De duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding en het digitale archief

Transcriptie

1 Erfgoedinspectie M/n/sterie van Onderwys, Cu/tuur en Wetenschap CIBG De duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding en het digitale archief

2 CIBG De duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding en het digitale archief Oktober 2014 Pagina 1 van 19

3 De Erfgoedinspectie en het toezicht op de informatiehuishouding van de centrale overheid Missie Met alert en proportioneel toezicht brengt de Erfgoedinspectie het behoud (en beheer) van cultureel erfgoed en overheidsinformatie naar het gewenste kwaliteitsniveau met het oog op de duurzame toegankelijkheid en beschikbaarheid. Visie De inspectie vindt dat een goed functionerende interne systematische kwaliteitszorg bijdraagt aan een betere naleving van wet- en regelgeving. Zij ziet daar een eigen verantwoordelijkheid voor organisaties en stimuleert een systematische kwaliteitszorg bij de organisaties. In haar optreden is de inspectie zacht waar het kan en hard waar het moet en treedt zij zo nodig op. Toezicht op de overheidsinformatie Voor wat betreft het toezicht op de overheidsinformatie ligt de focus van de Erfgoedinspectie voor een belangrijk deel op de duurzame toegankelijkheid van het digitale archief en de digitale archiefbescheiden, zowel in de vorm van data als documenten. Object van toezicht zijn de departementen en daaronder vallende diensten, de Hoge Colleges van Staat, de rechterlijke macht, publiekrechtelijke bestuursorganen, privaatrechtelijke bestuursorganen voor wat betreft de taken met openbaar gezag en de organen van de publiekrechtelijke bedrijfsorganisatie. Pagina 2 van 19

4 Inhoud Inleiding 4 1. Algemeen beeld 5 2. Digitale archiefbescheiden en digitaal archief 6 3. Visie, beleid en architectuur 8 4. Kwaliteitsmanagement, audits en control 9 5. Besturing, organisatie en personeel Toegankelijkheid Waardering, selectie en vernietiging Digitale overbrenging Digitale duurzaamheid 16 Bijlage 1 Verantwoording en bronnen 17 Bijlage 2 Het inspectieprogramma duurzame digitale toegankelijkheid 18 Pagina 3 van 19

5 Inleiding Dit rapport gaat over de duurzame toegankelijkheid van de digitale archieven van het CIBG. Het rapport is een bijlage bij brief van 3 oktober In dit rapport wordt in de meest brede zin ingegaan op de vraag hoe het digitale archief van het CIBG er kwalitatief voor staat en wat de eventuele tekortkomingen en verbetermogelijkheden zijn. Het rapport is ingedeeld in een algemeen beeld gevolgd door acht hoofdstukken die ieder een thema behandelen dat bepalend is voor de kwaliteit van het digitale archief. Ieder hoofdstuk begint met een introductie waarin de archiefwettelijke norm en of de digitaliseringsdoelstelling van de rijksoverheid is opgenomen. De introductie wordt gevolgd door de bevindingen van de inspectie, een samenvattende conclusie en aanbevelingen. In de bijlagen is de verantwoording en een overzicht van het geraadpleegde materiaal opgenomen en een korte toelichting op het inspectieprogramma van de Erfgoedinspectie en op de taak van de Erfgoedinspectie. Pagina 4 van 19

6 1. Algemeen beeld Het CIBG is een agentschap van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS). De minister van VWS is zorgdrager voor het CIBG. Het CIBG draagt zorg voor een betrouwbare verzameling en verwerking van (gecertificeerde) gegevens en de uitlevering daarvan aan gebruikers. Voorbeelden zijn het Donorregister waarin is vastgelegd welke burgers hun organen wel of niet beschikbaar stellen voor transplantatie na overlijden en het UZI-register dat elektronische identificatie van zorgverleners mogelijk maakt. Het CIBG heeft de ambitie om binnen de rijksoverheid de organisatie te worden op het gebied van registers. Het CIBG is de afgelopen periode sterk gegroeid waarbij steeds afdelingen, registratiesystemen en hun werkwijzen aan de organisatie zijn toegevoegd. Dit is er mede de oorzaak van dat het archiefbeheer van het CIBG nu versnipperd is vormgegeven. Het CIBG kent nog voor een groot deel papieren archivering, maar beschikt in de registratiesystemen en de kantoorautomatiseringsapplicaties ook over digitale archiefbescheiden. De sturing op de archivering vindt per afdeling op een andere manier plaats, er is geen overkoepelende regie. In verband met rijksbrede doelstellingen voor digitalisering, waarbij het CIBG wil aansluiten, en een aanstaande verhuizing gaan er grote veranderingen plaats vinden bij het CIBG. De organisatie wil afscheid nemen van het papier en digitaal werken en archiveren in de processen waar dat kan en daarbij de informatieorganisatie en de informatiehuishouding zoveel mogelijk standaardiseren, uniformeren en harmoniseren. Dit voornemen is uitgewerkt in vier verschillende documenten: Het Strategisch Businessplan (concept), de /-strateg/e(concept), de ivisie CIBG en het Projectvoorstel Digitaliseren Archieven. In de stukken worden de data 2015 en 2017 als einddatum genoemd. Uit alle stukken blijkt dat CIBG grip wil hebben op haar informatie en compliant wil zijn aan de geldende wet- en regelgeving. Daarnaast vindt de organisatie de kwaliteit van gegevens heel belangrijk. Dit komt goed tot uitdrukking in alle visiedocumenten en in de huidige praktijk van de organisatie van het archiefbeheer. De visiedocumenten besteden echter nauwelijks aandacht aan het langdurig bewaren en vernietigen en de functie die digitale archivering heeft in de informatiehuishouding en de organisatie. Alleen het Projectvoorstel, dat met name gericht is op het digitaliseren en vervangen van het papieren archief besteedt aandacht aan de archiefwettelijke eisen. Er is geen samenhang tussen het projectvoorstel en de visiedocumenten. Een ander zorgpunt is dat het CIBG Pagina 5 van 19

