Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

Transcriptie

1 Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap >Retouradres Postbus BL Den Haag Rijksgebouwendienst T.a.v. de algemeen directeur Mevrouw drs E.M. Klein Schiphorst Postbus MB DEN HAAG Datum 22 mei 2013 Betreft Inspectie digitale duurzaamheid Erfgoedinspectie IPC 3500 Rijnstraat 50 Den Haag Postbus BL Den Haag Contactpersoon A.D. Overbeeke T a.overbeeke@minocw.ni Onze referentie Uw referentie Bijlagen 3 Geachte mevrouw Klein Schiphorst, Hierbij bied ik u de rapportage aan van de inspectie die op 12 oktober 2012 is uitgevoerd naar de digitale informatiehuishouding bij uw organisatie. Doel van de inspectie is om antwoord te krijgen op de vraag in hoeverre de Rijksgebouwendienst (Rgd) risico's loopt op het gebied van de duurzame toegankelijkheid van digitale informatie en het digitale archief en voorts welke risico's dat zijn. Te beginnen met een algemeen beeld en de voornaamste conclusies en aanbevelingen, biedt deze rapportage inzicht in de belangrijkste risico's en de mogelijkheden tot verbetering op het gebied van de duurzame toegankelijkheid. Het primaire kader voor deze inspectie vormt de Archiefwet Algemeen beeld De Rgd is onderdeel van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. De taken van de Rgd komen voort uit zijn positie als grootste vastgoedbeheerder van het Rijk. 1 De Archiefwet is van toepassing op zowel de primaire als de ondersteunende taken. De Rgd heeft vestigingen in Arnhem, Eindhoven en Groningen. De hoofdvestiging zit in Den Haag. Met behulp van digitalisering heeft de Rgd in de afgelopen jaren de nodige inspanningen ter verbetering van de informatiehuishouding verricht. Zo is de organisatie in 2004 gestart met een nieuw informatiesysteem Digidos 1. Dit mei 2013 Pagina 1 van 17

2 project realiseerde de invoering van het 'Digitale Dossier' in Hiermee is een groot deel van de archiefbescheiden uit het primaire proces gedigitaliseerd. De volgende stap volgde begin 2013, namelijk de implementatie van Digidos 2, als vervanger van Digidos 1. De digitalisering van informatie uit het primaire en ondersteunende proces is hiermee gerealiseerd. De Erfgoedinspectie heeft op basis van deze inspectie een positieve indruk gekregen van de wijze waarop de Rgd de digitale informatiehuishouding heeft georganiseerd. Mijn algemene conclusie luidt dat de Rgd greep heeft op een groot deel van de digitale informatiehuishouding en voor het overgrote deel voldoet aan de archiefwettelijke eisen. Daaraan liggen de volgende bevindingen ten grondslag: De organisatie heeft een duidelijk beeld van de informatie die volgens haar onder de werking van de Archiefwet valt en heeft eveneens duidelijke uitgangspunten voor het digitaal werken en beheren van haar informatie. De organisatie is zodanig ingericht dat deskundigheid en formatie voldoen. Daarbij is er een duidelijk eigenaarschap en sturing van de informatiesystemen. Er zijn maatregelen getroffen voor de digitale duurzame toegankelijkheid zoals het ordenen op basis van een ordeningsplan, het toekennen van bewaartermijnen, het gebruik van metadata en het gebruik van open standaarden. De organisatie maakt gebruik van vastgestelde selectielijsten. Hoewel de organisatie grotendeels digitaal werkt, is de digitale informatiehuishouding nog niet compleet. Als gevolg hiervan is de situatie te onzeker om te garanderen dat de digitale informatie op termijn nog toegankelijk, vindbaar en raadpleegbaar is. Verschillende factoren dragen aan deze situatie bij: Een deel van de digitale archiefbescheiden blijft buiten beeld, zoals stukken die geen recordstatus krijgen, stukken op persoonlijke- en afdelingsschijven inclusief omgeving. Momenteel bestaat er zowel voor de primaire als de ondersteunende processen een hybride situatie. Hoewel er nu helemaal digitaal wordt gewerkt zijn papieren dossiers leidend. Daardoor zijn er twee informatiestromen naast elkaar ontstaan. Dubbel beheer komt de toegankelijkheid van informatie niet ten goede. Het is dan niet duidelijk of de digitale of papieren vorm als archiefbescheiden behandeld moeten worden. Pagina 2 van 17

