Concept-model-regeling vervreemding archiefbescheiden universiteiten

Transcriptie

1 Het College van Bestuur [naam instelling]; Gelet op artikel 8 van de Archiefwet 1995, verder te noemen: de Wet; de artikelen 2, 7 en 8 van het Archiefbesluit 1995, verder te noemen: het Besluit; de bepalingen in het Bestuurs- en beheersreglement t.a.v. mandatering van taken en bevoegdheden en artikel 15 van de [raamregeling archiefbeheer en vaststellingsdatum]; Besluit vast te stellen de regeling vervreemding archiefbescheiden. Hoofdstuk I Artikel 1 Doel van de regeling Vervreemding van archiefbescheiden is het definitief overdragen van zowel de eigendom als de zorg en het beheer daarvan aan een andere instantie. Hoofdstuk II Voorwaarden Artikel 2 1. Tot vervreemding kan alleen worden overgegaan indien de archiefbescheiden aan een andere instantie worden vervreemd. 2. Bij vervreemding van archiefbescheiden dient artikel 2 van het Besluit in acht te worden genomen. Hoofdstuk III Procedure Artikel Het hoofd belast met archiefbeheer vraagt namens het College van Bestuur voor de vervreemding van archiefbescheiden een machtiging aan bij de minister van OC en W. 2. Indien de vervreemding ertoe leidt dat de archiefbescheiden niet in een archiefbewaarplaats overeenkomstig de Wet komen te berusten, raadpleegt het hoofd belast met archiefbeheer namens het College van Bestuur de deskundigen (het zogenaamde driehoeksoverleg) als bedoeld in artikel 3, eerste lid van het Besluit en legt dit schriftelijk vast 3. Van de voor vervreemding in aanmerking komende archiefbescheiden maakt het hoofd belast met archiefbeheer een verklaring op. (Voorbeeld model bijlage III). Aan de verklaring wordt toegevoegd een specificatie conform voorbeeld model bijlage IV. 4. Het College van Bestuur gaat niet over tot daadwerkelijke vervreemding van archiefbescheiden dan na ontvangst van de machtiging van de Minister van OC en W. 5. Het College van Bestuur maakt haar voornemen en besluit tot vervreemding van archiefbescheiden bekend. (Voorbeeld model bijlage I en II). Tegen dit voorgenomen besluit kan iedere belanghebbende op grond van artikel van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) aan het College van Bestuur zijn / haar zienswijze naar voren brengen. PAZU Werkgroep Beheersregels Pagina

2 Hoofdstuk IV Artikel 5 Inwerkingtreding Deze regeling treedt in werking op [datum] Datum: Het College van Bestuur, Voorzitter, Secretaris van de universiteit, PAZU Werkgroep Beheersregels Pagina

3 Bijlage I Model besluit tot vervreemding van archiefbescheiden ingevolge artikel 7 van het Archiefbesluit 1995 Het College van Bestuur heeft besloten na verkregen machtiging van de minister van OCenW over te gaan tot de vervreemding van de navolgende archiefbescheiden: Opsomming: Zie voorbeeld inventaris bijlage IV. De belangen genoemd in artikel 2, eerste lid van het Archiefbesluit 1995 worden gewaarborgd op de wijze als hieronder is weergegeven: - Met de taken van de universiteit wordt op de volgende wijze rekening - Met de verhouding tot andere instanties wordt op de volgende wijze rekening - Met de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed wordt als volgt rekening gehouden:.. - Met het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor de universiteit, voor recht- en bewijszoekenden en voor het historisch onderzoek wordt als volgt rekening gehouden: De deskundigen als bedoeld in artikel 3, eerste lid van het Archiefbesluit 1995 zijn als volgt betrokken bij de voorbereidingen van dit besluit: - Het met hen gevoerde overleg had de volgende inhoud:.. Datum, Het College van Bestuur, Voorzitter, Secretaris van de universiteit, PAZU Werkgroep Beheersregels Pagina

4 Bijlage II Model bekendmaking van het besluit tot vervreemding van archiefbescheiden ingevolge artikel 7, tweede lid van het Archiefbesluit Het College van Bestuur deelt mee dat ter inzage ligt op/in [plaats] een gemotiveerd besluit tot vervreemding van de navolgende archiefbescheiden: Opsomming:Zie voorbeeld inventaris bijlage IV. De belangen, genoemd in artikel 2, eerste lid van Archiefbesluit 1995, worden gewaarborgd op de wijze als hieronder weergegeven: - Met de taken van de universiteit wordt op de volgende wijze rekening - Met de verhouding tot andere instanties wordt op de volgende wijze rekening - Met de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed wordt als volgt rekening gehouden:.. - Met het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor de universiteit, voor recht- en bewijszoekenden en voor het historisch onderzoek wordt als volgt rekening gehouden: De deskundigen als bedoeld in artikel 3, eerste lid van het Archiefbesluit 1995 zijn als volgt betrokken bij de voorbereidingen van dit besluit: - Het met hen gevoerde overleg had de volgende inhoud:.. Tegen dit besluit kan iedere belanghebbende op grond van artikel van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) aan het College van Bestuur zijn / haar zienswijze naar voren brengen. Datum, Het College van Bestuur, Voorzitter, Secretaris van de universiteit, PAZU Werkgroep Beheersregels Pagina

5 Model verklaring tot vervreemding van archiefbescheiden ingevolge artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 Bijlage III Ondergetekende, het hoofd belast met het archiefbeheer verklaart namens het College van Bestuur dat na het besluit daartoe van het College van Bestuur [datum] en na machtiging van de minister OC&W [datum] vervreemd zijn op [datum] de in de bijlage IV (voorbeeld inventaris) van deze verklaring opgenomen archiefbescheiden. Datum, [Naam van functionaris]. PAZU Werkgroep Beheersregels Pagina

6 (Voorbeeld)-inventaris Bijlage IV Doosnr(s): Dossiernr(s) : Omschrijving van stukken: Periode van /tot: PAZU Werkgroep Beheersregels