Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

Transcriptie

1 Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap > Retouradres Postbus BL Den Haag Dienst Uitvoering Onderwijs t.a.v. de hoofddirecteur FSI, de heer W.J. Westerbeek Postbus LG GRONINGEN Koninginnegracht 25 Den Haag Postbus BL Den Haag Contactpersoon A.M. de Haan T haan@erfgoedinspectie.nl IPC 3500 Betreft inspectie digitale informatiehuishouding Bijiagen 3 Geachte heer Westerbeek, Hierbij bied ik u de rapportage aan van de inspectie die op 2 september 2011 is uitgevoerd naar de digitale informatiehuishouding bij uw organisatie. Doel van de inspectie is om antwoord te krijgen op de vraag in hoeverre digitale informatie binnen de afgesproken termijnen beschikbaar, raadpleegbaar en vindbaar is. Voorts of uw dienst risico's loopt op het gebied van deze 'duurzame toegankelijkheid' van digitale informatie en welke risico's dat zijn. Informatie is een basisingrediënt voor het goed presteren en functioneren van een organisatie. Een belangrijk aspect is het geheugen van de organisatie, zoals dit is vastgelegd in de verschillende informatiesystemen die samen het archief van de Dienst Uitvoering Onderwijs vormen. Het spreekt voor zich dat de informatie in dit geheugen toegankelijk moet blijven, in ieder geval voor de periode dat deze informatie voor uw organisatie en andere belanghebbenden van belang is. In een digitale omgeving is deze 'duurzame' toegankelijkheid niet vanzelfsprekend geregeld en geborgd. Voor de Erfgoedinspectie 1 is het bovenstaande aanleiding om in 2011 en 2012 een inspectieprogramma 2 uit te voeren dat zich richt op afspraken over de digitale 1 Zie bijlage 3 voor een korte beschrijving van de Erfgoedinspectie Pagina 1 van 11

2 informatiehuishouding en op toegankelijkheid, selectie, bewaring en vernietiging van informatie. De inspectie bij uw dienst maakt onderdeel uit van dit programma. Te beginnen met een algemeen beeld en de voornaamste conclusies en aanbevelingen, biedt deze rapportage inzicht in de belangrijkste risico's en de mogelijkheden tot verbetering op het gebied van de duurzame toegankelijkheid. Het primaire kader voor deze inspectie vormt de Archiefwet Algemeen beeld De Dienst Uitvoering Onderwijs is een baten- en lastendienst van het ministerie van OCW. De dienst financiert en informeert onderwijsdeelnemers en onderwijsinstellingen en organiseert examens. DUO is in 2010 voortgekomen uit een fusie van de Informatie Beheer Groep met de Centrale Financiën Instellingen. Als gevolg hiervan heeft DUO twee hoofdvestigingen, in Groningen en in Zoetermeer. Daarnaast zijn er 21 regionale vestigingen. DUO richt haar bedrijfsvoering op een klantgerichte dienstverlening. Deze kenmerkt zich door een procesgerichte benadering. Het archiefmanagement maakt onderdeel uit van de beheersing van de bedrijfsprocessen. De uitgangspunten zijn uitgewerkt in het beleidsdocument Archiefbeleid DUO en in het Handboek functionele eisen archiefmanagement. Hiermee is een goede basis gelegd voor de toepassing van de Archiefwet binnen de procesgerichte bedrijfsvoering. De visie- en beleidsvorming voor de informatiehuishouding zijn belegd bij de strategisch beleidsadviseur, evenals het toezicht op het toepassen van de Archiefwet binnen de processen. Het concentreren van deze taken binnen één beleidsfunctie maakt de bedrijfsvoering van uw organisatie kwetsbaar. De zorg voor duurzame toegankelijkheid is gericht op alle bedrijfsprocessen. Het beheer van de digitale archiefbescheiden binnen de kantoorautomatisering is nog niet volledig in deze zorg meegenomen. Dit vormt eveneens een risico dat als 2 Zie bijlage 2 voor een context-omschrijving van deze inspectie Pagina 2 van 11

3 aandachtspunt nog een plaats moet krijgen binnen de bewaarstrategie van uw organisatie. Aanbevelingen Om bovengenoemde risico's te ondervangen doe ik u de volgende aanbevelingen: Onderzoek hoe de kwetsbaarheid van het strategisch informatiebeieid kan worden weggenomen. Neem het beheer van archiefbescheiden in de kantoorautomatiseringsomgeving op in de bewaarstrategie. In bijlage 1 gaat de rapportage dieper in op zes thema's, waar indien relevant, op detailniveau eveneens aanbevelingen zijn gedaan. De inspectie is met deze rapportagebrief afgesloten. Indien u daar prijs op stelt ben ik graag bereid deze rapportage toe te lichten. Zoals in de aankondigingsbrief is vermeld wordt deze rapportage openbaar gemaakt en op de website van de Erfgoedinspectie gepubliceerd. Een kopie van deze brief is gestuurd naar de Chief Information Officer van het ministerie van OCW, de plaatsvervangend secretaris-generaal mevr. drs. M.H.T. Jansen. Met vriendelijke groet, Mevr. drs. G.P.M. Scholte Hoofdinspecteur collecties en archieven Pagina 3 van 11

