ARCHIEF VAN DE ADMINISTRATIE VAN DE THESAURIE VAN DE FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN ARCHIEFSELECTIELIJST 2009

Transcriptie

1 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 42 ARCHIEF VAN DE ADMINISTRATIE VAN DE THESAURIE VAN DE FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN ARCHIEFSELECTIELIJST 2009 door Glenn MAES Brussel 2010

2

3 ARCHIEF VAN DE ADMINISTRATIE VAN DE THESAURIE VAN DE FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN ARCHIEFSELECTIELIJST 2009 door Glenn MAES Brussel 2010

4

5 DE ARCHIEFSELECTIELIJST: EEN MANAGEMENTTOOL Archiefstukken zijn documenten die, ongeacht hun drager, hun datum of hun materiële vorm, opgemaakt of ontvangen werden door een organisatie in uitoefening van haar functies of activiteiten, en die naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder deze organisatie, persoon of groep personen gedurende een bepaalde periode. Het betreft om het even welk document, zowel op papier als op een magnetische, optische, elektronische of andere drager. Een archief heeft een belangrijke dubbele functie. Het bezit in de eerste plaats een administratiefjuridische waarde: het is essentieel voor de eigen goede werking en onmisbaar voor de informatie- en verantwoordingsplicht tegenover de maatschappij. Een archief heeft bovendien ook een potentiële historisch-culturele waarde, op basis waarvan toekomstige historici en andere geïnteresseerden de werking van een instelling en haar impact op de maatschappij kunnen reconstrueren. De Archiefwet van 24 juni 1955 (zoals gewijzigd door de wet houdende diverse bepalingen van 6 mei 2009) bepaalt omwille van dit laatste dat overheidsarchieven niet vernietigd kunnen worden zonder toestemming van het de Algemene Rijksarchivaris of diens gemachtigden én dat historisch waardevolle archieven ouder dan 30 jaar aan het Rijksarchief overgedragen moeten of kunnen worden. Het is praktijk heel omslachtig om de vernietiging of overdracht van archieven telkens ad hoc te organiseren. De oplossing schuilt in de opmaak van een archiefselectielijst. WAT VERSTAAT MEN ONDER EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van al de door een archiefvormer gevormde papieren en digitale archiefen, met vermelding van hun bewaartermijn en hun definitieve wanneer deze documenten geen administratieve nut niet meer hebben. Het geeft aan welke archiefstukken na verloop van tijd vernietigd kunnen worden en welke wegens hun historisch belang blijvend bewaard moeten worden en op termijn naar het Rijksarchief overgebracht kunnen worden. De instelling weet op die manier al van bij de opmaak de stukken, en eigenlijk zelfs van vóór hun ontstaan, welke na het verstrijken bewaartermijn vernietigd zullen mogen worden en welke na het verstrijken bewaartermijn wegens hun historisch belang of hun bewijswaarde naar het Rijksarchief overgebracht zullen moeten worden. WAT ZIJN DE VOORDELEN VAN EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst is hét basisinstrument voor een goed archiefbeheer, wat belangrijke voordelen kan opleveren op het vlak van efficiëntie, kostenbesparing en risico-inperking. Een steeds snellere aangroei papiermassa en een doorgedreven digitalisering leiden immers tot een ingewikkeld hybride systeem, waardoor een goed informatiebeheer een belangrijke uitdaging wordt. Wanneer de personeelsleden in dergelijke omstandigheden zelf (door omstandigheden gedwongen worden te) beslissen welke papieren en digitale archiefstukken wel en niet bewaard blijven of hoe en waar deze worden bewaard, dan heeft dat vroeg of laat nefaste gevolgen voor een organisatie. Een ongestructureerd archiefbeheer veroorzaakt niet alleen een wildgroei van archief met alle bijhorende overbodige uitgaven, maar ook een ongecontroleerd verlies van mogelijk belangrijke archiefstukken. Een archiefselectielijst is dus een essentieel instrument voor qualitymanagement, in het bijzonder voor documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken en managers de mogelijkheid om een echt beleid met betrekking tot informatiebeheer te ontwikkelen en de nodige menselijke, materiële en financiële middelen in te plannen. Een goed archiefbeheer zal er daarenboven voor zorgen dat archieven met een belangrijke historische waarde op sociaal, cultureel, politiek, economisch, wetenschappelijk of technologisch vlak blijvend bewaard worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden. 5

6 6

7 INHOUDSTAFEL LIJST VAN AFKORTINGEN...9 SELECTIELIJST...11 A. ADMINISTRATEUR-GENERAAL EN INTERNE AUDIT...13 A1. ADMINISTRATEUR-GENERAAL EN ZIJN SECRETARIAAT...13 A2. INTERNE AUDIT...17 B. ALGEMENE DIRECTIE...18 B1. DIRECTIE INTERNATIONALE BETREKKINGEN...18 B2. DIENST PERSONEEL EN ORGANISATIE...29 B3. DIENST LOGISTIEK...33 B4. CENTRALE DIENST VOOR INFORMATIEVOORZIENING...34 B5. FINANCIËLE MARKETEN EN DIENSTEN...35 C. ALGEMENE DIRECTIE: THESAURIE EN STAATSSCHULD...37 C1. DIRECTIE THESAURIEVOORUITZICHTEN...37 C2. BEHEER VAN DE REKENING VAN DE SCHULD...38 C3. DIENST STAATSWAARBORGEN EN CONTROLE VERRICHTINGEN VAN OVERHEIDSINSTELLINGEN...40 C3.1 STAATSWAARBORGEN, GEDEBUDGETTEERDE LENINGEN EN DE SCHULD VAN GEMEENSCHAPPEN EN GEWESTEN...41 C3.2. FINANCIËLE EN BEHEERSCONTROLE VAN OVERHEIDSINSTELLINGEN EN LENINGEN VAN EX-KONGO...42 C4. DIENST VOOR DE GROOTBOEKEN...43 C5. AGENTSCHAP VAN DE SCHULD...45 C5.1. SECRETARIAAT...45 C5.2 MIDDLE OFFICE...48 C5.3. BACK OFFICE...49 D. ALGEMENE DIRECTIE: ALGEMENE COMPTABILITEIT EN BETALINGEN...51 D1. ALGEMENE REKENING VAN DE STAAT...51 D2. DIRECTIE CONTROLE EN VERIFICATIE VAN DE REKENINGEN VAN DE STAAT...53 D3. CENTRALE REKENPLICHTIGE...54 D4. DIRECTIE ORDONNANCERING EN AANREKENING VAN DE ONTVANGSTEN EN UITGAVEN...55 D5. REKENPLICHTIGE DER GESCHILLEN...56 E. DIRECTIE CENTRALE DIENST VOOR VASTE UITGAVEN...58 E1. ALGEMENE COÖRDINERENDE DIENST...58 E2. ALGEMENE BOEKHOUDING DIENST VOOR VASTE UITGAVEN...58 E3. KINDERBIJSLAG...59 E4. WEDDEN...60 E5. PENSIOENEN EN OORLOGSPENSIOENEN...61 E6. TERUGVORDERINGEN...62 F. NATIONALE CONSIGNATIE- EN DEPOSITOKAS...62 F1. CONSIGNATIEREKENINGEN EN CONTROLE VAN DE AGENTSCHAPPEN...63 F3. BORGTOCHTEN EN CONSIGNATIES VAN BORGTOCHTEN IN EFFECTEN...64 F4. SOLIDAIRE BORGTOCHTEN...64 F5. NATIONALE KANTOOR VOOR ROERENDE WAARDEN...64 F6. NATIONALE KAS VOOR RAMPENSCHADE

