Selectielijst voor de neerslag van handelingen van Stichting Visitatie Woningcorporaties Nederland Voor de periode

Transcriptie

1 Selectielijst voor de neerslag van handelingen van Stichting Visitatie Woningcorporaties Nederland Voor de periode Versie vastgesteld Staatscourant, 1

2 begrippenlijst Accreditatie: erkenning door SVWN dat een bureau voldoet aan de vastgestelde criteria om visitaties te mogen uitvoeren bij woningcorporaties; Accreditatiebeschikking: een besluit van het bestuur van SVWN tot het verlenen, continueren, intrekken of schorsen van een accreditatie alsmede het afwijzen van een aanvraag om toekenning van een accreditatie; Accreditatiecommissie (AC): de commissie die tot taak heeft het bestuur te adviseren over het verlenen en intrekken van accreditaties; Bestuur: het bestuur van SVWN; Bureau: een rechtspersoon die visitaties wil uitvoeren in de zin van artikel 53a van de Woningwet en daarvoor bij SVWN een verzoek om toekenning van een accreditatie heeft ingediend, dan wel een rechtspersoon aan wie SVWN een accreditatie heeft verleend. Na toekenning van de accreditatie is deze rechtspersoon aangewezen om bij woningcorporaties (toegelaten instellingen) visitaties uit te voeren; Corporatie: een toegelaten instelling, zie hierna; CvD: College van Deskundigen van de SVWN; Deskundige instantie: bureau in de zin van artikel 53a eerste lid van de Woningwet; ook de geaccrediteerde genoemd; Klacht: uiting van ongenoegen, anders dan een bezwaar, over de wijze waarop SVWN of een persoon die werkzaam is onder de verantwoordelijkheid van de SVWN, zich in een bepaalde aangelegenheid jegens de klager of jegens een ander heeft gedragen RvT: Raad van Toezicht; Schorsing van een accreditatie: het opschorten van de geldigheidsduur van de toegekende accreditatie; Toegelaten instelling: een instelling als bedoeld in artikel 53 a van de Woningwet, ook (woning) corporatie genoemd; Wob: Wet openbaarheid van bestuur; ZBO: zelfstandig bestuursorgaan. 2

3 Inhoudsopgave 1. Inleiding en verantwoording 2. Werkterrein 3. De organisatie 4. Selectie 4.1 Selectiedoelstelling 4.2 Selectiecriteria 4.3 Verslag van de vaststellingsprocedure 4.4 Leeswijzer van de handelingen 4.5 Selectielijst SVWN 3

