Bewaartermijnen examengegevens

Transcriptie

1 Bewaartermijnen examengegevens Van: Kennispunt Onderwijs & Examinering i.o.m. de MBO Raad en Onderwijsinspectie Validering: op inhoudsniveau door de Inspectie van het Onderwijs Datum: Maart 2018, versie 2.0 Contact: Voor wie is deze publicatie? Deze publicatie is bedoeld voor medewerkers die zich binnen hun mbo-school bezig houden met het (veilig) en rechtmatig bewaren van gegevens betreffende de (resultaten van) hun deelnemers. Waar geeft deze publicatie antwoord op? Deze publicatie geeft antwoord op de vraag welke (wettelijke) bewaartermijnen gelden voor officiële documenten die betrekking hebben op examinering en diplomering, en op de vraag wat er na afloop met deze documenten moet gebeuren. Bij het (laten) uitvoeren van de bijbehorende taken rondom het bewaren van documenten door teamleiders of onderwijsmanagers en het afleggen van verantwoording daarover, is het van belang dat er een goede registratie plaatsvindt. Hiervoor is een selectielijst opgesteld die hiervoor handvatten biedt. In deze selectielijst staat welke documenten scholen moeten bewaren en voor hoe lang en wat er daarna mee moet gebeuren. Per 1 augustus 2017 geldt in het mbo een nieuwe selectielijst. Deze vervangt de oude selectielijst. De oude selectielijst blijft van toepassing op documenten die zijn ontstaan tussen 1996 en 31 juli In deze publicatie worden de bewaartermijnen beschreven van documenten uit beide periodes. In bijlage A wordt informatie gegeven over de documenten vanaf 1 augustus 2017 en in bijlage B wordt informatie gegeven over de documenten vanaf 1996 tot en met 31 juli Aanbevelingen vanuit het Kennispunt MBO Onderwijs & examinering Op basis van de informatie in de bijlagen beveelt het Kennispunt mbo-scholen het volgende aan: Bekijk vooraf welke documenten nodig zijn om te komen tot een diplomabesluit, zodat direct bekend is welke documenten de school moet bewaren. Dit kan een taak zijn voor een examencommissie, afhankelijk van de inrichting van de schoolorganisatie. Laat beoordelingsformulieren geen onderdeel uitmaken van de examenopdracht, maar zorg ervoor dat ze altijd los beschikbaar en voldoende informatief zijn. Zodra een beoordelingsformulier is opgenomen in de examenopdracht, zullen beide onderdelen moeten worden bewaard. Dit kan leiden tot veel extra administratieve en praktische problemen. Zorg ervoor dat alle betrokkenen bij examinering op de hoogte zijn van de afspraken rondom het bewaren van examengegevens, zodat zij overeenkomstig kunnen handelen. Bijlagen Bijlage A: Selectielijst met informatie over bewaartermijnen van documenten vanaf Bijlage B: Selectielijst met informatie over bewaartermijnen van documenten tot

