(Kamerbrief van OCW en BZK aangaande selectieaanpak archieven, 17 december 2010).

Transcriptie

1 Verslag van het ingevolge artikel 5, eerste lid sub d. van het Archiefbesluit 1995 gevoerde overleg tussen de Kansspelautoriteit en het Nationaal Archief met betrekking tot de Selectielijst Kansspelautoriteit 2018, zoals bedoeld in artikel 2, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995, voor het selecteren van te vernietigen en permanent te bewaren archiefbescheiden vanaf 1 april 2012 Den Haag, juli 2018 Stella Mechelse Selectiedoelstelling en belangen Tijdens het opstellen van de selectielijst en tijdens het gevoerde overleg is rekening gehouden met de in artikel 2, sub c van het Archiefbesluit 1995 genoemde waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed en het onder sub d. van hetzelfde artikel genoemde belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek. Als uitgangspunt van het overleg gold de selectiedoelstelling voor blijvend te bewaren archief, die in 2010 als volgt is geformuleerd: Waardering, selectie en acquisitie van archieven heeft tot doel het bijeenbrengen en veiligstellen van bronnen die het voor individuen, organisaties en maatschappelijke groeperingen mogelijk maken hun geschiedenis te ontdekken en het verleden van staat en samenleving (en hun interactie) te reconstrueren. Daartoe dienen de archieven of onderdelen van archieven veilig gesteld te worden die: a. representatief zijn voor wat in de samenleving is vastgelegd; b. representatief zijn voor de activiteiten van de leden (personen en organisaties) van een samenleving; c. door waarnemers als belangrijk, bijzonder of uniek worden beschouwd omdat ze de belangrijke, bijzondere en unieke maatschappelijke ontwikkelingen, activiteiten, personen en organisaties in een bepaalde periode weerspiegelen. (Kamerbrief van OCW en BZK aangaande selectieaanpak archieven, 17 december 2010). Het overleg Het overleg over de concept-selectielijst tussen de vertegenwoordigers van de zorgdrager en de vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris vond mondeling en schriftelijk plaats in de periode van januari 2018 tot met juli De conceptselectielijst werd in juli 2018 tevens voorgelegd aan een externe deskundige, in overeenstemming met artikel 3, sub d, van het per 1 januari 2013 gewijzigde Archiefbesluit Aan dit overleg werd door de volgende personen deelgenomen:

2 als archief- en materiedeskundigen namens de zorgdrager: Mevr. A. Boon-Koene, Projectleider Mevr. D. Martin, Adviseur informatievoorziening bij DOCFactory als vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris: Mevr. S.H. Mechelse, medewerker waardering en selectie als externe deskundige: Mr. dr. C.J. Wolswinkel, Universitair hoofddocent Tilburg Law School Verslag van het overleg Reikwijdte van de selectielijst De selectielijst gaat met terugwerkende kracht in vanaf 1 april Dit is de datum van oprichting van de Kansspelautoriteit. Ook voor stukken die opgesteld zijn namens de Kansspelautoriteit voor 1 april 2012, tijdens de oprichtingsfase, geldt deze lijst. De voorgaande selectielijst, Selectielijst voor de neerslag van de handelingen van de Minister van Financiën en de onder hem ressorterende actoren op het beleidsterrein Kansspelen over de periode , wordt afgesloten per 1 april 2012 voor wat betreft de handelingen die de Kansspelautoriteit heeft overgenomen. Deze handelingen zijn in de concordans opgenomen als bijlage van deze selectielijst. De Selectielijst voor de neerslag van de handelingen van de Minister van Financiën en de onder hem ressorterende actoren op het beleidsterrein Kansspelen over de periode is tevens van toepassing op de tussenliggende periode van 2000 tot 1 april Selectiedoelstelling en waarderingsgrondslag Grondslag voor het bepalen van de bewaartermijnen in deze selectielijst wordt gevormd door de algemene selectiecriteria (PIVOT 1997) om permanent te bewaren processen te selecteren. Op pagina 15 van de concept-selectielijst wordt een opsomming gegeven van de criteria. Deze criteria worden aangevuld met de mogelijkheid tot uitzondering van vernietiging van archiefbescheiden op basis van artikel 5 eerste lid, sub e, van het Archiefbesluit. Deze criteria voor het maken van uitzonderingen worden op pagina 15 van de conceptselectielijst vermeld. Daarnaast wordt de procedure voor het uitvoeren van een hotspotmonitor beschreven op pagina 14. Opmerkingen bij de toelichtende tekst Op pagina 2 wordt door middel van een versiegeschiedenis weergegeven hoe de lijst in 2

