Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwi/s, Cu/tuuren Wetenschap

Transcriptie

1 Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwi/s, Cu/tuuren Wetenschap > Retouradres Postbus BL Den Haag KNMG T.a.v. het bestuur Postbus LB UTRECHT Koninginnegracht 25 Den Haag Postbus BL Den Haag Contactpersoon N.C.J. Chapel T chapel@erfgoedinspectie.nl IPC 3500 Betreft Inspectie duurzame toegankelijkheid informatiehuishouding bij KNMG Opleiding en Registratie Geacht bestuur, Hierbij bied ik u de rapportage aan van de inspectie die op 11 oktober 2012 is uitgevoerd naar de digitale informatiehuishouding bij KNMG Opleiding en Registratie. Doel van de inspectie is om antwoord te krijgen op de vraag in hoeverre digitale informatie binnen de afgesproken bewaartermijnen beschikbaar, raadpleegbaar en vindbaar is. Voorts of uw organisatie risico's loopt op het gebied van deze 'duurzame toegankelijkheid' van digitale informatie en welke risico's dat zijn. Informatie is een basisingrediënt voor het goed presteren en functioneren van een organisatie. Een belangrijk aspect is het geheugen van de organisatie, zoals dit is vastgelegd in de verschillende informatiesystemen die samen het archief van KNMG Opleiding en Registratie vormen. Het spreekt voor zich dat de informatie in dit geheugen toegankelijk moet blijven, in ieder geval voor de periode dat deze Informatie voor uw organisatie en andere belanghebbenden van belang is. In een digitale omgeving is deze 'duurzame' toegankelijkheid niet vanzelfsprekend geregeld en geborgd. Voor de Erfgoedinspectie 1 is het bovenstaande aanleiding om in 2011 en 2012 een inspectieprogramma 2 uit te voeren dat zich richt op afspraken over de digitale informatiehuishouding en op toegankelijkheid, selectie, bewaring en vernietiging 1 2 Zie bijlage 3 voor een korte beschrijving van de Erfgoedinspectie Zie bijlage 2 voor een context-omschrijving van deze inspectie Pagina 1 van 11

2 van informatie. De inspectie bij uw organisatie maakt onderdeel uit van dit programma. Te beginnen met een algemeen beeld en de voornaamste conclusies en aanbevelingen, biedt deze rapportage inzicht in de belangrijkste risico's en de mogelijkheden tot verbetering op het gebied van de duurzame toegankelijkheid. Het primaire kader voor deze inspectie vormt de Archiefwet Algemeen beeld De KNMG (Koninklijke Nederlandsche Maatschappij tot bevordering der Geneeskunst) is een federatie van zeven beroepsverenigingen die de belangen van artsen in Nederland behartigt. De KNMG voert een aantal publiekrechtelijke taken uit betreffende de erkenningen en registratie van huisartsen, verpleeghuisartsen, medisch specialisten en sociaal geneeskundigen. Deze taken zijn ondergebracht bij de afdeling Opleiding & Registratie. Op de archieven, zowel digitaal als niet-digitaal, die worden gevormd bij de uitoefening van deze taken is de Archiefwet van toepassing. De Archiefwet is niet van toepassing op de archieven die worden gevormd bij de uitvoering van de ondersteunende taken bij deze afdeling. Hoewel het primaire proces grotendeels digitaal verloopt worden de papieren dossiers bij KNMG O&R als het enige archief gezien. De digitale gegevens en documenten die zich in het Artsen Informatie Systeem (AIS) en in de kantoorautomatiseringomgeving bevinden worden niet als archiefbescheiden beschouwd. De interne afspraak is dat archiefbescheiden altijd in de dossiers worden bewaard; indien nodig worden digitale documenten uitgeprint. Of deze afspraak in de werkelijkheid consequent wordt gehanteerd is niet met zekerheid vast te stellen. KNMG heeft het voornemen volledig digitaal te gaan werken, met inbegrip van digitale archivering. Het project Automatiseringsplatform KNMG (APK) is in 2010 van start gegaan en moet uiteindelijk een geheel vernieuwd integraal digitaal platform voor de KNMG opleveren, onder dezelfde naam APK. Opleiding & Registratie is in dit traject een speerpunt en zal als eerste onderdeel van KNMG digitaliseren. Ter voorbereiding op de ontwikkeling en invoering van het APK is een aantal documenten opgesteld, waaronder een Proposal for request waarin de specificaties van het APK staan beschreven en een Visie, strategie en werkplan voor het archief van KNMG O&R. Pagina 2 van 11