7 nu slechts gedeeltelijk beschikt over instrumenten die voorwaardelijk zijn voor de goede, geordende en toegankelijke staat van de toekomstige digitale informatiehuishouding. Zo is er alleen voor een gedeelte van de registertaken een vastgestelde selectielijst met bewaartermijnen en er is nog geen organisatie breed ordeningsplan. Het CIBG beschikt ook niet over een overzicht van haar digitale archiefbescheiden en kaders en werkinstructies voor het toekomstig digitaal archiefbeheer en er is niet vastgesteld wat onder (digitale) archiefbescheiden moet worden verstaan. Inmiddels is het platform Filenet gekozen ter ondersteuning van de digitalisering. Het is de bedoeling daar in ieder geval de beleids- en ondersteunende digitale archiefbescheiden in te beheren en archiveren. Het merendeel van de registeren uitvoeringstaken zal straks in dit of in een ander systeem digitaal worden beheerd en gearchiveerd. Om te kijken welke register- en uitvoeringstaken in Filenet terecht komen worden nu fit gap analyses uitgevoerd. Het voornemen om alle aanwezige papieren archiefbescheiden te digitaliseren en vervolgens te vervangen is in beraad genomen. Een besluit hierover is nog niet genomen. Ook is nog onduidelijk hoe de personele bezetting voor de toekomstige organisatie wordt ingevuld, de expertise voor duurzame toegankelijkheid is tijdelijk in de organisatie aanwezig maar nog niet structureel. Wel is voorgenomen om een afdeling Informatievoorziening IV in te richten die onder andere het informatiebeleid zal bepalen voor het CIBG. Samenvattende conclusie Het CIBG heeft een duidelijk einddoel voor ogen wat betreft het digitaal werken en archiveren. Het CIBG wil daarbij voldoen aan de eisen die de Archiefwet stelt. In meerdere visies en een projectvoorstel zijn deze ambities vastgelegd. Deze kennen echter geen samenhang en een uitvoeringsprogramma ontbreekt. Ook moet er voor het realiseren van de ambities nog veel gebeuren, terwijl de einddatum (2015) dichtbij is. Een aantal voorwaardelijke basisinstrumenten is niet aanwezig en er is nog te veel onduidelijkheid hoe de gestelde doelen te bereiken wat betreft de inrichting van de informatieorganisatie en de informatiehuishouding zelf. Het is van groot belang dat CIBG de eisen voor duurzame digitale archivering nu goed verankert in de plannen en de uitvoering daarvan. Anders bestaat het risico dat de zorgvuldige waarborgen die het CIBG voor staat met betrekking tot kwaliteit van en inzicht in zijn belangrijke maatschappelijke registergegevens niet kan waarmaken. Pagina 6 van 19

8 Aanbevelingen Breng samenhang in de bestaande visies en plannen voor de digitale informatiehuishouding en besteed daarin aandacht aan digitale archivering zoals het langdurig bewaren en vernietigen van het digitale archief. Werk dit vervolgens uit in een uitvoeringsprogramma en stuur stevig op de duurzame digitale toegankelijkheid. Pagina 7 van 19

9 2. Digitale archiefbescheiden en digitaal archief Het digitale archief van een organisatie wordt gevormd door de informatie die in relatie tot de werkprocessen wordt gegenereerd, vastgelegd en bewaard. Deze informatie bevindt zich in de verschillende applicaties en systemen die worden gebruikt. Eén van de voorwaarden voor een goed en duurzaam toegankelijk digitaal archief is een heldere en binnen de organisatie gedragen definitie van wat onder digitale archiefbescheiden en digitaal archief moet worden verstaan. Bevinding Het CIBG valt onder het zorgdragerschap van de minister van VWS. Deze beschikt over een Regeling archiefbeheer VWS (1999). Deze regeling geeft geen definitie van wat onder archiefbescheiden moet worden verstaan en is volgens de Erfgoedinspectie gedateerd. Alhoewel de regels van toepassing zijn op het CIBG, heeft het CIBG gekozen om zijn informatievoorziening zelfstandig in te richten. In de verschillende visiedocumenten van het CIBG (zie hoofdstuk 3) komen de termen 'informatie', 'gegevens' en 'archieven' voor. Er wordt niet duidelijk gemaakt wat de reikwijdte is van deze begrippen binnen de organisatie. Het CIBG is de afgelopen periode sterk gegroeid, er zijn nieuwe zorgregister- en uitvoeringstaken aan de organisatie toegevoegd. De organisatie kent daardoor een veelzijdigheid aan processen (ongeveer 30) die hun document- en archiefbeheer historisch op een verschillende manier hebben ingericht. De overkoepelende lijn is dat papieren archivering nu nog leidend is omdat de digitale archivering nog niet is geborgd. Deze afspraak is niet vastgelegd binnen de organisatie. Bij de inspectie van verschillende registraties 1 bleek echter dat in sommige gevallen, zoals het Donorregister, volledige digitale afhandeling en archivering van een registratie plaats vindt. Bij andere registers worden onderliggende stukken op papier gearchiveerd en gebeurt alleen de registratie digitaal. Het komt ook voor dat gescande archiefbescheiden aan de registratiesystemen worden gekoppeld en de papieren originelen worden gearchiveerd en bewaard. Voor wat betreft de archivering van het archief van de ondersteunende - en de beleidsprocessen geldt hetzelfde. Deze vinden op papier, digitaal of dubbel uitgevoerd plaats. 1 Achtereenvolgens de registratie Verklaring Vakbekwaamheid (W), het UZI- en het Donorregister. Het UZI- en het Donorregister zijn de grootste registers van het CIBG, de registratie Verklaring Vakbekwaamheid is relatief klein. De taken van CIBG zijn zeer divers. Het CIBG heeft nog meer registertaken zoals het Schoolleidersregister, maar heeft ook het Bureau Medicinale Cannabis onder haar hoede. Pagina 8 van 19

