Selectielijst. College Bouw Zorginstellingen (CBZ)

Transcriptie

1 Selectielijst College Bouw Zorginstellingen (CBZ) Een instrument voor de selectie van de administratieve neerslag van het handelen van het College Bouw Zorginstellingen in de periode Versie 1.1 Versie ter inzage december 2010 Pim Leidelmeijer (ASSIST archiefverzorging Gouda bv) in opdracht van College Bouw Zorginstellingen (CBZ) 1

2 Inhoud 1. Verantwoording 1.1 Wettelijk kader voor de selectie van overheidsarchieven Het Basisselectiedocument Selectiedoelstelling Selectiecriteria Leeswijzer bij de handelingenlijst 7 2. Organisatie 2.1 Organisatie Zorgdragers voor het archief Geschiedenis Taken en Beleid 14 Taak 14 Bedrijfsvoering Afkortingen 20 2

3 1. Verantwoording 1.1 Wettelijk kader voor de selectie van overheidsarchieven Ingevolge artikel 3 van de Archiefwet 1995 (Stb. 1995, 276) dient de overheid haar archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren. Onder archiefbescheiden worden niet slechts papieren documenten te verstaan, maar alle bescheiden - ongeacht hun vorm - die door een overheidsorgaan zijn ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd zijn daaronder te berusten. Ook digitaal vastgelegde informatie valt dus onder de werking van de archiefwetgeving. Het in goede en geordende staat bewaren van archiefbescheiden houdt onder meer in dat een overheidsarchief op gezette tijden wordt geschoond. In dat verband kent de Archiefwet 1995 zowel een vernietigingsplicht (art. 3) als een overbrengingsplicht (art. 12). Beide plichten rusten op degene die de bestuurlijke verantwoordelijkheid draagt voor het beheer van het desbetreffende archief: de zorgdrager. De verplichting tot overbrenging bepaalt dat de zorgdrager zijn archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar ter blijvende bewaring overbrengt naar een archiefbewaarplaats. Wat de archiefbescheiden van de ministeries en de Hoge Colleges van Staat betreft, is de aangewezen archiefbewaarplaats het Nationaal Archief (NA) in Den Haag, dat ressorteert onder de minister van Onderwijs Cultuur en Wetenschap (OCenW) en onder leiding staat van de Algemeen Rijksarchivaris. In verband met de selectie van hun archiefbescheiden zijn zorgdragers verplicht hiertoe selectielijsten op te stellen. In een selectielijst dient te worden aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging, dan wel voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Voorts dient een selectielijst de termijnen aan te geven waarna de te vernietigen bestanddelen dienen te worden vernietigd. Een selectielijst is naar haar aard een duurzaam instrument. Het ligt in de rede dat een organisatie een vastgestelde lijst niet eenmalig toepast maar (zo nodig in geactualiseerde vorm) blijft hanteren om de periodieke aanwas van archiefmateriaal te selecteren. Een selectielijst vormt zo een belangrijk onderdeel van het instrumentarium voor het beheer van de documentaire informatievoorziening in een overheidsorganisatie. Bij het ontwerpen van een selectielijst dient krachtens art. 2, lid 1, van het Archiefbesluit 1995 (Stb. 1995, 671) rekening te worden gehouden met: 1. de taak van het desbetreffende overheidsorgaan 2. de verhouding van dit overheidsorgaan tot andere overheidsorganen 3. de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed 4. het belang van de in de bescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, recht- of bewijszoekenden en historisch onderzoek. Verder moeten ingevolge artikel 3 van het Archiefbesluit 1995 bij het ontwerpen van een selectielijst ten minste betrokken zijn een deskundige op het gebied van de organisatie en taken van het desbetreffende overheidsorgaan, een deskundige ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden van dat orgaan en (een vertegenwoordiger van) de Algemeen Rijksarchivaris. Wat betreft de geldigheidsduur van de selectielijst wordt uitgegaan van de wettelijke periode van twintig jaar vanaf de vaststelling. Dit laat uiteraard onverlet dat de selectielijst (of een bepaald onderdeel daarvan) binnen deze termijn zal komen te vervallen, indien dit mocht worden bepaald bij de vaststelling (via de aangewezen archiefwettelijke weg) van een nieuwe dan wel herziene selectielijst. 3