4 1. Inleiding en verantwoording SVWN en de selectielijst Voorliggend document is een selectielijst voor de handelingen van de Stichting Visitatie Woningcorporaties Nederland (SVWN). SVWN voert onder meer handelingen uit die zien op het accrediteren van bureaus die visitaties mogen uitvoeren bij woningcorporaties. In hoofdstuk 3 wordt het accreditatieproces op hoofdlijnen beschreven. Dit beleidsterrein is beschreven in het Accreditatiereglement SVWN. In dit reglement worden de aan SVWN middels artikel 53a, eerste lid, van de Woningwet toegekende taak en de daarmee gepaard gaande bevoegdheden nader uitgewerkt. De Stichting Visitaties Woningcorporaties Nederland (SVWN) heeft tot doel een gezaghebbend en onafhankelijk stelsel van visitaties voor woningcorporaties te bewaken, te beheren en door te ontwikkelen. Door zich te laten visiteren door geaccrediteerde bureaus leggen corporaties op een eenduidige manier verantwoording af aan hun stakeholders over geleverde prestaties en maken zij inzichtelijk hoe ze leren en hun prestaties verbeteren. SVWN is op 1 juli 2009 opgericht door het ministerie van Wonen, Wijken en Integratie (nu ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties), Aedes vereniging van woningcorporaties, Vereniging De Nederlandse Woonbond, de Vereniging van Toezichthouders in Woningcorporaties en de Vereniging Nederlandse Gemeenten. Per 1 juli 2015 heeft de Minister voor Wonen en Rijksdienst de stichting aanwezen als onafhankelijke instantie, bedoeld in artikel 53a, eerste lid, van de Woningwet. Sindsdien heeft de stichting de status van (privaatrechtelijk) zelfstandig bestuursorgaan voor de (deel)taak van het aanwijzen van deskundige instanties, dat wil zeggen de accreditatie van bureaus die visitaties mogen uitvoeren bij woningcorporaties. Woningcorporaties hebben zich binnen en buiten Aedes verbonden aan een tweetal codes: de Aedescode en de Governancecode Woningcorporaties. In beide codes wordt verwezen naar visitatie als verantwoordingsinstrument voor het maatschappelijk presteren van corporaties. De vierjaarlijkse onafhankelijke, externe en gezaghebbende visitatie maakt deel uit van beide codes. Visitatie is sinds 1 juli 2015, op initiatief van het parlement en mede als gevolg van de parlementaire enquêtecommissie woningcorporaties, als instrument opgenomen in de Woningwet, waarbij (alle) corporaties verplicht zijn zich eenmaal per vier jaar te laten visiteren. In deze selectielijst is zoveel mogelijk per handeling een bewaartermijn aangehouden. In de praktijk kunnen meerdere documenten met verschillende bewaartermijnen voor te vernietigen bescheiden deel uitmaken van de handeling. Echter, om geen documentgerichte selectielijst op te stellen is ervoor gekozen één overkoepelende bewaartermijn per handeling te hanteren. Op deze manier is de selectielijst beter te beheren. Handelingen die zijn gewaardeerd als te bewaren leveren geen documenten op die in de praktijk zijn te vernietigen. 4

5 Met het opmaken van selectielijsten van overheidsarchieven wordt beoogd de belangrijkste bronnen van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig te stellen voor blijvende bewaring. Met het te bewaren materiaal kan worden bijgedragen aan het reconstrueren van de hoofdlijnen van het handelen van de rijksoverheid ten opzichte van haar omgeving of van belangrijke historischmaatschappelijke gebeurtenissen en ontwikkelingen. Deze waarderingsdoelstelling wordt in de selectielijst toegepast op het betreffende beleidsterrein. Kenmerken van een selectielijst zijn de volgende: - De lijst beschrijft geen documenten maar handelingen. - De lijst geldt voor alle vormen van neerslag die resulteren uit de beschreven handelingen; papieren documenten, elektronische bestanden, audiovisuele producten enz. - De lijst beschrijft zowel de handelingen waarvan de neerslag vernietigd kan worden als ook de handelingen waarvan de neerslag bewaard moet blijven. 2. Werkterrein Met het aanwijzingsbesluit van de minister voor Wonen en Rijksdienst is SVWN per 1 juli 2015 aangewezen als onafhankelijke instantie als bedoeld in artikel 53a van de Woningwet. Sindsdien is de stichting bekleed met met openbaar gezag en wordt zij voor de uitoefening van haar publieke taak aangemerkt als een bestuursorgaan (een zogenaamd b-orgaan). De uitoefening van haar publieke taak, het aanwijzen van deskundige instanties op basis van accreditatie, zal daarom worden ingekaderd door het bepaalde in de Algemene wet bestuursrecht (Awb) en aanverwante wet- en regelgeving, waaronder de Archiefwet De accreditatieprocedure wordt beschreven in het Accreditatiereglement SVWN, de criteria op grond waarvan geaccrediteerd wordt, staan beschreven in het Beoordelingskader accreditatie: accreditatiecriteria. Bureaus die een accreditatie willen verkrijgen c.q. hebben en willen behouden, dienen aantoonbaar te voldoen aan de door SVWN vastgestelde criteria. Er gelden voor het verkrijgen van een accreditatie twee hoofdcriteria: 1. Onafhankelijkheid Het waarnemings- en beoordelingsvermogen mag niet beïnvloed worden door een betrokkenheid of belang van het bureau en/of de visitatoren bij de corporatie. Er moet sprake zijn van objectiviteit en deze mag op geen enkele manier in discussie zijn. Het visiterend bureau en de visitatoren mogen daarom zakelijk noch persoonlijk belang hebben bij de corporatie en bij de uitkomst van het visitatierapport. 5

