Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuuren Wetenschap

Transcriptie

1 Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuuren Wetenschap > Retouradres Postbus BL Den Haag Pompestichting t.a.v. de directie Postbus CK NIJMEGEN Koninginnegracht 25 Den Haag Postbus BL Den Haag Contactpersoon N.C.J. Chapel T chapei@erfgoedinspectie.nl IPC Betreft Inspectie digitale informatiehuishouding Geachte directie, Hierbij bied ik u de rapportage aan van de inspectie die op 22 september 2011 is uitgevoerd naar de digitale informatiehuishouding bij uw organisatie. Doel van de inspectie is om antwoord te krijgen op de vraag in hoeverre digitale informatie binnen de afgesproken bewaartermijnen beschikbaar, raadpleegbaar en vindbaar is. Voorts of de Pompestichting risico's loopt op het gebied van deze 'duurzame toegankelijkheid' van digitale informatie en welke risico's dat zijn. Informatie is een basisingrediënt voor het goed presteren en functioneren van een organisatie. Een belangrijk aspect is het geheugen van de organisatie, zoals dit is vastgelegd in de verschillende informatiesystemen die samen het archief van de Pompestichting vormen. Het spreekt voor zich dat de informatie in dit geheugen toegankelijk moet blijven, in ieder geval voor de periode dat deze informatie voor uw organisatie en andere belanghebbenden van belang is. In een digitale omgeving is deze 'duurzame' toegankelijkheid niet vanzelfsprekend geregeld en geborgd. Voor de Erfgoedinspectie 1 is het bovenstaande aanleiding om in 2011 en 2012 een inspectieprogramma 2 uit te voeren dat zich richt op afspraken over de digitale informatiehuishouding en op toegankelijkheid, selectie, bewaring en vernietiging van informatie. De inspectie bij de Pompestichting maakt onderdeel uit van dit programma. 1 2 Zie bijlage 3 voor een korte beschrijving van de Erfgoedinspectie Zie bijlage 2 voor een context-omschrijving van deze inspectie Pagina 1 van 12

2 Te beginnen met een algemeen beeld en de voornaamste conclusies en aanbevelingen, biedt deze rapportage inzicht in de belangrijkste risico's en de mogelijkheden tot verbetering op het gebied van de duurzame toegankelijkheid. Het primaire kader voor deze inspectie vormt de Archiefwet Algemeen beeld De Pompestichting is een Forensisch Psychiatrisch Centrum (FPC). Volgens de missie van de Pompestichting biedt het Visicomanagement voor mensen met psychische problemen die in aanraking zijn gekomen of dreigen te komen met Justitie'. Het betreft mensen die TBS opgelegd hebben gekregen, mensen die langdurige forensische zorg behoeven (long-stay) en mensen met psychische problemen die neigen tot delictgedrag. De Archiefwet is bij de Pompestichting van toepassing op de archieven die worden gevormd bij de uitoefening van de openbaar gezag taken. De digitale archiefbescheiden die uit deze taken voortkomen, bevinden zich in de patiëntdossiers van forensische patiënten. Deze digitale dossiers zijn opgeslagen en worden beheerd in het zorginformatiesysteem User. Deze rapportagebrief heeft alleen betrekking op de bovengenoemde digitale archiefbescheiden. De Pompestichting is er pas sinds 2010 mee bekend dat een deel van de digitale archiefbescheiden onder de werking van de Archiefwet 1995 valt. De stichting hecht groot belang aan juiste en volledige patiëntdossiers. Vanuit die gedachte zijn de noodzakelijke maatregelen getroffen om de kwaliteit van de digitale patiëntdossiers te borgen. Zo is bijvoorbeeld vastgelegd 3 welke gegevens en documenten in het digitale patiëntdossier moeten worden opgeslagen en is de volledigheid van het patiëntdossier in üser onderwerp in de reguliere HKZ-audits. De bewaartermijn van de patiëntdossiers is conform artikel 32 van het Reglement verpleging ter beschikking gestelden vastgelegd op 10 jaar na beëindiging van de TBS. Echter, in afwachting van een onderzoek naar een eventuele verlenging van deze termijn en een besluit van de Minister van Veiligheid en Justitie hierover, is er een moratorium ingesteld op het vernietigen van de TBS-dossiers. In de In het protocol dossieraangelegenheden en geheimhouding binnen de Intramurale zorg van de Pompestichting Pagina 2 van 12

