Productbeschrijving RIO. Inhoudsopgave

Transcriptie

1 Productbeschrijving RIO Versie januari 2004, plus verwerkt commentaar Nationaal Archief van februari 2004 Goedgekeurd op vergadering Interdepartementaal Platform Selectievraagstukken, 3 maart 2004 Inhoudsopgave 01 Inleiding Definitie van het RIO Functies van het RIO De inhoud van een RIO Titelpagina Standaard inleiding Inhoudsopgave Lijst met gebruikte afkorting / begrippenlijst Verantwoording Actorenoverzicht Historisch overzicht van het beleidsterrein Overzicht van handelingen van overheidsorganen op het beleidsterrein Overzicht van de geraadpleegde wet- en regelgeving Overzicht van de geraadpleegde literatuur en andere bronnen Overzicht van de geraadpleegde beleidsdeskundigen... 6

2 01 Inleiding De gehanteerde onderstaande normen voor een basisselectiedocument zijn een operationalisering van de voorschriften genoemd in het Archiefbesluit van Wijzigingen in de productbeschrijving en (voor zover deze gevolgen hebben voor de zorgdragers) in de procedurebeschrijving worden bepaald in nader overleg tussen het Nationaal Archief en het Interdepartementaal Platform Selectievraagstukken (IPS). Datzelfde geldt voor de datum van inwerkingtreding van de beschrijvingen en van de wijzigingen. De productbeschrijving geldt bij inwerkingtreding integraal voor de producten die vanaf dat moment ingediend worden. De werkvoorraad (BSD s, RIO s) die op dat moment al aanwezig is bij het Nationaal Archief voor toetsing of en/of vaststelling moet in hoofdlijnen voldoen aan de productbeschrijving. Het Nationaal Archief zal de normen soepel hanteren. De onderstaande productbeschrijving betreft niet de actualisatie van BSD s. Hierover worden nadere richtlijnen ontwikkeld door het Nationaal Archief en voorgelegd aan het IPS. 1 Definitie van het RIO Sinds 1991 worden de selectielijsten van de rijksoverheid opgesteld volgens de methode institutioneel onderzoek. De resultaten van een institutioneel onderzoek worden vastgelegd in een Rapport Institutioneel Onderzoek (RIO). Een RIO bestaat uit: een overzicht van de actoren actief op het beleidsterrein; een historisch overzicht van een beleidsterrein, waarbij de afbakening van verwante beleidsterreinen duidelijk wordt gemaakt; een overzicht van de handelingen van overheidsorganen op dit beleidsterrein. Een RIO maakt duidelijk in welke context de betreffende archiefbescheiden tot stand kwamen. Het RIO vormt daarmee de grondslag voor het Basisselectiedocument (BSD). 1 Een RIO hoeft niet formeel te worden vastgesteld, maar wordt wel voor het opstarten van de vaststellingsprocedure ter goedkeuring aan de beleidsdeskundigen voorgelegd. Een RIO hoeft niet formeel vastgesteld te worden. De tekst van de handelingen in selectielijst en RIO staat tot en met het driehoeksoverleg open voor wijzigingen. Wel moet expliciet duidelijk gemaakt worden welke des-kundigen het RIO en de selectielijst beoordeeld hebben, wat hun functie is, en voor welk organisatie-onderdeel en in welke periode de materiedeskundige werkzaam was. 2 Functies van het RIO Het RIO heeft verschillende functies: het vertrekpunt voor de selectie van overheidsarchieven. Het RIO vormt de grondslag van het BSD; de basis voor de toegangen op die archieven die met behulp van het BSD zijn bewerkt en door de Rijksarchiefdienst zijn verworven (de Institutionele Toegangen); eventueel het uitgangspunt bij de ordening van dynamisch archief volgens bedrijfsprocessen (o.a. ordeningsplannen, dossieromschrijvingen). 1 Een BSD omvat de selectielijst(en) van één of meerdere zorgdrager(s) op een beleidsterrein. 2