4 Bijlage 1 De duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding en het digitale archief van de Dienst Uitvoering Onderwijs aan de hand van zes thema's Digitale informatie en digitaal archief Informatie die binnen de werkprocessen gegenereerd en uitgewisseld wordt, vormt het archief van de organisatie. Deze informatie bevindt zich voor een belangrijk deel in de verschillende applicaties en systemen die binnen de organisatie worden gebruikt. Eén van de voorwaarden voor een goed en duurzaam toegankelijk digitaal archief is een heldere en binnen de organisatie gedragen definitie van wat onder digitale archiefbescheiden en digitaal archief moet worden verstaan. Bevinding In het document Archiefbeleid DUO is omschreven wat uw organisatie als archiefbescheiden beschouwt, waar deze zich bevinden en volgens welke uitgangspunten deze worden beheerd. Websitegegevens en Twitterberichten zijn eveneens in het beheer opgenomen. DUO hanteert hiermee een heldere en binnen de organisatie gedragen definitie. Visie en beleid De ontwikkelingen op het gebied van de digitale informatiehuishouding en de digitale archivering volgen elkaar in snel tempo op. Het is onontbeerlijk voor een organisatie om een visie op en beleid voor de informatiehuishouding en het digitale archief te hebben. Visie en beleidsplan stellen het management in staat te beslissen over de te volgen strategie en te nemen stappen. Deze strategie heeft als doel om tot een zo doelmatig mogelijke informatiehuishouding te komen, met inbegrip van de duurzame toegankelijkheid van digitale informatie. Pagina 4 van 11

5 Bevinding De beleidsvisie op de informatievoorziening is uitgewerkt in het document Archiefbeleid DUO Het archiefmanagement maakt in deze visie een integraal onderdeel uit van het beheer van de bedrijfsprocessen. Hierdoor is de beleidsvisie in de bedrijfsvoering voldoende geïntegreerd. Deze strategie vormt een goede basis voor een evenwichtige informatiehuishouding en daarmee ook impliciet voor een duurzame toegang tot digitale informatie binnen de bedrijfsprocessen. Organisatie en personeel Bij een organisatie moet voldoende kennis aanwezig zijn over de digitale informatiehuishouding en in het bijzonder de eisen die gesteld worden aan de digitale archivering. Voorts moet er voldoende personeel zijn om alle taken met betrekking tot de digitale informatiehuishouding uit te voeren. Concrete afspraken over het omgaan met digitale informatie, vastgelegd in een (on-line) handleiding of werkinstructies zijn noodzakelijk. Bevinding DUO beschikt over een eigen Chief Information Officer en een archiefbeheersregeling. Deze opzet biedt DUO de gelegenheid om de informatiehuishouding en de daaraan gekoppelde verantwoordelijkheden specifiek af te stemmen op de inrichting van de bedrijfsprocessen. Het Archiefbeleid DUO en het Handboek functionele eisen archiefmanagement bieden de medewerkers de benodigde kaders. De toepassing van archiefwettelijke eisen is voor de back office gedetailleerd uitgewerkt in het Handboek functionele eisen archiefmanagement. Het handboek vormt daarmee een goede verbinding tussen het Archiefbeleid DUO en de toepassing van de beleidsvisie binnen de applicaties. Voor de afzonderlijke bedrijfsprocessen zijn proceseigenaren aangesteld aan wie de verantwoordelijkheid voor de inrichting, het beheer en het verloop van de processen is opgedragen. DUO beschikt voor de afzonderlijke bedrijfsprocessen over voldoende specialisten met kennis van de inrichting van digitale informatiehuishouding. De aanwezige capaciteit en competenties vormen hierdoor geen belemmering voor een goede toepassing van de Archiefwet. Pagina 5 van 11

