Ministerie van Defensie

Maat: px
Weergave met pagina beginnen:

Download "Ministerie van Defensie"

Transcriptie

1 Erfgoedinspectie MinisterieranOnderwijs, Cu/tuur en Wetenschap Ministerie van Defensie De duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding en het digitale archief

2 Ministerie van Defensie De duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding en het digitale archief Erfgoedinspectie Mei 2014

3 De Erfgoedinspectie en het toezicht op de informatiehuishouding van de centrale overheid Missie Met alert en proportioneel toezicht brengt de Erfgoedinspectie het behoud (en beheer) van cultureel erfgoed en overheidsinformatie naar het gewenste kwaliteitsniveau met het oog op de duurzame toegankelijkheid en beschikbaarheid. Visie De inspectie vindt dat een goed functionerende interne systematische kwaliteitszorg bijdraagt aan een betere naleving van wet- en regelgeving. Zij ziet daar een eigen verantwoordelijkheid voor organisaties en stimuleert een systematische kwaliteitszorg bij de organisaties. In haar optreden is de inspectie zacht waar het kan en hard waar het moet en treedt zij zo nodig op. Toezicht op de overheidsinformatie Voor wat betreft het toezicht op de overheidsinformatie ligt de focus van de Erfgoedinspectie voor een belangrijk deel op de duurzame toegankelijkheid van het digitale archief en de digitale archiefbescheiden, zowel in de vorm van data als documenten. Object van toezicht zijn de departementen en daaronder vallende diensten, de Hoge Colleges van Staat, de rechterlijke macht, publiekrechtelijke bestuursorganen, privaatrechtelijke bestuursorganen voor wat betreft de taken met openbaar gezag en de organen van de publiekrechtelijke bedrijfsorganisatie.

4 Inhoudsopgave Inleiding 4 1. Algemeen beeld 5 2. Digitale archiefbescheiden en digitaal archief 7 3. Visie, beleid en architectuur 9 4. Kwaliteitsbewaking, audits en control Besturing, organisatie en personeel Toegankelijkheid Waardering, selectie en vernietiging Digitale overbrenging Digitale duurzaamheid 23 Bijlage 1 Verantwoording en bronnen 25 Bijlage 2 Het inspectieprogramma duurzame digitale toegankelijkheid 27

5 Inleiding Dit rapport gaat over de duurzame toegankelijkheid van de digitale archieven van het Ministerie van Defensie. Het rapport is een bijlage bij brief van 26 mei In dit rapport wordt in de meest brede zin ingegaan op de vraag hoe het digitale archief van het Ministerie van Defensie er kwalitatief voor staat en wat de eventuele tekortkomingen en verbetermogelijkheden zijn. Het rapport is ingedeeld in een algemeen beeld gevolgd door acht hoofdstukken die leder een thema behandelen dat bepalend is voor de kwaliteit van het digitale archief. Ieder hoofdstuk begint met een introductie waarin de archiefwettelijke norm en of de digitaliseringsdoelstelling van de rijksoverheid is opgenomen. De introductie wordt gevolgd door de bevindingen van de inspectie, een samenvattende conclusie en aanbevelingen. In de bijlagen is de verantwoording en een overzicht van het geraadpleegde materiaal opgenomen en een korte toelichting op het inspectieprogramma van de Erfgoedinspectie.

6 1. Algemeen beeld Het Ministerie van Defensie werkt nog niet volledig digitaal. Dit geldt eveneens voor het archief, dat hybride is uitgevoerd; deels op papier, deels digitaal en voor een belangrijk deel papier en digitaal. Het ministerie streeft ernaar in 2017 volledig digitaal te werken, twee jaar later dan het interdepartementaal afgesproken jaar Belangrijk argument hiervoor is dat alle dienstonderdelen in deze digitalisering worden meegenomen en niet alleen de Bestuursstaf. Hoewel het ministerie zich zoveel mogelijk conformeert aan de rijksbrede digitaliseringsdoelstellingen en gebruik maakt van de beschikbare generieke voorzieningen, vaart het binnen die kaders een eigen koers. Dit geldt bijvoorbeeld voor het document management systeem (DMS). Defensie gebruikt niet één van de drie standaard DMS-applicaties die bij de departementen zijn ingevoerd, maar heeft een eigen applicatie, XPostWeb, ontwikkeld vanuit een bestaand postregistratiesysteem. Het ministerie hanteert verschillende omschrijvingen en definities voor digitale archiefbescheiden, waardoor het onduidelijk is wat het ministerie nu precies ziet als het digitale archief. Dit kan er onbedoeld toe leiden dat bepaalde digitale informatie niet als digitaal archief wordt beschouwd. Formeel moeten bij Defensie alle 'archiefwaardige' digitale archiefbescheiden in XPostWeb worden opgenomen, maar in werkelijkheid bevinden deze archiefbescheiden zich in een veelheid van applicaties en databases. Defensie is zich van deze realiteit bewust en neemt op verschillende vlakken maatregelen om de toegankelijkheid van deze digitale archiefbescheiden te waarborgen. De visie op het digitale archief voor de korte termijn is vastgelegd in de Blauwdruk Documentaire Informatie Defensie Daarnaast is er in het projectvoorstel Digitale Werkruimte Defensie (DWR-D) aandacht voor de archieffunctie in toekomstige digitale omgeving. De overkoepelende visie van Defensie op het digitale archief van de toekomst is nog in hoge mate conceptueel en niet vastgelegd. Het is onduidelijk wat het ministerie precies onder volledig digitaal werken verstaat, hoe deze digitalisering zal worden bereikt en hoe de duurzame digitale archivering is geregeld in het streefjaar Er zijn wel doelstellingen vastgelegd voor de korte termijn, zoals de invoering van 'selfservice' 1 met het document management systeem XPostWeb. De ervaring bij andere departementen leert dat de invoering van 'selfservice' met een DMS een 1 Het door de medewerker zelf plaatsen van digitale archiefbescheiden en toekennen van metadata in XPostWeb.

7 forse impact heeft op de organisatie en de gebruikers. Zonder flankerende maatregelen, waaronder goede werkinstructies voor gebruikers en kwaliteitscontroles op de juiste digitale dossiervorming, kunnen er negatieve effecten ontstaan op de kwaliteit van het digitale archief. Het ministerie heeft vergevorderde plannen om een kwaliteitssysteem voor de informatiehuishouding in te richten. Het voorgenomen intern toezicht kan een bijdrage leveren aan de geordende en toegankelijke staat van de informatiehuishouding na de implementatie van selfservice met XPostWeb. Wat betreft de toekomstige overbrenging van de digitale archieven heeft Defensie een voorbereidend onderzoek uitgevoerd naar interne overdracht en overbrenging naar het Nationaal Archief van de archieven die met XPostWeb zijn gevormd. Toekomstige digitale overbrenging, ook van datasets, is onderwerp van gesprek in het Strategisch Informatie Overleg met het Nationaal Archief.

8 2. Digitale archiefbescheiden en digitaal archief Het digitale archief van een organisatie wordt gevormd door de informatie die in relatie tot de werkprocessen wordt gegenereerd, vastgelegd en bewaard. Deze informatie bevindt zich in de verschillende applicaties en systemen die worden gebruikt. Eén van de voorwaarden voor een goed en duurzaam toegankelijk digitaal archief is een heldere en binnen de organisatie gedragen definitie van wat onder digitale archiefbescheiden en digitaal archief moet worden verstaan. Bevinding Het Ministerie van Defensie kent uiteenlopende definities voor digitale archiefbescheiden. Een paar voorbeelden: In de Blauwdruk Documentaire Informatie Defensie 2011 worden archiefbescheiden gedefinieerd als 'archiefwaardige informatie is informatie die onder de Archiefwet valt' en 'documentaire informatie is archiefwaardige, vastgelegde en beheerde informatie'. In de concept Regeling Informatiebeheer Defensie 2013 wordt de term 'procesgebonden informatie' gehanteerd. In de Regeling registratie, behandeling en archivering Defensie 2004 wordt uitgelegd wat archiefwaardige is: "Het is van belang dat informatie die bijdraagt aan het kunnen reconstrueren van het handelen van het ministerie, wordt geregistreerd en gearchiveerd". In de Aanwijzing CDS 2 is uitgebreid beschreven wat onder 'documentaire informatie' wordt verstaan. Dit kan bijvoorbeeld ook beeld en geluid betreffende een wapensysteem zijn. Een laatste voorbeeld betreft de toelichting op archiefbescheiden in de Beslisboom uitfaseren informatiesystemen. Als antwoord op de vraag of informatieobjecten archiefwaardig zijn c.q. archiefbescheiden zijn in de zin van de Archiefwet, wordt gesteld: "Het informatiesysteem bevat objecten waarvan kan worden vastgesteld dat ze essentieel zijn met het oog op verantwoording, bewijsvoering en bedrijfsvoering". Voorop staat dat het ministerie formeel geen onderscheid maakt tussen papieren en digitale archiefbescheiden. In feite is het archief op dit moment geheel hybride en voor een belangrijk deel dubbel uitgevoerd, zowel digitaal als in papieren vorm. Het papieren document wordt voor wat betreft de gescande documenten als het origineel beschouwd, terwijl digitaal leidend is voor de born digital documenten. Defensie is er van doordrongen dat (een belangrijk deel van) de berichten en data in de verschillende databases als digitale archiefbescheiden beschouwd moeten worden. Het departement neemt 2 Aanwijzing CDS A/158 (2) Beheer en vorming van documentaire informatie, voor, tijdens en na operaties.

