Den Haag, september 2013 Dr. F.J.G. Limburg

Transcriptie

1 Verslag van het ingevolge artikel 5, sub d., j o 2 Archiefbesluit 1995, gevoerde overleg tussen het bedrijfschap Horeca en Catering en het Nationaal Archief met betrekking tot de selectielijst, zoals bedoeld in artikel 2, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995, voor de neerslag van de handelingen van het bedrijfschap Horeca en Catering, voor de periode vanaf 1954 Den Haag, september 2013 Dr. F.J.G. Limburg Beleidsterrein In de concept-selectielijst voor de neerslag van de handelingen van het bedrijfschap Horeca en Catering is een beschrijving van de taken van het bedrijfschap opgenomen en een overzicht van de actoren waarvan de handelingen in het overleg aan de orde zijn gekomen. Selectiedoelstelling en criteria en belangen Tijdens het opstellen van de selectielijst en tijdens het gevoerde overleg is rekening gehouden met de in artikel 2, sub c van het Archiefbesluit 1995 genoemde waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed en het onder sub d. van hetzelfde besluit genoemde belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek. Als uitgangspunt van het overleg gold de door de rijksarchiefdienst gehanteerde selectiedoelstelling, die inhoudt dat de belangrijkste bronnen van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig worden gesteld voor blijvende bewaring. Met het te bewaren materiaal moet het mogelijk zijn om een reconstructie te maken van de hoofdlijnen van het handelen van de rijksoverheid ten opzichte van haar omgeving, maar ook van de belangrijkste historisch-maatschappelijke gebeurtenissen en ontwikkelingen, voor zo ver deze zijn te reconstrueren uit overheidsarchieven. Inhoudelijk overleg Het overleg over de concept-selectielijst tussen de vertegenwoordigers van de zorgdrager en de vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris vond schriftelijk en mondeling plaats in de periode van augustus 2012 tot en met mei De conceptselectielijst werd tevens voorgelegd aan een externe deskundige, in overeenstemming met artikel 3, sub d, van het per 1 januari 2013 gewijzigde Archiefbesluit De selectielijst wordt vastgesteld in het kader van een overgangsregeling voor de wijziging van het Archiefbesluit, hetgeen impliceert dat de opzet en vaststellingsprocedure van de selectielijst nog niet geheel aan het gewijzigde Archiefbesluit hoeven te voldoen. Aan dit overleg werd door de volgende personen deelgenomen: als archief- en materiedeskundigen namens de zorgdrager: mr. L. Zegers, Bestuurlijke en juridische zaken

2 mr. C. van Oostrom, Bestuurlijke en juridische zaken drs. G. Borsten, Adviseur administratieve organisatie als vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris: dr. F.J.G. Limburg, medewerker Acquisitie en Advies bij het Nationaal Archief als externe deskundige: prof. dr. K.J.P.F.M. Jeurgens. Verslag van het inhoudelijk overleg De voorliggende selectielijst is een selectielijst voor de neerslag van de handelingen van het bedrijfschap Horeca en Catering. Als bedrijfschap valt de organisatie volledig onder de Archiefwet. De selectielijst zal worden gebruikt voor archief vanaf 1954, aangezien er nog niet eerder een selectielijst voor het bedrijfschap was vastgesteld. In het regeerakkoord van 29 oktober 2012 is bepaald dat de product- en bedrijfschappen zullen worden opgeheven. De verwachting is dan ook dat de selectielijst voornamelijk in in dit kader zal worden gebruikt om de selectie en overdracht van de archieven van het bedrijfschap naar de taakopvolger dan wel naar het Nationaal Archief te effectueren. Handeling 3, Benoemen, schorsen en ontslaan van een plaatsvervangend voorzitter, Handeling 4, Benoemen van een Dagelijks Bestuur De externe deskundige wijst op een discrepantie tussen handeling 4 en handeling 10: het product van het benoemen van het dagelijks bestuur staat op V 6, terwijl het product van deze handeling bestaat uit de notulen van de vergadering van het algemeen bestuur. Deze notulen (handeling 10) zijn gewaardeerd met Bewaren. Deze discrepantie was eerder ongemerkt gebleven: de waardering van handelingen 3 en 4 wordt gewijzigd in Bewaren. De vertegenwoordiger van de zorgdrager geeft aan dat de benoemingen inderdaad niet formeel bekrachtigd worden in een benoemingsbesluit, d.w.z. in een apart document, maar dat de weerslag ervan uitsluitend bewaard wordt in de notulen van de bestuursvergaderingen. Handeling 11, Vaststellen van de begroting, handeling 12, Vaststellen van de jaarrekening De vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris geeft aan dat doorgaans een eindexemplaar van elke begroting en jaarrekening van een organisatie voor bewaring wordt aangemerkt, en stelt voor dat ook voor het bedrijfschap Horeca en Catering te doen. De vertegenwoordiger van de zorgdrager gaat hiermee akkoord. De waardering van de handelingen wordt gewijzigd in bewaren.

