Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cuftuuren Wetenschap

Maat: px
Weergave met pagina beginnen:

Download "Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cuftuuren Wetenschap"

Transcriptie

1 Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cuftuuren Wetenschap Retouradres Postbus BL Den Haag Centraal Planbureau T.a.v. dr. G.M.M. Gelauff, onderdirecteur Postbus GM DEN HAAG Datum 11 juni 2013 Betreft Inspectie duurzame toegankelijkheid Erfgoedinspectie IPC 3500 Rijnstraat 50 Den Haag Postbus BL Den Haag Contactpersoon P.J.M. Velthuijs-Bechthold T Onze referentie Uw referentie Bijlagen 3 Geachte heer Gelauff, Hierbij bied ik u de rapportage aan van de inspectie die op 21 september 2012 is uitgevoerd naar de digitale informatiehuishouding bij uw organisatie. Op 31 mei 2013 vond nog een nader gesprek plaats naar aanleiding van de concept rapportage. Doel van de inspectie is om antwoord te krijgen op de vraag in hoeverre digitale informatie binnen de afgesproken bewaartermijnen beschikbaar, raadpleegbaar en vindbaar is. Voorts of het Centraal Planbureau (CPB) risico's loopt op het gebied van deze 'duurzame toegankelijkheid' van digitale informatie en welke risico's dat zijn. Te beginnen met een algemeen beeld en de voornaamste conclusies en aanbevelingen, biedt deze rapportage inzicht in de belangrijkste risico's en de mogelijkheden tot verbetering op het gebied van de duurzame toegankelijkheid. Het primaire kader voor deze inspectie vormt de Archiefwet Algemeen beeld Het CPB is een onderzoeksinstituut dat de gevolgen voor de economie van nieuw beleid of beleidswijzigingen analyseert en de effecten van beleid evalueert. Het CPB maakt ook schattingen over de ontwikkeling van de Nederlandse en mondiale economie in opdracht van verschillende overheden of op eigen initiatief. Het CPB is onderdeel van het ministerie van Economische Zaken maar opereert onafhankelijk van de minister. Het CPB bestaat uit een directie, vier ondersteunende afdelingen en vijf sectoren waarbinnen de onderzoeken plaatsvinden en valt als onderdeel van het ministerie van Economische Zaken voor al zijn werkprocessen onder de Archiefwet. Pagina 1 van 15

2 De medewerkers van het G^B maken, al lange tijd digitale archiefbescheiden op. Een bijzondere categorie wordt gevórmd door de data en modellen die worden gemaakt, met behulp yah éconoitietrische éh statistische software. Het digitale informatiebeheer wordt bij het CPB in kleine stapijés vormgegeven sinds Op dit moment is de situatie vrij gecompliceerd: viaipilots wordt een DMS geïmplementeerd. Daarin bevinden zich echter nog lang niet alle digitale bestanden waaruit het archief van het CPB bestaat. De meeste digitale bestanden worden bewaard op de primaire fileserver. Het,CPB beschikt echter niet over een compleet en actueel overzicht van zijn archiefbestanddelen en de locaties waar zij zich bevinden. De toega'rikenjkheid van het archief loopt hierdoor gevaar waardoor het CPB het risico loopt zich niet volledig te kunnen verantwoorden. De Erfgoedinspeetiè heeft óp :basis vari: deze inspectie over het algemeen een positieve'indruk gekregen van de wijze..waarop het CPB: zijn informatiebeheer heeft aangepakt. De inspectjè realiseert zich dat het CPB zich 'midden in een d gitaliseringproces bevindt.! Dit próces wordt óp grond van een beknopte visie en daarnaast praktische overwegingen vormgegeven. Voor wat betreft de zeven deelaspecten waar de inspectie naar, heeft gekeken js ons béeld voornamelijk positief maar signaleren we pok dat dergétróffen jmaatregelen in een aantal gevallen niet volledig aan de eisen van de Archiefwet tegemoet komen. Zo is de volledigheid van het CPB-archief niet geheel gewaarborgd. De definitie van het begrip archiefbescheiden die het CPB hanteert, sijpelt vooral pp voorbeelden niaar hierin zijn concepten van rapporten niet inbegrepen. Ik vind het belangrijk het CPB te'wijzen op deze omissies in het archiefbeheer omdat zij de organisatiéj onnodig kwetsbaar maken en kunnen verhinderen dat het archief zijn functies volledig vervult. Samenvattende conclusie' i Het CPB werkt al sinds,lange tijd digitaal..digitaaj archiveren verkeert echter op dit moment nog in de pijotfase. De orgamsatiëltrekt hierin haar eigen plan. Een aantal noodzakelijke instrumenten, zoals een eenduidige definitie van het begrip archiefbescheiden, een samenhangende visie op;de digitale informatiehuishouding en een systeem van kwalitieitszorg voor de informatievoorziening moeten nog vérder vorm krijgen. I Voornaamste aanbevelingen Om de bovenstaande risico's te ondervangen doé ik de volgende aanbevelingen: Pagina 2 van 15

3 Stel een samenhangende definitie op van het begrip archiefbescheiden gebaseerd op het principe 'procesgebonden informatie'. Neem controle op de juiste uitvoering van het archiefbeheer op in de interne controles van de kwaliteit van de onderzoeken om correcte archiefvorming en de volledigheid van de dossiers te waarborgen. In bijlage 1 gaat deze rapportage, aan de hand van zeven thema's, dieper in op de bevindingen en worden er aanvullende en meer gedetailleerde aanbevelingen gedaan. Achtergrond Binnen de rijksoverheid is afgesproken dat de kerndepartementen uiterlijk in 2015 digitaal werken en dat uiterlijk in 2017 burgers en bedrijven digitaal zaken moeten kunnen doen met de overheid. Dit impliceert dat de informatiehuishouding van de meeste overheidsorganisaties op korte termijn volledig digitaal zal zijn. Een belangrijk aspect van de digitale informatiehuishouding is het geheugen van de organisatie, zoals dit is vastgelegd in de verschillende informatiesystemen die samen het archief van Centraal Planbureau vormen. Het spreekt voor zich dat de informatie in dit geheugen toegankelijk moet blijven, in ieder geval voor de periode dat deze informatie voor uw organisatie en andere belanghebbenden van belang is. In een digitale omgeving is de 'duurzame' toegankelijkheid niet vanzelfsprekend geregeld en geborgd. Voor de Erfgoedinspectie 1 is de digitalisering van de rijksoverheid aanleiding om een inspectieprogramma 2 uit te voeren dat zich richt op afspraken over de digitale informatiehuishouding en op toegankelijkheid, selectie, bewaring en vernietiging van informatie. De inspectie bij uw organisatie maakt onderdeel uit van dit programma. Graag ontvang ik van u een reactie op de in dit rapport gedane aanbevelingen. 1 2 Zie bijlage 4 voor een korte beschrijving van de Erfgoedinspectie Zie bijlage 3 voor een context-omschrijving van deze inspectie Pagina 3 van 15

4 I" ' I Onze referentie Zoals in cie aahkondigingsbrief is/verrheld Wordt deze rapportage openbaar gemaakt en op de website van de Erfgoedinspeetiè gepubliceerd. De inspectie is met deze rapportagebrief afgesloten. Indien ü daar prijs op stelt, ben ik.graag'bereid dezé ^rapportage toe te lichten. Een kopie van deze brief is gestuurd naar drs P.J.M. Kolkman, CIO van het ministerie van. Economische Zaken eh aan :de':algfemene,,.rijksarehivaris Met vriéndelijke groet. Mw. drs. G.P.M. Scholte hoofdinspecteur collecties en archieven Pagina 4 van 15

5 Bijlage 1 De duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding en het digitale archief van het Centraal Planbureau aan de hand van zeven thema's Digitale informatie en digitaal archief Informatie die binnen de werkprocessen gegenereerd en uitgewisseld wordt, vormt het archief van de organisatie. Deze informatie bevindt zich voor een belangrijk deel in de verschillende applicaties en systemen die binnen de organisatie worden gebruikt. Eén van de voorwaarden voor een goed en duurzaam toegankelijk digitaal archief is een heldere en binnen de organisatie gedragen definitie van wat onder digitale archiefbescheiden en digitaal archief moet worden verstaan. Bevinding Het CPB geeft aan dat het begrip archiefbescheiden zoals gedefinieerd in de Archiefwet 1995 de organisatie slechts 'beperkt houvast' geeft om te kunnen bepalen welke bestanden gearchiveerd moeten worden 3. De organisatie heeft op verscheidene plaatsen omschreven welke documenten zij als archiefbescheiden beschouwt. Het gaat bijvoorbeeld om een intranetpagina met betrekking tot archivering en om voorlichtingsmateriaal rond de introductie van het DMS. Ook verwijst het CPB naar de eigen selectielijsten als richtlijn voor de bepaling van welke archiefbestanden 'naar hun aard' onder het CPB behoren te berusten. De term die de organisatie hanteert is 'archiefwaardige' documenten en de omschrijvingen hebben de vorm van opsommingen van typen documenten die archiefwaardig zijn. Ook onderzoeksgegevens en s beschouwt het CPB nadrukkelijk als archiefbescheiden. Daarentegen worden tussenversies en/of concepten van publicaties niet als archiefbescheiden aangemerkt. 3 Memo dd. 28 november 2011 van het hoofd afdeling Interne Zaken en Beheer aan de sectoren en ondersteunende afdelingen betreffende archivering en procesondersteuning. Pagina 5 van 15