6 De strategisch beleidsadviseur vervult een centrale positie in de toepassing van de archiefwettelijke eisen binnen de bedrijfsprocessen. De visievorming voor de informatiehuishouding, het beleid en het toezicht op het implementeren daarvan zijn binnen deze beleidsfunctie samengebracht. Deze concentratie van strategische taken bij één functionaris maakt de bedrijfsvoering kwetsbaar. Aanbeveling Ik beveel u aan om de organisatorische kwetsbaarheid van het informatiebeleid weg te nemen. Toegankelijkheid Om informatie te kunnen raadplegen, moet deze toegankelijk zijn. In de eerste plaats moet duidelijk zijn welke archiefbescheiden worden beheerd en in welke applicaties deze archiefbescheiden zich bevinden. Informatie moet geordend, beschreven en beheerd worden om op termijn toegankelijk te blijven. Het toekennen van metadata aan digitale informatie is een belangrijke voorwaarde voor de toegankelijkheid van digitale informatie. Bevinding De digitale archiefbescheiden van DUO bevinden zich in de bedrijfsapplicaties, het document managementsysteem en binnen de kantoorautomatisering. De wijze waarop de toegankelijkheid tot de archiefbescheiden is georganiseerd, wordt uiteengezet in het Handboek functionele eisen. Dit handboek bevat richtlijnen voor de ordening, de kwaliteit en het toekennen van metadata aan de gegevens binnen de afzonderlijke bedrijfsprocessen. In 2010 zijn de applicaties van de rechtsvoorgangers IBG en CFI geïntegreerd. Momenteel worden de ordeningsplannen van de rechtsvoorgangers vervangen door een generiek ordeningsplan voor DUO. Daarnaast beschikt DUO over een bestandsoverzicht waaruit blijkt in welke bedrijfsapplicaties zich archiefbescheiden bevinden, evenals een overzicht van de huidige en uitgefaseerde applicaties. De metadata worden toegepast op basis van een schema dat is opgesteld in overeenstemming met het toepassingsprofiel voor de Rijksoverheid. Hiermee beschikt DUO over voldoende instrumenten om de toegankelijkheid te kunnen waarborgen. Pagina 6 van 11

7 Selectie en vernietiging In een digitale omgeving moet vooraf, al bij het inrichten van een applicatie, rekening gehouden worden met het verwijderen en vernietigen van gegevens. Selectie en vernietiging van digitale archiefbescheiden mag uitsluitend plaatsvinden op grond van een vastgestelde selectielijst. Enerzijds is voortijdige vernietiging van digitale archiefbescheiden verboden en houdt dit het risico in dat belangrijke informatie verdwijnt, waardoor problemen met de bedrijfsvoering kunnen ontstaan en geen of onvoldoende verantwoording kan worden afgelegd. Anderzijds is het in verband met de privacywetgeving van belang dat archiefbescheiden niet langer bewaard worden dan de bewaartermijn voorschrijft. Bevinding De meeste archiefbescheiden van DUO komen na verloop van tijd voor vernietiging in aanmerking. DUO stuurt op tijdige vernietiging met het doel om de bruikbaarheid van de applicaties en de toegankelijkheid van de archiefbescheiden te waarborgen. De informatiesystemen zijn voorzien van selectie- en vernietigingsprogrammatuur. Deze systemen zijn echter nog ingesteld op de toepassing van de bewaartermijnen die zijn vastgesteld voor de rechtsvoorgangers, de IBG en het CFI. DUO werkt momenteel aan de vaststelling van een nieuwe selectielijst. Hiermee wordt voorkomen dat op termijn onduidelijkheid ontstaat over de toepassing van de bewaartermijnen. Duurzame digitale toegankelijkheid Digitale bestanden moeten actief onderhouden worden om gedurende hun bewaartermijn leesbaar en interpreteerbaar te blijven. Het is daarom van belang om bij aanschaf en inrichting van applicaties rekening te houden met de eisen voor duurzame toegankelijkheid. Afspraken hierover kunnen worden vastgelegd in een bewaarstrategie. Daarin moeten ook elementen als het gebruik van open standaarden, een voorziening voor tijdige conversie en migratie en bewaking van authenticiteit van de informatie opgenomen zijn. Bevinding DUO waarborgt de bruikbaarheid en beschikbaarheid van de archiefbescheiden door zowel de inhoudelijke metadata als de technische metadata van de gegevens vast te leggen. De technische specificaties maken het mogelijk om de gegevens te converteren, te migreren en te kunnen lezen en te interpreteren binnen de bewaartermijnen die hiervoor zijn vastgelegd in de selectielijst. ina 7 van 11

