Selectielijst voor de neerslag van de handelingen van de Orde van Octrooigemachtigden 1936-

Transcriptie

1 Selectielijst voor de neerslag van de handelingen van de Orde van Octrooigemachtigden Concept/Versie

2 Inhoudsopgave 1. TOELICHTING Verantwoording Doelstelling van de selectie Selectiecriteria Hoofdlijnen van het handelen van de Orde in relatie tot de Octrooiraad/Het BIE Organisatie en bevoegdheden van de Octrooiraad/Het BIE Organisatie en bevoegdheden van de Orde 7 2. HANDELINGEN Internationaal beleidskader Europese verdragen Regelgeving in Nederland Organisatie en bevoegdheden de Orde van Octrooigemachtigden Het Bestuur de Raad van toezicht LIJST VAN AFKORTINGEN 16 2

3 1. TOELICHTING 1.1 Verantwoording De Selectielijst van de Orde is niet gebaseerd op een Rapport Institutioneel Onderzoek, maar ten behoeve van deze selectielijst heeft de Orde een eigen institutioneel onderzoek uitgevoerd waarvan de resultaten in dit document zijn weergegeven. Aangezien de Orde van Octrooigemachtigden een PBO is, valt het volledig onder de Archiefwet en dientengevolge stelt het een selectielijst voor de documentaire neerslag van al haar handelingen op. De leden van het Bestuur van de Orde en de Raad van Toezicht doen deze functies zonder vergoeding naast hun normale werk. Verder ontvangt de Orde geen subsidies of anderzijds financiële ondersteuning van overheidswege. Deze organisatiestructuur houdt in dat er geen handelingen met betrekking tot bedrijfsvoering plaatsvinden. Vaststelling Selectielijst Deze Selectielijst geldt als de selectielijst zoals bedoeld in artikel 5 van het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671), ter uitvoering van de Archiefwet 1995 (Stb. 276). De Selectielijst is daarmee het wettelijk voorgeschreven instrument voor de selectie van archiefbescheiden van de Orde op haar taakgebied. Voordat door de zorgdrager -hier: de Orde- daadwerkelijk tot selectie en vernietiging aan de hand van dit BSD wordt overgegaan, is de volgende procedure gevolgd: Op 2010 is de ontwerp- Selectielijst door de Orde van Octrooigemachtigden aan de Staatssecretaris van OC&W aangeboden, waarna deze het ter advisering heeft ingediend bij de Raad voor Cultuur (RvC). Van het gevoerde driehoeksoverleg over de waarderingen van de handelingen is een verslag gemaakt, dat tegelijk met de Selectielijst naar de RvC is verstuurd. Vanaf lag de selectielijst gedurende acht weken ter publieke inzage bij de registratiebalie van het Nationaal Archief evenals, het Ministerie van OC&W en de rijksarchieven in de provincie / regionaal historische centra. Op bracht de RvC advies uit (kenmerk arc-.), hetwelk aanleiding heeft gegeven tot de volgende wijzigingen in de ontwerp-selectielijst: Daarop werd de Selectielijst op door de Algemene Rijksarchivaris, namens de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, en de Orde van Octrooigemachtigden vastgesteld (kenmerk C/S/..). 1.2 Doelstelling van de selectie De doelstelling van het Nationaal Archief bij de selectie van overheidsarchieven is dat de belangrijkste bronnen van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig worden gesteld voor blijvende bewaring. Met het te bewaren materiaal moet het mogelijk zijn om een reconstructie te maken van de hoofdlijnen van het handelen van de rijksoverheid ten opzichte van haar omgecing, 3