3 Handeling 20, Het voeren van een administratie t.b.v. de Benelux HotelClassificatie, Handeling 21, Het bepalen van beleid en het voeren van een administratie t.b.v. de Nederlandse HotelClassificatie De vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris vraagt naar de betekenis van de oorspronkelijke waardering, V 10 jaar na beëindigen van de horeca-activiteit. Naar aanleiding van deze vragen specificeert de vertegenwoordiger van de zorgdrager de vernietigingstermijn anders: de stukken worden niet 10 jaar na beëindigen van de horeca-activiteit van een geclassificeerd hotel vernietigd, maar 10 jaar na het laatste bestuursbesluit betreffende de indeling (aantal sterren) van een logiesverstrekkende onderneming. Met deze termijn wordt het belangstellenden en onderzoekers mogelijk gemaakt 10 jaar na de laatste toekenning van sterren toegang te hebben tot de gegevens m.b.t. een bepaald hotel. De vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris gaat akkoord met deze termijn. Handeling 24, Het voorzien van automatisering en telecommunicatie van het secretariaat De vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris suggereert dat bepaalde stukken niet 5 jaar zouden moeten worden bewaard, maar zoveel jaar na vervallen van het belang. Overeenkomsten zouden in ieder geval bewaard moeten worden zo lang de overeenkomst geldig is. De vertegenwoordiger van de zorgdrager past de waardering aan tot V, 5 jaar na einde van de overeenkomst voor overeenkomsten; brieven worden 5 jaar na opstellen vernietigd. Handeling 26, Verzamelen en verstrekken van statistische gegevens betreffende de sector De vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris stelt voor om de kerninformatie uit deze statistische gegevens voor bewaring in aanmerking te laten komen. De vertegenwoordiger van de zorgdrager gaat hiermee akkoord. De waardering wordt voor de periode tot 2006 van V 10 gewijzigd in bewaren voor de samenvatting van de statistische gegevens die te vinden is in het jaarboek HINC (de overige informatie blijft gewaardeerd met V 10). Vanaf 2006 is er sprake van digitale gegevens. De vertegenwoordiger van de zorgdrager geeft aan dat het maken van een onderscheid tussen kerninformatie en overige informatie hier minder zinnig is. Het gaat om een verzameling waarden, die middels een applicatie kan worden gerangschikt en gepresenteerd op verschillende manieren. Het is in principe mogelijk om gegevens die niet tot de kerninformatie behoren te vernietigen, maar gezien het beperkte ruimtebeslag van het geheel is dat niet noodzakelijk. De vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris gaat akkoord met dit voorstel: de gegevens worden vanaf 2006 in hun geheel bewaard. De externe deskundige vraagt zich bij dit besluit af of de door het bedrijfschap verzamelde statistische gegevens uniek zijn, of dat ze ook elders worden bewaard. De vertegenwoordigers van de algemene rijksarchivaris en de zorgdrager concluderen echter dat de statistische gegevens de neerslag van een kerntaak van het bedrijfschap vormen, en ze niet elders in dezelfde vorm worden bewaard.