3 In de verschillende documenten waarin de Rgd visie en beleid heeft vastgelegd ontbreekt expliciete aandacht voor digitale duurzaamheid. De Rgd geeft aan de ontwikkelingen van het moederdepartement te volgen. Vanuit die optiek kiest de Rgd ervoor geen eigen strategie op dit.gebied vast te leggen. Een systeem van sturing en control (kwaliteitszorg) ontbreekt. Er is geen overlegjen afstemming met het kerndepartement op het gebied van de digitale huishouding. Samenvattende conclusie De organisatie en kennjs rondom de digitalisering van de digitale informatiehuishouding is grotendeels op orde. De digitale informatiehuishouding is echter nog niet helemaal compleet. Als gevolg van het ontbreken van enkele belangrijke instrumenten bestaat het gevaar dat digitale informatie onrechtmatig vernietigd wordt of tegen de regels in te lang in systemen aanwezig blijft. Het risico is daardoor aanwèzig dat.de minister zich niet te allen tijde kan verantwoorden. Voornaamste aanbevelingen Ter ondervanging van bovengenoemd risico doe ik u de volgende aanbevelingen: Breng in beeld in welke applicaties en op welke persoonlijke- en afdelingsschijvén zich archiefbescheiden bevinden. Neem een besluit tot vervanging en hef de hybride situatie op. Geef de duurzame^igitale toegankelijkheid expliciet een plek in de beleidsvorming 'voor de periode op basis van het beleid van het moederdepartement. Zet een kwaliteitssysteem pp waarmee de kwaliteit van de digitale informatiehuishouding regelmatig wordt getoetst. In bijlage 1 gaat deze rapportage, aan de hand van zeven thema's, dieper in op de bevindingen en worden ér aanvullende en meer gedetailleerde aanbevelingen gedaan. Achtergrond Binnen de rijksoverheid;is afgesproken dat de kerndepartementen uiterlijk in 2015 digitaal werken eri dat uiterlijk in 2017 burgers en bedrijven digitaal zaken moeten kunnen doen met de overheid. Dit impliceert dat de informatiehuishouding van de meeste overheidsorganisaties op korte termijn volledig digitaal zal zijn. Een belangrijk aspect van de digitale Pagina 3 van 17

4 informatiehuishouding is het geheugen van de organisatie, zoals dit is vastgelegd in de verschillende informatiesystemen die samen het archief van de Rijksgebouwendienst vormen. Het spreekt voor zich dat de informatie in dit geheugen toegankelijk moet blijven, in ieder geval voor de periode dat deze informatie voor uw organisatie en andere belanghebbenden van belang is. In een digitale omgeving is de 'duurzame' toegankelijkheid niet vanzelfsprekend geregeld en geborgd. Voor de Erfgoedinspectie 2 is de digitalisering van de rijksoverheid aanleiding om een inspectieprogramma 3 uit te voeren dat zich richt op afspraken over de digitale informatiehuishouding en op toegankelijkheid, selectie, bewaring en vernietiging van informatie. De inspectie bij uw organisatie maakt onderdeel uit van dit programma. Graag ontvang ik van u een reactie op de in dit rapport gedane aanbevelingen. Zoals in de aankondigingsbrief is vermeld wordt deze rapportage openbaar gemaakt en op de website van de Erfgoedinspectie gepubliceerd. Een kopie van deze brief is gestuurd naar de CIO van BZK, drs. P. J. Welling en de Algemene Rijksarchivaris, Mr. M.J Berendse. Met vriendelijke groet. Mevr. drs. G.P.M. Scholte hoofdinspecteur collecties en archieven ; 3 Zie bijlage 4 voor een korte beschrijving van de Erfgoedinspectie Zie bijlage 3 voor een context-omschrijving van deze inspectie Pagina 4 van 17

