ARCHIEF VAN DE HORIZONTALE DIENSTEN VAN DE FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU EN VAN DE HOGE GEZONDHEIDSRAAD

Transcriptie

1 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 17 ARCHIEF VAN DE HORIZONTALE DIENSTEN VAN DE FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU EN VAN DE HOGE GEZONDHEIDSRAAD ARCHIEFSELECTIELIJST 2008 door Maleine JACQUEMIN Brussel 2008

2

3 ARCHIEF VAN DE HORIZONTALE DIENSTEN VAN DE FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU EN VAN DE HOGE GEZONDHEIDSRAAD ARCHIEFSELECTIELIJST 2008 door Maleine JACQUEMIN Brussel 2008

4 4

5 DE ARCHIEFSELECTIELIJST: EEN MANAGEMENTTOOL Archiefstukken zijn documenten die, ongeacht hun drager, hun datum of hun materiële vorm, opgemaakt of ontvangen wern door een organisatie in uitoefening van haar functies of activiteiten, en die naar hun aard bestemd zijn om te berusten onr ze organisatie, persoon of groep personen geduren een bepaal perio. Het betreft om het even welk document, zowel op papier als op een magnetische, optische, elektronische of anre drager. Een archief heeft een belangrijke dubbele functie. Het bezit in eerste plaats een administratiefjuridische waar: het is essentieel voor eigen goe werking en onmisbaar voor informatie- en verantwoordingsplicht tegenover maatschappij. Een archief heeft bovendien ook een potentiële historisch-culturele waar, op basis waarvan toekomstige historici en anre geïnteresseern werking van een instelling en haar impact op maatschappij kunnen reconstrueren. De Archiefwet van 24 juni 1955 (zoals gewijzigd door wet houn diverse bepalingen van 6 mei 2009) bepaalt omwille van dit laatste dat overheidsarchieven niet vernietigd kunnen worn zonr toestemming van het Algemene Rijksarchivaris of diens gemachtign én dat historisch waarvolle archieven our dan 30 jaar aan het Rijksarchief overgedragen moeten of kunnen worn. Het is praktijk heel omslachtig om vernietiging of overdracht van archieven telkens ad hoc te organiseren. De oplossing schuilt in opmaak van een archiefselectielijst. WAT VERSTAAT MEN ONDER EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van al door een archiefvormer gevorm papieren en digitale archief, met vermelding van hun bewaartermijn en hun finitieve bestemming wanneer ze documenten geen administratieve nut niet meer hebben. Het geeft aan welke archiefstukken na verloop van tijd vernietigd kunnen worn en welke wegens hun historisch belang blijvend bewaard moeten worn en op termijn naar het Rijksarchief overgebracht kunnen worn. De instelling weet op die manier al van bij opmaak stukken, en eigenlijk zelfs van vóór hun ontstaan, welke na het verstrijken van bewaartermijn vernietigd zullen mogen worn en welke na het verstrijken van bewaartermijn wegens hun historisch belang of hun bewijswaar naar het Rijksarchief overgebracht zullen moeten worn. WAT ZIJN DE VOORDELEN VAN EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst is hét basisinstrument voor een goed archiefbeheer, wat belangrijke voorlen kan opleveren op het vlak van efficiëntie, kostenbesparing en risico-inperking. Een steeds snellere aangroei van papiermassa en een doorgedreven digitalisering lein immers tot een ingewikkeld hybri systeem, waardoor een goed informatiebeheer een belangrijke uitdaging wordt. Wanneer personeelslen in rgelijke omstandighen zelf (door omstandighen gedwongen worn te) beslissen welke papieren en digitale archiefstukken wel en niet bewaard blijven of hoe en waar ze worn bewaard, dan heeft dat vroeg of laat nefaste gevolgen voor een organisatie. Een ongestructureerd archiefbeheer veroorzaakt niet alleen een wildgroei van archief met alle bijhoren overbodige uitgaven, maar ook een ongecontroleerd verlies van mogelijk belangrijke archiefstukken. Een archiefselectielijst is dus een essentieel instrument voor qualitymanagement, in het bijzonr voor documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoorlijken en managers mogelijkheid om een echt beleid met betrekking tot informatiebeheer te ontwikkelen en nodige menselijke, materiële en financiële midlen in te plannen. Een goed archiefbeheer zal er daarenboven voor zorgen dat archieven met een belangrijke historische waar op sociaal, cultureel, politiek, economisch, wetenschappelijk of technologisch vlak blijvend bewaard worn en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worn. 5

