College Sanering Zorginstellingen

Transcriptie

1 College Sanering Zorginstellingen Selectielijst 1981 (Actualisatie 2017) Doxis Informatiemanagers Drs. A.J. van der Vliet 1

2 Inhoud 1. OVERZICHT VAN GEBRUIKTE AFKORTINGEN VERANTWOORDING WETTELIJK KADER VOOR DE SELECTIE VAN OVERHEIDSARCHIEVEN HET DOEL, DE REIKWIJDTE EN DE WERKING VAN DE SELECTIELIJST FUNCTIES VAN DE SELECTIELIJST TOTSTANDKOMING VAN DE SELECTIELIJST DEFINITIE EN AFBAKENING VAN HET BELEIDSTERREIN ORGANISATIE HISTORISCH OVERZICHT WET ZIEKENHUISVOORZIENINGEN INSTELLING VAN DE COMMISSIE SANERING ZIEKENHUISVOORZIENINGEN VAN COMMISSIE NAAR COLLEGE VAN COLLEGE SANERING ZIEKENHUISVOORZIENINGEN NAAR COLLEGE SANERING ZORGINSTELLINGEN VERVALLEN SANERINGSREGELING AMBULANCEVERVOER SELECTIEDOELSTELLING SELECTIECRITERIA LEESWIJZER VAN DE HANDELINGEN VERSLAG VAN DE VASTSTELLINGSPROCEDURE ACTORENOVERZICHT SELECTIELIJST ACTOR COMMISSIE SANERING ZIEKENHUISVOORZIENINGEN ACTOR COLLEGE SANERING ZIEKENHUISVOORZIENINGEN ACTOR COLLEGE SANERING ZORGINSTELLINGEN ACTOR COMMISSIE AANSTELLING GEMACHTIGIDEN CONCORDANS NUMMERING HANDELINGEN CONCORDANS GERAADPLEEGDE BRONNEN

3 1. OVERZICHT VAN GEBRUIKTE AFKORTINGEN Art. AWB BHV COTG DIV DSP GW I&A KB OCW P&O PIOFAH PIVOT PLAC RIO RvC SIO Stcrt. Stb. WTZi WZ ZBO Artikel Algemene wet bestuursrecht Bedrijfshulpverlening Centraal Orgaan Tarieven Gezondheidszorg Documentaire Informatievoorziening Documentair Structuurplan Grondwet Informatisering en Automatisering Koninklijk Besluit Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap Personeel en Organisatie Personeel Informatie Organisatie Financiën Administratie Huisvesting Project Invoering Verkorting Overbrengingstermijn Plaatsingsadviescommissie Rapport Institutioneel Onderzoek Raad voor Cultuur Strategisch Informatie Overleg Staatscourant Staatsblad Wet Toelating Zorginstellingen Wet Ziekenhuisvoorzieningen Zelfstandig Bestuursorgaan 3

4 2. Verantwoording 2.1 Wettelijk kader voor de selectie van overheidsarchieven Als gevolg van artikel 3 van de Archiefwet 1995 (Stb. 1995, 276) dient de overheid haar archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren. Onder archiefbescheiden worden niet slechts papieren documenten verstaan, maar alle bescheiden - ongeacht de drager - die door een overheidsorgaan zijn ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd zijn daaronder te berusten. Ook digitaal vastgelegde informatie valt dus onder de werking van de archiefwetgeving. Het in goede en geordende staat bewaren van archiefbescheiden houdt onder meer in dat een overheidsarchief op gezette tijden wordt geschoond. In dat verband schrijft de Archiefwet 1995 (Stb. 1995, 276) zowel een vernietigingsplicht (artikel 3) als overbrengingsplicht (artikel 12) voor. Beide plichten rusten op degene die de bestuurlijke verantwoordelijkheid draagt voor het beheer van het desbetreffende archief: de zorgdrager. De verplichting tot overbrenging bepaalt dat de zorgdrager zijn archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen en die ouder zijn dan twintig jaar ter blijvende bewaring overbrengt naar een archiefbewaarplaats. Wat de archiefbescheiden van de ministeries en de ZBO s betreft, is de aangewezen archiefbewaarplaats het Nationaal Archief in Den Haag. In verband met de selectie van hun archiefbescheiden zijn zorgdragers op grond van artikel 5 van de Archiefwet 1995 verplicht selectielijsten op te stellen. In een selectielijst dient te worden aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging, dan wel voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Voorts dient een selectielijst de termijnen aan te geven, waarna de te vernietigen bestanddelen dienen te worden vernietigd. Een selectielijst is naar haar aard een duurzaam instrument. Het ligt in de rede dat een organisatie een vastgestelde lijst niet eenmalig toepast maar (zo nodig in geactualiseerde vorm) blijft hanteren om de periodieke aanwas van archiefmateriaal te selecteren. Een selectielijst vormt zo een belangrijk onderdeel van het instrumentarium voor het beheer van de documentaire informatievoorziening in een overheidsorganisatie. Bij het ontwerpen van een selectielijst dient krachtens artikel 2, lid 1 van het Archiefbesluit 1995 rekening gehouden te worden met: de taak van het desbetreffende overheidsorgaan; de verhouding van dit overheidsorgaan tot andere overheidsorganen; de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed; het belang van de in de bescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, recht- of bewijszoekenden en historisch onderzoek. Voorts moeten ingevolge artikel 3 van het Archiefbesluit 1995 bij het ontwerpen van een selectielijst ten minste betrokken zijn: Een deskundige op het gebied van de informatiehuishouding van het desbetreffende overheidsorgaan. Een deskundige op het terrein van de relatie tussen burger en overheid en de betekenis van overheidsinformatie voor deze relatie. Dit kan dezelfde persoon zijn als de deskundige op het gebied van informatiehuishouding. 4