3 de loop der tijd gewijzigd is en welke personen bijdragen geleverd hebben. In de periode van januari 2018 tot met juli 2018 hebben vertegenwoordigers namens de algemeen rijksarchivaris inhoudelijke gesproken over de reikwijdte van de selectielijst, omschrijvingen van processen, bewaartermijnen en de context van de organisatie. Er is gesproken over de reikwijdte van de selectielijst. Besproken is op welke archiefvormers deze selectielijst van toepassing is. Hierover was consensus. Bij de uitzonderingen van vernietiging op pagina 15 staat vermeld dat archiefbescheiden die op basis van de Wet Openbaarheid van Bestuur, dan wel een civiel-, straf- of bestuursrechtelijk onderzoek e.d., worden opgevraagd gedurende de looptijd van dat onderzoek, de bezwaar- en beroepsperiode alsmede de volledige afhandeling daarvan uitgezonderd worden van vernietiging. De vertegenwoordiger van de Kansspelautoriteit legde uit dat documenten uit andere werkprocessen, zoals Proces 5 Aanvragen meerjarige vergunningen, die vanwege een Wob-verzoek worden opgevraagd door een burger niet mogen worden vernietigd als het Wob-verzoek nog loopt. Bij deze uitzonderingsgrond gaat het er dus om dat documenten onderdeel uitmaken van een procedure of onderzoek en daardoor niet vernietigd kunnen worden zolang dat proces loopt. Tijdens het overleg is gesproken over het object van waardering. Besproken is dat de objecten van onderwerp, geen onderdeel uitmaken van de neerslag van het proces, het archief. Waardepapieren, zoals merktekens, en de inbeslaggenomen goederen vallen zelf niet onder deze selectielijst. Bespreking van afzonderlijke werkprocessen Proces 1 : Behandelen van aanvragen voor verklaringen modeltoelating De waardering stond aanvankelijk op bewaren voor wat betreft verleende verklaringen modeltoelating en de onderliggende stukken. In het proces worden ook informatiedragers met broncodes bewaard. De vertegenwoordigers hebben gesproken over de waardering. In het gesprek kwam naar voren dat deze verklaringen modeltoelatingen geen vastgestelde einddatum kennen en daarmee voor lange, maar onbepaalde periode in dynamische fase verkeren. De verklaring verloopt niet. Enkel na intrekken van een verklaring kan de bewaartermijn van 7 jaar ingaan. Het proces is niet gewaardeerd met blijvend bewaren vanwege cultuur-historische waarde van de documenten. Besloten is om de waardering aan te passen naar vernietigen na 2 en 7 jaar. Proces 23 : Bijhouden van registers Het proces behelst verschillende registers die de Kansspelautoriteit bijhoudt. De informatie die in de registers wordt opgenomen is verbonden aan vastgelegde bewaartermijnen op basis van specifieke wet- en regelgeving. In overleg is besloten dat 3

4 deze verschillende bewaartermijnen niet gespecificeerd zullen worden. Op deze manier is de lijst ook toepasbaar als wet- en regelgeving omtrent de registers veranderd. Over de formulering en waardering van de overige werkprocessen waren de betrokken partijen het eens. Advies externe deskundige De externe deskundige heeft in juli 2018 zijn advies schriftelijk gegeven. De reactie op de concept-selectielijst versie 1.1 was positief, behoudens enkele opmerkingen. De opmerkingen waren onder andere redactioneel van aard. In reactie heeft de vertegenwoordiger van de zorgdrager deze voorgestelde tekstuele wijzigingen overgenomen. Daarbij zijn naar aanleiding van vragen extra toelichtingen in de selectielijst gegeven. Ook suggesties voor inhoudelijke wijzigingen zijn zoveel mogelijk overgenomen. Een voorbeeld hiervan is de opmerking op p. 17 betreffende het expliciteren van het ontwikkelen van kennis en het verstrekken van advies dat niet met zoveel woorden in artikel 33 van de Wet op de Kansspelen staat. De externe deskundige vroeg wat de criteria van de vernietigingstermijnen zijn die vaker terugkomen zoals bijvoorbeeld vernietigen na 7 jaar. De vertegenwoordiger van de Kansspelautoriteit gaf in reactie aan dat de termijnen niet op bepaalde universele principes gebaseerd zijn. Ze zijn voortgekomen uit de risicoanalyse en de vergelijking met het VNG, en vastgestelde selectielijsten van vergelijkbare organisaties. Voor toelichting verwees de vertegenwoordiger van de Kansspelautoriteit naar p.12 van de selectielijst. Daarnaast zijn enkele afzonderlijke processen besproken. Proces 5: Behandelen van aanvragen voor meerjarige vergunningen voor het organiseren van kansspelen De externe deskundige gaf aan dat hij zich voor kan stellen dat de termijn van vernietigen na 7 jaar te kort is voor meerjarige vergunningen. Hij geeft aan dat juist voor deze vergunningen de kansspeldossiers gevoelig zijn en hij geeft aan dat partijen verder terug in de tijd willen kijken om te kunnen beoordelen of het gevoerde kansspelbeleid door de tijd heen coherent is geweest en sprake is geweest van gecontroleerde expansie. De externe deskundige stelt voor om de bewaartermijn te verlengen naar minstens één vergunning periode: vernietigen na 15 jaar. Daarbij merkt hij op dat voor vergunningen die voor onbepaalde tijd zijn verleend, de bewaartermijn niet in gaat en dus bewaard moet blijven. De vertegenwoordiger van de Kansspelautoriteit heeft aangegeven dat de termijn van vernietigen na 7 jaar intern afgestemd en juridisch getoetst is. Daarbij wordt aangegeven dat het correct is dat als vergunningen nog lopen, of geen eindtijd hebben, deze dossiers dynamisch zijn en bewaard blijven bij de Kansspelautoriteit. Dit geldt ook 4