3 selectielijst Neerslag handelingen beleidsterrein Gevangeniswezen en Terbeschikkingstelling vanaf 1945 zijn de individuele TBS-dossiers uitgezonderd. De onzekerheid over de definitieve bewaartermijn van de TBS-dossiers heeft tot gevolg dat de digitale archiefbescheiden niet vernietigd kunnen worden. Voorts is het niet goed mogelijk om aan te geven of de duurzame toegankelijkheid van deze dossiers in üser voldoende is geborgd en kunnen de juiste specificaties voor duurzame toegankelijkheid niet in het nieuwe zorginformatiesysteem worden meegenomen. De risico's die de organisatie als gevolg van het bovenstaande loopt, bestaan er uit dat informatie uit de digitale TBS-dossiers onbedoeld verloren kan raken en dat er tegen de regels in, informatie over patiënten te lang wordt bewaard. De Pompestichting kan deze problematiek niet alleen oplossen. Voor het vaststellen van de bewaartermijn voor de TBS-dossiers is overleg met het Ministerie van Veiligheid en Justitie vereist. Vanuit het perspectief dat de TBSdossiers gedurende een aanzienlijke termijn duurzaam toegankelijk moeten blijven, is het nuttig om te onderzoeken wat de mogelijkheden zijn om de TBSdossiers op te laten nemen in het Digitaal Depot van JustlD. Gezien het bovenstaande en ter ondervanging van de bovengenoemde risico's doe ik u de volgende aanbevelingen: Treed, wellicht in samenwerking met de andere forensisch psychiatrische centra, in overleg met het Ministerie van Veiligheid en Justitie over de bewaartermijn van de digitale archiefbescheiden In het TBS-dossier. Laat deze bewaartermijn in overleg met het Nationaal Archief vaststellen in een selectielijst en pas de vastgestelde bewaartermijn toe op de digitale TBS-dossiers in User Neem de eisen voor duurzame toegankelijkheid mee in de specificaties voor het te ontwikkelen nieuwe zorginformatiesysteem. Verken in overleg met het Ministerie van Veiligheid en Justitie welke mogelijkheden er zijn voor het opnemen van de digitale TBS-dossiers in het Centraal Digitaal Depot van JustlD. In bijlage 1 gaat de rapportage dieper in op zes thema's, waar indien relevant, op detailniveau eveneens aanbevelingen zijn gedaan. De inspectie is met deze rapportagebrief afgesloten. Indien u daar prijs op stelt ben ik graag bereid deze rapportage toe te lichten. Pagina 3 van 12

4 Zoals in de aankondigingsbrief is vermeld wordt deze rapportage openbaar gemaakt en op de website van de Erfgoedinspectie gepubliceerd. Met vriendelijke groet, mw. drs. G.P.M. Scholte hoofdinspecteur collecties en archieven Pagina 4 van 12

5 Bijlage 1 De duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding en het digitale archief van de Pompestichting aan de hand van zes thema's Digitale informatie en digitaal archief Informatie die binnen de werkprocessen gegenereerd en uitgewisseld wordt, vormt het archief van de organisatie. Deze informatie bevindt zich voor een belangrijk deel in de verschillende applicaties en systemen die binnen de organisatie worden gebruikt. Eén van de voorwaarden voor een goed en duurzaam toegankelijk digitaal archief is een heldere en binnen de organisatie gedragen definitie van wat onder digitale archiefbescheiden en digitaal archief moet worden verstaan. Bevinding Centraal in de informatiehuishouding van de Pompestichting staat het zorginformatiesysteem (ZIS) User, waarin onder andere de patiëntgegevens worden opgeslagen. Het patiëntdossier in User bevat de digitale archiefbescheiden die onder de werking van de Archiefwet 1995 vallen. De Pompestichting was tot voor kort niet bekend met het feit dat deze digitale archiefbescheiden onder de werking van de Archiefwet 1995 vallen. In het protocol Dossieraangelegenheden en geheimhouding binnen de intramurale zorg van de Pompestichting ontbreekt de Archiefwet dan ook in het wettelijk kader. Om dezelfde reden heeft de organisatie geen invulling gegeven aan het begrip archiefbescheiden, zoals in artikel 1 van de Archiefwet 1995 wordt gehanteerd. Aanbeveling Stel vast welke digitale informatie en archiefbescheiden voortvloeien uit de openbaar gezag taken en daarmee onder de werking van de Archiefwet 1995 vallen. Visie en beleid De ontwikkelingen op het gebied van de digitale informatiehuishouding en de digitale archivering volgen elkaar in snel tempo op. Het is onontbeerlijk voor een organisatie om een visie op en beleid voor de informatiehuishouding en het Pagina 5 van 12