6 Conclusie De omschrijvingen van het begrip archiefbescheiden die het CPB hanteert, brengen, door het feit dat ze vooral zijn gesteld in de vorm van opsommingen van typen van 'archiefwaardige documenten', het risico met;zie^ andere, niet opgesomde/ typen documenten niet als archiefbescheideh beschouwd worden. Bovendien maakt het feit dat er y^^ toepassing van het begrip lastig. Ten slotte worden concepten en tussenversies van rappprten ten onrechte hietopgenomen ih dë omschrijvingen van het begrip. Aanbeveling Stel een definitie op van het begrip archiefbescheiden gebaseerd op het principe 'procesgebonden informatie''. Visie en beleid De Ontwikkelingen op het gebied van de digitale informatiehuishouding en de digitale archivering volgen elkaar in snel tempo op. Het is önpritbeerlijk voor eeh organisatie om een visie op en beleid vöorde;ihformatiehuishbuding en het digitale archief te hebben. Visie en beleidsplan stellen het management in staat te beslissen over de të volgen strategie en te nemen stappen. Deze strategie heeft als doel öm tot een zo doelmatig mogelijke-infom komen, met inbegrip van de duurzame'töegankélijkheid van digitale informatie. i i Bevinding Het CPB heeft geen volledig uitgewerkte visie opide digitale informatiehuishouding en beschikt niet over een lange termijn beleidsplan maar hanteert als perspéctief dat er uiteindelijk gehéél digitaal gewérkt zal.worden. Een termijn daarvoor is nog niet voorzien. De organisatie vindt het ; hiérbij)van belang dat de voorzieningen draagvlak zullen hebben en 'laagdrennpelig zullen' zijn. Een concreet doel is het bij elkaar brengen van het icéntralé 'formelei iarchièf'jen de sectorale, decentrale archieven. 4 De besluityonming oyer dë.;stappen om tot dit doel te komen, vindt plaats in de vergaderingen yan hét drrectiètëam 'dat daarbij wordt geadviseerd door de werkgroep digitaal archief. Uit de stukken die'ons ter beschikking staan, met name de verslagen van de vergaderingen v^n het directieteam, leiden we af dat de aanleiding tot het digitaliseren van het archief lag in de constatering, in 4 Memo'dd. 16 mei 2008 van de projëctgrdep:digitaai;archief'aani/hetjdirectie-team. Pagina 6 van 15

7 2003, door het directieteam, dat het archief van het CPB niet voldeed aan de eisen van de Archiefwet. Dit betrof met name het ontbreken van een selectielijst maar ook onvolkomenheden in de toegankelijkheid. Tussen 2003 en nu heeft de organisatie stap voor stap, via pilots, het nut en de haalbaarheid van digitaal archiveren beproeft en geëvalueerd. Vervolgstappen worden pas geformuleerd na afronding van de voorafgaande stap. Conclusie De strategie van het CPB bij de digitalisering van zijn archivering, zorgt ervoor dat de organisatie op doordachte wijze de digitalisering van de informatiehuishouding vorm geeft. Het ontbreken van een visie en een lange termijn beleidsplan maakt het echter lastiger voor de organisatie om koers te houden en efficiënt te plannen. Aanbeveling Leg de visie van het CPB op de digitale informatiehuishouding vast en stel een beleidsplan op waarin het bereiken van de gewenste situatie stapsgewijs in de tijd is uitgezet. Kwaliteitsborging Met de digitalisering van de informatiehuishouding is de hoeveelheid informatie explosief gegroeid en is het belang van betrouwbare en volledige informatie op de juiste tijd belangrijker dan ooit. Daarbij komt dat digitale informatie in alle haarvaten van de organisatie aanwezig is, maar tegelijkertijd minder grijpbaar is dan in de tijd van papieren dossiers. De behoefte aan sturing en control op de informatiehuishouding is hierdoor sterk toegenomen. Met het vertalen van kwaliteitseisen naar toetsbare normen worden de kwaliteitseisen in overeenstemming gebracht met zowel wet- en regelgeving met als de taken en verantwoordelijkheden van de organisatie. Met de inwerkingtreding van de Archiefregeling in 2011 is kwaliteitsborging een archiefwettelijke verplichting geworden. Bevinding De CPB-onderzoeken worden regelmatig aan kwaliteitscontroles onderworpen. Ten eerste vindt eens in de 5 jaar een externe controle plaats in de vorm van een visitatie door externe deskundigen. Dan wordt er gekeken naar een breed spectrum van aspecten die betrekking hebben op de kwaliteit van Pagina 7 van 15

8 1 ^ Onze referentie wetenschap^elijkïoridérzpek. Interne controle op de kwaliteit van het onderzoek vindt gestructureerd plaats rond ieder onderzdeksprpject/ Het principe van reproduceerbaarheid van de analyses speelt eén belangrijke rol in het onderzoek naar de kwaliteitvan de'cpb-onderzoèken en'hét CPB hecht daaróm belang aan het behpud van^dë.óhderzoekisgegéve^ CPB maakt de controle van de kwaliteit van de archivering échter geen óhderdeel uit. Conclusie. ] Hét CPB is zich bewust van zijn verahtwoordingsplicht met betrekking tot dé onderzoeksactiviteiten. De kwaliteitszorg' betrekking' pp het archiefbeheer, terwijl toch de reconstrüeerbaarhéid van de analyses alleen maar mogelijk is met een betrouwbaar archief. [Zie ook Organisatie en personeél] : Aanbeveling Neem de controle op de juiste uitvoering van hetjarchiefbeheer op in de kwaliteitscontroles met het oog op correcte archiefvorming, de volledigheid van de dossiers en daarmee de betrouwbaarheid vani jhet archief Organisatie en personeel' Bij een organisatie móét völdoènde kennis^ aanwezig zijn over de digitale informatiehuishouding en in.het bijzonder de éisen dié gesteld worden aan de. digitale archivering. Voorts rnoét ér voldoende personeel zijn om alle taken met j betrékking tót de digitale infprm^tiéhuïs^ voeren Concrete afspraken over het omgaan met digitalé informatie, vastgelegd in een I (on-line) handleiding of werkinstructiés zijn noodzakelijk. I Bevinding Binnen het CPB zijn voor wat betreft de organisatie van de archivering van digitale archiefbescheiden twee regimes te Onderscheiden. Voor de onderzoeken zijn er dë projectgroepen waarvoor per project.ëèn directory op de fileserver wordt gecreëerd. In een directory plaatsen de projëctgroepleden gegevens die betrekking hebben op het 'project. Alleen dë léden van de projectgroep hebben schrijfrechten., ;. ' Daarnaast is er de bedrijfsvoering die ervoor zorgt dat bepaalde digitale arehiëfbëschëideh worden opgèhömëri''.èn geregistreerd!in hét DMS. Het betreft Pagina 8.van 15