4 1.2 Het Basisselectiedocument Een BSD is een bijzondere vorm van een selectielijst. Het geldt als selectielijst zoals bedoeld in artikel 5, lid 1, van de Archiefwet In de regel heeft een BSD niet zozeer betrekking op (alle) archiefbescheiden van een enkele organisatie, als wel op het geheel van de bescheiden die de administratieve neerslag vormen van het overheidshandelen op een bepaald beleidsterrein. Het BSD geldt dus voor de archiefbescheiden van verschillende overheidsorganen (veelal ook diverse zorgdragers), en wel voor zover de desbetreffende actoren op het terrein in kwestie werkzaam zijn (geweest). Dit betekent dat er geen handelingen van particuliere actoren worden opgenomen. Een BSD wordt opgesteld op basis van institutioneel onderzoek. In het Rapport Institutioneel Onderzoek (RIO) wordt het betreffende beleidsterrein beschreven, evenals de taken en bevoegdheden van de betrokken organen. De handelingen van de overheid op het beleidsterrein staan in het RIO in hun functionele context geplaatst. In het BSD zijn de handelingen overgenomen, alleen nu geordend naar de actor. Bovendien is bij elke handeling aangegeven of de administratieve neerslag hiervan moet worden bewaard (en op den duur overgebracht naar het Nationaal Archief) dan wel op termijn vernietigd. Het niveau waarop geselecteerd wordt is dus niet dat van de stukken zelf, maar dat van de handelingen waarvan die archiefbescheiden de administratieve neerslag vormen. Een BSD is derhalve geen opsomming van (categorieën) stukken, maar een lijst van handelingen van overheidsactoren, waarbij elke handeling is voorzien van een waardering en indien van toepassing een vernietigingstermijn. Door de beleidsterreingerichte benadering komen verschillende aspecten betreffende het beheer van de eigen organisatie van de zorgdrager (personeelsbeleid, financieel beleid, enz.) niet aan bod. Voor het selecteren van de administratieve neerslag die betrekking heeft op de instandhouding en ontwikkeling van de eigen organisaties van overheidsorganen dient een aantal zogeheten horizontale BSD's. Deze zijn van toepassing op alle organisaties van de rijksoverheid. Dit geldt althans ten minste voor de departementen. Voor de publiekrechtelijke Zelfstandig bestuursorganen (ZBO s), die zelfstandig zorgdrager zijn, moeten de bedrijfsvoeringshandelingen wel afzonderlijk worden vastgesteld. Deze ZBO s liften niet mee met de voor de rijksoverheid vastgestelde horizontale BSD s. Deze selectielijst heeft betrekking op de primaire en ondersteunende taken (het verlenen van vergunningen en geven van adviezen hieromtrent) van het College Bouw Zorginstellingen (CBZ) over de periode Als taakgebieden van CBZ zijn benoemd: 1. Beleid (intern); 2. Taakuitvoering (waaronder adviezen en vergunningen inzake planning en uitvoering van de gezondheidszorg); 3. bedrijfsvoering (waaronder financiën, personeelszaken en voorlichting); 4

5 De genoemde taakgebieden zijn voor de Minister VWS beschreven in de onderstaande BSD s. De in voorliggende selectielijst opgenomen handelingen zijn echter specifiek voor het CBZ opgesteld, en niet gebaseerd op de handelingen in die BSD s. Selectielijst voor de neerslag van de handelingen van de Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport en de onder hem ressorterende actoren op het beleidsterrein Planning Voorzieningen gezondheidszorg over de periode vanaf Deze lijst is gepubliceerd in de Staatscourant van 29 mei 2007, nr. 100 / p. 34. Selectielijst voor de neerslag van de handelingen van de Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport de onder hem ressorterende actoren op het beleidsterrein Bekostiging en verzekering van de gezondheidszorg over de periode vanaf Deze lijst is gepubliceerd in de Staatscourant van 28 november 2006, nr. 232 / p. 11. Selectielijst voor de neerslag van de handelingen van de Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport en de onder hem ressorterende actoren op het beleidsterrein Beheer van de Rijksbegroting over de periode vanaf Deze lijst is gepubliceerd in de Staatscourant 1998, nr Bij het gebruik van deze lijst is rekening gehouden met de actualisatie van 11 september 2006, nr. 176 / p. 13. Selectielijst voor de neerslag van de handelingen van de Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport en de onder hem ressorterende actoren op het beleidsterrein rijkshuisvesting over de periode vanaf Deze lijst is gepubliceerd in de Staatscourant van 26 juli 2007, nr. 142 / p. 6. Selectielijst voor de neerslag van de handelingen van de Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport en de onder hem ressorterende actoren op het beleidsterrein Voorlichting van de rijksoverheid, over de periode Deze lijst is gepubliceerd in de Staatscourant van 14 juni 2007, nr. 112 / p. 10. Selectielijst voor de neerslag van de handelingen van de Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport en de onder hem ressorterende actoren op het beleidsterrein Overheidsinformatievoorziening over de periode Deze lijst is gepubliceerd in de Staatscourant van 20 oktober 2003, nr. 202 / p. 11. Selectielijst voor de neerslag van de handelingen van de Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport en de onder hem ressorterende actoren op het beleidsterrein Organisatie van de Rijksoverheid over de periode Deze lijst is gepubliceerd in de Staatscourant van 16 december 2005, nr. 245 / p. 25. Rekening houdend met de actualisatie in de Staatscourant van 14 juni 2007, nr. 112 / p. 10. Selectielijst voor de Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport en de onder hem ressorterende actoren op het deelbeleidsterrein van personeelszaken, t.w. het personeelsdossier. Deze lijst is gepubliceerd in de Staatscourant van 20 november 2007, nr. 225 / p. 15, rekening houdend met de gepubliceerde rectificatie in de Staatscourant van 18 december 2007, nr. 245 / p. 28 De procedure tot vaststelling van de selectielijst voor een ZBO is als volgt: Het concept van de selectielijst wordt besproken in het zogenaamde driehoeksoverleg. Deelnemers hieraan zijn vertegenwoordigers (deskundigen) van actoren op het beleidsterrein, een vertegenwoordiger namens de zorgdrager in verband met het archiefbeheer en een vertegenwoordiger namens de Rijksarchiefdienst. Tijdens dit overleg wordt rekening gehouden met het administratieve belang, het belang van de recht- en bewijszoekende burger en het historisch belang van de archiefbescheiden met betrekking tot het beleidsterrein. a. Het ontwerp van de selectielijst wordt, tezamen met het verslag van het driehoeksoverleg, ter vaststelling ingediend bij de minister waaronder Cultuur ressorteert. b. Het ontwerp van de selectielijst ligt gedurende een periode van 6 weken ter inzage. c. De minister waaronder Cultuur ressorteert hoort de Raad voor Cultuur. d. De minister waaronder Cultuur ressorteert en - voor het voorliggende document - het CBZ stellen de selectielijst vast. e. De beschikking tot vaststelling van de selectielijst wordt gepubliceerd in de Staatscourant. 5