4 maar ook van de belangrijkste historisch-maatschappelijke gebeurtenissen en ontwikkelingen, voor zover deze zijn te reconstrueren uit overheidsarchieven. Deze selectiedoelstelling wordt in deze selectielijst toegepast op het betreffende beleidsterrein. Een Selectielijst richt zich op archiefbescheiden van overheidsorganen op rijks- en provinciaal niveau die vallen onder de werking van de artikelen 1, 23 en 41 van de Archiefwet Het begrip overheidsorgaan wordt in artikel 1 van de Archiefwet 1995 gedefinieerd als: a. een orgaan van een rechtspersoon die krachtens publiekrecht is ingesteld, en b. een ander persoon of college met openbaar gezag bekleed. De Orde van Octrooigemachtigden voldoet aan deze definitie omdat het een krachtens publiekrecht ingestelde rechtspersoon is. De hoofddoelstelling van de selectie is een scheiding aan te brengen tussen: 1. archiefbescheiden die in aanmerking komen voor blijvende bewaring en 2. archiefbescheiden die daarvoor niet in aanmerking komen. Voor archiefbescheiden die voor blijvende bewaring in aanmerking komen geldt in beginsel dat deze na een termijn van 20 jaar moeten worden overgebracht naar een openbare archiefbewaarplaats, in dit geval het Nationaal Archief te Den Haag. Daarnaast schrijft de wet voor dat bij de vaststelling van de selectielijst de noodzaak van bewijsvoering voor de recht- en bewijszoekende burger in de overweging moet worden betrokken. In deze Selectielijst wordt deze selectiedoelstelling uitgewerkt binnen het taakgebied van de Orde. De handelingen van de Orde worden geselecteerd op hun bijdrage aan de realisering van de selectiedoelstelling. Bij de selectie is dus de vraag aan de orde welke gegevensbestanden, behorende bij welke handeling, berustende bij de Orde, bewaard dienen te worden. 1.3 Selectiecriteria Om de selectiedoelstelling te operationaliseren zijn de handelingen aan de hand van een lijst van vijf selectiecriteria. De selectiecriteria zijn positief geformuleerd, dat wil zeggen dat is aangegeven van welke handelingen de neerslag geheel dient te worden overgebracht naar het Nationaal Archief. Handelingen die aan één van de criteria voldoen worden gewaardeerd met Bewaren (B) met vermelding van het desbetreffende criterium. De neerslag van handelingen die niet aan de hierna weergegeven selectiecriteria voldoen, zal niet worden overgebracht en wordt gewaardeerd met Vernietigen (V). De documentaire neerslag die uit deze handeling voortvloeit is niet noodzakelijk voor de reconstructie van het (overheids)beleid op hoofdlijnen en er worden met vernietiging geen langdurige of blijvende rechtszekerheden aangetast waarvoor althans de Orde de verantwoording draagt. Ingeval van Vernietigen blijft het orgaan verantwoordelijk voor de bestemming en de zorg voor de betreffende documentaire neerslag en de rechtsgevolgen die daaruit kunnen voortvloeien. Ter wille van de rechtszekerheid heeft de wetgever daarom bepaald dat in de selectielijst bewaartermijnen moeten worden vastgesteld voor stukken 4

5 die uiteindelijk niet voor permanente bewaring in aanmerking komen. Mede om die reden worden selectielijsten, alvorens zij worden vastgesteld, publiek ter inzage gelegd. Ten aanzien van de beslissing Vernietigen is, in overleg met de Orde, een termijn van vernietiging/tijdelijke bewaring vastgesteld. Die termijn wordt bepaald door juridische en administratieve belangen. Indien de bewaartermijn voor deze archiefbestanden is verstreken, komen deze voor vernietiging in aanmerking. Overigens verlangt artikel 5, onder e van het Archiefbesluit 1995 (Stb. 1995, 276) dat selectielijsten de mogelijkheid bieden om neerslag die met een V is gewaardeerd in exceptionele gevallen te bewaren op grond van een uitzonderingscriterium. PIVOT heeft daarom het volgende uitzonderingscriterium geformuleerd: Ingevolge artikel 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 kan neerslag van bepaalde, als te vernietigen gewaardeerde handelingen betreffende personen en/of gebeurtenissen van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang, van vernietiging worden uitgezonderd. Om de selectiedoelstelling te bereiken worden de handelingen in de selectielijst gewaardeerd aan de hand van de onderstaande algemene selectiecriteria. 5

