Selectielijst Klantenloket EPD (bij Nictiz)

Transcriptie

1 Selectielijst Klantenloket EPD (bij Nictiz) Van de zorgdrager: Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) Concept versie ter inzage

2 Inhoudsopgave A Inleiding Doel en werking van de selectielijst Korte omschrijving van het beleidsterrein De afbakening van het beleidsterrein Klantenloket EPD (bij Nictiz) Totstandkoming van de selectielijst Selectiedoelstelling Selectiecriteria Leeswijzer handelingenblok Verslag Vaststellingsprocedure... 6 B Actor Klantenloket EPD (bij Nictiz)... 7 C Bijlage... 9 Lijst van Afkortingen

3 A Inleiding 1.1 Doel en werking van de selectielijst De selectielijst is een document als bedoeld in artikel 5 van de Archiefwet Doel van een dergelijke lijst is om duidelijkheid te verschaffen op de vraag wat dient er te gebeuren met de neerslag van het handelen van een actor op een beleidsterrein?. Op grond van het administratief belang, het belang van recht- en bewijszoekenden en het cultuurhistorisch belang wordt een afweging gemaakt welke neerslag blijvend dient te worden bewaard (bij bijv. het Nationaal Archief) en welke neerslag na hoeveel jaar dient te worden vernietigd. De onderhavige lijst heeft betrekking op het handelen van het Klantenloket EPD, zoals uitgevoerd door de Stichting Nationaal ICT Instituut in de Zorg (Nictiz) in de periode De archiefbescheiden van het Klantenloket EPD (bij Nictiz) zijn onder verantwoordelijkheid van VWS opgeslagen. VWS heeft middels dit document een selectielijst opgesteld voor dit bestand. Hierbij was de overweging van belang dat de documenten privacy-gevoelige gegevens bevatten, die niet langer dan noodzakelijk bewaard zouden moeten blijven. De lijst heeft betrekking op het beleidsterrein Patiëntenbeleid, dat is beschreven in het rapport institutioneel onderzoek (RIO) In eigen hand. Een onderzoek naar het overheidshandelen inzake het patiëntenbeleid, (PIVOT-rapport nr. 129). Het RIO beschrijft de ontwikkelingen op het beleidsterrein tot en met Voor de onderhavige selectielijst is zodoende een kort eigen institutioneel onderzoek uitgevoerd (zie de paragrafen 1.2 t/m 1.4). 1.2 Korte omschrijving van het beleidsterrein Het Klantenloket EPD (bij Nictiz) was actief op het beleidsterrein Patiëntenbeleid (onderdeel patiëntenrecht ). Patiëntenbeleid kan worden omschreven als "een stelsel van maatregelen en activiteiten die ten doel hebben de positie van de gebruiker van zorgvoorzieningen te versterken" (Tweede Voortgangsnota, 1988). Deze definitie is tweeledig. Enerzijds kan patiëntenbeleid gezien worden als het beleid dat de gezondheidszorg benadert vanuit de optiek van de patiënt. Anderzijds omvat patiëntenbeleid de mondigheid en de rechtspositie van de patiënt. Patiëntenbelangen van het individu als zelfbeschikking, bescherming en behandeling, maar ook de belangen en bescherming van de omgeving dienen vastgesteld en bewaakt te worden. Op het deelterrein van het patiëntenrecht is in de jaren 90 een nieuw gebied tot ontwikkeling gekomen: ICT in de zorg. Het gebruik van ICT in de zorg heeft de afgelopen jaren een hoge vlucht genomen. De kwaliteit van de zorgverlening is hierdoor in veel opzichten toegenomen. Zorgverleners gebruiken in de dagelijkse praktijk soms ICT-systemen die niet of nauwelijks met elkaar kunnen communiceren. Dat staat de uitwisseling van essentiële informatie over de patiënt in de weg. Het is belangrijk dat zorgverleners snel en betrouwbaar medische gegevens met elkaar kunnen delen. In de nota Informatievoorziening in de Zorg ( , Kamerstuk , nr 2) reageert de minister op een lange-termijn visie op het gebruik van ICT in de zorg, opgesteld door de Raad voor Volksgezondheid en Zorggerelateerde dienstverlening (RVZ). In deze nota staat dat papieren dossiers vervangen moeten worden door elektronisch patiëntendossiers (EPD), om informatie beter toegankelijk te maken voor zorgverleners. Door gebruik te maken van een landelijk EPD verbetert de gegevensuitwisseling en kan het aantal fouten drastisch worden verminderd. Bovendien wordt voldaan aan de hoogste eisen van veiligheid en betrouwbaarheid bij de gegevensuitwisseling. Het landelijk EPD Met het elektronisch patiëntendossier (EPD) kunnen zorgverleners gegevens uitwisselen via de landelijke infrastructuur. Huisartsen, apotheken en medisch specialisten kunnen medicatiegegevens opvragen en waarnemend huisartsen kunnen een samenvatting van het dossier bij de huisarts opvragen. 3

