Erfgoedinspectie Ministeriévan Onderwijs, Cultuuren Wetenschap

Transcriptie

1 Erfgoedinspectie Ministeriévan Onderwijs, Cultuuren Wetenschap > Retouradres Postbus BL Den Haag Tweede Kamer der Staten-Generaal T.a.v. mevr. mr. Biesheuvel-Vermeijden, griffier Postbus EA DEN HAAG Koninginnegracht 25 Den Haag Postbus BL Den Haag Contactpersoon M. Koomen T koomen@erfgoedinspectie.nl IPC 3500 Betreft Inspectie duurzame digitale toegankelijkheid informatiehuishouding Bijlagen 1 Geachte mevrouw Biesheuvel-Vermeijden, Hierbij bied ik u de rapportage aan van de inspectie die op 26 september 2011 is uitgevoerd naar de digitale informatiehuishouding bij uw organisatie. Doel van de inspectie is om antwoord te krijgen op de vraag in hoeverre digitale informatie binnen de afgesproken bewaartermijnen beschikbaar, raadpleegbaar en vindbaar is. Voorts of de Tweede Kamer risico's loopt op het gebied van deze 'duurzame toegankelijkheid' van digitale informatie en welke risico's dat zijn. Informatie is een basisingrediënt voor het goed presteren en functioneren van een organisatie. Een belangrijk aspect is het geheugen van de organisatie, zoals dit is vastgelegd in de verschillende informatiesystemen die samen het archief van de Tweede Kamer vormen. Het spreekt voor zich dat de informatie in dit geheugen toegankelijk moet blijven, in ieder geval voor de periode dat deze informatie voor uw organisatie en andere belanghebbenden van belang is. In een digitale omgeving is deze 'duurzame' toegankelijkheid niet vanzelfsprekend geregeld en geborgd. Voor de Erfgoedinspectie 1 is het bovenstaande aanleiding om in 2011 en 2012 een inspectieprogramma 2 uit te voeren dat zich richt op afspraken over de digitale informatiehuishouding en op toegankelijkheid, selectie, bewaring en vernietiging van informatie. De inspectie bij de Tweede Kamer maakt onderdeel uit van dit programma. 1 2 Zie bijlage 3 voor een korte beschrijving van de Erfgoedinspectie Zie bijlage 2 voor een context-omschrijving van deze Inspectie Pagina 1 van 11

2 Te beginnen met een algemeen beeld en de voornaamste conclusies en aanbevelingen, biedt deze rapportage inzicht in de belangrijkste risico's en de mogelijkheden tot verbetering op het gebied van de duurzame toegankelijkheid. Het primaire kader voor deze inspectie vormt de Archiefwet Algemeen beeld De Tweede Kamer heeft twee hoofdtaken: de regering controleren en samen met de regering wetten maken. Vanuit deze rol wil de Tweede Kamer gebruikers inzicht geven in het parlementaire proces. Via een gebruiksvriendelijke interne en externe portal wil de Kamer betrokkenen en belangstellenden actuele, objectieve, betrouwbare en volledige informatie in samenhang voor eigen gebruik bieden. De digitale informatie van de Tweede Kamer bevindt zich nu in een twintigtal applicaties (datasystemen). De Tweede Kamer heeft een goed beeld van de digitale gegevens en documenten die binnen de constitutionele processen worden gevormd in deze systemen. De Tweede Kamer hecht grote waarde aan betrouwbare en volledige informatie. Digitale duurzaamheid is dan ook een van de kernprincipes van de Informatie-Architectuur van de Tweede Kamer. Daarnaast is op detailniveau vastgelegd welke gegevens binnen applicaties bewaard moeten worden in het kader van de duurzaamheid van gegevens voor eindgebruikers. De Tweede Kamer heeft een visie vastgesteld voor een samenhangende digitale informatiehuishouding: de i-visie In deze visie zijn de archiefwettelijke eisen niet uitgewerkt. De Tweede Kamer geeft in de visie aan dat zij haar gegevens duurzaam wil opslaan maar heeft nog geen goed beeld hoe deze gegevens daadwerkelijk voor eindgebruikers voor langere tijd digitaal te bewaren. Een groot deel van deze digitale informatie wordt daarom op dit moment nog op papier bij het Centraal Archief, afdeling van de Dienst Informatievoorziening, beheerd en bewaard. De Tweede Kamer wil de mogelijkheid bekijken om in de toekomst haar parlementaire gegevens digitaal te archiveren, zij geeft aan te streven naar een papierarm parlement. De Tweede Kamer heeft nu een dubbele beheerslast. Omdat de parlementaire gegevens over het algemeen als 'blijvend te bewaren' zijn aangemerkt, zal deze verandering grote consequenties hebben voor de archivering. Met name omdat de parlementaire gegevens op termijn digitaal moeten worden overgebracht naar het Nationaal Archief. Het is een risico om over te gaan op digitale archivering zonder de duurzame toegankelijkheid in te bedden in het digitale informatiebeheer. De Tweede Kamer laat op dit moment een onderzoek uitvoeren naar de duurzame toegankelijkheid van haar digitale informatie. De (archief)wettelijke eisen worden daarbij ook Pagina 2 van 11

