RDW De duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding en het digitale archief

Transcriptie

1 Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap RDW De duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding en het digitale archief

2 Inhoud Inleiding 5 1. Algemeen beeld 6 2. Digitale archiefbescheiden en digitaal archief 9 3. Visie en beleid Kwaliteitsmanagement, audits en control Besturing, organisatie en personeel Toegankelijkheid Waardering, selectie en vernietiging Digitale overbrenging Digitale duurzaamheid 24 Bijlage 1 Verantwoording en bronnen 26 Bijlage 2 Het inspectieprogramma duurzame digitale toegankelijkheid 27 Colofon 28 Pagina 3 van 28

3 Pagina 4 van 28

4 Inleiding Dit rapport gaat over de duurzame toegankelijkheid van de digitale archieven van de RDW. Het rapport is een bijlage bij brief van 27 november In het rapport wordt in de meest brede zin ingegaan op de vraag hoe het digitale archief van de RDW er kwalitatief voor staat en wat de eventuele tekortkomingen en verbetermogelijkheden zijn. Het rapport is ingedeeld in negen hoofdstukken, te beginnen met een algemeen beeld, gevolgd door acht hoofdstukken met een thema dat bepalend is voor de kwaliteit van het digitale archief. Ieder hoofdstuk begint met een introductie waarin de archiefwettelijke norm en/of een digitaliseringsdoelstelling van de overheid is opgenomen. De introductie wordt gevolgd door de bevindingen van de inspectie, een samenvattende conclusie en aanbevelingen. In de bijlagen is de verantwoording en een overzicht van het geraadpleegde materiaal opgenomen en een korte toelichting op het inspectieprogramma van de Erfgoedinspectie en op de taak van de Erfgoedinspectie. De RDW, oorspronkelijk Rijksdienst voor het Wegverkeer, is een publiekrechtelijk zelfstandig bestuursorgaan 1 en valt voor al haar taken onder de werking van de Archiefwet De RDW voert op grond van de Wegenverkeerswet 2 taken uit op het gebied van mobiliteit, met als kerntaken, toelating, toezicht en controle, documentafgifte, registratie en informatieverstrekking. Belangrijk element in de uitvoering van deze taken is het houden van registers, waaronder het kentekenregister en het centraal register rijbewijzen. Het kentekenregister is een basisregistratie voertuigen en maakt onderdeel uit van het stelsel basisregistraties overheid. De gegevens die de RDW in de uitvoering van deze wettelijke taken in het primaire proces registreert en beheert, zijn digitale archiefbescheiden in de zin van artikel 1, lid c van de Archiefwet Naast de Archiefwet hebben ook de Wegenverkeerswet en het Kentekenreglement bepalingen over het houden en bewaren van registers, over de authenticiteit en over het wijzigen, verwijderen, opnemen en verstrekken van gegevens. Daarnaast ontstaan er ook in de uitvoering van de beleids- en ondersteunende processen archiefbescheiden, zowel digitaal als niet-digitaal. 1 2 Artikel 4a, Wegenverkeerswet Er ligt ook nog andere regelgeving dan de Wegenverkeerswet ten grondslag aan de taken van de RDW zoals de Wet aansprakelijkheidsverzekering motorrijtuigen en het Binnenvaartpolltiereglement. Pagina 5 van 28

5 1. Algemeen beeld De RDW werkt voor een belangrijk deel digitaal, zo'n 95% voor de primaire processen en 80% voor de overige processen, en kan op een enkele uitzondering na (zie hoofdstuk 3) in digitale dienstverlening aanbieden aan burgers en bedrijven. De digitale archivering, onlosmakelijk en belangrijk element bij het digitaal werken, laat bij de RDW een wisselend beeld zien. Voor wat betreft de digitale archivering in de primaire, gestructureerde processen worden de data ingevoerd, opgeslagen en beheerd in de primaire proces systemen. Het algemeen beeld binnen de RDW is dat de informatievoorziening en de archivering binnen de gestructureerde processen en in de primaire proces systemen goed voldoet en dat de gegevens afdoende worden vastgelegd en beheerd. Op onderdelen, zoals bij de verwijdering van gegevens, wordt niet conform de Archiefwet 1995 en de eigen archiveringsregels gehandeld. Zo wordt er op basis van procesbeschrijvingen geschoond, maar dit is niet hetzelfde als vernietiging conform de bewaartermijn uit het Basisselectiedocument. Er wordt ook geen verklaring van vernietiging opgemaakt bij deze schoningsacties. De archivering van de archiefbescheiden die voortkomen uit de ongestructureerde processen, waaronder beleids- en ondersteunende processen en projecten, laten een nogal diffuus beeld zien. Deze archiefbescheiden komen in uiteenlopende vorm voor, variërend van binnenkomende- en uitgaande brieven, berichten en formulieren en worden op allerlei manieren behandeld, opgeslagen en bewaard. Zowel digitaal als niet-digitaal, maar soms ook dubbel in zowel papieren dossiers als in digitale systemen. De verschillende afdelingen kennen een veelvoud aan werkwijzen en gebruikte systemen, waaronder het document management systeem 560, applicaties als Sharepoint, SAP en Filenet, maar ook netwerkschijven en de omgeving. In de praktijk is het voor de medewerkers vaak onduidelijk wat nu precies archiefbescheiden zijn en hoe deze archiefbescheiden moeten worden opgeslagen en bewaard. Aan de andere kant heeft de RDW met het Structuurplan documentaire informatievoorziening (SDI), de bestandsregistratie en het Basisselectiedocument wel een redelijk beeld van deze verschillende archieven, de plaatsen en systemen waarin deze archieven zich bevinden en de bewaartermijnen van de digitale archiefbescheiden. Echter bij de meeste van de gebruikte systemen is de archiveringsfunctionallteit afwezig of niet ingericht. Alleen 360" is ingericht als archiveringssysteem, maar hierin wordt slechts een klein gedeelte de digitale gegevens gearchiveerd. 3 Burgers en bedrijven moeten uiterlijk in 2017 digitaal zaken kunnen doen met de overheid, rijksdienst, 22 mei Hervormlngsagenda Pagina 6 van 28