10 Het CIBG wil om verschillende redenen op korte termijn volledig digitaal gaan werken en archiveren (zie hoofdstuk 3) Samenvattende conclusie Het archief van het CIBG is op dit moment geheel hybride en voor een deel ook dubbel, zowel digitaal als in papieren vorm. Het CIBG heeft geen definitie van digitale archiefbescheiden en digitaal archief vastgelegd. De oorzaak hiervan is tweeledig; het informatiebeheer bij het CIBG is versnipperd en de organisatie neemt het standpunt in dat papieren archivering nu nog leidend is, deze afspraak is niet geformaliseerd en alleen mondeling bekend. Het CIBG beschikt nu echter ook al over digitale archiefbescheiden die geen neerslag op papier kennen, dus het ingenomen standpunt is in tegenspraak met de werkelijkheid. Hierdoor loopt het CIBG het risico dat het huidige digitale archief buiten de kaders van de Archiefwet valt. Voor de toekomstige situatie waarin alle archivering volledig digitaal plaats zal vinden is het noodzakelijk een eenduidige definitie van digitale archiefbescheiden en digitaal archief vast te stellen. Aanbeveling Stel eenduidig vast wat CIBG als digitale archiefbescheiden en digitaal archief beschouwt en neem dit op in een formeel kader (zie ook hoofdstuk 5) 3. Visie, beleid en architectuur De overheid wordt digitaal. Omdat het technisch mogelijk is, uit kosten- en efficiencyoverwegingen, om een betere dienstverlening te kunnen bieden en om het 'nieuwe werken' te kunnen faciliteren. Het is dan ook beleid van de rijksoverheid dat overheidsorganisaties volledig digitaal gaan werken, met inbegrip van duurzaam digitaal archiveren. In uiteenlopende beleidsstukken, programmaplannen en architectuurmodellen is de strategie, het beleid en de verdere uitwerking vastgelegd. Het is belangrijk dat overheidsorganisaties op basis hiervan een 'eigen' aansluitende visie en strategie op de digitale informatiehuishouding ontwikkelen en dat duurzame toegankelijkheid in de informatiearchitectuur is opgenomen. Dit schept duidelijkheid over de te volgen koers om tot een zo doelmatig mogelijke informatiehuishouding te komen, inclusief expliciete aandacht voor de duurzame toegankelijkheid van het digitale archief. Pagina 9 van 19

11 Bevinding Het CIBG heeft onlangs een veranderproces ingezet. De uitgangspunten van dit veranderprogramma zijn vastgelegd in het Strategisch Businessplan (concept), de ivisie en de I-strategie (concept). Het CIBG heeft de ambitie om binnen de rijksoverheid de organisatie te worden op het gebied van registers voor (gewaarmerkte) identiteiten. Op dit moment bestaat er binnen de organisatie een grote diversiteit aan systemen en procedures. Het CIBG beschrijft in het Businessplan en de visies de ambitie om de organisatie en daarmee de informatiehuishouding te uniformeren, harmoniseren en standaardiseren. Het CIBG wil bovendien digitaliseren in alle werkprocessen waar dat kan en het aantal (registratie-)applicaties (nu ruim 25) zoveel mogelijk terugdringen. Een belangrijke motivatie voor het veranderproces en het digitaal werken is dat de samenleving digitaliseert, zich steeds meer verplaatst richting internet en de gebruiker die zelf de regie wil voeren over zijn gegevens. Het CIBG sluit aan bij de rijksbrede doelstellingen voor digitalisering. In de ivisie staat : "Door specifieke aandacht voor digitalisering, hergebruik gegevens en selfserviceportalen kan het CIBG voldoen aan de doelstelling van SG09, namelijk: "In 2017 werkt de rijksdienst volledig digitaal, zowel in dienstverlening naar burgers als qua organisatie (tijd-, plaats- en apparaatonafhankelijk werken)". Het CIBG besteedt in zijn aanpak nauwelijks aandacht aan duurzame digitale toegankelijkheid. Een tweede motief voor het CIBG om papierloos te willen werken is de verhuizing in 2015 naar een andere locatie. Op de nieuwe locatie wordt het aantal meter voor papieren archief teruggebracht van zes naar maximaal één meter per persoon. Het CIBG wil papier vervangen (zie ook hoofdstuk 8) en eind 2015 beschikken over een centraal ECM platform waarmee digitaal documentbeheer en record management worden gerealiseerd. Dit voornemen is vastgelegd in het Projectvoorstel Digitaliseren Archieven CIBG. Hier in stelt de organisatie dat dubbele zorgplicht voor archiefstukken zoveel mogelijk voorkomen dient te worden, documenten zijn of op papier of digitaal. Daarnaast benadrukt het CIBG in het voorstel op meerdere punten de verplichting om te voldoen aan van toepassing zijnde wet en regelgeving zoals de Archiefwet. De activiteiten in het voorstel zijn slechts op hoofdlijnen uitgewerkt. Ook heeft het Projectvoorstel nauwelijks samenhang met boven genoemd Businessplan en de visies, dit blijkt bijvoorbeeld uit het feit dat in het voorstel en de visies verschillende einddata worden genoemd. Hierdoor loopt het CIBG het risico dat de digitale archivering wordt ingericht, los van de wijzigingen in het applicatielandschap bij het CIBG, waardoor de informatievoorziening los kan komen te staan van de archivering. Pagina 10 van 19