8 8

9 LIJST VAN AFKORTINGEN ALeSH AfDB AsDB ASEM BFBH BEVAK BLWI BNB BTW CBHK CDVU DIMONA DMS Ecofin EIB EEG EMU EU Fedcom FOD FTP IADB IDA IEFA IIA Amortisatiefonds Leningen voor de Sociale Huisvesting African Development Bank (Afrikaanse Ontwikkelingsbank) Asian Development Bank (Aziatische Ontwikkelingsbank) Asia-Europe Meeting Belgische Dienst voor Buitenlandse Handel (BDBH) Beleggingsvennootschap met vast kapitaal Belgisch-Luxemburgs Wisselinstituut Banque Nationale de Belgique Belastingen over Toegevoegde Waarde Centraal Bureau voor Hypothecair Krediet Centrale Dienst voor Vaste Uitgaven Déclaration immédiate / Onmiddellijke Aangifte Database Management System Raad voor Economische en Financiële Zaken Europese Investeringsbank Europese Economische Gemeenschap Europese Monetaire Unie Europese Unie Federale Compatibiliteit Federale Overheidsdienst File Transfer Protocol Inter-American Development Bank (Inter-Amerikaanse Ontwikkelingsbank) International Development Association (Internationale Ontwikkelingsorganisatie) Internationale en Europese Financiële Aangelegenheden Institute of Internal Auditors 9

10 Inhoudstafel IT IMF KMB Medex NBB NDD NGO Informatietechnologie Internationaal Monetair Fonds Koninklijke Munt van België Medische Expertise Nationale Bank van België Nationale Delcredere Dienst Niet-gouvernementele Organisatie NMBS Nationale Maatschappij der Buurtspoorwegen / Nationale Maatschappij der Belgische Spoorwegen NV OECD OLO RSZ SAP SWR Naamloze Vennootschap Organization for Economic Co-operation and Development Obligation Linéaire - Lineaire Obligatie Rijksdienst voor Sociale Zekerheid Systems, Applications, Data and Products in Computer Processing Samengestelde Wetten op de Rijkscomptabiliteit 10

11 SELECTIELIJST De selectielijst is een systematisch overzicht, een lijst van alle archiefen die, ongeacht hun drager, door een persoon of een instelling opgemaakt en ontvangen zijn in uitvoering van zijn of haar activiteiten. Deze duidt op zijn minst de aard aan archiefen, de bewaartermijn van elke en hun definitieve. De instelling weet op die manier al van bij de aanvang totstandkoming documenten, en zelfs nog vóór de totstandkoming ervan, welke vernietigd zullen mogen worden na het verstrijken van hun bewaartermijn en welke blijvend bewaard zullen moeten worden wegens hun historisch belang of hun bewijswaarde. Deze selectielijst wordt voor het grote deel op de structurele manier opgebouwd en volgt m.a.w. het organogram instelling. Hierbij werd het organogram gevolgd, zoals het in de praktijk werd toegepast, wat soms licht kan afwijken van het officiële organogram (cf. supra). Zo worden diensten, bureaus of directies die in de praktijk veel samenwerken, documenten uitwisselen en/of gelijkvormige taken hebben in de selectielijst samen genomen. Voorbeelden zijn alle diensten en directies die internationale betrekkingen coördineren, evenals alle directies Financiële Markten. IN DE TABEL VERMELDE GEGEVENS De archiefvormende diensten Wanneer de tabel op een openbare instelling met complexe structuur betrekking heeft, dan beschouwt men de verschillende onderafdelingen organisatie als archiefvormende entiteiten, met inachtneming hiërarchie der diensten. De diensten worden op een horizontale lijn uitgezet, die grijs wordt ingekleurd om de tabel gemakkelijker leesbaar te maken. Reekscode Elke in de lijst vermelde een krijgt een code waarmee de moeiteloos, snel en ondubbelzinnig kan worden geïdentificeerd. Deze wordt vooral gebruikt voor het aanvragen van vernietiging. Archiefen Het archief wordt per omschreven aangezien deze de belangrijkste intellectuele en materiële onderverdelingen vormen voor de ordening documenten. Bovendien is het eenvoudiger het archief op dit niveau te selecteren, zonder een al te zware werkbelasting voor hen die met de uitvoering selectie belast zullen worden. Datering (uiterste data) Van elke wordt geprobeerd om bij benadering de datum van het oudste en van het jongste stuk aan te geven. Indien de nog doorloopt, dan wordt dat aangeduid met de vermelding heden 11

12 Lijst van afkortingen Bewaartermijn De bewaartermijn duidt aan hoe lang een binnen de instelling moet bewaard worden. De bewaartermijn geeft aan welke de administratieve en/of juridische bewaartermijn is betrokken archiefdocumenten: hoe lang de documenten nuttig zijn voor de uitoefening taken dienst en hoe lang ze juridische bewijskracht kunnen hebben. Deze termijn werd bepaald door de medewerkers instelling. De definitieve wordt door het Rijksarchief bepaald. Er zijn drie mogelijke definitieve en: Bewaren: in dit geval moeten deze archiefen ook na het verstrijken administratieve bewaartermijn bewaard worden en tenslotte aan het Rijksarchief overgedragen worden. Vernietigen: deze en mogen nadat de administratieve bewaartermijn is verstreken, vernietigd worden. Selecteren: in deze en komen sommige documenten in aanmerking voor bewaring op lange termijn, maar zijn sommige documenten ook minder interessant. We zullen in voorkomend geval de precieze selectiecriteria vermelden in de kolom opmerkingen. Deze beslissing gaat in vanaf het verstrijken de bewaartermijn. In deze kolom is er ruimte voor eventuele verduidelijkingen of verdere informatie. Indien de als definitieve selecteren heeft, wordt in deze kolom aangegeven hoe de selectie precies moet verlopen (cfr. supra). VOLGORDE WAARIN DE REEKSEN WORDEN VOORGESTELD Voor elke entiteit (dienst) van elk hiërarchisch niveau van het organogram, wordt een onderscheid gemaakt tussen twee verschillende categorieën archiefen. Als eerste komen de en aangaande de interne werking aan bod. In de tweede instantie komen de en aan bod in het kader van het uitvoeren taken. Er werd zoveel mogelijk geprobeerd om documenten die uit dezelfde taak of handeling voortspruiten bij elkaar te groeperen. Als laatste komt de meer algemene documentatie aan bod. Voor de selectielijst Directie Europese internationale Betrekkingen is er een verdere opdeling gemaakt in taakgebieden, zoals internationale betrekkingen, investeringen in het buitenland en nationalisaties. De auteur heeft voor deze aanpak gekomen omdat de directie zoveel verschillende archiefen aanmaakt en deze het overzicht helpt te bewaren. 12