3 3 De inhoud van een RIO Het RIO bevat: 1. titelpagina; 2. standaard inleiding; 3. inhoudsopgave; 4. lijst met alle gebruikte afkortingen; 5. verantwoording; 6. actorenoverzicht; 7. historisch overzicht van het beleidsterrein; 8. overzicht van de handelingen van overheidsorganen op het beleidsterrein; 9. overzicht van de geraadpleegde wet- en regelgeving; 10. overzicht van de geraadpleegde literatuur en andere bronnen; 11. overzicht van de geraadpleegde beleidsdeskundigen. 3.1 Titelpagina Op de titelpagina wordt vermeld: de naam van de zorgdrager die verantwoordelijk is voor het onderzoek; de naam van het beleidsterrein; de onderzochte periode. 3.2 Standaard inleiding De inleiding PROJECT INVOERING VERKORTING OVERBRENGINGSTERMIJN is in juni 1995 door het Algemeen Rijksarchief/PIVOT vastgesteld. In deze tekst wordt ingegaan op: de omstandigheden waardoor het PIVOT-project noodzakelijk werd; de uitgangspunten van het PIVOT-project; de methode van institutioneel onderzoek en de toepassingsmogelijkheden hiervan; de werkzaamheden van PIVOT in het kader van de volumevermindering van archieven en het vergroten van de opslagcapaciteit. Deze inleiding wordt opgenomen in alle RIO s die nog verschijnen in het kader van het PIVOT-project. Voor de RIO s die niet als een deel in de PIVOT-reeks gepubliceerd worden is inmiddels een aparte inleiding vastgesteld door het Nationaal Archief. Deze standaard inleiding omvat een korte beschrijving van de methode institutioneel onderzoek en het bijbehorende begrippenapparaat (actor, handeling, context, etc.). 3.3 Inhoudsopgave Vermeld in de inhoudsopgave naast de diverse hoofdstukken ook alle paragrafen en eventuele subparagrafen. Dit vergemakkelijkt het zoeken voor de lezer. Bij voorkeur wordt de inhoudsopgave genereerbaar gemaakt door de koptitels in het rapport vooraf te definiëren. Het rapport heeft verder een paginanummering. 3.4 Lijst met gebruikte afkorting / begrippenlijst In elk RIO wordt een lijst opgenomen met alle afkortingen die in de tekst gebruikt zijn. Deze lijst wordt voor in het RIO opgenomen. Naar keuze kunnen ook relevante begrippen worden toegelicht die typisch 3