9 maatregelen om deze informatie te detecteren en veilig te stellen (zie hoofdstuk 6). Samenvattende conclusie Het Ministerie van Defensie heeft een brede kijk op wat als digitale archiefbescheiden moet worden beschouwd en neemt bijvoorbeeld ook de informatie in de omgeving en de diverse databases daarin mee. Tegelijkertijd heeft het ministerie geen eenduidige definitie voor digitale archiefbescheiden. Daardoor blijft het onduidelijk wat het ministerie nu precies ziet als het digitale archief. Een definitie als 'archiefwaardig', zonder te preciseren wat dit inhoudt, werkt verwarring over welke informatie tot het digitale archief moet worden gerekend in de hand. Het gevolg hiervan kan zijn dat bepaalde categorieën van digitale archiefbescheiden buiten beeld blijven en daardoor onbedoeld verloren raken. Aanbeveling Stel eenduidig vast wat het ministerie als digitale archiefbescheiden, dan wel als 'archiefwaardige' informatie, beschouwt en neem dit op in de (nog vast te stellen) Regeling Informatiebeheer Defensie. Gebruik dezelfde term voor digitale archiefbescheiden in alle relevante documenten.

10 3. Visie, beleid en architectuur De overheid wordt digitaal. Omdat het technisch mogelijk is, uit kosten- en efficiencyoverwegingen, om een betere dienstverlening te kunnen bieden en om het 'nieuwe werken' te kunnen faciliteren. Het is dan ook beleid van de rijksoverheid dat overheidsorganisaties volledig digitaal gaan werken, met inbegrip van duurzaam digitaal archiveren. In uiteenlopende beleidsstukken, programmaplannen en architectuurmodellen is de strategie, het beleid en de verdere uitwerking vastgelegd. Het is belangrijk dat overheidsorganisaties op basis hiervan een 'eigen' aansluitende visie en strategie op de digitale informatiehuishouding ontwikkelen en dat duurzame toegankelijkheid in de informatiearchitectuur is opgenomen. Dit schept duidelijkheid over de te volgen koers om tot een zo doelmatig mogelijke informatiehuishouding te komen; inclusief expliciete aandacht voor de duurzame toegankelijkheid van het digitale archief. Bevinding Het Ministerie van Defensie sluit waar mogelijk aan op de rijksbrede doelstellingen voor digitalisering en maakt gebruik van generieke instrumenten als het Generiek Waarderingsmodel en het Toepassingsprofiel Metagegevens Rijksoverheid. Het departement zoekt echter vooralsnog geen aansluiting bij de generieke voorziening voor duurzame toegankelijkheid en digitale overbrenging, DWRarchief. Het departement volgt binnen de rijksbrede kaders een eigen koers, wat mede te maken heeft met het hoge niveau van beveiliging van de informatie. Het ministerie streeft ernaar om in 2017 volledig digitaal te werken. Dit is twee jaar later dan het streefjaar dat voor de departementen is vastgesteld 3. Voornaamste argument hiervoor is dat het ministerie de digitalisering bij alle organisatieonderdelen doorvoert en niet alleen bij de bestuursstaf. De digitalisering maakt onder de noemer Genetwerkt Samenwerken onderdeel uit van het programma Modernisering IT Defensie. Het deelproject Digitale WerkRuimte Defensie (DWR-D) geeft verdere invulling aan het digitaal werken, met als doel een flexibele werkomgeving, waarin medewerkers plaats- en tijdonafhankelijk toegang hebben tot de noodzakelijke digitale informatie, en het verbeteren van het informatie- en kennismanagement. Het digitale archief is een belangrijk element in de transitie naar digitaal werken en het ministerie heeft een ideaalbeeld ontwikkeld op de toekomstige digitale 3 Modernisering Informatiehuishouding Digitaai Documentbeheer, Kamerbrief nr 162, 16 maart 2010

11 archivering. Belangrijke elementen daarin zijn inbedding in de informatiearchitectuur en integratie van RAM-functionaliteit in applicaties. Het betreft hier geen vastgelegd en vastgesteld ideaalbeeld, maar een stip op de horizon. Er is voor de kortere termijn een visie op het digitale archief vastgelegd in de Blauwdruk Documentaire Informatie Defensie (2011). Eén van de uitgangspunten in de Blauwdruk is dat documentaire informatie digitaal wordt aangeboden en geraadpleegd, uitzonderingen daargelaten. Verdere digitalisering wordt als noodzakelijk gezien, ook om Invulling te kunnen geven aan het Genetwerkt samenwerken. In de Blauwdruk worden maatregelen aangekondigd die zijn of worden uitgevoerd, waaronder geautomatiseerde ondersteuning voor de DIselfservice (zie hoofdstuk 5) en digitalisering van archiefbescheiden met een laag risicoprofiel. In het projectvoorstel Digitale WerkRuimte Defensie (DWR-D) wordt uitgebreid aandacht besteed aan de archiveringsfunctionaliteit in de toekomstige digitale omgeving. Samenvattende conclusie De visie van Defensie op het toekomstige digitale archief is nog in hoge mate conceptueel. Het streven is in ieder geval dat Defensie in 2017 volledig digitaal werkt, maar in belangrijke beleidsdocumenten als de Blauwdruk en het Projectvoorstel DWR-D wordt dit jaartal niet concreet genoemd. Ook is niet duidelijk hoe het streefbeeld er in 2017 uitziet voor wat betreft het digitale archief. Is het een duurzaam toegankelijk archief, dat zich bevindt in verschillende applicaties en databases of is het digitale archief in 2017 het verder doorontwikkelde document management systeem XPostWeb. Aanbevelingen Maak het conceptuele beeld van het toekomstig digitale archief concreet en leg dit vast in een samenhangende visie. Besteedt in deze visie expliciet aandacht aan duurzame toegankelijkheid.» Zorg ervoor dat deze visie op het digitale archief integraal onderdeel gaat uitmaken van Genetwerkt Samenwerken en de Digitale WerkRuimte Defensie. Maak duidelijk wat het streefbeeld is voor 'volledig digitaal werken' in 2017, inclusief het digitale archief en leg vast hoe dit streefbeeld zal worden bereikt 10

12 4. Kwaliteitsbewaking, audits en control Intern toezicht en control, audits, kwaliteitsmanagement en een vastgesteld normenkader zijn belangrijke elementen die ingezet kunnen worden bij het op orde krijgen en houden van de digitale informatiehuishouding. In het programma Informatie op orde is een samenhangend systeem van normen, audits en planning en control ontwikkeld. Centraal hierin staat de in 2009 vastgestelde Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid. De departementen hebben afgesproken de Baseline in te voeren en met audits regelmatig te toetsen of de digitale informatiehuishouding aan de regels voldoet. Ook afgezien van de Baseline blijft een vorm van kwaliteitsmanagement en/of intern toezicht op de informatiehuishouding belangrijk om in control te zijn en blijven. Met de inwerkingtreding van de Archiefregeling in 2010 is het toepassen van een kwaliteitssysteem een archiefwettelijke verplichting geworden. Bevinding Het Ministerie van Defensie treft op verschillende niveaus maatregelen om de kwaliteit van de digitale archieven op orde te brengen en houden. Op het niveau van sturing wil het ministerie toezicht uit oefenen op de gestelde kaders die gelden voor alle bedijfsvoeringsdomeinen; het DI 4 -domein is één van deze domeinen. Zowel de kaderstelling als het toezicht op het DI-domein zijn belegd bij de Hoofddirecteur Bedrijfsvoering (HDBV), tevens CIO van het ministerie. Dit is vastgelegd in zowel de Blauwdruk Documentaire Informatie Defensie 2011 als de concept Regeling informatiebeheer Defensie. De HDBV is verantwoordelijk voor het 'ontwikkelen en controleren van een kwaliteitszorgsysteem (toezicht) voor de documentaire informatie 5 '. Om hier verder invulling aan te geven is in een Toezichtsprotocol documentaire informatie (DI) uitgewerkt hoe het toezicht wordt uitgevoerd. Als toetsingskader wordt de Baseline DI Defensie gebruikt; deze is gebaseerd op de voor de gehele rijksoverheid geldende Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid. Met de uitvoering van het toezicht is de directie Monitoring en Beheer van HDBV belast. Het is de bedoeling dat de onderzoeken bij alle organisatieonderdelen van Defensie plaats zullen vinden. In het Jaarplan Uitvoering Monitoring en Toezicht van HDBV 6 wordt vastgelegd wat de speerpunten zijn en welke onderzoeken zullen worden uitgevoerd. Naast de onderzoeken die door HDBV/M&B worden uitgevoerd, worden er op basis van een risicoanalyse ook onderzoeken op het DI-domein uitgevoerd door de Auditdienst Defensie. Dit gebeurt aan de hand van de auditbehoefte van HDBV ' Documentaire informatie 5 6 Blauwdruk Documentaire Informatie Defensie Het eerste jaarplan, voor 2014, is ten tijde van de inspectie verschenen; op

