Vervolginspectie archiefbeheer Ministerie van Defensie

Transcriptie

1 Vervolginspectie archiefbeheer Ministerie van Defensie Erfgoedinspectie / Archieven December 2007

2 2 Erfgoedinspectie / Archieven

3 Inhoud Inleiding 5 1 Voorgeschiedenis 7 2 Activiteiten vervolginspectie 9 3 Algemene indrukken 11 4 Aanbevelingen uit eerder inspectierapport Communicatietraject in relatie tot het veiligstellen van het digitale archief Beheersregels en procedures Documentaire structuurplannen (DSP s) Personeel en organisatie van de informatievoorziening Registratiesystemen Noodvernietiging en overdracht Bewerking na overdracht 16 5 Conclusie 19 6 Bijlage Bronnenlijst 21 7 Colofon 23 3 Erfgoedinspectie / Archieven

5 Inleiding Deze rapportage kent de volgende onderdelen: Een korte bespreking van de voorgeschiedenis hoofdstuk 1; Een kort overzicht van de activiteiten in deze vervolginspectie hoofdstuk 2; In hoofdstuk 3 staat een algemene indruk van de Erfgoedinspectie; Hoofdstuk 4 behandelt stuk voor stuk de aanbevelingen uit een eerder rapport van de Erfgoedinspectie, met de daarbij behorende verbeteracties; een algehele conclusie vindt u in hoofdstuk 5. 5 Erfgoedinspectie / Archieven

7 1 Voorgeschiedenis In 2004 heeft de Erfgoedinspectie een inspectie uitgevoerd bij het kerndepartement van het ministerie van Defensie. In het inspectierapport (Inspectie archiefbeheer ministerie van Defensie, naar aanleiding van het NIOD/rapport Srebrenica. Een veilig gebied), dat in augustus 2004 is aangeboden, deed de Erfgoedinspectie een aantal aanbevelingen. Standaard procedure is dat de Erfgoedinspectie na verloop van tijd een vervolginspectie uitvoert naar de mate waarin de aanbevelingen zijn gerealiseerd en geleid hebben tot de gewenste situatie. Op 2 april 2007 (kenmerk 07-U ) kondigde de hoofdinspecteur van de Erfgoedinspectie / Archieven bij de plaatsvervangend Secretaris-generaal van het Ministerie van Defensie aan dat hij voornemens was een vervolginspectie uit te voeren. Tevens verzocht hij om een rapportage over de stand van zaken met betrekking tot de uitvoering van de door de inspectie gedane aanbevelingen. Deze rapportage is op 4 juli 2007 door ons ontvangen. 7 Erfgoedinspectie / Archieven

9 2 Activiteitenvervolginspectie OpbasisvanderapportagevanDefensieheeftinspecteur,drs.A.Overbeeke,eenaantal aanvulendevragengeformuleerd,dieineengesprek( )beantwoordzijndooruw contactpersoon, mevrouwvandam-kooij,endoordeheerkrol.zijzijnbeidesenior beleidsmedewerkersdocumentaireinformatievoorzieningbijdehoofddirectie InformatievoorzieningenOrganisatie.Bijdezegesprekkenwaseveneensonzeinspecteur drs. M.Koomenaanwezig.Hetverslagvanditgesprekisop26september2007aande gesprekspartnersvoorgelegd,enop9oktoberheeftmevrouwvandam-kooijenige correctiesenaanvulingengestuurd. Opbasisvandegesprekkenendeonsterbeschikkinggesteldedocumentatie 1 hebbenwe hetvolgendeverslagopgesteld. 1 ZiedebijlageBronnenlijst 9Erfgoedinspectie / Archieven