5 (een vertegenwoordiger van) de Algemeen Rijksarchivaris. Elke selectielijst wordt vastgesteld door de Minister van OC en W en de betrokken zorgdrager(s). De vastgestelde lijsten worden op de website van het Nationaal Archief gepubliceerd. 2.2 Het doel, de reikwijdte en de werking van de selectielijst De selectielijst heeft betrekking op het geheel van de bescheiden die de administratieve neerslag vormen van het handelen van het College Sanering Zorginstellingen en haar rechtsvoorgangers, het College Sanering Ziekenhuisvoorzieningen en de Commissie Sanering Ziekenhuisvoorzieningen van 1982 tot heden. De voorliggende selectielijst is een actualisatie van het basisselectiedocument (BSD) College Sanering Ziekenhuisvoorzieningen (Stcrt. 2004, 215). De niet-geactualiseerde selectielijst werd vastgesteld in De einddatum 2002 was niet gebaseerd op een cesuur in taakuitvoering of organisatie maar waarschijnlijk gekozen vanwege de periode van twintig jaar, zoals genoemd in artikel 2.2 van het Archiefbesluit. Om de continuïteit in waardering en selectie te vergroten is ervoor gekozen om de bestaande lijst te actualiseren en slechts beperkt wijzigingen aan te brengen in handelingen en bewaartermijnen. Op basis van het BSD over heeft het CSZ archiefbescheiden vernietigd die daarvoor in aanmerking kwamen. Documenten daterend na 2002 konden echter niet geselecteerd, vernietigd of overgebracht worden. Deze actualisatie van het BSD maakt het mogelijk om archiefbescheiden weer volgens vigerende wet- en regelgeving te selecteren en te vernietigen of over te brengen. De selectielijst is gebaseerd op het RIO College Sanering Ziekenhuisvoorzieningen, Een institutioneel onderzoek naar de taken en handelingen van het CSZ , uitgevoerd door W.A. Fijnheer in Voor de periode na 2004 zijn enkele nieuwe ontwikkelingen verwerkt. Het niveau waarop geselecteerd wordt, is niet dat van de stukken zelf, maar dat van de handelingen waarvan die archiefbescheiden de administratieve neerslag vormen. Een selectielijst is derhalve geen opsomming van (categorieën) stukken, maar een lijst van handelingen van het CSZ waarbij elk handeling is voorzien van een waardering en indien van toepassing een vernietigingstermijn. De opgestelde ontwerp-selectielijst wordt ter inzage gelegd op de leeszaal van het Nationaal Archief en de website van het Nationaal Archief Na eventuele wijziging van de ontwerp-selectielijst kan worden overgegaan tot de vaststelling. De selectielijst wordt vastgesteld in een besluit van de Minister van OCW. 2.3 Functies van de selectielijst Voor de zorgdrager is de selectielijst van belang voor de bedrijfsvoering Voor de zorgdrager dient de selectielijst als verantwoording tegenover de recht- en bewijszoekende burger, die de mogelijkheid heeft tijdens de ter inzage legging invloed uit te oefenen op het bewaar- en vernietigingsbeleid (Archiefbesluit 1995, artikel 2, eerste lid, onder d). Voor de Minister belast met het cultuurbeleid (vertegenwoordigd door de Algemeen Rijksarchivaris) is de selectielijst de verantwoording inzake het bewaar- en 5

6 vernietigingsbeleid vanuit cultureel-historisch belang (Archiefbesluit 1995, artikel 2, eerste lid, onder c). 2.4 Totstandkoming van de selectielijst In 2004 heeft W.A. Fijnheer een institutioneel onderzoek uitgevoerd: College Sanering Ziekenhuisvoorzieningen, Een institutioneel onderzoek naar de taken en handelingen van het CSZ De handelingen in deze selectielijst zijn uit het RIO overgenomen. Ten behoeve van de actualisatie hebben er gesprekken plaatsgevonden met dhr. mr. H. Th. Stevens, chef de bureau, en er heeft onderzoek plaatsgevonden naar wijzigingen in vigerende wet- en regelgeving. Het beleidsterrein en de inrichting van de organisatie worden beschreven in hoofdstuk 3, 4 en 5 van dit document. Op hoofdlijnen zijn sinds het opstellen van het RIO de volgende wijzigingen in wet- en regelgeving (en daarmee in de taken) doorgevoerd: Op 1 januari 2006 is de Wet Toelating Zorginstellingen (WTZi) in werking getreden. Hiermee is de naam van het college veranderd van College Sanering Ziekenhuisvoorzieningen naar College Sanering Zorginstellingen. De taken van het college zijn met deze nieuwe wet echter onveranderd gebleven. Per 1 januari 2013 is de Wet Ambulancevervoer vervangen door de Tijdelijke Wet Ambulancezorg. De taak van het behandelen van subsidieaanvragen is daarmee komen te vervallen. Oude aanmeldingen worden nog wel afgewikkeld. Op 24 april 2008 is een nieuwe beleidsregel vastgesteld door de Minister van VWS waarin het toezicht op het behoud van vermogen voor de zorg geregeld werd. Deze beleidsregel werd echter in november 2008 door de Raad van State vernietigd en is daarom niet in de handelingen van deze selectielijst verwerkt. De nummering van de handelingen is gewijzigd ten opzichte van de vorige selectielijst. In de vorige lijst was de nummering van de handelingen gebaseerd op de nummering in het RIO. Hierdoor waren de handelingen in de lijst niet doorlopend genummerd en kwamen nummers van handelingen dubbel voor, indien het een handeling betrof die door meerdere actoren werd uitgevoerd. Om verwarring te voorkomen zijn in deze lijst alle handelingen doorlopend genummerd. 6

7 3. Definitie en afbakening van het beleidsterrein Het CSZ heeft (en had) de volgende wettelijke taken: Toezicht op de vervreemding van onroerende zaken. In de Wet Ziekenhuisvoorzieningen (WZ) en de opvolger daarvan, de Wet Toelating Zorginstellingen (WTZi), is vastgelegd dat een instelling zich bij het college sanering moet melden, zodra een instelling voornemens is onroerende zaken te gaan vervreemden, verhuren, of aan een beperkt recht te onderwerpen. Saneringsregelingen gezondheidszorginstelling en ambulancevervoer. Het college houdt toezicht en kan subsidie geven die (deels) voorziet in de financiële gevolgen van sluiting van een gezondheidszorginstelling of het intrekken van een vergunning van een ambulancedienst of het wijzigen of opheffen van een vestigingsplaats. Daarnaast voert het college onderzoeken uit op verzoek van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn & Sport (VWS) en de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa). Dit is een niet-wettelijke taak. 7