13 en de prioriteitstelling van de ADD. Ook deze onderzoeken worden in het eerder genoemde jaarplan opgenomen. Om de kwaliteit van de belangrijkste digitale archiefbescheiden en dossiers goed te kunnen beheersen voert DI een risicoanalyse uit. Digitale archiefbescheiden die binnen processen met een hoog risico ontstaan worden zorgvuldig in XPostWeb gearchiveerd. In de eerste uitgevoerde risicoanalyse, zijn vier risicogebieden gedefinieerd, te weten; missies, besturing, inlichtingen en veiligheid en strategische projecten/verwerving. Als het zoekraken, onrechtmatig vernietigen of niet tijdig kunnen vinden van archiefbescheiden ernstige politieke en bedrijfsmatige gevolgen kan hebben, wordt dit als een hoog risico aangemerkt. Op uitvoerend niveau wordt de kwaliteit van de digitale dossiers in XPostWeb gegarandeerd doordat opname in het systeem centraal door DI gebeurt. Daarnaast wordt er steekproefsgewijs eens in de drie maanden een controle uitgevoerd op de juiste plaatsing van de digitale archiefbescheiden in de ordening van XPostWeb. Dit is vastgelegd in de Dienstbeschrijving Dynamisch Informatiebeheer. Er vindt geen controle plaats op de volledigheid van de dossiers. Samenvattende conclusie Het Ministerie van Defensie heeft op verschillende niveaus instrumenten ontwikkeld en procedures ontworpen om een goede kwaliteit van het digitale archief te kunnen garanderen. Door de Auditdienst Defensie worden audits uitgevoerd naar diverse aspecten op het DI-terrein. Een samenhangend, defensiebreed ingevoerd en werkend systeem van toezicht op het DI-domein Is In opbouw. De overige inhoudelijke maatregelen om de kwaliteit van de digitale archieven op orde te brengen en te houden betreffen voornamelijk XPostWeb. Omdat de DI-werkzaamheden uitgevoerd worden door gespecialiseerde DImedewerkers, zijn er de nodige kwaliteitswaarborgen voor de digitale dossiers in XPostWeb. Met de introductie van selfservice met XPostWeb bij het hele departement (zie hoofdstuk 5) zal een belangrijk deel van de uitvoering van deze werkzaamheden verschuiven van de centrale DI-organisatie naar de gebruiker. De verdere invoering van het systeem van intern toezicht op het DI-domein wint dan aan belang. Dit geldt eveneens voor de controle achteraf op juistheid en volledigheid van de digitale dossiers. 12

14 Aanbevelingen Continueer het in gang gezette interne toezicht op het DI-domein bij de organisatieonderdelen van Defensie. Zorg bij de introductie van selfservice met XPostWeb voor maatregelen om de kwaliteit van de digitale dossiers op orde te houden. 13

15 5. Besturing, organisatie en personeel De eindverantwoordelijkheid voor de digitale informatiehuishouding ligt, conform het begrip zorgdragerschap in de Archiefwet 1995, bij het bestuur van de archiefvormende overheidsorganisatie. Het is belangrijk dat de sturing op de digitale informatiehuishouding goed is ingericht en dat de verantwoordelijkheden goed zijn afgebakend en zijn vastgelegd. Er moet voldoende personeel zijn om alle taken met betrekking tot de digitale informatiehuishouding uit te kunnen voeren en er moet voldoende kennis aanwezig zijn, in het bijzonder over de eisen die gesteld worden aan de digitale archivering en duurzame toegankelijkheid. Ook dit zijn archiefwettelijke eisen, vastgelegd in het Archiefbesluit Digitaal werken impliceert dat iedere medewerker digitale archiefbescheiden creëert, bewerkt, opslaat en van metagegevens voorziet. Dit noodzaakt tot een duidelijke afbakening van verantwoordelijkheden en goede afspraken over het omgaan met digitale informatie, vastgelegd in een handleiding, online wiki of werkinstructies. Bevinding Het ministerie heeft conform artikel 14 van het Archiefbesluit 1995 beheersregels voor de archieven vastgesteld. De vigerende beheersregels stammen uit 2004, maar in concept liggen er nieuwe beheersregels 7 klaar om vastgesteld te worden. In deze nieuwe regeling, die geldt voor het gehele departement, zijn op basis van het Besturingsmodel Defensie (BBD) en het Algemeen Organisatiebesluit Defensie 2013 (AOD), de verantwoordelijkheden en bevoegdheden in het DI-domein vastgelegd. In een bij de regeling behorende matrix zijn de verantwoordelijkheden die actoren hebben bij de uiteenlopende taken op het gebied van de archieven tot in detail uitgewerkt. Regie, sturing en intern toezicht op de informatiehuishouding, met inbegrip van DI-domein, ligt bij de hoofddirecteur Bedrijfsvoering, tevens CIO van het departement. De uitvoering van DI-taken is een lijnverantwoordelijkheid, waarbij de defensieonderdelen gebruik maken van de diensten van de afdeling Informatiebeheer (IB) van het Joint IV Commando (JIVC), onderdeel van de Defensie Materieel Organisatie. IB verzorgt het dynamisch en semi-statisch informatiebeheer en het functioneel beheer, met name van XPost, en levert advies en instrumenten. JIVC is de uitvoerende bedrijfsvoeringorganisatie van het Ministerie, waar naast Informatiebeheer ook ICT (infrastructuur, systemen, uitvoerend functioneel beheer). Informatievoorziening (informatiemanagement, architectuur) en ITauditing zijn ondergebracht. JIVC werkt met multifunctionele teams, waar DI, voor zover relevant, altijd onderdeel van uitmaakt. 7 Regeling informatiebeheer Defensie 14

16 XPostWeb telt circa gebruikers, die kunnen zoeken, raadplegen en routeren, maar niet zelf digitale archiefbescheiden in het systeem kunnen plaatsen. Dit is voorbehouden aan de DI-professional, die een belangrijke rol heeft in de digitale archivering, waaronder het scannen van binnenkomende archiefbescheiden, het plaatsen van digitale archiefbescheiden in de ordening van XPost, het ter verdere ontsluiting toekennen van metadata aan de digitale archiefbescheiden en het uitvoeren van kwaliteitscontroles achteraf. Het is de verantwoordelijkheid van de gebruiker om archiefbescheiden aan te bieden aan DI. Recent is een proef genomen met XPostWeb als selfservice applicatie. Het voornemen is deze selfservice, waarbij de medewerker de relevante archiefbescheiden zelf registreert en in het systeem plaatst, bij het hele departement in te voeren. Samenvattende conclusie In de bedrijfsvoering en dus ook in het DI-domein zijn beleid en uitvoering gescheiden. Dit is consistent opgenomen in relevante documenten als de beheersregels, de Blauwdruk Documentaire Informatie Defensie en het handboek JIVC. Het Ministerie van Defensie werkt in de digitale omgeving met een klassieke DI-organisatie, waar de uitvoering in handen is van gespecialiseerde medewerkers. De ervaring bij de andere departementen leert dat de invoering van selfservice met een document management systeem als XPostWeb een niet te onderschatten aanpassing van het DI-proces is. De verandering van werken is aanzienlijk, niet alleen voor IB en de DI-medewerkers, maar voor alle gebruikers van XPostWeb. Aanbevelingen Stel de nieuwe Regeling Informatiebeheer Defensie vast. Zorg ervoor dat met het invoeren van de selfservice met XPostWeb de gebruikers voldoende geïnstrueerd zijn en ondersteund worden. 15

17 6. Toegankelijkheid In de digitale omgeving neemt de hoeveelheid informatie exponentieel toe. Dit geldt ook voor de informatie in de documentmanagement systemen en andere systemen waarin zich digitale archiefbescheiden bevinden. Deze digitale informatie moet goed toegankelijk zijn en blijven. Een eerste vereiste voor een goed toegankelijk en raadpleegbaar digitaal archief is duidelijkheid over welke digitale archiefbescheiden er worden beheerd en in welke applicaties deze archiefbescheiden zich bevinden. Een tweede vereiste is dat de digitale informatie goed geordend en beheerd wordt. Belangrijke voorwaarden hierbij zijn onder andere het toekennen van metadata en eenduidige afspraken over naamgeving en omschrijving. Voorwaarden van andere aard liggen op het gebied van de gebruiksvriendelijkheid van de systemen, zoals een goede zoekfunctionaliteit, gemakkelijke en intuïtieve navigatie en een overzichtelijke indeling. Bevinding De digitale archiefbescheiden van Defensie worden opgeslagen en beheerd in een veelheid aan applicaties en databases. De specifieke applicatie voor het registreren, opslaan en routeren van digitale archiefbescheiden binnen het DIdomein is het documentmanagement systeem XPost. XPost komt in twee gedaanten voor, als XPostWeb voor de gebruiker en als XPost dient/server voor de DI-professional. XPostWeb is bij alle onderdelen van het departement ingevoerd, inclusief de bijzondere organisatieonderdelen. XPostWeb is vanaf 2005 ontwikkeld op basis van het postregistratiesysteem dat toentertijd bij het ministerie in gebruik was. Het wijkt dan ook af van de drie softwarevarianten die bij de andere departementen in gebruik zijn. Groot voordeel van de ontwikkelingsgeschiedenis van XPostWeb is dat het systeem functioneel vertrouwd en technisch zeer stabiel en betrouwbaar is. Per jaar worden er circa records opgenomen in XPostWeb. Naar schatting bedraagt het totaal aantal records in het systeem nu tussen de 1,5 en 2 miljoen. Defensie heeft een laag- en hoog gerubriceerde infrastructuur. XPostWeb draait in beide omgevingen, respectievelijk MULAN en CRIMIS en ATLAS. De digitale archiefbescheiden met bijbehorende metadata, zijn in XPostWeb opgeslagen in een twintigtal gedistribueerde databases. Het is voor de gebruiker niet mogelijk om In de applicatie over deze verschillende databases heen te zoeken of in een andere dan de database waarin hij of zij geautoriseerd is, archiefbescheiden te raadplegen. De digitale archiefbescheiden in XPostWeb zijn toegankelijk en worden ontsloten door het aanbrengen van een ordening en door het toekennen van metadata aan de digitale archiefbescheiden. Voor dit laatste maakt het departement gebruik van een metagegevensschema dat is gebaseerd op het Toepassingsprofiel 16

