Den Haag, februari 2015 F.J.G. Limburg

Transcriptie

1 Verslag van het ingevolge artikel 5, eerste lid sub d. van het Archiefbesluit 1995, gevoerde overleg tussen Zorginstituut Nederland en het Nationaal Archief met betrekking tot de selectielijst, zoals bedoeld in artikel 2, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995, voor de neerslag van het College voor Zorgverzekeringen (CVZ), voor de periode 1 juli april 2014 en van Zorginstituut Nederland (ZIN), voor de periode vanaf 1 april 2014 Den Haag, februari 2015 F.J.G. Limburg Beleidsterrein In de concept-selectielijst voor het College voor Zorgverzekeringen (CVZ) en Zorginstituut Nederland (ZIN) is een beschrijving van de taken van het CVZ en ZIN opgenomen, en een overzicht van de actoren waarvan de neerslag in de selectielijst is opgenomen. De selectielijst zal worden toegepast op de neerslag vanaf het ontstaan van het CVZ in Op 1 april 2014 is het CVZ overgegaan in het Zorginstituut Nederland. De selectielijst zal mede worden gebruikt voor de waardering en selectie van die taken, die van het CVZ zijn overgegaan op ZIN. ZIN heeft daarnaast enkele nieuwe taken gekregen. Wanneer de nieuwe taken goed geïmplementeerd zijn binnen de organisatie, zal de selectielijst worden geactualiseerd (aangevuld met toegevoegde taken) om volledig bruikbaar te zijn voor de nieuwe organisatie. Bij deze actualisatie zal de reikwijdte van het zorgdragerschap van ZIN nader worden vastgelegd in de selectielijst. Selectiedoelstelling en criteria en belangen Tijdens het opstellen van de selectielijst en tijdens het gevoerde overleg is rekening gehouden met de in artikel 2, sub c van het Archiefbesluit 1995 genoemde waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed en het onder sub d. van hetzelfde besluit genoemde belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek. Als uitgangspunt van het overleg gold de door de rijksarchiefdienst gehanteerde selectiedoelstelling, die inhoudt dat de belangrijkste bronnen van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig worden gesteld voor blijvende bewaring. Met het te bewaren materiaal moet het mogelijk zijn om een reconstructie te maken van de hoofdlijnen van het handelen van de rijksoverheid ten opzichte van haar omgeving, maar ook van de belangrijkste historisch-maatschappelijke gebeurtenissen en ontwikkelingen, voor zo ver deze zijn te reconstrueren uit overheidsarchieven. Het overleg Het overleg over de concept-selectielijst tussen de vertegenwoordigers van de zorgdrager en de vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris vond mondeling en schriftelijk plaats in de periode van april 2013 tot en met oktober De conceptselectielijst werd tevens voorgelegd aan een externe deskundige, in overeenstemming met artikel 3, sub d, van het per 1 januari 2013 gewijzigde Archiefbesluit De selectielijst wordt vastgesteld in het kader van een overgangsregeling voor de

2 wijziging van het Archiefbesluit, hetgeen impliceert dat de opzet en vaststellingsprocedure van de selectielijst nog niet geheel aan het gewijzigde Archiefbesluit hoeven te voldoen. Aan dit overleg werd door de volgende personen deelgenomen: als archief- en materiedeskundigen namens de zorgdrager: M. Sanchez van Ginkel, projectleider en-medewerker selectielijsten (FIA/DIV Zorginstituut Nederland) A. Brussel-Supheert, projectmedewerker (FIA/DIV Zorginstituut Nederland) drs. H. Waalwijk, externe adviseur (docent/onderzoeker Archiefschool, Hogeschool Amsterdam) als vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris: dr. F.J.G. Limburg, medewerker afdeling Kennis en Advies bij het Nationaal Archief als externe deskundige: drs. P.R. te Slaa Daarnaast is tevens een materiedeskundige geraadpleegd, dr. K.