9 archiefbescheiden met betrekking tot beleid en ondersteuning maar ook betreffende projecten, zoals opdrachtbrieven. Hiervoor beschikt het CPB over twee medewerkers. Deze medewerkers zijn voor de aanlevering van archiefbescheiden die buiten de formele kanalen binnenkomen afhankelijk van de medewerkers in de primaire processen. Ter voorbereiding van een pilot in 2012 met het digitaal verwerken van de post in het DMS heeft het CPB verschillende voorlichtingsactiviteiten georganiseerd met als doel draagvlak te creëren voor het project. De voorlichting richt zich op het bewustmaken van de medewerkers van welke documenten in het archief behoren te worden opgenomen. De contactpersonen voor deze inspectie melden dat de aanbieding van documenten ter registratie steeds beter gaat. Conclusie De organisatie van het archiefbeheer van het CPB is kwetsbaar. De uitvoering aan de bedrijfsvoeringskant ligt in feite in handen van twee personen die afhankelijk zijn van de archiefdiscipline van de rest van de organisatie en daarbij niet worden ondersteund door een systeem van kwaliteitszorg. De vorming en het beheer van de projectarchieven is minder kwetsbaar omdat de medewerkers in de sectoren allen zijn doordrongen van het belang van de reproduceerbaarheid van de analyses. [Zie ook Kwaliteitsborging] Aanbeveling Zie mijn aanbeveling onder de paragraaf'kwaliteitsborging'. Toegankelijkheid Om informatie te kunnen raadplegen, moet deze toegankelijk zijn. In de eerste plaats moet duidelijk zijn welke archiefbescheiden worden beheerd en in welke applicaties deze archiefbescheiden zich bevinden. Informatie moet geordend, beschreven en beheerd worden om op termijn toegankelijk te blijven. Het toekennen van metadata aan digitale informatie is een belangrijke voorwaarde voor de toegankelijkheid van digitale informatie. Bevinding Het CPB onderscheidt in zijn archief drie onderdelen: beleid eigen organisatie, formele bestanden en publicaties+data en modellen. De eerste twee onderdelen vormen de zogenoemde centrale archieven, het derde onderdeel wordt aangeduid met de term decentrale archieven omdat de onderzoeken worden uitgevoerd in Pagina 9 van 15

10 projeetvorm en de archivering, plaatsvindt binnen de projectgroepen. Deze projectarchieven hebben jbetrekking: óp dè onderzoeksrapporten maar omvatten ook de aan hetrapport ten grondslag liggende data en modellen. Deze laatste bestanden zijn opgemaakt mét behulp va^speciëlistischè statistische en econometrische software; ''' J Zoals hierboven in dé.paragraaf'visie.én; beleid'al'werd geméld, werkt het CPB vanaf 2003 aan digitale, arcriivérih^ van de informatiëhuishoudihg is op ihet moment van dë vaststelling van dit rapport nog niet voltooid; Aan het streven naar digitale archivering lag de wens van het CPB ten grondslag om de centrale en de décentrale archieven te integreren. Ten behoeve van digitale archivering, js iri^oob het DMS ÓpenIMS ;aangeschaft. In een eerste pilot in 2010 werd duidelijk dat het DMS niet goed ih staat was om de dagelijkse onderzoeksactiviteiten te ondersteunen omdat de ondérzoekssoftware erbinnen niet functioneert. Een tweede pilot, die aanving in 2012, richtte zich op de archivering van de béstandenïh: hët,formeie archief, is verlengd tot de zomer van 2013 eh zal daarna wördèh.geëvalüeërd. Na'afró'nding van'de pilot zal de archivering yan de projectar;chieven wordén opgepakt. Het is de bedoeling dat uiteindelijk, naast de beleids-: en ondersteunende archieven, alle projectarchieven in het DMS zullen wórden opgenomen. Een streefdatum daarvoor is nog niet bepaald. Alle, archiefbescheiden die niet zijn opgenomen in OpenIMS, worden bewaard op de fileserver. Ten tijde van het onderzoek van de Erfgóedin'spectie was 80% van het archief van het CPB volledig digitaal en 20% hybride en een zeer klein deel papier. Het hybridë deehbestaaf uit gedigitaliséërdë dö.cumënten waarvan de papieren versie nog niet vernietigd: mag:rworden. Ih fëitëfisj dusihët'here: CPB-archief digitaal, op»j' i-,: ".,.1 de contracten na waarvoor 'natte'ihandtekenirigen verplicht zijn. Aan de documenten die worden geregistreerd in het DMS worden metadata gekoppeld volgens vaste 'sets. In hèt'óms.is eenjordeningsplan opgenomen en het systeem üs in staat öm rapportages te.generèren op bestanddeelniveau. Het CPB beschikt niet over ëën compleet en actuëel overzicht van al zijn archiefbéstanddelen (digitaal en papier) ën de Ipcatië waar zij zich bevinden. Ten slotte heeft het CPB eeh overzicht van de applicaties waar de organisatie gebruik van maakt en is het bureau bekènd ih wélke applicaties zich archiefbescheiden beyirideni ' 'i Pagina 10 van 15

11 Conclusie Het CPB heeft over het algemeen de toegankelijkheid van zijn archieven voldoende gewaarborgd. Het ontbreken van een overzicht van de feitelijke bestanden en hun locatie is echter een belangrijk aandachtspunt temeer omdat de organisatie deels nog in een hybride situatie verkeert en de digitalisering nog niet is voltooid. Aanbeveling Stel een compleet overzicht van de archiefbestanddelen op, inclusief de digitale, met daarin opgenomen de locaties waar deze bestanddelen zich bevinden. Selectie en vernietiging In een digitale omgeving moet vooraf, al bij het inrichten van een applicatie, rekening gehouden worden met het verwijderen en vernietigen van gegevens. Selectie en vernietiging van digitale archiefbescheiden mag uitsluitend plaatsvinden op grond van een vastgestelde selectielijst. Enerzijds is voortijdige vernietiging van digitale archiefbescheiden verboden en houdt dit het risico in dat belangrijke informatie verdwijnt, waardoor problemen met de bedrijfsvoering kunnen ontstaan en geen of onvoldoende verantwoording kan worden afgelegd. Anderzijds is het in verband met de privacywetgeving van belang dat archiefbescheiden niet langer bewaard worden dan de bewaartermijn voorschrijft. Bevinding Het CPB beschikt over een selectielijst die is vastgesteld in De lijst bestrijkt de periode vanaf de oprichting van het Bureau in 1945 en betreft de primaire processen. Voor de ondersteunende taken maakt het CPB gebruik van de rijksbrede lijsten op dit gebied. Op dit moment worden in het DMS geen bewaartermijnen toegekend bij opname in het systeem van de archiefbescheiden. Het is de bedoeling dat dit na afronding van de pilot wel gaat gebeuren. Via het systeem kunnen documenten waarvan de bewaartermijn is verstreken, worden verwijderd maar dat gebeurt nog niet. Archiefbescheiden die zich op de fileserver bevinden worden wel vernietigd. Anderzijds worden stukken echter vaak langer bewaard dan de termijn die in de selectielijst is aangegeven. Conclusie Het selectie-instrumentarium van het CPB is op orde. Pagina 11 van 15

12 / ) Pagina 12 van 15 Onze referentie Aanbeveling Geen aanbeveling. Duurzame digitale toegankelijkheid Digitale bestanden moeten actief onderhouden worden om gedurende hun bewaartermijn leesbaar en interpreteerbaar te bljjven. Het is daarom van belang om bij aanschaf en inrichting yan applicaties rekening te houden met de eisen voor duurzame toegankelijkheid. Afspraken hieroyer kunnen worden vastgelegd in een bewaarstrategie.: Daarin moeten ook elementen als het gébruik van open standaarden, een voorzienin'g vopr.tjjdigè conversie en'migratie en bewaking van authenticiteit van de informatie opgenomen zijn. > Bevinding, Het CPB heeft een aantal maatregelen getroffen om zijn digitale bestanden toegankelijk te houden.- Om de continuïteit te waarborgen wórden'de bestanden die zich op de primaire; filésetye secundaire fileserver zodat'dësecundajré van nood de taken van de primaire server kan óvërnèmerv Oók maakt dè organisatie; backups van de 'i i,: [,. bestandën op de fileserver. In het kader van duurzame toegankelijkheid, ook ten behoeve van de uiteindelijke overbrenging, worden tekstbëstanden opgeslagen in PDF en s in MIME. Voor wat betreft'de bestandën opgemaakt met behulp van de specifieke analysesoftware worden geen maatregelen getroffen om deze duurzaam toegankelijk te houden omdat dé seléctielijstshjeryobr. een bewaartermijn van 5 jaar voorschrijft. een Conclusie Het CPB heeft de duurzame digitale toegankelijkheid van zijn archieven over het algemeen voldoende gewaarborgd. ' Aanbeveling Geen aanbeveling.