2 Bijlage A: Selectielijst met informatie over bewaartermijnen van documenten vanaf Waarom een nieuwe selectielijst voor de mbo-instellingen? De MBO Raad constateerde dat de oude selectielijst maar bij weinig mbo-scholen wordt toegepast. Er zijn drie bezwaren: de handelingen in de lijst sluiten onvoldoende aan bij de daadwerkelijke documenten uit de werkprocessen. veel handelingen in de lijst gaan over de interne organisatie van mbo-scholen. Omdat mboscholen verschillend georganiseerd zijn, sluiten deze handelingen vaak niet aan op de situatie in de praktijk. Er is sinds 2006 veel veranderd in de regelgeving die op mbo-scholen van toepassing is. Verschillende grondslagen kloppen niet meer, waardoor de lijst niet meer actueel is. De MBO Raad heeft er daarom voor gekozen om een nieuwe, beknopte selectielijst (zie bijlage A1) op te stellen voor de bescheiden die voortkomen uit de uitvoering van de openbare gezagstaken. Dat zijn er twee: de afgifte van een getuigschrift verlenen van een vrijstelling (hoogstens tien dagen per schooljaar) op grond van de leerplichtwet. Voor documenten die voortkomen uit alle overige taken heeft het FSR (Facilitair Samenwerkingsverband roc s, aoc s en vakscholen) een model documentair structuurplan (DSP) opgesteld. Het DSP helpt medewerkers binnen scholen die zich bezighouden met archivering en informatiemanagement. Het DSP somt de belangrijkste en meest voorkomende documenten binnen mbo-scholen op en noemt de wettelijke bewaar- en vernietigingstermijnen van die documenten. Er wordt geen onderscheid gemaakt tussen digitaal en fysiek (papier). Het DSP gaat over alle gebieden waar mbo-scholen zich mee bezig houden. In deze publicatie is de informatie samengevat die gaat over examinering (zie bijlage A2). A1. Bewaartermijnen uit de selectielijst die betrekking hebben op openbare gezagstaken Hieronder vindt u de documenten uit de nieuwe selectielijst die betrekking hebben op examinering en diplomering en die voortkomen uit de openbare gezagstaken. Leeswijzer De werkprocessen in de selectielijst zijn als volgt opgenomen: (X) Werkproces Actor Periode Dit is het volgnummer van de werkproces. Een werkproces is een complex van activiteiten die een actor verricht ter vervulling van een taak of op grond van een bevoegdheid. De actor is de persoon of groep personen die het werkproces uitvoert. Hier staat het tijdvak vermeld gedurende welke jaren een werkproces is verricht. Wanneer er geen eindjaar staat vermeld wordt het werkproces nog steeds uitgevoerd. 2

3 Product Opmerking Waardering Benoeming van de producten die kunnen voortkomen uit een werkproces. Bij opmerking worden eventuele verduidelijkingen gegeven. Waardering van het werkproces in B (bewaren) of V (vernietigen). Indien vernietigen, dan vermelding van de vernietigingstermijn. Indien bewaren, dan vermelding van het gehanteerde selectiecriterium. Eventueel een nadere toelichting op de waardering. Nr. 1 Werkproces Het verstrekken van getuigschriften (diploma s) Actor Examencommissie Periode Product Protocol, diploma, certificaat Opmerking Onder protocol wordt verstaan een door de voorzitter en de secretaris van de examencommissie getekende uitslagenlijst. Als deze niet beschikbaar is binnen de instelling dienen certificaten, diploma en cijferlijst gelijk te worden gewaardeerd. Waardering V 50 jaar na verstrekking Nr. 2 Werkproces Het besluiten tot verlenen van vrijstelling van leerplicht Actor Hoofd van de instelling Periode Product Besluit Opmerking In de Leerplichtwet wordt het hoofd van de instelling genoemd als actor. Met hoofd wordt bedoeld: hij die met de leiding van de instelling is belast (artikel 1d). Per instelling moet bekeken worden wie hieronder verstaan wordt. Waardering V 5 jaar 3