6 Archivering wordt bij de RDW gezien als een facilitaire aangelegenheid en niet zozeer als deel van de informatiehuishouding en het informatiemanagement. Hoewel het Facilitair Bedrijf formeel de regie heeft over de gehele archivering van de RDW blijft deze regievoerende functie beperkt tot het functioneel beheer van 360, advisering en interne controle. De inteme controles zijn nog bij een beperkt deel van de organisaties uitgevoerd. De uitkomsten van deze interne controles zijn niet geïntegreerd in de maatregelen die de RDW treft om de kwaliteit van de gegevens te kunnen waarborgen. De RDW is zich ervan bewust dat er tekortkomingen zijn in de archivering en heeft recent extern onderzoek laten uitvoeren naar de gewenste situatie en naar de acties die moeten worden ondernomen om deze situatie te bereiken. Ook eerder is er vanuit het ICT-bedrijf een visie op de digitale archivering opgesteld. De status van deze documenten is onduidelijk. Ze zijn in ieder geval niet op directieniveau vastgesteld en hebben niet geleid tot een samenhangende visie op het toekomstige digitale archief. Wel is er begonnen met een Taskforce Informatiebeheer en Archivering die de verschillende disciplines die, ook zijdelings, enige verantwoordelijkheid hebben voor de digitale archivering, moet samenbrengen. Deze taskforce is nog in oprichting. Samenvattend conclusie Een samenhangende visie op het toekomstige digitale archief als onderdeel van een digitaal werkende RDW is in de inspectie niet aangetroffen. Het digitale archief bevindt zich verspreid in een groot aantal systemen en databases. Er is een redelijk overzicht van hoe en waar er digitale archiefbescheiden worden opgeslagen, maar de regie op de digitale archivering is beperkt. De afdelingen binnen de RDW hebben grote vrijheid in de keuze van het systeem waarin digitale archiefbescheiden worden opgeslagen en in het naar eigen inzicht bewaren en verwijderen van digitale archiefbescheiden. Het geheel aan archiveringmethoden en -oplossingen bij de RDW is complex en een belangrijk deel van de systemen beschikt niet over functionaliteit voor het duurzaam toegankelijk bewaren en vernietigen van archiefbescheiden. Hierdoor kunnen digitale archiefbescheiden onbedoeld verloren raken en bestaat het risico dat de RDW zich onvoldoende kan verantwoorden omdat er informatie ontbreekt. Pagina 7 van 28

7 Aanbevelingen Ontwikkel een visie op het toekomstige digitale archief als onderdeel van een digitaal werkende RDW. Beschouw de digitale archivering als integraal en strategisch belangrijk deel van de informatievoorziening van de RDW en beleg het op het niveau van het managementteam. Versterk de regie op de digitale archivering. Stel vast welke systemen gebruikt (gaan) worden voor het duurzaam toegankelijk digitaal archiveren. Pagina 8 van 28

8 2. Digitale archiefbescheiden en digitaal archief Het digitale archief van een organisatie wordt gevormd door de informatie die in relatie tot de werkprocessen wordt gegenereerd, vastgelegd en bewaard. Deze informatie bevindt zich in de verschillende applicaties en systemen die worden gebruikt. Eén van de voorwaarden voor een goed en duurzaam toegankelijk digitaal archief is een heldere en binnen de organisatie gedragen definitie van wat onder digitale archiefbescheiden en digitaal archief moet worden verstaan. Bevinding De digitale archiefbescheiden van de RDW ontstaan voor een belangrijk deel in de uitvoering van wettelijke taken zoals vastgelegd in met name de Wegenverkeerswet. Daarnaast ontstaan er allerlei typen van documenten, zoals brieven, en formulieren in de uitvoering van beleids- en ondersteunende processen. Al deze gegevens en documenten worden door de RDW als archiefbescheiden in de zin van artikel 1, lid c van de Archiefwet 1995 beschouwd. De RDW heeft dit vastgelegd in documenten als de concept Archiefbeheersregeling RDW 2014, het Basisselectiedocument (BSD) en in het Structuurplan Documentaire Informatie RDW (SDI). In de conceptregeling wordt de term Yecord' gebruikt als synoniem voor het archiefwettelijke begrip 'archiefbescheiden'. Maar in bijvoorbeeld het Structuurplan worden ook andere begrippen gebruikt, waaronder (geregistreerde) gegevens, gegevensbestanden en archiefbestanden. De RDW beschouwt formeel alle soorten van gegevens en documenten als archiefbescheiden. In de praktijk wordt er echter wel onderscheid gemaakt in gestructureerde Informatie in primaire processystemen en ongestructureerde informatie in de vorm van documenten die ontstaan in onder andere beleids- en ondersteunende processen en projecten. Dit onderscheid werkt door in de uitvoeringspraktijk van de digitale archivering. De digitale gegevens die voortkomen uit de gestructureerde processen worden opgenomen en beheerd in primair processystemen en registers op basis van vooral de eisen uit de Wegenverkeerswet en het Kentekenreglement. Het algemeen beeld binnen de RDW is dat dit afdoende gebeurt. Dit ligt anders bij de ongestructureerde informatie, die op zeer uiteenlopende wijze en in een veelvoud aan systemen wordt opgeslagen en bewaard (zie hoofdstuk 6). Samenvattende conclusie Er is vastgelegd wat de RDW als digitale archiefbescheiden beschouwt, maar de begripsbepaling (records) wordt niet consistent in alle uitingen gebruikt. Er is In de uitvoering soms onduidelijkheid over wat archiefbescheiden precies zijn. De Pagina 9 van 28