6 6

7 LIJST VAN AFKORTINGEN ARA Algemeen Rijksarchief CODA Centrum voor Onrzoek in Diergeneeskun en Agrochemie FAGG Feraal Agentschap voor Geneesmidlen en Gezondheidsproducten FAVV Feraal Agentschap voor Veiligheid van Voedselketen FOD Ferale Overheidsdienst GDPBW Gemeenschappelijke Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk GGO Genetisch Gemodificeerd Organisme HGR Hoge Gezondheidsraad ICT Information and Communication Technologies IDPBW Interne Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk IHE Instituut voor Hygiëne en Epimiologie IWONL Instituut tot Aanmoediging van het Wetenschappelijk Onrzoek in Nijverheid en Landbouw P&O Personeel en Organisatie WGO Wereldgezondheidsorganisatie WIV Wetenschappelijk Instituut Volksgezondheid 7

8

9 ARCHIEFSELECTIELIJST KEUZE VAN HET MODEL Deze archiefselectielijst werd opgesteld volgens het structureel mol, dit wil zeggen dat ze organisatie van diensten weergeeft en dat ze dus structuur volgt die eigen is aan elke entiteit. Op die manier weerspiegelt tabel organisatorische realiteit van diensten. DE GEGEVENS DIE IN DE ARCHIEFSELECTIELIJST WORDEN WEERGEGEVEN De archiefselectielijst bestaat uit zes kolommen die systematisch volgen gegevens bevatten 1 : De co van : omwille van het gebruiksgemak hebben we elke reeks die in ze archiefselectielijst voorkomt een co gegeven zodat zij gemakkelijk, snel en ondubbelzinnig kan worn geïntificeerd. Deze co bestaat uit twee len: een letter gaan van A tot L waarmee dienst wordt aangeduid, gevolgd door een punt. Het twee el van co is een rangnummer bestaan uit drie cijfers in toenemen volgor. Voorbeeln: A.001, L.005. De benaming van archiefreeks: Dit is kern van archiefselectielijst. De selectie van archieven verloopt het makkelijkst op het niveau van reeks, zodat diegenen die selectie moeten uitvoeren niet met een te zware werklast worn geconfronteerd. Datering: De datering van gebeurt zo nauwkeurig mogelijk op basis van het oudste aanwezige en jongst aanwezige document of dossier. De bewaartermijn van elke reeks: is perio geduren welke betreffen stukken el uitmaken van het dynamisch of semi-dynamisch archief én het ogenblik waarop ze ofwel een permanent te bewaren archief wordt, ofwel vernietigd wordt omdat ze voor instelling geen nut meer bezit. De bewaartermijn wordt doorgaans in aantal jaren of in maann uitgedrukt als het over gesloten termijnen gaat. Sommige soorten documenten vergen echter meer soepelheid: in dat geval spreken we van een open termijn omdat het niet mogelijk is om op voorhand vervaldatum te bepalen. Ofwel kiest men voor bewaring geduren een termijn die aanvangt op een welbepaal datum (bijvoorbeeld personeelsdossiers moeten bewaard blijven tot 110 jaar na geboortedatum van het betrokken personeelslid), ofwel kiest men voor bewaring tot het document wordt vervangen door een nieuwe versie (bijvoorbeeld geïnformatiseer gegevensbestann) 2. 1 COPPENS H., Archiefterminologie (AT2), Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in Provinciën, (Miscellanea Archivistica Manuale, 49); PETIT R., VAN OVERSTRAETEN D., COPPENS H. en NAZET J., Terminologie archivistique en usage aux Archives l État en Belgique. I. Gestion s archives [TAB1], Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in Provinciën, COUTURE C., Les fonctions l archivistique contemporaine, p