13 A. Administrateur-generaal en Interne Audit A1. Administrateur-generaal en zijn Secretariaat Archief met betrekking tot de interne werking A1.001 Dienstnota s 1995-heden 30 jaar bewaren A1.002 Notulen en bijhorende stukken van het College (van directeurs) Thesaurie 1998-heden 30 jaar bewaren A1.003 Dossiers inzake de strategische plannen 2000-heden tot het niet meer van toepassing is vernietigen De originelen bevinden zich bij de Directie Personeel en Organisatie. A1.004 Dossiers inzake de personeelsplannen verstreken vernietigen De originelen bevinden zich bij de Directie Personeel en Organisatie. A1.005 Dossiers inzake de operationalisering Administratie Thesaurie A1.006 Dossiers inzake de controle op de werking Koninklijke Munt van België A1.007 Notulen en bijhorende stukken van het Beheerscomité Koninklijke Munt van België ca verstreken vernietigen 1998-heden 10 jaar bewaren 1998-heden 10 jaar vernietigen De originelen bevinden zich bij de Muntmeester Koninklijke Munt van België. A1.008 Dossiers inzake de strategische plannen jaar vernietigen De originelen bevinden zich bij de 13

14 Administratie Thesaurie - archiefselectielijst Koninklijke Munt van België Muntmeester Koninklijke Munt van België. A1.009 Rapporten Dienst Interne Audit 2000-heden 30 jaar bewaren A1.010 Rapporten van formele adviezen Dienst Interne Audit 2000-heden 30 jaar bewaren A1.011 Dossiers inzake de meting impact van regelgeving op de werking administratie (de zgn. Kafka-test) jaar bewaren A1.012 Stukken betreffende de ontwikkelcirkels personeelsleden 2008-heden 10 jaar vernietigen De originelen bevinden zich bij de Dienst Personeel en Organisatie. A1.013 Dossiers inzake de vorming van ambtenaren niveau B en C 2005-heden 5 jaar vernietigen Idem A1.014 Stukken betreffende de mandaten van personeelsleden ca heden 5 jaar vernietigen Idem A1.015 Dossiers inzake aanwerving en bevordering (o.a. via Selor) ca heden 5 jaar vernietigen Idem A1.016 Dossiers inzake de loopbaan ambtenaren van niveau A 1998-heden 5 jaar vernietigen Idem A1.017 Briefwisseling met de verschillende ombudsdiensten die financiële aangelegenheden behandelen 1997-heden 30 jaar bewaren A1.018 Dossiers inzake het kennisbeheer 2004-heden 10 jaar bewaren A1.019 Dossiers inzake de brandbeveiliging en noodplannen 2000-heden 5 jaar vernietigen De originelen bevinden zich bij de Dienst Logistiek. 14

15 Administratie Thesaurie - archiefselectielijst A1.020 Dossiers inzake de verhuizing FOD Financiën naar het North Galaxy-complex 2005 verstreken vernietigen Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst A1.021 Stukken betreffende de oprichting en wettelijke grondslag van het Opvolgingscomité Europese Investeringsbank A1.022 Notulen en bijhorende stukken van het Opvolgingscomité Europese Investeringsbank A1.023 Dossiers inzake de praktische organisatie zendingen administrateur-generaal A1.024 Dossiers inzake de relaties met Belgische Niet-gouvernementele Organisaties (NGO s) A1.025 Dossiers inzake de afspraken en de samenwerking met de Nationale Delcrederedienst 2000-heden 5 jaar vernietigen De originelen bevinden zich bij de Dienst Europese en Internationale Samenwerking heden 10 jaar vernietigen Idem 2003-heden 7 jaar vernietigen [2000]-heden 10 jaar bewaren 1921-heden 5 jaar bewaren A1.026 Stukken betreffende de statuten, wettelijke grondslagen en organisatie Nationale Bank van België 2003-heden tot wijziging statuut of organisatie vernietigen De originelen bevinden zich bij de Nationale Bank van België. A1.027 Dossiers inzake het overleg met de Nationale Bank van België 1998-heden 10 jaar bewaren A1.028 Notulen en bijhorende stukken van het Directiecomité 2000-heden 5 jaar vernietigen De originelen bevinden zich bij de 15

16 Administratie Thesaurie - archiefselectielijst Nationale Bank van België A1.029 Notulen en bijhorende stukken jaarlijkse vergaderingen aandeelhouders Nationale Bank van België Nationale Bank van België heden 10 jaar vernietigen De originelen bevinden zich bij de Nationale Bank van België. A1.030 Dossiers inzake studies Nationale Bank van België 1998-heden 10 jaar vernietigen De originelen bevinden zich bij de Nationale Bank van België. A1.031 Dossiers inzake de financiering van het Berlaymontgebouw, SABENA, BIAC, RTM 2002-heden 5 jaar vernietigen De originelen bevinden zich bij het Agentschap Schuld. A1.032 Dossiers inzake de financiële toestand NMBS ca heden 10 jaar vernietigen A1.033 Dossiers inzake de deelname aan internationale vergaderingen ca heden 10 jaar vernietigen De originelen bevinden zich bij de Directie Internationale Betrekkingen. A1.034 Notulen en bijhorende stukken van bestuursorga(a)n(en) van het Centraal Bureau voor Hypothecair Krediet (CBHK) A1.035 Notulen en bijhorende stukken Werkgroep Kosten- en voordeelstudie betaalmiddelen (incl. subwerkgroepen) A1.036 Notulen en bijhorende stukken Amortisatiekas voor de Leningen Sociale Huisvesting ca jaar bewaren Het CBHK werd rond 2000 ontmanteld en grotendeels geprivatiseerd heden 5 jaar bewaren Het is niet duidelijk wie deze werkgroep heeft geleid jaar bewaren A1.037 Notulen en bijhorende stukken vastgoedbevaks jaar bewaren 16