13 Bijlage 2 Deelnemers aan het inspectiegesprek op 21 september 2012 Centraal Planbureau Mevrouw B. Brouwer, hoofd afdeling Interne Zaken en Beheer Dr. G.M.M. Gelauff, onderdirecteur Drs. Ë.L.M. Zijleman, hoofd Informatietechnologie en Onderzoeksondersteuning Erfgoedinspectie Mevrouw drs. A. Overbeeke, senior inspecteur Mevrouw drs. PJ.M. Velthuys-Bechthold, senior inspecteur Verantwoording en bronnen Archivering. Intranetpagina CPB. Roadshow archivering. Presentatie van OpenIMS, november Document Beheerplan ten behoeve van de implementatie van OpenIMS, mei Interne CPB memo's mbt archivering, 200, 2011 Verslagen van directieteamvergaderingen mbt archivering, 2003, 2005, 2006, 2008, Pagina 13 van 15

14 Bijlage 3 Duurzame digitale toegankelijkheid; een onderzoek van de Erfgoedinspectie, - ' De Erfgoedinspectie voert een onderzoek uit naar de duurzame toegankelijkheid van archiefbescheiden Jn!ëen digitale omgeving. Aanleiding voor dit ondérzoëk is de èrvaring van de Erfgoedinspectie, uit onder andere inspecties eh dë'përiödiéke.monitor, dat overheidsorganisaties geen duidelijk; beeld hebben wat archiveren ih eën digitale omgeving precies inhoudt. Vaak wordt daaronder verstaan het a.rchitfëren in; een document management systeem en worden gegevens in bedrijfssystemen over het hoofd gezien. Doel van het onderzoek is om inzicht;te verkrijgen in de staat van de duurzame toegankelijkheid van; digitalé inforrnatie bij de centrale overheid. Hierbij'zal een vergelijking worden gemaakt met de situatie in 2005, zoals door de Erfgoédihspéetie beschrèyëri ih het rapport Een dementerende overheid? In dit rapport werd gewezen óp hét risico dat er bij ondeugdelijk beheer van digitale informatie ernstige gaten inihet bed'rijfsgeheugeiji ontstaan. Belangrijk onderdeel van het onderzoek zijn de iijispecties die in 2011 en 2012 bij 30 organisaties worden uitgevoerd. Dezë orgahisatiës vórmen een doorsnee beeld van de centrale overheid 5. Dè beviridihgeh luit dèzei inspecties worden aangevuld met de uitkomsten van de monitor van de Erfgoedinspectie. In eeh later stadium zullen drie themagerichte onderzoeken naar digitaal archiefbeheer uitgevoerd worden. In een drietal overkoepelende publicaties zal de Erfgoedinspectie over de staat van de duurzame toegankelijkheid van digitale^archiefbescheiden bij de centrale overheid rapporteren. Het eerste rapport Beperkt houdbaar? is eind 2012 gepubliceerd en aan de Tweede Kamer toegezonden. Tevens ontvangt elke van de geïnspecteerde zorgdragers een samenvattend rapport met aanbevelingen. Uiteindelijke^doelstelling van het onderzoek is een op termijn verbeterde praktijk, waarin de duurzame toegankelijkheid in een digitale omgeving voldoende wordt gewaarborgd. Pagina 14 van 15

15 Bijlage 4 De Erfgoedinspectie en het toezicht op de informatiehuishouding van de centrale overheid De Erfgoedinspectie houdt toezicht op een belangrijk deel van het Nederlandse erfgoed. De Erfgoedinspectie ziet in opdracht van de minister van OCW toe op de informatiehuishouding van de centrale overheid, op het behoud en beheer van de rijkscollectie, de nationaal beschermde cultuurvoorwerpen en -verzamelingen, de archeologische en gebouwde monumenten, de archeologische opgravingen en vondsten en de beschermde stads- en dorpsgezichten. Voor wat betreft het toezicht op de informatiehuishouding ligt de focus van de Erfgoedinspectie op de archivering en de duurzame toegankelijkheid van archiefbescheiden, zowel in de vorm van gegevens als documenten, zowel digitaal als niet-digitaal. Object van toezicht zijn de departementen en daaronder vallende diensten, de Hoge Colleges van Staat, de rechterlijke macht, publiekrechtelijke bestuursorganen, privaatrechtelijke bestuurorganen voor wat betreft de openbaar gezag taak en de organen van de publiekrechtelijke bedrijfsorganisatie. Pagina 15 van 15

Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap > Retouradres Postbus 16478 2500 BL Den Haag Bureau Architectenregister t.a.v. de directeur de heer dr. H.A. Groeneveld Postbus 85506 2508

Nadere informatie

Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwi/s, Cu/tuuren Wetenschap

Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwi/s, Cu/tuuren Wetenschap Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwi/s, Cu/tuuren Wetenschap > Retouradres Postbus 16478 2500 BL Den Haag KNMG T.a.v. het bestuur Postbus 20051 3502 LB UTRECHT Koninginnegracht 25 Den Haag Postbus 16478

Nadere informatie

Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cu/tuur en Wetenschap

Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cu/tuur en Wetenschap Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cu/tuur en Wetenschap > Retouradres Postbus 16478 2500 BL Den Haag Centraal Justitieel Incassobureau T.a.v. de directie Postbus 1794 8901 CB Leeuwarden Koninginnegracht

Nadere informatie

Erfgoedinspectie Ministerie van Ondenvi/s, Cu/tuur en Wetenschap

Erfgoedinspectie Ministerie van Ondenvi/s, Cu/tuur en Wetenschap Erfgoedinspectie Ministerie van Ondenvi/s, Cu/tuur en Wetenschap > Retouradres Postbus 16478 2500 BL Den Haag Agentschap NL T.a.v. de heer A. van Ravestein, algemeen directeur Postbus 93144 2509 AC DEN

Nadere informatie

Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuuren Wetenschap

Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuuren Wetenschap Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuuren Wetenschap > Retouradres Postbus 16478 2500 BL Den Haag Pompestichting t.a.v. de directie Postbus 31435 6503 CK NIJMEGEN Koninginnegracht 25 Den Haag

Nadere informatie

Erfgoedinspectie Ministerie van Ondenvi/s, Cultuuren Wetenschap

Erfgoedinspectie Ministerie van Ondenvi/s, Cultuuren Wetenschap Erfgoedinspectie Ministerie van Ondenvi/s, Cultuuren Wetenschap > Retouradres Postbus 16478 2500 BL Den Haag UMCG T.a.v. de Raad van Bestuur Postbus 30001 9700 RB GRONINGEN Koninginnegracht 25 Den Haag

Nadere informatie

Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap > Retouradres Postbus 16478 2500 BL Den Haag De leden van de directie van De Nederlandsche Bank Postbus 98 1000 AB AMSTERDAM Koninginnegracht

Nadere informatie

Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap > Retouradres Postbus 16478 2500 BL Den Haag Dienst Uitvoering Onderwijs t.a.v. de hoofddirecteur FSI, de heer W.J. Westerbeek Postbus 30155

Nadere informatie

Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Ciiltuuren Wetenschap

Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Ciiltuuren Wetenschap Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Ciiltuuren Wetenschap > Retouradres Postbus 16478 2500 BL Den Haag Immigratie- en Naturalisatiedienst de heer R. Van Lint, hoofddirecteur Postbus 3211 2280 GE

Nadere informatie

Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuuren Wetenschap

Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuuren Wetenschap Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuuren Wetenschap > Retouradres Postbus 16478 2500 BL Den Haag KNMI T.a.v. de heer dr. ir. F.J.J. Brouwer, directeur Postbus 201 3730 AE DE BILT Koninginnegracht

Nadere informatie

Mr. J.A. van den Bos Inspecteur-Generaal Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid Postbus 90801 2509 LV DEN HAAG

Mr. J.A. van den Bos Inspecteur-Generaal Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid Postbus 90801 2509 LV DEN HAAG a 1 > Retouradres Postbus 16478 2500 BL Den Haag Mr. J.A. van den Bos Inspecteur-Generaal Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid Postbus 90801 2509 LV DEN HAAG Koninginnegracht 25 Den Haag Postbus

Nadere informatie

Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap >Retouradres Postbus 16478 2500 BL Den Haag Rijksgebouwendienst T.a.v. de algemeen directeur Mevrouw drs E.M. Klein Schiphorst Postbus 20952

Nadere informatie

Ministerie van Economische Zaken

Ministerie van Economische Zaken Ministerie van Economische Zaken > Retouradres Postbus 20401 2500 EK Den Haag Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap T.a.v. mw. drs. G.P.M. Scholte Hoofdinspecteur collecties en archieven Postbus

Nadere informatie

Kamer van Koophandel. De duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding en het digitale archief

Kamer van Koophandel. De duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding en het digitale archief Kamer van Koophandel De duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding en het digitale archief Erfgoedinspectie Pagina 2 van 27 Inhoud 1 Inleiding... 5 2 Algemeen beeld... 6 3 Digitale archiefbescheiden

Nadere informatie

Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cu/tuur en Wetenschap

Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cu/tuur en Wetenschap Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cu/tuur en Wetenschap > Retouradres Postbus 16478 2500 BL Den Haag Ministerie van Veiligheid en Justitie T.a.v. mevrouw mr. drs. N.C. Stolk Plaatsvervangend Secretaris-generaal

Nadere informatie

Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwi/s, Cu/tuur cn Wetenschap

Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwi/s, Cu/tuur cn Wetenschap Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwi/s, Cu/tuur cn Wetenschap > Retouradres Postbus 16478 2500 BL Den Haag Ministerie van Infrastructuur en Milieu t.a.v. de directeur-generaal Rijkswaterstaat, de heer