6 digitale archief te hebben. Visie en beleidsplan stellen het management in staat te beslissen over de te volgen strategie en te nemen stappen. Deze strategie heeft als doel om tot een zo doelmatig mogelijke informatiehuishouding te komen, met inbegrip van de duurzame toegankelijkheid van digitale informatie. Bevinding De Pompestichting volgt voor wat betreft het ICT- en informatiebeleid de lijn van Propersona, de organisatie waar zij onderdeel van uit maakt. Propersona heeft een visie op een toekomstbestendige ICT-omgeving ontwikkeld; deze is vastgelegd in de ICT-Blauwdruk. Volgend uit deze blauwdruk zijn en worden verschillende projecten in gang gezet. Relevant in relatie tot duurzame toegankelijkheid zijn de projecten Harmonisatie Infrastructuur Propersona (HIP2), dat tot doel heeft tot één ICT-infrastructuur voor de verschillende eenheden van de organisatie te komen en het project voor het inrichten van een nieuw zorginformatiesysteem (ZIS) dat het huidige User moet vervangen. Duurzame toegankelijkheid is een eis voor het nieuwe ZIS en wordt vanuit dit project als requirement meegegeven in HIP2. Voor wat betreft de TBS-dossiers is dit een expliciete archiefwettelijke eis, waarbij rekening gehouden moet worden met de lange tot zeer lange bewaartermijn van deze dossiers. Aanbeveling Ik beveel u aan om binnen het verband van Propersona in de ICT-Blauwdrukd en de daaruit volgende projecten expliciet aandacht te schenken aan de duurzame toegankelijkheid van de digitale archiefbescheiden die onder de werking van de Archiefwet vallen. Organisatie en personeel Bij een organisatie moet voldoende kennis aanwezig zijn over de digitale informatiehuishouding en in het bijzonder de eisen die gesteld worden aan de digitale archivering. Voorts moet er voldoende personeel zijn om alle taken met betrekking tot de digitale informatiehuishouding uit te voeren Concrete afspraken over het omgaan met digitale informatie, vastgelegd in een (on-line) handleiding of werkinstructies zijn noodzakelijk. Bevinding De Pompestichting heeft op het gebied van organisatie en personeel maatregelen getroffen om de volledigheid en juistheid van het digitale patiëntdossier zo goed mogelijk te borgen. Nieuwe medewerkers krijgen een cursus in het gebruik van het ZIS en er is blijvende ondersteuning door de functioneel beheerder. Voorts Pagina 6 van 12

7 zijn er werkinstructies voor het gebruik van User en zijn de autorisaties voor User vastgelegd in een autorisatiematrix. Toegankelijkheid Om informatie te kunnen raadplegen, moet deze toegankelijk zijn. In de eerste plaats moet duidelijk zijn welke archiefbescheiden worden beheerd en in welke applicaties deze archiefbescheiden zich bevinden. Informatie moet geordend, beschreven en beheerd worden om op termijn toegankelijk te blijven. Het toekennen van metadata aan digitale informatie is een belangrijke voorwaarde voor de toegankelijkheid van digitale informatie. Bevinding De Pompestichting heeft zich tot doel gesteld dat het digitale patiëntdossier volledig en juist in User wordt opgeslagen. Hiertoe is in een protocol vastgelegd welke gegevens en documenten verplicht in dit digitale patiëntdossier moeten worden opgenomen en welke informatie en documenten er niet in mogen worden opgenomen. In de meest recente HKZ-audit is geconstateerd dat ook buiten User nog patiëntgegevens, i.e. digitale archiefbescheiden, op centrale schijven worden opgeslagen. Naar aanleiding van deze audit zijn maatregelen getroffen om de kwaliteit van het digitale dossier te verbeteren. Selectie en vernietiging In een digitale omgeving moet vooraf, al bij het inrichten van een applicatie, rekening gehouden worden met het verwijderen en vernietigen van gegevens. Selectie en vernietiging van digitale archiefbescheiden mag uitsluitend plaatsvinden op grond van een vastgestelde selectielijst. Enerzijds is voortijdige vernietiging van digitale archiefbescheiden verboden en houdt dit het risico in dat belangrijke informatie verdwijnt, waardoor problemen met de bedrijfsvoering kunnen ontstaan en geen of onvoldoende verantwoording kan worden afgelegd. Anderzijds is het in verband met de privacywetgeving van belang dat archiefbescheiden niet langer bewaard worden dan de bewaartermijn voorschrijft. Bevinding In het protocol Dossieraangelegenheden en geheimhouding binnen de intramurale zorg van de Pompestichting is voor het patiëntdossier, conform artikel 32 van het Reglement verpleging ter beschikking gestelden, een bewaartermijn van 10 jaar na beëindiging van de TBS opgenomen. In afwachting van een onderzoek van de Minister van Veiligheid en Justitie naar de wenselijkheid van een verlenging van die termijn, is deze termijn tijdelijk opgeschort en wordt er niet vernietigd. De Pagina 7 van 12

