Procedure via bevordering binnen het niveau en via horizontale mobiliteit Agentschap Maritieme Dienstverlening en Kust zoekt een Technisch Manager

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Procedure via bevordering binnen het niveau en via horizontale mobiliteit Agentschap Maritieme Dienstverlening en Kust zoekt een Technisch Manager Statutair Niveau: A Rang: A2 Graad: Directeur Met standplaats: Oostende Vacaturenummer: /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 FUNCTIECONTEXT De Vlaamse overheid wil het verkeer veilig, vlot, leefbaar en betaalbaar houden. De opdracht van het Intern Verzelfstandigd Agentschap voor Maritieme Dienstverlening en Kust (IVA MDK) bestaat erin om, binnen het werkgebied, te zorgen voor een veilige en vlotte afwikkeling van het scheepvaartverkeer op de maritieme vaarwegen, het integraal kustzonebeheer en de hydrografische en hydrometeorologische dienstverlening. De strategische doelstellingen voor het Agentschap werden als volgt geformuleerd: Het optimaliseren van een kostenefficiënte dienstverlening aan de scheepvaart ter bevordering van veilig en vlot scheepvaartverkeer naar de Vlaamse zeehavens. Het initiëren en ondersteunen van de hulpverlening op zee met als doel -naast de redding op zee- ook het publieke domein te vrijwaren en te beschermen. Het uitvoeren van een kustverdedigingsprogramma om de bevolking beter te beschermen tegen overstromingen, rekening houdend met de multifunctionaliteit en de andere maatschappelijke functies van de kustzone. Het agentschap bestaat uit een stafdienst en vier operationele entiteiten (DAB Loodswezen, DAB Vloot, Afdeling Kust en Afdeling Scheepvaartbegeleiding).

2 De functie van technisch manager situeert zich binnen Scheepvaartbegeleiding van AMDK. De standplaats van de functie is Oostende, maar u bent bereid om heel frequent dienstverplaatsingen te maken (o.a. externe vergaderingen en minstens 1 maal per week naar Vlissingen). De afdeling Scheepvaartbegeleiding heeft volgende taken: de scheepvaart vlot en veilig laten verlopen op de maritieme toegangswegen naar en van de Vlaamse zeehavens door het verlenen van Vessel Traffic Services (VTS); beheer en exploitatie van de Schelderadarketen (SRK); het Gemeenschappelijk Nautisch Beheer (GNB) met Nederland realiseren; reddings- en sleepactiviteiten op zee ondersteunen en coördineren als SAR-autoriteit (Search And Rescue) vanuit het Maritiem Reddings- en Coördinatiecentrum (MRCC) Oostende; informatie en de nodige apparatuur beschikbaar stellen aan de loodsdiensten om loodsen doelmatig in te zetten voor het geven van Loodsen Op Afstand (LOA); beheren en opvolgen van de overeenkomsten tussen het Vlaams Gewest en de vier Vlaamse havenkapiteinsdiensten in het kader van het Havendecreet. 2 TAKENPAKKET 2.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Je hebt de leiding over een geheel van activiteiten en medewerkers waarbij je input geeft naar het technische beleid teneinde een kwaliteitsvolle, klantgerichte dienstverlening te verzekeren en op deze manier bij te dragen tot de realisatie van de doelstellingen van de afdeling. 2.2 INTERNE WERKING Als technisch manager rapporteer je aan het afdelingshoofd. Je zal aan het hoofd staan van een 10-tal medewerkers. Het betreft een zeer gevarieerd team met onder meer projectleiders en andere functies. Bij de werking van jouw afdeling zal je impact hebben op budgetten van om en bij de 15 miljoen euro. 2.3 RESULTAATSGEBIEDEN Opmaak operationele doelstellingen Vertalen van de doelstellingen van de organisatie naar concrete operationele doelstellingen voor de eigen dienst en de medewerkers teneinde een duidelijke richting en houvast te hebben voor de werking van de dienst. Het beleid van de hogere entiteit (bvb de afdeling) vertalen naar doelstellingen voor de eigen dienst Opstellen van het jaarplan van de dienst Opmaken van de jaarlijkse doelstellingen voor de individuele medewerkers pagina 2 van 12