12 Samenvattende conclusie Het CIBG beschikt niet over een integrale visie en beleidsplan voor het langdurig toegankelijk houden van de digitale informatie. Het CIBG wil in 2015/2017 volledig digitaal werken en archiveren. Ook wil de organisatie de nu bestaande taken, waarin het informatiebeheer versnipperd is vormgegeven, zoveel mogelijk uniformeren en harmoniseren. De visie is op dit moment nog een stip op de horizon. In de verschillende visiestukken is niet concreet uitgewerkt hoe deze ambitie te realiseren. Alleen in het Projectvoorstel Digitaliseren Archieven dat zich beperkt tot het digitaliseren van bestaande papieren archieven wordt aandacht besteed aan de duurzame digitale toegankelijkheid. Daarin is ook aangegeven dat het CIBG het belangrijk vindt om aan de eisen van de Archiefwet te voldoen, maar dit is slechts op hoofdlijnen uitgewerkt. Het projectvoorstel aan de ene kant en het businessplan en de beide visies aan de andere kant kennen geen samenhang. Aanbevelingen Breng samenhang in de bestaande visies en plannen voor de digitale informatiehuishouding en besteed daarin aandacht aan digitale archivering. Werk dit vervolgens uit in een uitvoeringsprogramma, waarin duurzame toegankelijke archivering een plaats krijgt. Neem en gebruik kennis voor duurzame digitale toegankelijkheid van de zorgdrager, het ministerie van VWS, en overheidsorganisaties met vergelijkbare processen zoals DUO. 4. Kwaliteitsmanagement, audits en control Intern toezicht en control, audits, kwaliteitsmanagement en een vastgesteld normenkader zijn belangrijke elementen die ingezet kunnen worden bij het op orde krijgen en houden van de digitale informatiehuishouding. Met de inwerkingtreding van de Archiefregeling in 2010 is het toepassen van een kwaliteitssysteem een archiefwettelijke verplichting geworden. Bevinding Het CIBG streeft naar hoge kwaliteit van de registerinformatie. In de Business Strategie schrijft CIBG "als registerorganisatie garanderen wij dat onze gegevens juist en actueel, veilig en beschermd en 24/7 toegankelijk zijn" en "Alle medewerkers beschikken over kwalitatief hoogwaardige gegevens voor zover zij die nodig hebben voor de uitoefening van hun functie. Deze eis impliceert dat de gegevenseigenaar gegevens die ontstaan in het primaire proces direct vastlegt en raadpleegt. Ook wordt actief gecontroleerd op en gerapporteerd over de kwaliteit van gegevens". Ook hier geldt dat in de huidige situatie de inrichting van Pagma 11 van 19

13 kwaliteitstoetsen per proces verschillend is ingericht. Het CIBG heeft voor verschillende registerprocessen een ISO 9001 certificering. Bij de inspecties van enkele werkprocessen rond de huidige registertaken van het CIBG viel op dat de gesprekspartners kwaliteit van gegevens belangrijk vinden. Er zijn diverse dubbele controles op handmatige invoer van data. Een kwaliteitssysteem voor archivering is er bij de geïnspecteerde werkprocessen niet. Samenvattende conclusie Het CIBG hecht grote waarde aan kwaliteit van zijn registergegevens. Dat is ook vastgelegd in de visiedocumenten. Er is echter nu geen sprake van systematische kwaliteitsborging voor het archiefbeheer en kwaliteitscontroles zijn per taak verschillend ingericht. Voor de toekomstige digitale archivering ontbreken plannen voor een kwaliteitssysteem, inclusief toetsbare normen voor duurzame digitale toegankelijkheid, deze kunnen helpen om de digitale archivering goed in te richten. Aanbevelingen Richt in samenhang met de al bestaande kwaliteitscontroles een systeem van toetsing in voor het digitale archief zodra dit in de organisatie is geïmplementeerd. 5. Besturing, organisatie en personeel De eindverantwoordelijkheid voor de digitale informatiehuishouding ligt, conform het begrip zorgdragerschap in de Archiefwet 1995, bij het bestuur van de archiefvormende overheidsorganisatie. Het is belangrijk dat de sturing op de digitale informatiehuishouding goed is ingericht en dat de verantwoordelijkheden goed zijn afgebakend en zijn vastgelegd. Er moet voldoende personeel zijn om alle taken met betrekking tot de digitale informatiehuishouding uit te kunnen voeren en er moet voldoende kennis aanwezig zijn, in het bijzonder over de eisen die gesteld worden aan de digitale archivering en duurzame toegankelijkheid. Ook dit zijn archiefwettelijke eisen, vastgelegd in het Archiefbesluit Digitaal werken impliceert dat iedere medewerker digitale archiefbescheiden creëert, bewerkt, opslaat en van metagegevens voorziet. Dit noodzaakt tot een duidelijke afbakening van verantwoordelijkheden, vastgelegde autorisaties en goede afspraken over het omgaan met digitale informatie. Bevinding Het CIBG valt onder het zorgdragerschap van de minister van VWS. Het departement speelt geen grote rol in de duurzame (digitale) archivering van het Pagina 12 van 19