6 Handelingen die gewaardeerd worden met B(ewaren): Algemeen selectiecriterium 1. Handelingen die betrekking hebben op voorbereiding en bepaling van beleid op hoofdlijnen 2. Handelingen die betrekking hebben op evaluatie van beleid op hoofdlijnen 3. Handelingen die betrekking hebben op verantwoording van beleid op hoofdlijnen aan andere actoren 4. Handelingen die betrekking hebben op (her)inrichting van organisaties belast met beleid op hoofdlijnen 5. Handelingen die bepalend zijn voor de wijze waarop beleidsuitvoering op hoofdlijnen plaatsvindt 6. Handelingen die betrekking hebben op beleidsuitvoering op hoofdlijnen en direct zijn gerelateerd aan of direct voortvloeien uit voor het Koninkrijk der Nederlanden bijzondere tijdsomstandigheden en incidenten Toelichting Hieronder wordt verstaan agendavorming, het analyseren van informatie, het formuleren van adviezen met het oog op toekomstig beleid, het ontwerpen van beleid of het plannen van dat beleid, alsmede het nemen van beslissingen over de inhoud van beleid en terugkoppeling van beleid. Dit omvat het kiezen en specificeren van de doeleinden en de instrumenten. Hieronder wordt verstaan het beschrijven en beoordelen van de inhoud, het proces of de effecten van beleid. Hieruit worden niet perse consequenties getrokken zoals bij terugkoppeling van beleid. Hieronder valt tevens het uitbrengen van verslag over beleid op hoofdlijnen aan andere actoren of ter publicatie. Hieronder wordt verstaan het instellen, wijzigen of opheffen van organen, organisaties of onderdelen daarvan. Onder beleidsuitvoering wordt verstaan het toepassen van instrumenten om de gekozen doeleinden te bereiken. Bijvoorbeeld in het geval de ministeriele verantwoordelijkheid is opgeheven en/of wanneer er sprake is van oorlogstoestand, staat van beleg of toepassing van noodwetgeving. Naast de algemene criteria kunnen er in een Selectielijst, eveneens binnen het kader van de selectiedoelstelling, beleidsterrein-specifieke criteria worden geformuleerd. Daar de noodzaak hiertoe niet aanwezig werd geacht, is in deze Selectielijst de mogelijkheid om specifieke selectiecriteria te formuleren niet benut. 6

7 1.4 Hoofdlijnen van het handelen van de Orde in relatie tot de Octrooiraad/het BIE Organisatie en bevoegdheden van de Octrooiraad/het BIE Het BIE (het Bureau Industrieel Eigendom, vanaf 2010 Agentschap NL geheten, een agentschap van EZ) is bevoegd tot het toekennen van octrooien volgens regels als gesteld door de Rijksoctrooiwet 1910, die nog van kracht is voor aanvragen die voor april 1995 zijn ingediend. Deze aanvragen worden door de Octrooiraad afgedaan. Nadien ingediende aanvragen worden door het BIE afgedaan. Een octrooi is een van regeringswege toegekend uitsluitend recht met betrekking tot de uitvinding van een nieuw voortbrengsel of een nieuwe werkwijze. Wie iets dergelijks heeft uitgevonden krijgt op zijn aanvrage octrooi verleend. Octrooien zijn vermogensrechten die als zodanig zijn geregistreerd in een octrooiregister. De octrooihouder heeft voor een beperkte tijd het exclusieve recht om in Nederland zijn uitvinding te exploiteren, dan wel anderen licentie te geven voor het toepassen van deze uitvinding tegen betaling. Voor dit recht betaalt hij gedurende de periode waarin dit recht geldig is jaarlijks een taks. Een octrooi kan op bepaalde rechtsgronden door een rechter nietig worden verklaard. In Nederland is de bevoegde rechter de arrondissementsrechtbank in Den haag. De Octrooiraad/het BIE voert op verzoek een onderzoek naar de stand van de techniek uit, een zogeheten nieuwheidsonderzoek Het BIE is bevoegd rechtshandelingen met betrekking tot octrooiaanvragen en octrooien te registreren. Sinds de inwerkingtreding van de Rijksoctrooiwet 1995 wordt het octrooiregister bijgehouden door het BIE. Het BIE is tevens verantwoordelijk voor het initiëren van wijzigingen van de wetten met betrekking op octrooien Organisatie en bevoegdheden van de Orde De Orde van Octrooigemachtigden is opgericht in mei De titel octrooigemachtigde is in de wet vastgelegd en alleen personen die ingeschreven staan in het register van Het BIE mogen deze titel gebruiken. De Orde van Octrooigemachtigden is een PBO waarbij de titel octrooigemachtigde een bij wet beschermde titel is. De octrooigemachtigden zijn verplicht lid van de Orde, en worden vertegenwoordigd door het Bestuur. De Orde heeft een Huishoudelijk reglement, Gedragsregels, en een regeling Permanente Educatie. De Orde, vertegenwoordigd door haar Bestuur, behartigt de belangen van haar leden. Verder zorgt de Orde dat het niveau van haar nieuwe leden op een zo hoog mogelijk peil komt waardoor het aanzien van de Orde goed blijft. Verder treedt de Orde regelmatig in contact met de Overheid voor het bespreken van lopende zaken en voor het stimuleren van innovatie van MKB in Nederland. Verder worden deze contacten ook gebruikt om de werkwijzes van Overheid en Leden van de Orde nog beter op elkaar af te stemmen. Aangezien het werk van de leden van de Orde meer en meer een internationaal karakter krijgt worden in deze overleggen met de 7