6 2. Kwaliteit De visitatie wordt met hoge kwaliteit uitgevoerd op basis van vereiste deskundigheid en ervaring. Deze hoge kwaliteit en onderliggende deskundigheid en ervaring worden geborgd in alle elementen van accreditatie. Beide zijn uitgewerkt naar subcriteria voor de organisatie (bureau en systeem), de mens (visitator en visitatiecommissie), het proces (werkwijze visitatie) en het product (rapportage). Daarnaast is er ook een leidraad voor de samenstelling van visitatiecommissies en de competenties van visitatoren vastgesteld door SVWN (bijlage bij Beoordelingskader accreditatie). 3. De organisatie Raad van Toezicht De raad van toezicht heeft een toezichthoudende rol op het beleid en de algemene gang van zaken in de organisatie. De raad van toezicht ziet toe op de werkzaamheden van het bestuur en staat dit met raad terzijde. Bij het vervullen van hun taak richten de leden van de raad van toezicht zich op het belang van de stichting, daarbij rekening houdend met het maatschappelijk belang dat de stichting dient. is belast met de dagelijkse leiding van SVWN en draagt zorg voor een goede uitvoering van de taken die de Statuten als ook artikel 53a Woningwet aan de nationale accreditatie-instantie opdraagt. bestaat uit één persoon. De Raad van Toezicht heeft aan het bestuur de titel: 6

7 Directeur-bestuurder toegekend en deze bestuurder legt verantwoording af aan de Raad van Toezicht. Het College van Deskundigen Het College van Deskundigen (CvD) adviseert de bestuurder over de ontwikkeling van en aanpassingen in de visitatiemethodiek en het visitatiestelsel. De gevraagde en ongevraagde adviezen van het CvD zijn niet bindend, maar worden uitgebracht aan de bestuurder die vervolgens beslist. De Accreditatiecommissie De Accreditatiecommissie (AC) adviseert de bestuurder over het verlenen van accreditaties aan bureaus om visitaties uit te voeren. Zij voert éénmaal per vier jaar bij de visiterende bureaus een uitgebreid accreditatieonderzoek uit. Vervolgens adviseert ze de bestuurder over de toekenning van de accreditatie. Ook kan de Accreditatiecommissie als daar aanleiding toe is op verzoek van de bestuurder tussentijdse accreditatieonderzoeken uitvoeren. 4. Selectie 4.1. Selectiedoelstelling De selectielijst is opgesteld in overeenstemming met de selectie doelstelling van het Nationaal Archief. Waardering, selectie en acquisitie van archieven heeft tot doel het bijeenbrengen en veiligstellen van bronnen die het voor individuen, organisaties en maatschappelijke groeperingen mogelijk maken hun geschiedenis te ontdekken en het verleden van staat en samenleving (en hun interactie) te reconstrueren. Daartoe dienen die archieven of onderdelen van archieven veilig gesteld te worden die: A. Representatief zijn voor hetgeen in de samenleving is vastgelegd; B. Representatief zijn voor de activiteiten van de leden (personen en organisaties) van een samenleving; C. Door waarnemers als belangrijk, bijzonder of uniek worden beschouwd omdat ze de belangrijke, bijzondere en unieke maatschappelijke ontwikkelingen, personen en organisaties in een bepaalde periode weerspiegelen Selectiecriteria Waarderen is het bepalen of archiefbescheiden voor blijvende bewaring of voor vernietiging in aanmerking komen. Als de archiefbescheiden van een taak of werkproces aangewezen worden voor bewaring, wil dat zeggen dat zij, ongeacht de vorm waaruit ze bestaan, voor eeuwig bewaard moeten worden. De bewaarplaats waar deze neerslag na het verlopen van de wettelijke overbrengingstermijn van twintig jaar moeten worden ondergebracht, is een daartoe aangewezen archiefbewaarplaats. Bij de waardering van blijvend te bewaren archiefbescheiden wordt in de selectielijst een B (van bewaren) vermeld. Als de archiefbescheiden van een taak of werkproces voor vernietiging in 7