14 CIBG, het CIBG richt dit zelfstandig in. Bij specifieke vragen wordt er wel contact opgenomen. De sturing op de informatiehuishouding is versnipperd belegd en vastgelegd. Het wordt per taak op een verschillende manier ingericht, veelal zonder vastgelegde instructies. Er is een centraal team DIV, bij de afdeling Bedrijfsvoering, dat het archief van enkele afdelingen binnen het CIBG ondersteunt. Hiervoor bestaat een Werkinstructie Postafhandeling en Archiefbeheer. Het beleid voor de (centrale) informatievoorziening is nu belegd bij de afdeling Organisatie en Ontwikkeling maar in de praktijk pakt de afdeling Bedrijfsvoering de belangrijkste zaken op. Er is in de huidige situatie geen samenwerking tussen ICT en team DIV. Het CIBG heeft voor verschillende taken op het gebied van de informatiehuishouding expertise ingehuurd, zoals voor het opstellen van een selectielijst, het inrichten van een ordeningsplan en voor het op orde krijgen van het papieren archief. Ook voor het opstellen van het Projectvoorstel Digitaliseren Archieven CIBG is extern advies gevraagd. Er is niet vastgelegd hoe de kennis van externen bij vertrek te behouden voor de organisatie. In het kader van de majeure veranderingen in de organisatie en informatiehuishouding (zie hoofdstuk 3) onderzoekt het CIBG de governance voor de toekomstige situatie. In de I-strategie en het Strategisch Businessplan beschrijft CIBG hoe men de organisatie van informatievoorziening op langere termijn wil vormgeven. Het CIBG kiest daarbij voor het invoeren van een afdeling informatievoorziening (IV). Deze afdeling zal verantwoordelijk zijn voor het bereiken van een efficiënte en effectieve informatievoorziening waarbij alle afdelingen de beschikbaarheid hebben over juiste, tijdige en volledige informatie. Belangrijkste taken van de nieuwe afdeling zijn het bepalen van het informatiebeleid en de standaarden, het definiëren van de informatiebehoefte vanuit de vraag, het koppelen daarvan aan de technische mogelijkheden en het beheren van de informatiestromen. De afdeling zal vallen onder de CIO van het CIBG. De nieuwe rol van informatievoorziening maakt de afdeling ICT tot voornamelijk een leverende partij. In de I-strategie en het businessplan is geen aandacht besteed aan de sturing op de duurzame digitale toegankelijkheid van de informatiehuishouding noch aan de uitwerking van de nieuwe DIV-organisatie. Uit de plannen blijkt wel dat het CIBG beseft dat deze een ingrijpende aanpassing vragen van het informatie- en IT landschap en bovenal van cultuur en werkwijzen. In de uitwerking van de benodigde functies voor digitale archivering en de sturing daarop is in de I-strategie en het Strategisch Businessplan echter niet voorzien. Pagina 13 van 19

15 Samenvattende conclusie De sturing op de informatiehuishouding bij het CIBG, die nu op diverse plaatsen belegd is, gaat ingrijpend veranderen. In de diverse plannen is een voorschot genomen op de inrichting hiervan. In de sturing op en uitvoering van de duurzame digitale toegankelijkheid is in de plannen echter niet voorzien. Het is belangrijk dat de sturing op de digitale informatiehuishouding goed is ingericht en dat de verantwoordelijkheden goed zijn afgebakend en zijn vastgelegd, zeker nu de organisatie zo in beweging is en veel kennis extern is ingehuurd. Anders bestaat het risico dat dat bij de inrichting van de nieuwe organisatie de duurzame digitale toegankelijkheid wordt veronachtzaamd en de expertise voor het duurzaam digitaal beheer ontbreekt. Aanbevelingen Besteed in het Strategisch Businessplan en in de I-strategie aandacht aan de sturing op de digitale informatiehuishouding en daarmee op de duurzame digitale toegankelijkheid. Leg de verantwoordelijkheden voor duurzame digitale toegankelijkheid vervolgens vast in een kader. Zorg ervoor dat het CIBG structureel kan beschikken over expertise voor duurzame digitale toegankelijk en verbindt deze kennis met de nieuwe IVafdeling. 6. Toegankelijkheid In de digitale omgeving neemt de hoeveelheid informatie exponentieel toe. Dit geldt ook voor de informatie in de documentmanagement systemen en andere systemen waarin zich digitale archiefbescheiden bevinden. Deze digitale informatie moet goed toegankelijk zijn en blijven. Een eerste vereiste voor een goed toegankelijk en raadpleegbaar digitaal archief is duidelijkheid over welke digitale archiefbescheiden er worden beheerd en in welke applicaties deze archiefbescheiden zich bevinden. Het tweede vereiste is dat de digitale informatie goed geordend en beheerd wordt. Belangrijke voorwaarden hierbij zijn onder andere het toekennen van metadata en eenduidige afspraken over naamgeving en omschrijving. Voorwaarden van andere aard liggen op het gebied van de gebruiksvriendelijkheid van de systemen, zoals een goede zoekfunctionaliteit, gemakkelijke en intuïtieve navigatie en een overzichtelijke indeling. Bevinding CIBG beheert zijn archiefbescheiden op veel verschillende plaatsen binnen de organisatie, grotendeels op papier maar ook digitaal in een groot aantal applicaties die de registertaken ondersteunen, in de Pagina 14 van 19