5 Bijlage 1 De staat van de duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding en het digitale archief van de Rijksgebouwendienst aan de hand van zeven thema's. Digitale informatie en digitaal archief Informatie die binnen de werkprocessen gegenereerd en uitgewisseld wordt, vormt het archief van de organisatie. Deze informatie bevindt zich voor een' belangrijk deel in de verschillende applicaties en systemen die binnen de organisatie worden gebruikt. Eén van de randvoorwaarden voor een goed en duurzaam toegankelijk digitaal archief is een heldere en binnen de organisatie gedragen definitie van wat onder digitale archiefbescheiden en digitaal archief moet worden verstaan. Bevinding De Rgd valt zowel voor documenten die worden opgemaakt in het primaire proces als m het ondersteunende proces onder de Archiefwet. De Rgd maakte tot 2013 onderscheid tussen archiefbescheiden die voortkomen uit deze twee hoofdprocessen. In het 'Functioneel Ontwerp Archiefmodule Digitaal Dossier'staat dat alleen documenten voortkomend uit het primaire proces die de status Vecord' krijgen, als digitale archiefbescheiden worden beschouwd. Dit zijn alle documenten die objecten, klanten, projecten en leveranciers betreffen. Volgens de Rijksgebouwendienst zijn dit ca. 90% van de documenthuishouding. Al deze documenten worden opgeslagen in het document managementsysteem (DMS) Digidos 1 (vanaf 1 januari 2013 Digidos 2). Als een document een definitieve 'record' status krijgt dan krijgen alle voorafgaande versies daarvan ook automatisch die status. Krijgt het document geen 'record' status dan wordt het inclusief eventuele eerdere versies, niet als archiefbescheiden beschouwd De ' medewerker bepaalt of het stuk een 'record' status krijgt. Afspraken over e- mailberichten ontbreken. Archiefbescheiden die binnen het bedrijfsondersteunende proces worden opgemaakt of ontvangen worden geprint, geregistreerd in een apart postregistratiesysteem en gearchiveerd in de daarvoor bestemde papieren dossiers. Vanaf 1 januari 2013 worden deze stukken opgenomen in het DMS Digidos 2 dat vanaf die periode wordt geïmplementeerd. Hiermee is het Pagina 5 van 17

6 onderscheid tussen de informatiestromen uit het primaire en het secundaire proces vervallen. Zola'ng het besluit tot vervanging nog niet is geregeld blijven de papieren dossiers voorj beide processen leidend. Samenvattende conclusie De Rgd streeft er naar alle noodzakelijke (digitale) documenten uit het primaire proces op te slaan en'te archiveren in Digidos. De Rgd hanteert hiermee eèn heldere en binnen de organisatie gedragen definitie van het begrip archiefbescheiden voor het primaire proces. Met de ingebruikname van Digidos 2 geldt dit ook voor de ihformatiestromen uit het ondersteunende proces. Afspraken hierover evenals die over de omgeving ontbreken nog. Aanbevelingen Vul het'functioneel Ontwerp Archiefmodule Digitaal Dossier' aan met afspraken over informatie uit het ondersteunende proces en betrek hierbij ook de omgeving. Visie, beleid en architectuur De ontwikkelingen op bet gebied van de digitale informatiehuishouding en de digitale archivering volgen elkaar in snel tempo op. Het is onontbeerlijk voor een organisatie om een visie op en beleid voor de informatiehuishouding en het digitale archief te hebben. Visie en beleidsplan stellen het management in staat te beslissen over de te volgen strategie en te nemen stappen. Deze strategie heeft als doel om tot een zö doelmatig mogelijke informatiehuishouding te komen, met i inbegrip van de duurzame toegankelijkheid van digitale informatie. Bevinding De Rgd geeft vanaf 2004 aandacht aan de digitale informatievoorziening vanuit de gedachte: 'Veilige huisvesting en het voldoen aan wettelijke eisen, is een verplichting van de Rgd naar haar klanten. Hierover moet te allen tijde verantwoording afgelegd kunnen worden en daarop moet de informatievoorziening 1 ingericht worden.' 4 * Nota Informatiestrategie Pagina 6 van 17