6 1.3 Selectiedoelstelling Het BSD is opgesteld in overeenstemming met de selectiedoelstelling van de Rijksarchiefdienst / Project Invoering Verkorting Overbrengingstermijn (RAD/PIVOT). De door de RAD gehanteerde selectiedoelstelling houdt in dat de belangrijkste bronnen van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig worden gesteld voor blijvende bewaring. Met het te bewaren materiaal moet het mogelijk zijn om een reconstructie te maken van de hoofdlijnen van het handelen van de rijksoverheid ten opzichte van haar omgeving, maar ook van de belangrijkste historischmaatschappelijke gebeurtenissen en ontwikkelingen, voor zover deze zijn te reconstrueren uit overheidsarchieven." De algemene selectiedoelstelling is in deze selectielijst geoperationaliseerd voor het beleidsterrein van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) op basis waarvan het CBZ vergunningen verleend aan zorginstellingen welke verband houden met nieuwbouw en verbouwing. Bij de hier geformuleerde selectievoorstellen stond steeds de vraag centraal: Ten aanzien van welke handelingen is de administratieve neerslag noodzakelijk om een reconstructie mogelijk te maken van de hoofdlijnen van het overheidshandelen op het beleidsterrein? Dit betreft zowel het beleid als de beleidsuitvoering. 1.4 Selectiecriteria Uitgaande van de algemene selectiedoelstelling heeft PIVOT in 1998 een (gewijzigde) lijst van algemene selectiecriteria geformuleerd. Met behulp van die algemene criteria wordt in een BSD een waardering toegekend aan de handelingen die door middel van het institutioneel onderzoek in kaart zijn gebracht. De algemene selectiecriteria van PIVOT zijn positief geformuleerd; het zijn bewaarcriteria. Is een handeling op grond van een criterium gewaardeerd met B ( blijvend te bewaren ), dan betekent dit dat de administratieve neerslag van die handeling te zijner tijd geheel dient te worden overgebracht naar het Nationaal Archief. De neerslag van een handeling die niet aan een van de selectiecriteria voldoet, wordt op termijn vernietigd. De waardering van de desbetreffende handeling luidt dan V ( vernietigen ), met vermelding van de periode waarna de vernietiging dient plaats te vinden. De neerslag die uit dergelijke handelingen voortvloeit, is dus niet noodzakelijk geacht voor een reconstructie van het overheidshandelen op hoofdlijnen. Om te kunnen bepalen welk archiefmateriaal voor bewaring in aanmerking komt en daarmee de selectiedoelstelling te bereiken, worden de hierna genoemde algemene selectiecriteria (dit zijn bewaarcriteria) gehanteerd. 1. en die betrekking hebben op voorbereiding en bepaling van beleid op hoofdlijnen. Hieronder wordt verstaan agendavorming, het analyseren van informatie, het formuleren van adviezen met het oog op toekomstig beleid, het ontwerpen van beleid of het plannen van dat beleid, alsmede het nemen van beslissingen over de inhoud van beleid en terugkoppeling van beleid. Dit omvat het kiezen en specificeren van de doeleinden en de instrumenten. 2. en die betrekking hebben op evaluatie van beleid op hoofdlijnen. Hieronder wordt verstaan het beschrijven en beoordelen van de inhoud, het proces of de effecten van beleid. Hieruit worden niet per se consequenties getrokken zoals bij terugkoppeling van beleid. 6