5 voor modeltoelatingen, proces 1. De waardering wordt niet aangepast. Proces 15: Toezicht op de naleving van vergunningvereisten voor kansspelen De externe deskundige vroeg waarom de bewaartermijn vernietigen na 5 jaar is, terwijl naar proces 6, Bibob-verzoeken, verwezen wordt, waar de bewaartermijn op vernietigen na 7 jaar ligt. De vertegenwoordiger van de Kansspelautoriteit geeft aan dat dit proces verbonden is aan toezichthoudende processen waar de waardering overeenkomt. Proces 6: is een vergunning proces dat gewaardeerd is op vernietigen na 7 jaar. De waardering wordt niet aangepast. Proces 17: Optreden tegen overtredingen van wet- en regelgeving omtrent kansspelen De externe deskundige stelt voor om de bewaartermijn aan te passen naar vernietigen na 15 jaar vanwege het belang van partijen bij dit proces. Hij gaf als voorbeeld: Als bv. een vergunning een duur van 15 jaar heeft en in jaar 2 wordt een dwangsom opgelegd, dan is het mogelijk wenselijk dat in jaar 13 kan worden teruggekeken op de dwangsom uit jaar 2 (uit een oogpunt van consistentie en gelijkheid van concurrerende marktpartijen). De vertegenwoordiger van de Kansspelautoriteit heeft in reactie aangegeven dat de termijn niet aangepast is. De vergunningen hebben meestal een duur van 5 jaar en de bewaartermijn gaat pas in als de vergunning verlopen is. Proces 53: Het bestuursrechtelijk behandelen van bezwaarschriften, verzoeken om voorlopige voorzieningen en het voeren van verweer in (hoger) beroepszaken De waardering is bewaren indien beslissingen dienen als precedent. De externe deskundige vraagt hoe en op welk moment beoordeeld wordt of er sprake is van een precedent. De vertegenwoordiger van de Kansspelautoriteit geeft aan dat na 10 jaar, het aflopen van de bewaartermijn, bekeken wordt of er sprake is van precedentwerking en of het dossier als blijvend te bewaren aangemerkt wordt. Processen: 53, 54 en 55 De externe deskundige stelde voor om de processen 53, 54 en 55 met elkaar gelijk te trekken en allemaal op vernietigen na 20 jaar te zetten. Dit in verband met de opmerking bij proces 54: Bij een schadeveroorzakende gebeurtenis kunnen betrokkenen een claim indienen. Het kan voorkomen dat er ook andere benadeelden betrokken zijn die zich geruime tijd later melden. De bewaartermijn wordt niet aangepast omdat de vertegenwoordiger van de Kansspelautoriteit aangaf dat processen 54 en 55 een uitzonderlijk karakter hebben waardoor deze een langere bewaartermijn hebben. Proces 53 is meer standaard en bij navraag bleek 10 jaar voldoende. De externe deskundige heeft aangegeven dat hij van mening is dat de vertegenwoordigers van de Kansspelautoriteit consciëntieus met zijn commentaar zijn 5

6 omgegaan. Over de formulering en waardering van de overige werkprocessen waren de betrokken partijen het eens. Dit verslag is voor akkoord voorgelegd aan de bij het overleg betrokken personen. 6