17 Administratie Thesaurie - archiefselectielijst Archief met betrekking tot algemene documentatie A1.038 Uittreksels uit het Belgisch Staatsblad ca heden tot wet niet meer geldig is vernietigen A1.039 Algemene documentatie en krantenknipsels 2003-heden 10 jaar vernietigen A2. Interne Audit Archief met betrekking tot de interne werking Archief met betrekking tot de uitvoering bevoegdheden dienst A2.001 Auditcharter 2000-heden 30 jaar bewaren Het basisdocument dat de methodes Interne Audit vastlegt A2.002 Rapporten Interne Audit 2000-heden niet van toepassing A2.003 Rapporten van formele adviezen 2000-heden niet van toepassing niet van toepassing niet van toepassing Deze documenten worden na de aanmaak onmiddellijk aan de Administrateur-generaal overgemaakt. Zie A Deze documenten worden na de aanmaak onmiddellijk aan de Administrateur-generaal overgemaakt. Zie A

18 Administratie Thesaurie - archiefselectielijst A2.004 Dossiers inzake de (verbeterings-)projecten 2000-heden 30 jaar selecteren De eindverslagen en belangrijke beslissingsdocumenten bewaren, de voorbereidende werkstukken vernietigen. A2.005 Voorbereidende documenten voor de opmaak van auditrapporten 2000-heden 10 jaar vernietigen Deze bestaat uit verschillende documenten, die aangeleverd worden door de geauditeerde diensten. Archief met betrekking tot de algemene documentatie A2.006 Algemene documentatie 2000-heden tot deze geen nut meer heeft vernietigen B. Algemene Directie B1. Directie internationale Betrekkingen Archief met betrekking tot het intern beheer diensten B1.001 Jaarverslagen [1980]-heden 30 jaar bewaren B1.002 Dienstnota s 1996-heden 30 jaar vernietigen Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst Taakgebied: deelname aan Europees en internationaal overleg 18

19 Administratie Thesaurie - archiefselectielijst B1.003 Stukken betreffende de medewerking aan het Belgisch- Luxemburgs Wisselinstituut (BLWI) 1963-heden 30 jaar vernietigen Deze bevat de statuten, statistische rapporten, notulen van vergaderingen en bijhorende stukken B1.004 Notulen en bijhorende stukken van het Comité van Ministers van de Raad van Europa B1.005 Notulen en bijbehorende stukken Raad van Economische en Financiële Zaken (Ecofin) Europese Economische Gemeenschap (EEG) en de Europese Unie (EU) B1.006 Dossiers inzake het aandeel van België in de financiering Europese Economische Gemeenschap (EEG) en de Europese Unie (EU) 1982-heden 30 jaar vernietigen 1968-heden 10 jaar vernietigen ca heden 30 jaar bewaren B1.007 Briefwisseling met de Europese Commissie ca heden 20 jaar bewaren B1.008 Briefwisseling met de afdeling Boekhouding Europese Unie (EU) ca heden 10 jaar bewaren B1.009 Dossiers inzake de begroting Europese Commissie [1990-heden] 10 jaar vernietigen De officiële documenten bevinden zich bij de Europese Commissie. B1.010 Dossiers inzake de internationale relaties Europese Unie (EU) [1960]-heden 30 jaar vernietigen 19

20 Administratie Thesaurie - archiefselectielijst B1.011 Stukken inzake Europese samenwerking op verschillende beleidsdomeinen, zoals: werkgelegenheid, concurrentiekracht, interne markt, belastingen, integratie en algemene markt), 1968-heden 30 jaar selecteren Enkel de Belgische rapporten bewaren Deze bestaat uit: - notulen vergaderingen van diverse Europese instellingen - Europese verordeningen - Afspraken tussen de lidstaten - Europese en Belgische rapporten B1.012 Stukken betreffende het Belgisch Voorzitterschap Europese Unie (EU) 1993-heden 30 jaar bewaren B1.013 Dossiers inzake het regionaal monetair beleid [ ] 30 jaar bewaren B1.014 Dossiers inzake het wisselkoersbeleid [ ] verstreken bewaren B1.015 Dossiers inzake betrekkingen binnen de Europese en Economische Monetaire Unie (EMU) B1.016 Voorbereidende dossiers conferentie Europese Monetaire Unie (EMU) 1987-heden 30 jaar bewaren 1987-heden 30 jaar bewaren 20

21 Administratie Thesaurie - archiefselectielijst B1.017 Dossiers inzake seminaries en colloquia Europese en Economische Monetaire Unie (EMU) B1.018 Dossiers inzake de voorbereiding en de uitvoering van het Stabiliteitspact voor de garantie waardevastheid euro in België B1.019 Dossiers inzake het stabiliteitspact voor de garantie waardevastheid euro in andere lidstaten B1.020 Briefwisseling met andere lidstaten inzake de invoering euro B1.021 Rapporten uiteenzettingen van Grégoire Brouhns (voormalig administrateur-generaal Administratie Thesaurie) over het Belgisch monetair beleid B1.022 Stukken betreffende de geschiedenis en de werking van het Internationaal Monetair Fonds (IMF) B1.023 Stukken betreffende de aanpassing statuten van het Internationaal Monetair Fonds (IMF) B1.024 Dossiers inzake de aansluiting van België bij het Internationaal Monetair Fonds (IMF) 1999-heden 30 jaar vernietigen 1999-heden 30 jaar bewaren 1999-heden 10 jaar vernietigen 2001-heden 30 jaar bewaren verstreken bewaren verstreken bewaren jaar vernietigen verstreken bewaren B1.025 Stukken betreffende de aanpassingen van het vermogen [1947]-heden 10 jaar bewaren 21

22 Administratie Thesaurie - archiefselectielijst Belgisch-Franse vertegenwoordiging in het Internationaal Monetair Fonds (IMF) B1.026 Stukken betreffende de bijdragen bij het Internationaal Monetair Fonds (IMF) aangesloten landen B1.027 Dossiers inzake de hulpverlening van het Internationaal Monetair Fonds (IMF) aan derde landen B1.028 Notulen en bijhorende stukken vergadering van het Interim Committee of the Board of Governors van het Internationaal Monetair Fonds (IMF) B1.029 Rekeninguittreksels en transacties tussen de Schatkist en het Internationaal Monetair Fonds (IMF) 1969-heden 30 jaar vernietigen 1969-heden 30 jaar bewaren 1982-heden 30 jaar vernietigen 1971-heden 10 jaar vernietigen B1.030 Dossiers inzake de liquide middelen voor de kredieten 1962-heden 30 jaar bewaren B1.031 Stukken betreffende de voorwaarden voor leningen van het Internationaal Monetair Fonds (IMF) B1.032 Notulen en bijhorende stukken Organization for Economic Co-operation and Development (OECD) B1.033 Dossiers inzake de Belgische deelname aan het Trustfonds Organization for Economic Co-operation and Development (OECD) 1983 verstreken vernietigen 1995-heden 10 jaar vernietigen [1961]-heden 30 jaar bewaren 22