7 3. en die betrekking hebben op verantwoording van beleid op hoofdlijnen aan andere actoren. Hieronder valt tevens het uitbrengen van verslag over beleid op hoofdlijnen aan andere actoren of ter publicatie. 4. en die betrekking hebben op (her)inrichting van organisaties belast met beleid op hoofdlijnen. Hieronder wordt verstaan het instellen, wijzigen of opheffen van organen, organisaties of onderdelen daarvan. 5. en die bepalend zijn voor de wijze waarop beleidsuitvoering op hoofdlijnen plaatsvindt. Onder beleidsuitvoering wordt verstaan het toepassen van instrumenten om de gekozen doeleinden te bereiken. 6. en die betrekking hebben op beleidsuitvoering op hoofdlijnen en direct zijn gerelateerd aan of direct voortvloeien uit voor het Koninkrijk der Nederlanden bijzondere omstandigheden en incidenten. Bijvoorbeeld in het geval de ministeriële verantwoordelijkheid is opgeheven en/of wanneer er sprake is van oorlogstoestand, staat van beleg of toepassing van noodwetgeving. Overigens verlangt artikel 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 dat selectielijsten de mogelijkheid bieden om neerslag die met een V is gewaardeerd in exceptionele gevallen te bewaren op grond van een uitzonderingscriterium. PIVOT heeft daarom het volgende uitzonderingscriterium geformuleerd: Ingevolge artikel 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 kan neerslag van bepaalde, als te vernietigen gewaardeerde handelingen betreffende personen en/of gebeurtenissen van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang van vernietiging worden uitgezonderd. Deze bepaling maakt het dus mogelijk om bepaalde voor vernietiging in aanmerking komende dossiers, bijvoorbeeld van spraakmakende zaken (bijvoorbeeld: ernstige incidenten) of van gebeurtenissen met een grote impact, van vernietiging uit te zonderen. 1.5 Vaststelling selectielijst [later in te vullen] 1.6 Leeswijzer bij de handelingenlijst In hoofdstuk 3 staan de handelingen van het CBZ beschreven. De handelingen worden beschreven in een handelingenblok, zoals hierna aangegeven. (xx.) Dit is het nummer van de handeling. 7

8 Dit is een complex van activiteiten die een actor verricht ter vervulling van een taak of op grond van een bevoegdheid. In de praktijk komt een handeling meestal overeen met een procedure of een werkproces. De formulering van de handelingen is in de regel toegespitst op het product. De handeling als zodanig omvat alle activiteiten die leiden tot het product. De neerslag van een handeling is niet beperkt tot het (eind)product, maar omvat alle archiefbescheiden die in verband daarmee zijn voortgebracht. Zo betreft de neerslag van een beschikkende handeling niet alleen het originele besluit, maar ook alle voorgaande stukken. Aangezien handelingen voortvloeien uit taken en bevoegdheden is het mogelijk dat een vermelde handeling in de praktijk nimmer (volledig) is uitgevoerd. Periode Grondslag Product Waardering Hier staat het tijdvak vermeld gedurende welke jaren de handeling is verricht. Wanneer er geen eindjaar staat vermeld wordt de handeling op het moment van het verschijnen van het RIO/BSD nog steeds uitgevoerd. Dit is de wettelijke basis op grond waarvan de actor de handeling verricht. Wanneer er geen wettelijke grondslag voor een handeling bestaat, kan de bron worden genoemd waarin de betreffende handeling staat vermeld. Hier staan indicatief producten vermeld waarin de handeling resulteert of zou moeten resulteren. De gegeven opsommingen van producten zijn zeker niet uitputtend. Veelal wordt volstaan met een algemeen omschreven voorbeeld. De afkorting B' staat voor bewaren' en dat wil zeggen het na afloop van de wettelijke overbrengingstermijn het bedoelde materiaal (ongeacht de gegevensdrager) overgedragen dient te worden. Bij een B-handeling is achter de selectiebeslissing aangegeven welk selectiecriterium is toegepast (zie voorgaande pagina). De afkorting ' V staat voor ' (op termijn) te vernietigen (OTV) c.q. niet overbrengen. Bij de betreffende handelingen wordt de vernietigingstermijn vermeld. Deze termijn betreft het aantal volle jaren dat dient te zijn verlopen sinds het einde van het jaar waarin een archiefbestanddeel (dossier, register, databestand) dat behoort tot de neerslag van de handeling, is afgesloten. 1.7 Selectielijst Na de algemene verantwoording in dit hoofdstuk bevat hoofdstuk 2 een korte contextbeschrijving, waarin onder meer wordt ingegaan op de geschiedenis en de taken van het CBZ. Hoofdstuk 3 vormt de eigenlijke lijst met handelingen en waarderingen. In dat hoofdstuk is op hoofdlijnen een indeling naar taken van het CBZ gevolgd. Er zijn ook enkele zogenoemde algemene handelingen in opgenomen. 8