7 In de periode tot 2012 zijn in een aantal beleidsdocumenten 5 uitganspunten voor digitalisering vastgelegd, zoals het, streven naar volledig digitaal werken. Belangrijke aandachtspunten zijn de implementatie van Digidos I, het standaardiseren van werkprocessen en het organiseren van ketenprocessen. i Kernpunten uit de beleidsvorming , waar momenteel aan wordt gewerkt, zijn een goedjen betrouwbaar beheer van bestaande iet- voorzieningen en het hebben van een volwaardig digitaal project/zaak/klantdossier. Daarnaast wordt verder gegaan mét de ontwikkeling en implementatie van een tweede systeem, Digidos 2, het digitale dossier waarin ook de bedrijfsondersteunende processen zijn meegenomen. Dit systeem vervangt Digidos 1. De Rgd hanteert NORA als referentiekader bij de inrichting van processen. In de praktijk wordt aandacht besteed aan d'e digitale duurzame toegankelijkheid, maar een visieen/of beleidsplan waarin dit onderwerp een plaats heeft is er niet. De organisatie heeft hiervoor geen plannen mét als argument dat ze de strategische plannen van BZK op dit gebied volgt.' Samenvattende conclusie Op basis van de documenten kunnen we opmaken dat er een duidelijke koers is uitgezet tot De Rgd werkt nu aan een béleidsplan voor de digitale informatievoorziening tot.2017 én hanteert als perspectief dat er uiteindelijk geheel digitaal gewerkt zal worden. Aandacht voor het behoud van de digitale toegankelijkheid ontbreekt. i " Aanbevelingen, Neem, in overieg, met BZK in het beleidsplan voor de periode expliciet de duurzame digitale toégankelijkheid een plek. Kwaliteitsmanagement en control Met de digitalisering vanjde informatiehuishouding is de hoeveelheid informatie explosief gegroeid en is het belang van betrouwbare en volledige informatie op de juiste tijd belangrijker dan ooit. Daarbij komt dat digitale informatie in alle haarvaten van de organisatie aanwezig is, maar tegelijkertijd minder grijpbaar is 5 Informatiemanagement bij de Rijksgebouwendienst, 2008 versie. Functioneel Ontwerp Archiefmodule Digitaal Dossier 2010, Informatièstrategie Pagina 7 van 17

8 dan in de tijd van papierén dossiers. De behoefte aan sturing en control op de informatiehuishouding is hierdoor sterk toegenomen. Met het vertalen van kwaliteitseisen naar toetsbare normen worden de kwaliteitseisen in overeenstemming gebracht metzowel wet- en regelgeving als met de taken en verantwoordelijkheden Van de organisatie. Met de inwerkingtreding van de Archiefregeling in 2G11 js kwaliteitsborging een archiefwettelijke verplichting geworden. Bevindingen 1 De Rgd heeft geen kwaliteitssysteem voor de digitale informatiehuishouding. Wel wordt incidenteel het informatiebeheer getoetst op bepalingen uit de archiefwetwetgeving, de beheersregels en onderlinge afspraken. De uitkomsten worden vastgelegd in rapportages postafhandeling en plaatsing documenten. Eind 2010 is er een inteme audit geweest op Digidos 1. De uitkomsten zijn meegenomen in de ontwikkeling van Digidos 2. Bij de audits die de Auditdienst Rijk uitvoert op processen zoals inkoop, facturatie en contracten wordt de volledigheid van het desbetreffende dossier meegenomen. Samenvattende conclusie Met het incidenteel toetsen van het informatiebeheer heeft de RGD een eerste stap gezet naar sturing en controle. Een duidelijk omschreven kwaliteitssysteem of plannen hier voor zijn,echter niet aanwezig. Aanbeveling Zet een kwaliteitssysteem op waarmee u de kwaliteit van de digitale informatiehuishouding regelmatig toetst. Organisatie en personeel i Bij een organisatie moet yoldoende kennis aanwezig zijn over de digitale informatiehuishouding en in het bijzonder de eisen die gesteld worden aan de digitale archivering. Voorts moet er voldoende personeel zijn om alle taken met betrekking tot de digitalej informatiehuishouding uitte voeren Concrete afspraken over het omgaan met digitale informatie, vastgelegd in een (on-line) handleiding of werkinstructies zijn noodzakelijk. Bevinding Pagina 8 van 17