8 aanmerking komen, wil dat zeggen dat zij, ongeacht de vorm waaruit ze bestaan, na verloop van de in de selectielijst vastgestelde termijn moeten worden vernietigd. De vernietigingstermijn is een minimum eis: stukken mogen niet eerder dan na het verstrijken van die termijn worden vernietigd door de voor het beheer verantwoordelijke dienst. De duur van de vernietigingstermijn wordt bepaald door de administratieve belangen en de belangen van burgers, enerzijds ten behoeve van het adequaat uitvoeren van de administratie en de verantwoordingsplicht van het bestuursorgaan en anderzijds voor de recht- en bewijszoekende burger. Bij de waardering van de te vernietigen archiefbescheiden wordt in deze selectielijst een V (van vernietigen) vermeld. achter deze V wordt met behulp van een cijfer of getal aangegeven het aantal jaren dat de archiefbescheiden bewaard moet blijven na afronding van de zaak waarop zij betrekking hebben. De selectielijst hanteert 4 verschillende V-termijnen: V 1 jaar, V 5 jaar, V 7 jaar en V 10 jaar. Het aanwijzen van archiefbescheiden van taken of werkprocessen die bewaard moeten blijven, gebeurt op grond van criteria die tot stand zijn gekomen in overleg tussen de zorgdrager en het Nationaal Archief. De volgende algemene selectiecriteria worden gehanteerd om de handelingen te selecteren waarvan de neerslag permanent moet worden bewaard. Algemeen selectiecriterium 1. Handelingen die betrekking hebben op voorbereiding en bepaling van beleid op hoofdlijnen 2. Handelingen die betrekking hebben op evaluatie van beleid op hoofdlijnen 3. Handelingen die betrekking hebben op verantwoording van beleid op hoofdlijnen aan andere actoren 4. Handelingen die betrekking hebben op (her)inrichting van organisaties belast met beleid op hoofdlijnen 5. Handelingen die bepalend zijn voor de wijze waarop beleidsuitvoering op hoofdlijnen plaatsvindt 6. Handelingen die betrekking hebben op beleidsuitvoering op hoofdlijnen en direct zijn gerelateerd aan of direct voortvloeien uit voor Toelichting Hieronder wordt verstaan agendavorming, het analyseren van informatie, het formuleren van adviezen met het oog op toekomstig beleid, het ontwerpen van beleid of het plannen van dat beleid, alsmede het nemen van beslissingen over de inhoud van beleid en terugkoppeling van beleid. Dit omvat het kiezen en specificeren van de doeleinden en de instrumenten. Hieronder wordt verstaan het beschrijven en beoordelen van de inhoud, het proces of de effecten van beleid. Hieruit worden niet per se consequenties getrokken zoals bij terugkoppeling van beleid. Hieronder valt tevens het uitbrengen van verslag over beleid op hoofdlijnen aan andere actoren of ter publicatie. Hieronder wordt verstaan het instellen, wijzigen of opheffen van organen, organisaties of onderdelen daarvan. Onder beleidsuitvoering wordt verstaan het toepassen van instrumenten om de gekozen doeleinden te bereiken. Bijvoorbeeld in het geval de ministeriele verantwoordelijkheid is opgeheven en/of wanneer er sprake is van oorlogstoestand, staat 8