18 Metagegevens Rijksoverheid. De ordening in XPostWeb komt tot stand door ordeningselementen, die gelijk staan aan vooraf vastgestelde standaardprocessen, te koppelen aan een digitaal archiefstuk. Zowel het toepassen van deze ordening als het toekennen van metadata gebeurt alleen bij de digitale archiefbescheiden in XPostWeb en niet in andere applicaties en databases. Andere applicaties waarin digitale archiefbescheiden worden opgeslagen en beheerd zijn bijvoorbeeld Adacta voor de personele archiefbescheiden (het Ministerie van Defensie neemt niet deel in P-direkt) en Speer M&F voor de archiefbescheiden met betrekking tot de materieel-logistiek en financiële processen. Verder worden er digitale archiefbescheiden opgeslagen op persoonlijke en centrale netwerkschijven. Hoewel dit laatste niet de bedoeling is, want alle 'archiefwaardige' informatie dient altijd voor archivering in XPostWeb aan DI te worden aangeboden. De praktijk is weerbarstig en medewerkers bewaren wel degelijk archiefwaardige informatie op de netwerkschijven en in de samenwerkingsruimte binnen Sharepoint. Tot slot bevinden zich digitale archiefbescheiden in een veelheid aan applicaties en databases. Het ministerie beschikt met de Modellenatlas over een overzicht, maar daarin is niet aangegeven in welke applicaties en databases zich digitale archiefbescheiden bevinden. Met de modernisering van de ICT bij Defensie worden momenteel veel applicaties en databases uitgefaseerd, waarbij met behulp van de Beslisboom uitfaseren informatiesystemen wordt bekeken of er zich archiefwaardig materiaal in bevindt. Zo ja, dan wordt aan de hand van de selectielijst bepaald of de archiefbescheiden vernietigd, tijdelijk bewaard of overgebracht moeten worden. Zie voor wat betreft de overbrenging hoofdstuk 8. Voor een aantal categorieën van archiefbescheiden heeft het ministerie specifieke maatregelen getroffen. Zo geldt er voor de archivering van (digitale) archiefbescheiden tijdens en na operaties een speciale aanwijzing voor het beheer van documentaire informatie 8. Deze aanwijzing geeft onder andere kaders over welke informatie er tijdens operaties geregistreerd en bewaard moet worden en Instructie voor noodvernietiging. In aanvulling daarop is er een Instructiekaart Missie-informatie 2 "tijdens de Missie", welke inzicht biedt in de informatie die opgeslagen moet worden en volgens welke ordening. De harde schijven worden in ieder geval uit het missiegebied meegenomen. 8 CDS-aanwijzing A/158(2), Beheer van documentaire informatie voor, tijdens en na operaties. 17

19 Voor wat betreft de omgeving heeft Defensie de specifieke oplossing gekozen om alle berichten voor een vooralsnog niet vastgestelde periode te bewaren. Samenvattende conclusie Het digitale archief van het Ministerie van Defensie bevindt zich verspreid over een veelheid van digitale systemen. De formele 'archiefwaardige' digitale archiefbescheiden worden opgeslagen en beheerd in XPostWeb. Het betreft een robuust, maar tegelijkertijd relatief gedateerd systeem ter ondersteuning van de digitale poststroom en documentregistratie. Doordat XPostWeb werkt met een twintigtal gedistribueerde databases, is integraal zoeken naar digitale archiefbescheiden niet goed mogelijk. Bij het ministerie leeft het besef dat het digitaal archief meer is dan de binnenkomende en uitgaande gedigitaliseerde post in XPostWeb. Er worden adhoc maatregelen getroffen om digitale archiefbescheiden in bijvoorbeeld de e- mailomgeving en af te stoten applicaties en databases, veilig te stellen. Er ontbreekt echter een goed overzicht van het digitale archief en de systemen waar dat archief zich in bevindt. Dit brengt het risico met zich mee, dat digitale informatie onvindbaar is of zelfs achteraf verdwenen blijkt. Aanbevelingen Stel vast in welke applicaties en databases zich digitale archiefbescheiden bevinden en leg dit vast in een overzicht, bijvoorbeeld als toevoeging aan de Modellenatlas. Betrek deze applicaties en databases binnen de invloedsfeer van het DIdomein. Zorg ervoor dat bij het eventueel verder ontwikkelen van XPostWeb de zoekmogelijkheden (over de verschillende databases heen) verbeteren. 18

20 7. Waardering, selectie en vernietiging In een digitale omgeving moet vooraf rekening gehouden worden met het verwijderen en vernietigen van gegevens. Selectie en vernietiging van digitale archiefbescheiden mag uitsluitend plaatsvinden op grond van een vastgestelde selectielijst, waarin de bewaartermijnen zijn opgenomen en waarin is opgenomen welke archiefbescheiden als blijvend te bewaren worden beschouwd. De Archiefwet verbiedt voortijdige vernietiging van digitale archiefbescheiden en verplicht tot vernietiging nadat de bewaartermijn is verstreken. Voortijdige vernietiging kan tot gevolg hebben dat belangrijke informatie onbedoeld verdwijnt, waardoor problemen met de bedrijfsvoering kunnen ontstaan en geen of onvoldoende verantwoording kan worden afgelegd. Bevinding Het Ministerie van Defensie wil tot een afgewogen en juiste waardering van archiefbescheiden kunnen komen. Daartoe heeft het ministerie in 2012 een Archiefcommissie ingesteld die adviseert over de waardering, selectie en vernietiging van archiefbescheiden en wordt periodiek een Strategisch Informatie Overleg Defensie met de Algemeen Rijksarchivaris gevoerd. Ten tijde van de inspectie is een dergelijk overleg tweemaal gehouden. Het ministerie heeft begin 2014 als eerste departement een selectielijst op basis van het Generiek Waarderingsmodel Rijk vastgesteld: de Generieke Selectielijst voor de archiefbescheiden van het Ministerie van Defensie vanaf Deze generieke lijst vervangt de ruim zestig selectielijsten die voor het ministerie van kracht waren en sluit aan bij de ordeningsstructuur die sinds 2012 wordt toegepast. De selectielijst geldt voor alle taken van het departement inclusief alle dienstonderdelen met uitzondering van de taken die de Militaire Inlichtingen en Veiligheidsdienst uitvoert in het kader van de Wet op de inlichtingen en veiligheidsdiensten Deze nieuwe selectielijst stelt het ministerie beter in staat de bewaartermijnen toe te voegen aan de digitale archiefbescheiden. In XPost gebeurt dit door de in de nieuwe selectielijst benoemde processen als ordeningselement op te nemen. Hiermee kan de koppeling van metadata en bewaartermijnen aan de digitale dossiers en archiefbescheiden worden gerealiseerd. Dit laatste betekent niet dat het mogelijk is om op basis van deze bewaartermijnen archiefbescheiden uit XPostWeb te vernietigen. Deze functionaliteit is in de applicatie niet aanwezig. De koppeling van bewaartermijnen aan de digitale archiefbescheiden beperkt zich tot XPostWeb, aan de digitale archiefbescheiden in andere applicaties en databases zijn geen bewaartermijnen gekoppeld. 19

Kamer van Koophandel. De duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding en het digitale archief

Kamer van Koophandel. De duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding en het digitale archief Kamer van Koophandel De duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding en het digitale archief Erfgoedinspectie Pagina 2 van 27 Inhoud 1 Inleiding... 5 2 Algemeen beeld... 6 3 Digitale archiefbescheiden

Nadere informatie

De Nationale ombudsman. De duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding en het digitale archief

De Nationale ombudsman. De duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding en het digitale archief De Nationale ombudsman De duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding en het digitale archief Erfgoedinspectie Pagina 2 van 31 Inhoud 1 Inleiding... 5 2 Algemeen beeld... 7 3 Digitale archiefbescheiden

Nadere informatie

Ministerie van Economische Zaken

Ministerie van Economische Zaken Ministerie van Economische Zaken > Retouradres Postbus 20401 2500 EK Den Haag Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap T.a.v. mw. drs. G.P.M. Scholte Hoofdinspecteur collecties en archieven Postbus

Nadere informatie

Monitor Erfgoedinspectie

Monitor Erfgoedinspectie Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap Monitor Erfgoedinspectie Staat van de naleving 2011-2012 Bijlage: Integrale vragenlijst met antwoorden, toezichtveld archieven A2 Hoeveel

Nadere informatie

Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap > Retouradres Postbus 16478 2500 BL Den Haag Bureau Architectenregister t.a.v. de directeur de heer dr. H.A. Groeneveld Postbus 85506 2508

Nadere informatie

De duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding en het digitale archief

De duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding en het digitale archief Erfgoedinspectie M/n/sterie van Onderwys, Cu/tuur en Wetenschap CIBG De duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding en het digitale archief CIBG De duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding

Nadere informatie

Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwi/s, Cu/tuuren Wetenschap

Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwi/s, Cu/tuuren Wetenschap Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwi/s, Cu/tuuren Wetenschap > Retouradres Postbus 16478 2500 BL Den Haag KNMG T.a.v. het bestuur Postbus 20051 3502 LB UTRECHT Koninginnegracht 25 Den Haag Postbus 16478

Nadere informatie

Autoriteit Financiële Markten

Autoriteit Financiële Markten Erfgoed inspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuuren Wetenschap Autoriteit Financiële Markten De duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding en het digitale archief Autoriteit Financiële Markten

Nadere informatie

Erfgoedinspectie Ministerie van Ondenvi/s, Cu/tuur en Wetenschap

Erfgoedinspectie Ministerie van Ondenvi/s, Cu/tuur en Wetenschap Erfgoedinspectie Ministerie van Ondenvi/s, Cu/tuur en Wetenschap > Retouradres Postbus 16478 2500 BL Den Haag Agentschap NL T.a.v. de heer A. van Ravestein, algemeen directeur Postbus 93144 2509 AC DEN

Nadere informatie

Erfgoedinspectie Ministerie van Ondenvi/s, Cultuuren Wetenschap

Erfgoedinspectie Ministerie van Ondenvi/s, Cultuuren Wetenschap Erfgoedinspectie Ministerie van Ondenvi/s, Cultuuren Wetenschap > Retouradres Postbus 16478 2500 BL Den Haag UMCG T.a.v. de Raad van Bestuur Postbus 30001 9700 RB GRONINGEN Koninginnegracht 25 Den Haag

Nadere informatie

Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuuren Wetenschap

Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuuren Wetenschap Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuuren Wetenschap > Retouradres Postbus 16478 2500 BL Den Haag Pompestichting t.a.v. de directie Postbus 31435 6503 CK NIJMEGEN Koninginnegracht 25 Den Haag

Nadere informatie

Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuuren Wetenschap

Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuuren Wetenschap Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuuren Wetenschap > Retouradres Postbus 16478 2500 BL Den Haag KNMI T.a.v. de heer dr. ir. F.J.J. Brouwer, directeur Postbus 201 3730 AE DE BILT Koninginnegracht

Nadere informatie

Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Ciiltuuren Wetenschap

Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Ciiltuuren Wetenschap Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Ciiltuuren Wetenschap > Retouradres Postbus 16478 2500 BL Den Haag Immigratie- en Naturalisatiedienst de heer R. Van Lint, hoofddirecteur Postbus 3211 2280 GE

Nadere informatie

Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cu/tuur en Wetenschap

Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cu/tuur en Wetenschap Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cu/tuur en Wetenschap > Retouradres Postbus 16478 2500 BL Den Haag Centraal Justitieel Incassobureau T.a.v. de directie Postbus 1794 8901 CB Leeuwarden Koninginnegracht

Nadere informatie

Model verslag/vragenlijst Inspectiebezoek.

Model verslag/vragenlijst Inspectiebezoek. Model verslag/vragenlijst Inspectiebezoek. I. Algemeen De Archiefinspectie Rijckheyt houdt, conform artikel 32 van de Archiefwet 1995, toezicht op het beheer van nog niet overgebrachte archiefbescheiden

Nadere informatie

Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cu/tuur en Wetenschap

Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cu/tuur en Wetenschap Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cu/tuur en Wetenschap > Retouradres Postbus 16478 2500 BL Den Haag Ministerie van Veiligheid en Justitie T.a.v. mevrouw mr. drs. N.C. Stolk Plaatsvervangend Secretaris-generaal

Nadere informatie

Regeling Archiefbeheer Belastingdienst 2011. Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen. Artikel 1 Definities

Regeling Archiefbeheer Belastingdienst 2011. Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen. Artikel 1 Definities Regeling Archiefbeheer Belastingdienst 2011 Regeling van 17 oktober 2011, nr. DGB/2011-6422, Staatscourant 26 oktober 2011 nr. 19115 De directeur-generaal voor de Belastingdienst, Gelet op artikel 7, vierde

Nadere informatie

Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap > Retouradres Postbus 16478 2500 BL Den Haag De leden van de directie van De Nederlandsche Bank Postbus 98 1000 AB AMSTERDAM Koninginnegracht

Nadere informatie

Onze referentie 537778

Onze referentie 537778 Ministerie van Onderwijs, Cultuuren Wetenschap >Retouradres Postbus 16478 2500 BL Den Haag Ministerie van Economische Zaken T.a.v. de heer drs. P.J.M. Kolkman, CIO Postbus 20401 2500 EK DEN HAAG Erfgoedinspectie

Nadere informatie

Duurzaam duurt het langst

Duurzaam duurt het langst Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap Duurzaam duurt het langst Digitalisering en duurzame toegankelijkheid van informatie bij de kerndepartementen Duurzaam duurt het langst

Nadere informatie

Kadaster De duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding en het digitale archief

Kadaster De duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding en het digitale archief Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cu/tuur en Wetenschap Kadaster De duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding en het digitale archief Inhoud Inleiding 3 1. Algemeen beeld 5 2. Digitale

Nadere informatie

Digitalisering en duurzame toegankelijkheid van informatie bij de provincie Noord-Brabant

Digitalisering en duurzame toegankelijkheid van informatie bij de provincie Noord-Brabant Startnotitie informatie bij de provincie Noord-Brabant 1. Inleiding Duurzame toegankelijkheid van informatie hangt af van de manier waarop informatiedragers, zoals nota s, brieven en emailberichten worden

Nadere informatie

De duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding en DWR Archief

De duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding en DWR Archief Erfgoedinspectie Pagina 2 van 18 Inhoud Inhoud Inleiding... 4 1 Algemeen beeld... 5 2 Het in bewaring geven van digitaal archief bij het e-depot... 7 3 Het e-depot van het Nationaal Archief als voorziening...

Nadere informatie

Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap > Retouradres Postbus 16478 2500 BL Den Haag Dienst Uitvoering Onderwijs t.a.v. de hoofddirecteur FSI, de heer W.J. Westerbeek Postbus 30155

Nadere informatie

Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap >Retouradres Postbus 16478 2500 BL Den Haag Rijksgebouwendienst T.a.v. de algemeen directeur Mevrouw drs E.M. Klein Schiphorst Postbus 20952

Nadere informatie

Stappenplan digitaal archiefbeheer

Stappenplan digitaal archiefbeheer Stappenplan digitaal archiefbeheer Vooraf Dit stappenplan behandelt een deelprobleem voor het archiefbeheer. Het gaat alleen om een inventarisatie van de digitale archieven die uw instelling beheert. Voor

Nadere informatie

Mr. J.A. van den Bos Inspecteur-Generaal Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid Postbus 90801 2509 LV DEN HAAG

Mr. J.A. van den Bos Inspecteur-Generaal Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid Postbus 90801 2509 LV DEN HAAG a 1 > Retouradres Postbus 16478 2500 BL Den Haag Mr. J.A. van den Bos Inspecteur-Generaal Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid Postbus 90801 2509 LV DEN HAAG Koninginnegracht 25 Den Haag Postbus

Nadere informatie

Regeling Archiefbeheer College bouw ziekenhuisvoorzieningen

Regeling Archiefbeheer College bouw ziekenhuisvoorzieningen Het College bouw ziekenhuisvoorzieningen, gelet op artikel 14 van het Archiefbesluit 1995; Besluit: Artikel 1 In deze regeling wordt verstaan onder: a. Bouwcollege: het College bouw ziekenhuisvoorzieningen;

Nadere informatie

Beheersregeling document- en archiefbeheer OPTA 2008

Beheersregeling document- en archiefbeheer OPTA 2008 Beheersregeling document- en archiefbeheer OPTA 2008 De voorzitter van het College van de Onafhankelijke Post en Telecommunicatie Autoriteit besluit vast te stellen het volgende: Besluit voor het beheer

Nadere informatie

nemen van een e-depot

nemen van een e-depot Stappenplan bij het in gebruik nemen van een e-depot CONCEPT VOOR FEEDBACK Bijlage bij Handreiking voor het in gebruik nemen van een e-depot door decentrale overheden 23 juli 2015 Inleiding Dit stappenplan

Nadere informatie

In deze handreiking is aangegeven hoe om te gaan met de archivering van digitale ruimtelijke plannen.