11 3 Algemeneindrukken Voordatweingaanopdevoortgangmetbetrekkingtotdeindividueleaanbevelingen,diewij in2004hebbengedaan,wilenwegraageenalgemeneindrukgeven.alereerstwilenwe vaststelendatersindsdelaatsteinspectieeenreorganisatieisgestartdiede aanbevelingenvandestijdsnuineenanderecontextplaatsen.debelangrijksteverandering isdathetbeleidisgescheidenvandeuitvoering.dedestijdsinhetinspectierapport genoemdedirectiedaricbestaatnunietmeer.erisnueencentraaldienstencentrum DocumentaireInformatie(DCDI)datcoördinerendeenuitvoerendeDIV-takenkrijgtvoorde geheleorganisatie,inclusiefdeonderdelen.deverantwoordelijkhedenvoordeuitvoering wordtbijdeonderdelenzelfbelegd.daarnaastis hetprojectdiv-onlinetijdelijkgestopt,in verbandmeteenbudgettekortvoorprojectenophetgebiedvaninformatievoorziening. InditkaderconstaterenwedatDefensieineentussenfaseverkeertwaaringewerktwordt aanonzeaanbevelingen,maarnognietgewerktwordtvolgensonzeaanbevelingen. Met anderewoordendeaanbevelingenuit2004bevindenzichineenplannings-en vaststelingsfaseenzijnnognietgeïmplementeerd.ditheeftbetrekkingopzoweldemissie archievenalsopdearchievenbijdefensieinnederland.eensamenhangend informatiebeleidsplan Blauwdruk,inclusiefeenplanning,ligttergoedkeuringbijhet Beleidsberaadbestuursstaf.DitiseenvoorportaalvanhetDepartementaalBeraad,waar dezeblauwdrukdedefinitiefzalwordengekeurd.demissiemetbetrekkingtotde documentaireinformatievoorzieningzoalsindeblauwdrukisomschrevenluidt: Informatie binnendefensieisvindbaarentoegankelijkendaarbijbetrouwbaar,authentiekenvoledig. Aleinformatiewordtdaarmeebeheerst. 2 2 BlauwdrukdocumentaireinformatieDefensie,p.6 11Erfgoedinspectie / Archieven

13 4 Aanbevelingen uit eerder inspectierapport In het inspectierapport uit 2004 staan in totaal tien aanbevelingen. Het ministerie van Defensie heeft voor de uitvoering van deze aanbevelingen een beleidsplan opgesteld met de titel: Blauwdruk documentaire informatie Defensie. Kaders voor de inrichting en beheersing, dat door ons na opvraag is ontvangen. Hieronder sommen wij onze eerdere aanbevelingen nog eens op, aangevuld met onze conclusies die zijn geformuleerd op basis van deze Blauwdruk, overige stukken (zie bronnenlijst) en het inspectiegesprek. 4.1 Communicatietraject in relatie tot het veiligstellen van het digitale archief Aanbeveling 2004 Om de problematiek te beheersen, waarnaar in het project DIV-online wordt gezocht, moet Defensie zich ervan bewust zijn dat de aanschaf en implementatie van alleen een systeem niet voldoende is. a. Creëer voldoende draagvlak binnen de organisatie, door goed te communiceren met de toekomstige gebruikers van het systeem. b. Maak een goede analyse van de organisatie, de werkprocessen en de bijbehorende informatiestromen, alvorens tot de implementatie over te gaan. Alleen op die manier kan een goede vertaling worden gemaakt van de analoge naar de digitale omgeving. Het documentaire structuurplan kan hiervoor een goed hulpmiddel zijn. Bevindingen naar aanleiding van vervolginspectie a. Het DIV online project is (tijdelijk) gestopt. Het destijds opgestelde communicatieplan voor DIV-online is daarom niet geïmplementeerd. Volgens de gesprekspartners is er momenteel wel veel draagvlak voor het onderwerp informatiebeheer bij de defensieonderdelen. Dat komt ook omdat Defensie van strategie is veranderd. Informatiebeheer wordt nu geïntroduceerd als een middel om de bedrijfsvoering op orde te krijgen en te houden. Toch blijft informatiebeheer een secundair onderwerp. Defensie is een operationeel bedrijf, waar het primaire proces (missies, operaties) prioriteit heeft. Het departement probeert een balans te vinden tussen het primaire proces en de eisen die gesteld moeten worden aan een verantwoorde (digitale) informatievoorziening. b. De analyse van de organisatie, werkprocessen en informatiestromen zijn grotendeels in kaart gebracht binnen het defensiebrede ordeningsplan. Binnen de directies afzonderlijk wordt hier aan gewerkt. Zie ook hoofdstuk 5.2 beheersregels en procedures. 13 Erfgoedinspectie / Archieven