8 4. Organisatie Het CSZ is een zelfstandig bestuursorgaan (ZBO) met rechtspersoonlijkheid dat namens de Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport een aantal wettelijke taken uitvoert (WZ, art. 2m en WTZi, art. 32). Het college bestaat uit één bestuurder. De directeur van het secretariaat is adviserend lid. Het college wordt in de uitvoering van zijn taken ondersteund door een secretariaat en gemachtigden. Het secretariaat bereidt de besluitvorming voor, zowel beleidsmatig en juridisch als administratief. Gemachtigden voeren het toezicht uit en adviseren het college. Gemachtigden zijn niet in dienst van het college maar worden per project aangewezen. De gemachtigden adviseren het college ten behoeve van de besluitvorming. In nauw overleg met de medewerkers van het secretariaat houden zij toezicht op en begeleiden zij zorginstellingen bij het saneringsproces en bij het afstoten van onroerende zaken. Ook worden gemachtigden aangewezen voor het onderzoeken en monitoren van instellingen in (financiële) problemen. Gemachtigden zijn deskundig op het terrein van de gezondheidszorg en/of de vastgoedsector. Gemachtigden hebben geen beslissingsbevoegdheid. Die bevoegdheid heeft alleen het college. 8

9 5. Historisch overzicht 5.1 Wet Ziekenhuisvoorzieningen Met de inwerkingtreding van de Wet Ziekenhuisvoorzieningen van 25 maart 1971 bestond de behoefte om ziekenhuizen te kunnen sluiten en daarbij aan de verplichtingen ten opzichte van crediteuren en personeel te kunnen voldoen. Om dit te kunnen garanderen werd er een informele regeling door het Ministerie van Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur ingesteld. De regeling hield in dat de saneringskosten van de sluitende instelling kunnen worden gedekt door een tariefopslag van de sluitende of de naburige instellingen. In 1979 werden de artikelen 18a en 18b aan de wet toegevoegd. Hierin is geregeld dat de minister een ziekenhuisvoorziening kan sluiten en dat de kosten geheel of gedeeltelijk gesaneerd kunnen worden. 5.2 Instelling van de Commissie Sanering Ziekenhuisvoorzieningen Op 14 oktober 1982 installeerde minister Gardeniers de Commissie Sanering Ziekenhuisvoorzieningen. De commissie bestond op dat moment uit vijftien leden. Het secretariaat werd verzorgd door het Centraal Orgaan Tarieven Gezondheidszorg (COTG). Met deze installatie kon artikel 18b van de Wet Ziekenhuisvoorzieningen operationeel worden. In 1986 is de Planschaderegeling Ambulancevervoer ontworpen. In deze regeling adviseerde de commissie het COTG over de acceptabele kosten, waarna het COTG de verrekening van de kosten regelde. Per 1 juli 1991 werd de Wet Ziekenhuisvoorzieningen gewijzigd. Met deze wetswijziging is het begrip sluiting van een zorginstelling ruimer geformuleerd. Tot dan ging het over de gehele of gedeeltelijke sluiting (opheffing) van bedden. In deze gewijzigde wet werd er gesproken over capaciteitsreductie. Hieronder werd ook de beperking van een specialisme of het aantal specialisten verstaan. Als gevolg van deze wetswijziging is ook het Besluit Financiering Sanering Ziekenhuisvoorzieningen gewijzigd. Met de circulaire van 31 augustus 1995 legde de minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport een fundament onder de adviestaak van de commissie inzake de afstoting van onroerend goed. Instellingen dienen zich vooruitlopend op het voorschrift bij de toekomstige vergunning bij de commissie te melden voor advies over een verkoopvoorstel van het te verlaten onroerend goed. Naast de wettelijke taken van de commissie (saneringsregeling, onroerende zaken en planschaderegeling ambulancevervoer) kon de minister van VWS de commissie (en nu het college) verzoeken bijzondere werkzaamheden uit te voeren. Een dergelijk verzoek betreft over het algemeen het doen van onderzoek naar de financiële situatie binnen een zorginstelling. Het CSZ rapporteert aan de minister. Ook kan de minister de het CSZ vragen een regiefunctie te vervullen. 5.3 Van commissie naar college In de Wet Uitvoeringsorganen Volksgezondheid (onderdeel van de Wet Ziekenhuisvoorzieningen) van 1 januari 2000 worden de samenstelling, de taken, de 9

10 bevoegdheden en de verantwoordelijkheden van de Commissie Sanering Ziekenhuisvoorzieningen opnieuw gedefinieerd en vastgelegd. Om deze overgang te markeren kreeg de commissie een nieuwe naam: College Sanering Ziekenhuisvoorzieningen. Door de wijziging van de wet is de taak van het college op het gebied van onroerende zaken wettelijk verankerd en tegelijkertijd uitgebreid. Het college heeft niet alleen een taak bij vervreemding van onroerende zaken, maar ook bij uitgifte van beperkte rechten en verhuur. Met de invoering van artikel 12a Wet Ambulancevervoer (WAV) heeft het college een wettelijke bevoegdheid gekregen inzake subsidieverlening van kosten van sanering ten laste van het Algemeen Fonds Bijzondere Ziektekosten. Per 1 januari 2001 vallen ook verzorgingshuizen ook onder het regime van de Wet ziekenhuisvoorzieningen en daarmee ook onder het toezicht van het college. 5.4 Van College Sanering Ziekenhuisvoorzieningen naar College Sanering Zorginstellingen Op 1 januari 2006 is de Wet Toelating Zorginstellingen (WTZi) in werking getreden. Per deze datum is ook de naam van het College Sanering Ziekenhuisvoorzieningen veranderd in College Sanering Zorginstellingen. De taken van het college zijn ongewijzigd gebleven. 5.5 Vervallen saneringsregeling ambulancevervoer Per 1 januari 2013 is de Wet Ambulancevervoer vervangen door de Tijdelijke Wet Ambulancezorg. De taak van het behandelen van subsidieaanvragen is daarmee komen te vervallen. Oude aanmeldingen worden nog wel afgewikkeld. 10