8 Overheid ook deze internationale aspecten meegenomen. Dit betreft zowel overleg over het Europese octrooisysteem (EPO) als wel het internationale octrooisysteem (PCT/WIPO). De octrooigemachtigden vertegenwoordigen uitvinders, en bedrijven waar de uitvinders werkzaam zijn tijdens het gehele proces vanaf het moment dat het idee geboren is tot en met verlening door het BIE van de aanvrage. Om op te mogen treden voor de uitvinder dient de octrooigemachtigde ingeschreven te zijn in het register zoals door het BIE wordt bijgehouden. De Orde heeft sinds 2005 de Verordening Permanente Educatie, waarin beschreven staat dat Leden hun kennis op peil dienen te houden door middel van na- en bijscholingen. Verder investeert de Orde in het opzetten en ontwikkelen van Permanente Educatie voor het op peil houden van het niveau van de bestaande leden. De Leden dienen op verzoek van de Raad van toezicht een overzicht te kunnen tonen van door hen gedane Permanente Educatie. Binnen de Orde van Octrooigemachtigden zijn de volgende groepen/personen te onderscheiden: Het Bestuur, de Raad van Toezicht (beide tevens Actoren wat betreft de Handelingen), De commissies, de octrooigemachtigde, het geassocieerde lid. Het Bestuur Het Bestuur vertegenwoordigt haar leden naar buiten toe en wordt tijdens de algemene ledenvergadering gekozen. Tevens neemt het Bestuur deel aan overleg met EZ, OCNL en overige overleg-gremia waarin het Bestuur de belangen van haar leden en van het publiek inzake intellectueel eigendom behartigt. Tevens vertegenwoordigt het Bestuur de Orde en haar leden in internationaal verband zoals EOB, WIPO en CNIPA. De Raad van Toezicht De Raad van toezicht wordt door de algemene ledenvergadering gekozen. Zij houdt toezicht op het functioneren van de leden van de Orde en behandelt klachten over leden. Tevens wordt zij geconsulteerd voordat een nieuw lid wordt ingeschreven. Van uitspraken van de Raad van toezicht kan men in beroep gaan bij de Raad van Beroep. De Commissies Het Bestuur van de Orde kan en heeft Commissies benoemd die zich met specifieke onderwerpen bezighouden. Op dit moment bestaan de volgende Commissies: Commissie Permanente Educatie, Commissie PR en voorlichting, Commissie Jonge Orde, Juridische Commissie, Commissie Internationale ontwikkelingen, Commissie Formalities Officers. De octrooigemachtigde, gewoon lid De octrooigemachtigde dient zich te houden aan de gedragsregels zoals door de Orde zijn opgesteld. De octrooigemachtigde vertegenwoordigt zijn klanten bij procedures voor OCNL. Verder dient de octrooigemachtigde zijn kennis op peil te houden door middel van na- en bijscholing. In geval van klachten dient de octrooigemachtigde zich te verantwoorden voor de Raad van toezicht. 8

9 Het geassocieerd lid Het geassocieerd lid is een octrooigemachtigde in opleiding, een niet langer praktiserende octrooigemachtigde of een Europees Octrooigemachtigde werkzaam in Nederland. Beiden zijn niet ingeschreven in het register van het BIE en mogen dan ook niet optreden voor het BIE. Verder hebben deze leden geen stemrecht. 9