Nadere informatie

De Nationale ombudsman. De duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding en het digitale archief

De Nationale ombudsman. De duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding en het digitale archief De Nationale ombudsman De duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding en het digitale archief Erfgoedinspectie Pagina 2 van 31 Inhoud 1 Inleiding... 5 2 Algemeen beeld... 7 3 Digitale archiefbescheiden

Nadere informatie

Monitor Erfgoedinspectie

Monitor Erfgoedinspectie Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap Monitor Erfgoedinspectie Staat van de naleving 2011-2012 Bijlage: Integrale vragenlijst met antwoorden, toezichtveld archieven A2 Hoeveel

Nadere informatie

Onze referentie 537778

Onze referentie 537778 Ministerie van Onderwijs, Cultuuren Wetenschap >Retouradres Postbus 16478 2500 BL Den Haag Ministerie van Economische Zaken T.a.v. de heer drs. P.J.M. Kolkman, CIO Postbus 20401 2500 EK DEN HAAG Erfgoedinspectie

Nadere informatie

Archiefzorg en beheer 2013/2014

Archiefzorg en beheer 2013/2014 T Archiefzorg en beheer 2013/2014 Verslag aan de raad ten behoeve van de horizontale verantwoording van de zorg over en het beheer van (analoge en digitale) archieven conform de Archiefwet 1995 Inhoudsopgave

Nadere informatie

De duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding en het digitale archief

De duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding en het digitale archief Erfgoedinspectie M/n/sterie van Onderwys, Cu/tuur en Wetenschap CIBG De duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding en het digitale archief CIBG De duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding

Nadere informatie

Digitalisering en duurzame toegankelijkheid van informatie bij de provincie Noord-Brabant

Digitalisering en duurzame toegankelijkheid van informatie bij de provincie Noord-Brabant Startnotitie informatie bij de provincie Noord-Brabant 1. Inleiding Duurzame toegankelijkheid van informatie hangt af van de manier waarop informatiedragers, zoals nota s, brieven en emailberichten worden

Nadere informatie

Selectie en vernietiging

Selectie en vernietiging Selectie en vernietiging Het wettelijk kader De ophef in 1998 over het vernietigen van dossiers van de Militaire Inlichtingen Dienst (MID), in de pers en in de Tweede Kamer, laat zien dat van overheidsorganisaties

Nadere informatie

Stappenplan digitaal archiefbeheer

Stappenplan digitaal archiefbeheer Stappenplan digitaal archiefbeheer Vooraf Dit stappenplan behandelt een deelprobleem voor het archiefbeheer. Het gaat alleen om een inventarisatie van de digitale archieven die uw instelling beheert. Voor

Nadere informatie

Regeling Archiefbeheer Belastingdienst 2011. Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen. Artikel 1 Definities

Regeling Archiefbeheer Belastingdienst 2011. Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen. Artikel 1 Definities Regeling Archiefbeheer Belastingdienst 2011 Regeling van 17 oktober 2011, nr. DGB/2011-6422, Staatscourant 26 oktober 2011 nr. 19115 De directeur-generaal voor de Belastingdienst, Gelet op artikel 7, vierde

Nadere informatie

Verslag archief- en informatiebeheer GR Ferm Werk

Verslag archief- en informatiebeheer GR Ferm Werk Verslag archief- en informatiebeheer 2015 GR Ferm Werk Vastgesteld door het dagelijks bestuur van Ferm Werk op 9 juni 2016 Inleiding Als archiefzorgdrager legt het dagelijks bestuur van Ferm Werk verantwoording

Nadere informatie

Beheersregeling document- en archiefbeheer OPTA 2008

Beheersregeling document- en archiefbeheer OPTA 2008 Beheersregeling document- en archiefbeheer OPTA 2008 De voorzitter van het College van de Onafhankelijke Post en Telecommunicatie Autoriteit besluit vast te stellen het volgende: Besluit voor het beheer

Nadere informatie

De duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding en DWR Archief

De duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding en DWR Archief Erfgoedinspectie Pagina 2 van 18 Inhoud Inhoud Inleiding... 4 1 Algemeen beeld... 5 2 Het in bewaring geven van digitaal archief bij het e-depot... 7 3 Het e-depot van het Nationaal Archief als voorziening...

Nadere informatie

Aanleiding onderzoek archivering WABO-dossiers

Aanleiding onderzoek archivering WABO-dossiers Aanleiding onderzoek archivering WABO-dossiers Algemeen De omgevingsdiensten voeren taken uit op het gebied van Wabo namens de provincie en de gemeenten in hun werkgebied. Welke taken dat zijn, is per

Nadere informatie

Model verslag/vragenlijst Inspectiebezoek.

Model verslag/vragenlijst Inspectiebezoek. Model verslag/vragenlijst Inspectiebezoek. I. Algemeen De Archiefinspectie Rijckheyt houdt, conform artikel 32 van de Archiefwet 1995, toezicht op het beheer van nog niet overgebrachte archiefbescheiden

Nadere informatie

Autoriteit Financiële Markten

Autoriteit Financiële Markten Erfgoed inspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuuren Wetenschap Autoriteit Financiële Markten De duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding en het digitale archief Autoriteit Financiële Markten

Nadere informatie

ARCHIVEREN JONGEREN TOT 27 JAAR. door Eljakim Schrijvers

ARCHIVEREN JONGEREN TOT 27 JAAR. door Eljakim Schrijvers ARCHIVEREN JONGEREN TOT 27 JAAR door Eljakim Schrijvers ARCHIEFWET HOOFDLIJNEN VAN DE WET 1995 Vorming van archief en het beheer daarvan door overheidsorganisaties Vervreemding Openbaarheid WET BESCHERMING

Nadere informatie

Model-regeling Archiefbeheer/Documentaire Informatievoorziening. RAAMREGELING ARCHIEFBEHEER/ DOCUMENTAIRE INFORMATIEVOORZIENING [naam instelling]

Model-regeling Archiefbeheer/Documentaire Informatievoorziening. RAAMREGELING ARCHIEFBEHEER/ DOCUMENTAIRE INFORMATIEVOORZIENING [naam instelling] RAAMREGELING ARCHIEFBEHEER/ DOCUMENTAIRE INFORMATIEVOORZIENING [naam instelling] PAZU Werkgroep Beheersregels Page 1 29-10-2002 INDELING Art. nrs. Blz. Hoofdstuk I Algemene bepalingen 1 3/5 Hoofdstuk II

Nadere informatie

B) Toelichting van EYE op het inmiddels gewijzigd beleid t.a.v. duurzame opslag van gedigitaliseerde films en born digital films

B) Toelichting van EYE op het inmiddels gewijzigd beleid t.a.v. duurzame opslag van gedigitaliseerde films en born digital films Mevrouw drs. M. C. van Heese Erfgoedinspectie/Collecties en Archieven IPC 3500 Postbus 16478 2500 BL Den Haag Amsterdam, 11 februari 2016 Betreft: De stoot van de rijkscollectie BYE Filmmuseum Geachte

Nadere informatie

(070) 373 8393. Brief aan de leden T.a.v. het college en de raad. Samenvatting. informatiecentrum tel. ons kenmerk BAOZW/U201300267 Lbr.

(070) 373 8393. Brief aan de leden T.a.v. het college en de raad. Samenvatting. informatiecentrum tel. ons kenmerk BAOZW/U201300267 Lbr. Brief aan de leden T.a.v. het college en de raad informatiecentrum tel. (070) 373 8393 betreft Archiefconvenant; wijzigingen in de Archiefwet en -regelgeving Samenvatting uw kenmerk ons kenmerk BAOZW/U201300267

Nadere informatie

de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, t.a.v. het hoofd van de Rijksarchiefdienst, Postbus 90520, 2509 LM Den Haag.

de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, t.a.v. het hoofd van de Rijksarchiefdienst, Postbus 90520, 2509 LM Den Haag. Modellen Model 1 Aanvraag machtiging vervanging archiefbescheiden Aan de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, t.a.v. het hoofd van de Rijksarchiefdienst, Postbus 90520, 2509 LM Den Haag. Kalvermarkt

Nadere informatie

Besluit Informatiebeheer van de gemeenschappelijke regeling DCMR Milieudienst Rijnmond

Besluit Informatiebeheer van de gemeenschappelijke regeling DCMR Milieudienst Rijnmond Het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling DCMR Milieudienst Rijnmond: Gelezen het voorstel van de secretaris; Gelet op artikel 4 van de Arehiefverordening gemeenschappelijke regeling DCMR

Nadere informatie

In deze handreiking is aangegeven hoe om te gaan met de archivering van digitale ruimtelijke plannen.