10 De bewaartermijn werd bepaald door diensten van FOD Volksgezondheid en zij geeft aan hoe lang het archiefstuk moet worn bewaard met het oog op goe werking en op verantwoording op juridisch vlak. De bij archiefstukken vermel administratieve termijnen kunnen ten allen tij worn gewijzigd na gezamenlijke instemming van FOD en het Algemeen Rijksarchief. De finitieve bestemming van elke reeks: finitieve bestemming is ofwel blijven bewaring, ofwel vernietiging, ofwel selectie. De finitieve bestemming van het archiefstuk wordt bepaald door het Rijksarchief in overleg met FOD Volksgezondheid, op basis van zijn culturele waar of van zijn bijzonre culturele en wetenschappelijke waar voor het historisch onrzoek. Voor meer informatie hierover, zie het hoofdstuk "Archiefvorming en archiefbeheer". De archiefdocumenten die op archiefselectielijst voorkomen met vermelding "te bewaren" verdienen een voorkeursbehanling en bijzonre zorg op materieel vlak alsook wat hun orning en hun toegankelijkheid betreft. De documenten die (na het verstrijken van minimale bewaartermijn aangegeven in archiefselectielijst) geen administratief nut meer bezitten voor betrokken dienst, mogen worn overgedragen aan het Algemeen Rijksarchief (Archiefwet van 24 juni 1955, artikel 1, 4 lid) 3. Behouns afwijking aanvaardt het Rijksarchief vanwege openbare besturen geen documenten die minr dan rtig jaar oud zijn 4. Alle documenten our dan honrd jaar moeten worn overgedragen aan het Rijksarchief (Archiefwet, artikel 1, 1 ste lid), voor zover het gaat om documenten die finitief moeten worn bewaard. De archiefdocumenten die in archiefselectielijst voorkomen met vermelding "te vernietigen" vergen geen voorkeursbehanling of bijzonre zorg op materieel vlak alsook wat hun klassering en toegankelijkheid betreft. Van zodra zij (na verstrijken van vermel bewaartermijn) voor betrokken dienst geen administratief nut meer bezitten, is het wenselijk dat ze zo snel mogelijk worn vernietigd. Maar dit moet vooraf schriftelijk worn megeeld aan het Algemeen Rijksarchief, met vermelding van aard van documenten en van hun uiterste bewaardatum. Een termijn van rtig werkdagen moet worn in acht genomen tussen verzending van ze informatie en fysieke vernietiging van documenten. De archiefdocumenten met vermelding "te selecteren" mogen pas een selectie onrgaan na het verstrijken van minimale bewaartermijn vermeld in tabel. Indien archiefstukken een selectiemetho moeten onrgaan, dan vermeldt archiefselectielijst selectiecriteria die toegepast moeten worn. De levensduur van archiefdocumenten hangt af van belangen die op het spel stonn toen ze wern opgesteld, van hun behanling, hun opslag en hun bewaring. Sommige gegevens zijn slechts van tijlijk belang, anre zijn van fundamenteel belang of bezitten naast hun bewijswaar ook historische waar. De in ze archiefselectielijst vermel selectiecriteria en bewaartermijnen zijn van toepassing op alle archiefstukken, ongeacht hun inhoud, hun vorm of hun structuur. 3 Belgisch Staatsblad, 12 augustus Directives aux administrations l État pour la conservation, le tri, le dépôt et le versement documents aux Archives l État, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2005, p. 15. (Communication aux administrations, nr. 1). 10

11 Opmerkingen: Voor sommige archiefstukken worn er in dit veld waarvolle bijkomen inlichtingen vermeld, die beslissingen verduilijken die in bewaarregel worn vermeld. 11