8 opschorting van de vernietiging loopt vanaf 2 februari 2007, de datum waarop de Dienst Justitiële Inrichtingen een brief hierover heeft uit laten gaan. Als gevolg hiervan zijn in de selectielijst Neerslag handelingen beleidsterrein Gevangeniswezen en Terbeschikkingstelling vanaf 1945 de individuele TBSdossiers uitgezonderd. Zolang er geen beslissing is genomen en er geen bewaartermijn voor de TBSdossiers in een selectielijst is vastgesteld, moet de Pompestichting de digitale archiefbescheiden in deze dossiers voor onbepaalde termijn bewaren. Aanbeveling Ik beveel u aan om, wellicht in samenwerking met de andere FPC's, in overleg te treden met het Ministerie van Veiligheid en Justitie over de bewaartermijn van het TBS-dossier. Doel van dit overleg moet zijn het vaststellen van een bewaartermijn voor de digitale archiefbescheiden in de patiëntdossiers en het vastleggen van deze bewaartermijn in een selectielijst. Duurzame digitale toegankelijkheid Digitale bestanden moeten actief onderhouden worden om gedurende hun bewaartermijn leesbaar en interpreteerbaar te blijven. Het is daarom van belang om bij aanschaf en inrichting van applicaties rekening te houden met de eisen voor duurzame toegankelijkheid. Afspraken hierover kunnen worden vastgelegd in een bewaarstrategie. Daarin moeten ook elementen als het gebruik van open standaarden, een voorziening voortijdige conversie en migratie en bewaking van authenticiteit van de informatie opgenomen zijn. Bevinding De patiëntdossiers zijn vanaf 2008 opgeslagen in het zorginformatiesysteem User. Voor 2008 werd het digitale patiëntdossier bijgehouden in toepassingen als Word, Excel en Mits. De digitale informatie uit die systemen is opgenomen in User. De gegevens in het patiëntdossiers worden met zorg in User opgenomen op basis van een vaste indeling van de inhoud van dit dossier. Deze indeling is in het eerder genoemde protocol vastgelegd. Bij de inrichting van User is echter niet expliciet gekeken naar de archiefwettelijke eisen voor duurzame digitale toegankelijkheid. De Pompestichting scant papieren archiefbescheiden voor opname in User, waarna het originele document wordt vernietigd. Hier is sprake van vervanging van archiefbescheiden door reproducties. De afspraken over deze vervanging zijn vastgelegd, maar de Pompestichting heeft hierover geen besluit conform artikel 6 van het Archiefbesluit, genomen. Zolang niet duidelijk is wat de bewaartermijn van de patiëntdossiers is, kan de Pompestichting een dergelijk besluit tot vervanging niet nemen. Tevens kan er Pagina 8 van 12

9 geen uitspraak gedaan worden of het huidige User voldoet aan de eisen voor duurzame toegankelijkheid. Aanbevelingen Ik beveel u aan om, nadat de bewaartermijn voor patiëntdossiers is vastgesteld en in een selectielijst is vastgelegd: Vast te stellen of User voldoet aan de eisen voor duurzame toegankelijkheid. In de specificaties van het nieuwe ZIS de eisen voor duurzame toegankelijkheid mee te nemen. Pagina 9 van 12