In deze handreiking is aangegeven hoe om te gaan met de archivering van digitale ruimtelijke plannen. HANDREIKING Onderwerp Archiveren digitale ruimtelijke plannen Aan Gebruikers RO Standaarden Van Geonovum, Monique van Scherpenzeel Datum 3 februari 2010 Status publiek In deze handreiking is aangegeven

Nadere informatie

Informatieblad archiefbeheer bij onderwijsinstellingen

Informatieblad archiefbeheer bij onderwijsinstellingen Informatieblad archiefbeheer bij onderwijsinstellingen De Erfgoedinspectie krijgt veel vragen van onderwijsinstellingen over de reikwijdte en de toepassing van de archiefwettelijke voorschriften. In het

Nadere informatie

Interne Memo nr. INT14-1518

Interne Memo nr. INT14-1518 Interne Memo nr. INT14-1518 Aan: college van B&W van Heerhugowaard Van: Johan Hoogewerf Datum: 30 juni 2014 Onderwerp: Verslag archief-kpi s gemeente Heerhugowaard 2014 Afschrift aan: 1. LOKALE REGELGEVING

Nadere informatie

Kadaster De duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding en het digitale archief

Kadaster De duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding en het digitale archief Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cu/tuur en Wetenschap Kadaster De duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding en het digitale archief Inhoud Inleiding 3 1. Algemeen beeld 5 2. Digitale

Nadere informatie

Erfgoedinspectie Pagina 2 van 21

Erfgoedinspectie Pagina 2 van 21 Erfgoedinspectie Pagina 2 van 21 Inhoud 1 Algemeen beeld... 6 2 Archivering op het bestuursdepartement in het DMS DigiJust... 9 3 De aansluitvoorwaarden van het CDD-E-Depot... 12 4 CDD-E-Depot als duurzaam

Nadere informatie

REGELING ARCHIEFBEHEER RIJKSUNIVERSITEIT GRONINGEN

REGELING ARCHIEFBEHEER RIJKSUNIVERSITEIT GRONINGEN REGELING ARCHIEFBEHEER RIJKSUNIVERSITEIT GRONINGEN INHOUD I II III IV V VI VII VIII IX X XI XII XIII XIV Begripsbepalingen Verantwoordelijkheden en organisatie archiefbeheer Archiefbeheer Postregistratie

Nadere informatie

TOELICHTING REGELING ARCHIEFBEHEER UNIVERSITEIT TWENTE 2015 Ex artikel 14 van het Archiefbesluit 1995

TOELICHTING REGELING ARCHIEFBEHEER UNIVERSITEIT TWENTE 2015 Ex artikel 14 van het Archiefbesluit 1995 TOELICHTING REGELING ARCHIEFBEHEER UNIVERSITEIT TWENTE 2015 Ex artikel 14 van het Archiefbesluit 1995 KENMERK: B&A 15/1035 /DNT DEFINITIEVE VERSIE 4.0 VAN 14 JULI 2015 AUTEUR: W.H.G. OLIJSLAGER Hoofdstuk

Nadere informatie

Statenmededeling. Jaarverslag zorgplicht archieven 2013-2014. Aan Provinciale Staten van Noord-Brabant. Kennisnemen van

Statenmededeling. Jaarverslag zorgplicht archieven 2013-2014. Aan Provinciale Staten van Noord-Brabant. Kennisnemen van Statenmededeling Onderwerp Jaarverslag zorgplicht archieven 2013-2014 Aan Provinciale Staten van Noord-Brabant Kennisnemen van Jaarverslag Zorgplicht archieven 2013-2014 Aanleiding In november 2013 is

Nadere informatie

Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. Monitorboek Erfgoedinspectie 2009-2010

Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. Monitorboek Erfgoedinspectie 2009-2010 Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap Monitorboek Erfgoedinspectie 2009-2010 Wat is de Erfgoedinspectie De Erfgoedinspectie waakt op nationaal niveau over een belangrijk deel

Nadere informatie

Den Haag, september 2013 Dr. F.J.G. Limburg

Den Haag, september 2013 Dr. F.J.G. Limburg Verslag van het ingevolge artikel 5, sub d., j o 2 Archiefbesluit 1995, gevoerde overleg tussen het bedrijfschap Horeca en Catering en het Nationaal Archief met betrekking tot de selectielijst, zoals bedoeld

Nadere informatie

Ministerie van Defensie

Ministerie van Defensie Erfgoedinspectie MinisterieranOnderwijs, Cu/tuur en Wetenschap Ministerie van Defensie De duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding en het digitale archief Ministerie van Defensie De duurzame

Nadere informatie

De Nationale Politie. De duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding en het digitale archief. Erfgoedinspectie.

De Nationale Politie. De duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding en het digitale archief. Erfgoedinspectie. De Nationale Politie De duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding en het digitale archief Erfgoedinspectie Februari 2016 Pagina 1 van 21 Inhoud Inleiding... 3 1. Algemeen beeld... 4 2. Digitale

Nadere informatie

PROVINCIAAL BLAD. Gelet op artikel 7 van de Archiefverordening provincie Utrecht 2014;

PROVINCIAAL BLAD. Gelet op artikel 7 van de Archiefverordening provincie Utrecht 2014; PROVINCIAAL BLAD Officiële uitgave van provincie Utrecht. Nr. 1077 2 maart 2015 Besluit van Gedeputeerde Staten van Utrecht van d.d. 16 december 2014, nr. 8107CF7C betreffende de voorschriften voor het

Nadere informatie

Regeling Archiefbeheer College bouw ziekenhuisvoorzieningen

Regeling Archiefbeheer College bouw ziekenhuisvoorzieningen Het College bouw ziekenhuisvoorzieningen, gelet op artikel 14 van het Archiefbesluit 1995; Besluit: Artikel 1 In deze regeling wordt verstaan onder: a. Bouwcollege: het College bouw ziekenhuisvoorzieningen;

Nadere informatie

(Besluit Informatiebeheer gemeente Coevorden 1998)

(Besluit Informatiebeheer gemeente Coevorden 1998) Het college van burgemeester en wethouders van Coevorden; gelet op artikel 8 van de Archiefverordening besluit vast te stellen de navolgende: Voorschriften betreffende het beheer van de documenten van

Nadere informatie

Documentair StructuurPlan. Een handleiding naar informatie over informatie

Documentair StructuurPlan. Een handleiding naar informatie over informatie Documentair StructuurPlan Een handleiding naar informatie over informatie Handleiding en model Documentair StructuurPlan Inhoudsopgave Inleiding...3 De onderdelen van een Documentair StructuurPlan...5

Nadere informatie

Archiefreglement provincie Fryslân 2005

Archiefreglement provincie Fryslân 2005 Provinciaal Blad no. 30 Uitgegeven: 27 maart 2009 Archiefreglement provincie Fryslân 2005 De commissaris van de Koningin in de provincie Fryslân, provinciale staten van Fryslân en gelet op artikel 7 van

Nadere informatie

Archiefinspectie RHC Alkmaar. Verslag archief-kpi s Heerhugowaard 2015

Archiefinspectie RHC Alkmaar. Verslag archief-kpi s Heerhugowaard 2015 Archiefinspectie RHC Alkmaar Verslag archief-kpi s Heerhugowaard 2015 Bijlage bij de brief van de gemeentelijke archiefinspectie aan het college van Burgemeester en wethouders van de gemeente Heerhugowaard,

Nadere informatie

Verslag van de bijeenkomst. Informatie duurzaam digitaal toegankelijk

Verslag van de bijeenkomst. Informatie duurzaam digitaal toegankelijk Verslag van de bijeenkomst Informatie duurzaam digitaal toegankelijk 10 oktober 2011 Informatie duurzaam digitaal toegankelijk Verslag van de bijeenkomst voor de verantwoordelijken voor de informatievoorziening

Nadere informatie

2. Deze voorziening wordt getroffen zoveel mogelijk overeenkomstig de bepalingen van deze wet.

2. Deze voorziening wordt getroffen zoveel mogelijk overeenkomstig de bepalingen van deze wet. Notitie Inrichting archiefbeheer en informatievoorziening bij samenwerkingsverbanden, ofwel Verbonden Partijen Welke afspraken te maken tussen de Verbonden Partij en de deelnemers? Werkgroep LOPAI / sectie

Nadere informatie

Artikel 4 De directeur van de beheerseenheid kan de uitvoering van de bepalingen van dit besluit mandateren aan één of meer medewerkers.