3 De organisatie heeft een aantal belangrijke stappen gezet op weg naar de vernieuwing van de digitale omgeving. Er is echter een aantal kanttekeningen te plaatsen. De genoemde documenten zijn nog in concept en vormen samen geen geïntegreerde visie op de digitale informatiehuishouding en de archivering in de digitale omgeving. Voorts is er geen overkoepelend projectplan voor de ontwikkeling en invoering van het APK bij KNMG O&R en is onduidelijk wat de termijn is waarop APK moet zijn gerealiseerd. De functionele specificaties, zoals die in de Request for proposal zijn opgenomen, geven ten dele een antwoord op de vraag hoe de duurzame toegankelijkheid in APK zal worden geborgd. De bovengenoemde punten kunnen tot gevolg kunnen hebben dat bij de ontwikkeling van het APK onvoldoende rekening wordt gehouden met de eisen die worden gesteld aan de duurzame toegankelijkheid van digitale archiefbescheiden. Met als gevolg het mogelijke risico dat informatie, bijvoorbeeld over registratie, onbedoeld verloren raakt. Of dat er, tegen de regels in, informatie over huisartsen, verpleeghuisartsen of medisch specialisten te lang wordt bewaard. Ter ondervanging van het bovengenoemde risico doe ik u de volgende aanbevelingen: - Stel op basis van de onderliggende documenten een geïntegreerde visie vast op de digitale informatiehuishouding, inclusief de archivering. - Stel een overkoepelend projectplan op voor de ontwikkeling en invoering van APK bij KNMG O&R. - Neem in de visie, het overkoepelende projectplan en de verdere ontwikkeling van het APK, de eisen die aan de duurzame toegankelijkheid van digitale archiefbescheiden worden gesteld, expliciet mee. In bijlage 1 gaat deze rapportage dieper in op zes thema's, waar indien relevant, op detailniveau eveneens aanbevelingen zijn gedaan. De inspectie is met deze rapportagebrief afgesloten. Indien u daar prijs op stelt ben ik graag bereid deze rapportage toe te lichten. Zoals in de aankondigingsbrief is vermeld wordt deze rapportage openbaar gemaakt en op de website van de Erfgoedinspectie gepubliceerd. Met vriendelijke groet, Iw. drs. G.P.M. Scholte hoofdinspecteur collecties en archieven Pagina 3 van 11

4 Bijlage 1 De duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding en het digitale archief van KNMG Opleiding en Registratie aan de hand van zes thema's Digitale informatie en digitaal archief Informatie die binnen de werkprocessen gegenereerd en uitgewisseld wordt, vormt het archief van de organisatie. Deze informatie bevindt zich voor een belangrijk deel in de verschillende applicaties en systemen die binnen de organisatie worden gebruikt. Eén van de voorwaarden voor een goed en duurzaam toegankelijk digitaal archief is een heldere en binnen de organisatie gedragen definitie van wat onder digitale archiefbescheiden en digitaal archief moet worden verstaan. Bij KNMG Opleiding & Registratie worden alleen documenten die zich in papieren vorm in dossiers bevinden als archiefbescheiden beschouwd. Digitale archiefbescheiden als worden, indien relevant, uitgeprint en aan de dossiers toegevoegd. Centraal in het primair proces staat het informatiesysteem voor de registratie, AIS, het Artsen Informatie Systeem. De digitale gegevens in het AIS en in de kantoorautomatiseringomgeving worden niet als archiefbescheiden beschouwd, omdat alle gegevens en documenten betreffende erkenningen en registratie in de papieren dossiers worden gearchiveerd. In 2010 is de organisatie begonnen met de voorbereidingen op de ontwikkeling en implementatie van een nieuw digitaal systeem, het Automatiseringsplatform KNMG (APK). Het ligt in de bedoeling om binnen dit systeem digitaal te archiveren. De huidige situatie van de archivering bij KNMG Opleiding & Registratie is hybride, zowel op papier als digitaal, waarbij papier leidend is. De organisatie wil toe naar een situatie waarin de archivering onderdeel uitmaakt van het digitale systeem. Ik beveel u aan om, voorafgaande aan de invoering van het APK, vast te leggen welke digitale informatie, gegevens en documenten, KNMG Opleiding & Registratie als archiefbescheiden beschouwt. Voorts om met zekerheid vast te stellen of er Pagina 4 van 11