11 6. Selectiedoelstelling De selectielijst is opgesteld in overeenstemming met de selectie doelstelling van het Nationaal Archief. Waardering, selectie en acquisitie van archieven heeft tot doel het bijeenbrengen en voor blijvende bewaring veiligstellen van bronnen die het voor individuen, organisaties en maatschappelijke groeperingen mogelijk maken hun geschiedenis te ontdekken en het verleden van staat en samenleving (en hun interactie) te reconstrueren. Daartoe dienen die archieven of onderdelen van archieven veilig gesteld te worden die: A. Representatief zijn voor hetgeen in de samenleving is vastgelegd; B. Representatief zijn voor de activiteiten van de leden (personen en organisaties) van een samenleving; C. Door waarnemers als belangrijk, bijzonder of uniek worden beschouwd omdat ze de belangrijke, bijzondere en unieke maatschappelijke ontwikkelingen, personen en organisaties in een bepaalde periode weerspiegelen. 11

12 7. Selectiecriteria Uitgaande van de algemene selectiedoelstelling heeft PIVOT in 1998 een (gewijzigde) lijst van algemene selectiecriteria geformuleerd. Met behulp van die algemene criteria wordt in een selectielijst een waardering toegekend aan de handelingen die door middel van het institutioneel onderzoek in kaart zijn gebracht. De algemene selectiecriteria van PIVOT zijn positief geformuleerd; het zijn bewaarcriteria. Is een handeling op grond van een criterium gewaardeerd als blijvend te bewaren' (B), dan betekent dit dat de administratieve neerslag van de handeling te zijner tijd geheel dient te worden overgebracht naar het Nationaal Archief. De neerslag van een handeling die niet aan één van de selectiecriteria voldoet, wordt op termijn vernietigd. De waardering van de desbetreffende handeling luidt dan vernietigen (V), onder vermelding van de periode waarna de vernietiging dient plaats te vinden. De neerslag die uit dergelijke handelingen voortvloeit, is dus niet noodzakelijk geacht voor een reconstructie van het overheidshandelen op hoofdlijnen. Overigens verlangt artikel 5, onder e van het Archiefbesluit 1995 (Stb. 1995, 276) dat selectielijsten de mogelijkheid bieden om neerslag die met een V is gewaardeerd in exceptionele gevallen te bewaren op grond van een uitzonderingscriterium. PIVOT heeft daarom het volgende uitzonderingscriterium geformuleerd: Ingevolge artikel 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 kan neerslag van bepaalde, als te vernietigen gewaardeerde handelingen betreffende personen en/of gebeurtenissen van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang, van vernietiging worden uitgezonderd. 12

13 Om de selectiedoelstelling te bereiken worden handelingen als te bewaren gewaardeerd aan de hand van de onderstaande algemene selectiecriteria. Algemeen selectiecriterium 1. en die betrekking hebben op voorbereiding en bepaling van beleid op hoofdlijnen. 2. en die betrekking hebben op evaluatie van beleid op hoofdlijnen. 3. en die betrekking hebben op verantwoording van beleid op hoofdlijnen aan andere actoren. 4. en die betrekking hebben op (her)inrichting van organisaties belast met beleid op hoofdlijnen. 5. en die bepalend zijn voor de wijze waarop beleidsuitvoering op hoofdlijnen plaatsvindt. 6. en die betrekking hebben op beleidsuitvoering op hoofdlijnen en direct zijn gerelateerd aan of direct voortvloeien uit voor het Koninkrijk der Nederlanden bijzondere tijdsomstandigheden en incidenten Toelichting Hieronder wordt verstaan agendavorming, het analyseren van informatie, het formuleren van adviezen met het oog op toekomstig beleid, het ontwerpen van beleid of het plannen van dat beleid, alsmede het nemen van beslissingen over de inhoud van beleid en terugkoppeling van beleid. Dit omvat het kiezen en specificeren van de doeleinden en de instrumenten. Hieronder wordt verstaan het beschrijven en beoordelen van de inhoud, het proces of de effecten van beleid. Hieruit worden niet perse consequenties getrokken zoals bij terugkoppeling van beleid. Hieronder valt tevens het uitbrengen van verslag over beleid op hoofdlijnen aan andere actoren of ter publicatie. Hieronder wordt verstaan het instellen, wijzigen of opheffen van organen, organisaties of onderdelen daarvan. Onder beleidsuitvoering wordt verstaan het toepassen van instrumenten om de gekozen doeleinden te bereiken. Bijvoorbeeld in het geval de ministeriele verantwoordelijkheid is opgeheven en/of wanneer er sprake is van oorlogstoestand, staat van beleg of toepassing van noodwetgeving. Naast de algemene criteria kunnen er in een selectielijst, eveneens binnen het kader van de selectiedoelstelling, beleidsterreinspecifieke criteria worden geformuleerd. Daar de noodzaak hiertoe niet aanwezig werd geacht, is in deze selectielijst de mogelijkheid om specifieke selectiecriteria te formuleren niet benut. 13

14 8. Leeswijzer van de handelingen De handelingen in de selectielijst zijn als volgt opgenomen: X (volgnummer van het handeling) Dit is een complex van activiteiten die een actor verricht ter vervulling van een taak of op grond van een bevoegdheid. Periode Hier staat het tijdvak vermeld gedurende welke jaren een handeling is verricht. Wanneer er geen eindjaar staat vermeld wordt de handeling nog steeds uitgevoerd. Product Benoeming van de producten die kunnen voortkomen uit een handeling. Opmerking Deze aanvullende informatie wordt slechts vermeld wanneer de strekking van de handeling toelichting behoeft. Waardering Waardering van het handeling in B (bewaren) of V (vernietigen). Indien vernietigen, dan vermelding van de vernietigingstermijn. Indien bewaren, dan vermelding van het gehanteerde selectiecriterium. Eventueel een nadere toelichting op de waardering. Vernietigingstermijnen De toepassing van de vernietigingstermijnen is als volgt: a. een dossier wordt afgesloten (bijv. op 30 januari 1999); b. de bijbehorende vernietigingstermijn wordt hierbij opgeteld (bijv. 10 jaar); c. het dossier wordt bewaard tot en met 31 december 2009 ( ); d. de betrokken bestuurder wordt in de loop van dat jaar (in dit voorbeeld 2009) op de hoogte gesteld van de voorgenomen vernietiging van dit dossier; e. het dossier wordt vernietigd per 2 januari 2010, tenzij de betrokken bestuurder zwaarwichtige redenen heeft voor uitstel van vernietiging (administratief of juridisch belang). 14