4 A2. Bewaartermijnen voor documenten rond examinering en diplomering op basis van het DSP De wettelijke bewaartermijnen die betrekking hebben op documenten rond examinering en diplomering die niet voortkomen uit openbare gezagstaken zijn opgenomen in het model documentair structuurplan. De bewaartermijnen die betrekking hebben op examinering en diplomering zijn opgenomen in onderstaande tabel en worden uitgedrukt in jaren. Algemene opmerkingen bij de tabel uit het DSP De kolommen minimaal, maximaal en richtlijn geven de bewaartermijn aan voor de documenten die uit een bepaald proces voortkomen. Wanneer er in de wet- en regelgeving een minimale bewaartermijn is genoemd, is de bewaartermijn ingevuld in de kolom minimaal. Wanneer er in de wet- en regelgeving een maximale bewaartermijn is genoemd, is de bewaartermijn ingevuld in de kolom maximaal. Wanneer er in de wet- en regelgeving geen bewaartermijn is genoemd, dan is de bewaartermijn ingevuld als richtlijn. Wanneer er een minimale bewaartermijn is ingevuld of een richtlijn, zijn scholen vrij om documenten langer of zelfs permanent te bewaren. Bijvoorbeeld vanwege cultureel en/of historisch belang. Deze documenten en archiefstukken kunnen, na het verstrijken van de minimale bewaartermijn, overgedragen worden aan het Regionaal Historisch Centrum. Wanneer er een maximale bewaartermijn is ingevuld, zijn scholen verplicht om die documenten daarna te vernietigen (niet eerder). Wanneer de Onderwijsinspectie wordt genoemd bij een bewaartermijn als richtlijn, dan moet dat gelezen worden als een minimale bewaartermijn. De Onderwijsinspectie heeft die documenten nodig voor haar wettelijke taak. Wanneer er zowel een minimale als een maximale termijn is genoemd dan wordt dat veroorzaakt door meerdere relevante wetten. De werkprocessen die in de nieuwe selectielijst staan, zijn in dit DSP dikgedrukt (verlenen vrijstelling van leerplicht en het verstrekken van getuigschriften). Omdat de bewaartermijn van deze werkprocessen officieel zijn vastgesteld, kunnen scholen hierbij niet afwijken van de bewaartermijn. In de grijze kolommen is aangegeven onder welk handelingsnummer het proces in de oude selectielijst is opgenomen en welke waardering (bewaartermijn) het in die lijst heeft. Meer informatie Meer informatie over de selectielijst en het DSP kunt u vinden via deze link 4

5 Model DSP Onderwijs P roces/ Subproces Proces Document Handelingsnr BSD (2006) Wettelijk kader Waardering M inimaal M aximaal R ichtlijn Start bewaartermijn Wettelijke gro ndslag Examineren Voorbereiden en organiseren Examencommissie Wet Inburgering Nieuw komers Diplomeren Niet-gediplomeerd Het vaststellen (opstellen) van een onderw ijs- en examineringsregeling Het vaststellen van een examenreglement en examineringshandboek Het opstellen van het examenprotocol Het overdragen van de examinering van de beroepsopleiding aan een andere instelling Examenplanning Afnemen van examens Gemaakt examenw erk Onderw ijs- en examenregeling (examen) 27 V7 7 Na diplomering laatste student Examenreglement en examineringshandboek 57 B 7 Na diplomering laatste student art WEB (inhoudelijk) art WEB (inhoudelijk) Resultatenlijst examens, incl. door 58 V30 50 Na opstellen art WEB (inhoudelijk) examencommissie verleende vrijstellingen Correspondentie over overdracht examinering 59 V10 7 Na afloop art a WEB (inhoudelijk) Examenplan V2 7 Na diplomering Onderw ijsinspectie Vastgestelde formulieren aangepaste V2 7 Na diplomering Onderw ijsinspectie examineringstrajecten (doorstroom, versnellen, cohortw isseling) Examenrooster V2 3 Na einde schooljaar Onderw ijsinspectie Examenopdracht V2 2 Na diplomering Onderw ijsinspectie Instructies voor student, beoordelaar en V2 2 Na diplomering Onderw ijsinspectie praktijkopleider Correctiemodel V2 2 Na diplomering Onderw ijsinspectie Verantw oordingsmatrix V2 2 Na diplomering Onderw ijsinspectie Cesuur V2 2 Na diplomering Onderw ijsinspectie Vaststellingsdocument V2 2 Na diplomering Onderw ijsinspectie Formulieren afw ijkende examinering V2 2 Na diplomering Onderw ijsinspectie Proces verbaal/protocol V2 2 Na diplomering Onderw ijsinspectie Gemaakt examenw erk V2 2 Na diplomering Onderw ijsinspectie Presentie- / resultatenlijst V2 2 Na diplomering Onderw ijsinspectie Beoordelingsformulier/vastgestelde V2 2 Na diplomering Onderw ijsinspectie examenresultaten Proeve van bekw aamheid V2 2 Na diplomering Onderw ijsinspectie Beoordelingsformulier/protocol van bew ijs dat student heeft voldaan aan de diplomaeis bpv V2 2 Na diplomering Onderw ijsinspectie Fraude door student Constatering fraude, aanschrijving student 2 Na uitschrijving art.19 lid 7 Vrijstellingsbesluit Wbp, OER Instellen commissie van beroep Instellingdocument en benoemingen 62 B 7 Na vernieuw ing art WEB (inhoudelijk) voor examens Uitspraak over een beslissing, incl. besluiten 63 V30 7 Na uitspraak art WEB (inhoudelijk) van de examencommissie of examinatoren Instellen van een Instellingsdocument en benoemingen 61 B 7 Na vernieuw ing art WEB (inhoudelijk) examencommissie Notulen, correspondentie en vrijstellingen 63 V10 7 Na uitspraak Evaluatiedocumenten over verloop examens / examenanalyses V2 2 Na diplomering Onderw ijsinspectie Afnemen van een toets i.h.k.v. de Toets- en resultatenoverzicht 56 V30 50 Na toets Wet Inburgering Nieuw komers Diploma opstellen Diploma 58 V30 50 Na diplomering WEB art ; Examenbesluit MBO 1992 art. en Handeling 1 BSD (2017) Cijferlijst opstellen Cijferlijst 58 V30 50 Na diplomering WEB art ; Examenbesluit MBO 1992 art. en Handeling 1 BSD (2017) Verklaren afleggen examen Verklaring afgelegd examen 50 Na diplomering WEB art (inhoudelijk) Certificaat opstellen Certificaat 58 V30 50 Na opstellen WEB art ; Examenbesluit MBO 1992 art. en Handeling 1 BSD (2017) Instellingsverklaring afgeven Instellingsverklaring 2 Na uitschrijven WEB art a (inhoudelijk) 5