9 2. Organisatie 2.1 Organogram CBZ Afdeling Bestuursondersteuning Juridische zaken Kwaliteit Communicatie & voorlichting Afdeling Care (gericht op verzorging) Afdeling Cure (gericht op genezing) Afdeling Vastgoedstrategie & Monitoring Afdeling Research & Development Verpleging & Verzorging Geestelijke Gezondheidszorg Aanjagers Gehandicaptenzorg Ziekenhuizen Monitoring Bouwbegeleiding Afdeling Interne bedrijfsvoering Periode De naamstelling was in eerste instantie College voor ziekenhuisvoorzieningen en ressorteerde rechtstreeks onder het ministerie van VWS. Periode Zie bovenstaande organogram voor het ZBO. Periode In 2008 werd het het bouwregime voor Sector Cure beëindigd, het CBZ was niet langer bevoegd vergunningen af te geven voor die sector en het ministerie was niet langer geïnteresseerd in adviezen vanuit het CBZ hierover. Vanaf 2009 gold hetzelfde voor de overige sectoren. Periode Het CBZ als liquidatieorgaan. Het bestuur hiervan werd aangesteld door het ministerie van VWS. 9

10 2.2 Zorgdragers voor het archief Het besturingsmodel van het CBZ vindt zijn grondslag in de Wet uitvoering volksgezondheid (WUV). Met invoering van deze wet is het CBZ in 2000 omgevormd tot ZBO. Het besturingsmodel, dat is beschreven in de Memorie van toelichting van de WUV, bevalt de volgende elementen. Het CBZ is als ZBO hiërarchisch niet ondergeschikt aan het ministerie van VWS. De taken zijn uitvoerend van aard en bij of krachtens wet vastgelegd. Het bestuur bestaat uit door de minister te benoemen onafhankelijke deskundigen. De minister beschikt over sturings- en toezichtsinstrumenten om inhoud te geven aan zijn politieke verantwoordelijkheid. Het bestuur is verantwoordelijk voor de inrichting en werkwijze van het ZBO en legt deze vast in een bestuursreglement. Het bestuursreglement moet worden goedgekeurd door de minister Het bestuur bestaat uit drie leden (invoering Raad van bestuurmodel). De zittingstermijn van de bestuursleden eindigt op 31 december Dit besturingsmodel in overgenomen in de Wet toelating zorginstellingen (WTZi) Ressorterend onder het ministerie van VWS als liquidatieorgaan. Actoren Minister VWS ( , ) CBZ ressorterend onder minister VWS ( ) 10

11 2.3 Geschiedenis 1947 De geschiedenis van het Bouwcollege gaat terug tot 1947, toen werd de Ziekenhuiscommissie ingesteld, een commissie van advies voor vraagstukken op het gebied van het ziekenhuiswezen In 1971 werd de Wet ziekenhuisvoorzieningen (WZV) van kracht. Bij deze wet werd het CvZ ingesteld, een zelfstandige rechtspersoon, met als opdracht: Onze Minister op zijn verzoek of uit eigen beweging van advies te dienen met betrekking tot de uitvoering van deze wet en met betrekking tot andere zaken, de doelmatige voorzieningen ter zake van ziekenhuizen en andere inrichtingen voor gezondheidszorg betreffende (art. 2.2) Op 1 januari 2000 is het CvZ omgevormd tot een ZBO, het Bouwcollege. Dit college bestaat uit onafhankelijke deskundigen en heeft naast adviserende ook besluitvormende taken. Bij het ontstaan van deze ZBO is het ministerie van VWS voor de sectoren Ziekenhuizen en Geestelijke Gezondheidszorg (GGZ) in de fasen Programma van Eisen en Schetsontwerp materieel teruggetreden. Dat wil zeggen dat het Bouwcollege sindsdien gerechtigd is op eigen titel beschikkingen af te geven over ingediende Programma s van Eisen en Schetsontwerpen Per 1 januari 2001 zijn de bouwactiviteiten van verzorgingshuizen onder de werking van de WZV gebracht. Per 1 juli 2001 wordt de omvorming van het Bouwcollege tot ZBO voltooid met de overdracht van de bevoegdheid tot het afgeven van beschikkingen inzake WZV-vergunningen van het ministerie van VWS naar het Bouwcollege. Het Bouwcollege blijft het ministerie adviseren over de afgifte van verklaringen van behoefte. Met de vervanging van de WZV door de WTZi per 1 januari 2005 verandert de naam van het Bouwcollege in College Bouw Zorginstellingen (CBZ). Al tijdens de behandeling van de wet wordt duidelijk dat het ministerie afkoerst op de beëindiging van het bouwregime van de nieuwe wet. Daardoor zal de positie van het Bouwcollege fundamenteel veranderen en het college uiteindelijk worden opgeheven Per 1 januari 2008 wordt het bouwregime voor de Sector Cure beëindigd. Het Bouwcollege is met ingang van die datum niet langer bevoegd vergunningen af te geven en het ministerie stelt geen prijs meer op adviezen over de toelating. Voor de aanvragen die op deze datum reeds in behandeling waren is deels nog een advies uitgebracht respectievelijk een vergunning afgegeven (per 31 december 2007). 11