9 behandeling van deze archiefbescheiden kan dan ook per afdeling sterk verschillen. Aanbevelingen Gebruik dezelfde term voor digitale archiefbescheiden in alle relevante documenten. Leg expliciet vast wat de RDW als digitale archiefbescheiden beschouwt, met inbegrip van de gegevens in de primaire processystemen en de verschillende typen van documenten die in ongestructureerde processen ontstaan. Pagina 10 van 28

10 3. Visie en beleid De overheid wordt digitaal. Omdat het technisch mogelijk is, uit kosten- en efficiencyoverwegingen, om een betere dienstverlening te kunnen bieden en om het 'nieuwe werken' te kunnen faciliteren. Het is dan ook beleid van de rijksoverheid dat overheidsorganisaties volledig digitaal gaan werken, met inbegrip van duurzaam digitaal archiveren. In uiteenlopende beleidsstukken, programmaplannen en architectuurmodellen is de strategie, het beleid en de verdere uitwerking vastgelegd. Het is belangrijk dat overheidsorganisaties op basis hiervan een 'eigen' aansluitende visie en strategie op de digitale informatiehuishouding ontwikkelen en dat duurzame toegankelijkheid In de informatiearchitectuur is opgenomen. Dit schept duidelijkheid over de te volgen koers om tot een zo doelmatig mogelijke Informatiehuishouding te komen, inclusief expliciete aandacht voor de duurzame toegankelijkheid van het digitale archief. Bevinding De RDW werkt voor een belangrijk deel digitaal, naar schatting 95% voor de primaire processen en 80% voor de overige processen. Hiermee komt de RDW dicht in de buurt van de ambitie uit het regeerakkoord om in digitale dienstverlening te kunnen aanbieden aan burgers en bedrijven. Volledig digitaal werken en 100% digitale dienstverlening zal, volgens de RDW, voorlopig niet mogelijk zijn, omdat het analoge kanaal, zeker voor de informatie-uitwisseling met burgers, ook moet kunnen blijven bestaan. Daarnaast heeft RDW reserves ten aanzien van het gebruik van DigiD, dat voor een aantal RDW-processen niet veilig genoeg wordt geacht. Ook is de persoonlijke verschijning als fysieke authenticatie voor een aantal RDW-processen verplicht. Betrouwbare digitale gegevens zijn voor de RDW van essentieel belang. Hetzelfde geldt voor de rol die de RDW heeft binnen de digitale overheid. De strategische doelstellingen voor 2014 en 2015 zijn dan ook gericht op het 'verder werken aan het goed laten functioneren van de ingevoerde systemen' en op het 'innoveren op het gebied van digitalisering en innovatie' 5. De RDW streeft ernaar om ook het archief de komende jaren verder te digitaliseren, maar dit streven maakt geen deel uit van de strategische doelstellingen. Eerder constateerde de RDW al dat het onvoldoende duidelijk is hoe de archieffunctie er in de digitale omgeving uit zou moeten zien 6. Mede naar 4 5 Hervormingsagenda rijksdienst, 22 mei RDW jaarverslag Al in 2009 werd geconstateerd dat het de RDW ontbreekt aan "heldere en afgebakende kaders ten aanzien van Document Management", p. 4, Visie Document Management, versie 1.5, RDW, Pagina 11 van 28

11 aanleiding hiervan heeft de RDW extern advies gevraagd voor een visie op en beleid voor de digitale archivering, wat heeft geresulteerd in een "Beleidsplan documentaire informatievoorziening '. De scope van het beleidsplan is beperkt tot de ongestructureerde processen, met als achterliggende motivatie dat de gestructureerde informatie in primaire procesapplicaties adequaat "wordt gearchiveerd" 7. In dit beleidsplan wordt een visie op documentaire informatievoorziening gegeven en een eindbeeld voor In de "Roadmap documentaire informatievoorziening ' wordt verder uitgewerkt welke activiteiten en projecten moeten worden ondernomen om de documentaire informatievoorziening te verbeteren. Beide documenten dateren uit september 2013 en de inhoud is niet door de directie vastgesteld noch binnen de RDW algemeen bekend. Er is ook geen vervolg gegeven aan de aanbevelingen. Eerder Is er in 2012 door het ICT-bedrijf van de RDW een "Visiedocument digitale archivering en recordsmanagement'opgesteld. In dit rapport worden de verschillende aspecten van digitale archivering beschreven en worden elf archiveringsprincipes geformuleerd die in de RDW-architectuur moeten worden opgenomen. Het is niet duidelijk wat de status is van dit document en of het besluit is genomen deze principes in de informatiearchitectuur op te nemen. Momenteel wordt er gewerkt aan een document 'De Cloud van DIV', waarin de rol en de positie van DIV binnen de RDW, nu en in de toekomst, nog eens worden samengevat en verduidelijkt. Samenvattende conclusie Een integrale visie op de toekomstige digitale informatiehuishouding van de RDW is tijdens de inspectie niet aangetroffen. Over de toekomst van de digitale archivering zijn wel verschillende onderzoeken gedaan en rapporten verschenen, maar de status van deze rapporten is onduidelijk. De inhoud, waaronder de visie en het eindbeeld, is in leder geval niet vastgesteld. Er zijn ook nog geen besluiten genomen over het vervolg. Het is onduidelijk wat de RDW als de gewenste situatie van de digitale archivering ziet en wat de plaats is van de archivering binnen de digitale informatiehuishouding. 7 Beleidsplan documentaire informatievoorziening: "Omdat de gestructureerde informatie in (primaire) procesapplicaties bij de RDW goed op orde is, adequaat wordt gearchiveerd en streng en regelmatig wordt ge-audit, is deze verder buiten beschouwing gelaten in het onderzoek". Pagina 12 van 28