6 Bijlage B: Selectielijst met informatie over bewaartermijnen van documenten tot Bewaartermijnen in het kader van het inspectietoezicht De Onderwijsinspectie wil bij het uitvoeren van haar toezicht graag een compleet en overzichtelijk cohort bekijken. Vanuit deze taak hanteert zij de richtlijn dat scholen diplomerings- en examengegevens bewaren. De inspectie gaat ervan uit dat mbo-scholen alle hieronder genoemde documenten bewaren, tot twee jaar na diplomering. Dat is nodig om het toezicht goed uit te kunnen oefenen. Voor het (examen)toezicht heeft de inspectie dezelfde documenten nodig als de examencommissie om een diplomabesluit te kunnen nemen: examenplan, examenopdrachten, ingevulde beoordelingsformulieren en het gemaakte werk als daar het beoordelingsformulier in is verwerkt. Ook moet duidelijk zijn hoe de examenonderdelen leiden tot een diplomabesluit. Inzage in het gemaakte werk (dus ruimer dan alleen de beoordelingsformulieren) kan bij het toezicht een meerwaarde hebben, omdat dit nog meer informatie geeft. De school kan daartoe ook films, foto s of gescande documenten aanleveren. Met betrekking tot diplomering geldt volgens de selectielijst, dat scholen de uitslagenlijst die de examencommissie heeft ondertekend, vijftig jaar moet bewaren. Als er geen uitslagenlijst beschikbaar is, moeten scholen certificaten, diploma s en cijferlijsten ook vijftig jaar bewaren. Wettelijke bewaartermijnen uit de (oude) selectielijst over examinering Voor meer informatie over de wettelijke bewaartermijnen verwijzen wij u naar de Vaststelling selectielijst neerslag handelingen BVE-instellingen beleidsterrein Beroepsonderwijs en volwasseneneducatie vanaf Leeswijzer De selectielijst bestaat uit handelingen waarvan wettelijk is vastgelegd dat scholen bepaalde documenten moeten bewaren. Per handeling staat beschreven wat de wettelijke grondslag is en wat een school op welke wijze en hoe lang moet bewaren. De beschrijving bestaat, per handeling, uit de volgende items: (xx) Handeling: Grondslag: Dit is het volgnummer van de handeling. Dit nummer is overgenomen uit het rapport Institutioneel Onderzoek (RIO). Dit is een complex van activiteiten die een actor verricht ter vervulling van een taak of op grond van een bevoegdheid. In de praktijk komt een handeling meestal overeen met een procedure of een werkproces. Dit is de wettelijke basis op grond waarvan de actor de handeling verricht. Vermeld worden: de naam (citeertitel) van de wet, de Algemene Maatregel van Bestuur, het Koninklijk Besluit of de ministeriële regeling; het betreffende artikel en lid daarvan; 6