12 2009 Per 1 januari 2009 is ook voor de overige sectoren in de zorg het bouwregime van de WTZi beëindigd. Op de aanvragen die in de laatste maanden van 2008 zijn ontvangen, is per 31 december 2008 een advies uitgebracht respectievelijk een vergunning afgegeven. Op 6 oktober 2009 heeft het Bouwcollege in een circulaire vastgesteld dat eindafrekeningen op reeds afgegeven vergunningen nog tot 1 januari 2010 in behandeling worden genomen In het eerste halfjaar van 2010 worden op de ingediende eindafrekeningen beschikkingen uitgebracht, gedateerd op 31 december Tegen deze beschikkingen kan tot zes weken na de verzending door het Bouwcollege bezwaar worden aangetekend. Deze bezwaren zullen op de gebruikelijke wijze en termijnen worden afgehandeld. Pas na het verstrijken van deze termijn of na volledige afhandeling van binnengekomen bezwaren worden deze beschikkingen definitief en onherroepelijk. 12

13 2.4 Taken periode Geven van advies aan het ministerie van VWS aangaande het verlenen van vergunningen aan zorginstellingen met bouwplannen Het adviseren over het uitvoeringskader en signaleren van ontwikkelingen en trends Het desgevraagd rapporteren aan het ministerie van VWS omtrent de uitvoerbaarheid en de doelmatigheid van voorgenomen beleid met betrekking tot instellingen. Het gevraagd en ongevraagd signaleren aan de minister van feitelijke ontwikkelingen op het terrein van de infrastructuur van de gezondheidszorg. 2. Het ontwikkelen en vaststellen van kaders Het op verzoek van de minister ontwikkelen en vaststellen van prestatie-eisen. 3. Structurele informatievoorziening Het ontwikkelen en onderhouden van het Gegevens Referentie Informatiesysteem (GRIP). Het geven van inlichtingen aan de minister met betrekking tot de bouwkundige en functionele staat van instellingen (monitoring). Het geven van voorlichting over bouw en bouwgerelateerde onderwerpen. 4. Het adviseren en beslissen over individuele bouwinitiatieven Het adviseren aan de minister over aanvragen om toelating met bouw. Het beslissen over de aanvragen voor een vergunning en in het voorkomende geval goedkeuren van eindafrekeningen. Het toezicht houden op de uitvoering van vergunningen. Het wijzigen van vergunningen in verband met wijzigingen in de eigendomsverhoudingen. 5. Bedrijfsvoeringstaken Personeel en organisatie / Salarisadministratie / Inkoop / Facilitaire diensten / Communicatie en voorlichting Financiële administratie De taakvoorgangers van het CBZ zijn beschreven in het PIVOT-rapport Planning van voorzieningen in de gezondheidszorg. Rapport van een institutioneel onderzoek, (PIVOT-rapport nr. 6; s-gravenhage, 1993). De handelingen van deze actoren zijn gewaardeerd in het BSD Planning van voorzieningen in de gezondheidszorg (Stcrt. 2007, 100). N.B. Het CBZ heeft in alle stadia (1947-heden) géén beleid gemaakt, maar het beleid van het verantwoordelijke ministerie van VWS uitgevoerd. Voor alle duidelijkheid: het CBZ heeft wel eigen interne (beleids)kaders opgesteld voor de uitvoering. 13