3 Planning en organisatie Plannen, organiseren, coördineren, opvolgen en bijsturen van de werkzaamheden van de dienst en hierover rapporteren teneinde een efficiënte en effectieve uitvoering van de opdrachten te verzekeren. Plannen en opvolgen van de dagelijkse werking van de dienst Behandelen en oplossen van allerhande organisatorische problemen Bepalen van prioriteiten, taakverdeling en tijdslimieten Organiseren van werkoverleg Zorgen voor welzijn en veiligheid op het werk Leiding geven aan medewerkers Aansturen en motiveren van medewerkers teneinde hen te stimuleren tot optimale prestaties, betrokkenheid en verdere ontwikkeling. Plannings-, functionerings-, opvolgings- en evaluatiegesprekken voeren Begeleiden en coachen van medewerkers De goede werksfeer bewaken binnen de dienst Stimuleren en opvolgen van het leerproces van de medewerkers Kwaliteitsborging Stimuleren, opvolgen en verhogen van de kwaliteit van de werkzaamheden en van de (tussentijdse) resultaten teneinde de dienstverlening maximaal te laten aansluiten bij de behoeften van de klanten. Opstellen, communiceren en opvolgen van richtlijnen en kwaliteitsnormen Bewaken van eenvormige uitvoering Verantwoordelijkheid voor het opzetten en uitbouwen van controlesystemen Waken over de toepassing van de vastgelegde werkprocedures Bewaken van klantvriendelijke, kwalitatieve dienstverlening binnen vastgelegde termijnen Voorstellen, bespreken, begeleiden en evalueren van verbeteracties Bijdrage aan beleid Vanuit de praktijk en het zicht op tendensen input leveren voor het beleid en de strategie op hoger niveau teneinde bij te dragen tot een uitvoerbaar beleid dat afgestemd is op de noden van de klanten. Bijdragen aan de planning op middellange termijn van de hogere entiteit Opvolgen van algemene tendensen in het werkveld en formuleren van beleidsadviezen hieromtrent Nieuwe ideeën, concepten, verbeteringen voorstellen Input leveren voor de verschillende indicatoren van de afdeling Beheer aan middelen Vanuit de praktijk en het zicht op tendensen input leveren voor het beleid en de strategie op hoger niveau teneinde bij te dragen tot een uitvoerbaar beleid dat afgestemd is op de noden van de klanten. Opmaken van een jaarlijkse begroting en meerjarenbegroting Opvolgen van algemene tendensen in het werkveld en formuleren van beleidsadviezen hieromtrent Nieuwe ideeën, concepten, verbeteringen voorstellen pagina 3 van 12

4 Communicatie en contacten Verzorgen van de interne en externe communicatie en contacten teneinde via een vlotte doorstroom en uitwisseling van informatie de efficiëntie en de kwaliteit van de dienstverlening te verzekeren. Deelname aan interne overlegfora Verzekeren van een vlotte doorstroming van de relevante informatie binnen de dienst Instaan voor een optimale vertegenwoordiging van de dienst in verschillende fora op de verschillende beleidsniveaus Onderhouden van contacten met en geven van informatie aan derden Vervullen van een interne brugfunctie tussen het afdelingshoofd en de medewerkers Uitbouwen van een professioneel netwerk Plannen, coördineren en opvolgen van de externe communicatie Coördineren van de samenwerking met interne en externe diensten Zorgen voor uniformiteit via contacten met verschillende buitendiensten Bestendigen van de intense samenwerking met Nederland Inhoudelijke bijdrage Selectief behandelen van dossiers, vragen en/of uitvoeren van (project)werkzaamheden teneinde inhoudelijk bij te dragen tot de realisatie van de opdracht. Behandelen van, adviseren bij of beslissingen nemen in complexe dossiers en overheidsopdrachten Zelf strategische taken uitvoeren (en operationele indien nodig) Antwoorden formuleren op niet-routineuze vragen Leveren van inhoudelijke bijdrage aan projecten 3 PROFIEL De standplaats van de functie is Oostende, maar u bent bereid om heel frequent dienstverplaatsingen te maken (o.a. externe vergaderingen en minstens 1 maal per week naar Vlissingen). 3.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarden: Via horizontale mobiliteit Je werkt als statutair ambtenaar in de graad van directeur (rang A2) of een hogere rang binnen de diensten van de Vlaamse overheid. Je werkt als contractueel personeelslid in de graad van directeur (rang A2) of een hogere rang en je bent geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS Art.VI 32 en Art. III Hoofdstuk 2). Je hebt op 19 februari 2017 minstens 6 jaar relevante beroepservaring waarvan minstens 4 jaar ervaring in leiding geven en minstens 2 jaar ervaring in een technische en/of IT omgeving. pagina 4 van 12