4 Zorgverleners mogen de gegevens alleen raadplegen als dat nodig is voor de behandeling van hun patiënt. 1.3 De afbakening van het beleidsterrein Op het gebied van de ICT in de zorg zijn de belangrijkste actoren: - de minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport. De minister van VWS maakt gebruik van vier sturingsinstrumenten op dit terrein, te weten a. zelfregulering (toepassing van ICT in de zorg was -met name in de beginjaren- een verantwoordelijkheid van het veld ), b. subsidietoekenning (in het begin gekenmerkt door het principe laat 1000 bloemen bloeien ), c. rol als waarnemer en d. rol als opdrachtgever. VWS was opdrachtgever en had een meerjarige subsidierelatie met Nictiz. - het Klantenloket EPD (bij Nictiz). Het Klantenloket EPD (bij Nictiz) was belast met de uitvoering van een aantal taken op het gebied van de EPD (zie volgende paragraaf). Het Klantenloket was ondergebracht bij het Nationaal ICT Instituut in de Zorg (Nictiz). In 2010 is even sprake geweest van overheveling van het klantenloket naar het CIBG, maar dat heeft uiteindelijk geen doorgang gevonden. 1.4 Klantenloket EPD (bij Nictiz) Klantenloket EPD (bij Nictiz) Om de burger te ondersteunen bij het uitoefenen van zijn patiëntenrechten was in het wetsvoorstel EPD voorzien dat er een centraal aanspreekpunt voor die burger moet zijn: het Klantenloket EPD. Vooruitlopend op de wettelijke verplichting zijn de activiteiten van het klantenloket al in werking gesteld tussen 2008 en Het ministerie heeft Nictiz projectsubsidie verleend om de operationalisering van het klantenloket voor burgers in te richten. Taken en diensten van het klantenloket zijn: het afhandelen van burgerverzoeken rondom het EPD, het verstrekken van informatie en geven van voorlichting, het afhandelen van meldingen van misbruik en het beheren van een ICT-omgeving. De wettelijke regeling achter het landelijk EPD is de Wijzigingswet van de Wet gebruik burgerservicenummer in de zorg in verband met de elektronische gegevensuitwisseling in de zorg, ook wel aangeduid als de Wet EPD. De handelingen zijn gebaseerd op deze wijzigingswet. Deze wijzigingswet is door de Eerste Kamer verworpen op 5 april De Stichting Nationaal ICT Instituut in de Zorg is in 2002 opgericht. De missie van Nictiz is op dat moment: NICTIZ ondersteunt, als belangeloze en neutrale organisatie, de totstandkoming van een betere informatievoorziening rondom en voor de patiënt /cliënt met behulp van ICT, met als doel de kwaliteit en doelmatigheid van de zorg te verhogen (bron: Nictiz Masterplan 2002, pag. 4). 1.5 Totstandkoming van de selectielijst In 2011 is de Wet EPD door de Eerste Kamer verworpen en werd duidelijk dat de neerslag van het handelen van het Klantenloket EPD (bij Nictiz) tussen 2008 en 2011 niet langer van belang is in toekomstige processen rondom een EPD. Gezien de aard van de neerslag (privacy-gevoelig) is vervolgens in 2012 een concept-selectielijst opgesteld voor de neerslag van deze actor. 4