12

13 I. DIENSTEN VAN DE VOORZITTER A. Secretariaat A.001 Notulen van Directieraad [Geornd per jaar. In digitale vorm sinds 1997]. A.002 Wetten, koninklijke en ministeriële besluiten [Geornd per jaar. In digitale vorm sinds 2004]. A.003 Nota s van FOD [In digitale vorm sinds 2003] hen 10 jaar Bewaren 2005-hen 10 jaar Bewaren 1998-hen 10 jaar Bewaren A.004 Kabinetsnota s 1998-hen 10 jaar Bewaren 13

14 A.005 Dossiers van Voorzitter [In digitale vorm sinds 2002] hen 30 jaar Bewaren A.006 Dossiers betreffen Nationale Orn 1985-hen 30 jaar Bewaren A.007 Dossiers betreffen Burgerlijke Eretekens A.008 Briefwisseling [Op papier en digitale vorm]. A.009 Databank «SUIVI» betreffen briefwisseling 1987-hen 30 jaar Bewaren 1996-hen 10 jaar Selecteren De originelen bewaren, kopieën vernietigen hen Tot substitutie Bewaren 14

15 B. Communicatiedienst & Call center B.001 Tweemaanlijks tijdschrift FOD Tijdingen / SPF Chroniques [Tweetalig. Digitale versie op Intranet] hen 10 jaar 1 exemplaar in bei landstalen bewaren bij Communicatiedienst De exemplaren bij anre diensten van FOD vernietigen. B.002 Digitaal informatieblad Echo [Tweetalig. Elke vrijdag tegen s middags, levert commentaar op het nieuws van FOD]. B.003 News [Tweetalig. Dagelijks. Op Intranet]. B.004 Website [Verenigt inhoud van 30 vroegere websites van verschillen directies] hen 1 jaar Vernietigen Nu wordt het op het intranet gearchiveerd hen 1 jaar Vernietigen Nu worn ze op het intranet gearchiveerd hen Tot substitutie Bewaren Het ARA zal precieze richtlijnen verlenen voor bewaring van websites. B.005 Intranet 2004-hen Tot substitutie Bewaren Het ARA zal precieze richtlijnen verlenen 15

16 voor bewaring van websites. B.006 Dossiers betreffen opmaak van jaarverslagen van FOD 2003-hen 5 jaar Vernietigen B.007 Jaarverslagen van FOD 2003-hen 5 jaar Bewaren B.008 Brochures van voorlichtingscampagnes [Geornd per campagne. Op papier en laatste gecertificeer pdf-versie]. B.009 Affiches van voorlichtingscampagnes [Geornd per campagne. Op papier en laatste gecertificeer pdf-versie garanerd]. B.010 Persberichten voor Belga persbureau [Chronologisch geornd op server per jaar]. B.011 Foto s waarop FOD rechten bezit [Zijn bewaard in digitale vorm] hen 10 jaar 1 exemplaar in bei landstalen bewaren bij Communicatiedienst 2002-hen 10 jaar 1 exemplaar in bei landstalen bewaren bij Communicatiedienst 2004-hen 15 jaar Bewaren 2001-hen Tot substitutie Bewaren De exemplaren bij anre diensten van FOD vernietigen. Zijn neergelegd in het Wettelijk Depot van Koninklijke Bibliotheek. De exemplaren bij anre diensten van FOD vernietigen. 16

17 C. Vertaaldienst C.001 Formulieren van vertaalaanvragen [Beschikbaar op intranet]. C.002 Dossiers betreffen vertalingen [In digitale vorm] hen 1 jaar Vernietigen 2005-hen 2 jaar Vernietigen 17