15 9. Verslag van de vaststellingsprocedure [wordt na vaststelling ingevuld] 15

16 10. Actorenoverzicht In PIVOT-termen is een actor het orgaan dat formeel verantwoordelijk is voor de uitvoering van een handeling. Vanwege de naamswijzigingen die het CSZ heeft ondergaan kunnen er voor de periode waarop de selectielijst betrekking heeft vier actoren onderscheiden worden. Actor Datering Commissie Sanering Ziekenhuisvoorzieningen College Sanering Ziekenhuisvoorzieningen College Sanering Zorginstellingen Commissie Aanstelling Gemachtigden maart 2006 De Commissie Aanstelling Gemachtigden bestaat sinds 2001 en had slechte één taak, namelijk het geven van advies aan het CSZ over het toelaten van een kandidaat tot de kring der gemachtigden. Met een wijziging van het bestuursreglement is de Commissie per 1 maart 2006 afgeschaft. 16

17 11. Selectielijst 11.1 Actor Commissie Sanering Ziekenhuisvoorzieningen 1 Het leveren van een bijdrage aan het voorbereiden van de instelling van de organisatie voor de sanering van ziekenhuisvoorzieningen Periode Product Correspondentie Waardering B (4) 2 Het voorbereiden en verslagleggen van vergaderingen van Commissie Sanering Ziekenhuisvoorzieningen en van commissies Product Agenda s, verslagen, bijlagen Waardering Vergaderingen CSZ: B (1, 2), vergaderingen van commissies V 5 jaar 3 Het aanstellen, schorsen en ontslaan van een secretaris Product Beschikkingen Waardering V 10 jaar 4 Periode Product Waardering B (5) Het opstellen en evalueren van nadere regels betreffende de werkwijze van de Commissie Sanering Ziekenhuisvoorzieningen Regels met betrekking tot de werkwijze van de Commissie Sanering Ziekenhuisvoorzieningen 5 Het opstellen van een begroting Product Begroting Waardering Eindproduct B (3), onderliggende stukken V 7 jaar 6 Het opstellen van een jaarrekening Product Jaarrekening Waardering Eindproduct B (3), onderliggende stukken V 7 jaar 7 Het opstellen van een jaarverslag Product Jaarverslag Waardering B (3) 17

18 8 Het doen van investeringen en het aangaan of garanderen van geldleningen Periode Product O.a. overeenkomsten, garantstellingen Waardering V 10 jaar na beëindigen overeenkomst 9 Het aangaan van (mantel)overeenkomsten Periode Product Overeenkomsten Waardering V 10 jaar na beëindigen overeenkomst 10 Product Regels Waardering B (4) Het stellen van nadere regels omtrent het beheer van financiën, de lonen en andere vergoedingen 11 Het voeren van het financieel beheer Product O.a. Facturen, financiële overzichten, grootboek Waardering V 7 jaar 12 Het opstellen en evalueren van regels omtrent indienstneming en ontslag, alsmede het loon en andere arbeidsvoorwaarden van het personeel Product O.a. interne bedrijfsregels Waardering V 6 jaar na vervanging 13 Het voorbereiden en vaststellen van het arbeidsvoorwaarden- en personeelsbeleid Product O.a. personeelshandboek Waardering V 6 jaar na vervanging 14 Het uitvoeren van het arbeidsvoorwaarden- en personeelsbeleid Product Personeelsdossiers, uitvoeringsregels Waardering V 10 jaar, V 10 jaar na uitdiensttreding bij personeelsdossiers 18

19 15 Het voorbereiden, vaststellen en uitvoeren van een beleid betreffend automatisering en telecommunicatie Product O.a. beleidsdocument Waardering V 6 jaar 16 Het voorbereiden en vaststellen van het huisvestingsbeleid Product O.a. beleidsdocument Waardering V 10 jaar 17 Het sluiten van overeenkomsten tot het kopen, vervreemden of bezwaren van registergoederen Product Overeenkomsten Waardering V 10 jaar na vervreemding of afbraak 18 Het uitvoeren van het huisvestingsbeleid en (gebruiks-)goederenbeheer Waardering V 5 jaar 19 Het voorbereiden, mede vaststellen en evalueren van het beleid betreffende de Commissie Sanering Ziekenhuisvoorzieningen Product o.a. beleidsnota s, beleidsnotities, rapporten, adviezen, evaluaties Waardering B (1) 20 Het stellen van nadere regels met betrekking tot de taakuitvoering van de gemachtigde Product Regels Waardering V 5 jaar na vervanging 21 Het voeren van periodiek extern overleg Product Agenda s, verslagen, bijlagen Waardering B (3) 19

20 22 Het deelnemen aan advies- en overlegcommissies waarvan het voorzitterschap en/of secretariaat bij de Commissie Sanering Ziekenhuisvoorzieningen berust Product Agenda s, verslagen, bijlagen Waardering B (1) 23 Het deelnemen aan advies- en overlegcommissies waarvan het voorzitterschap en/of secretariaat niet bij de Commissie Sanering Ziekenhuisvoorzieningen berust Product Agenda s, verslagen, bijlagen Waardering V 5 jaar 24 Het verstrekken van informatie aan de minister waaronder volksgezondheid ressorteert betreffende de uitvoering van de taak Product Correspondentie Waardering V 10 jaar 25 Het verzamelen en verstrekken van statistische gegevens betreffende de sanering Product Statistieken, databanken Waardering Statistieken en databanken: B (5), overige stukken V 10 jaar 26 Het geven van voorlichting betreffende het werkterrein van de Commissie Sanering Ziekenhuisvoorzieningen Product Nieuwsbrieven, folders Waardering V 3 jaar, eindproduct B (5) 27 Het beantwoorden van vragen van individuele burgers, bedrijven en instellingen betreffende het werkterrein van de Commissie Sanering Ziekenhuisvoorzieningen Product Correspondentie Waardering V 3 jaar 20