23 Administratie Thesaurie - archiefselectielijst Deze bevat stukken over de implementatie en verschillende vooruitgangsrapporten. B1.034 Dossiers inzake de (evolutie van) de internationale markten verstreken bewaren B1.035 Dossiers inzake de Asia-Europe Meeting (ASEM) 1982-heden 30 jaar vernietigen B1.036 Notulen en bijhorende stukken Club van Parijs 1956-heden 30 jaar Selecteren Enkel de notulen bewaren die het Belgisch standpunt afdoende documenteert. B1.037 Dossiers inzake de Belgische deelname aan de Group of Ten (G10) en Group of 4 (G4) en andere internationale overlegplatforms B1.038 Dossiers betreffende Europese handelsembargo s Deze bevat de aanvragen tot het handelsembargo heden 30 jaar vernietigen 2006-heden 10 jaar selecteren Enkel de Belgische standpunten bewaren. Taakgebied: relaties met internationale banken B1.039 Dossiers inzake de Belgische deelname aan de Wereldbank en het Trust Fund B1.040 Notulen en bijhorende stukken Raad van Bestuur Europese Investeringsbank (EIB) 1998-heden 30 jaar bewaren 1974-heden 10 jaar vernietigen B1.041 Notulen en bijhorende stukken van vergaderingen met de 1977-heden 10 jaar bewaren 23

24 Administratie Thesaurie - archiefselectielijst Europese Investeringsbank (EIB) B1.042 Algemene beleidsstukken Asian Development Bank (AsDB) B1.043 Notulen en bijhorende stukken vergaderingen Asian Development Bank (AsDB) B1.044 Notulen en bijhorende stukken vergaderingen Nationale Bank van India B1.045 Notulen en bijhorende stukken vergaderingen African Development Bank (AfDB) B1.046 Notulen en bijhorende stukken Board Inter- American Development Bank (IADB) 1995-heden 10 jaar vernietigen jaren 1990-heden 10 jaar vernietigen 1986-heden 10 jaar vernietigen 1975-heden 10 jaar vernietigen 1978-heden 10 jaar vernietigen Taakgebied: investeringen in het buitenland B1.047 Dossiers inzake de leningen aan investeerders in buitenlandse bedrijven Meestal bevat dit dossier: een aanvraag voor een investering, het advies Commissie en de beslissing Minister van Financiën ca heden 30 jaar selecteren De inhoudelijk belangrijke stukken (verslagen van het Interministerieel Comité, protocollen, enz.) bewaren, de uitvoeringsstukken (betalingen) vernietigen. B1.048 Dossiers inzake de voedsel- en landbouwhulp 1975-heden 30 jaar selecteren De inhoudelijk belangrijke stukken (protocollen, enz.) bewaren, de uitvoeringsstukken (betalingen) 24

25 Administratie Thesaurie - archiefselectielijst vernietigen. B1.049 Dossiers inzake de toetreding van België tot de International Development Association (IDA) B1.050 Stukken betreffende de herverdeling inkomsten in de International Development Association (IDA) B1.051 Notulen en bijhorende stukken vergaderingen International Development Association (IDA) B1.052 Rapporten inzake financiële aspecten met betrekking tot ontwikkelingssamenwerking B1.053 Notulen en bijhorende stukken van het Europese Comité voor Ontwikkeling (incl. vergaderingen ten gevolge van specifieke aangelegenheden) B1.054 Wetgeving met betrekking tot de Belgische Dienst voor Buitenlandse Handel (BDBH) B1.055 Notulen en bijhorende stukken vergaderingen Beheerscommissie Belgische Dienst voor Buitenlandse Handel (BDBH) jaar bewaren [1978] 30 jaar bewaren 1967-heden 30 jaar vernietigen 1990-heden 10 jaar vernietigen 1975-heden 10 jaar vernietigen verstreken vernietigen verstreken vernietigen Taakgebied: internationale samenwerking (Nationale Delcrederedienst) 25

26 Administratie Thesaurie - archiefselectielijst B1.056 Notulen en bijhorende stukken van het Beheerscomité Nationale Delcredere Dienst (NDD) B1.057 Dossiers inzake het personeelsbeheer Nationale Delcredere Dienst (NDD) verstreken vernietigen Deze wordt reeds bewaard in het Algemeen Rijksarchief. Toegang: JACQUEMIN (M.), Inventaire des archives de l Office national du Ducroire ( ), Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, Inventarissen, 426, p verstreken vernietigen Deze bevat vooral stukken voor aanwervingen en bevorderingen B1.058 Principedossiers Nationale Delcredere Dienst (NDD) ca verstreken vernietigen B1.059 Dossiers inzake het budget Nationale Delcrederedienst (NDD) verstreken vernietigen B1.060 Jaarverslagen Nationale Delcrederedienst (NDD) verstreken vernietigen B1.061 Verslagen van bezoeken van prominenten Nationale Delcrederedienst (NDD) B1.062 Rekeninguittreksels en betalingsbewijzen Nationale Delcrederedienst (NDD) verstreken vernietigen 1980-heden 10 jaar vernietigen B1.063 Dossiers met waarborg voor rekening Staat waarvoor nooit 1999-heden 30 jaar vernietigen 26

27 Administratie Thesaurie - archiefselectielijst een polis werd afgeleverd B1.064 Stukken betreffende de opmerkingen van het Rekenhof 1965-heden 10 jaar vernietigen Taakgebied: nationalisaties B1.065 Protocollen inzake de nationalisaties 1962-heden 30 jaar bewaren Deze bevat de algemene samenwerkingsakkoorden tussen België en andere landen B1.066 Dossiers inzake de nationalisaties ca heden 30 jaar bewaren Deze bevat de betalingsakkoorden, de briefwisseling, en de uitwerking) B1.067 Dossiers inzake de onderhandelingen met buitenlandse partners ca heden 30 jaar bewaren B1.068 Dossiers inzake de leningen die België rechtst toekent via een bilateraal akkoord 1969-heden 30 jaar bewaren B1.069 Notulen en bijbehorende stukken raden van bestuur van verschillende banken ca heden 30 jaar selecteren Enkel dossiers met een expliciet Belgisch standpunt bewaren. B1.070 Notulen en bijhorende stukken vergaderingen van ca heden 30 jaar bewaren 27

28 Administratie Thesaurie - archiefselectielijst consultatieve groepen Taakgebied: Belgische en internationale boekhouding B1.071 Dossiers inzake de begroting en de algemene boekhouding Staat ca heden 10 jaar vernietigen De originelen bevinden zich bij de Diensten Algemene Rekening Staat (zie p. 114). B1.072 Aanrekeningsboeken ontvangers 1980-heden 10 jaar vernietigen B1.073 Facturen ca heden 10 jaar vernietigen B1.074 Briefwisseling met het Rekenhof 1984-heden 10 jaar vernietigen B1.075 Dossiers inzake de terugbetaling van Duitse Reichsmarks en Nederlandse guldens verstreken bewaren Archief met betrekking tot de algemene documentatie en wetgeving B1.076 Uittreksels gepubliceerde wetgeving [1960]-1989 tot de wetgeving niet meer van toepassing is B1.077 Rapporten en publicaties van andere instellingen 1958-heden tot ze geen informatieve waarde meer heeft vernietigen vernietigen 28