9 het Koninkrijk der Nederlanden bijzondere tijdsomstandigheden van beleg of toepassing van noodwetgeving. In artikel 5 lid 2 van Archiefbesluit 1995 staat vermeld dat de opsomming van de selectielijst moet aansluiten op de ordeningsstructuur. Hieraan wordt voldaan doordat de archivering verloopt volgens dezelfde processen zoals vermeld in hoofdstuk 4.5 van deze selectielijst. Ingevolge artikel 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 kan neerslag van bepaalde, als te vernietigen gewaardeerde handelingen betreffende personen en/of gebeurtenissen van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang, van vernietiging worden uitgezonderd. Zo zal archiefmateriaal dat volgens de selectielijst op vernietigen staat, van vernietiging worden uitgezonderd wanneer het inhoudelijk van enig belang kan zijn en: - betrekking heeft op bijzondere personen of gebeurtenissen, - anderszins een uniek of bijzonder karakter draagt. Deze opsomming is niet limitatief. 4.3 Verslag van de vaststellingsprocedure Leeswijzer van de handelingen In deze selectielijst worden de handelingen van SVWN beschreven. Iedere handeling is vastgelegd in een gegevensblok met zes velden. Op deze wijze: Periode: Iedere handeling is voorzien van een uniek volgnummer (..). Een handeling is een complex van activiteiten gericht op het tot stand brengen van een product, die een medewerker verricht ter vervulling van een taak of op grond van een bevoegdheid. 9

10 De medewerker speelt een rol op een beleidsterrein en heeft de bevoegdheid tot het zelfstandig verrichten van handelingen op grond van attributie, delegatie of mandaat. De handelingen zijn positief geformuleerd. Dat wil zeggen dat bij een handeling als het vaststellen van een regeling ook het intrekken van een regeling inbegrepen wordt geacht. De actor betreft het orgaan dat verantwoordelijk is voor de uitvoering van het proces. Als er meerdere actoren mogelijk zijn, wordt de actor genoemd die in de praktijk als hoofdverantwoordelijke wordt gezien. De grondslag of bron geeft de verordening, wet, regeling of in een enkel geval de norm weer waarop een handeling is gebaseerd. Een groot aantal aangetroffen gelijksoortige grondslagen is soms samengevat of tot een keuze beperkt. Niet alle handelingen zijn gebaseerd op een grondslag. De periode geeft aan wanneer een handeling is uitgevoerd. Handelingen vanaf 2009 zien op handelingen die zijn verricht vanaf het moment dat SVWN werd opgericht. Handelingen vanaf 2015 zien over het algemeen op handelingen die SVWN verricht specifiek vanuit haar rol als bestuursorgaan. Het product vormt het resultaat van de handeling. Soms is het noodzakelijk bepaalde velden in de gegevensblokken te verduidelijken met een opmerking of toelichting. De waardering geeft aan welke selectiebeslissing genomen moet worden ten aanzien van de neerslag van de handeling. De selectielijst hanteert 4 verschillende V-termijnen: V 1 jaar, V 5 jaar, V 7 jaar en V 10 jaar Selectielijst SVWN Bestuurlijk (Algemeen) (1) Het benoemen en aftreden van leden van RvT De raad van toezicht Statuten SVWN Jaarverslag B 10

11 (2) Het benoemen en aftreden van het bestuur De raad van toezicht Statuten SVWN Jaarverslag B (3) Benoemen en aftreden van leden accreditatiecommissie De raad van toezicht Statuten SVWN Periode: Jaarverslag Leden van de accreditatiecommissie worden benoemd door de RvT B (4) Het benoemen van het college van deskundigen (CvD) De raad van toezicht Statuten SVWN Jaarverslag Leden van het CvD worden benoemd door de RvT B 11

12 (5) Benoemen college van voorzitters externe bezwarencommissie De raad van toezicht Statuten SVWN Jaarverslag B (6) Het voeren van overleg door de RvT De raad van toezicht en het bestuur Statuten en Reglement Raad van Toezicht Verslagen B (7) Het goedkeuren van de begroting, jaarrekening en jaarverslag De raad van toezicht Statuten SVWN Jaarverslag (inclusief begroting, jaarrekening, accountantsverklaring) 12