9 De informatievoorziening is georganiseerd in drie afdelingen: 1.Strategische beleidsvorming 2. Voorbereiding en realisatie van vernieuwing van de informatievoorziening en 3. Beheer en onderhoud (DIV). Volgens de organisatie is er sprake van een goede samenwerking tussen DIV (professionele kennis van de archiefwettelijke voorschriften) en de afdeling vernieuwing van de informatievoorziening. De CIO van BZK is de eerst verantwoordelijke voor de digitale informatiehuishouding. De Rgd heeft een gemandateerde verantwoordelijkheid voor de informatievoorziening en de wijze waarop dossiervorming en archivering plaatsvindt. Duurzame digitale toegankelijkheid is sinds de Rgd-deelname aan het maandelijkse BZK-brede CIO-overleg (nu circa 1 jaar) nog niet aan de orde geweest. Er vindt hierover (vrijwel) nog geen afstemming plaats. De verantwoordelijkheden en bevoegdheden ten aanzien van het beheer van digitale informatiesystemen zijn vastgelegd in de Iet producten- en diensten catalogus en in Informatiemanagement bij de Rijksgebouwendienst. Het technisch beheer voor Digidos is uitbesteed aan een marktpartij. De RGD is van mening over voldoende medewerkers met voldoende kennis en competenties te beschikken om de taken op het gebied van de digitale informatievoorziening uit te kunnen voeren. Vanaf 2005 is er geïnvesteerd in kennis en competenties op het gebied van de digitale informatiehuishouding. Iedere vestiging heeft een div-medewerker die gespecialiseerd is in de digitale informatievoorziening en een ondersteunende en controlerende taak heeft. Samenvattende conclusie Bij de inrichting van de organisatie van de informatievoorziening is aandacht besteed aan beleid, vernieuwing en onderhoud waarbij zowel de technische als de archiefwettelijke kennis wordt samengebracht. Overleg en afstemming met het kerndepartement over duurzame digitale toegankelijkheid vindt niet plaats. Aanbevelingen Geen Pagina 9 van 17