16 kantoorautomatiseringsapplicaties, Sharepoint en in rijksbrede systemen zoals P- direkt. Er is geen totaaloverzicht of toegang op het gehele archief, dit is versnipperd binnen de organisatie. Het CIBG beschikt wel over een compleet overzicht van alle applicaties: het Applicatie Portfolio CIBG Het CIBG heeft niet vastgesteld in welke van deze applicaties zich digitale archiefbescheiden bevinden. Binnen de drie werkprocessen die de Erfgoedinspectie heeft onderzocht is de toegankelijkheid verschillend gerealiseerd. In alle drie de gevallen is sprake van hybride archief waarbij het registratiesysteem de toegang op het papieren archief vormt. 2 Een van de redenen voor de organisatie om zoveel mogelijk digitaal te gaan werken en archiveren betreft het beter toegankelijk maken van de aanwezige (grotendeels papieren) informatie. In het Projectvoorstel Digitaliseren Archieven staat als ambitie genoemd dat archieven beter raadpleegbaar en doorzoekbaar zijn en dat ze als informatiebron gebruikt kunnen worden voor analyses of business intelligence. Om het volledig digitaal werken te ondersteunen is inmiddels het ECM Platform Filenet gekozen als centraal platform voor document- en record management. Het CIBG geeft aan dat het nog nog onduidelijk is hoe en welke digitale archiefbescheiden hier straks in terecht zullen komen. Het is in ieder geval de bedoeling om de archiefbescheiden uit de kantoorautomatiseringsapplicaties en Sharepoint in dit systeem onder te brengen. Dit betreft met name het beleids- en het ondersteunende archief. Voor wat betreft de register- en uitvoeringstaken worden nu fit gap analyses uitgevoerd om te kijken welke registers in hoeverre kunnen worden gekoppeld aan Filenet. Ook wordt nu onderzocht welke overkoepelende processen er zijn binnen CIBG en hoe deze gestroomlijnd kunnen worden om zo het aantal processen en applicaties te kunnen terug dringen. In het kader van het verbeteren van de toegankelijkheid werkt CIBG aan het opstellen van een Informatiebeheersplan/Documentair structuurplan CIBG (concept). Voor het nieuwe systeem Filenet is nog geen ordeningsplan ingericht. Het is de bedoeling dat dit documentair structuurplan de basis wordt voor de nieuwe selectielijst, het ordeningsplan en het metadataschema. Ook moeten er nog beheersinstrumenten, procedures en werkinstructies gemaakt worden. 2 Een voorbeeld is het systeem Zorro dat wordt gebruikt voor de registratie van verklaringen vakbekwaamheid waarin ook gescande originelen worden beheerd. Dit systeem kan de documenten uitsluitend op tijdslijn ordenen en niet op documenten die bij elkaar horen. Pagina 15 van 19

17 Samenvattende conclusie De toegankelijkheid van de digitale informatie van het CIBG geeft een verdeeld beeld te zien en is nog niet op orde. Het CIBG realiseert zich dat en heeft de ambitie om dit te verbeteren. Het op orde brengen van het totaalbeeld van de informatie gaat echter samen met een totale verbouwing van de inrichting van het applicatielandschap, waarin de oplossingsrichting nog niet is uitgekristalliseerd. Hierdoor bestaat het risico dat het goed toegankelijk maken van het digitale archief niet wordt bereikt. Aanbevelingen Stel vast in welke registratiesystemen en overige applicaties zich digitale archiefbescheiden bevinden en leg dit vast in een overzicht, koppel het bijvoorbeeld aan het ordeningsplan. Stuur tijdens de transitie stevig op de toegankelijkheid van het digitale archief dat nu in beweging is. Maak het ordeningsplan af en stel het vast en zorg vervolgens voor beheersinstrumenten, procedures en werkinstructies die de duurzame digitale toegankelijkheid voor alle werkprocessen ondersteunen. 7. Waardering, selectie en vernietiging In een digitale omgeving moet vooraf rekening gehouden worden met het verwijderen en vernietigen van gegevens. Selectie en vernietiging van digitale archiefbescheiden mag uitsluitend plaatsvinden op grond van een vastgestelde selectielijst, waarin de bewaartermijnen zijn opgenomen en waarin is opgenomen welke archiefbescheiden als blijvend te bewaren worden beschouwd. De Archiefwet verbiedt voortijdige vernietiging van digitale archiefbescheiden en verplicht tot vernietiging nadat de bewaartermijn is verstreken. Voortijdige vernietiging kan tot gevolg hebben dat belangrijke informatie onbedoeld verdwijnt, waardoor problemen met de bedrijfsvoering kunnen ontstaan en geen of onvoldoende verantwoording kan worden afgelegd. Bevinding Het CIBG beschikt over selectielijsten waarin handelingen zijn opgenomen die van toepassing zijn op de werkprocessen van het CIBG. Het selectie-instrumentarium is echter niet compleet en niet actueel. Van de drie werkprocessen die zijn onderzocht kennen het Donor- en UZI-register nog geen vastgestelde bewaartermijnen. Duidelijk is wel dat de archiefbescheiden in het Donorregister een lange bewaartermijn hebben, minimaal de levensduur van een donor. In geen van de drie registratiesystemen heeft tot nu toe vernietiging plaatsgevonden. Het CIBG sluit niet aan bij het proces van opstellen en vaststellen van de nieuwe generieke selectielijst van het ministerie van VWS. Daarom zal CIBG zelf een Pagma 16 van 19