14 3. en B E L E I D 01. Het vaststellen en evalueren van het interne beleid van het CBZ Product nota s, notities, memo s, jaarplannen, rapporten, evaluaties Waardering B (1, 3) 02. T A A K Het verzamelen en bewerken van gegevens ten behoeve van intern (wetenschappelijk) onderzoek betreffende planning en bouw van voorzieningen in de gezondheidszorg Product rapporten, gegevensoverzichten, correspondentie Waardering B (1) 03. Het op verzoek van de minister van VWS ontwikkelen en vaststellen van prestatie-eisen Product rapporten, correspondentie Waardering B (5) 04. Het ontwikkelen en onderhouden van informatiesystemen Product rapportage onderhoud GRIP Waardering V, 5 jaar 05. : Adviezen en vergunningen Het adviseren van het ministerie van VWS met betrekking tot het verlenen van vergunningen met betrekking tot de bouw van en/of verbouwing aan zorginstellingen Grondslag Wet ziekenhuisvoorzieningen, art. 2 lid 2 en art. 18 lid 4 en 7 (Stb. 1971, 268, gewijzigd bij Stb. 1990, 535) Product Waardering 06. adviesaanvraag (incl. bijlagen), advies V, 5 jaar Het voorbereiden van eventuele adviezen met betrekking tot bouw van en/of verbouwing aan zorginstellingen aan het ministerie van VWS Grondslag Wet ziekenhuisvoorzieningen, art. 2 lid 2 en art. 18 lid 4 en 7 (Stb. 1971, 268, gewijzigd bij Stb. 1990, 535) Product tekeningen, correspondentie Waardering V, 1 jaar 14

15 07. Het verlenen van een vergunning voor de bouw en exploitatie van een zorginstelling waarvoor geen verklaring vereist is Grondslag Wet ziekenhuisvoorzieningen, art. 9 lid 1 (Stb. 1971, 268). Product vergunningaanvraag (incl. bijlagen), beschikking Waardering V, 10 jaar 08. Het ontvangen van een kennisgeving voor uitbreiding of verbouwing van een zorginstelling indien geen vergunning vereist is Grondslag Wet ziekenhuisvoorzieningen, art. 2 lid 2 en art. 18 lid 4 en 7 (Stb. 1971, 268, gewijzigd bij Stb. 1990, 535) Product Waardering 09. melding (incl. bijlagen) V, 10 jaar Het verlenen, intrekken, verlengen of vervallen verklaren van een vergunning voor de bouw en exploitatie van een zorginstelling Grondslag Wet ziekenhuisvoorzieningen, art. 6 en art. 17 (Stb. 1971, 268, zoals gewijzigd bij Stb. 1978, 763) Product vergunningaanvraag (incl. bijlagen), beschikking Waardering V, 25 jaar 10. Het weigeren van een vergunning voor de bouw en exploitatie van een zorginstelling Grondslag Wet ziekenhuisvoorzieningen, art. 6 en art. 17 (Stb. 1971, 268, zoals gewijzigd bij Stb. 1978, 763) Product vergunningaanvraag (incl. bijlagen), beschikking Waardering V, 5 jaar 11. Het voorbereiden van eventuele vergunningen die geen doorgang hebben gevonden met betrekking tot bouw van en/of verbouwing aan zorginstellingen Grondslag Wet ziekenhuisvoorzieningen, art. 6 en art. 17 (Stb. 1971, 268, zoals gewijzigd bij Stb. 1978, 763) Product tekeningen, correspondentie Waardering V, 1 jaar 15

16 12. Het vaststellen, wijzigen en intrekken van aanvullende instrumenten ter regulering van de bouwstroom Grondslag o.a. Wet ziekenhuisvoorzieningen, art. 15 en 16 (Stb. 1971, 268). Product regelingen, rapporten, overzichten Waardering V, 10 jaar Bouwbegeleiding 13. Het begeleiden en beoordelen van bouw Product aanbestedingsresultaten, meer- en minderwerk, bouwkostenbewaking, eindafrekening Waardering V, 10 jaar na goedkeuring eindafrekening 14. Voorlichting en communicatie Het samenstellen van publicaties en/of documentatie ten behoeve van het kunnen verantwoorden van het handelen van het CBZ Product persberichten, publicaties, toespraken, lezingen Waardering B (5) (eindproducten) V, 5 jaar (overige) 15. Het geven van voorlichting over bouw en bouwgerelateerde onderwerpen Product persberichten, publicaties Waardering V, 5 jaar 16. Het behandelen van verzoeken op grond van de WOB Product opdracht, eindrapport Waardering V, 10 jaar 17. Het organiseren van en/of deelnemen aan congressen, symposia enz. inzake planning en bouw van voorzieningen Product gegevens deelnemers, documentatie Waardering V, 3 jaar 16