12 Aanbevelingen Ontwikkel een visie op de digitale archivering als integraal onderdeel van een digitaal werkend RDW. Neem hierin mee alle digitale archieven, zowel voortkomend uit de gestructureerde als de ongestructureerde processen. Pagina 13 van 28

13 4. Kwaliteitsmanagement, audits en control Intern toezicht en control, audits, kwaliteitsmanagement en een vastgesteld normenkader zijn belangrijke elementen die ingezet kunnen worden bij het op orde krijgen en houden van de digitale informatiehuishouding. Met de inwerkingtreding van de Archiefregeling in 2010 is het toepassen van een kwaliteitssysteem een archiefwettelijke verplichting geworden. Bevinding De RDW hecht groot belang aan de betrouwbaarheid van de gegevens die zij opslaat en beheert. Er worden periodiek (vaak jaarlijks) diverse interne en externe audits uitgevoerd op de verschillende registers. Voor een aantal processen is de RDW ISO-9001 gecertificeerd en de jaarrekening van de RDW wordt gecertificeerd door de externe accountant, waarbij ook ICT audits worden uitgevoerd. Voor wat betreft de beveiliging van de informatie hanteert de RDW ISO en Het (digitale) archief heeft in de interne audits en controles soms een rol als broninformatie, maar is geen expliciet onderwerp van het, zoals de RDW het noemt, betrouwbaarheidsmanagement. Om toch greep te kunnen krijgen op de archiveringsprocessen is de afdeling DIV begonnen met archiefcontroles, waarbij tussen eind 2012 en begin 2014 een deel van de RDW is gecontroleerd. De bevindingen en de daarbij behorende maatregelen zijn aan de betreffende afdeling gerapporteerd. In de concept Archiefbeheersregeling RDW 2014 wordt in de toelichting een aantal kaders genoemd waaraan de digitale archivering moet voldoen, waaronder de NEIM-ISO 15489, het INK-model en de Baseline Informatiehuishouding. Maar er is geen selectie gemaakt van normen waaraan de digitale archivering bij de RDW moet voldoen. Samenvattende conclusie De DIV-afdeling voert op basis van een auditplan met systematische controles uit op de digitale archieven. De uitkomsten van deze controles zijn over het algemeen niet 8 geïntegreerd in de overige maatregelen die de RDW treft om de kwaliteit van de gegevens en de gegevensverwerking te kunnen waarborgen. De RDW heeft geen vastgesteld kader van toetsbare normen waar de digitale archivering aan moet voldoen. 8 Wel loopt er bij VT een ontwikkeltraject waarin de uitkomsten van de controles worden meegenomen. Pagina 14 van 28

14 Aanbevelingen Maak de uitkomsten van de archiefcontroles onderdeel van de overige maatregelen die worden genomen om de kwaliteit van de gegevens op orde te houden. Stel toetsbare normen vast voor het RDW-brede digitaal archiefbeheer. Pagina 15 van 28

15 5. Besturing, organisatie en personeei De eindverantwoordelijkheid voor de digitale archieven ligt, conform het begrip zorgdragerschap in de Archiefwet 1995, bij het bestuur van de archiefvormende overheidsorganisatie. Het is belangrijk dat de sturing daarop goed is ingericht en dat de verantwoordelijkheden zijn afgebakend en vastgelegd. Er moet voldoende personeel zijn om alle taken met betrekking tot de digitale informatiehuishouding uit te kunnen voeren en er moet voldoende kennis aanwezig zijn, in het bijzonder over de eisen die gesteld worden aan de digitale archivering en duurzame toegankelijkheid. Ook dit zijn archiefwettelijke eisen, vastgelegd in het Archiefbesluit Digitaal werken impliceert dat iedere medewerker digitale archiefbescheiden creëert, bewerkt, opslaat en van metagegevens voorziet. Dit noodzaakt tot een duidelijke afbakening van verantwoordelijkheden, vastgelegde autorisaties en goede afspraken over het omgaan met digitale informatie. Bevinding De RDW heeft conform artikel 14 van het Archiefbesluit 1995 beheersregels voor de archieven. Deze Archiefbeheersregeling RDW 2014 ligt al enige tijd in concept klaar en is extern getoetst, maar nog niet formeel vastgesteld. In deze regeling zijn de verantwoordelijkheden en bevoegdheden voor de archieven vastgelegd. De verantwoordelijkheid voor de sturing op de digitale archieven ligt formeel bij de directeur bedrijfsvoering. De hoofden van de verschillende afdelingen van de RDW zijn verantwoordelijk voor het beheer van de records/archiefbescheiden van de 'eigen' afdeling. Regie, coördinatie en intern toezicht op de archivering is, als onderdeel van de directie bedrijfsvoering, ondergebracht bij het Facilitair Bedrijf. Onder de facilitair manager ressorteert de afdeling documentaire informatievoorziening (DIV). Het hoofd van deze afdeling Is belast met coördinerende -, adviserende - en toezichthoudende taken met betrekking tot de archivering van alle digitale informatie van de RDW en de aansturing van de DIVafdeling. Deze afdeling heeft tevens een uitvoerende taak voor wat betreft het beleidsarchief en voert het functioneel beheer van het DMS/RMA 360. DIV heeft geen zeggenschap over andere systemen die voor de opslag en het beheer van digitale archiefbescheiden in gebruik zijn, zoals SAP, SharePoint en Filenet. DIV is een afdeling in transitie, van uitvoerende werkzaamheden met voornamelijk papieren archieven, naar een afdeling die zich richt op advies en toezicht en op digitale gegevens en archieven. Er is een opleidingsplan met als doel DIV-medewerkers meer in het digitale primaire proces een positie te laten krijgen. Pagina 16 van 28