29 Administratie Thesaurie - archiefselectielijst B1.078 Statuten Nationale Bank van België [1960-heden] tot verandering van het statuut vernietigen B1.079 Maandelijkse situatie raming en engagementen Nationale Bank van België B1.080 Listings van niet-fiscale ontvangsten overgedragen aan de Schatkist Nationale Bank van België B1.081 Maandverslagen DG Economische Buitenlandse relaties van het Ministerie van Buitenlandse Zaken 2008-heden 1 jaar vernietigen ca heden 5 jaar vernietigen verstreken vernietigen B2. Dienst Personeel en Organisatie Archief met betrekking tot interne werking B2.001 Dubbels notulen en bijhorende stukken van het Directiecomité 1991-heden 10 jaar vernietigen De originelen bevinden zich bij de Voorzitter FOD Financiën. B2.002 Dienstnota s jaren 1990-heden 30 jaar bewaren B2.003 Dienstorders 1999-heden 10 jaar vernietigen Dienstorders handelen over specifieke carrièremogelijkheden, zoals het vacant verklaren van een betrekking. Relevante dienstorders voor één persoon worden toegevoegd aan het personeelsdossier. 29

30 Administratie Thesaurie - archiefselectielijst B2.004 Dossiers inzake het organisatorisch kader 1927-heden 10 jaar bewaren Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst (personeelsbeheer Thesaurie) B2.005 Briefwisseling inzake personeelsbeheer 1939-heden 30 jaar bewaren B2.006 Lijst van personeelsleden verstreken bewaren B2.007 Jaarboeken met overzicht personeelsleden ( groene boekje ) verstreken bewaren B2.008 Databank van personeelsleden 2000-heden 30 jaar bewaren B2.009 Personeelsdossiers De personeelsdossiers worden geordend op datum van indiensttreding heden 70 jaar na geboortejaar personeelslid selecteren Het personeelsdossier beslaat heel de carrière ambtenaar en bestaat uit het ziektedossier en het eigenlijke personeelsdossier. De volgende dossiers zijn permanent te bewaren: - leidinggevende ambtenaren zoals: administrateurgeneraal, directeurs en diensthoofden - markante figuren op politiek of economisch gebied - personeelsleden aangesteld 30

31 Administratie Thesaurie - archiefselectielijst ten gevolge van buitengewone omstandigheden - personeelsleden geschorst/ontslagen wegens buitengewone handelingen - "klokkenluiders", personeelsleden die illegale, immorele of niet-legitieme praktijken bij hun werkgever bekendmaken B2.010 Benoemingsdossiers Een dossier bevat het curriculum vitae, de sollicitatiebrief, het sollicitatie- en stageverslag en het stagerapport heden 70 jaar na geboortejaar personeelslid selecteren Deze worden op dezelfde wijze geselecteerd als de personeelsdossiers (zie B2.009). B2.011 Wervingsdossiers Een dossier bevat de oproep tot kandidaatstelling, de door de kandidaten ingediende stukken en hun beoordeling B2.012 Notulen en bijhorende stukken colleges van diensthoofden voor de beoordeling van kandidaten B2.013 Notulen en bijhorende stukken jury van werving en bevordering 1940-heden 10 jaar vernietigen De stukken inzake de weerhouden kandidaten worden in het personeelsdossier opgenomen (zie B2.009) jaar bewaren De stukken inzake de weerhouden kandidaten worden in het personeelsdossier opgenomen (zie B2.009) heden 30 jaar bewaren De stukken inzake de weerhouden kandidaten worden in het personeels- 31

32 Administratie Thesaurie - archiefselectielijst dossier opgenomen (zie B2.009). B2.014 Briefwisseling inzake mutaties en interne mobiliteit 2003-heden 10 jaar bewaren B2.015 Dubbels van brieven inzake werkonderbreking 1985-heden 10 jaar vernietigen Het origineel wordt in het personeelsdossier opgenomen (zie B2.009). B2.016 Dossiers inzake de opname van (politieke) mandaten 1940-heden 10 jaar bewaren Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst (vorming van het personeel Thesaurie) B2.017 Syllabi opgesteld door de Thesaurie [1990]-heden tot ingrijpende aanpassing 1 exemplaar bewaren B2.018 Stagerapporten van statutaire ambtenaren [1990]- heden 10 jaar bewaren B2.019 Rapporten van opleidingen 2002-heden 10 jaar vernietigen Archief met betrekking tot algemene documentatie B2.020 (Verwijzingen naar) wetgeving inzake personeelsbeheer [1960]-heden tot deze geen nut meer heeft vernietigen B2.021 Documentatie met betrekking tot pensioenregeling 1987 verstreken vernietigen 32

33 Administratie Thesaurie - archiefselectielijst B3. Dienst Logistiek Archief met betrekking tot de interne werking dienst Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst B3.001 Register van uitgaande brieven 2008-heden 10 jaar vernietigen B3.002 Lijsten van ingekomen aangetekende zendingen 2008-heden 1 jaar vernietigen B3.003 Bezoekersregisters (deels in digitale vorm) 2008-heden 5 jaar vernietigen B3.004 Inventaris voor het beheer stock [2002]-heden 5 jaar vernietigen B3.005 Plannen gebouwen Deze bevat de gewone plannen gebouwen, de elektrische leidingen, enz heden zolang het gebouw in gebruik is vernietigen De originelen bevinden zich bij de Regie der Gebouwen. B3.006 Onderhoudscontracten met derden [1970]-heden 30 jaar vernietigen B3.007 Dubbels rapporten veiligheidsadviseur 2006-heden zolang het gebouw in gebruik is vernietigen 33

34 Administratie Thesaurie - archiefselectielijst B3.008 Rapporten met betrekking tot de evacuatie- en brandoefeningen 2003-heden 10 jaar vernietigen B3.009 Dossiers betreffende de organisatie van buitenlandse zendingen ca heden 10 jaar vernietigen De dossiers i.v.m. de zendingen van de Administrateur-generaal worden door diens secretariaat bewaard (zie A1.023). B3.010 Dubbels van facturen 1998-heden 10 jaar vernietigen De originelen worden doorgestuurd naar de centrale dienst voor de logistiek van de FOD Financiën B3.011 Dubbels van documenten afkomstig van andere diensten 1997-heden zoals overeengekomen met de desbetreffende dienst vernietigen B4. CENTRALE DIENST VOOR INFORMATIEVOORZIENING Archief met betrekking tot de interne werking Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst B4.001 Stukken betreffende het beheer mainframes en het computerpark 2000-heden tot materiaal niet meer gebruikt vernietigen 34