13 B Visitatie (8) Het ontwikkelen en beheren van de visitatiemethodiek Statuten SVWN Periode: 2015 Methodiek handleiding, adviezen Het college van deskundigen adviseert omtrent de ontwikkeling en borging van de visitatiemethodiek, het bestuur stelt wijzigingen en aanvullingen vast V 10 adviezen B methodiek handleiding (9) Publiceren van de definitieve visitatierapporten op de website Statuten Visitatierapporten De rapporten worden op de SVWN-website geplaatst, aangevuld met de bestuurlijke reacties van de corporaties B 13

14 Accreditatie als bedoeld in artikel 53a Woningwet (10) Het ontwikkelen en beheren van accreditatiecriteria Statuten Accreditatie criteria, adviezen en wijzigingsvoorstellen V 10 adviezen en voorstellen B accreditatiecriteria (11) Het accrediteren van de deskundige instanties die de visitaties uitvoeren Statuten, Woningwet, Accreditatiereglement en voorgangers hiervan Besluiten, correspondentie met de deskundige instanties m.b.t. het verlenen, schorsen en intrekken van de accreditatie besluit (na advies van de accreditatiecommissie) over de accreditatie verlening, schorsing of intrekking van de deskundige instanties. V 10 besluiten (na afronden (her)beoordeling) V 5 correspondentie 14

15 (12) Advisering door de accreditatiecommissie De accreditatiecommissie Statuten, Accreditatiereglement en voorgangers hiervan Product : Adviezen, correspondentie betreffende de deskundige instanties De accreditatiecommissie onderzoekt de deskundige instanties één keer in de vier jaar (en incidenteel indien hiertoe aanleiding is) en brengt naar aanleiding van haar bevindingen een accreditatie-advies uit aan het bestuur V 10 adviezen V 5 correspondentie (13) Voeren van gesprekken door het bestuur in het kader van het toezicht op de geaccrediteerde instanties Statuten, Accreditatiereglement en voorgangers hiervan Product : Verslag gesprek, correspondentie voert minimaal een keer per jaar een gesprek met de deskundige instanties in het kader van zijn toezichthoudende taak op de verleende accreditaties. V 10 jaar verslag V 5 jaar overig 15

16 Regelingen (14) Het vaststellen en wijzigen van regelingen, reglementen inzake de (wettelijke) taakuitoefening en statuten Artikel 53a Woningwet, statuten, aanwijzingsbesluit Reglementen, regelingen, statuten V 10 reglementen, regelingen B statuten Juridische zaken (15) Het behandelen van klachten over gedragingen van SVWN bij uitoefening van haar wettelijke taak Algemene wet bestuursrecht, Reglement klachtprocedure SVWN Correspondentie, verslagen hoorzitting, notities V 10 na afronding klachtprocedure 16

17 (16) Handeling Beslissen op bezwaarschriften Algemene wet bestuursrecht, Reglement bezwaarprocedure SVWN Periode : Bezwaarschrift, advies bezwaarschriftencommissie, correspondentie, verweerschrift, beslissing op bezwaar V 10 na afronding bezwaarprocedure (17) Grondslag Voeren van beroepsprocedures bij de bestuursrechter Algemene wet bestuursrecht Periode : Product : Waardering Correspondentie, adviezen, beroepschrift, verweerschrift, uitspraak V 10 na afronding beroepsprocedure (18) Handeling Grondslag Behandeling van Wob-verzoeken Wet openbaarheid bestuur, Algemene wet bestuursrecht, Wob handleiding SVWN Product : Beschikkingen, bijlagen, correspondentie V 10 na verzending beschikking 17

18 Financiën en inkoop (19) Het beheren van financiële middelen en het verzorgen van de financiële administratie Algemene wet inzake Rijksbelastingen (Awr) en aanverwante regelgeving Boekhouding, financiële administratie, financiële bescheiden Administreren van de kosten en opbrengsten, beheren van debiteuren en crediteuren, beheren van de liquide middelen, verantwoorden van ontvangsten en uitgaven, baten en lasten V 7 jaar na afloop boekjaar Ambtelijk overleg (20) Periodiek ambtelijk overleg in het kader van de ZBO taak Artikel 53a Woningwet, aanwijzingsbesluit Verslaglegging V 5 verslaglegging 18