16 Naast de afdeling DIV hebben ook het ICT-bedrijf, de informatiemanager en de corporate security officer een verantwoordelijkheid voor de digitale archivering en de duurzame toegankelijkheid van archiefbescheiden/records. De samenwerking tussen deze verschillende disciplines is informeel en gebaseerd op persoonlijke contacten. Om deze samenwerking te verbeteren en meer structuur te geven is er een Taskforce Informatiebeheer en Archivering (TIBA) in oprichting. Voor wat betreft de gestructureerde informatie zijn de verantwoordelijkheden, rollen en autorisaties over het algemeen per proces/systeem vastgelegd. Bij de ongestructureerde informatie, zoals die wordt opgeslagen op centrale schijven, in de omgeving of SharePoint bestaan voor sommige afdelingen geen instructies en voor andere afdelingen instructies tot op detailniveau. Samenvattende conclusie De verantwoordelijkheid voor de digitale archieven ligt formeel bij de directeur bedrijfsvoering. De regie over de digitale archivering is belegd bij de afdeling DIV van het Facilitair Bedrijf, evenals een deel van de uitvoerende 'DIVwerkzaamheden'. De positie van de digitale archivering binnen de directie en het managementteam van de RDW is zwak in het managementteam vertegenwoordigd. De verantwoordelijkheden voor de verschillende facetten van de digitale archivering en de duurzame toegankelijkheid zijn versnipperd op meerdere plaatsen binnen de RDW belegd. In een digitale omgeving is het noodzakelijk dat er regie gevoerd wordt op de archivering en de duurzame toegankelijkheid van de records/digitale archiefbescheiden. Deze regie is er nu te weinig. Aanbevelingen Versterk de positie van de digitale archivering binnen het managementteam. Versterk de regie op de digitale archivering. Pagina 17 van 28

17 6. Toegankelijkheid In de digitale omgeving neemt de hoeveelheid informatie exponentieel toe. Dit geldt ook voor de informatie in de documentmanagement systemen en andere systemen waarin zich digitale archiefbescheiden bevinden. Deze digitale informatie moet goed toegankelijk zijn en blijven. Een eerste vereiste voor een goed toegankelijk en raadpleegbaar digitaal archief is duidelijkheid over welke digitale archiefbescheiden er worden beheerd en in welke applicaties deze archiefbescheiden zich bevinden. Het tweede vereiste is dat de digitale informatie goed geordend en beheerd wordt. Belangrijke voorwaarden hierbij zijn onder andere het toekennen van metadata en eenduidige afspraken over naamgeving en omschrijving. Voorwaarden van andere aard liggen op het gebied van de gebruiksvriendelijkheid van de systemen, zoals een goede zoekfunctionaliteit, gemakkelijke en intuïtieve navigatie en een overzichtelijke indeling. Bevinding Zoals eerder gezegd maakt de RDW een onderscheid in gestructureerde (primaire) en ongestructureerde processen. De systemen voor de gestructureerde processen betreffen voornamelijk de registers. Kernregisters zoals het centraal register rijbewijzen en het kentekenregister, tevens basisregistratie voertuigen, en de bijbehorende referentieregisters als typegoedkeuringsregisters. Deze informatiesystemen bevatten gegevens die, gezien de taak van de RDW, betrouwbaar en langdurig toegankelijk en frequent raadpleegbaar moeten zijn. Het risicomanagement van de RDW (zie hoofdstuk 4) is er dan ook op gericht de kwaliteit van deze digitale gegevens op orde te houden. Deze gegevens zijn digitale archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995 en worden in de genoemde registratiesystemen opgeslagen en bewaard. Naast deze gegevens zijn er de archiefbescheiden die voortkomen uit de ongestructureerde processen, zoals het beleidsproces en de ondersteunende processen, en de archiefbescheiden die te vinden zijn in bijvoorbeeld de voertuigen opdrachtendossiers en projectdossiers. Deze archiefbescheiden worden opgeslagen en beheerd volgens uiteenlopende procedures en in verschillende systemen en/of opslagmedia, waaronder papier, centrale schijven en . De procedures voor de archivering en de tools die voor archivering worden gebruikt kunnen per afdeling verschillen. De afdeling DIV gebruikt een documentmanagementsysteem (DMS) met recordmanagement (RMA) functionaliteit. Dit DMS, 360 wordt zeer beperkt ingezet voor de postregistratie en de archivering van de archiefbescheiden behorend bij de beleidsprocessen. Daarnaast worden er andere tools gebruikt voor het opslaan en beheren van archiefbescheiden en dossiers, zoals SAP voor de financiële- personeelsdossiers, SharePoint, Filenet, netwerkschijven en papieren dossiers. Een complex geheel aan archiveringsoplossingen, dat kan worden geïllustreerd met het voorbeeld van Pagina 18 van 28

