(Kamerbrief van OCW en BZK aangaande selectieaanpak archieven, 17 december 2010).

Transcriptie

1 Verslag van het ingevolge artikel 5, eerste lid sub d. van het Archiefbesluit 1995 gevoerde overleg tussen het Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM) (VWS) en het Nationaal Archief met betrekking tot de selectielijst, zoals bedoeld in artikel 2, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995, voor de documentaire neerslag van het Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM) over de periode vanaf 2004 Den Haag, oktober 2016 Mw. drs. A.J. van der Vliet Selectiedoelstelling en belangen Tijdens het opstellen van de selectielijst en tijdens het gevoerde overleg is rekening gehouden met de in artikel 2, sub c van het Archiefbesluit 1995 genoemde waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed en het onder sub d. van hetzelfde artikel genoemde belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek. Als uitgangspunt van het overleg gold de selectiedoelstelling voor blijvend te bewaren archief, die in 2010 als volgt is geformuleerd: Waardering, selectie en acquisitie van archieven heeft tot doel het bijeenbrengen en veiligstellen van bronnen die het voor individuen, organisaties en maatschappelijke groeperingen mogelijk maken hun geschiedenis te ontdekken en het verleden van staat en samenleving (en hun interactie) te reconstrueren. Daartoe dienen de archieven of onderdelen van archieven veilig gesteld te worden die: a. representatief zijn voor wat in de samenleving is vastgelegd; b. representatief zijn voor de activiteiten van de leden (personen en organisaties) van een samenleving; c. door waarnemers als belangrijk, bijzonder of uniek worden beschouwd omdat ze de belangrijke, bijzondere en unieke maatschappelijke ontwikkelingen, activiteiten, personen en organisaties in een bepaalde periode weerspiegelen. (Kamerbrief van OCW en BZK aangaande selectieaanpak archieven, 17 december 2010). Het overleg Het overleg over de concept-selectielijst tussen de vertegenwoordigers van de zorgdrager en de vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris vond mondeling en schriftelijk plaats van juni 2013 tot en met september De concept-selectielijst werd tevens voorgelegd aan een externe deskundige, in overeenstemming met artikel 3, sub d, van het per 1 januari 2013 gewijzigde Archiefbesluit Aan dit overleg werd door de volgende personen deelgenomen:

2 als archief- en materiedeskundigen namens de zorgdrager: mw. I.W.M. Lambregts mw. S.J. Giesbers dhr. drs. H.E.M.J. Kummeling als vertegenwoordigers van de algemene rijksarchivaris: mw. dr. F. Limburg mw. drs. A.J. van der Vliet als externe deskundige: dhr. dr. J.A. Brandenbarg Verslag van het overleg Reikwijdte van de selectielijst De voorliggende selectielijst geldt voor de periode vanaf 1 januari 2004 voor alle organisatieonderdelen van het RIVM. Deze datum is gekozen omdat het RIVM per 1 januari 2004 een agentschap van VWS is geworden. De reeds bestaande Selectielijst voor de handelingen binnen de taakgebieden Volksgezondheid en Milieu over de periode (Stcrt. 30 maart 1998, nr. 61) blijft in gebruik voor het waarderen en selecteren van archiefbescheiden van het RIVM ontvangen of opgemaakt tot en met 31 december Er worden verder geen lijsten of handelingen ingetrokken of afgesloten. De vertegenwoordigers van de Algemene Rijksarchivaris (ARA) hebben verschillende vragen gesteld met betrekking tot de reikwijdte van de voorliggende selectielijst voor zowel de periode waarop deze betrekking heeft, als voor uitgeplaatste / afgescheiden organisatieonderdelen, als over taken die uitgevoerd in mandaat van organisaties die niet onder het zorgdragerschap van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport vallen. Het RIVM werkt mede in opdracht van onder andere het ministerie van Infrastructuur en Milieu, het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid en een aantal inspecties. Voor archiefbescheiden met betrekking tot de taken die het RIVM in mandaat van het ministerie van IenM uitvoert moet de lijst van het RIVM gaan gelden. De minister van IenM dient daartoe de lijst mede te ondertekenen. Voor archief dat voortkomt uit taken die in mandaat van andere organisaties worden uitgevoerd is de lijst niet van toepassing. Daarnaast zijn er taken die sinds 1 januari 2004 voor een bepaalde periode onder verantwoordelijkheid van het RIVM vielen. Een voorbeeld hiervan is het Nederlands Vaccininstituut (NVI). Dit instituut, wat vaccins leverde voor het rijkvaccinatieprogramma, werd op 1 januari 2003 opgericht en een aantal taken werd daarmee losgemaakt van het RIVM. De publieke taken van het NVI werden in 2011 weer 2