10 Deelnemers aan het inspectiegesprek op 22 september 2011 Pompestichting mevrouw van M. van Drunen, teamleider ZIS de heer J. Gerritsen, afdelingsmanager ICT mevrouw R. Greve, directiesecretaris Erfgoedinspectie mevrouw drs. M. Koomen, inspecteur de heer N.C.J. Chapel, inspecteur Verantwoording en bronnen De grondslag voor de conclusies en aanbevelingen vormt de nota van bevindingen, die de Erfgoedinspectie met de Pompestichting heeft afgestemd, aangevuld met het navolgende bronmateriaal: Beginselenwet verpleging ter beschikking gestelden Reglement verpleging ter beschikking gestelden Dossieraangelegenheden en geheimhouding binnen de intramurale zorg van de Pompestichting User autorisatiematrix, HKZ-audit 2010 (relevante bevindingen en corrigerende maatregelen). Presentatie van het Stappenplan voor volledige integratie werkplekken, Propersona, Selectielijst voor de neerslag van de handelingen van de Minister van Justitie en de onder hem ressorterende actoren op het beleidsterrein Gevangeniswezen en Terbeschikkingstelling over de periode vanaf 1945 Pagina 10 van 12

11 Bijlage 2 Duurzame digitale toegankelijkheid; een onderzoek van de Erfgoedinspectie In 2011 en 2012 voert de Erfgoedinspectie een onderzoek uit naar de duurzame toegankelijkheid van archiefbescheiden in een digitale omgeving. Aanleiding voor dit onderzoek is de ervaring van de Erfgoedinspectie, uit onder andere inspecties en de periodieke monitor, dat overheidsorganisaties geen duidelijk beeld hebben wat archiveren in een digitale omgeving precies inhoudt. Vaak wordt daaronder verstaan het archiveren in een document management systeem en worden gegevens in bedrijfssystemen over het hoofd gezien. Doel van het onderzoek is om inzicht te verkrijgen in de staat van de duurzame toegankelijkheid van digitale informatie bij de centrale overheid. Hierbij zal een vergelijking worden gemaakt met de situatie in 2005, zoals door de Erfgoedinspectie beschreven in het rapport Een dementerende overheid? In dit rapport werd gewezen op het risico dat er bij ondeugdelijk beheer van digitale informatie ernstige gaten in het bedrijfsgeheugen ontstaan. Belangrijk onderdeel van het onderzoek wordt gevormd door inspecties bij 24 organisaties die een doorsnee beeld van de centrale overheid vertegenwoordigen. Andere onderdelen van het onderzoek bestaan uit de uitkomsten van de monitor van de Erfgoedinspectie en drie themagerichte onderzoeken naar digitaal archiefbeheer in De Erfgoedinspectie zal eind 2011, begin 2012 een overkoepelend rapport over de staat van de duurzame toegankelijkheid van digitale archiefbescheiden publiceren. Daarnaast zal elke van de 24 geïnspecteerde organisaties een samenvattend rapport met aanbevelingen ontvangen. Uiteindelijke doelstelling van het onderzoek is een op termijn verbeterde praktijk, waarin de duurzame toegankelijkheid in een digitale omgeving kan worden gewaarborgd. Pagina 11 van 12

12 Bijlage 3 De Erfgoed inspectie en het toezicht op de informatiehuishouding van de centrale overheid De Erfgoedinspectie houdt toezicht op een belangrijk deel van het Nederlandse erfgoed. De Erfgoedinspectie ziet in opdracht van de minister van OCW toe op de informatiehuishouding van de centrale overheid, op het behoud en beheer van de rijkscollectie, de nationaal beschermde cultuurvoorwerpen en -verzamelingen, de archeologische en gebouwde monumenten, de archeologische opgravingen en vondsten en de beschermde stads- en dorpsgezichten. Voor wat betreft het toezicht op de informatiehuishouding ligt de focus van de Erfgoedinspectie op de archivering en de duurzame toegankelijkheid van archiefbescheiden, zowel in de vorm van gegevens als documenten, zowel digitaal als niet-digitaal. Object van toezicht zijn de departementen en daaronder vallende diensten, de Hoge Colleges van Staat, de rechterlijke macht, publiekrechtelijke bestuursorganen, privaatrechtelijke bestuurorganen voor wat betreft de openbaar gezag taak en de organen van de publiekrechtelijke bedrijfsorganisatie. Pagina 12 van 12