14 4.2 Beheersregels en procedures Aanbeveling 2004 Stel een korte en praktijkgerichte instructie DIV op voor medewerkers die normaal gesproken geen DIV-taken uitvoeren. Vooral in crisissituaties is het belangrijk dat de regels gemakkelijk en eenduidig te hanteren zijn. Bevinding naar aanleiding van vervolginspectie Er is nog niet volledig voldaan aan deze aanbeveling. Aan het opstellen van eenduidige en uniforme werkinstructies wordt nog gewerkt. In het verleden stelde elk organisatieonderdeel zelf werkinstructies op. Deze verschilden sterk van elkaar in complexiteit en vorm. Volgens de nieuwe Blauwdruk wordt het opstellen van de werkinstructies voor de onderdelen straks gecoördineerd door DCDI. Het doel is om voor het hele ministerie over uniforme werkinstructies te beschikken. Het ministerie is nu bezig met dit harmonisatieproces. Enkele instructies zijn gereed, anderen verkeren in een conceptfase. Sommige organisatieonderdelen beschikken nog niet over instructies. Defensie gaat er vanuit nog ministens een jaar nodig te hebben voor dit proces. Voor het werken met XPost Web is een defensiebrede conceptinstructie aanwezig. Deze moet zich echter nog bewijzen in de praktijk en de verwachting is dat de instructie de komende maanden nog meerdere keren bijgesteld zal moeten worden. 4.3 Documentaire structuurplannen (DSP s) Aanbeveling 2004 Om te voorkomen dat archieven bij de overdracht aan het CAD onvoldoende gestructureerd en toegankelijk zijn verdient het aanbeveling om op korte termijn: a. door de afzonderlijke Defensieonderdelen praktische en toegankelijke documentaire structuurplannen op te laten stellen en te implementeren. b. de structuur van het archief te vertalen in een verkennerstructuur in Windows, waar de medewerkers ter plaatse direct mee kunnen werken. Bevinding naar aanleiding van vervolginspectie a. Ten aanzien van het opstellen en implementeren is matig vooruitgang geboekt. Er is een defensiebreed generiek DSP opgesteld, maar nog niet vastgesteld. Het doel is om straks voor alle defensieonderdelen over specifieke DSP s te beschikken die zijn gebaseerd op het generieke DSP. Er zijn nu wel ordeningsplannen bij de onderdelen maar geen enkel DSP is volledig en/of actueel. Het hebben van een structuurplan is als eis opgenomen in de Blauwdruk DI. Als deze Blauwdruk is vastgesteld kan worden afgedwongen dat structuurplannen worden geharmoniseerd en geüniformeerd. Het is nu aan het Departementaal Beraad om deze Blauwdruk zo snel mogelijk vast te stellen zodat aan de 14 Erfgoedinspectie / Archieven

15 voortgang en implementatie gewerkt kan worden. De vaststelling hiervan wordt in november 2007 verwacht. b. Het ministerie heeft voor deze aanbeveling een mappenstructuur voor Windows opgesteld. Er wordt echter nog niet met deze structuur gewerkt, maar zal als onderdeel worden meegenomen bij introductie van specifieke DSP s van de defensieonderdelen. 4.4 Personeel en organisatie van de informatievoorziening Aanbeveling 2004 EGI adviseert om te onderzoeken of het mogelijk is om een module documentbeheer bij militaire opleidingen op te nemen. Bevinding naar aanleiding van vervolginspectie Defensie heeft onderzocht en geconcludeerd dat het mogelijk is om een module documentbeheer bij militaire opleidingen op te nemen. Het departement heeft het voornemen om niet alleen voor personeel tijdens missies, maar al het defensiepersoneel bij de militaire interne opleidingen een module informatiebeheer te geven: alle medewerkers moeten DI bewust worden omdat ze allemaal informatie produceren en beheren. Voorheen was de verantwoordelijkheid voor het veilig stellen van het missie archief belegd bij officier vastleggers. Omdat zij geen DIV-achtergrond hebben, bleek dit geen garantie te bieden voor het veiligstellen van het archief. Daarom is deze taak nu gesplitst en zullen op grote missies zowel de zogenaamde dagboekopstellers als (operationeel)documentaire medewerkers meegaan. Deze medewerkers zijn afkomstig uit de bedrijfsvoering en hebben een bijscholing in de documentaire informatievoorziening gekregen. Ze hebben als hoofdtaak het archief tijdens de missies veilig te stellen. Het aantal documentair informatiemanagers tijdens missies is afhankelijk van de omvang van de missie. 4.5 Registratiesystemen Aanbeveling 2004 a. Houdt bij de aanschaf en inrichting van het document management systeem voldoende rekening met de beveiliging van gerubriceerd materiaal, zodat afzonderlijke systemen niet langer nodig zijn. b. Registreer digitale bescheiden. Zorg dat de registraties van missiearchieven mee worden overgedragen aan het CAD. 15 Erfgoedinspectie / Archieven