In deze handreiking is aangegeven hoe om te gaan met de archivering van digitale ruimtelijke plannen. HANDREIKING Onderwerp Archiveren digitale ruimtelijke plannen Aan Gebruikers RO Standaarden Van Geonovum, Monique van Scherpenzeel Datum 3 februari 2010 Status publiek In deze handreiking is aangegeven

Nadere informatie

Selectie en vernietiging

Selectie en vernietiging Selectie en vernietiging Het wettelijk kader De ophef in 1998 over het vernietigen van dossiers van de Militaire Inlichtingen Dienst (MID), in de pers en in de Tweede Kamer, laat zien dat van overheidsorganisaties

Nadere informatie

Besluit Informatiebeheer van de gemeenschappelijke regeling DCMR Milieudienst Rijnmond

Besluit Informatiebeheer van de gemeenschappelijke regeling DCMR Milieudienst Rijnmond Het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling DCMR Milieudienst Rijnmond: Gelezen het voorstel van de secretaris; Gelet op artikel 4 van de Arehiefverordening gemeenschappelijke regeling DCMR

Nadere informatie

Onvoltooid digitaal. De kwaliteit van de digitale archieven bij de organisaties van de Rijksoverheid

Onvoltooid digitaal. De kwaliteit van de digitale archieven bij de organisaties van de Rijksoverheid Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap Onvoltooid digitaal De kwaliteit van de digitale archieven bij de organisaties van de Rijksoverheid Onvoltooid digitaal De kwaliteit van

Nadere informatie

REGELING ARCHIEFBEHEER RIJKSUNIVERSITEIT GRONINGEN

REGELING ARCHIEFBEHEER RIJKSUNIVERSITEIT GRONINGEN REGELING ARCHIEFBEHEER RIJKSUNIVERSITEIT GRONINGEN INHOUD I II III IV V VI VII VIII IX X XI XII XIII XIV Begripsbepalingen Verantwoordelijkheden en organisatie archiefbeheer Archiefbeheer Postregistratie

Nadere informatie

Archiefzorg en beheer 2013/2014

Archiefzorg en beheer 2013/2014 T Archiefzorg en beheer 2013/2014 Verslag aan de raad ten behoeve van de horizontale verantwoording van de zorg over en het beheer van (analoge en digitale) archieven conform de Archiefwet 1995 Inhoudsopgave

Nadere informatie

De Nationale Politie. De duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding en het digitale archief. Erfgoedinspectie.

De Nationale Politie. De duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding en het digitale archief. Erfgoedinspectie. De Nationale Politie De duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding en het digitale archief Erfgoedinspectie Februari 2016 Pagina 1 van 21 Inhoud Inleiding... 3 1. Algemeen beeld... 4 2. Digitale

Nadere informatie

Model-regeling Archiefbeheer/Documentaire Informatievoorziening. RAAMREGELING ARCHIEFBEHEER/ DOCUMENTAIRE INFORMATIEVOORZIENING [naam instelling]

Model-regeling Archiefbeheer/Documentaire Informatievoorziening. RAAMREGELING ARCHIEFBEHEER/ DOCUMENTAIRE INFORMATIEVOORZIENING [naam instelling] RAAMREGELING ARCHIEFBEHEER/ DOCUMENTAIRE INFORMATIEVOORZIENING [naam instelling] PAZU Werkgroep Beheersregels Page 1 29-10-2002 INDELING Art. nrs. Blz. Hoofdstuk I Algemene bepalingen 1 3/5 Hoofdstuk II

Nadere informatie

Digitale duurzaamheid

Digitale duurzaamheid Digitale duurzaamheid Verantwoording van publieke diensten Bij het leveren van publieke diensten maakt de overheid gebruik van publieke middelen. De overheid moet zich over de besteding hiervan tegenover

Nadere informatie

(070) 373 8393. Brief aan de leden T.a.v. het college en de raad. Samenvatting. informatiecentrum tel. ons kenmerk BAOZW/U201300267 Lbr.

(070) 373 8393. Brief aan de leden T.a.v. het college en de raad. Samenvatting. informatiecentrum tel. ons kenmerk BAOZW/U201300267 Lbr. Brief aan de leden T.a.v. het college en de raad informatiecentrum tel. (070) 373 8393 betreft Archiefconvenant; wijzigingen in de Archiefwet en -regelgeving Samenvatting uw kenmerk ons kenmerk BAOZW/U201300267

Nadere informatie

Documentair StructuurPlan. Een handleiding naar informatie over informatie

Documentair StructuurPlan. Een handleiding naar informatie over informatie Documentair StructuurPlan Een handleiding naar informatie over informatie Handleiding en model Documentair StructuurPlan Inhoudsopgave Inleiding...3 De onderdelen van een Documentair StructuurPlan...5

Nadere informatie

DUTO Normenkader Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie

DUTO Normenkader Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie DUTO Normenkader Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie Erik Saaman (projectleider DUTO) NORA Gebruikersraad, 9 juni 2015 normenkader@nationaalarchief.nl Duurzaam toegankelijke overheidsinformatie

Nadere informatie

Interne Memo nr. INT14-1518

Interne Memo nr. INT14-1518 Interne Memo nr. INT14-1518 Aan: college van B&W van Heerhugowaard Van: Johan Hoogewerf Datum: 30 juni 2014 Onderwerp: Verslag archief-kpi s gemeente Heerhugowaard 2014 Afschrift aan: 1. LOKALE REGELGEVING

Nadere informatie

Verslag archief- en informatiebeheer GR Ferm Werk

Verslag archief- en informatiebeheer GR Ferm Werk Verslag archief- en informatiebeheer 2015 GR Ferm Werk Vastgesteld door het dagelijks bestuur van Ferm Werk op 9 juni 2016 Inleiding Als archiefzorgdrager legt het dagelijks bestuur van Ferm Werk verantwoording

Nadere informatie

Behoort bij raadsvoorstel , titel: Actualisatie Archiefverordening Utrechtse Heuvelrug

Behoort bij raadsvoorstel , titel: Actualisatie Archiefverordening Utrechtse Heuvelrug Behoort bij raadsvoorstel 2016-310, titel: Actualisatie Archiefverordening Utrechtse Heuvelrug De raad van de gemeente Utrechtse Heuvelrug; Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders

Nadere informatie

TOELICHTING REGELING ARCHIEFBEHEER UNIVERSITEIT TWENTE 2015 Ex artikel 14 van het Archiefbesluit 1995

TOELICHTING REGELING ARCHIEFBEHEER UNIVERSITEIT TWENTE 2015 Ex artikel 14 van het Archiefbesluit 1995 TOELICHTING REGELING ARCHIEFBEHEER UNIVERSITEIT TWENTE 2015 Ex artikel 14 van het Archiefbesluit 1995 KENMERK: B&A 15/1035 /DNT DEFINITIEVE VERSIE 4.0 VAN 14 JULI 2015 AUTEUR: W.H.G. OLIJSLAGER Hoofdstuk

Nadere informatie

PROVINCIAAL BLAD. Gelet op artikel 7 van de Archiefverordening provincie Utrecht 2014;

PROVINCIAAL BLAD. Gelet op artikel 7 van de Archiefverordening provincie Utrecht 2014; PROVINCIAAL BLAD Officiële uitgave van provincie Utrecht. Nr. 1077 2 maart 2015 Besluit van Gedeputeerde Staten van Utrecht van d.d. 16 december 2014, nr. 8107CF7C betreffende de voorschriften voor het

Nadere informatie

Erfgoedinspectie Pagina 2 van 21

Erfgoedinspectie Pagina 2 van 21 Erfgoedinspectie Pagina 2 van 21 Inhoud 1 Algemeen beeld... 6 2 Archivering op het bestuursdepartement in het DMS DigiJust... 9 3 De aansluitvoorwaarden van het CDD-E-Depot... 12 4 CDD-E-Depot als duurzaam

Nadere informatie

Slotbijeenkomst Pilot E-depot Utrecht. Hier komt tekst. komt ook tekst 22-1-2014. Utrecht.nl

Slotbijeenkomst Pilot E-depot Utrecht. Hier komt tekst. komt ook tekst 22-1-2014. Utrecht.nl Slotbijeenkomst Pilot E-depot Utrecht Hier komt tekst Digitaal erfgoed Metagegevens & Hier 22-1-2015 Architectuur komt ook tekst 22-1-2014 Bert van Kooten Kennis- en Kwaliteitscentrum Documentaire informatie

Nadere informatie

Vergadering: Algemeen bestuur. Datum: 7 juli 2015. Agendapunt: 5. Rapporteur. A. J. Borgdorff

Vergadering: Algemeen bestuur. Datum: 7 juli 2015. Agendapunt: 5. Rapporteur. A. J. Borgdorff Vergadering: Algemeen bestuur Datum: 7 juli 215 Agendapunt: 5 Rapporteur A. J. Borgdorff Onderwerp: Zorg en beheer archief Voorstel/Besluit: 1. de archiefverordening vast te stellen. Toelichting In hoofdstuk

Nadere informatie

Archiefinspectie RHC Alkmaar. Verslag archief-kpi s Heerhugowaard 2015

Archiefinspectie RHC Alkmaar. Verslag archief-kpi s Heerhugowaard 2015 Archiefinspectie RHC Alkmaar Verslag archief-kpi s Heerhugowaard 2015 Bijlage bij de brief van de gemeentelijke archiefinspectie aan het college van Burgemeester en wethouders van de gemeente Heerhugowaard,

Nadere informatie

2. Deze voorziening wordt getroffen zoveel mogelijk overeenkomstig de bepalingen van deze wet.

2. Deze voorziening wordt getroffen zoveel mogelijk overeenkomstig de bepalingen van deze wet. Notitie Inrichting archiefbeheer en informatievoorziening bij samenwerkingsverbanden, ofwel Verbonden Partijen Welke afspraken te maken tussen de Verbonden Partij en de deelnemers? Werkgroep LOPAI / sectie

Nadere informatie

artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995 en artikel 36 van de gemeenschappelijke regeling RUD Utrecht

artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995 en artikel 36 van de gemeenschappelijke regeling RUD Utrecht Archiefverordening RUD Utrecht 2014 Het algemeen bestuur van de RUD Utrecht gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur van RUD Utrecht Gelet op: artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995

Nadere informatie

Informatieverzorger. Mbo-kwalificaties in de sector Informatiedienstverlening. Informatieverzorger