4 zijn voor het beleidsterrein. De begrippen kunnen in een aparte lijst staan of opgenomen worden in een geïntegreerde begrippen- en afkortingenlijst. 3.5 Verantwoording In de verantwoording wordt opgenomen: het doel van het onderzoek; de onderzochte periode; een omschrijving van het beleidsterrein; welke doelstellingen de overheid op het beleidsterrein heeft (gehad) en de eventuele wijzigingen daarin (deze kunnen in de loop der tijd verschuiven); de afbakening van het beleidsterrein (geeft aan welke raakvlakken en/of overlappingen er zijn met andere beleidsterreinen en verwijs daarbij zoveel mogelijk naar de desbetreffende RIO s); de opbouw van het RIO; vermelding van de geraadpleegde beleidsdeskundigen (naam, functie, organisatieonderdeel; beleidsdeskundigen zijn de tijdens het onderzoek geïnterviewde personen, de functionarissen aan wie het RIO ter beoordeling is voorgelegd); de indeling van het handelingenblok (zie hieronder). Met behulp van dit standaard voorbeeld wordt duidelijk gemaakt hoe handelingen staan beschreven: (X): Actor Dit is het volgnummer van de handeling. Dit nummer is uniek voor de handeling in combinatie met het beleidsterrein en wordt in het basis selectiedocument (BSD) overgenomen. Hier staat het orgaan dat formeel verantwoordelijk is voor de uitvoering van de handeling. Wanneer meerdere organen (deels) tegelijkertijd dezelfde handeling verrichten, worden deze actoren onder elkaar gezet. De vermelde jaartallen geven de periode aan waarin de actor verantwoordelijk was/is voor het verrichten van de handeling. Handeling Minister van Justitie ( ) Minister van Binnenlandse Zaken ( ) Dit is een complex van activiteiten die een actor verricht ter vervulling van een taak of op grond van een bevoegdheid. In de praktijk komt een handeling meestal overeen met een procedure of een werkproces. Periode Grondslag Het uitvoeren van voorlichtingsactiviteiten op het beleidsterrein selectie van archiefbescheiden Hier staat het tijdvak vermeld gedurende welke jaren de handeling is verricht. Is geen specifiek beginjaar bekend dan wordt een beginjaar geschat, of genoemd. Wanneer er geen eindjaar staat vermeld wordt de handeling op het moment van het verschijnen van het RIO nog steeds uitgevoerd. Een handeling krijgt pas een eindjaar wanneer de grondslag is ingetrokken of wanneer een handeling niet meer wordt verricht. Het kan voorkomen dat de op basis van wet- en regelgeving geformuleerde handelingen (nog) niet worden uitgevoerd. Ter completering van de context worden ook deze handelingen opgenomen. Dit is de wettelijke basis op grond waarvan de actor de handeling verricht. Vermelding is op twee manieren mogelijk: (1) de naam (citeertitel) van de wet, de Algemene Maatregel van bestuur, het Koninklijk Besluit of de ministeriële regeling; 4

5 het betreffende artikel en lid daarvan; de vindplaats of bron; wijzigingen in de grondslag en het vervallen hiervan. Reclasseringsregeling 1947, art. 9, lid 2 (Stb. 1947, H 423), Reclasseringsregeling 1970, art. 8, lid, lid 3 (Stb. 1969, 598), gewijzigd 1978 (Stb. 1978, 254), vervallen in 1986 (Stb. 1986, 1) (2) naam van de wet, de algemene Maatregel van bestuur, het Koninklijk Besluit of ministeriële regeling, het betreffende artikel en het lid daarvan. De overige gegevens (vindplaats, wijzigingen of vervallen kunnen worden vermeld in een overzicht van geraadpleegde wetten) Reclasseringsregeling 1947, art. 9, lid 2, Reclasseringsregeling 1970, art. 8, lid 3 Product Opmerking NB: Met vindplaats wordt de vermelding in het staatsblad of staatscourant bedoeld. Het verdient de voorkeur de vindplaats van de grondslag op te nemen in het handelingenblok. Een andere mogelijkheid is de vindplaats in het overzicht van wet- en regelgeving te vermelden. Duidelijk moet zijn op welke versie van een wet- of regeling een handeling gebaseerd is. Wanneer er geen wettelijke grondslag voor een handeling bestaat, kan de bron (interne regelgeving, beleidsnota s, etc.) worden genoemd waarin de betreffende handeling staat vermeld. Hier achter staat het product vermeld waarin de handeling resulteert of zou moeten resulteren. De opsomming geeft een indicatie van de producten en is niet altijd uitputtend. Vaak wordt volstaan met een algemeen omschreven eindproduct. Deze aanvullende informatie wordt slechts vermeld wanneer (een onderdeel van) het handelingenblok toelichting behoeft. 3.6 Actorenoverzicht In ieder RIO wordt een actorenoverzicht opgenomen. Hierin staat een korte omschrijving van alle overheids-organen waarvan handelingen voorkomen op het betreffende beleidsterrein. 2 Deze actoren worden in de lijst geordend naar zorgdrager. Bij voorkeur wordt de primaire zorgdrager (of eigenaar van een beleidsterrein) als eerste vermeld, gevolgd door de overige zorgdragers. In de beknopte omschrijving van elk overheidsorgaan worden de volgende zaken aan de orde gesteld: de actoren die vallen onder archiefverantwoordelijkheid van de primaire zorgdrager; de secundaire zorgdragers/actoren; in beknopte vorm een beschrijving van de rol op het beleidsterrein van die actoren die in de handelingen voorkomen. 3.7 Historisch overzicht van het beleidsterrein Uitgangspunt bij de methode van institutioneel onderzoek is dat de selectie niet primair plaatsvindt op basis van de archiefbescheiden zelf, maar op basis van een handeling. De handelingen worden gewaardeerd in hun context. Voor deze contextuele waardering is een historische beschrijving van het betreffende beleidsterrein noodzakelijk. Deze beschrijving is: 2 Met de invoering van de Archiefwet 1995 (Stb. 1995, 276) is het begrip overheidsorgaan aanzienlijk verbreed. Niet alleen organen die krachtens publiekrecht zijn ingesteld, maar ook overheidsorganen met een privaatrechtelijk karakter kunnen onder de werking van de Archiefwet vallen mits (en alleen voor zover!) zij bekleed zijn met openbaar gezag. 3 Zie bijvoorbeeld: P. de Buck, Zoeken en schrijven. Handleiding voor het maken van een historisch werkstuk (Baarn 1998). 5