35 Administratie Thesaurie - archiefselectielijst wordt B4.002 Algemene website en websites verschillende directies en diensten Administratie Thesaurie ca heden voor en na elke ingrijpende wijziging bewaren Het Rijksarchief zal richtlijnen uitwerken voor de archivering van websites. B4.003 Intranetsites Administratie Thesaurie ca heden voor en na elke ingrijpende wijziging B5. FINANCIËLE MARKTEN EN DIENSTEN Archief met betrekking tot de interne werking bewaren Het Rijksarchief zal richtlijnen uitwerken voor de archivering van intranetsites Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst B5.001 Briefwisseling [1993]-heden 10 jaar selecteren Alle briefwisseling met betrekking tot formele beslissing en formele uitvoering taken bewaren, informele briefwisseling vernietigen. B5.002 Dossiers inzake de voorbereiding van wetgeving 1986-heden 10 jaar bewaren B5.003 Dossiers inzake de voorbereiding antwoorden op 1979-heden 10 jaar vernietigen Deze parlementaire vragen zijn 35

36 Administratie Thesaurie - archiefselectielijst parlementaire vragen B5.004 Dossiers inzake de voorbereiding van Europese richtlijnen [1990]-heden tot richtlijn bekrachtigd werd selecteren beschikbaar bij het Parlement en zijn gepubliceerd. Enkel de dossiers bewaren die duidelijk een Belgisch standpunt weergeven. B5.005 Dossiers inzake de voorbereiding implementatie van Europese richtlijnen met betrekking tot de financiële markten in België [1990]-heden 20 jaar bewaren B5.006 Dossiers inzake het juridische luik overheidsopdrachten ca heden 20 jaar bewaren B5.007 Dossiers inzake het verstrekken van juridisch advies (intern en extern) B5.008 Dossiers inzake de behandeling van vragen van particulieren in verband met financiële markten 1990-heden 5 jaar vernietigen 1960-heden 5 jaar vernietigen Het betreft steevast punctuele vragen: vragen om informatie, doorverwijzing naar de meest aangewezen dienst of bemiddeling B5.009 Dossiers inzake de verlening van staatswaarborgen aan bedrijven 1979-heden 30 jaar bewaren B5.010 Begeleidende dossiers inzake (de gerechtelijke procedure van) het faillissement van (overheids)bedrijven ca heden 10 jaar bewaren B5.011 Notulen en bijhorende stukken van interne en externe [1990]-heden 10 jaar selecteren Enkel de notulen bewaren 36

37 Administratie Thesaurie - archiefselectielijst werkgroepen werkgroepen waar dienst het secretariaat verzorgt. Archief met betrekking tot de algemene documentatie B5.012 Algemene documentatie [1990]-heden tot deze niet meer nuttig zijn vernietigen C. Algemene Directie: Thesaurie en Staatsschuld C1. Directie Thesaurievooruitzichten Archief met betrekking tot de interne werking dienst Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst C1.001 Registers algemene jaarlijkse ramingen Schatkist 1830-heden 30 jaar bewaren C1.002 Rapporten maandelijkse schatkisttoestand 1957-heden 10 jaar bewaren C1.003 Voorbereidende dossiers maandelijkse schatkisttoestand 1997-heden 10 jaar vernietigen Deze fardes bevatten hulpdocumenten om de maandelijkse schatkisttoestand op te maken: deze zijn veelal afkomstig van andere instellingen en zijn eerder uitvoerende stukken. 37

38 Administratie Thesaurie - archiefselectielijst C1.004 Dossiers inzake maand- en weekramingen (achtdagenramingen) 2000-heden 5 jaar vernietigen Dit document wordt voornamelijk gebruikt om de maandelijkse schatkistramingen op te maken. C1.005 Dossiers inzake de dagramingen schatkisttoestand 2001-heden 5 jaar vernietigen C1.006 Nota s aan de Nationale Bank van België inzake de schatkisttoestand C1.007 Leidraad centraliserende rekening, rekeninguittreksels centraliserende rekening Thesaurie 2000-heden 5 jaar vernietigen 2000-heden 5 jaar vernietigen C1.008 Listings verrichtingen van diverse rekeningen 1997-heden 5 jaar vernietigen C1.009 Stukken betreffende de algemene begroting Staat 2000-heden 5 jaar vernietigen De originelen bevinden zich bij de FOD Budget en Beheerscontrole. C2. Beheer Rekening Schuld Archief met betrekking tot interne werking Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst C2.001 Overzichtstabellen staatsschuld 2000-heden tot nieuw bewaren Deze tabellen werden opgesteld vanaf 2000, maar bevatten gegevens 38

39 Administratie Thesaurie - archiefselectielijst Deze tabellen, in Microsoft Excelformaat worden jaarlijks aangevuld met de meest recente gegevens document die opklimmen tot C2.002 Jaarrekening Schuld 1846-heden 10 jaar bewaren C2.003 Staten maandelijkse situatie staatsschuld 1922-heden 10 jaar bewaren C2.004 Staten dagelijkse situatie staatsschuld 1998-heden 10 jaar vernietigen C2.005 Conventies met bedrijven uit de privé-sector in verband met de overname van een deel staatsschuld C2.006 Nota s aan de minister en persmededelingen met betrekking tot de uitvoering van ordonnanties verstreken bewaren ca heden 10 jaar vernietigen C2.007 Minuten van ordonnanceringen 2006-heden 10 jaar vernietigen Er wordt een kopie overgemaakt aan het Rekenhof en het origineel wordt met de ordonnancering meegegeven. C2.008 Uittreksels van betalingsopdrachten via het boekhoudprogramma TRADIX C2.009 Lijst van teruggekochte leningen, afgedrukt uit het boekhoudprogramma TRADIX 1998-heden 10 jaar vernietigen 1998-heden 10 jaar vernietigen C2.010 Lijst van schulden van andere instellingen 2002-heden 10 jaar bewaren C2.011 Rekeninguittreksels Nationale Bank van België 2007-heden 1 jaar vernietigen 39

40 Administratie Thesaurie - archiefselectielijst C2.012 Betalingsbewijzen [1990]-heden 10 jaar vernietigen C2.013 Kwitanties uitgaven voor de Lineaire Obligaties (OLO s) 1998-heden n.v.t. n.v.t. De kwitanties worden doorgegeven aan het Agentschap Schuld. C3. Dienst Staatswaarborgen en Controle verrichtingen van Overheidsinstellingen C3.1 Staatswaarborgen, Gedebudgetteerde Leningen en de Schuld van Gemeenschappen en Gewesten Archief met betrekking tot interne werking Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst C Maandelijkse staten Gewaarborgde Schuld 1950-heden 30 jaar bewaren C Dossiers betreffende de Staatswaarborgen aan bedrijven Deze bevat: - voorbereidende nota s ca heden 30 jaar na verstrijken staatswaarborg selecteren Overeenkomsten en overzichtsrekeningen bewaren, de overige stukken vernietigen - overeenkomsten - betalings- en bewijsstukken - listings 40