10 Toegankelijkheid Om informatie te kunnen raadplegen, moet deze toegankelijk zijn. In de eerste plaats moet duidelijk zijn welke archiefbescheiden worden beheerd en in welke applicaties deze archiefbescheiden zich bevinden. Informatie moet geordend, beschreven en beheerd worden om op termijn toegankelijk te blijven. Het toekennen van metadata aan digitale informatie is een belangrijke voorwaarde voor de duurzame toegankelijkheid van digitale informatie. Bevinding De Rgd werkt sinds 2004 aan de invoering van het informatiesysteem Digidos 1 Dit project heeft erin geresulteerd dat sinds 2009 het Digitaal Dossier in gebruik is. Het systeem fungeert als DMS/RMA voor het grootste deel van de documenten die gerelateerd zijn aan objecten, projecten en klanten van de Rijksgebouwendienst. Een boomstructuur dient als ordeningsplan. De gegevens van deze documenten worden in de onderliggende 'oracle' database geregistreerd. Aan alle bescheiden uit het primaire proces die de organisatie als archief beschouwd worden automatisch metadata gekoppeld. Met de invoering van Digidos 2, begin 2013 worden ook de archiefbescheiden voortkomend uit de secundaire processen in het DMS/RMA opgenomen. Ook systeemdocumentatie over de applicaties (waarin archiefbescheiden worden beheerd en bewaard) wordt hierin vastgelegd, bewaard en voorzien van metadata. Hiermee wordt Digidos 1 afgesloten. Documenten uit de dynamische fase zijn opgenomen in Digidos 2, inclusief metadata en bewaartermijnen. Documenten uit het statische gedeelte zijn zonder bewaartermijnen geconverteerd. Reden hiervoor is dat de vernietiging niet automatisch plaats vindt omdat papieren dossiers (nog) leidend zijn. Als papieren dossiers worden vernietigd, worden de digitale dossiers handmatig vernietigd. Naast Digidos maakt de Rgd voor de financiële administratie gebruik van het facturensysteem CONDOR CI en voor tekeningen het teken/ontwerp programma AutoCAD. Documenten uit deze en andere applicaties die als archiefwaardig worden beschouwd worden in Digidos opgeslagen. In de omgeving en op persoonlijke en centrale schijven (de zogenaamde Q, H en Y schijven) kunnen zich archiefbescheiden bevinden, met onder andere documenten die het primair proces betreffen. De organisatie heeft geen compleet overzicht van in welke applicaties en op welke schijven zich deze archiefbescheiden zich bevinden. Pagina 10 van 17

11 Samenvattende conclusie Met de ingebruikname Van Digidos 1 en inmiddels Digidos 2 heeft de organisatie het overgrote deel van de archiefbescheiden ontsloten en toegankelijk gemaakt. Een deel van de digitale infornhatie valt daar buiten zoals archiefbescheiden op de schijven en de omgeving. Momenteel is de situatie voor archiefstukken uit beide processen hybride. Totdat vervanging is geregeld wordt alles uitgeprint en in papieren dossiers bewaard. Door dubbel is het niet duidelijk of de digitale of papieren vorm als archiefbescheiden behandeld moeten worden. Dit komt de toegankelijkheid van informatie niet ten goede. Aanbevelingen ' Breng in beeld in welke applicaties en op welke schijven zich archiefbescheiden bevinden en neem deze op jn Digidos 1 of Digidos 2. Neem zo snel mogelijk een besluit tot vervanging zodat de hybride situatie wordt beëindigd. Selectie en vernietiging In een digitale omgeving moet vooraf, al bij het inrichten van een applicatie, rekening gehouden worden met het verwijderen en vernietigen van gegevens. Selectie en vernietiging van digitale archiefbescheiden mag uitsluitend plaatsvinden op grond van een vastgestelde selectielijst. Enerzijds is voortijdige vernietiging van digitale archiefbescheiden verboden en houdt dit het risico in dat belangrijke informatie verdwijnt, waardoor problemen met de bedrijfsvoering kunnen ontstaan en geen of onvoldoende verantwoording kan worden afgelegd. Anderzijds is het in verband met de privacywetgeving van belang dat archiefbescheiden niet! langer bewaard worden dan de bewaartermijn voorschrijft. i - ' Bevinding De Rijksgebouwendienst maakt gébruik van de selectielijst Rijkshuisvesting voor de Rijksgebouwendienst voor het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties 2010 en voorgangers. In Digidos worden de bewaartermijnen uit deze selectielijst aan de archiefbescheiden gekoppeld op het moment dat het document een recordstatus krijgt. Vernietiging van digitale bestanden heeft nog niet plaatsgevonden ojndat de vernietigingstermijn voor digitale bestanden nog niet is bereikt. De vernietiging van stukken verloopt volgens een vastgestelde procedure. gina 11 van 17