-P. Companje, expert op het gebied van de geschiedenis van zorgverzekeringen en zorgstelsels. Aan de heer Companje is tijdens een mondeling overleg gevraagd zijn mening te geven over de documentaire neerslag van het CVZ/ZIN die voor blijvende bewaring in aanmerking komt. Zijn reactie is bij de desbetreffende punten vermeld in onderstaande verslag. Verslag van het overleg De organisatie heeft er voor gekozen geen handelingen te beschrijven, maar heeft handelingen per onderwerp gegroepeerd overeenkomstig de gebruikte archiefcode (vergelijk de toelichting in de selectielijst onder 2.8, Leeswijzer bij de selectielijst). Deze gewaardeerde categorieën zijn zoveel als mogelijk gekoppeld aan bijbehorende neerslag. Het was de vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris in eerste instantie niet altijd duidelijk op welke processen en soorten documenten de beschreven categorieën concreet betrekking hadden. De vragen om verduidelijking van de vertegenwoordiger hebben bij een aantal van de beschreven categorieën geleid tot herformulering en nadere omschrijving. De zorgdrager heeft in de selectielijst de relatie verduidelijkt tussen de gewaardeerde categorieën en de feitelijke ordening van categorieën die gearchiveerd worden, d.m.v. vermelding van de gehanteerde archiefcode per gewaardeerde categorie. Hiermee is in deze selectielijst de in het gewijzigde Archiefbesluit opgenomen eis van de overeenstemming tussen selectielijst en ordeningsstructuur van het archief zichtbaar gemaakt (ook al gold deze eis voor de vaststelling van deze selectielijst nog niet). De externe deskundige heeft er op gewezen dat de titel van de selectielijst beter in overeenstemming kon worden gebracht met de keuze om niet zozeer handelingen maar 2

3 eerder categorieën archiefbescheiden te beschrijven. Naar aanleiding hiervan is de titel gewijzigd in Selectielijst voor de neerslag van het College voor zorgverzekeringen ( ) en Zorginstituut Nederland (vanaf ). Daarnaast heeft het advies van de deskundige geleid tot enkele wijzigingen in de bij blijvend te bewaren categorieën archiefbescheiden genoemde bewaarcriteria. Rubrieken 10a Agenda s, vergaderstukken en notulen van de collegevergaderingen ( ); vergaderingen Raad van Bestuur (2007-), 23 Agenda s, notulen, verslagen en vergaderstukken van vergaderingen van commissies ingesteld door CVZ/ZIN, 24 Agenda s, notulen, verslagen en vergaderstukken van vergaderingen van colleges en/of commissies, die niet ingesteld zijn door het CVZ/ZIN, 25 Agenda s, notulen, verslagen en vergaderstukken van ketenoverleg op bestuurlijk niveau, 26 Agenda s, notulen, verslagen en vergaderstukken van vergaderingen met andere organisaties Op voorstel van de vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris worden bij overleggen die als te bewaren zijn aangemerkt naast de notulen ook agenda s en vergaderstukken als te bewaren aangemerkt, om een volledig beeld van het besprokene te kunnen reconstitueren. Rubrieken 14, Communicatie Bij een aantal stukken in de sfeer van communicatie is op voorstel van de vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris bepaald dat alleen definitieve stukken worden bewaard. Naar aanleiding van rubriek 16, Informatieproducten gericht op zorgverzekeraars, zorgverleners en burgers, heeft de externe deskundige gevraagd of het informatieproduct website ook onder deze categorie wordt begrepen, en zo nee, hoe de waardering van dit informatieproduct is geregeld. De vertegenwoordigers van de zorgdrager en de algemene rijksarchivaris hebben aangegeven dat rubriek 16 geldt voor informatieproducten ongeacht hun vorm. De inhoud van websites valt er dus inderdaad eveneens onder. Voor de duidelijkheid is de toelichting bij rubriek 16 op dit punt aangevuld. Rubriek 19, Informatieverzoeken in het kader van de Wet openbaarheid bestuur (Wob) De externe deskundige heeft aangegeven dat de neerslag met betrekking tot informatieverzoeken in het kader van de Wet openbaarheid bestuur bepaalde cultuurhistorische waarde heeft. De antwoorden van de zorgdrager op deze informatieverzoeken geven inzicht in de wijze waarop deze organisatie functioneert en haar functioneren in relatie tot de samenleving beschouwt. Om deze reden heeft de deskundige voorgesteld om deze neerslag in zijn geheel, of in de vorm van een steekproef, blijvend te bewaren. De vertegenwoordigers van de zorgdrager en de algemene rijksarchivaris zijn echter van mening dat de neerslag van de behandeling van de WOB-verzoeken in het archief van de CVZ/ZIN niet in aanmerking komt voor permanente bewaring. Dit materiaal heeft doorgaans geen cultuurhistorische waarde. Het wordt dan ook standaard gewaardeerd met V(ernietigen op termijn), tenzij de zorgdrager informatie geeft over de aard van de 3