21 28 Het beantwoorden van vragen van individuele burgers, bedrijven en instellingen betreffende de verrichtingen van de Commissie Sanering Ziekenhuisvoorzieningen volgens de Wet openbaarheid van bestuur Product Correspondentie Waardering V 5 jaar 29 Het behandelen van klachten van individuele burgers, bedrijven en instellingen Product Correspondentie Waardering V 5 jaar 30 Het beslissen omtrent de uitkering en het toezicht op de sanering Periode Product Beschikkingen Waardering V 10 jaar na beëindigen casus 31 Het aanwijzen van een gemachtigde Product Aanwijzingen Waardering V 5 jaar na beëindigen casus 32 Het verstrekken van subsidie ter voorziening in de financiële gevolgen van de sanering van ziekenhuisvoorzieningen Periode Product Subsidieverstrekking Waardering V 10 jaar na beëindigen casus 33 Het beschikken op bezwaarschriften en beroepsprocedures ingediend tegen beschikkingen van de Commissie Sanering Ziekenhuisvoorzieningen inzake het vaststellen van subsidies aan ziekenhuisvoorzieningen Product Beschikkingen Waardering B (5) 34 Het houden van toezicht op de sanering van ziekenhuisvoorzieningen Periode Product Beschikkingen Waardering V 10 jaar na beëindigen casus 21

22 35 Het opstellen van (jaar-)rapportages over een casus door de gemachtigde(n) Product Rapportages Waardering B (3) 36 Het voeren van jaargesprekken met gemachtigden Product Rapportages Waardering V 5 jaar na vervanging 37 Het voeren van evaluatiegesprekken met gemachtigden Product (Gespreks)verslagen Waardering V 5 jaar na vervanging 38 Product Advies Waardering V 5 jaar 39 Periode Product Advies Waardering V 5 jaar 40 Het adviseren van de minister waaronder volksgezondheid ressorteert over de verkoop van onroerende zaken Het adviseren van het Centraal Orgaan Tarieven Gezondheidszorg (COTG) over de financiële gevolgen van de sanering van ambulancehulpverlening Het door een deskundige laten analyseren van probleemsituaties bij ziekenhuisvoorzieningen Product Rapporten, correspondentie Waardering Rapporten: B, Overige stukken V 10 jaar 41 Het verrichten van specifieke, niet-wettelijke werkzaamheden of het voeren van een regiefunctie op wens van de minister waaronder volksgezondheid ressorteert Product Rapporten, correspondentie Waardering Rapporten: B, Overige stukken V 10 jaar 22

23 11.2 Actor College Sanering Ziekenhuisvoorzieningen 42 Het voorbereiden en verslagleggen van vergaderingen van College Sanering Zorginstellingen en van subcommissies Product Agenda s, verslagen, bijlagen Waardering Vergaderingen CSZ: B (1,2), vergaderingen van commissies V 5 jaar 43 Het instellen van commissies voor bepaalde onderwerpen Product Besluit Waardering B (4) 44 Het opstellen en evalueren van nadere regels betreffende de werkwijze van het CSZ Product Bestuursreglement werkwijze CSZ Waardering B (4) 45 Het mandateren van verantwoordelijkheden van het college Product Mandaatregeling Waardering V 5 jaar na vervallen of vervangen regeling 46 Het opstellen van een begroting Product Begroting Waardering Eindproduct B (3), onderliggende stukken V 7 jaar 47 Het opstellen van een jaarrekening Product Jaarrekening Waardering Eindproduct B (3), onderliggende stukken V 7 jaar 48 Het opstellen van een jaarverslag Product Jaarverslag Waardering B (3) 23

24 49 Het doen van investeringen en het aangaan of garanderen van geldleningen Product O.a. overeenkomsten, garantstellingen Waardering V 10 jaar na beëindigen overeenkomst 50 Het aangaan van (mantel)overeenkomsten Product Overeenkomsten Waardering V 10 jaar na beëindigen overeenkomst 51 Het vaststellen van modellen voor formulieren die in het administratieve verkeer met derden moeten worden gebruikt Product Formulieren Waardering V 6 jaar na vervanging 52 Product Regels Waardering B (4) Het stellen van nadere regels omtrent het beheer van financiën, de lonen en andere vergoedingen 53 Het voeren van het financieel beheer Product O.a. Facturen, financiële overzichten, grootboek Waardering V 7 jaar 54 Het opstellen en evalueren van regels omtrent indienstneming en ontslag, alsmede het loon en andere arbeidsvoorwaarden van het personeel Product O.a. interne bedrijfsregels Waardering V 6 jaar na vervanging 55 Het voorbereiden en vaststellen van het arbeidsvoorwaarden- en personeelsbeleid Product O.a. personeelshandboek Waardering V 6 jaar na vervanging 24

25 56 Het uitvoeren van het arbeidsvoorwaarden- en personeelsbeleid Product Personeelsdossiers, uitvoeringsregels Waardering V 10 jaar, V 10 jaar na uitdiensttreding bij personeelsdossiers 57 Het voorbereiden, vaststellen en uitvoeren van een beleid betreffend automatisering en telecommunicatie Product O.a. beleidsdocument Waardering V 6 jaar 58 Het voorbereiden en vaststellen van het huisvestingsbeleid Product O.a. beleidsdocument Waardering V 10 jaar 59 Het sluiten van overeenkomsten tot het kopen, vervreemden of bezwaren van registergoederen Product Overeenkomsten Waardering V 10 jaar na vervreemding of afbraak 60 Het uitvoeren van het huisvestingsbeleid en (gebruiks-)goederenbeheer Waardering V 5 jaar 61 Product Regels Waardering B (1) Het stellen van nadere regels met betrekking tot de sanering van ziekenhuisvoorzieningen 62 Het stellen van regels met betrekking tot de taakuitoefening van gemachtigden Product Regels Waardering V 5 jaar na vervanging 63 Het deelnemen aan adviescommissies en extern overleg waarvan het voorzitterschap en/of secretariaat niet bij het CSZ berust Product Agenda s, verslagen, bijlagen Waardering V 5 jaar 25

26 64 Waardering V 10 jaar 65 Het verstrekken van informatie aan de minister waaronder volksgezondheid ressorteert betreffende de uitvoering van de taak Het verzamelen en verstrekken van statistische gegevens betreffende de sanering Product Statistische gegevens Waardering Statistieken en databanken: B (5), overige stukken V 10 jaar 66 Het geven van voorlichting betreffende het werkterrein van het college Product O.a. nieuwsbrieven, folders Waardering V 3 jaar, met uitzondering van een exemplaar van het eindproduct: B (5) 67 Waardering V 1 jaar 68 Waardering V 5 jaar 69 Waardering V 5 jaar Het beantwoorden van vragen van individuele burgers, bedrijven en instellingen betreffende het werkterrein en de verrichtingen van het college Het beantwoorden van vragen van individuele burgers, bedrijven en instellingen volgens de Wet Openbaarheid van Bestuur (WOB-verzoeken) Het behandelen van klachten van individuele burgers, bedrijven en instellingen over het functioneren van het CSZ 70 Het aanwijzen van een gemachtigde op casusniveau Product Benoemingsbesluit Waardering V 5 jaar na beëindigen casus 71 Het vaststellen van de financiële gevolgen van de sanering van ziekenhuisvoorzieningen Waardering V 20 jaar na beëindigen casus 26