17 19. Beroep en bezwaar Het behandelen van klachten van burgers, bedrijven en instellingen tegen behandeling van of bejegening door het CBZ Product klachten, onderzoeksverslag, correspondentie, uitspraak Waardering V, 5 jaar 20. Het behandelen van bezwaarschriften Product bezwaarschrift, correspondentie, besluit Opmerking Voor Wet ziekenhuisvoorzieningenbesluiten die niet vallen onder art. 5 lid 3 en art. 19 geldt de standaardprocedure van de Algemene wet bestuursrecht (Awb; bezwaarschriftenprocedure): - bezwaarschrift indienen bij minister onder wie Volksgezondheid of Welzijn ressorteert - beroep bij administratieve kamer van de rechtbank - hoger beroep bij Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State. Waardering V, 10 jaar 21. B E D R I J F S V O E R I N G Personeel Het opstellen van interne procedures bij diverse personeelsaangelegenheden Grondslag Beleidsnota personeel Product interne notitie, beleidsnota, rapport Waardering V, 5 jaar 22. Het vormen van personeelsdossiers Grondslag Beleidsnota personeel Product persoonsgebonden documenten, p-gegevens, contractstukken, verslagen functionerings-, functiewaarderings- en beoordelings gesprekken etc. Waardering V, 10 jaar na administratieve afhandeling van einde dienstverband 23. Het werven van nieuw personeel en het het afwijzen van sollicitanten. Grondslag Beleidsnota personeel Product artikel, brief met advertentie, plaatsingsbericht, sollicitatie- en afwijzingsbrieven Waardering V, 1 maand na afwijzing (peroonsgegevens, cv, afwijzingsbrief) V, 1 jaar indien de persoonsgegevens met toestemming van de betrokkene na beëindiging van de sollicitatieprocedure worden bewaard V, 7 jaar na plaatsing (advertentie etc.) 17

18 24. Het aanstellen van tijdelijk personeel Grondslag aanstellingsprocedure tijdelijk personeel Product arbeidscontract, besluit aanstelling, brief aan betrokkene Waardering V, 7 jaar na einde contract 25. Het betalen van salarissen Grondslag Beleidsnota personeel Product salarisbrief Waardering V, 7 jaar Huisvesting, automatisering en kantoorbenodigdheden 26. Het verwerven van goederen en diensten Product facturen, garantie, overeenkomsten Waardering V, 7 jaar na verwerving 27. Het beheren, onderhouden en verbeteren van het netwerk en functioneelen technisch applicatiebeheer Product licenties, garantieovereenkomst, verzekering, veiligheidsvoorschriften Waardering V, 1 jaar na vervallen overeenkomst 28. Het vastleggen van exploitatiekosten van huisvesting en het afschrijven van materiaal, meubilair en apparatuur Product factuur, exploitatie- en afschrijvingsoverzicht Waardering V, 7 jaar na facturering / afschrijving Overleg 29. Het voeren van intern overleg (besloten) Product agenda s, notulen, vergaderstukken, actiepuntenlijsten Waardering B (1, 5) 18

19 30. Het voeren van periodiek en incidenteel overleg met andere actoren op het werkterrein van het CBZ waarbij het secretariaat elders berust Product agenda s, notulen, vergaderstukken Waardering V, 10 jaar 31. Het voeren van periodiek en incidenteel overleg met andere actoren (o.a. het ministerie van VWS) op het werkterrein van het CBZ waarbij het secretariaat bij het CBZ berust Product agenda s, notulen, vergaderstukken Waardering B (1, 5) 32. Product begrotingen Waardering V, 10 jaar Financieel Het goedkeuren van de begroting en van de rekening en verantwoording van inkomsten en uitgaven van het CBZ 33. Het opstellen van jaarverslagen Product financiële jaarverslagen Waardering B (3) 34. Het boeken van bank- of girobetalingen, beheren van de kas en inkoopfacturen Product bank-, giroafschrift Waardering V, 7 jaar na boeking, facturering 19

20 4. Afkortingen Awb B BSD CBZ CvZ GGZ GRIP NA OTV P-gegevens PIVOT RAD RIO VWS WOB WTZi WUV WZV ZBO V Algemene wet bestuursrecht Bewaren Basis Selectiedocument College Bouw Zorginstellingen College voor Ziekenhuisvoorzieningen Geestelijke Gezondheidszorg Gegevens Referentie Informatiesysteem Nationaal Archief Op termijn te vernietigen Personeelsgegevens Project Invoering Verkorting Overbrengingstermijn Rijksarchiefdienst Rapport Institutioneel Onderzoek Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport Wet Openbaarheid van Bestuur Wet toelating zorginstellingen Wet uitvoering volksgezondheid Wet ziekenhuisvoorzieningen Zelfstandig bestuursorgaan Vernietigen 20