18 nieuwe generieke selectielijst opstellen. Hierover is inmiddels contact gelegd met het Nationaal Archief. Het voornemen is om in de eerste helft van 2015 de actualisering van de selectielijst af te ronden. Dit staat beschreven in het Projectvoorstel Digitaliseren Archieven. Er zijn nog geen bewaartermijnen gekoppeld aan de digitale registratiesystemen en de digitale archiefbescheiden in Sharepoint en de kantoorautomatiseringsapplicaties aanwezig bij CIBG. Samenvattende conclusie Het CIBG beschikt nog niet over een compleet selectie-instrumentarium. Aan de ene kant bestaat daardoor het risico dat archiefbescheiden voortijdig vernietigd kunnen worden, aan de andere kant bestaat de mogelijkheid dat informatie tegen de wettelijke regels in te lang in de systemen aanwezig blijft met het risico dat bijvoorbeeld persoonsgegevens niet op de wettelijke termijn vernietigd worden en digitale achterstanden ontstaan. Een vastgesteld compleet selectieinstrumentarium is cruciaal voor de invulling van de duurzame toegankelijkheid bij volledig digitaal werken en archiveren. Aanbevelingen Zorg op korte termijn voor het compleet maken en actualiseren van het selectie-instrumentarium. Koppel de bewaartermijnen aan alle digitale archiefbescheiden binnen de organisatie, zowel bij de bestaande applicaties en systemen, als bij de inrichting van het nieuwe systeem, voor het digitale informatiebeheer en archivering. 8. Digitale overbrenging en Digitale duurzaamheid Een deel van de digitale archiefbescheiden heeft wetenschappelijke en cultuurhistorische waarde. Deze archiefbescheiden zijn in de selectielijst aangemerkt als 'blijvend te bewaren' en moeten na een termijn van 20 jaar worden overgebracht naar een e-depot van het Nationaal Archief of een Regionaal Historisch Centrum. Overbrenging van digitale archiefbescheiden, zowel uit een DMS of bedrijfssysteem of in de vorm van een database is voor een belangrijk deel nog onbekend terrein. Nu ook digitale archiefbescheiden op leeftijd komen wordt digitale overbrenging een actueel vraagstuk. De bewaartermijn van digitale archiefbescheiden wordt bepaald vanuit allerlei wetten en regelingen. Digitale bestanden en archiefbescheiden moeten gedurende deze bewaartermijn leesbaar, interpreteerbaar en in authentieke vorm reproduceerbaar blijven. Deze digitale duurzaamheid is niet vanzelfsprekend. Het Pagina 17 van 19

19 is noodzakelijk om bij aanschaf en inrichting van applicaties rekening te houden met de eisen die aan de duurzame toegankelijkheid van digitale informatie worden gesteld en aan de maatregelen die getroffen moeten worden om de digitale duurzaamheid te kunnen waarborgen. Dit zijn maatregelen als het gebruik van open standaarden, tijdige conversie en migratie op het gebied van informatieveiligheid die de integriteit en authenticiteit van de digitale archiefbescheiden waarborgen. Bevinding In het Projectvoorstel Digitaliseren Archieven CIBG is gesteld dat het CIBG eind 2015 over een centraal ECM platform beschikt waarmee digitaal document- en records beheer kan worden gerealiseerd waarmee het beheer veilig is geborgd. In voorgaande hoofdstukken is uiteengezet dat het nog onduidelijk is wat de reikwijdte van het inmiddels gekozen ECM platform Filenet zal zijn en hoe te komen tot de daadwerkelijke implementatie van het duurzaam toegankelijke record management. Er is nog geen plan om de eventuele migratie van archiefbescheiden van oude naar nieuwe systemen conform de archiefwettelijke eisen te laten verlopen. De huidige registratiesystemen hebben geen functionaliteit voor digitale duurzaamheid zoals de mogelijkheid van het toekennen van bewaartermijnen en zijn niet ingericht volgens de archiefwettelijke eisen. Bij het Donor- en UZIregister is wel rekening gehouden met eisen voor de duurzame toegankelijkheid vanuit het belang voor het primair proces. Het Projectvoorstel Digitaliseren Archieven CIBG heeft als belangrijkste doel de aanwezige papieren archiefbescheiden te digitaliseren en daarna conform de archiefwettelijke eisen te vervangen. Hoewel in het Projectvoorstel heldere doelen en einddata zijn geformuleerd bleek tijdens de inspectie dat het nog onduidelijk is welke archiefbescheiden precies met terugwerkende kracht worden gescand en vervangen. Voor de Donorregistratie zijn inmiddels 7 miljoen documenten gescand voor toekomstige vervanging. De bewaartermijnen zijn echter nog niet bekend en mede daarom is de vernietiging en het nemen van een besluit voor vervanging uitgesteld. Samenvattende conclusie Geen van de in gebruik zijnde applicaties bij het CBIG heeft functionaliteit voor digitale duurzaamheid. Het beoogde nieuwe systeem Filenet heeft dat wel maar het is nog onduidelijk welke archiefbescheiden hierin terecht zullen komen en hoe het recordmanagement er in de toekomst uit komt te zien. Pagina 18 van 19