3 ondergebracht bij het RIVM. De vertegenwoordigers van de zorgdrager hebben, naar aanleiding van de vragen van de vertegenwoordigers van de ARA, in 1.2, Reikwijdte, extra toelichting toegevoegd over de werking van de lijst met betrekking tot het Nationaal Kenniscentrum Alternatieven voor Dierproeven (NKCA), voor Bureau Reach, voor Bureau Milieugevaarlijke stoffen. De lijst geldt voor de archieven van deze organisaties. Voor de NKCA van 1 januari 2010 tot en met 31 december 2014, voor Bureau Reach vanaf 1 januari 2007 en voor Bureau Milieugevaarlijke Stoffen tot en met 31 december Voor de publieke taken van het NVI geldt de lijst vanaf 1 januari 2011, toen deze taken weer onder het RIVM kwamen te vallen. Voor de overige uitgeplaatste / afgescheiden organisatieonderdelen zoals genoemd in 2.4, en voor organisaties die na 1 januari 2004 onderdeel zijn geworden van het RIVM, zoals de landelijke Vereniging van Entadministraties (in 2008), zal de lijst van toepassing zijn voor deze organisaties voor de periode dat ze formeel onderdeel zijn geworden van het RIVM tot het moment van de eventuele afstoting. Selectiedoelstelling en waarderingsgrondslag Waardering en selectie vindt tegenwoordig plaats in het kader van de hierboven opgenomen, in 2010 geformuleerde, selectiedoelstelling. Grondslag voor het bepalen van welke neerslag blijvend te bewaren is vormen de criteria geformuleerd door het Convent van Rijksarchivarissen (zoals genoemd in 3.3.2). Naast de bewaarcriteria hebben de vertegenwoordigers van de zorgdrager ook vijf vernietigingscriteria geformuleerd op basis waarvan de lengte van de termijn voor vernietiging is bepaald. Deze criteria worden aangevuld met de mogelijkheid tot uitzondering van vernietiging van archiefbescheiden op basis van artikel 5 eerste lid, sub e, van het Archiefbesluit. De vertegenwoordigers van de zorgdrager hebben in het kader van deze selectielijst een risicoanalyse, een systeemanalyse en een vorm van trendanalyse uitgevoerd. De trendanalyse heeft geleid van een overzicht van spraakmakende incidenten (vergelijkbaar met hotspots). Archiefbescheiden met betrekking tot deze spraakmakende incidenten worden op basis van artikel 5 eerste lid, sub e, van het Archiefbesluit uitgezonderd van vernietiging. Opmerkingen bij de toelichtende tekst In eerste instantie was de selectielijst gebaseerd op de bestaande selectielijst voor de handelingen binnen de taakgebieden volksgezondheid en milieu over de periode Het resultaat van deze opzet bleek te detaillistisch en niet te voldoen. Hierop is 3

4 besloten de handelingen uit deze selectielijst samen te voegen tot processen op hoofdlijnen. De processen zijn vergeleken met het Generieke Waarderingsmodel voor de Rijksoverheid (GWR). Voor het bepalen van de waarderingen is gekeken naar de (bovengenoemde) bewaarcriteria, naar de waarderingen in de bestaande Selectielijst voor de handelingen binnen de taakgebieden Volksgezondheid en Milieu over de periode en naar de uitkomsten van de risico-, systeem- en trendanalyse. De vertegenwoordigers van de ARA hebben vragen gesteld over de manier waarop het RIVM de risico-, trend- en systeemanalyse heeft vormgegeven, teneinde meer duidelijkheid te verkrijgen over de gehanteerde waarderingsmethodiek en de verwerking van de uitkomsten daarvan in de waarderingen. De vertegenwoordigers van de zorgdrager hebben daarop een toelichting toegevoegd onder 3.2, Aanpak. Ook is naar aanleiding van vragen van de vertegenwoordigers van de ARA een overzicht van taken (in de definitieve versie: 43 expertisevelden) en een beschrijving van de organisatieonderdelen toegevoegd. Bespreking van afzonderlijke werkprocessen Een aantal werkprocessen is naar aanleiding van vragen van de vertegenwoordiger van de ARA nader verduidelijkt of toegelicht. De vertegenwoordigers van de zorgdrager hebben bij een relatief groot aantal processen voor de waardering Blijvend bewaren gekozen. De vertegenwoordigers van de ARA hebben gevraagd om bij een aantal processen de formulering van het proces iets aan te passen, zodat voorbereidende en zuiver uitvoerende werkzaamheden en werkzaamheden met betrekking tot ondersteunende taken niet de waardering blijvend bewaren zouden krijgen, conform de in de selectielijst genoemde selectiedoelstelling en bewaarcriteria. Het betrof de processen 1.4, Het ontwikkelen van normen, standaarden, methoden, protocollen, indicatoren etc. ten behoeve van uitvoering van beleid op het gebied van volksgezondheid en milieu. 3.1, Het initiëren van onderzoek en bepalen van de onderzoeksopzet en -resultaten op het gebied van volksgezondheid en milieu. 7.2, Het (periodiek) vastleggen van en rapporteren over doelstellingen, taken en organisatie van het gehele RIVM en eventuele rechtsopvolgers. 7.3, Het ontwikkelen van beleid ten aanzien van het functioneren en de positie van het RIVM en eventuele rechtsopvolgers. 7.4, Het ontwikkelen, vaststellen, laten certificeren en onderhouden van procedures, voorschriften, regelingen e.d. ter uitvoering van beleid van het RIVM en eventuele rechtsopvolgers ter beperking van risico s met betrekking tot veilig werken 7.6, Het ontwerpen en in gebruik nemen van huisvesting (bijvoorbeeld eisen, gebruikshistorie). 4