41 Administratie Thesaurie - archiefselectielijst C ordonnanties - overzichtsrekeningen Dossiers inzake het Nationaal Fonds voor Schoolgebouwen Het gros ze bestaat uit betalingsstukken jaar vernietigen Archief met betrekking tot algemene documentatie C Algemene documentatie Deze bevat o.m. krantenknipsels, rapporten van andere instellingen, enz.?-heden zolang deze informatieve waarde heeft vernietigen C3.2. Financiële en beheerscontrole van overheidsinstellingen en leningen van ex-kongo Archief met betrekking tot de interne werking dienst Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst C Listings en betalingsstukken 1944-heden 30 jaar vernietigen C Dossiers inzake de leningen overheidsinstellingen 1965-heden 30 jaar bewaren 41

42 Administratie Thesaurie - archiefselectielijst C Betalingsborderellen leningen 1990-heden 10 jaar vernietigen C Titels van leningen 1965-heden 30 jaar na afsluiten van de lening vernietigen C Jaarrekening en rekenkundige stukken te controleren organisaties 1997-heden 10 jaar vernietigen Deze rekeningen bevinden zich ook bij de gecontroleerde instellingen. C Dossiers inzake de schuld van geprivatiseerde instellingen heden 30 jaar bewaren Deze bevat naast alle statuten, belangrijke informatie met betrekking tot de financiële geschiedenis instelling. C Dossiers betreffende schenkingen aan de Staat om het belang van het Volk te dienen 1995-heden 10 jaar na het verstrijken overeenkomst bewaren C C Briefwisseling inzake het Amortisatiefonds voor de leningen van de sociale huisvesting (ALesH) Grootboeken van het Amortisatiefonds voor de leningen sociale huisvesting (ALesH) jaar vernietigen De documenten handelen over praktische uitvoering betalingen leningen jaar bewaren C Balansen van het Amortisatiefonds voor de leningen jaar bewaren 42

43 Administratie Thesaurie - archiefselectielijst C C C sociale huisvesting (ALesH) Dossiers inzake het Amortisatiefonds voor de leningen sociale huisvesting (ALesH) Betalingsmandaten en bewijsstukken inzake de Amortisatiekas voor leningen sociale huisvesting (ALesH) Dossiers inzake dotatie aan het Belgisch-Congolees Fonds voor Delging en Beheer jaar vernietigen jaar vernietigen verstreken bewaren C Titels betreffende leningen van het voormalige Belgisch Congo verstreken bewaren C Ontvangstbewijzen van betalingen ten behoeve lening van het voormalige Belgisch Congo verstreken vernietigen C Staatsbons van het voormalige Belgisch Congo verstreken vernietigen Archief met betrekking tot algemene documentatie C Jaarverslagen van te controleren instellingen 2008-heden 1 jaar vernietigen C4. Dienst voor de Grootboeken Archief met betrekking tot de interne werking dienst

44 Administratie Thesaurie - archiefselectielijst Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst C4.001 Grootboeken openbare schuld - papieren grootboek meccanografisch grootboek (ponskaarten) digitaal grootboek 1990-heden De applicatie draait op een mainframe en werd gemaakt in COBOL 30 jaar na opzegging lening nader te bepalen in overleg met het Rijksarchief en op basis van een inventaris C4.002 Dossiers inzake de lopende schuld met eindvervaldatum 1945-heden 30 jaar na eindvervaldatum bewaren C4.002 Fiches voor de ontsluiting van dossiers eeuwigdurende schuld tot deze niet meer van nut zijn bewaren C4.004 Dossiers inzake eeuwigdurende schuld (laatst geopende lening) 30 jaar na opzegging lening bewaren C4.005 Dossiers inzake leningen van andere overheidsinstellingen jaar na eindvervaldatum lening bewaren 44

45 Administratie Thesaurie - archiefselectielijst C4.006 Bewijsstukken van betalingen (listings) en betalingsstukken van intrest C5. Agentschap schuld C5.1. Secretariaat Archief met betrekking tot de interne werking dienst heden 30 jaar na eindvervaldatum lening vernietigen C Notulen en bijhorende stukken van het Strategisch Comité 1998-heden 6 jaar bewaren C Notulen en bijhorende stukken van het Directiecomité 1998-heden 6 jaar bewaren C Notulen en bijhorende stukken van het Uitvoerend Comité 1998-heden 6 jaar bewaren C Notulen en bijhorende stukken van het Morning Committee van het Front Office 1998-heden 6 jaar bewaren Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst C Dossiers inzake de samenwerking met de betalingsagenten (Nationale Bank en Bank Post) Deze bevat beheersovereenkomsten, notulen en bijhorende stukken van vergaderingen ca heden 10 jaar na einde contract bewaren 45

46 Administratie Thesaurie - archiefselectielijst C Contracten met de Primary Dealers ( code of duties ) 1991-heden 10 jaar na einde contract C Briefwisseling met de Primary Dealers 1991-heden 10 jaar na einde van alle overeenkomsten met de dealer C Dubbels van facturen van betaling aan de Primary Dealers 1991-heden 3 jaar na afloop contract C Evaluaties Primary en Recognized Dealers 1991-heden 3 jaar na einde contract C Contracten met Recognized Dealers ( code of duties ) 1991-heden 10 jaar na einde contract C Briefwisseling met Recognized Dealers 1991-heden 10 jaar na einde van alle overeenkomst en met de dealer bewaren vernietigen vernietigen bewaren bewaren vernietigen Deze briefwisseling heeft een zuiver uitvoerend karakter. Deze briefwisseling heeft een zuiver uitvoerend karakter. 46

47 Administratie Thesaurie - archiefselectielijst C Contracten met leveranciers van financiële informatie (via overheidsopdracht) 1998-heden 3 jaar na einde contract bewaren C Dossiers inzake relaties met andere openbare instellingen 1997-heden 10 jaar bewaren C Dossiers inzake de relaties met de gemeenschappen en gewesten 1998-heden 10 jaar vernietigen Bevatten niet meer informatie dan de gepubliceerde documenten. C C C Dossiers inzake de lening aan de Europese Commissie voor het Berlaymontgebouw Dossiers inzake maatregelen tegen de economische crisis (o.a. reddingsoperaties banken) Datawarehouse ten behoeve bestrijding economische crisis 2002-heden 10 jaar bewaren 2008-heden 30 jaar bewaren 2008-heden 30 jaar vernietigen C Handleiding bij de marktproducten 1998-heden tot ingrijpende verandering 1 exemplaar bewaren C Syllabus met betrekking tot de verschillende producten die het Agentschap Schuld verkoopt 2000-heden tot ingrijpende verandering 1 exemplaar per taal bewaren 47