5 2 Selectiedoelstelling Uitgangspunt bij de selectie van overheidsarchieven is dat de belangrijkste bronnen van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig worden gesteld voor blijvende bewaring. Met het te bewaren materiaal moet het mogelijk zijn om een reconstructie te maken van de hoofdlijnen van het handelen van de rijksoverheid ten opzichte van haar omgeving, maar ook van de belangrijkste historisch-maatschappelijke gebeurtenissen en ontwikkelingen, voor zover deze zijn te reconstrueren uit overheidsarchieven. 3 Selectiecriteria De te bewaren neerslag van handelingen zijn bronnen voor onderzoek. De volgende algemene criteria zijn toegepast op te bewaren neerslag van handelingen die de hoofdlijnen weergeven. Deze waarderingscriteria zijn vastgesteld in 1997 en worden als norm voorgeschreven in de Productbeschrijving BSD - versie januari 2004 (Nationaal Archief). Handelingen die de hoofdlijnen van het patiëntenbeleid weergeven zijn gewaardeerd op basis van bovengenoemde waarderingscriteria te weten: 1. Handelingen die betrekking hebben op de voorbereiding en bepaling van het beleid op hoofdlijnen 2. Handelingen die betrekking hebben op de evaluatie van het beleid op hoofdlijnen 3. Handelingen die betrekking hebben op de verantwoording van het beleid op hoofdlijnen aan andere actoren. 4. Handelingen die betrekking hebben op (her)inrichting van organisaties belast met de hoofdlijnen van het beleid 5. Handelingen die bepalend zijn voor de wijze waarop de beleidsuitvoering op hoofdlijnen plaatsvindt 6. Handelingen die betrekking hebben op de beleidsuitvoering op hoofdlijnen en die direct zijn gerelateerd of voortvloeien uit voor het Koninkrijk der Nederlanden bijzondere tijdsomstandigheden en incidenten. Hieronder wordt verstaan agendavorming, het analyseren van informatie, het formuleren van adviezen met het oog op toekomstig beleid, het ontwerpen van beleid of het plannen van dat beleid, alsmede het nemen van beslissingen over de inhoud van beleid en de terugkoppeling van beleid. Dit omvat het kiezen en specificeren van de doeleinden en instrumenten. Hieronder wordt verstaan het beschrijven en beoordelen van de inhoud, het proces, of de effecten van het beleid. Hieruit worden niet per se consequenties getrokken, zoals bij de terugkoppeling van het beleid. Hieronder valt tevens het uitbrengen van verslag over het beleid op hoofdlijnen aan andere actoren, of ter publicatie Hieronder wordt verstaan het instellen, wijzigen of opheffen van organen, organisaties of onderdelen daarvan. Onder beleidsuitvoering wordt verstaan het toepassen van instrumenten om de gekozen doeleinden te bereiken Bijvoorbeeld in het geval de ministeriële verantwoordelijkheid is opgeheven en/of wanneer er sprake is van een oorlogstoestand, staat van beleg of toepassing van noodwetgeving. 5

6 Overigens kan, ingevolge artikel 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 neerslag van bepaalde, als te vernietigen gewaardeerde handelingen, betreffende personen en/of gebeurtenissen van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang, van vernietiging worden uitgezonderd. 4 Leeswijzer handelingenblok De handelingen worden beschreven in handelingenblokken. Daarin worden de volgende items beschreven: Handelingnr. Handeling Periode Grondslag Product Opmerking Waardering Dit is het volgnummer van de handeling. Dit nummer is overgenomen uit het RIO. Dit is een complex van activiteiten die een actor verricht ter vervulling van een taak of op grond van een bevoegdheid. In de praktijk komt een handeling meestal overeen met een procedure of een werkproces. Hier staat het tijdvak vermeld gedurende welke jaren de handeling is verricht. Wanneer er geen eindjaar staat vermeld wordt de handeling nog steeds uitgevoerd. Dit is de wettelijke basis op grond waarvan de actor de handeling verricht. Vermeld worden: de naam (citeertitel) van de wet, de Algemene Maatregel van Bestuur, het Koninklijk Besluit of de ministeriële regeling; het betreffende artikel en lid daarvan; de vindplaats, dwz. de vermelding van Staatsblad of Staatscourant wijzigingen in de grondslag en het vervallen hiervan. Wanneer er geen wettelijke grondslag voor een handeling bestaat, kan de bron worden genoemd waarin de betreffende handeling staat vermeld. Hier staat het product vermeld waarin de handeling resulteert of zou moeten resulteren. Opsommingen geven een indicatie van de producten en zijn niet altijd uitputtend. Vaak wordt volstaan met een algemeen omschreven eindproduct. Deze aanvullende informatie wordt slechts vermeld wanneer de strekking van de handeling toelichting behoeft. Waardering van de handeling in B (bewaren) of V (vernietigen). Indien vernietigen, dan vermelding van de vernietigingstermijn (deze gaat in met het verstrijken van het jaar waarin het desbetreffende dossier is afgesloten, tenzij anders is aangegeven). Indien bewaren, dan vermelding van het gehanteerde selectiecriterium. Eventueel een nadere toelichting op de waardering. 5 Verslag Vaststellingsprocedure Wordt ingevuld door het NA bij vaststelling 6