12 De organisatie maakt gebruik van een rijksbrede lijst voor ondersteunende taken. Bij de ingebruikname van Digidos 2 (2013) worden meteen bewaartermijnen toegevoegd zodat een 'digitale achterstand' vermeden wordt. Aanbeveling Geen Duurzame digitale toegankelijkheid Digitale bestanden moeten actief onderhouden worden om gedurende hun bewaartermijn leesbaar en interpreteerbaar te blijven. Het is daarom van belang om bij aanschaf en inrichting van applicaties rekening te houden met de eisen voor duurzame toegankelijkheid. Afspraken hierover kunnen worden vastgelegd in een bewaarstrategie. Daarin moeten ook elementen als het gebruik van open standaarden, een voorziening voor tijdige conversie en migratie en bewaking van authenticiteit van de informatie opgenomen zijn. Bevinding In de praktijk is er aandacht voor de digitale duurzame toegankelijkheid. De organisatie verwijst voor de strategische plannen voor de digitale duurzaamheid naar het Ministerie van BZK. De Rgd heeft maatregelen getroffen voor het ordenen, het toekennen van bewaartermijnen en metadata en er worden open standaarden toegepast waardoor documenten langer leesblaar (duurzaam toegankelijk) blijven. Deze maatregelen betroffen in eerste instantie alleen documenten en systemen uit het primaire proces. Nu Digidos 2 in gebruik is genomen wordt de archiefvorming verdergaand geïmplementeerd. Het streven is om eens in de vijfjaar te onderzoeken of de bestanden nog steeds leesbaar zijn De organisatie heeft nog geen ervaring met het overbrengen van digitale bestanden maar is hier wel op voorbereid. In de Archiefmodule (RMA systeem) wordt gewerkt met workflow's die de bewaartermijnen hanteren en bewaken. Het overbrengen van dossiers (records) gaat gebeuren met behulp van een 'export tooi' waarbij de documenten worden omgezet in een duurzaam toegankelijk en open archiveringsformaat, PDF-A. De vereiste metadata kunnen bij de bijbehorende bestanden worden geëxporteerd. Pagina 12 van 17

13 Samenvattende conclusie De duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van een omvangrijk deel van de digitale informatie in Digidos is geborgd. Voor verwijdering en overbrenging bestaan vastgelegde.procedures: Het systeem ondersteunt dé eisen van duurzame toegankelijktveid en betrouwbaarheid. De organisatie maakt voor de strategische plannen voor digitale duurzaamheid gebruik van het ministerie van BZK. Aanbeveling Geef de duurzame digitale toegankelijkheid expliciet een plek in de beleidsvorming voor de periode op basis van het beleid van het moederdepartement.! Pagina 13 van 17

14 Verantwoording en bronnen De grondslag voor de conclusies en aanbevelingen wordt gevormd door de neerslag van hete inspectiegesprek zoals vastgelegd in de nota van bevindingen en door de hieronder genoemde documenten. De nota van bevindingen is voor wederhoor afgestemd met de gesprekspartners bij de Rgd. Ook de concept rapportagebrief is voor wederhoor aan de Rgd voorgelegd. Deelnemers aan het inspectiegesprek op 12 oktober 2012: Rijksgebouwendienst De heer J. Madeira, adviseur bedrijfsvoering met als vakgebied digitale documentaire informatievoorziening. De heer drs. G. van der Meij, informatiemanager. De heer J.A. Servaas, service level manager. Erfgoed inspectie Mevrouw drs. P. Velthuijs-Bechthold, inspecteur Mevrouw drs. A. Overbeeke, inspecteur Deelnemers aan het gesprek op 13 mei 2013 Rijksgebouwendienst De heer J. Madeira, adviseur bedrijfsvoering met als vakgebied digitale documentaire informatievoorziening. Erfgoedinspectie Mevrouw drs. P. Velthuijs-Bechthold, inspecteur Mevrouw drs. A. Overbeeke, inspecteur Pagina 14 van 17