3 bekeken. Daarbij bekijkt de Tweede Kamer ook de mogelijkheid om de parlementaire bronsystemen als archiefsysteem in te richten. Aanbevelingen Om het bovengenoemde risico te ondervangen doe ik de volgende aanbevelingen: Gezien de dubbele beheerslast van het papieren en het digitale archief ondersteun ik uw voornemen om over te gaan op digitale archivering. Ik beveel u aan om dit voornemen in een beleidsplan vast te leggen en in dit beleidsplan de eisen aan duurzame toegankelijkheid nader uit te werken, mogelijk op basis van de uitkomsten van het bovengenoemde onderzoek. Ik beveel u vervolgens aan om in overleg te treden met het Nationaal Archief over de toekomstige overbrenging van het digitale archief van de Tweede Kamer. In bijlage 1 gaat de rapportage dieper in op zes thema's, waar indien relevant, op detailniveau eveneens aanbevelingen zijn gedaan. De inspectie is met deze rapportagebrief afgesloten. Indien u daar prijs op stelt ben ik graag bereid deze rapportage toe te lichten. Zoals in de aankondigingsbrief is vermeld wordt deze rapportage openbaar gemaakt en op de website van de Erfgoedinspectie gepubliceerd. Met vriendelijke groet, Mevr. drs. G.P.M. Scholte hoofdinspecteur collecties en archieven Pagina 3 van 11

4 Bijlage 1 De duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding en het digitale archief van de Tweede Kamer aan de hand van zes thema's Digitale informatie en digitaal archief Informatie die binnen de werkprocessen gegenereerd en uitgewisseld wordt, vormt het archief van de organisatie. Deze informatie bevindt zich voor een belangrijk deel in de verschillende applicaties en systemen die binnen de organisatie worden gebruikt. Eén van de voorwaarden voor een goed en duurzaam toegankelijk digitaal archief is een heldere en binnen de organisatie gedragen definitie van wat onder digitale archiefbescheiden en digitaal archief moet worden verstaan. Bevinding De Tweede Kamer maakt geen onderscheid tussen papieren en digitale archiefbescheiden. In de regeling Archiefzorg en archiefbeheer (2005) heeft zij een definitie van archiefbescheiden vastgelegd die volledig gelijk is aan de artikelen over archiefbescheiden in de Archiefwet De huidige beheerssituatie is hybride. De archiefbescheiden behorend bij de parlementaire processen worden op papier en digitaal beheerd. De papieren archiefbescheiden worden bewaard in het Centraal Archief, afdeling van de Dienst Informatievoorziening. Voor de archiefbescheiden behorend bij de secundaire processen wordt nu een pilot uitgevoerd om over te gaan van papieren naar digitale archivering. Visie en beleid De ontwikkelingen op het gebied van de digitale informatiehuishouding en de digitale archivering volgen elkaar in snel tempo op. Het is onontbeerlijk voor een organisatie om een visie op en beleid voor de informatiehuishouding en het digitale archief te hebben. Visie en beleidsplan stellen het management in staat te beslissen over de te volgen strategie en te nemen stappen. Deze strategie heeft als doel om tot een zo doelmatig mogelijke informatiehuishouding te komen, met inbegrip van de duurzame toegankelijkheid van digitale informatie. Pagina 4 van 11