16 Bevinding naar aanleiding van vervolginspectie a. Er kan er nog geen combinatiesysteem worden ingericht voor gerubriceerd en ongerubriceerd materiaal. b. Er heeft een pilot plaats gevonden met betrekking tot de registratie van de missie archieven in Irak. Hierbij is gewerkt conform een voorgeschreven ordeningsstructuur. Deze pilot is deels geslaagd, maar de belangrijkste bevinding was toch wel dat de oplossingen niet stabiel waren door alle verschillende gebruikte systemen. Digitale documenten (in het missiegebied is het overgrote deel van de documenten digitaal) worden nog steeds niet of nauwelijks geregistreerd, en niet alle registraties worden overgedragen naar het CAD. De onvoldoende registraties leveren in Den Haag problemen op. Dit is onder andere te verklaren uit het feit dat de officieren vastleggers nauwelijks voor hun taken opgeleid zijn. Door in de nabije toekomst de documentair informatiemanagers op te leiden d.m.v de module documentbeheer, zal dit punt opgepakt worden. Ook is het de bedoeling dat er een digitaal operationeel elektronisch archief (edepot) gebruikt zal gaan worden dat gegevens geautomatiseerd kan overdragen naar het te ontwikkelen edepot van de vredesomgeving. 4.6 Noodvernietiging en overdracht Aanbeveling 2004 We adviseren een strikte naleving van het beleid om periodiek archieven van de missies naar Den Haag te sturen. De reden hiervoor was de conclusie van de Erfgoedinspectie in 2004 dat de handelswijze voor noodvernietiging formeel gezien niet juist was. Bevinding naar aanleiding van vervolginspectie Het naleven van ons advies om periodiek archieven over te dragen van de missies naar Den Haag blijkt in de praktijk niet goed te verlopen. Dit probleem is geïnventariseerd in het rapport van kol. H. Speksnijder uit De door hem gedane bevindingen zullen geanalyseerd worden en in maatregelen worden vertaald in het eerste kwartaal Bewerking na overdracht Aanbeveling 2004 Bestanden moeten direct na aankomst bij het CAD eventueel in een voorlopige vorm - worden geregistreerd. Daarnaast is het noodzakelijk dat geregistreerd wordt welke bestanden zich bij het IMG bevinden, en dat afspraken tussen het CAD en het IMG over het beheer van de archiefbescheiden, duidelijk worden vastgelegd. Om de risico s weg te nemen is het zaak niet lang te wachten met het doorvoeren van de voorgenomen maatregelen. 16 Erfgoedinspectie / Archieven

17 Bevinding naar aanleiding van vervolginspectie: Er is voor gekozen om het archief pas in Nederland te ordenen omdat dit bij de uitvoering van missies geen prioriteit heeft. In Nederland wordt een team nazorg missiearchieven gevormd die voor registratie, ordening en de overdracht aan CAD zal zorgdragen. Het IMG zal geen tussenstation meer zijn. Er is 2 fte voorzien voor de nazorg van missiearchieven. Het team nazorg missiearchieven wordt in het eerste kwartaal van 2008 gevormd. 17 Erfgoedinspectie / Archieven