5 zich in de kantoorautomatiseringapplicaties en het AIS al dan niet archiefbescheiden bevinden. Visie en beleid De ontwikkelingen op het gebied van de digitale informatiehuishouding en de digitale archivering volgen elkaar in snel tempo op. Het is onontbeerlijk voor een organisatie om een visie op en beleid voor de informatiehuishouding en het digitale archief te hebben. Visie en beleidsplan stellen het management in staat te beslissen over de te volgen strategie en te nemen stappen. Deze strategie heeft als doel om tot een zo doelmatig mogelijke informatiehuishouding te komen, met inbegrip van de duurzame toegankelijkheid van digitale informatie. De KNMG heeft besloten om een compleet nieuw digitaal procesondersteunend systeem te ontwikkelen en in te voeren. Opleiding & Registratie is als speerpunt hierin aangewezen. Het in 2010 begonnen project Automatiseringsplatform KNMG (APK) moet hieraan uitvoering geven. Ter voorbereiding op dit project is in 2010 een informatieanalyse uitgevoerd en is een offerteaanvraag opgesteld. In deze offerteaanvraag. Request for proposal, offerteaanvraag informatisering KNMG (nog in concept), zijn de functionele en technische uitgangspunten uitgebreid beschreven. Daarnaast is er een concept Visie, strategie en werkplan voor het archief van KNMG Opleiding & Registratie. Uitgangspunt voor deze visie is het digitale werken binnen het eerder genoemde Automatiseringsplatform KNMG. KNMG Opleiding & Registratie heeft zeker een visie op de toekomstige digitale informatiehuishouding. Deze visie is echter alleen terug te vinden in de verschillende, voor een belangrijk deel nog in de conceptfase verkerende, documenten. Voorts ontbreekt een overkoepelend projectplan. Ik beveel u aan om op basis van alle aanwezige documenten een geïntegreerde visie op de digitale informatiehuishouding te formuleren, een overkoepelend projectplan voor de ontwikkeling en invoering van APK bij KNMG O&R te maken en de eisen voor duurzame toegankelijkheid expliciet mee te nemen in de visie en het projectplan. Organisatie en personeel Bij een organisatie moet voldoende kennis aanwezig zijn over de digitale informatiehuishouding en in het bijzonder de eisen die gesteld worden aan de Pagina 5 van 11

6 digitale archivering. Voorts moet er voldoende personeel zijn om alle taken met betrekking tot de digitale informatiehuishouding uit te voeren Concrete afspraken over het omgaan met digitale informatie, vastgelegd in een (on-line) handleiding of werkinstructies zijn noodzakelijk. Om de archivering binnen het te ontwikkelen digitale systeem APK vorm te geven heeft KNMG Opleiding & Registratie in 2010 een archivaris aangesteld. Deze werkt bij de ontwikkeling van APK nauw samen met de (externe) projectleider. Bij laatstgenoemde ligt tevens de regie voor de digitale systemen bij KNMG O&R. In de huidige situatie zijn verantwoordelijkheden en bevoegdheden ten aanzien van het beheer van de digitale systemen en de afspraken met betrekking tot de (digitale) archiefbescheiden niet expliciet vastgelegd. Ik beveel u aan ervoor te zorgen dat met de invoering van APK de bevoegdheden verantwoordelijkheden en procedures zijn vastgelegd en dat de werkwijze met de digitale archiefbescheiden in een handleiding zijn beschreven. Toegankelijkheid Om informatie te kunnen raadplegen, moet deze toegankelijk zijn. In de eerste plaats moet duidelijk zijn welke archiefbescheiden worden beheerd en in welke applicaties deze archiefbescheiden zich bevinden. Informatie moet geordend, beschreven en beheerd worden om op termijn toegankelijk te blijven. Het toekennen van metadata aan digitale informatie is een belangrijke voorwaarde voor de toegankelijkheid van digitale informatie. KNMG Opleiding en Registratie gebruikt een beperkt aantal applicaties. Naast de kantoorautomatiseringapplicaties en het eerdergenoemde AIS is er nog het archiefregistratiesysteem DECOS. Er worden gegevens en documenten opgeslagen en bewaard in het AIS en in de kantoorautomatiseringomgeving. Deze worden echter niet als archiefbescheiden beschouwd. Het papieren archief wordt gezien als het officiële archief. Met de ontwikkeling van APK wil de organisatie volledig digitaal gaan werken en archiveren. De archivering vindt dan plaats binnen APK. In de aanwezige documentatie zoals het Request for proposal is een Document Management module voorzien en zijn functionele eisen met betrekking tot metadatering en bewaartermijnen geformuleerd. Pagina 6 van 11