5 Bevinding De Tweede Kamer heeft haar visie op de digitale informatiehuishouding vastgelegd in het document i-visie Samenhangende digitale informatievoorziening (januari 2011). Deze visie richt zich op een samenhangende informatievoorziening van het primaire en parlementaire proces met als doel betrokkenen en belangstellenden actuele, objectieve, betrouwbare en volledige informatie te kunnen bieden. De Tweede Kamer heeft voor de primaire processen vastgelegd dat zij de aanwezige informatie in de toekomst digitaal duurzaam toegankelijk wil kunnen aanbieden aan eindgebruikers. Hiertoe moeten de systemen en applicaties niet alleen inhoudelijk en eenduidig gevuld zijn, maar in de toekomst ook stabiel, uitwisselbaar en toegankelijk zijn. Dat is op dit moment nog niet het geval, bijvoorbeeld omdat de invoer van gegevens in verschillende informatiesystemen niet eenduidig is. Om deze visie te realiseren wil de Kamer standaardiseren en werken aan gebruikersvriendelijkheid. In het verlengde van deze visie leeft ook de wens om over te gaan op digitale archivering. Voor de ondersteunende processen is in dat kader begonnen met de pilot Digitalisering secundaire werkprocessen. De Tweede Kamer hanteert verschillende architecturen als referentie voor de informatisering. In het document Tweede Kamer Informatie-Architectuur (2007) is digitale duurzaamheid als eerste principe benoemd. In visie en architectuur zijn de eisen aan duurzame toegankelijkheid echter niet concreet uitgewerkt. De Tweede Kamer heeft aandacht voor digitale duurzaamheid maar heeft nog geen goed beeld hoe de informatie duurzaam toegankelijk, volgens de archiefwettelijke eisen, te archiveren. Om beter inzicht te krijgen in de eisen die aan duurzame digitale toegankelijkheid gesteld worden en deze concreet te kunnen toepassen op de eigen systemen laat de Tweede Kamer een onderzoek uitvoeren om te komen tot een meerjarenbeleid voor de archivering, inclusief de digitale archiefbescheiden. Aanbeveling Ik beveel u aan om dit voornemen in een beleidsplan vast te leggen en in dit beleidsplan de eisen aan duurzame toegankelijkheid nader uit te werken. Organisatie en personeel Bij een organisatie moet voldoende kennis aanwezig zijn over de digitale informatiehuishouding en in het bijzonder de eisen die gesteld worden aan de digitale archivering. Voorts moet er voldoende personeel zijn om alle taken met betrekking tot de digitale informatiehuishouding uit te voeren Pagina 5 van 11

6 Concrete afspraken over het omgaan met digitale informatie, vastgelegd in een (on-line) handleiding of werkinstructies zijn noodzakelijk. Bevinding Voor de regie op het beheer van de primaire informatiesystemen bij de Tweede Kamer zijn afspraken vastgelegd in de documenten: IT-Governance en Architectuur van de Tweede Kamer der Staten-Generaal (2009) en in de ICT beheerorganisatie van de Tweede Kamer (2009). De archiefwettelijke beheersaspecten zijn in deze documenten niet expliciet uitgewerkt. De Tweede Kamer is van mening dat zij op dit moment over onvoldoende kennis beschikt om de duurzame digitale toegankelijkheid volgens de archiefwettelijke eisen goed in te richten. Er worden wel voorzieningen getroffen om in deze leemte te voorzien, bijvoorbeeld door het opleiden van het personeel. Aanbeveling Ik beveel u aan om bij overgang naar digitale archivering de archiefwettelijke beheersaspecten op te nemen in de afspraken over regie en verantwoordelijkheden voor de primaire informatiesystemen. Toegankelijkheid Om informatie te kunnen raadplegen, moet deze toegankelijk zijn. In de eerste plaats moet duidelijk zijn welke archiefbescheiden worden beheerd en in welke applicaties deze archiefbescheiden zich bevinden. Informatie moet geordend, beschreven en beheerd worden om op termijn toegankelijk te blijven. Het toekennen van metadata aan digitale informatie is een belangrijke voorwaarde voor de toegankelijkheid van digitale informatie. Bevinding De Tweede Kamer heeft een compleet overzicht van de gebruikte applicaties die in het primaire proces worden gebruikt. Van deze applicaties is gedetailleerd bekend welke informatie zich daarin bevindt en is tevens aangegeven welke informatie duurzaam bewaard moet blijven. Daarnaast bevinden zich digitale archiefbescheiden in de kantoorautomatiseringapplicaties; dit zijn voornamelijk bescheiden uit het secundaire proces. In het kader van de pilot digitalisering van de secundaire werkprocessen wordt gewerkt aan het goed geordend en toegankelijk maken van deze digitale archiefbescheiden. Selectie en vernietiging In een digitale omgeving moet vooraf, al bij het inrichten van een applicatie, rekening gehouden worden met het verwijderen en vernietigen van gegevens. Pagina 6 van 11