27 72 Het verstrekken van subsidie ter voorziening in de financiële gevolgen van de sanering van ziekenhuisvoorzieningen Waardering V 20 jaar na beëindigen casus 73 Product Beschikking Waardering B (5) Het beschikken op bezwaarschriften en beroepsprocedures ingediend tegen beschikkingen van het College Sanering Ziekenhuisvoorzieningen inzake het vaststellen van subsidies aan ziekenhuisvoorzieningen 74 Het houden van toezicht op de sanering van ziekenhuisvoorzieningen Waardering V 20 jaar na beëindigen casus 75 Het ontvangen van (jaar-)rapportages over een casus van betrokken gemachtigde(n) Product (Jaar)rapportages Waardering V 10 jaar na beëindigen casus 76 Het voeren van evaluatiegesprekken met gemachtigden Product Gespreksverslag Waardering V 5 jaar na vervanging 77 Product Beschikking Waardering V 7 jaar 78 Het beoordelen van een verzoek inzake het verhuren, vervreemden of aan enig beperkt recht onderwerpen van onroerende zaken van ziekenhuisvoorzieningen Het verstrekken van subsidie bij wijziging of opheffing van de vestigingsplaats van een centrale post voor het ambulancevervoer en in geval van vergunningsintrekking bij sanering van ambulancevervoer Waardering V 10 jaar na beëindigen na het beëindigen van de casus 27

28 79 Het door een deskundige laten analyseren van probleemsituaties bij ziekenhuisvoorzieningen Product Rapporten, correspondentie Waardering Rapporten: B, Overige stukken V 10 jaar 80 Het verrichten van specifieke, niet-wettelijke werkzaamheden of het voeren van een regiefunctie op wens van de minister waaronder volksgezondheid ressorteert Product Rapporten, correspondentie Waardering Rapporten: B, Overige stukken V 10 jaar 28

29 11.3 Actor College Sanering Zorginstellingen 81 Het voorbereiden en verslagleggen van vergaderingen van het College Sanering Zorginstellingen (CSZ) en van commissies Product Agenda s, verslagen, bijlagen Waardering Vergaderingen CSZ: B (1,2), vergaderingen van commissies V 5 jaar 82 Het opstellen en evalueren van nadere regels betreffende de werkwijze van het CSZ Product Bestuursreglement werkwijze CSZ Waardering B (4) 83 Het mandateren van verantwoordelijkheden van het CSZ aan de directeur of andere personen Product Mandaatregeling Waardering V 5 jaar na vervallen of vervangen regeling 84 Het opstellen van een begroting Product Begroting Waardering Eindproduct B (3), onderliggende stukken V 7 jaar 85 Het opstellen van een jaarrekening Product Jaarrekening Waardering Eindproduct B (3), onderliggende stukken V 7 jaar 86 Het opstellen van een jaarverslag Product Jaarverslag Waardering B (3) 87 Het doen van investeringen en het aangaan of garanderen van geldleningen Product O.a. overeenkomsten, garantstellingen Waardering V 10 jaar na beëindigen overeenkomst 29

30 88 Het aangaan van (mantel)overeenkomsten Product Overeenkomsten Waardering V 10 jaar na beëindigen overeenkomst 89 Het vaststellen van modellen voor formulieren die in het administratieve verkeer met derden moeten worden gebruikt Product Formulieren Waardering V 6 jaar na vervanging 90 Product Regels Waardering B (4) Het stellen van nadere regels omtrent het beheer van financiën, de lonen en andere vergoedingen 91 Het voeren van het financieel beheer Product O.a. facturen, financiële overzichten, grootboek Waardering V 7 jaar 92 Het opstellen en evalueren van regels omtrent indienstneming en ontslag, alsmede het loon en andere arbeidsvoorwaarden van het personeel Product O.a. interne bedrijfsregels Waardering V 6 jaar na vervanging 93 Het voorbereiden en vaststellen van het arbeidsvoorwaarden- en personeelsbeleid Product O.a. personeelshandboek Waardering V 6 jaar na vervanging 94 Het uitvoeren van het arbeidsvoorwaarden- en personeelsbeleid Product Personeelsdossiers, uitvoeringsregels Waardering V 10 jaar, V 10 jaar na uitdiensttreding bij personeelsdossiers 30

31 95 Waardering V 6 jaar Het voorbereiden, vaststellen en uitvoeren van een beleid betreffend automatisering en telecommunicatie 96 Het voorbereiden en vaststellen van het huisvestingsbeleid Waardering V 10 jaar 97 Het sluiten van overeenkomsten tot het kopen, vervreemden of bezwaren van registergoederen Product Overeenkomsten Waardering V 10 jaar na vervreemding of afbraak 98 Het uitvoeren van het huisvestingsbeleid en (gebruiks-)goederenbeheer Waardering V 5 jaar 99 Het stellen van nadere regels met betrekking tot de sanering van zorginstellingen Product Regels, reglement Waardering B (1) 100 Het stellen van regels met betrekking tot de taakuitoefening van een gemachtigde Product Regels, reglement Waardering V 5 jaar na vervanging 101 Het deelnemen aan adviescommissies en extern overleg waarvan het voorzitterschap en/of secretariaat bij het College Sanering Zorginstellingen (CSZ) berust Product Agenda s, verslagen, bijlagen Waardering B (1) 31