4 stukken die leidt tot een andere waardering. De WOB-verzoeken in het archief van CVZ/ZIN worden doorgaans tezamen met het dossier waar het betrekking op heeft bewaard (waarbij de afzonderlijke waardering voor WOB-verzoeken wel wordt gehandhaafd). Wanneer een WOB-verzoek wel cultuurhistorische waarde heeft (bv. gezien de aard van het dossier waar het betrekking op heeft), wordt het WOB-verzoek tezamen met het dossier blijvend bewaard (uitgezonderd van vernietiging). Rubrieken 23 Agenda s, notulen, verslagen en vergaderstukken van vergaderingen van commissies ingesteld door CVZ/ZIN, 24 Agenda s, notulen, verslagen en vergaderstukken van vergaderingen van colleges en/of commissies, die niet ingesteld zijn door het CVZ/ZIN, 25 Agenda s, notulen, verslagen en vergaderstukken van ketenoverleg op bestuurlijk niveau, 26 Agenda s, notulen, verslagen en vergaderstukken van vergaderingen met andere organisaties (NB: ook al zijn de rubrieken geplaatst onder hoofdstuk 4, Handelingen op het gebied van de bedrijfsvoering, het betreft commissies, overleg e.d. dat zowel plaatsvindt m.b.t. bedrijfsvoeringstaken als m.b.t. de primaire taken van de organisatie) De vertegenwoordigers van de zorgdrager en de algemene rijksarchivaris hebben gepoogd om preciezer te bepalen welk type commissies met B(lijvend bewaren) dan wel V(ernietigen) worden gewaardeerd. Er is een onderscheid gemaakt tussen commissies werkzaam op het terrein van de primaire taken (Blijven bewaren) en de piofach-taken (Vernietigen). In een aantal gevallen is er bij overleg m.b.t. primaire taken eveneens een nader onderscheid gemaakt tussen overleg dat aan de basis staat van beleidsontwikkeling of verandering van de organisatie (blijvend bewaren) en neerslag van overig overleg. De vertegenwoordigers van de zorgdrager vertrouwen er op een dergelijk onderscheid te kunnen maken. Bij twijfel kunnen ze het Nationaal Archief om advies vragen. De geraadpleegde materiedeskundige heeft eveneens gewezen op het belang van het bewaren van de hierboven met B(lijvend bewaren) gewaardeerde neerslag. Ook heeft hij aangegeven dat het onderscheid tussen neerslag van overleg dat aan de basis staat van beleidsontwikkeling of verandering van de organisatie, en overleg waarvoor dit niet geldt, zorgvuldig dient te worden gemaakt. Verder is op voorstel van de vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris aan de te vernietigen stukken een termijn van V7 toegekend in plaats van V3. Hiermee is het o.a. mogelijk beter na te gaan of stukken in aanmerking komen voor blijvende bewaring. Rubriek 42, Vaststellingen van subsidies aan het CVZ/ZIN Op voorstel van de vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris is de waardering van categorie 42 gewijzigd van B(lijvend bewaren) in V(ernietigen op termijn). De vertegenwoordiger zag geen redenen om dit materiaal blijvend te bewaren, gelet op het feit dat de belangrijkste financiële transacties worden vastgelegd in blijvend te bewaren stukken zoals jaarrekeningen. De vertegenwoordigers van de zorgdrager waren het hiermee eens, aangezien enerzijds de kerninformatie over subsidieverstrekkingen en - ontvangsten inderdaad in de jaarverslagen en de financiële jaarverslagen is samengevat, anderzijds de beleidskoers van de organisatie t.a.v. subsidies m.b.t. primaire taken is vastgelegd in de regelingendossiers per subsidiesoort en deze dossiers met B(lijvend 4

5 bewaren) zijn gewaardeerd in de selectielijst neerslag handelingen. In de toelichting bij de rubriek is overigens gespecificeerd om wat voor soort subsidies het gaat. De externe deskundige heeft voorgesteld om deze rubriek desondanks waardering B toe te kennen. Hij heeft aangegeven dat informatie over de belangrijkste financiële transacties in jaarrekeningen namelijk geen gegevens bevat over subsidies die zijn afgewezen. In de jaarverslagen staat bovendien slechts de kerninformatie over subsidieverstrekkingen en -ontvangsten, terwijl de algemene beleidskoers van de organisatie t.a.v. subsidies m.b.t. primaire taken is vastgelegd in de regelingendossiers per subsidiesoort. Dit betekent in de praktijk dat bij een V-waardering van de neerslag behorende bij rubrieken 42 en 43 (Afwijzingen