Informatieverzorger. Mbo-kwalificaties in de sector Informatiedienstverlening. Informatieverzorger Informatieverzorger Leeswijzer voor bedrijven Kenniscentrum beroepsonderwijs bedrijfsleven ECABO houdt ontwikkelingen in de economisch-administratieve, ICT- en veiligheidsberoepen bij. Deze ontwikkelingen

Nadere informatie

Digitaal werken en digitaal archiveren

Digitaal werken en digitaal archiveren Digitaal werken en digitaal archiveren DRM en substitutie bij DNB Bert Kooi en Ines van Dijk 15 maart 2016 Programma Substitutie Van digitale hulpmiddelen naar digitaal werken Fysiek hybride digitaal archief

Nadere informatie

Archiefreglement provincie Fryslân 2005

Archiefreglement provincie Fryslân 2005 Provinciaal Blad no. 30 Uitgegeven: 27 maart 2009 Archiefreglement provincie Fryslân 2005 De commissaris van de Koningin in de provincie Fryslân, provinciale staten van Fryslân en gelet op artikel 7 van

Nadere informatie

Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid

Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid normenkader voor duurzaam toegankelijke en betrouwbare overheidsinformatie Deel III: van de Baseline Programma Informatie op Orde, Actielijn 1 De 7 Normen van de Het document 'De 7 normen' dient om de

Nadere informatie

Stadsarchief Zo vroeg mogelijk in het proces

Stadsarchief Zo vroeg mogelijk in het proces Stadsarchief Zo vroeg mogelijk in het proces Anje van der Lek Wat gaan we doen? Vanuit mijn perspectief: (overheid, archiefwet) Het e-depot Tenant architectuur Vanuit jullie perspectief: (particuliere

Nadere informatie

Verslag van de bijeenkomst. Informatie duurzaam digitaal toegankelijk

Verslag van de bijeenkomst. Informatie duurzaam digitaal toegankelijk Verslag van de bijeenkomst Informatie duurzaam digitaal toegankelijk 10 oktober 2011 Informatie duurzaam digitaal toegankelijk Verslag van de bijeenkomst voor de verantwoordelijken voor de informatievoorziening

Nadere informatie

BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING

BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING Officiële uitgave van gemeenschappelijke regeling Regionale uitvoeringsdienst Zeeland. Nr. 162 8 juli 2015 Informatieverordening RUD Zeeland 2015 Het Algemeen Bestuur van

Nadere informatie

Archiefinspectie RHC Alkmaar. Verslag archief-kpi s Bergen (N-H) 2015

Archiefinspectie RHC Alkmaar. Verslag archief-kpi s Bergen (N-H) 2015 Archiefinspectie RHC Alkmaar Verslag archief-kpi s Bergen (N-H) 2015 Bijlage bij de brief van de gemeentelijke archiefinspectie aan het college van Burgemeester en wethouders van de gemeente Bergen (NH),

Nadere informatie

Regelgeving Archiefbeheer Universiteit Leiden

Regelgeving Archiefbeheer Universiteit Leiden Regelgeving Archiefbeheer Universiteit Leiden ex artikel 14 van het Archiefbesluit 1995 Hoofdstuk 1: Algemene bepalingen Hoofdstuk 2: Het archiefbeheer in de dynamische fase Hoofdstuk 3: Het archiefbeheer

Nadere informatie

Eindverslag Werkpakket Toetsing Utrechtse Referentiearchitectuur

Eindverslag Werkpakket Toetsing Utrechtse Referentiearchitectuur Eindverslag Werkpakket Toetsing Utrechtse Referentiearchitectuur Pilot e-depot gemeente Utrecht & Het Utrechts Archief 2014 1 2 INHOUDSOPGAVE 1 INLEIDING... 3 2 OPDRACHT... 5 3 RESULTATEN EN PRODUCTEN...

Nadere informatie

Tool voor certificering instrumenten voor verantwoord digitaal

Tool voor certificering instrumenten voor verantwoord digitaal Tool voor certificering instrumenten voor verantwoord digitaal werken Jan Beens (Regionaal Archief Nijmegen) Geert-Jan van Bussel (Van Bussel Document Services) Introductie De elementen zijn afkomstig

Nadere informatie

Statenmededeling. Jaarverslag zorgplicht archieven 2013-2014. Aan Provinciale Staten van Noord-Brabant. Kennisnemen van

Statenmededeling. Jaarverslag zorgplicht archieven 2013-2014. Aan Provinciale Staten van Noord-Brabant. Kennisnemen van Statenmededeling Onderwerp Jaarverslag zorgplicht archieven 2013-2014 Aan Provinciale Staten van Noord-Brabant Kennisnemen van Jaarverslag Zorgplicht archieven 2013-2014 Aanleiding In november 2013 is

Nadere informatie

*3053352* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Cranendonck Postbus 2090 6020 AB BUDEL. Inspectierapportage.

*3053352* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Cranendonck Postbus 2090 6020 AB BUDEL. Inspectierapportage. Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Cranendonck Postbus 2090 6020 AB BUDEL Brabantlaan 1 Postbus 90151 5200 MC s-hertogenbosch Telefoon (073) 681 28 12 Fax (073) 614 11 15 info@brabant.nl

Nadere informatie

*3078514* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hilvarenbeek Postbus 3 5080 AA HILVARENBEEK. Inspectierapportage

*3078514* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hilvarenbeek Postbus 3 5080 AA HILVARENBEEK. Inspectierapportage Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hilvarenbeek Postbus 3 5080 AA HILVARENBEEK Brabantlaan 1 Postbus 90151 5200 MC s-hertogenbosch Telefoon (073) 681 28 12 Fax (073) 614 11

Nadere informatie

Ieder document direct beschikbaar

Ieder document direct beschikbaar Slide 1 Ieder document direct beschikbaar 4 februari 2016 1 Slide 2 Over Expansion Implementatiespecialist op gebied van digitale documentverwerking en archivering Verantwoordelijk voor volledig implementatietraject

Nadere informatie

Toezichtinformatie Toezichtindicatoren Archiefwet

Toezichtinformatie Toezichtindicatoren Archiefwet Toezichtinformatie Toezichtindicatoren Archiefwet Versie april 2013 Inhoudsopgave 1. Aanleiding... 3 2. Leeswijzer... 4 3. Matrix Archiefwet... 5 Auteur: Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING)

Nadere informatie

(Besluit Informatiebeheer gemeente Coevorden 1998)

(Besluit Informatiebeheer gemeente Coevorden 1998) Het college van burgemeester en wethouders van Coevorden; gelet op artikel 8 van de Archiefverordening besluit vast te stellen de navolgende: Voorschriften betreffende het beheer van de documenten van

Nadere informatie

Portefeuillehouder: nvt Openbaar: ii ja / nee

Portefeuillehouder: nvt Openbaar: ii ja / nee alyph- v noordzeekanaalgebied AB-vergadering: 09-01-2013 DB-vergadering: Agendapunt: 10 Onderwerp: Archiefverordening Omgevingsdienst Portefeuillehouder: nvt Openbaar: ii ja / nee Bijlagen: 1 Samenvatting:

Nadere informatie

Archiveren ruimtelijke plannen

Archiveren ruimtelijke plannen Plicht of noodzaak? 6 juni 2013 Monique van Scherpenzeel Tijdens deze sessie Kader: Wet- en regelgeving Andere kaders Vereisten Aan de slag: Wat ga ik morgen doen 1 Welke Gemeenten Provincies Rijk Beheersverordening

Nadere informatie

Informatie van nu, beschikbaar in de toekomst. Het Rotterdamse E-depot

Informatie van nu, beschikbaar in de toekomst. Het Rotterdamse E-depot Informatie van nu, beschikbaar in de toekomst Het Rotterdamse E-depot Stand van zaken Het Stadsarchief Rotterdam heeft twee opdrachten: Als informatiebeheerder van Rotterdam, klaarstaan voor de digitale

Nadere informatie

b. archiefregeling de Archiefregeling die in werking is getreden per 01-04-2010;

b. archiefregeling de Archiefregeling die in werking is getreden per 01-04-2010; BESLUIT INFORMATIEBEHEER GEMEENTE WAALWIJK 2014 Hoofdstuk I Algemene bepalingen Artikel 1. 1. Dit besluit bedoelt met: a. wet de Archiefwet 1995; b. archiefregeling de Archiefregeling die in werking is

Nadere informatie

Besluit Informatiebeheer Gemeenschappelijke regeling Samenwerkingsorgaan Hoeksche Waard

Besluit Informatiebeheer Gemeenschappelijke regeling Samenwerkingsorgaan Hoeksche Waard Besluit Informatiebeheer Gemeenschappelijke regeling Samenwerkingsorgaan Hoeksche Waard Het dagelijks bestuur van het Samenwerkingsorgaan Hoeksche Waard; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening en

Nadere informatie

Besluit Informatie- en Archiefbeheer gemeente Hoorn 2016

Besluit Informatie- en Archiefbeheer gemeente Hoorn 2016 GEMEENTEBLAD Officiële uitgave van gemeente Hoorn. Nr. 46410 14 april 2016 Besluit Informatie- en Archiefbeheer gemeente Hoorn 2016 Zaaknummer: 1280834 - Gelezen het voorstel van de Afdeling Informatievoorziening,

Nadere informatie

BESLUIT INFORMATIEBEHEER PROVINCIE FRYSLAN 2014. De commissaris van de Koning in de provincie Fryslân, Gedeputeerde Staten van de provincie Fryslân;