19 5 Conclusie Defensie verkeert in een tussenfase waarin gewerkt wordt aan onze aanbevelingen, maar nog niet gewerkt wordt volgens onze aanbevelingen. Met andere woorden de aanbevelingen uit 2004 bevinden zich in een plannings- en vaststellingsfase en zijn nog niet geïmplementeerd. De Erfgoedinspectie juicht toe dat er een samenhangend informatiebeleidsplan Blauwdruk, inclusief een planning, ter goedkeuring ligt bij het Beleidsberaad bestuursstaf. Maar we dringen er op aan vaart te maken met de goedkeuring alsmede de implementatie van onze aanbeveling. Zolang dit nog niet is gerealiseerd kunnen wij op dit moment (nog) geen positief antwoord geven op de centrale vraag uit het inspectierapport 2004 die luidde: Kan het ministerie vertrouwen op de archieven die nu tijdens de missies worden gevormd? 1. Hoewel er meer draagvlak ontstaat voor het onderwerp informatiebeheer bij de defensieonderdelen, blijft informatiebeheer een secundair onderwerp. Het departement probeert een balans te vinden tussen het primaire proces en de eisen die gesteld moeten worden aan een verantwoorde (digitale) informatievoorziening. 2. De analyse van de organisatie, werkprocessen en informatiestromen zijn grotendeels in kaart gebracht binnen het defensiebrede ordeningsplan. Binnen de directies afzonderlijk wordt hier aan gewerkt. 3. Er is nog geen korte en praktijkgerichte instructie DIV voor medewerkers die normaal gesproken geen DIV-taken uitvoeren ontwikkelt. Wel wordt hier aangewerkt. Defensie gaat er vanuit nog ministens een jaar nodig te hebben voor dit proces. 4. Er is slechts matig vooruitgang geboekt ten aanzien van het opstellen en implementeren van praktische en toegankelijke documentaire structuurplannen. Er is een defensiebreed generiek DSP opgesteld, maar deze is nog niet vastgesteld. 5. Er is een mappenstructuur voor Windows opgesteld, maar er wordt nog niet met deze structuur gewerkt. 6. Defensie heeft onderzocht en geconcludeerd dat het mogelijk is om een module documentbeheer bij militaire opleidingen op te nemen. 7. Er kan er nog geen combinatiesysteem worden ingericht voor gerubriceerd en ongerubriceerd materiaal. 8. Digitale documenten (in het missiegebied is het overgrote deel van de documenten digitaal) worden nog steeds niet of nauwelijks geregistreerd, en niet alle registraties worden overgedragen naar het CAD. 9. Het periodiek overdragen van missiearchieven naar Den Haag blijkt in de praktijk niet goed te verlopen. 10. In Nederland wordt het eerste kwartaal van 2008 een team nazorg missiearchieven gevormd die voor registratie, ordening en de overdracht aan CAD zal zorgdragen. Het IMG zal geen tussenstation meer zijn. 19 Erfgoedinspectie / Archieven

21 6 Bijlage Bronnenlijst Aanwijzing CDS NR A- 158, archiefvorming bij operaties Blauwdruk documentaire Informatie Defensie. Kaders voor de inrichting en beheersing 20 juli 2007 Concept Aanwijzing CDS NR 157, operationeel dagboek bij militaire operaties Defensiebreed ordeningsstructuur printscreens DIV rondom missies, archiefproblematiek bij operationeel optreden. 29 mei 2007 DIV-werkinstructies Staf commando Landstrijdkrachten concept 0.4 juni 2007 Ordeningsstructuur Rapport herinrichting verantwoordelijkheden documentaire informatievoorziening bij Defensie 31 mei 2006 Rapportage n.a.v. Inspectie archiefbeheer ministerie van Defensie 9 augustus Erfgoedinspectie / Archieven

23 7 Colofon Uitgave Erfgoedinspectie / Archieven Hoftoren, Rijnstraat 50 Postbus (IPC 3500) 2500 BL Den Haag Algemeen telefoonnummer +31 (0) Fax +31 (0) info@erfgoedinspectie.nl Website Den Haag, december 2007 Over de Erfgoedinspectie / Archieven De sector Archieven houdt toezicht op de vorming en op het beheer en behoud van de archieven van de centrale overheid op basis van de Archiefwet De sector Archieven toetst de registratie, toegankelijkheid, veilige en duurzame opslag, selectie en vernietiging van archiefstukken. Ook inspecteert de sector Archieven of archieven die voor blijvende bewaring geselecteerd zijn, adequaat worden bewerkt en als erfgoed naar de openbare archieven worden overgebracht. 23 Erfgoedinspectie / Archieven