18 het proces van documentbehandeling en archiveringsproces bij de divisie Voertuigtechniek (VT): Het proces inkomende en uitgaande brieven bij VT is hybride; deels digitaal, deels papier. De inkomende papieren post wordt door het Facilitair Bedrijf gescand en geregistreerd in het DMS/RMA 360. Vervolgens ontvangt VT zowel het papieren exemplaar als een e- mail met scan. De uitgaande stroom verloopt op klassieke wijze, waarbij de afdeling DIV in Excel briefnummers genereert en op verzoek uitgeeft aan het secretariaat. Het secretariaat verzendt de brief en FB archiveert het papieren exemplaar in het archief. In sommige processen worden archiefbescheiden gedigitaliseerd en worden de papieren dossiers bewaard, bijvoorbeeld personeelsdossiers en de typegoedkeuringen dossiers. Er is nog geen besluit tot vervanging genomen, zodat de digitale dossiers in feite digitale kopieën zijn. De RDW heeft een Structuurplan documentaire informatievoorziening (SDI) dat, gerangschikt op activiteit en afdeling, overzicht biedt van de archieven van de RDW, zowel digitaal als niet digitaal. Met behulp van de tooi I-Navigator \N\\ de RDW in de loop van 2014 het overzicht van de archieven verbeteren en beter aan laten sluiten op de bedrijfsprocessen. Samenvattende conclusie De digitale archiefbescheiden van de RDW worden opgeslagen, bewaard en beheerd in een veelheid aan applicaties en databases. Een deel van de archivering is hybride; deels digitaal, deels op papier. Voor wat betreft de ongestructureerde processen zijn de procedures en systemen per afdeling verschillend en worden zowel applicaties als SAP, SharePoint en 360", maar ook netwerkschijven en papieren dossiers worden voor de archivering gebruikt. Alleen 360 is als archiveringssysteem ingericht, de overige genoemde applicaties zijn ingericht voor het gestructureerd opslaan van documenten. Er is onvoldoende overzicht van de verschillende systemen waarin zich archiefbescheiden bevinden. Hetzelfde geldt voor de archiveringsoplossingen en -procedures die de verschillende afdelingen gebruiken. Aanbevelingen Leg vast in welke processen er archiefbescheiden worden gevormd en In welke systemen deze digitale archiefbescheiden worden opgeslagen en beheerd. Zorg ervoor dat alle digitale archiefbescheiden conform de bepalingen uit de archiefwetgeving worden beheerd. Pagina 19 van 28

19 Neem een besluit over de systemen waarin het digitaal archiveren in de toekomst zal plaatsvinden. Neem een besluit tot vervanging 9 voor wat betreft de gedigitaliseerde archieven. 9 Begin 2014 Is de 'Handreiking vervanging archiefbescheiden' gepubliceerd. Hierin wordt het proces van vervanging zowel juridisch als technisch doorlopen. Pagina 20 van 28

20 7. Waardering, selectie en vernietiging In een digitale omgeving moet vooraf rekening gehouden worden met het verwijderen en vernietigen van gegevens. Selectie en vernietiging van digitale archiefbescheiden mag uitsluitend plaatsvinden op grond van een vastgestelde selectielijst, waarin de bewaartermijnen zijn opgenomen en waarin is opgenomen welke archiefbescheiden als blijvend te bewaren worden beschouwd. De Archiefwet verbiedt voortijdige vernietiging van digitale archiefbescheiden en verplicht tot vernietiging nadat de bewaartermijn is verstreken. Voortijdige vernietiging kan tot gevolg hebben dat belangrijke informatie onbedoeld verdwijnt, waardoor problemen met de bedrijfsvoering kunnen ontstaan en geen of onvoldoende verantwoording kan worden afgelegd. Bevinding De RDW heeft de beschikking over een selectielijst 10 die begin 2012 is vastgesteld. Een beperkt deel van de digitale archiefbescheiden is in deze selectielijst als blijvend te bewaren aangemerkt. De bewaartermijnen van de te vernietigen archiefbescheiden liggen over het algemeen tussen de vijf en tien jaar, met een enkele uitschieter tot 25 jaar. In de selectielijst zijn de werkprocessen van de RDW goed herkenbaar en het is mogelijk om de bewaartermijnen toe te passen in de digitale omgeving. Voor wat betreft de gestructureerde, primaire processen wordt dit ook gedaan, maar voor de ongestructureerde processen ligt dit anders. Alleen in het DMS/RMA 560", dat door DIV wordt beheerd en waarin een beperkt aantal werkprocessen wordt gearchiveerd, worden de bewaartermijnen aan de records toegevoegd. Voor wat betreft de gestructureerde processen hebben de registratiesystemen een automatische koppeling met Filenet, waaruit op basis van procesbeschrijvingen gegevens verwijderd worden. Dit loopt niet synchroon met de bewaartermijn zoals vastgelegd in de selectielijst. Vernietiging gebeurt niet onder regie van DIV en er wordt geen verklaring van vernietiging opgemaakt. Voor wat betreft de ongestructureerde processen worden gegevens verwijderd (en soms ook nooit verwijderd) uit de systemen die in dat proces gebruikt worden, zoals de centrale schijven, en SharePoint. Bewaren en vernietigen van deze digitale archiefbescheiden gebeurt niet conform de vastgelegde bewaartermijnen en ook zonder een verklaring van vernietiging. ' Basisselectiedocument RDW 2011 voor documenten en bestanden vanaf Pagina 21 van 28