BESLUIT INFORMATIEBEHEER PROVINCIE FRYSLAN 2014. De commissaris van de Koning in de provincie Fryslân, Gedeputeerde Staten van de provincie Fryslân; BESLUIT INFORMATIEBEHEER PROVINCIE FRYSLAN 2014 De commissaris van de Koning in de provincie Fryslân, en Gedeputeerde Staten van de provincie Fryslân; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening Provincie

Nadere informatie

Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de documenten

Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de documenten Gemeenteblad van de gemeente Tubbergen Jaargang: 2014 Nummer: 67 Uitgifte: 30 oktober 2014 Bekendmaking van het besluit van het college van burgemeester en wethouders d.d. 30 oktober 2014, tot vaststelling

Nadere informatie

Eerste uitwerking strategisch thema 'Betrouwbare digitale informatie is de basis'

Eerste uitwerking strategisch thema 'Betrouwbare digitale informatie is de basis' Eerste uitwerking strategisch thema 'Betrouwbare digitale informatie is de basis' versie 30 augustus 2013 De beschikbaarheid van betrouwbare digitale overheidsinformatie is de basis voor het goed kunnen

Nadere informatie

Aanleiding onderzoek archivering WABO-dossiers

Aanleiding onderzoek archivering WABO-dossiers Aanleiding onderzoek archivering WABO-dossiers Algemeen De omgevingsdiensten voeren taken uit op het gebied van Wabo namens de provincie en de gemeenten in hun werkgebied. Welke taken dat zijn, is per

Nadere informatie

BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING

BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING Officiële uitgave van gemeenschappelijke regeling Regionale uitvoeringsdienst Zeeland. Nr. 368 13 november 2015 Besluit informatiebeheer RUD Zeeland 2015 Het Dagelijks

Nadere informatie

Baseline Informatiehuishouding Gemeenten. Managementsamenvatting

Baseline Informatiehuishouding Gemeenten. Managementsamenvatting Baseline Informatiehuishouding Gemeenten Managementsamenvatting Bijdragen De hieronder genoemde personen hebben in samenwerking met KING bijgedragen aan de totstandkoming van de Baseline Informatiehuishouding

Nadere informatie

cocensus Postbus 797, 2130 AT Hoofddorp

cocensus Postbus 797, 2130 AT Hoofddorp cocensus Postbus 797, 2130 AT Hoofddorp (f^r'f'.na " 2 7 APR. 2012 Gemeente Wormerland t.a.v. het College van burgemeester en wethouders Postbus 20 1530AAWormer 'and behandeld door F. den HartOg telefoon

Nadere informatie

Voorstel aan de Raad. Datum raadsvergadering / Nummer raadsvoorstel 8 juni 2005 / 121/2005

Voorstel aan de Raad. Datum raadsvergadering / Nummer raadsvoorstel 8 juni 2005 / 121/2005 Datum raadsvergadering / Nummer raadsvoorstel 8 juni 2005 / 121/2005 Onderwerp Budgetverschuiving voor gemeentelijke voorziening DIVA Programma / Programmanummer Concernsturing / 8110 Portefeuillehouder

Nadere informatie

Voortgangsrapportage archiefbeheer. gemeente Scherpenzeel

Voortgangsrapportage archiefbeheer. gemeente Scherpenzeel Voortgangsrapportage archiefbeheer gemeente Scherpenzeel 2014/2015 Voortgangsrapportage archiefbeheer gemeente Scherpenzeel 2014/2015 (Volgens de systematiek van kritische prestatie indicatoren voor achief-

Nadere informatie

Informatieblad archiefbeheer bij onderwijsinstellingen

Informatieblad archiefbeheer bij onderwijsinstellingen Informatieblad archiefbeheer bij onderwijsinstellingen De Erfgoedinspectie krijgt veel vragen van onderwijsinstellingen over de reikwijdte en de toepassing van de archiefwettelijke voorschriften. In het

Nadere informatie

Verslag post en archief gemeente Boxmeer over de periode 2009-2010

Verslag post en archief gemeente Boxmeer over de periode 2009-2010 Verslag post en archief gemeente Boxmeer over de periode 2009-2010 Boxmeer, 3 februari 2012 O-ID Inhoudsopgave 1. Opdracht 2. Postbehandeling 3. Archieven 3.1 Inleiding 3.2 Dynamische archieven 3.3. Semi

Nadere informatie

Besluit informatiebeheer Werk en Inkomen Lekstroom

Besluit informatiebeheer Werk en Inkomen Lekstroom Besluit informatiebeheer Werk en Inkomen Lekstroom 1 Het dagelijks bestuur van de Gemeenschappelijke regeling Werk en Inkomen Lekstroom; gelezen het voorstel van de directeur d.d 18 april 2013; gelet op

Nadere informatie

Wie doet wat? 30-5-2013. Gebruik en beheer van applicaties. Een kader VHIC VHIC. Pagina 1. Pagina 2

Wie doet wat? 30-5-2013. Gebruik en beheer van applicaties. Een kader VHIC VHIC. Pagina 1. Pagina 2 Gebruik en beheer van applicaties Wie doet wat? Pagina 1 Een kader Pagina 2 Bron: daanrijsenbrij, Elementaire bedrijfsinformatica 1 Functioneel beheer Applicaties worden gebruikt door de gebruikersorganisatie.

Nadere informatie

Rapport Methodiek Risicoanalyse

Rapport Methodiek Risicoanalyse Versie 1.5 31 december 2014 A.L.M. van Heijst emim drs. R.B. Kaptein drs. A. J. Versteeg Inhoud 1. Inleiding... 3 2. Methodiek... 3 3. Stappenplan uitvoering risicoanalyse... 6 3.1 Landelijke risicoanalyse...

Nadere informatie

Conclusies en aanbevelingen van de. quick scan informatie- en archiefbeheer bij. afdeling X

Conclusies en aanbevelingen van de. quick scan informatie- en archiefbeheer bij. afdeling X Conclusies en aanbevelingen van de quick scan informatie- en archiefbeheer bij afdeling X Datum quick scan : 10 mei 2011 Medewerker : de heer Y Ingevuld samen met archiefinspecteur : Ja Diagnose en aanbevelingen

Nadere informatie

Metadata mogelijkheden, ambities en praktijk

Metadata mogelijkheden, ambities en praktijk Metadata mogelijkheden, ambities en praktijk Symposium Een DIM-visie voor de toekomst Vincent Teerling i.s.m. Het Papieren Tijger Netwerk Metadata voor meerdere doeleinden Metadata worden gebruikt om:

Nadere informatie

Baseline Informatiehuishouding Gemeenten

Baseline Informatiehuishouding Gemeenten Baseline Informatiehuishouding Gemeenten Themasessie SOD Dagvoorzitter Marjan Dik Presentatie: Margriet van Gorsel 26 April 2012 Programma 13.30 13.45 Introductie met stellingen () 13.45 14.00 Pas op de

Nadere informatie

Artikel 4 De directeur van de beheerseenheid kan de uitvoering van de bepalingen van dit besluit mandateren aan één of meer medewerkers.

Artikel 4 De directeur van de beheerseenheid kan de uitvoering van de bepalingen van dit besluit mandateren aan één of meer medewerkers. 4C. BESLUIT INFORMATIEBEHEER REGIO TWENTE - besluit dagelijks bestuur van 20 maart 1998 Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen Artikel 1 Dit besluit verstaat onder: a. documenten de in de wet in artikel 1, onder

Nadere informatie

HNW010 en Alfresco. Een onderzoek naar informatiebeheer en collaboratietools bij Het Nieuwe Werken in Rotterdam

HNW010 en Alfresco. Een onderzoek naar informatiebeheer en collaboratietools bij Het Nieuwe Werken in Rotterdam HNW010 en Alfresco Een onderzoek naar informatiebeheer en collaboratietools bij Het Nieuwe Werken in Rotterdam stafafdeling inspectie Stadsarchief Rotterdam oktober 2012 HNW010 doc.loods 965177 1/8 Inleiding

Nadere informatie

MBO-beroep in beeld. Informatiebeheerder mbo-beroep, niveau 4. Bent u HR-adviseur? Bent u praktijkopleider, begeleidt u een stagiair?

MBO-beroep in beeld. Informatiebeheerder mbo-beroep, niveau 4. Bent u HR-adviseur? Bent u praktijkopleider, begeleidt u een stagiair? MBO-beroep in beeld Informatiebeheerder mbo-beroep, niveau 4 In deze uitgave beschrijven we de inhoud van een mbo-beroep. Zo weet u wat u van iemand mag verwachten die gediplomeerd is in dit vakgebied.

Nadere informatie

2. Interne kwaliteitszorg en toezicht Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteitsverbetering van haar informatiehuishouding?

2. Interne kwaliteitszorg en toezicht Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteitsverbetering van haar informatiehuishouding? Bijlage 1. Beantwoording van de KPI-vragen Hieronder volgen de relevante antwoorden op de KPI-vragen. Het schematische overzicht van de archief-kpi s met beantwoording in het kort is als bijlage 2 aan

Nadere informatie

Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cuftuuren Wetenschap

Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cuftuuren Wetenschap Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cuftuuren Wetenschap Retouradres Postbus 16478 2500 BL Den Haag Centraal Planbureau T.a.v. dr. G.M.M. Gelauff, onderdirecteur Postbus 80510 2508 GM DEN HAAG Datum

Nadere informatie