7 Selectie en vernietiging van digitale archiefbescheiden mag uitsluitend plaatsvinden op grond van een vastgestelde selectielijst. Enerzijds is voortijdige vernietiging van digitale archiefbescheiden verboden en houdt dit het risico in dat belangrijke informatie verdwijnt, waardoor problemen met de bedrijfsvoering kunnen ontstaan en geen of onvoldoende verantwoording kan worden afgelegd. Anderzijds is het in verband met de privacywetgeving van belang dat archiefbescheiden niet langer bewaard worden dan de bewaartermijn voorschrijft. Bevinding De Tweede Kamer beschikt over selectielijsten voor de taken die zij uitvoert. Voor wat betreft de taken in het primair proces valt op dat nagenoeg alle daarbij gevormde archieven als blijvend te bewaren zijn aangemerkt. Dit betekent dat het regelen van de duurzame toegankelijkheid van deze gegevens zeer relevant is en de eventuele overgang van papieren naar digitale archivering grote consequenties heeft. De Tweede Kamer is zich daar van bewust en heeft ook diverse maatregelen genomen om deze stap verantwoord voor te bereiden (zie Visie en Beleid). Op dit moment zijn de bewaartermijnen alleen binnen de eerder genoemde pilot digitalisering van de secundaire werkprocessen aan de digitale archiefbescheiden gekoppeld. Duurzame digitale toegankelijkheid Digitale bestanden moeten actief onderhouden worden om gedurende hun bewaartermijn leesbaar en interpreteerbaar te blijven. Het is daarom van belang om bij aanschaf en inrichting van applicaties rekening te houden met de eisen voor duurzame toegankelijkheid. Afspraken hierover kunnen worden vastgelegd in een bewaarstrategie. Daarin moeten ook elementen als het gebruik van open standaarden, een voorziening voor tijdige conversie en migratie en bewaking van authenticiteit van de informatie opgenomen zijn. Bevinding Bij aanschaf van diverse informatiesystemen binnen het primair proces heeft de Tweede Kamer geen rekening gehouden met de eisen die de Archiefwet stelt. De Tweede Kamer oriënteert zich nu op de mogelijkheid om in de toekomst digitaal te archiveren in plaats van op papier. Zij heeft wel expliciet vastgesteld dat duurzame digitale toegankelijkheid cruciaal is voor het primair proces (de informatie wordt online aan gebruikers aangeboden) en heeft daartoe in de architectuur principes opgenomen die digitale duurzaamheid en het werken met een open standaard als uitgangpunt nemen. De duurzame toegankelijkheid is temeer van belang omdat de informatie gevormd in het primair proces als blijvend te bewaren is aangemerkt en de inhoud van de systemen op termijn Pagina 7 van 11

8 moet worden overgebracht naar het Nationaal Archief. Dit heeft grote consequenties voor de inrichting en het beheer van de informatiesystemen. Aanbeveling Ik beveel u aan om in overleg te treden met het Nationaal Archief over de toekomstige overbrenging van het digitale archief van de Tweede Kamer. Pagina 8 van 11