10 LEESWIJZER VAN DE HANDELINGEN De handelingen worden beschreven in handelingenblokken. Daarin worden de volgende onderdelen beschreven: Handelingnr. Handeling Periode Grondslag Product Opmerking Waardering Dit is het unieke volgnummer van de handeling. Dit is een complex van activiteiten die een actor verricht ter vervulling van een taak of op grond van een bevoegdheid. In de praktijk komt een handeling meestal overeen met een procedure of een werkproces. Hier staat het tijdvak vermeld gedurende welke jaren de handeling is verricht. Wanneer er geen eindjaar staat vermeld wordt de handeling nog steeds uitgevoerd. Dit is de wettelijke basis op grond waarvan de actor de handeling verricht. De aanduiding bron wordt gebruikt indien een handeling geen duidelijke wettelijke basis heeft, maar de handeling is geformuleerd op basis van interviews, literatuur of andere bronnen. Hier staat het product vermeld waarin de handeling resulteert of zou moeten resulteren. Opsommingen geven een indicatie van de producten en zijn niet altijd uitputtend. Vaak wordt volstaan met een algemeen omschreven eindproduct. Deze aanvullende informatie wordt slechts vermeld wanneer de strekking van de handeling toelichting behoeft. Waardering van de handeling als B (bewaren) of V (vernietigen). Indien vernietigen, dan vermelding van de vernietigingstermijn. Indien bewaren, dan vermelding van het gehanteerde selectiecriterium. Eventueel een nadere toelichting op de waardering. 10

11 2. HANDELINGEN 2.1 Internationaal beleidskader 1 Actor : De Orde van Octrooigemachtigden, het Bestuur Handeling : Het adviseren bij de totstandkoming van internationale verdragen. Bron : In onderling overleg afgesproken Product : Verslagen van bijeenkomsten Selectiecriterium: 1 2 Actor : De Orde van Octrooigemachtigden, het Bestuur Handeling : Het leveren van bijdragen aan besluiten van algemene vergaderingen van organen en bijzondere commissies tot instandhouding van verdragsorganen. Bron : In onderling overleg afgesproken Product : Verslagen van bijeenkomsten Selectiecriterium: Europese verdragen 3 Actor : De Orde van Octrooigemachtigden, het Bestuur Handeling : Het adviseren bij Europese overeenkomsten inzake industriële eigendom. Bron : In onderling overleg afgesproken Product : Verslagen van Bijeenkomsten Selectiecriterium: 1 4 Actor : De Orde van Octrooigemachtigden, het Bestuur Handeling : Het adviseren bij verordeningen en richtlijnen van de Europese gemeenschap inzake industriële eigendom. Periode : Bron : In onderling overleg afgesproken Product : Verslagen van Bijeenkomsten Selectiecriterium: 1 11

12 2.3 Regelgeving in Nederland 5 Actor : De Orde van Octrooigemachtigden, het Bestuur Handeling : Het al dan niet in overlegverband adviseren van de minister bij de voorbereiding van wetten inzake de industriële eigendom. Periode : Bron : In onderling overleg afgesproken Product : Verslagen van Bijeenkomsten Selectiecriterium: 1 6 Actor : De Orde van Octrooigemachtigden, het Bestuur Handeling : Het adviseren van EZ, het BIE inzake wijzigingen in de Rijksoctrooiwet. Bron : In onderling overleg afgesproken Product : Verslagen van Bijeenkomsten, Correspondentie Waardering : V Termijn : 5 jaar na defintieve wijziging RoW 12