subsidieverzoeken van het CVZ/ZIN) veel informatie verloren gaat die betrekking heeft op de uitvoering van beleid op hoofdlijnen. Een met redenen omkleed verzoek voor subsidie, evenals een gemotiveerde toekenning of afwijzing daarvan, geeft dikwijls goed inzicht in de beleidsvoorbereidingen en uitvoering van organisaties op hoofdlijnen. De vertegenwoordigers van de zorgdrager en de algemene rijksarchivaris hebben geantwoord dat de subsidies van rubrieken 42 en 43 geen betrekking hebben op de primaire taken maar op subsidieaanvragen t.b.v. de organisatie zelf. De zorgen van de deskundige, over het verloren gaan van informatie over de beleidskoers van de organisatie ten aanzien van de primaire taken, zijn dan ook ongegrond. De waardering Vernietigen blijft in de selectielijst bij deze rubrieken staan; er is nader toegelicht dat het subsidies betreft op het gebied van de bedrijfsvoering. Rubriek 46 Personeelsdossiers algemeen secretarissen/ voorzitters/markante personen Deze personeelsdossiers zijn voor bewaring aangewezen. De vertegenwoordigers van de zorgdrager hebben het blijvend bewaren van dossiers van algemeen secretarissen aldus onderbouwd: De dossiers van de algemeen-secretarissen voldoen aan het criterium 'archiefbescheiden inzake personen die op enig gebied van bijzondere betekenis (geweest) zijn; van bijzondere betekenis zijn bijvoorbeeld personen met een belangrijke functie binnen CVZ/ZIN en personen met een maatschappelijk vooraanstaande rol', zoals in hoofdstuk 2.6 Criteria uitzondering van vernietiging opgenomen. Daarnaast geldt, dat de algemeen-secretarissen behalve als hoofd van de ambtelijke organisatie van CVZ/ZIN tevens raadslid waren en dus een politieke rol vervulden. Gekoppeld aan de maatschappelijke betekenis van CVZ/ZIN kan m.i. dus gesteld worden dat naast de voorzitters ook de algemeen-secretarissen uit hoofde van hun duo-rol van maatschappelijke betekenis zijn geweest. Rubriek 49 Voorschriften en richtlijnen betreffende toekennen van dienstkleding De voorschriften en richtlijnen waren door de zorgdrager in eerste instantie met B(lijvend bewaren) gewaardeerd, gelet op de opsporingsbevoegdheid van inspecteurs en hun gerechtigdheid vuurwapens te dragen tijdens de periode dat zij als zodanig bij de Ziekenfondsraad werkzaam waren. Dit was voor de vertegenwoordigers van de zorgdrager aanleiding de stukken, als getuigende van een uitzonderlijke situatie, aan te merken als blijvend te bewaren. In de praktijk werd echter geen gebruik gemaakt van deze bevoegdheid tot het dragen van vuurwapens. Bovendien geldt voor het CVZ/ZIN dat het dergelijke inspecteurs niet in dienst heeft gehad. De zorgdrager heeft tijdens het 5

6 overleg de waardering van de categorie van B(lijvend bewaren) in V(ernietigen op termijn) gewijzigd. De vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris is hiermee akkoord gegaan; de algehele waardering is V(ernietigen op termijn), stukken van uitzonderlijke betekenis kunnen van vernietiging worden uitgezonderd. Daarnaast is het ingangsmoment van de vernietigingstermijn van de categorie 49 nader gespecificeerd (d.m.v. na vervallen van ). Rubriek 51 Rechtspositie personeel De vertegenwoordigers van de zorgdrager hebben betoogd dat de aanwezigheid van een eigen rechtspositieregeling/cao bij het CVZ/ZIN, en de specifieke aard van deze rechtspositieregeling, blijvende bewaring rechtvaardigt. De vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris is akkoord gegaan. Rubrieken 54 Mandaatregelingen en volmachten personeel en 63 Functiebeschrijving en waardering De vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris heeft gevraagd welke rol deze documenten hebben in het kader van het blijvend bewaren van de hoofdlijnen van de organisatie. De vertegenwoordiger van de zorgdrager heeft betoogd dat via de mandaatregeling een beeld van verantwoordelijkheden binnen de organisatie wordt gegeven; in die zin vormt het een aanvulling op de organisatiestructuur. Hetzelfde geldt voor de functiebeschrijvingen. De vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris is akkoord gegaan. Rubriek 82 Stukken betreffende het gebruik en de huur De vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris heeft gewezen