18 D. Interne Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk D.001 Dossiers betreffen gebouwen [Geornd per gebouw] 2000-hen Zolang het gebouw door FOD gebruikt wordt Bewaren D.002 Verslagen van inspectiebezoeken aan werklokalen en inventaris van asbest [Geornd per gebouw. Met foto s. De dossiers vóór 2000 worn door FOD Sociale Zekerheid bewaard] 2000-hen 20 jaar Bewaren D.003 Verslagen van brandoefeningen 2005-hen 5 jaar Vernietigen D.004 Dossiers betreffen projecten van dienst [Bevatten ook documentatie over diverse thema s (brand, gevaarlijke 2006-hen Zolang het project loopt Vernietigen 18

19 producten, )]. D.005 Verklaringen van arbeidsongevallen [Kopieën. Origineel bewaard in het personeelsdossier]. D.006 Formulieren voor raadpleging van arbeidsgeneesheer [Kopieën. Origineel staat op het personeelsdossier]. D.007 Dossiers betreffen organisatie van cursussen en bijscholingen voor eerste hulp bij ongevallen D.008 Dossiers betreffen klachten Dossiers F D.009 Dossiers betreffen psychosociale aspecten [Alcoholbestrijding, ] hen 1 jaar Vernietigen 1997-hen 1 jaar Vernietigen 2001-hen 5 jaar Vernietigen 2003-hen 5 jaar Vernietigen 2003-hen 10 jaar Vernietigen 19

20 E. Gemeenschappelijke dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk 20

21 E.001 Jaarverslagen van dienst 1995-hen 10 jaar Bewaren 21

22 E.002 Facturen [Dubbels. Originelen worn bewaard door Dienst Budget en Beheerscontrole Logistiek van FOD. Geornd per FOD]. E.003 Contracten afgesloten met len [14 len]. E.004 Notulen van het Beheerscomité [Op papier en digitale vorm]. E.005 Lijsten van len van het Beheerscomité [Op papier en digitale vorm]. E.006 Briefwisseling van het Beheerscomité [Op papier en digitale vorm] hen 1 jaar Vernietigen 2005-hen Tot substitutie Bewaren 2005-hen 10 jaar Bewaren 2005-hen 10 jaar Bewaren 2005-hen 10 jaar Bewaren E.007 Dossiers betreffen gezondheid [Geornd op taalgemeenschap, per instelling en per geneesheer] hen Minimum 15 jaar na het vertrek van ambtenaar Vernietigen De dossiers worn opgestuurd naar Ferale Overheidsdienst Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg Administratie van arbeidshygiëne en -geneeskun in gevallen bepaald 22

23 door specifieke bepalingen van besluiten vastgesteld in uitvoering van wet E.008 Digitale dossiers betreffen gezondheid [WERKAMED]. E.009 Briefwisseling [Geornd per instelling en vervolgens chronologische volgor] hen 30 jaar Vernietigen 1995-hen 5 jaar Vernietigen E.010 Lijsten van oproepen 1995-hen 1 jaar Vernietigen E.011 Facturen betreffen aanvullen onrzoeken [Dubbels van ziekenhuisfacturen] hen 1 jaar Vernietigen E.012 Dossiers betreffen gebouwen met asbest 1995-hen Zolang het gebouw door het lid van Gemeenschappelijke dienst voor Preventie Bewaren 23

24 en Bescherming op het Werk gebruik wordt 24

25 F. Juridische Dienst F.001 Dossiers betreffen juridische adviezen over parlementaire vragen, koninklijke besluiten en wetten 1994-hen 10 jaar Bewaren F.002 Juridische dossiers betreffen het Instituut voor Hygiëne en Epimiologie, nu Wetenschappelijk Instituut Volksgezondheid [Ze hebben geen juristen] Zolang het dossier niet afgesloten is Selecteren Eén dossier op tien bewaren én dossiers dikker dan vijf centimeter. F.003 Dossiers betreffen aan het Arbitragehof (nu grondwettelijk Hof) voorgeleg juridische zaken 1998-hen Zolang het dossier niet afgesloten is Selecteren Eén dossier op tien bewaren én dossiers dikker dan vijf centimeter. F.004 Dossiers betreffen aan Raad van State voorgeleg juridische zaken [Er zijn meer dan 2300 dossiers] hen Zolang het dossier niet afgesloten is Vernietigen 25