7 Periode: Product: Toelichting: Waardering: de vindplaats, d.w.z. de vermelding van Staatsblad of Staatscourant wijzigingen in de grondslag en het vervallen hiervan. Wanneer er geen wettelijke grondslag voor een handeling bestaat, kan de bron worden genoemd waarin de betreffende handeling staat vermeld. Hier staat het tijdvak vermeld gedurende welke jaren de handeling is verricht. Wanneer er geen eindjaar staat vermeld wordt de handeling nog steeds uitgevoerd. Hier staat het product vermeld waarin de handeling resulteert of zou moeten resulteren. Opsommingen geven een indicatie van de producten en zijn niet altijd uitputtend. Vaak wordt volstaan met een algemeen omschreven eindproduct. Deze aanvullende informatie wordt slechts vermeld wanneer de strekking van de handeling toelichting behoeft. Waardering van de handeling in B (bewaren) of V (vernietigen). Indien vernietigen, dan vermelding van de vernietigingstermijn in jaren. Indien bewaren, dan vermelding van het gehanteerde selectiecriterium. Eventueel een nadere toelichting op de waardering. Selectielijst 1 (selectie handelingen rondom examinering) Handelingen die voortkomen uit openbaar gezagstaken (58) Handeling: Het afnemen van examens Grondslag: Examenbesluit M.B.O. 1992, art. 2 en WEB, art Product: Protocol Toelichting: Onder protocol wordt verstaan een door de voorzitter en de secretaris van de examencommissie getekende uitslagenlijst. Als deze niet beschikbaar is binnen de instelling dienen certificaten, diploma en cijferlijst gelijk te worden gewaardeerd Waardering: V30 (63) Handeling: Het doen van een uitspraak over een beslissing van de examencommissie of examinatoren Actor: Commissie van beroep voor examens Grondslag: WEB, art Product: Uitspraak Waardering: V10 na uitspraak 1 In dit document worden alleen die documenten uit de selectielijst genoemd die betrekking hebben op de examinering. Voor de gehele lijst zie selectielijst. 7

8 Handelingen die voortkomen uit wettelijke taken (19) Handeling: Het verstrekken van inlichtingen aan de Commissie van Beroep Grondslag: WEB, art Product: Correspondentie Waardering: V10 (27) Handeling: Het vaststellen van een onderwijs- en een examenregeling. Grondslag: WEB, art en Examenbesluit M.B.O 1992, art. 9 Product: Reglement, OER Toelichting: Het OER wordt jaarlijks voor 1 mei vastgesteld. Waardering: V7 (30) Handeling: Het verstrekken van inlichtingen aan het Kwaliteitscentrum examinering beroepsopleidingen Grondslag: WEB, art k Product: Correspondentie Waardering: V5 (56) Handeling: Het afnemen van een toets in het kader van de Wet Inburgering Nieuwkomers Grondslag: WEB, art t/m Product: Toets- en resultatenoverzicht Toelichting: Het betreft hier alleen het in opdracht van de gemeente uitvoeren van inburgeringstoetsen. Diploma s en verslagen aangaande deze toetsen worden uitgereikt door gemeenten. Waardering: V30 (57) Handeling: Het vaststellen van een examenreglement Grondslag: WEB, art Product: Reglement Waardering: B1 8

9 (59) Handeling: Het overdragen van de examinering van de beroepsopleiding aan een andere instelling Grondslag: WEB, art a Product: Correspondentie Waardering: V10 (60) Handeling: Het verlenen van vrijstelling aan een kandidaat voor examenonderdelen Grondslag: WEB art Product: Document vrijstelling Waardering: V30 (61) Handeling: Het instellen van een examencommissie en benoemen van de leden Grondslag: WEB, art Product: Benoemingen, correspondentie Waardering: B4 (62) Handeling: Het instellen van een Commissie van beroep voor examens Grondslag: WEB, art Product: Benoemingen, reglement Waardering: B4 9