5 De vertegenwoordigers van de ARA hebben bijvoorbeeld met betrekking tot dit laatste proces gevraagd om de waardering blijvend bewaren te beperken tot locaties waarbij sprake is van risico s voor volksgezondheid en milieu. De vertegenwoordigers van de zorgdrager hebben bij enkele processen een toelichting toegevoegd of uitgebreid en meer verwijzingen naar andere processen aangebracht. De gevraagde aanpassingen in de formulering van het proces zelf zijn in veel gevallen niet doorgevoerd. Bij proces 1.4, Het ontwikkelen van normen, standaarden, methoden, protocollen, indicatoren etc. ten behoeve van uitvoering van beleid op het gebied van volksgezondheid en milieu is de toevoeging dat alleen eindproducten de waardering bewaren krijgen uit het definitieve concept van de lijst verwijderd. De vertegenwoordigers van de zorgdrager gaven de volgende argumenten voor het niet aanscherpen van de formulering van werkprocessen: - Nadere afbakening van de processen is gerealiseerd door het aangeven van relaties met andere processen; - De bedoelde processen hebben een beleidsmatig karakter; - Een gescheiden waardering binnen een proces is niet werkbaar. Een uitzondering vormen proces 2.2 en 2.3, het voorbereiden en geven van voorlichting op het gebied van volksgezondheid en milieu. Hier is een onderscheid gemaakt tussen eindproducten en alle overige documenten; - Het aannamebeleid van het Nationaal Archief (op basis van de selectiedoelstelling) is niet relevant. In een gesprek tussen de ARA en de directeur-generaal van het RIVM is overeengekomen dat de beschreven processen en de daarbij gegeven waarderingen zowel voor het Nationaal Archief als voor de zorgdrager voldoen na de uitleg die daarover door het RIVM is gegeven. Reactie van de externe deskundige De externe deskundige heeft in zijn reactie vragen gesteld over en kanttekeningen geplaatst bij de conceptselectielijst. Op hoofdlijnen is het volgende besproken: Digitale informatiestructuur is weinig belicht. Is de (digitale) toegankelijkheid op termijn gegarandeerd? De vertegenwoordigers van de zorgdrager hebben hierop geantwoord dat de duurzame toegankelijkheid is geborgd d.m.v. afspraken in het kwaliteitssysteem van het RIVM. Transparantie over de omgang met persoonlijke gegevens bij (bevolkings) onderzoeken is noodzakelijk en zou expliciet aandacht moeten krijgen. Kan het RIVM daarin nog meer inzicht geven? De vertegenwoordigers van de zorgdrager hebben hiervoor verwezen naar de omgangsregels voor persoonsgegevens, zoals die ook zijn gepubliceerd op de website. 5

6 Het belang voor historisch onderzoek wordt niet bij alle rubrieken maximaal (h)erkend. Zou het RIVM dit aandachtgebied nog een keer kritisch willen bekijken? Hierop hebben de vertegenwoordigers van de zorgdrager in overleg met de vertegenwoordigers van de algemene rijksarchivaris geantwoord dat bij elke waardering is getoetst aan de bewaarcriteria. Wanneer zich een situatie voordoet waarin te vernietigen stukken wel van historisch belang zou kunnen zijn, dan wordt er op basis van de uitzonderingscriteria en lijst van spraakmakende incidenten uitgezonderd van vernietiging. De vertegenwoordigers van de zorgdrager hebben de toelichtende tekst in de conceptselectielijst met betrekking tot de spraakmakende incidenten verduidelijkt. Het is niet voldoende duidelijk wie documentatie NVI beheert. Graag explicieter aangeven wie verantwoordelijk is voor dit onderdeel. Naar aanleiding van deze opmerking hebben de vertegenwoordigers van de zorgdrager de toelichtende tekst in de conceptselectielijst aangepast. Bij het onderdeel 1.7 is sprake van extern overleg waar het RIVM bij betrokken is. Het is niet duidelijk wat hiervan bewaard of vernietigd wordt, voor zover het onder verantwoordelijkheid van het RIVM valt. Graag een nadere toelichting. De vertegenwoordigers van de zorgdrager hebben hierop geantwoord dat de partij die het voorzitterschap dan wel het secretariaat bekleedt de betreffende bescheiden bewaart. In proces 1.5 is bepaald dat de bewaarplicht bij het RIVM berust als zij het overleg in kwestie voorzit of de secretarisfunctie bekleedt. Als het RIVM niet het voorzitterschap of het secretariaat verzorgt worden de stukken na vijf jaar vernietigd. Deze verdeling in de bewaar- en vernietigingsplicht is gebruikelijk en terug te zien in andere selectielijsten. De externe deskundige vond op basis van deze reactie dat zijn vragen afdoende beantwoord waren. Hij concludeerde voorts dat de Selectielijst RIVM met zorg en wel overwogen is samengesteld. 6