26 F.005 Dossiers betreffen openbare aanbestedingen 1998-hen Zolang het dossier niet afgesloten is Selecteren Eén dossier op tien bewaren én dossiers dikker dan vijf centimeter. F.006 Dossiers betreffen administratieve boetes 1988-hen Zolang het dossier niet afgesloten is Vernietigen F.007 Dossiers betreffen erkenning van laboratoria voor alcoholcontrole, die bloed af kunnen nemen om het alcoholgehalte te meten 1965-hen Zolang het laboratorium bestaat Vernietigen F.008 Dossiers betreffen officiële goedkeuring aan ziekenwagenbedrijven voor dringen medische hulp 1978-hen Zolang het bedrijf bestaat Vernietigen F.009 Dossiers betreffen genaverzoeken van drugsgebruikers [Geornd per nummer] Zolang het dossier niet afgesloten is Selecteren Eén dossier op tien bewaren én dossiers dikker dan vijf centimeter. F.010 Dossiers betreffen arbeidsongevallen van het personeel van FOD [Om te weten of het een arbeidsongeval 1990-hen 10 jaar na het afsluiten van het dossier Vernietigen 26

27 is of niet]. F.011 Databank «Winjurdi» betreffen ingekomen en uitgaan brieven [Geornd per houding en dan per inkomen data en uitgaan briefwisseling] hen Tot substitutie Bewaren Het ARA zal precieze richtlijnen verlenen voor bewaring van databanken. 27

28 G. Dienst Internationale Betrekkingen G.001 Dossiers betreffen bilaterale samenwerkingsverdragen op het vlak van volksgezondheid en medische wetenschappen [Geornd per land]. G.002 Dossiers betreffen overlegvergaringen met gewesten, gemeenschappen en directoratengeneraal van FOD (België) [Geornd per onrwerp. Alleen op digitale versie sinds 2003]. G.003 Dossiers betreffen vergaringen van Commissie en van Raad van Europese Gemeenschap over volksgezondheid en leefmilieu 1976-hen Tot substitutie Bewaren 1986-hen Tot substitutie Selecteren De eindverslagen bewaren hen Tot substitutie Selecteren De eindverslagen bewaren. 28

29 [Geornd per onrwerp. Ook in digitale versie]. G.004 Europese richtlijnen [Geornd per onrwerp en per nummer van richtlijn]. G.005 Dossiers betreffen Wereldgezondheidsorganisatie en het Internationaal Comité van het Ro Kruis [Met alle stukken van jaarlijkse vergaringen en briefwisseling tussen verschillen betrokkenen. Sommige stukken zijn digitaal]. G.006 Dossiers betreffen volksgezondheid behanld tijns het Belgische voorzitterschap van Europese Unie [Voorbereiding van vergaringen]. G.007 Briefwisseling [Papier en digitale vorm] hen Tot substitutie Vernietigen 1994-hen Tot substitutie Selecteren De eindverslagen bewaren Tot substitutie Vernietigen 1979-hen 10 jaar Bewaren G.008 Databank «SUIVI» betreffen 1996-hen Tot substitutie Bewaren Het ARA zal precieze richtlijnen 29

30 briefwisseling [«SUIVI» wordt gebruikt om briefwisseling te beheren. Sinds 2005 wordt er maanlijks een interne tabel opgemaakt]. verlenen voor bewaring van databanken. 30

31 II. DIENSTEN VAN DE DIRECTIECOMITÉ H. Personeel & Organisatie H.001 Personeelsdossiers 1906-hen 110 jaar na geboortejaar personeelslid Selecteren De algemene fiche van staat van dienst bewaren. H.002 Databank E-HR [DeBOHRA] hen Tot substitutie Bewaren Het ARA zal precieze richtlijnen verlenen voor bewaring van databanken. H.003 Dossiers over projecten [Digitale vorm. B.v.: afwezigheid] hen Zolang het project loopt Vernietigen 31