20 Het CIBG wil al zijn papieren archiefbescheiden vervangen conform de archiefwettelijke eisen, maar in verband met het ontbreken van een compleet selectie-instrumentarium is er nog geen Besluit genomen. Het is van belang dat een organisatie die een besluit neemt over vervanging eerst een selectielijst vaststelt. Aan vervanging van blijvend te bewaren archiefbescheiden worden namelijk hogere eisen gesteld. Aanbevelingen Neem na het vaststellen van de selectielijst een Besluit voor vervanging voor de gescande archiefbescheiden. Neem daarbij de eisen van de Archiefregeling 2010 in acht voor de te bewaren archiefbescheiden. Overweeg om deze ook te gebruiken voor de archiefbescheiden met een lange bewaartermijn. Neem in dit verband kennis van de Handreiking Vervanging 3. Gebruik de Handreiking om voor de reeds gescande documenten voor het Donorregister om te besluiten of de digitalisering voldoet aan de daarvoor gestelde eisen. Zorg ervoor dat de duurzame toegankelijkheid van de huidige en toekomstige digitale archiefbescheiden is geborgd in de daarvoor bestemde applicatie(s). 3 Pagina 19 van 19

21 Bijlage 1 Verantwoording en bronnen De grondslag voor de conclusies en aanbevelingen vormen de neerslag van de inspectiegesprekken, de hieronder genoemde documenten en de gegevens uit de monitor van de Erfgoedinspectie. De nota van bevindingen is voor wederhoor afgestemd met de gesprekspartners bij CIBG. De concept rapportagebrief is met een verzoek om een reactie en voor wederhoor aan CIBG voorgelegd. De inspectiegesprekken De inspectiegesprekken hebben plaats gevonden op 27 mei, 3 en 14 juni. De documenten 1. Strategisch Businessplan , versie 0.8, mei I-strategie, versie CO.3, juni 2014 (concept) 3. Applicatie portfolio CIBG 2013 DICTU, februari 2013 (concept) 4. Informatiebeheersplan/Documentair Structuurplan CIBG, oktober 2013, versie 0.2 (concept) 5. Handboek Informatiebeveiliging, Ministerie van VWS V Uitwerking Workshop I en II I-strategie 7. Werkinstructie DIV, oktober 2013, versie 1.1 (concept) 8. Projectplan vervolgtraject informatievoorziening Van overzicht naar inzicht, oktober 2013, versie ivisie CIBG, Visie op Informatievoorziening en ICT bij het CIBG, december 2013, versie Projectvoorstel Digitaliseren Archieven CIBG, mei 2014, versie Regeling archiefbeheer VWS, CIBG InZicht 05, juli Interne wisseling CIBG augustus november 2013 over besluit vervanging archiefbescheiden Pagina 20 van 19

22 Bijlage 2 Het inspectieprogramma duurzame digitale toegankelijkheid De Erfgoedinspectie voert een inspectieonderzoek uit naar de duurzame toegankelijkheid van archiefbescheiden in een digitale omgeving. Aanleiding voor dit onderzoek is de ervaring van de Erfgoedinspectie, uit onder andere inspecties en de periodieke monitor, dat overheidsorganisaties geen duidelijk beeld hebben wat archiveren in een digitale omgeving precies inhoudt. Vaak wordt daaronder verstaan het archiveren in een document management systeem en worden gegevens in bedrijfssystemen over het hoofd gezien. Doel van het onderzoek is om inzicht te verkrijgen in de staat van de duurzame toegankelijkheid van digitale informatie bij de organisaties van de centrale overheid. Belangrijk onderdeel van het onderzoek zijn de inspecties die archiefvormende organisaties worden uitgevoerd. Deze organisaties vormen een doorsnee beeld van de centrale overheid. De bevindingen uit deze inspecties worden aangevuld met de uitkomsten van de monitor van de Erfgoedinspectie. In overkoepelende rapporten zal de Erfgoedinspectie over de staat van de duurzame toegankelijkheid van digitale archiefbescheiden bij de centrale overheid rapporteren. Tot nu zijn twee rapporten gepubliceerd en aan de Tweede Kamer toegezonden, respectievelijk Beperkt houdbaar? en Duurzaam duurt het langst. Uiteindelijke doelstelling van het onderzoek is een op termijn verbeterde praktijk, waarin de duurzame toegankelijkheid in een digitale omgeving voldoende wordt gewaarborgd. Pagina 21 van 19

23