4 Handeling 31, Beslissen op bezwaarschriften De vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris vraagt na wat de aard van de behandelde zaken is. De vertegenwoordiger van de zorgdrager licht toe dat het gaat om bezwaar met betrekking tot registratie, heffingsbesluiten, verlening van uitstel of vrijstelling van betaling en de Nederlandse Hotel Classificatie. Gezien het feit dat zaken die tot beroep hebben geleid worden bewaard via het College van Beroep voor het Bedrijfsleven lijkt de door de zorgdrager voorgestelde waardering (V 7) de vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris juist, mede gezien de mogelijkheid om enkele opmerkelijke zaken via artikel 5e van het Archiefbesluit van vernietiging uit te zonderen. Handeling 36, Vaststellen van regels voor het archiefbeheer v.w.b. het Bedrijfschap Horeca De vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris stelt voor om de waardering van deze handeling van bewaren in vernietigen te wijzigen, aangezien het belang van blijvende bewaring van dergelijk materiaal niet zeer groot is. De vertegenwoordiger van de zorgdrager gaat hiermee akkoord en wijzigt de waardering in V 5 jaar na vervanging. De externe deskundige maakt bezwaar tegen dit besluit: hij wijst op het belang van stukken die interne regels rondom archivering, ordeningschema s e.d. bevatten om later de ratio achter de archiefvorming nog te kunnen begrijpen. De vertegenwoordigers van de algemene rijksarchivaris en de zorgdrager erkennen dat dergelijke stukken de archiefvorming mogelijk kunnen toelichten. De waardering van de handeling wordt definitief gewijzigd in bewaren. Handeling 38, Het uitbrengen van algemene producten van communicatie en marketing i.r.t. de Horeca en Catering De vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris vraagt of er bij het bedrijfschap geen algemene externe communicatie plaatsvindt, in de vorm van voorlichtingsmateriaal e.d. De vertegenwoordiger van de zorgdrager voegt handeling 38 toe. De handeling wordt op voorstel van de vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris gewaardeerd met bewaren voor eindproducten; concepten e.d. worden 10 jaar na verschijnen van het eindproduct vernietigd. Structureel extern overleg Naar aanleiding van de handeling Overleg met (andere) overheidsinstanties (Bedrijfschappencontact) vraagt de vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris of de bestaande overleggen nader kunnen worden geïdentificeerd. De vertegenwoordiger van de zorgdrager geeft aan dat het alleen gaat om het zogeheten Bedrijfschappencontact. Het secretariaat daarvan wordt elders gevoerd; de stukken van dit overleg worden bij het bedrijfschap Horeca en Catering via de bestuursstukken bewaard. De handeling wordt dan ook door de zorgdrager geschrapt. De vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris stemt hiermee in.

5 Te bewaren stukken van organisatieoverstijgend belang Naar aanleiding van de handeling te bewaren stukken van organisatieoverstijgend belang wijst de vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris op overlap in de bij deze handeling genoemde producten (brieven, goedgekeurde begrotingen, jaarrekeningen en verslagen) met het product van andere handelingen, waar die producten soms met vernietigen zijn gewaardeerd. De vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris stelt voor om die producten waar mogelijk bij de andere handelingen in Bewaren te wijzigen: dit geldt voor begrotingen, jaarrekeningen en verslagen (handelingen 11 en 12). Daarnaast worden producten van externe communicatie met bewaren gewaardeerd (handeling 38). De handeling te bewaren stukken van organisatieoverstijgend belang wordt geschrapt. Daarnaast wordt afgesproken dat stukken die betrekking hebben op het eerste vakantiepark in Nederland worden bewaard. Het eerste vakantiepark wordt vermeld in Trend 16 (De vermarkting van vrije tijd: het toegenomen economisch belang van vrijetijdsbestedingen) van het Conceptrapport domein Economie ( n_economie_concept.pdf). Tenslotte zal er bij de bewerking van het archief van het bedrijfschap worden gelet op stukken die van vernietiging zouden kunnen worden uitgezonderd. Over de formulering en waardering van de overige handelingen waren de betrokken partijen het eens.