13 2.4 Organisatie en bevoegdheden Orde van Octrooigemachtigden Het Bestuur 7 Actor : De Orde van Octrooigemachtigden, het Bestuur Handeling : Het houden van Bestuursvergaderingen Grondslag : Huishoudelijk Reglement laatst gewijzigd 21 mei 2004, artikel 3 en 8. Product : Notulen van Bestuursvergaderingen Selectiecriterium: 1,2, 3 8 Actor : De Orde van Octrooigemachtigden, Het Bestuur Handeling : Het jaarlijks informeren van de minister over haar werkzaamheden. Grondslag : Huishoudelijk reglement artikel 7 Product : Jaarverslag en financiële verantwoording Selectiecriterium: 3 9 Actor : de Orde van Octrooigemachtigden, Het bestuur Handeling : Wijzigen van het Huishoudelijke reglement Grondslag : Rijksoctrooiwet, Staatscourant, BIE Product : Gewijzigd Huishoudelijke reglement Opmerking : De inrichting en werkwijze van de Orde is vastgelegd in een Huishoudelijke Reglement (dat vanwege art 13, lid 2) telkenmale is goedgekeurd door de Minister van Economische Zaken Selectiecriterium: 4 10 Actor : De Orde van Octrooigemachtigden, het Bestuur Handeling : Het zorg dragen voor permanente educatie van de leden van de Orde Periode : Grondslag : Verordening Permanente Educatie Product : Ovezicht door Leden gevolgde Permanente Educatie Waardering : V Termijn : 5 jaar na lopende jaar 11 Actor : De Orde van Octrooigemachtigden, Het Bestuur 13

14 Handeling : Het bijhouden van een ledenlijst van de ingeschreven leden, en van een lijst van geassocieerde leden. Grondslag : Huishoudelijk reglement artikel 2 Product : Actuele Ledenlijst, electronisch per kwartaal, papier 1x per twee jaar Waardering : V Termijn : 5 jaar 12 Actor : de Orde van Octrooigemachtigden, Het Bestuur Handeling : Het adviseren van EZ m.b.t. het wijzigen van het Octrooigemachtigdenreglement Grondslag : Rijksoctrooiwet 1910/1995, Koninklijk Besluit van 5 mei 1936, sindsdien enkele malen gewijzigd Product : Verslagen van bijeenkomsten Waardering : V Termijn : 5 jaar 13 Actor : de Orde van Octrooigemachtigden, Het Bestuur Handeling : Informatieverschaffing aan de leden van de Orde Grondslag : Huishoudelijk reglement Artikel 3 en 8 Product : (electronische) nieuwsbrieven 1 exemplaar van elke nieuwsbrief Selectiecriterium: 1 14 Actor : de Orde van Octrooigemachtigden, Het Bestuur Handeling : Onderlinge Correspondentie over openstaande zaken Grondslag : Huishoudelijk reglement Artikel 3 en 8 Product : Brief resp. mail-wisselingen Waardering : V Termijn : 5 jaar de Raad van Toezicht 15 Actor : De Orde van Octrooigemachtigden, de Raad van Toezicht Handeling : Behandelen van Klachten en Tuchtzaken. Grondslag : Huishoudelijk reglement artikel 4. Product : Verslagen van Bijeenkomsten, Uitspraken gepubliceerd in BIE 14

15 Selectiecriterium: 2 16 Actor : De Orde van Octrooigemachtigden, de Raad van Toezicht Handeling : Het controleren of nieuwe leden voldoen aan de gestelde voorwaarden voordat ze worden ingeschreven Grondslag : Octrooigemachtigden-reglement Product : Toestemming of weigering inschrijving Waardering : V Termijn : 5 jaar 17 Actor : De Orde van Octrooigemachtigden, de Raad van Toezicht Handeling : Het checken of de leden zich bij- en na-scholen Periode : Grondslag : Verordening Permanente Educatie 2005 Product : Advies aan Bestuur, eventueel indienen klacht door Voorzitter Orde Waardering : V Termijn : 5 18 Actor : De Orde van Octrooigemachtigden, de Raad van Toezicht Handeling : Onderlinge Correspondentie over openstaande zaken Grondslag : Huishoudelijk Reglement Artikel 10 Product : Brief resp mail-wisselingen Waardering : V Termijn : 5 jaar 15

16 3. Lijst van afkortingen Agentschap NL, voorheen BIE BIE Bureau voor de Industriële Eigendom, voorheen de Octrooiraad BIE Bijblad van de Industriële Eigendom CNIPA Committee of National Institutes of intellectual Property Attorneys EOB Europees Octrooibureau EOV Europees Octrooiverdrag EZ Economische Zaken OCNL OctrooiCentrum Nederland PCT Verdrag van Washington tot samenwerking inzake octrooien ROW Rijksoctrooiwet WIPO Wereldorganisatie voor de Intellectuele Eigendom 16