op de risico s van de korte voorgestelde vernietigingstermijn (1 jaar na beëindiging overeenkomst): de termijn is gewijzigd in V 7 na beëindiging overeenkomst. Rubrieken 90 Beheersregels voor archieven, informatievoorziening en automatisering en 92 Stukken betreffende archivering Op voorstel van de vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris is een preciezer onderscheid aangebracht tussen blijvend te bewaren en op termijn te vernietigen stukken. Rubrieken 96a Vaststellen van modelovereenkomsten en het goedkeuren van uitkomsten van overleg hulpverleners en hulpverlenende instellingen en 96b Adviezen aan de NZA modelovereenkomsten polissen uitvoeringsorganen Zfw/AWBZ Op basis van het advies van de geraadpleegde materiedeskundige is bekeken of modelovereenkomsten voor blijvende bewaring in aanmerking zouden komen. De vertegenwoordiger van de zorgdrager heeft echter betoogd dat de informatie van belang m.b.t. dit onderwerp afdoende worden bewaard via de beleidsdossiers van het CVZ. Deze conclusie is ook getrokken bij het vaststellen van deze handeling in de selectielijsten voor de primaire taken van de Ziekenfondsraad en voor de Nederlandse Zorgautoriteit. Vanaf 2006 leggen zorgverzekeraars modelovereenkomsten ter toetsing voor aan de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa). Deze stuurt een afschrift van de ontvangen melding en 6

7 bijgevoegde modelovereenkomsten door naar het CVZ/ZIN. Voor het CVZ/ZIN is dit van belang voor het toekennen van een vereveningsbijdrage aan de zorgverzekeraars. Ten behoeve van de uitvoering van de toetsing kan de NZa het CVZ/ZIN daarnaast verzoeken een advies te geven over de juiste en volledige vertaling van de functiegerichte aanspraken van de wet- en regelgeving naar de verzekerde prestaties in de modelovereenkomsten en de reglementen. De neerslag van de betreffende handelingen (die volgen uit de bemoeienis van het CVZ/ZIN met de modelovereenkomsten) valt dan ook niet onder de geformuleerde criteria voor het voor bewaring in aanmerking laten komen van de (neerslag van) handelingen. De vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris stemt in met de door de zorgdrager aangedragen argumenten. De waardering van rubrieken 96a en b blijft V(ernietigen op termijn). Rubriek 100b Overeenkomsten voor het verzamelen van (statistische) gegevens De externe deskundige heeft voorgesteld om deze rubriek te waarderen met B(lijvend bewaren), aangezien deze neerslag inzicht geeft in de manier waarop afspraken worden gemaakt tussen overheidsorganisaties over beleidsuitvoering op hoofdlijnen. De vertegenwoordiger van de zorgdrager heeft aangegeven dat de neerslag inderdaad inzicht geeft in de manier waarop afspraken worden gemaakt tussen overheidsorganisaties. De verantwoordelijkheden m.b.t. het verzamelen van gegevens blijken uit de neerslag bij deze rubriek en niet, dan wel zeer impliciet, uit de neerslag bij rubriek 100a (Beleid over het verzamelen van (statistische) gegevens). Het voorstel van de deskundige is dan ook overgenomen: de waardering is aangepast van V 7 in B 5. Rubriek 102d, statistische gegevens De vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris vraagt waar de blijkens rubriek 100 door CVZ/ZIN verzamelde statistische gegevens in de selectielijst worden gewaardeerd. Daarbij vraagt zij om aandacht te besteden aan de waardering voor deze gegevens; een langere waardering kan bijvoorbeeld nodig zijn in verband met hergebruik van de gegevens. De vertegenwoordigers van de zorgdrager voegen de statistische gegevens toe in rubriek 102d, en wijzigen de waardering van de rubriek van V3 jaar na eindrapportage in V 7 na eindrapportage. De vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris stemt hiermee in. Rubriek 159 Beoordelen en administreren van declaraties van en aan het buitenland op basis van EG-verordeningen en verdragen Met het oog op de financiële verantwoordingsplicht heeft de externe deskundige aangeraden om de vernietigingstermijn van de rekeningen van buitenlandse ziekenhuizen op zeven jaar te stellen in plaats van vijf jaar. Het voorstel van de deskundige is overgenomen. Over de formulering en waardering van de overige handelingen waren de betrokken partijen het eens. 7