescheiden uit het systeem ATLAS, gebruikt door haar voorganger, bestaan al 8 jaar. Het is daarom urgent dat de preservering wordt geregeld. Aanbeveling Zorg ervoor dat DoMuS voldoet aan de aansluitvoorwaarden van DWRarchief.. Dring er samen met de andere ministeries, bij het programma DWR-Archief op aan dat er zo spoedig mogelijk concrete voorzieningen komen voor het duurzaam toegankelijk bewaren van digitale archiefbescheiden. Pagina 16 van 20

17 Bijlage 2 Verantwoording en bronnen De grondslag voor de conclusies en aanbevelingen wordt gevormd door de neerslag van de inspectiegesprekken zoals vastgelegd in de nota van bevindingen door de hieronder genoemde documenten en door gegevens uit de monitor van de Erfgoedinspectie. De nota van bevindingen is voor wederhoor afgestemd met de gesprekspartners bij het ministerie van EZ. Ook de concept rapportagebrief is voor wederhoor aan het ministerie voorgelegd. De inspectiegesprekken De inspectiegesprekken hebben plaatsgevonden op 27 november en 19 december 2012, 27 februari en 14 maart Deelnemers aan deze gesprekken waren: Ministerie van Economische Zaken De heer A.F.M. Litjens, Manager Digitale Informatievoorziening De heer S.NJ Tolido, senior adviseur bedrijfsvoering De heer drs R.P.M. de Louw senior adviseur bedrijfsvoering CIO office De heer R.P.A. Maduro, senior adviseur bedrijfsvoering CIO office De heer H.C. Geene, medewerker behandelen en ontwikkelen Directie Communicatie De heer drs. A.J. Rohde, Senior beleidsmedewerker De heer H. Schollaart, Senior beleidsmedewerker De heer mr. drs. P.I. Meijs, MT lid DG Bedrijfsleven en Innovatie De heer E. Klein, senior beleidsmedewerker De heer D.A. Serin, adviseur bedrijfsvoering, directie I&ICT De heer P. Dijkstra, recordmanager, directie I&ICT Erfgoedinspectie Mevrouw drs. M. Koomen De heer N.C.J. Chapel, inspecteur Pagina 17 van 20

18 De documenten Digitaal Werken bij EL&I, Project 1 DMS 11 juli 2012, versie 1.1 definitief Verslag Strategisch Informatieoverleg (SIO) EL&I - NA 13 juni 2012 Learning Guide DoMuS 6.0, onderdeel Wat wordt opgeslagen en geregistreerd in DoMuS Project 1 DMS EL&I Functioneel ontwerp DoMuS, 17 oktober 2012 Besturing en Beheersing (Governance) Documentmanagement/Digitaal Werken 9 oktober 2012 Beheersregeling Informatiebeheer (concept), 10 oktober 2012 Roadmap DMS , december 2012 PSA één DMS voor EL&I, november 2011 (concept) Verkenning Informatiehuishouding EZ, ADR, januari 2013 Organisatie CIO-raad, november 2011 Pagina 18 van 20

19 Bijlage 3 Duurzame digitale toegankelijkheid; een onderzoek van de Erfgoedinspectie De Erfgoedinspectie voert een onderzoek uit naar de duurzame toegankelijkheid van archiefbescheiden in een digitale omgeving. Aanleiding voor dit onderzoek is de ervaring van de Erfgoedinspectie, uit onder andere inspecties en de periodieke monitor, dat overheidsorganisaties geen duidelijk beeld hebben wat archiveren in een digitale omgeving precies inhoudt. Vaak wordt daaronder verstaan het archiveren in een document management systeem en worden gegevens in bedrijfssystemen over het hoofd gezien. Doel van het onderzoek is om inzicht te verkrijgen in de staat van de duurzame toegankelijkheid van digitale informatie bij de centrale overheid. Hierbij zal een vergelijking worden gemaakt met de situatie in 2005, zoals door de Erfgoedinspectie beschreven in het rapport Een dementerende overheid? In dit rapport werd gewezen op het risico dat er bij ondeugdelijk beheer van digitale informatie ernstige gaten in het bedrijfsgeheugen ontstaan. Belangrijk onderdeel van het onderzoek zijn de inspecties die tussen 2011 en 2013 bij 30 organisaties worden uitgevoerd. Deze organisaties vormen een doorsnee beeld van de centrale overheid. De bevindingen uit deze inspecties worden aangevuld met de uitkomsten van de monitor van de Erfgoedinspectie. In een later stadium zullen drie themagerichte onderzoeken naar digitaal archiefbeheer uitgevoerd worden. In een drietal overkoepelende publicaties zal de Erfgoedinspectie over de staat van de duurzame toegankelijkheid van digitale archiefbescheiden bij de centrale overheid rapporteren. Daarnaast zal elke van de geïnspecteerde zorgdragers een samenvattend rapport met aanbevelingen ontvangen. Uiteindelijke doelstelling van het onderzoek is een op termijn verbeterde praktijk, waarin de duurzame toegankelijkheid in een digitale omgeving voldoende wordt gewaarborgd. Pagina 19 van 20

20 Bijlage 4 De Erfgoedinspectie en het toezicht op de informatiehuishouding van de centrale overheid De Erfgoedinspectie houdt toezicht op een belangrijk deel van het Nederlandse erfgoed. De Erfgoedinspectie ziet in opdracht van de minister van OCW toe op de informatiehuishouding van de centrale overheid, op het behoud en beheer van de rijkscollectie, de nationaal beschermde cultuurvoorwerpen en -verzamelingen, de archeologische en gebouwde monumenten, de archeologische opgravingen en vondsten en de beschermde stads- en dorpsgezichten. Voor wat betreft het toezicht op de informatiehuishouding ligt de focus van de Erfgoedinspectie op de archivering en de duurzame toegankelijkheid van archiefbescheiden, zowel in de vorm van gegevens als documenten, zowel digitaal als niet-digitaal. Object van toezicht zijn de departementen en daaronder vallende diensten, de Hoge Colleges van Staat, de rechterlijke macht, publiekrechtelijke bestuursorganen, privaatrechtelijke bestuursorganen voor wat betreft de openbaar gezag taak en de organen van de publiekrechtelijke bedrijfsorganisatie. Pagina 20 van 20