9 Deelnemers aan het inspectiegesprek op 26 september 2011 Tweede Kamer Dhr. drs G.J. Lodder, Hoofd Dienst Informatievoorziening Dhr. R.H. van der Heide, archivaris, Dienst Informatievoorziening Mevr. A.M. Schalk, projectleider, bureau Informatie en Projecten Dhr. P.G.M. van Meel informatie architect, bureau Informatie en Projecten De Erfgoedinspectie De heer N. Chapel, inspecteur De heer A. de Haan, inspecteur Verantwoording en bronnen De grondslag voor de conclusies en aanbevelingen vormt de nota van bevindingen, die de Erfgoedinspectie met de Tweede Kamer heeft afgestemd, aangevuld met het navolgende bronmateriaal: Regeling Archiefzorg en Archiefbeheer (2005) Informatie-Architectuur van de Tweede Kamer der Staten-Generaal (2007) IT-Governance en Architectuur van de Tweede Kamer der Staten- Generaal (2009) ICT beheerorganisatie van de Tweede Kamer (2009) Concern Architectuur van de Tweede Kamer der Staten-Generaal (2010) Project Digitalisering secundaire werkprocessen, plan van Aanpak (2010) i-visie Samenhangende digitale informatievoorziening (2011) Programma van Eisen Onderzoek archivering van de Tweede Kamer (2011) Pagina 9 van 11

10 Bijlage 2 Duurzame digitale toegankelijkheid; een onderzoek van de Erfgoedinspectie In 2011 en 2012 voert de Erfgoedinspectie een onderzoek uit naar de duurzame toegankelijkheid van archiefbescheiden in een digitale omgeving. Aanleiding voor dit onderzoek is de ervaring van de Erfgoedinspectie, uit onder andere inspecties en de periodieke monitor, dat overheidsorganisaties geen duidelijk beeld hebben wat archiveren in een digitale omgeving precies inhoudt. Vaak wordt daaronder verstaan het archiveren in een document management systeem en worden gegevens in bedrijfssystemen over het hoofd gezien. Doel van het onderzoek is om inzicht te verkrijgen in de staat van de duurzame toegankelijkheid van digitale informatie bij de centrale overheid. Hierbij zal een vergelijking worden gemaakt met de situatie in 2005, zoals door de Erfgoedinspectie beschreven in het rapport Een dementerende overheid? In dit rapport werd gewezen op het risico dat er bij ondeugdelijk beheer van digitale informatie ernstige gaten in het bedrijfsgeheugen ontstaan. Belangrijk onderdeel van het onderzoek wordt gevormd door inspecties bij 24 organisaties die een doorsnee beeld van de centrale overheid vertegenwoordigen. Andere onderdelen van het onderzoek bestaan uit de uitkomsten van de monitor van de Erfgoedinspectie en drie themagerichte onderzoeken naar digitaal archiefbeheer in De Erfgoedinspectie zal eind 2011, begin 2012 een overkoepelend rapport over de staat van de duurzame toegankelijkheid van digitale archiefbescheiden publiceren. Daarnaast zal elke van de 24 geïnspecteerde organisaties een samenvattend rapport met aanbevelingen ontvangen. Uiteindelijke doelstelling van het onderzoek is een op termijn verbeterde praktijk, waarin de duurzame toegankelijkheid in een digitale omgeving kan worden gewaarborgd. Pagina 10 van 11

11 Bijlage 3 De Erfgoedinspectie en het toezicht op de informatiehuishouding van de centrale overheid De Erfgoedinspectie houdt toezicht op een belangrijk deel van het Nederlandse erfgoed. De Erfgoedinspectie ziet in opdracht van de minister van OCW toe op de informatiehuishouding van de centrale overheid, op het behoud en beheer van de rijkscollectie, de nationaal beschermde cultuurvoorwerpen en -verzamelingen, de archeologische en gebouwde monumenten, de archeologische opgravingen en vondsten en de beschermde stads- en dorpsgezichten. Voor wat betreft het toezicht op de informatiehuishouding ligt de focus van de Erfgoedinspectie op de archivering en de duurzame toegankelijkheid van archiefbescheiden, zowel in de vorm van gegevens als documenten, zowel digitaal als niet-digitaal. Object van toezicht zijn de departementen en daaronder vallende diensten, de Hoge Colleges van Staat, de rechterlijke macht, publiekrechtelijke bestuursorganen, privaatrechtelijke bestuurorganen voor wat betreft de openbaar gezag taak en de organen van de publiekrechtelijke bedrijfsorganisatie. gina 11 van 11