32 102 Het deelnemen aan adviescommissies en extern overleg waarvan het voorzitterschap en/of secretariaat niet bij het College Sanering Zorginstellingen (CSZ) berust Product Agenda s, verslagen, bijlagen Waardering V 5 jaar 103 Het verstrekken van informatie aan de minister waaronder volksgezondheid ressorteert betreffende de uitvoering van de taak Product Correspondentie Waardering V 10 jaar 104 Het verzamelen en verstrekken van statistische gegevens betreffende de sanering Product Statistische gegevens, databanken Waardering Statistieken en databanken: B (5), overige stukken V 10 jaar 105 Het geven van voorlichting betreffende het werkterrein van het CSZ Product O.a. nieuwsbrieven, folders Waardering V 3 jaar, met uitzondering van een exemplaar van het eindproduct: B (5) 106 Het beantwoorden van vragen van individuele burgers, bedrijven en instellingen betreffende het werkterrein en de verrichtingen van het CSZ Product Correspondentie Waardering V 1 jaar 107 Het beantwoorden van vragen van individuele burgers, bedrijven en instellingen betreffende de verrichtingen van het CSZ volgens de Wet Openbaarheid van Bestuur (WOB-verzoeken) Product Correspondentie Waardering V 5 jaar 108 Het behandelen van klachten van individuele burgers, bedrijven en instellingen over het functioneren van het CSZ Product Correspondentie Waardering V 5 jaar 32

33 109 Het aanwijzen van een gemachtigde op casusniveau Product Benoeming Waardering V 5 jaar na beëindigen casus 110 Het vaststellen van de financiële gevolgen van de sanering van zorginstellingen Waardering V 20 jaar na beëindigen casus 111 Het verstrekken van subsidie ter voorziening in de financiële gevolgen van de sanering van zorginstellingen Product Besluit Waardering V 20 jaar na beëindigen casus 112 Product Beschikking Waardering B (5) Het beschikken op bezwaarschriften en beroepsprocedures ingediend tegen beschikkingen van het CSZ inzake het vaststellen van subsidies aan zorginstellingen 113 Het houden van toezicht op de sanering van zorginstellingen Waardering V 20 jaar na beëindigen casus 114 Het ontvangen van (jaar-)rapportages over een casus van betrokken gemachtigde(n) Product (Jaar)rapportages Waardering V 10 jaar na beëindigen casus 115 Het voeren van evaluatiegesprekken met gemachtigden Product Gespreksverslag Waardering V 5 jaar na vervanging 33

34 116 Het beoordelen van een verzoek inzake het verhuren, vervreemden of aan enig beperkt recht onderwerpen van onroerende zaken van ziekenhuisvoorzieningen Periode Product Beschikkingen Waardering V 7 jaar 117 Het verstrekken van subsidie bij wijziging of opheffing van de vestigingsplaats van een centrale post voor het ambulancevervoer en in geval van vergunningsintrekking bij sanering van ambulancevervoer (2012) Product Subsidieverstrekking Opmerking Waardering 118 Met het van kracht worden van de Tijdelijke Wet Ambulancezorg per 1 januari 2013 is deze handeling komen te vervallen. Ingediende aanvragen worden echter nog wel afgewikkeld. Beschikkingen tot subsidieverlening kunnen dus ook nog na 1 januari 2013 voorkomen. V 10 jaar na beëindigen casus Het door een deskundige laten analyseren van probleemsituaties bij zorginstellingen Product Rapporten, Correspondentie Waardering Rapporten: B, Overige stukken V 10 jaar 119 Het verrichten van specifieke, niet-wettelijke werkzaamheden of het voeren van een regiefunctie op wens van de minister waaronder volksgezondheid ressorteert Product Rapporten, Correspondentie Waardering Rapporten: B, Overige stukken V 10 jaar 34

35 11.4 Actor Commissie Aanstelling Gemachtigden 120 Het geven van advies inzake toelating tot de kring der gemachtigden Periode maart 2006 Product Advies Waardering V 10 jaar 35

36 12. Concordans 12.1 Nummering handelingen In het oude BSD was de nummering niet geheel doorlopend, omdat de nummering uit het RIO was aangehouden. Niet iedere handeling uit het RIO stond in het BSD. Ook kwamen nummers van handelingen dubbel voor indien het eenzelfde handeling voor een andere actor betrof.omdat dit tot verwarring leidde, zijn de handelingen in de geactualiseerde selectielijst doorlopend genummerd. De handelingen behorend bij de actor Commissie Sanering Ziekenhuisvoorzieningen zijn inhoudelijk ongewijzigd en beginnen bij handeling nummer 1. De handelingen behorend bij de actor College Sanering Ziekenhuisvoorzieningen beginnen bij handeling 42. Enkele handelingen van deze actor zijn komen te vervallen. De handelingen bij de actor College Sanering Zorginstellingen komen vrijwel overeen met de handelingen van het College Sanering Ziekenhuisvoorzieningen. Deze handelingen beginnen bij nummer 81. In de onderstaande concordans zijn de oude en nieuwe nummering voor de actoren Commissie Sanering Ziekenhuisvoorzieningen en College Sanering Ziekenhuisvoorzieningen opgenomen Concordans Oud nummer op basis van bsd Nieuw nummer actor Commissie Sanering Ziekenhuisvoorzieningen Nieuw nummer actor College Sanering Ziekenhuisvoorzieningen Eventuele wijzigingen actor College Sanering Ziekenhuisvoorzieningen vervallen deze handeling is / was alleen van toepassing voor de actor Commissie Aanstelling Gemachtigden toegevoegd: V 10 jaar na uitdiensttreding bij 36

37 personeelsdossiers vervallen vervallen samengevoegd met oud nummer vervallen waardering aangepast naar V 1 jaar toegevoegd: over het functioneren van het CSZ toegevoegd: op casusniveau omschrijving handeling aangepast, waardering aangepast naar V 10 jaar (het betreft stukken over de voortgang van een casus) samengevoegd met oud nummer omschrijving handeling aangepast

38 13. Geraadpleegde bronnen Archiefwet 1995 Gewijzigd Archiefbesluit, 1 januari 2013 Basisselectiedocument College Sanering Ziekenhuisvoorzieningen (Stcrt. 2004, 215) Website van het College Sanering Zorginstellingen ( Jaarverslagen College Sanering Zorginstellingen over 2012 en 2013 Wet Toelating Zorginstellingen (20 oktober 2005) Tijdelijke Wet Ambulancezorg (26 april 2012) W.A. Fijnheer, College Sanering Ziekenhuisvoorzieningen, Een institutioneel onderzoek naar de taken en handelingen van het CSZ