6 gebaseerd op uitvoerig onderzoek van literatuur en andere bronnen (beleidsnota s, Kamerstukken, rapporten van commissies, etc.); geannoteerd in een of andere wetenschappelijke vorm 3 In het historische overzicht van het beleidsterrein wordt beschreven: hoe en wanneer het beleidsterrein is ontstaan (besteed hierbij ook enige aandacht aan de wisselwerking tussen maatschappelijke veranderingen en institutionele ontwikkelingen op het beleidsterrein); welke doelstellingen de overheid op het beleidsterrein heeft (gehad) en de eventuele wijzigingen daarin; de beleidsinstrumenten (wet- en regelgeving, subsidietoekenning, voorlichting, etc.) die de overheid hanteert of heeft gehanteerd om haar doelstellingen te bereiken; welke actoren (zowel overheidsorganen als particuliere actoren) op het beleidsterrein actief zijn (geweest) en de onderlinge relaties tussen de verschillende actoren. 3.8 Overzicht van handelingen van overheidsorganen op het beleidsterrein Alle handelingen die de overheid (heeft) verricht op het betreffende beleidsterrein worden beschreven in handelingenblokken, zoals onder paragraaf 3.5 is toegelicht. Voor de ordening van de handelingen bestaat geen eenduidig voorschrift. De handelingen kunnen thematisch geordend worden naar deel-beleidsterrein, procedure, etc. Het doel van de gekozen ordening moet altijd zijn dat deze inzicht geeft in de onderlinge samenhang van de handelingen en de inrichting van de beleids- en uitvoeringsprocessen. Er zijn enige aandachtspunten bij de beschrijvingen van handelingen van actoren: De handelingen van overheidsorganen met een privaatrechtelijk karakter worden alleen opgenomen voor zover deze actoren bekleed zijn met openbaar gezag. Elke handeling van een actor op een bepaald beleidsterrein wordt slechts in één RIO met één handeling-nummer opgenomen. (Onder een actor worden ook de verschillende rechtsvoorgangers verstaan.) Bij opname in een ander RIO kan volstaan worden met een blanco nummer en een verwijzing naar een al bestaande handeling. Het is dus zaak om de afbakening van aanverwante RIO s te controleren. 3.9 Overzicht van de geraadpleegde wet- en regelgeving In elk rapport wordt een lijst opgenomen van de geraadpleegde wet en regelgeving, zonodig aangevuld met gegevens over vindplaats, bron, wijzigingen, of vervallen (alleen als deze informatie nog niet opgenomen is in het handelingenblok) Overzicht van de geraadpleegde literatuur en andere bronnen Het rapport bevat een lijst van de geraadpleegde literatuur en andere bronnen (Memories van Toelichting, Kamerstukken, beleidsnota s,rapporten e.d.), waarvan titel en jaar vermeld worden Overzicht van de geraadpleegde beleidsdeskundigen 6