Artikel 4 De directeur van de beheerseenheid kan de uitvoering van de bepalingen van dit besluit mandateren aan één of meer medewerkers. 4C. BESLUIT INFORMATIEBEHEER REGIO TWENTE - besluit dagelijks bestuur van 20 maart 1998 Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen Artikel 1 Dit besluit verstaat onder: a. documenten de in de wet in artikel 1, onder

Nadere informatie

Toezichtinformatie Toezichtindicatoren Archiefwet

Toezichtinformatie Toezichtindicatoren Archiefwet Toezichtinformatie Toezichtindicatoren Archiefwet Versie april 2013 Inhoudsopgave 1. Aanleiding... 3 2. Leeswijzer... 4 3. Matrix Archiefwet... 5 Auteur: Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING)

Nadere informatie

b. archiefregeling de Archiefregeling die in werking is getreden per 01-04-2010;

b. archiefregeling de Archiefregeling die in werking is getreden per 01-04-2010; BESLUIT INFORMATIEBEHEER GEMEENTE WAALWIJK 2014 Hoofdstuk I Algemene bepalingen Artikel 1. 1. Dit besluit bedoelt met: a. wet de Archiefwet 1995; b. archiefregeling de Archiefregeling die in werking is

Nadere informatie

Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de documenten

Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de documenten Gemeenteblad van de gemeente Tubbergen Jaargang: 2014 Nummer: 67 Uitgifte: 30 oktober 2014 Bekendmaking van het besluit van het college van burgemeester en wethouders d.d. 30 oktober 2014, tot vaststelling

Nadere informatie

BESLUIT INFORMATIEBEHEER PROVINCIE FRYSLAN 2014. De commissaris van de Koning in de provincie Fryslân, Gedeputeerde Staten van de provincie Fryslân;

BESLUIT INFORMATIEBEHEER PROVINCIE FRYSLAN 2014. De commissaris van de Koning in de provincie Fryslân, Gedeputeerde Staten van de provincie Fryslân; BESLUIT INFORMATIEBEHEER PROVINCIE FRYSLAN 2014 De commissaris van de Koning in de provincie Fryslân, en Gedeputeerde Staten van de provincie Fryslân; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening Provincie

Nadere informatie

Programma Digitaal Werken. Introductie Programma Digitaal Werken (procesgericht werken) Arvid Janssen

Programma Digitaal Werken. Introductie Programma Digitaal Werken (procesgericht werken) Arvid Janssen Programma Digitaal Werken Introductie Programma Digitaal Werken (procesgericht werken) Arvid Janssen Hybride wereld Programma Digitaal Werken 2 Waar vind ik de juiste informatie? Centraal probleem Persoonlijke

Nadere informatie

*3053352* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Cranendonck Postbus 2090 6020 AB BUDEL. Inspectierapportage.

*3053352* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Cranendonck Postbus 2090 6020 AB BUDEL. Inspectierapportage. Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Cranendonck Postbus 2090 6020 AB BUDEL Brabantlaan 1 Postbus 90151 5200 MC s-hertogenbosch Telefoon (073) 681 28 12 Fax (073) 614 11 15 info@brabant.nl

Nadere informatie

Eerste uitwerking strategisch thema 'Betrouwbare digitale informatie is de basis'

Eerste uitwerking strategisch thema 'Betrouwbare digitale informatie is de basis' Eerste uitwerking strategisch thema 'Betrouwbare digitale informatie is de basis' versie 30 augustus 2013 De beschikbaarheid van betrouwbare digitale overheidsinformatie is de basis voor het goed kunnen

Nadere informatie

Inspectieprogramma Basiseisen voor een goed archiefbeheer

Inspectieprogramma Basiseisen voor een goed archiefbeheer Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap Inspectieprogramma Basiseisen voor een goed archiefbeheer 2008-2012 Eindrapportage Inspectieprogramma Basiseisen voor een goed archiefbeheer

Nadere informatie

*2893512* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Oisterwijk Postbus 10101 5060 GA OISTERWIJK. Inspectierapportage

*2893512* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Oisterwijk Postbus 10101 5060 GA OISTERWIJK. Inspectierapportage Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Oisterwijk Postbus 10101 5060 GA OISTERWIJK Brabantlaan 1 Postbus 90151 -Hertogenbosch Telefoon (073) 681 28 12 Fax (073) 614 11 15 info@brabant.nl

Nadere informatie

Behoort bij raadsvoorstel , titel: Actualisatie Archiefverordening Utrechtse Heuvelrug

Behoort bij raadsvoorstel , titel: Actualisatie Archiefverordening Utrechtse Heuvelrug Behoort bij raadsvoorstel 2016-310, titel: Actualisatie Archiefverordening Utrechtse Heuvelrug De raad van de gemeente Utrechtse Heuvelrug; Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders

Nadere informatie

Erfgoedinspectie Ministerie van Ondenvijs, Cultuuren Wetenschap

Erfgoedinspectie Ministerie van Ondenvijs, Cultuuren Wetenschap Erfgoedinspectie Ministerie van Ondenvijs, Cultuuren Wetenschap >Retouradres Postbus 16478 2500 BL Den Haag Het bestuur van de Rechtbank Den Haag Postbus 20302 2500 EH DEN HAAG Erfgoedinspectie IPC 3500

Nadere informatie

Aan de raad van de gemeente Lingewaard

Aan de raad van de gemeente Lingewaard 10 Aan de raad van de gemeente Lingewaard *14RDS00140* 14RDS00140 Onderwerp Vaststellen Archiefverordening 2014 1 Samenvatting Op grond van de Archiefwet 1995 dienen de gemeenteraden verordeningen op te

Nadere informatie

Stadsarchief Zo vroeg mogelijk in het proces

Stadsarchief Zo vroeg mogelijk in het proces Stadsarchief Zo vroeg mogelijk in het proces Anje van der Lek Wat gaan we doen? Vanuit mijn perspectief: (overheid, archiefwet) Het e-depot Tenant architectuur Vanuit jullie perspectief: (particuliere

Nadere informatie

Digitaal werken en digitaal archiveren

Digitaal werken en digitaal archiveren Digitaal werken en digitaal archiveren DRM en substitutie bij DNB Bert Kooi en Ines van Dijk 15 maart 2016 Programma Substitutie Van digitale hulpmiddelen naar digitaal werken Fysiek hybride digitaal archief

Nadere informatie

nemen van een e-depot

nemen van een e-depot Stappenplan bij het in gebruik nemen van een e-depot CONCEPT VOOR FEEDBACK Bijlage bij Handreiking voor het in gebruik nemen van een e-depot door decentrale overheden 23 juli 2015 Inleiding Dit stappenplan

Nadere informatie

Dienst.. De heer. Postbus.. 1000 AN AMSTERDAM. adejonker@stadsarchief.amsterdam.nl. Archiefinspectie. Geachte heer..,

Dienst.. De heer. Postbus.. 1000 AN AMSTERDAM. adejonker@stadsarchief.amsterdam.nl. Archiefinspectie. Geachte heer.., Bezoekadres Vijzelstraat 32 1017 HL Amsterdam Postbus 51140 1007 EC Amsterdam Telefoon 020 2511 511 Fax 020 2511 512 Retouradres: Stadsarchief, Postbus 51140, 1007 EC Amsterdam Dienst.. De heer. Postbus..

Nadere informatie

Onvoltooid digitaal. De kwaliteit van de digitale archieven bij de organisaties van de Rijksoverheid

Onvoltooid digitaal. De kwaliteit van de digitale archieven bij de organisaties van de Rijksoverheid Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap Onvoltooid digitaal De kwaliteit van de digitale archieven bij de organisaties van de Rijksoverheid Onvoltooid digitaal De kwaliteit van

Nadere informatie

Rapport Methodiek Risicoanalyse

Rapport Methodiek Risicoanalyse Versie 1.5 31 december 2014 A.L.M. van Heijst emim drs. R.B. Kaptein drs. A. J. Versteeg Inhoud 1. Inleiding... 3 2. Methodiek... 3 3. Stappenplan uitvoering risicoanalyse... 6 3.1 Landelijke risicoanalyse...