8 De zorg voor duurzame toegankelijkheid is bij DUO ook gericht op de authenticiteit, betrouwbaarheid en integriteit van archiefbescheiden. Hiervoor is een beveiligingsfunctionaris aangesteld die toeziet dat binnen de bedrijfsprocessen geen ongeautoriseerde toevoegingen, verwijdering en andere wijzigingen plaatsvinden. De zorg voor duurzame toegankelijkheid richt zich consequent op alle applicatietypen die DUO in beheer heeft. De archiefbescheiden binnen de kantoorautomatisering vormen hierop een uitzondering. De toepassing van de duurzaamheidseisen en de selectielijst op de digitale archiefbescheiden vormt hier nog een aandachtspunt dat in de bewaarstrategie nog een plaats moet krijgen. Aanbeveling Ik beveel u aan om het beheer van digitale archiefbescheiden binnen de kantoorautomatisering op te nemen in de bewaarstrategie. Pagina 8 van 11

9 Deelnemers aan het inspectiegesprek op 2 september 2011 _, O n z e referentie DUO Mevr. M. Dik, beleidsadviseur archiefmanagement, Dhr. J.K.G. Brouwer, decentrale security officer, Dhr. B. Haanstra, Adviseur MCM/Onderzoek (proceseigenaar Logistiek Primair proces) Erfgoedinspectie Mevr. PJ.M. Velthuijs en dhr. A.M. de Haan, inspecteurs. Verantwoording en bronnen De grondslag voor de conclusies en aanbevelingen vormt de nota van bevindingen, die de Erfgoedinspectie met de Dienst Uitvoering Onderwijs heeft afgestemd, aangevuld met het navolgende bronmateriaal: Archiefbeleid DUO , versie 1.1 Handboek functionele eisen archiefmanagement voor informatiesystemen DUO versie 1.1 ICT-applicatlelandschapsvisualisaties Pagina 9 van 11

10 Bijlage 2 Duurzame digitale toegankelijkheid; een onderzoek van de Erfgoedinspectie Ome referentie In 2011 en 2012 voert de Erfgoedinspectie een onderzoek uit naar de duurzame toegankelijkheid van archiefbescheiden in een digitale omgeving. Aanleiding voor dit onderzoek is de ervaring van de Erfgoedinspectie, uit onder andere inspecties en de periodieke monitor, dat overheidsorganisaties geen duidelijk beeld hebben wat archiveren in een digitale omgeving precies inhoudt. Vaak wordt daaronder verstaan het archiveren in een document management systeem en worden gegevens in bedrijfssystemen over het hoofd gezien. Doel van het onderzoek is om inzicht te verkrijgen in de staat van de duurzame toegankelijkheid van digitale informatie bij de centrale overheid. Hierbij zal een vergelijking worden gemaakt met de situatie in 2005, zoals door de Erfgoedinspectie beschreven in het rapport Een dementerende overheid? In dit rapport werd gewezen op het risico dat er bij ondeugdelijk beheer van digitale informatie ernstige gaten in het bedrijfsgeheugen ontstaan. Belangrijk onderdeel van het onderzoek wordt gevormd door inspecties bij 24 organisaties die een doorsnee beeld van de centrale overheid vertegenwoordigen. Andere onderdelen van het onderzoek bestaan uit de uitkomsten van de monitor van de Erfgoedinspectie en drie themagerichte onderzoeken naar digitaal archiefbeheer in De Erfgoed inspectie zal eind 2011, begin 2012 een overkoepelend rapport over de staat van de duurzame toegankelijkheid van digitale archiefbescheiden publiceren. Daarnaast zal elke van de 24 geïnspecteerde organisaties een samenvattend rapport met aanbevelingen ontvangen. Uiteindelijke doelstelling van het onderzoek is een op termijn verbeterde praktijk, waarin de duurzame toegankelijkheid in een digitale omgeving kan worden gewaarborgd. Pagina 10 van 11

11 Bijlage 3 De Erfgoedinspectie en het toezicht op de informatiehuishouding van de centrale overheid De Erfgoedinspectie houdt toezicht op een belangrijk deel van het Nederlandse erfgoed. De Erfgoedinspectie ziet in opdracht van de minister van OCW toe op de informatiehuishouding van de centrale overheid, op het behoud en beheer van de rijkscollectie, de nationaal beschermde cultuurvoorwerpen en -verzamelingen, de archeologische en gebouwde monumenten, de archeologische opgravingen en vondsten en de beschermde stads- en dorpsgezichten. Voor wat betreft het toezicht op de informatiehuishouding ligt de focus van de Erfgoedinspectie op de archivering en de duurzame toegankelijkheid van archiefbescheiden, zowel in de vorm van gegevens als documenten, zowel digitaal als niet-digitaal. Object van toezicht zijn de departementen en daaronder vallende diensten, de Hoge Colleges van Staat, de rechterlijke macht, publiekrechtelijke bestuursorganen, privaatrechtelijke bestuurorganen voor wat betreft de openbaargezagtaak en de organen van de publiekrechtelijke bedrijfsorganisatie. Pagina 11 van 11