7 Hoe bij de overgang naar het APK de toegankelijkheid van de bestaande archiefbescheiden, zowel digitaal als papier, zal worden geborgd wordt uit de onderliggende documenten niet duidelijk. Ik beveel u aan om bij de overgang naar het APK een voorziening te treffen voor de gegevens en documenten die zich in de kantoorautomatiseringapplicaties en het AIS bevinden en dit vast te leggen in een migratieplan. Selectie en vernietiging In een digitale omgeving moet vooraf, al bij het inrichten van een applicatie, rekening gehouden worden met het verwijderen en vernietigen van gegevens. Selectie en vernietiging van digitale archiefbescheiden mag uitsluitend plaatsvinden op grond van een vastgestelde selectielijst. Enerzijds is voortijdige vernietiging van digitale archiefbescheiden verboden en houdt dit het risico in dat belangrijke informatie verdwijnt, waardoor problemen met de bedrijfsvoering kunnen ontstaan en geen of onvoldoende verantwoording kan worden afgelegd. Anderzijds is het in verband met de privacywetgeving van belang dat archiefbescheiden niet langer bewaard worden dan de bewaartermijn voorschrijft. KNMG Opleiding & Registratie heeft en hanteert een vastgestelde selectielijst. De bewaartermijnen worden toegepast op de papieren archiefbescheiden, maar niet op de digitale archiefbescheiden; de organisatie beschouwt de digitale gegevens in het AIS en de kantoorautomatiseringomgeving immers niet als archiefbescheiden. Ik beveel u aan ervoor te zorgen dat bij het ontwikkelen van het APK de in de selectielijst vastgestelde bewaartermijnen worden opgenomen. Duurzame digitale toegankelijkheid Digitale bestanden moeten actief onderhouden worden om gedurende hun bewaartermijn leesbaar en interpreteerbaar te blijven. Het is daarom van belang om bij aanschaf en inrichting van applicaties rekening te houden met de eisen voor duurzame toegankelijkheid. Afspraken hierover kunnen worden vastgelegd in een bewaarstrategie. Daarin moeten ook elementen als het gebruik van open Pagina 7 van 11

8 standaarden, een voorziening voor tijdige conversie en migratie en bewaking van authenticiteit van de informatie opgenomen zijn. Na een crash in 2009, waarna de gegevens met veel kosten en moeite gereconstrueerd konden worden, zijn er maatregelen getroffen opdat er niet opnieuw gegevens uit het AIS verloren kunnen raken. Zoals eerder gezegd zal KNMG O&R overgaan naar een geheel nieuw digitaal platform, het APK. Hierin is een Document Management module voorzien. In de technische uitgangspunten voor het APK zijn eisen over migratie en conversie en over back-up en restore geformuleerd. De archiefbescheiden bij KNMG Opleiding & Registratie hebben over het algemeen een lange bewaartermijn. Met de inrichting van het APK moet met de duurzame toegankelijkheid gedurende die bewaartermijn rekening worden gehouden. Ik beveel u aan om bij de ontwikkeling van het APK rekening te houden met de duurzame toegankelijkheid van de archiefbescheiden onder andere door dit expliciet op te nemen bij de uitgangspunten in het Request for proposal. Voorts om voor de digitale gegevens uit het AIS en documenten uit de dossiers die in het APK worden opgenomen, een bewaarstrategie vast te stellen. Pagina 8 van 11