21 Samenvattende conclusie De RDW beschikt over een selectielijst waarmee het mogelijk is om bewaartermijnen in digitale systemen toe te passen. Dit gebeurt in de systemen die de gestructureerde processen ondersteunen, maar niet bij de ongestructureerde processen. Verwijdering van gegevens verschilt per systeem en er is in veel gevallen geen sprake van vernietiging van archiefbescheiden conform de Archiefwet 1995, waarbij onder andere een verklaring van vernietiging moet worden opgesteld. De DIV-afdeling heeft onvoldoende vat en overzicht op de vernietiging/verwijdering van gegevens. Aanbeveling Pas de bewaartermijnen uit de selectielijst toe op alle digitale archiefbescheiden en in alle relevante applicaties en systemen. Zorg ervoor dat alle digitale archiefbescheiden volgens de archiefwettelijke eisen bewaard en vernietigd worden. Pagina 22 van 28

22 8. Digitale overbrenging Een deel van de digitale archiefbescheiden heeft wetenschappelijke en cultuurhistorische waarde. Deze archiefbescheiden zijn in de selectielijst aangemerkt als 'blijvend te bewaren' en moeten na een termijn van 20 jaar worden overgebracht naar een e-depot van het Nationaal Archief of een Regionaal Historisch Centrum. Overbrenging van digitale archiefbescheiden, zowel uit een DMS of bedrijfssysteem of in de vorm van een database is voor een belangrijk deel nog onbekend terrein. Nu ook digitale archiefbescheiden op leeftijd komen wordt digitale overbrenging een actueel vraagstuk. Bevinding Een deel van het beleidsarchief van de RDW, het archief afgiften typegoedkeuringen en het archief van de Raad van Toezicht zijn blijvend te bewaren archief, dat na 20 jaar moet worden overgebracht naar het Nationaal Archief. De beleidsdossiers worden deels digitaal (born digital) in het DMS/RMA 560"en deels in papieren dossiers gearchiveerd. De typegoedkeuringen dossiers zijn voor wat betreft het recente gedeelte gedigitaliseerd in SharePoint. De oudere papieren dossiers worden in 2015 aan het Nationaal Archief overgebracht. Er is nog geen besluit tot vervanging genomen voor de gedigitaliseerde typegoedkeuringen dossiers, zodat ook voor deze dossiers geldt dat het vooralsnog een digitale kopie betreft. De RDW heeft ook verder nog geen stappen genomen ter voorbereiding op de digitale overbrenging. Samenvattende conclusie De RDW is niet voorbereid op toekomstige digitale overbrenging. Hoewel de feitelijke overbrenging pas over 15 tot 20 jaar zal plaatsvinden, worden nu de keuzes gemaakt voor de systemen waarin de toekomstig over te brengen digitale archiefbescheiden worden gearchiveerd. Het is raadzaam om op de hoogte te blijven met de ontwikkelingen van de aansluitvoorwaarden voor digitale overbrengingen en om in de relevante systemen rekening te houden met de toekomstige overbrenging. Aanbevelingen Neem contact op met het Nationaal Archief over de eisen voor digitale overbrenging. Houdt bij de aanschaf en/of het ontwerp van systemen waarin blijvend te bewaren digitale archiefbescheiden worden opgenomen, rekening met de toekomstige overbrenging. Pagina 23 van 28

23 9. Digitale duurzaamheid De bewaartermijn van digitale archiefbescheiden wordt bepaald vanuit allerlei wetten en regelingen. De bewaartermijn kan soms erg lang zijn. Digitale bestanden en archiefbescheiden moeten gedurende deze bewaartermijn leesbaar, interpreteerbaar en in authentieke vorm reproduceerbaar blijven. Deze digitale duurzaamheid is niet vanzelfsprekend. Het is noodzakelijk om bij aanschaf en inrichting van applicaties rekening te houden met de eisen die aan de duurzame toegankelijkheid van digitale informatie worden gesteld en aan de maatregelen die getroffen moeten worden om de digitale duurzaamheid te kunnen waarborgen. Dit zijn maatregelen als het gebruik van open standaarden, tijdige conversie en migratie op het gebied van informatieveiligheid die de integriteit en authenticiteit van de digitale archiefbescheiden waarborgen. Bevinding Alleen het op beperkte schaal ingevoerde document management systeem 360 is ingericht voor het duurzaam beheer van digitale archiefbescheiden. De overige systemen die ingezet worden voor de ongestructureerde processen zijn daarvoor niet Ingericht. De door de RDW gebruikte systemen SharePoint, SAP en Filenet hebben in principe wel archiveringsfunctionallteit, maar worden feitelijk slechts gebruikt voor het gestructureerd opslaan van digitale documenten en niet voor het duurzaam toegankelijk archiveren van digitale archiefbescheiden. Dit geldt ook voor de blijvend te bewaren typegoedkeuringsdossiers die in SharePoint worden opgeslagen. Voor wat betreft de gestructureerde processen vindt opslag en archivering plaats in de primaire processystemen. De continuïteit van gegevensverwerking, de kwaliteit van de registraties en de beveiliging van de systemen zijn uitermate belangrijk voor de RDW en worden dan ook gecontroleerd en geaudit (zie hoofdstuk 4). In deze systemen worden de wettelijke bewaartermijnen aan de records gekoppeld en vindt regelmatig schoning van de gegevens plaats. Dit is in overeenstemming met de interne auditregels, maar niet geheel conform de regels van de archiefwetgeving; die vereisen dat digitale archiefbescheiden na het verstrijken van de bewaartermijn vernietigd worden en dat er een verklaring van vernietiging wordt opgemaakt. Samenvattende conclusie De primaire focus van de RDW ligt op de kwaliteit van de informatie in de gestructureerde processen en niet zo zeer op de duurzame toegankelijkheid van digitale archiefbescheiden. Voor wat betreft de gestructureerde processen conflicteert dit over het algemeen niet, hoewel op onderdelen niet aan Pagina 24 van 28