Nadere informatie

Slotbijeenkomst Pilot E-depot Utrecht. Hier komt tekst. komt ook tekst 22-1-2014. Utrecht.nl

Slotbijeenkomst Pilot E-depot Utrecht. Hier komt tekst. komt ook tekst 22-1-2014. Utrecht.nl Slotbijeenkomst Pilot E-depot Utrecht Hier komt tekst Digitaal erfgoed Metagegevens & Hier 22-1-2015 Architectuur komt ook tekst 22-1-2014 Bert van Kooten Kennis- en Kwaliteitscentrum Documentaire informatie

Nadere informatie

Regelgeving Archiefbeheer Universiteit Leiden

Regelgeving Archiefbeheer Universiteit Leiden Regelgeving Archiefbeheer Universiteit Leiden ex artikel 14 van het Archiefbesluit 1995 Hoofdstuk 1: Algemene bepalingen Hoofdstuk 2: Het archiefbeheer in de dynamische fase Hoofdstuk 3: Het archiefbeheer

Nadere informatie

Kerkelijk archiefbeheer. Een korte inleiding

Kerkelijk archiefbeheer. Een korte inleiding Kerkelijk archiefbeheer Een korte inleiding Hoofdstuk 1: Het archief Wat is een archief? Een archief is het geheel der bescheiden, ambtshalve ontvangen, of opgemaakt door een bestuur of zelfstandig handelend

Nadere informatie

BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING

BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING Officiële uitgave van gemeenschappelijke regeling Regionale uitvoeringsdienst Zeeland. Nr. 162 8 juli 2015 Informatieverordening RUD Zeeland 2015 Het Algemeen Bestuur van

Nadere informatie

Archiefinspectie RHC Alkmaar. Verslag archief-kpi s Bergen (N-H) 2015

Archiefinspectie RHC Alkmaar. Verslag archief-kpi s Bergen (N-H) 2015 Archiefinspectie RHC Alkmaar Verslag archief-kpi s Bergen (N-H) 2015 Bijlage bij de brief van de gemeentelijke archiefinspectie aan het college van Burgemeester en wethouders van de gemeente Bergen (NH),

Nadere informatie

LEIDRAAD voor de vervanging van archiefbescheiden

LEIDRAAD voor de vervanging van archiefbescheiden L E I D R A A D LEIDRAAD voor de vervanging van archiefbescheiden Voorwaarden, procedure en stappenplan Geactualiseerde versie 1 maart 2013 Archiefinspectie Regionaal Archief Nijmegen 1 Inhoudsopgave 1.

Nadere informatie

Het digitaal samenstellen en uniformeren van projectdocumentatie.

Het digitaal samenstellen en uniformeren van projectdocumentatie. Het digitaal samenstellen en uniformeren van projectdocumentatie. As-Built Documentatie digitaal op orde Als uw bedrijf actief is in de Marine, Off-Shore, energie of chemische industrie, dan heeft u voor

Nadere informatie

Conclusies en aanbevelingen van de. quick scan informatie- en archiefbeheer bij. afdeling X

Conclusies en aanbevelingen van de. quick scan informatie- en archiefbeheer bij. afdeling X Conclusies en aanbevelingen van de quick scan informatie- en archiefbeheer bij afdeling X Datum quick scan : 10 mei 2011 Medewerker : de heer Y Ingevuld samen met archiefinspecteur : Ja Diagnose en aanbevelingen

Nadere informatie

*3078514* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hilvarenbeek Postbus 3 5080 AA HILVARENBEEK. Inspectierapportage

*3078514* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hilvarenbeek Postbus 3 5080 AA HILVARENBEEK. Inspectierapportage Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hilvarenbeek Postbus 3 5080 AA HILVARENBEEK Brabantlaan 1 Postbus 90151 5200 MC s-hertogenbosch Telefoon (073) 681 28 12 Fax (073) 614 11

Nadere informatie

PROTOCOL ELEKTRONISCH BERICHTENVERKEER GEMEENTE HENGELO 2005

PROTOCOL ELEKTRONISCH BERICHTENVERKEER GEMEENTE HENGELO 2005 PROTOCOL ELEKTRONISCH BERICHTENVERKEER GEMEENTE HENGELO 2005 HOOFDSTUK 1. BEGRIPSBEPALING, REIKWIJDTE EN DOELEINDEN Artikel 1. Begripsbepaling In dit protocol wordt verstaan onder: Algemene postbus Elektronische

Nadere informatie

Besluit Informatiebeheer Gemeenschappelijke regeling Samenwerkingsorgaan Hoeksche Waard

Besluit Informatiebeheer Gemeenschappelijke regeling Samenwerkingsorgaan Hoeksche Waard Besluit Informatiebeheer Gemeenschappelijke regeling Samenwerkingsorgaan Hoeksche Waard Het dagelijks bestuur van het Samenwerkingsorgaan Hoeksche Waard; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening en

Nadere informatie

2. Interne kwaliteitszorg en toezicht Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteitsverbetering van haar informatiehuishouding?

2. Interne kwaliteitszorg en toezicht Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteitsverbetering van haar informatiehuishouding? Bijlage 1. Beantwoording van de KPI-vragen Hieronder volgen de relevante antwoorden op de KPI-vragen. Het schematische overzicht van de archief-kpi s met beantwoording in het kort is als bijlage 2 aan

Nadere informatie

Document Management in het MBO

Document Management in het MBO Document Management in het MBO Een verkenning Bas Kruiswijk, Frank Eckelmans, Henk Jan van Ginkel en Leo Bakker Vragen Wat is document management en hoe wordt deze term gehanteerd in het MBO? Welke processen

Nadere informatie

Duurzaam duurt het langst

Duurzaam duurt het langst Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap Duurzaam duurt het langst Digitalisering en duurzame toegankelijkheid van informatie bij de kerndepartementen Duurzaam duurt het langst

Nadere informatie

artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995 en artikel 36 van de gemeenschappelijke regeling RUD Utrecht

artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995 en artikel 36 van de gemeenschappelijke regeling RUD Utrecht Archiefverordening RUD Utrecht 2014 Het algemeen bestuur van de RUD Utrecht gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur van RUD Utrecht Gelet op: artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995

Nadere informatie

Onderwerp: Voortgang op het Plan van Aanpak archief KPI s Nummer: 861619

Onderwerp: Voortgang op het Plan van Aanpak archief KPI s Nummer: 861619 COLLEGE VAN DIJKGRAAF EN HOOGHEEMRADEN COMMISSIE BMZ ALGEMEEN BESTUUR Agendapunt 5.2.C BIJLAGE 2 Onderwerp: Voortgang op het Plan van Aanpak archief KPI s Nummer: 861619 In D&H: 16-09-2014 Steller: drs.

Nadere informatie

cocensus Postbus 797, 2130 AT Hoofddorp

cocensus Postbus 797, 2130 AT Hoofddorp cocensus Postbus 797, 2130 AT Hoofddorp (f^r'f'.na " 2 7 APR. 2012 Gemeente Wormerland t.a.v. het College van burgemeester en wethouders Postbus 20 1530AAWormer 'and behandeld door F. den HartOg telefoon

Nadere informatie

Document Management in het MBO Een verkenning. Bas Kruiswijk, Frank Eckelmans, Henk Jan van Ginkel en Leo Bakker

Document Management in het MBO Een verkenning. Bas Kruiswijk, Frank Eckelmans, Henk Jan van Ginkel en Leo Bakker Document Management in het MBO Een verkenning Bas Kruiswijk, Frank Eckelmans, Henk Jan van Ginkel en Leo Bakker Inleiding Aanleiding voor deze opdracht Vragen Wat is document management en hoe wordt deze

Nadere informatie

VERSLAG ARCHIEF- EN INFORMATIEBEHEER GEMEENTE BRIELLE 2014. (ten behoeve van horizontale verantwoording ingevolge de wet RGT)

VERSLAG ARCHIEF- EN INFORMATIEBEHEER GEMEENTE BRIELLE 2014. (ten behoeve van horizontale verantwoording ingevolge de wet RGT) VERSLAG ARCHIEF- EN INFORMATIEBEHEER GEMEENTE BRIELLE 2014 (ten behoeve van horizontale verantwoording ingevolge de wet RGT) Samenstelling i.o.v. de streekarchivaris A.A. van der Houwen, archiefinspecteur

Nadere informatie

Protocol archiefbeheer

Protocol archiefbeheer 162 Protocol archiefbeheer Protocol archiefbeheer 1. Definitie archief Een archief is het geheel van stukken, ontvangen of opgemaakt door een instelling, persoon of groep personen. Archiefstukken zijn

Nadere informatie

In deze brief ga ik in op de belangrijkste conclusies en aanbevelingen van het evaluatierapport.

In deze brief ga ik in op de belangrijkste conclusies en aanbevelingen van het evaluatierapport. > Retouradres Postbus 20401 2500 EK DEN HAAG De Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal Postbus 20018 2500 EA DEN HAAG Prins Clauslaan 8 Postbus 20401 2500 EK DEN HAAG www.minlnv.nl Betreft

Nadere informatie

Handleiding voor het toepassen van de Selectielijst

Handleiding voor het toepassen van de Selectielijst Handleiding voor het toepassen van de Selectielijst Deze praktische handleiding heeft als doel je te tonen hoe je een selectielijst moet gebruiken. Hierbij maken we gebruik van de algemene selectielijst

Nadere informatie