32 I. Budget en Beheerscontrole - Logistiek I.001 Ordonnanties 2000-hen 6 jaar Vernietigen I.002 Facturen betreffen gekkekoeienziekte I.003 Facturen betreffen gebouwen benut door FOD [Bestelbons, notulen van receptie, ]. I.004 Facturen betreffen buitenlandse zendingen I.005 Dossiers betreffen budgetbewaking I.006 Dossiers betreffen begrotingsvooruitzichten jaar Vernietigen 1995-hen 10 jaar Vernietigen 2004-hen 10 jaar Vernietigen 1991-hen 10 jaar Bewaren 2003-hen 6 jaar Vernietigen 32

33 I.007 Databank betreffen comptabiliteit 1993-hen Tot substitutie Bewaren Het ARA zal precieze richtlijnen verlenen voor bewaring van databanken. I.008 Registers van briefwisseling [In digitale versie sinds 2008] hen 10 jaar Vernietigen 33

34 J. Stafdienst ICT J.001 Website (versie 1) [Verenigt inhoud van 30 vroegere websites van verschillen directies]. J.002 Website (versie 2) Verstreken Bewaren 2008-hen Tot substitutie Bewaren Het ARA zal precieze richtlijnen verlenen voor bewaring van websites. J.003 Intranetsite (versie 1) Verstreken Bewaren J.004 Intranetsite (versie 2) 2007-hen Tot substitutie Bewaren Het ARA zal precieze richtlijnen verlenen voor bewaring van websites. J.005 Newsletter [Tweetalig. Dagelijks. Op internet] hen 1 jaar Vernietigen Nu wordt het op het Internet gearchiveerd. 34

35 J.006 Newsletter [Tweetalig. Dagelijks. Op Intranet]. J.007 Databank betreffen berekening van ziekenhuisbudgetten J.008 Databank betreffen Orgaandonatie [Orgadon]. J.009 Databank betreffen Vrijwillige Onrbrekingen Zwangerschap [Registratie van statistieken over VOZ]. J.010 Databank betreffen Minimale Klinische Gegevens [MKG]. J.011 Databank betreffen Minimale Verpleegkundige Gegevens [MVG] hen 1 jaar Vernietigen Nu wordt het op het intranet gearchiveerd hen Tot substitutie Bewaren Het ARA zal precieze richtlijnen verlenen voor bewaring van databanken hen Tot substitutie Bewaren Het ARA zal precieze richtlijnen verlenen voor bewaring van databanken hen Tot substitutie Bewaren Het ARA zal precieze richtlijnen verlenen voor bewaring van databanken hen Tot substitutie Bewaren Het ARA zal precieze richtlijnen verlenen voor bewaring van databanken Tot substitutie Bewaren Het ARA zal precieze richtlijnen verlenen voor bewaring van databanken. J.012 Databank betreffen Minimale 1990-hen Tot substitutie Bewaren Het ARA zal precieze richtlijnen 35

36 Psychiatrische Gegevens [MPG]. J.013 Databank betreffen Financiële Statistieken Instellingen [Finhosta]. J.014 Databank betreffen registratie van dringen medische hulp [SMUREG]. J.015 Databank betreffen comptabiliteit van dringen medische hulp [Compta AMU]. J.016 Databank betreffen het Kadaster van Zorgverstrekkers (artsen, tandartsen, alle zorgberoepen) [Kadaster]. J.017 Databank betreffen Centrale Instellingen (informatie over ziekenhuizen, hun diensten, ) [CIC]. verlenen voor bewaring van databanken hen Tot substitutie Bewaren Het ARA zal precieze richtlijnen verlenen voor bewaring van databanken hen Tot substitutie Bewaren Het ARA zal precieze richtlijnen verlenen voor bewaring van databanken hen Tot substitutie Bewaren Het ARA zal precieze richtlijnen verlenen voor bewaring van databanken hen Tot substitutie Bewaren Het ARA zal precieze richtlijnen verlenen voor bewaring van databanken hen Tot substitutie Bewaren Het ARA zal precieze richtlijnen verlenen voor bewaring van databanken. 36