7 B Actor Klantenloket EPD (bij Nictiz) Opmerking: 4 Het verifiëren van de identiteit van een persoon ten behoeve van de afhandeling van verzoeken, klachten en meldingen door burgers betreffende het Elektronisch patiëntendossier (EPD). art. 13j, lid 3 (dit wetsvoorstel is op 5 april 2011 verworpen door de Eerste Kamer) kopie identiteitsdocument, registratie van identiteitsbewijs in geautomatiseerd systeem V, 1 jaar na vaststellen geldigheid en volledigheid Het opvragen bij en bewerken van gegevens van het LSP en het opstellen van inzagerapporten over het gebruik van het EPD en het gebruik van het BSN in de zorg, naar aanleiding van verzoeken van burgers. art. 13j, lid 1 (dit wetsvoorstel is op 5 april 2011 verworpen door de Eerste Kamer) Inzagerapport EPD over welke zorgverleners medische gegevens hebben aangemeld en opgevraagd Inzagerapport BSN over welke BSN-gebruikers persoonsgegevens hebben opgevraagd, het BSN hebben geverifieerd of hebben getoetst of een wettelijk identiteitsdocument nog in omloop is. V, direct na versturen van rapport Het afhandelen van verzoeken van individuele burgers met betrekking tot de uitoefening van hun patiëntenrechten in het kader van EPD. art. 13j (dit wetsvoorstel is op 5 april 2011 verworpen door de Eerste Kamer) Wet bescherming persoonsgegevens, art. 35 (Stb. 302) aanvraagformulier inkomend burgerverzoek, brief eerste aanmelding LSP, terugkoppelingbrieven. Betreft onder meer de volgende typen verzoeken: - indienen bezwaar tegen het uitwisselen van medische gegevens via het EPD; - intrekken van het eerder gemaakte bezwaar tegen het uitwisselen van medische gegevens via het EPD; - samenstellen van een inzagerapport EPD over welke zorgverleners medische gegevens hebben aangemeld en opgevraagd; - samenstellen van een BSN-rapport over het gebruik van de BSN-diensten in de zorg. V, 1 jaar na afhandeling van het verzoek. Het afhandelen van meldingen van burgers over verwerkingen van persoonsgegevens die niet voldoen aan een wettelijk voorschrift met betrekking tot het EPD ((vermeend) misbruik). 7

8 art. 13j, lid 1, onder d. (dit wetsvoorstel is op 5 april 2011 verworpen door de Eerste Kamer) melding misbruik, ontvangstbevestiging, brief afsluiting melding, brief doorzetten melding misbruik aan toezichthouder. V, 1 jaar na afhandeling van de melding. 5 Periode: Het (laten) uitvoeren van onderzoek en het opstellen van feitenrapportages ten behoeve van de afhandeling van meldingen door burgers van (vermeend) misbruik van het EPD. art. 13j, lid 1 onder d. (dit wetsvoorstel is op 5 april 2011 verworpen door de Eerste Kamer) feitenrapportage V, 1 jaar na versturen van het rapport Het afhandelen van klachten van individuele burgers over de dienstverlening van het Klantenloket EPD inzake het EPD. art. 13j, lid 3 (dit wetsvoorstel is op 5 april 2011 verworpen door de Eerste Kamer) klachtmelding, checklist klachtafhandeling, ontvangstbevestiging, voorstel klachtafhandeling. V, 1 jaar na afhandeling van de klacht. 8

9 C Bijlage Lijst van Afkortingen BSD BZK DG EPD LSP Nictiz OCW PIVOT RIO RVZ Stb. Stcrt. VWS Basis Selectiedocument Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties Directoraat-Generaal Elektronisch Patientendossier Landelijk Schakelpunt Nationaal ICT Instituut in de Zorg Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap Project Invoering Verkorting Overbrengingstermijn Rapport Institutioneel Onderzoek Raad voor Volksgezondheid en Zorggerelateerde dienstverlening Staatsblad Staatscourant Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport 9