9 Deelnemers aan het inspectiegesprek op 11 oktober 2011 KNMG Opleiding & Registratie De heer J.C. Hoogteijling, archivaris De heer F.C. Raasveldt, directeur Opleiding & Registratie Erfgoedinspectie de heer N.C.J. Chapel, inspecteur de heer A.M. de Haan, inspecteur Verantwoording en bronnen De grondslag voor de conclusies en aanbevelingen vormt de nota van bevindingen, die de Erfgoedinspectie met KNMG Opleiding & Registratie heeft afgestemd, aangevuld met het navolgende bronmateriaal: Informatieanalyse O&R, versie 3.1, Request for proposal, offerteaanvraag informatisering KNMG, concept, v2.1, Visie, strategie en werkplan voor het archief van KNMG O&R, ongedateerd concept. Opleiding & Registratie, een institutioneel onderzoek naar het handelen op het gebied van opleiding en registratie van de KNMG, Staatscourant 2009, nr Pagina 9 van 11

10 Bijlage 2 Duurzame digitale toegankelijkheid; een onderzoek van de Erfgoed inspectie In 2011 en 2012 voert de Erfgoedinspectie een onderzoek uit naar de duurzame toegankelijkheid van archiefbescheiden in een digitale omgeving. Aanleiding voor dit onderzoek is de ervaring van de Erfgoedinspectie, uit onder andere inspecties en de periodieke monitor, dat overheidsorganisaties geen duidelijk beeld hebben wat archiveren in een digitale omgeving precies inhoudt. Vaak wordt daaronder verstaan het archiveren in een document management systeem en worden gegevens in bedrijfssystemen over het hoofd gezien. Doel van het onderzoek is om inzicht te verkrijgen in de staat van de duurzame toegankelijkheid van digitale informatie bij de centrale overheid. Hierbij zal een vergelijking worden gemaakt met de situatie in 2005, zoals door de Erfgoedinspectie beschreven in het rapport Een dementerende overheid? In dit rapport werd gewezen op het risico dat er bij ondeugdelijk beheer van digitale informatie ernstige gaten in het bedrijfsgeheugen ontstaan. Belangrijk onderdeel van het onderzoek wordt gevormd door inspecties bij 24 organisaties die een doorsnee beeld van de centrale overheid vertegenwoordigen. Andere onderdelen van het onderzoek bestaan uit de uitkomsten van de monitor van de Erfgoedinspectie en drie themagerichte onderzoeken naar digitaal archiefbeheer in De Erfgoedinspectie zal eind 2011, begin 2012 een overkoepelend rapport over de staat van de duurzame toegankelijkheid van digitale archiefbescheiden publiceren. Daarnaast zal elke van de 24 geïnspecteerde organisaties een samenvattend rapport met aanbevelingen ontvangen. Uiteindelijke doelstelling van het onderzoek is een op termijn verbeterde praktijk, waarin de duurzame toegankelijkheid in een digitale omgeving kan worden gewaarborgd. Pagina 10 van 11

11 Bijlage 3 12 Januari 2012 De Erfgoedinspectie en het toezicht op de informatiehuishouding van de centrale overheid De Erfgoedinspectie houdt toezicht op een belangrijk deel van het Nederlandse erfgoed. De Erfgoedinspectie ziet in opdracht van de minister van OCW toe op de informatiehuishouding van de centrale overheid, op het behoud en beheer van de rijkscollectie, de nationaal beschermde cultuurvoorwerpen en -verzamelingen, de archeologische en gebouwde monumenten, de archeologische opgravingen en vondsten en de beschermde stads- en dorpsgezichten. Voor wat betreft het toezicht op de informatiehuishouding ligt de focus van de Erfgoedinspectie op de archivering en de duurzame toegankelijkheid van archiefbescheiden, zowel in de vorm van gegevens als documenten, zowel digitaal als niet-digitaal. Object van toezicht zijn de departementen en daaronder vallende diensten, de Hoge Colleges van Staat, de rechterlijke macht, publiekrechtelijke bestuursorganen, privaatrechtelijke bestuurorganen voor wat betreft de openbaar gezag taak en de organen van de publiekrechtelijke bedrijfsorganisatie. Pagina 11 van 11