37 J.018 Databank betreffen dringen medische hulp [AMURES]. J.019 Databank betreffen financiering van huisartsenkringen 2000-hen Tot substitutie Bewaren Het ARA zal precieze richtlijnen verlenen voor bewaring van databanken hen Tot substitutie Bewaren Het ARA zal precieze richtlijnen verlenen voor bewaring van databanken. J.020 Internetcampagnes 2005-hen Geduren campagne Bewaren J.021 Webformulieren voor inschrijvingen/ registratie [Inschrijvingen voor opleidingen, forum, aanvragen voor brochures, door burgers en ambtenaren van FOD] hen Geduren inschrijving Vernietigen J.022 Databank betreffen Minimale Ziekenhuis Gegevens [MZG] hen Tot substitutie Bewaren Het ARA zal precieze richtlijnen verlenen voor bewaring van databanken. 37

38 III. HOGE GEZONDHEIDSRAAD K. Hoge Gezondheidsraad K.001 Dossiers betreffen adviezen en publicaties [Geornd per adviesnummer. In digitale versie sinds Staan sinds 2005 op website van HGR]. K.002 Brochures [Geornd per titel]. K.003 Notulen en bijhoren stukken van expertenwerkgroepen en nkgroepen [Geornd per jaar en per werkgroep] hen 30 jaar Bewaren 1990-hen Tot substitutie Bewaren 1994-hen 30 jaar Bewaren 38

39 K.004 Dossiers betreffen notulen van het Uitgebreid Bureau [Opgeheven]. K.005 Dossiers betreffen Algemene Vergaring van HGR [Geornd per jaar. Sinds 2004 in digitale vorm]. K.006 Vergarstukken [Geornd per werkgroep en vervolgens op datum]. K.007 Steekkaarten met contactgegevens van experten [Per tijd/alfabetische lijst of in digitale vorm]. K.008 Curriculum vitæ van kandidaatexperts [Inschrijvingen] Verstreken Bewaren 1990-hen 30 jaar Bewaren 1982-hen 30 jaar Bewaren?-hen Tot substitutie Vernietigen Verstreken Vernietigen K.009 Jaarverslagen 2007-hen 10 jaar Bewaren 39

40 K.010 Briefwisseling [Geornd per jaar. Over alle onrwerpen]. K.011 Dossiers betreffen facturen en boekhouding [Kopieën. De originelen worn bewaard door Dienst Budget en Beheerscontrole - Logistiek van FOD]. K.012 Koninklijke besluiten betreffen HGR [Kopieën]. K.013 Dossiers betreffen Nationale Voedingsraad [Adviezen, ezv.] hen 10 jaar Bewaren 1995-hen 6 jaar Vernietigen Verstreken Vernietigen Verstreken Bewaren 40

41 L. Contractueel Onrzoek Reeksen Extreme data Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen L.001 Jaarverslagen [In digitale versie sinds 2005]. L.002 Wetenschappelijke en financiële verslagen L.003 Dossiers betreffen projecten [Geornd per project]. L.004 Digitale dossiers betreffen projecten [Voor het dagelijks beheer van dossiers]. L.005 Dossiers betreffen vergaringen van het schattingcomité [Nota s, notulen, enz. In digitale versie sinds 2005] hen 10 jaar Bewaren 1998-hen 10 jaar Bewaren 1998-hen 5 jaar Vernietigen 2005-hen Tot substitutie Vernietigen 1998-hen 10 jaar Bewaren 41

42 Reeksen Extreme data Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen L.006 Brochures voor het groot publiek [In digitale versie sinds 2005]. L.007 Voorstellen van projecten (niet weerhoun) 1984-hen 10 jaar Bewaren 2006-hen 2 jaar Vernietigen 42