24 archiefwettelijke bepalingen wordt voldaan. Voor wat betreft de ongestructureerde processen is alleen 360 ingericht met functionaliteit voor duurzame toegankelijk archiveren. Aanbevelingen Maak voor wat betreft de ongestructureerde processen een keuze voor welk(e) syste(e)m(en) gebruikt gaan worden voor het duurzaam digitaal archiveren. Zorg ervoor dat de bewaring en vernietiging van de digitale archiefbescheiden in de primaire systemen conform de bewaartermijnen en andere archiefwettelijke eisen, zoals de verklaring van vernietiging, verloopt. Pagina 25 van 28

25 Bijlage 1 Verantwoording en bronnen De grondslag voor de conclusies en aanbevelingen vormen de neerslag van de inspectiegesprekken, de hieronder genoemde documenten en de gegevens uit de monitor van de Erfgoedinspectie. De nota van bevindingen is voor wederhoor afgestemd met de gesprekspartners bij de RDW. Het concept van de rapportage is met een verzoek om een reactie en voor wederhoor aan de RDW voorgelegd. De inspectiegesprekken De inspectiegesprekken hebben plaatsgevonden op 13 augustus 2014 (Veendam) en op 5 september 2014 (Zoetermeer). De documenten Archiefbeheersregeling RDW 2014, versie 0.7, Auditplan FB-DIV, versie 1.0, Basisselectiedocument RDW 2011 voor documenten en bestanden vanaf 1996, vastgestelde versie 9 januari Beleidsplan Documentaire informatievoorziening DOCFactory, versie 1.1, Bestandsregistratie Bevindingenlijst audits DIV, versie 0.2. De "Cloud" van DIV, de positie en rol van DIV binnen de informatiehuishouding van de RDW, versie 0.5, Jaarverslag kentekenreglement. Plan van aanpak Digitale Ondersteuning TTV (DOT), versie 0.91, 16 juli RDW registers, een overzicht. Roadmap Documentaire informatievoorziening DOCFactory, versie 1.0, Structuurplan documentaire informatievoorziening RDW (SDI), versie april Visiedocument Digitale archivering en recordsmanagement, RDW ICT bedrijf. Architectuur Team, december Vooronderzoek Digitaliseren Opdrachtendossier TTV (DOT), versie 1.0, 8 april Wegenverkeerswet Pagina 26 van 28

26 Bijlage 2 Het inspectieprogramma duurzame digitale toegankelijkheid De Erfgoedinspectie voert een inspectieonderzoek uit naar de duurzame toegankelijkheid van archiefbescheiden in een digitale omgeving. Aanleiding voor dit onderzoek is de ervaring van de Erfgoedinspectie, uit onder andere inspecties en de periodieke monitor, dat overheidsorganisaties geen duidelijk beeld hebben wat archiveren In een digitale omgeving precies inhoudt. Vaak wordt daaronder verstaan het archiveren in een document management systeem en worden gegevens in bedrijfssystemen over het hoofd gezien. Doel van het onderzoek is om inzicht te verkrijgen in de staat van de duurzame toegankelijkheid van digitale Informatie bij de organisaties van de centrale overheid. Belangrijk onderdeel van het onderzoek zijn de inspecties die archiefvormende organisaties worden uitgevoerd. Deze organisaties vormen een doorsnee beeld van de centrale overheid. De bevindingen uit deze inspecties worden aangevuld met de uitkomsten van de monitor van de Erfgoedinspectie. In overkoepelende rapporten zal de Erfgoedinspectie over de staat van de duurzame toegankelijkheid van digitale archiefbescheiden bij de centrale overheid rapporteren. Tot nu zijn twee rapporten gepubliceerd en aan de Tweede Kamer toegezonden, respectievelijk Beperkt houdbaar? en Duurzaam duurt het langst. Uiteindelijke doelstelling van het onderzoek is een op termijn verbeterde praktijk, waarin de duurzame toegankelijkheid in een digitale omgeving voldoende wordt gewaarborgd. Pagina 27 van 28

27 Colofon Erfgoedinspectie Rijnstraat 50 Postbus (IPC 3500) 2500 BL Den Haag Tel: E: Den Haag, november 2014 De Erfgoedinspectie en het toezicht op de informatiehuishouding van de centrale overheid Missie Met alert en proportioneel toezicht brengt de Erfgoedinspectie het behoud (en beheer) van cultureel erfgoed en overheidsinformatie naar het gewenste kwaliteitsniveau met het oog op de duurzame toegankelijkheid en beschikbaarheid. Visie De inspectie vindt dat een goed functionerende interne systematische kwaliteitszorg bijdraagt aan een betere naleving van weten regelgeving. Zij ziet daar een eigen verantwoordelijkheid voor organisaties en stimuleert een systematische kwaliteitszorg bij de organisaties. In haar optreden is de inspectie zacht waar het kan en hard waar het moet en treedt zij zo nodig op. Toezicht op de overheidsinformatie Voor wat betreft het toezicht op de overheidsinformatie ligt de focus van de Erfgoedinspectie voor een belangrijk deel op de duurzame toegankelijkheid van het digitale archief en de digitale archiefbescheiden, zowel in de vorm van data als documenten. Object van toezicht zijn de departementen en daaronder vallende diensten, de Hoge Colleges van Staat, de rechterlijke macht, publiekrechtelijke bestuursorganen, privaatrechtelijke bestuursorganen voor wat betreft de taken met openbaar gezag en de organen van de publiekrechtelijke bedrijfsorganisatie. Pagina 28 van 28