15 Bronnen Digidos 2 datamodel versie Functioneel Ontwerp Archiefmodule Digitaal Dossier -v0.5 September ' > ICT producten- en dienstencatalogus 2012 i Informatiemanagement bij de Rijksgebouwendienst, inrichtingsvoorstel. 4 september 2008, versie 1.0 Informatiestrategie Update van diverse documenten beleidskaders & architectuur 20 december 2010 Bijlage, behorende bij de deelrapportage van deelproject IV Beleidskaders & Architectuur" dat als onderdeel van Actieplan Ontwikkeling informatievoorziening Rijksgebouwendienst uitgevoerd wordt. Pagina 15 van 17

16 Bijlage 2 Duurzame digitale toegankelijkheid; een onderzoek van de Erfgoedinspectie De Erfgoedinspectie voert een onderzoek uit naar de duurzame toegankelijkheid van archiefbescheiden in een digitale omgeving. Aanleiding voor dit onderzoek is de ervaring van de Erfgoedinspectie, uit onder andere inspecties en de periodieke monitor, dat overheidsorganisaties geen duidelijk beeld hebben wat archiveren in een digitale omgeving precies inhoudt. Vaak wordt daaronder verstaan het archiveren in een document management systeem en worden gegevens in bedrijfssystemen over het hoofd gezien. Doel van het onderzoek is om inzicht te verkrijgen in de staat van de duurzame toegankelijkheid van digitale informatie bij de centrale overheid. Hierbij zal een vergelijking worden gemaakt met de situatie in 2005, zoals door de Erfgoedinspectie beschreven in het rapport Fen dementerende overheid? In dit rapport werd gewezen op het risico dat er bij ondeugdelijk beheer van digitale informatie ernstige gaten in het bedrijfsgeheugen ontstaan. Belangrijk onderdeel van het onderzoek zijn de inspecties die tussen 2011 en 2013 bij 30 organisaties worden uitgevoerd. Deze organisaties vormen een doorsnee beeld van de centrale overheid. De bevindingen uit deze inspecties worden aangevuld met de uitkomsten van de monitor van de Erfgoedinspectie. In een later stadium zullen drie themagerichte onderzoeken naar digitaal archiefbeheer uitgevoerd worden. In een drietal overkoepelende publicaties zal de Erfgoedinspectie over de staat van de duurzame toegankelijkheid van digitale archiefbescheiden bij de centrale overheid rapporteren. Daarnaast zal elke van de geïnspecteerde zorgdragers een samenvattend rapport met aanbevelingen ontvangen. Uiteindelijke doelstelling van het onderzoek is een op termijn verbeterde praktijk, waarin de duurzame toegankelijkheid in een digitale omgeving voldoende wordt gewaarborgd. Pagina 16 van 17

17 Bijlage 3 De Erfgoedinspectie en het toezicht op de informatiehuishouding van de centrale overheid De Erfgoedinspectie houdt toezicht op een belangrijk deel van het Nederlandse erfgoed. De Erfgoedinspectie ziet in opdracht van de minister van OCW toe op de informatiehuishouding van de centrale overheid, op het behoud en beheer van; de rijkscollectie, de nationaal beschermde cultuurvoorwerpen en -verzamelingen, de archeologische en gebouwde monumenten, de archeologische opgravingen en vondsten en de beschermde stads- enjdorpsgezichtén. Voor wat betreft het toezicht op de informatiëhuishouding ligt de focus van de Erfgoedinspectie op de archivering en de duurzame toegankelijkheid van archiefbescheiden, zowel in de vorm van gegevens als documenten, zowel digitaal als niet-digitaal. Object van toezicht zijn de departementen en daaronder vallende diensten, de Hoge Colleges van Staat, de rechterlijke macht, publiekrechtelijke bestuursorganen, privaatrechtelijke bestuurorganen voor wat betreft de openbaar gezag taak en de organen van de publiekrechtelijke bedrijfsorganisatie. Pagina 17 van 17