5 Via bevordering binnen het niveau Je bent tewerkgesteld als statutair ambtenaar, vastbenoemd of in proeftijd, in een graad van de rang A1 binnen de diensten van de Vlaamse overheid; of je bent tewerkgesteld als contractueel personeelslid, betaald in een salarisschaal van rang A1, binnen de diensten van de Vlaamse overheid en geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS Art.VI 32 en Art. III Hoofdstuk 2); Je hebt geen functioneringsevaluatie die besloten werd met "onvoldoende"; Je bevindt je in een administratieve toestand waarin men aanspraken op bevordering kan doen gelden; Je hebt op 19 februari 2017 minstens 6 jaar relevante beroepservaring waarvan minstens 4 jaar ervaring in leiding geven en minstens 2 jaar ervaring in een technische en/of IT omgeving. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Isabelle Buyse, isabelle.buyse@kb.vlaanderen.be, ). 3.2 COMPETENTIES Vaktechnische competenties Je hebt kennis van of bent bereid om volgende zaken aan te leren tijdens een intensieve opleidingsperiode: Grondige kennis van de technische en ICT-infrastructuur voor verkeersbegeleiding in ruime zin, zowel in een maritieme als een havengebonden context (VTS, RIS, VTMIS, ) en van de evoluties in die infrastructuur. Grondige kennis van de organisatie en de regelgeving inzake scheepvaartbegeleiding (Kustwachtorganisatie, Scheepvaartbegeleidingsdecreet, GNB, ). Grondig inzicht in de organisatie en de werking van de internationale instellingen en fora m.b.t. scheepvaartbegeleiding (IALA, PIANC, EMSA, DGTREN, ) en in de Europese projecten of onderzoeksprogramma s (Interreg, IWT of andere). Kennis van de instrumenten voor organisatiebeheersing en kwaliteitsmanagement (beheersovereenkomst, interne controle, BSC, EFQM, indicatoren, ). Kennis van een aantal vreemde talen strekt tot de aanbeveling (in het kader van vertegenwoordiging op internationale fora) Kennis van wetgeving overheidsopdrachten Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Handelt in het belang van de organisatie (niveau 2) Draagt actief bij aan de doelen en waarden van de organisatie Overweegt de gevolgen van zijn voorstellen en acties voor de organisatie Blijft consequent handelen, ook in lastige of onzekere situaties Zegt wat hij doet, is open over de door hem gehanteerde waarden en normen Wekt vertrouwen in zijn objectiviteit en integriteit pagina 5 van 12

6 Coachen: Ondersteunt anderen bij de ontwikkeling van vaardigheden en gewenst gedrag (niveau 2) Richt zich naast de taak of het doel dat gerealiseerd moet worden, ook op de persoon die de taak uitvoert (en diens ontwikkeling) Fungeert als klankbord en versterkt het inzicht van anderen in hun functioneren (geeft opbouwende feedback aan de hand van concrete voorbeeld, stelt vragen ter bewustwording, ) Stemt zijn advies en stijl af op het ontwikkelingsniveau en de eigenheid van anderen Heeft vertrouwen in de zelfsturing en groei van anderen, waardeert en stimuleert die Stimuleert kennisoverdracht in het team, de entiteit, Visie: Ziet de essentie van het probleem (niveau 1) Verzamelt relevante informatie Maakt een duidelijk onderscheid tussen hoofd- en bijzaken in de informatie Omschrijft duidelijk de kern van het probleem Verwerft een algemeen inzicht in de problematiek Gaat systematisch en gestructureerd te werk bij het analyseren van gegevens Richting geven: Geeft richting op het niveau van processen en structuren (niveau 2) Schept duidelijkheid over de taken, rollen en verantwoordelijkheden van de verschillende teamleden en teams van de entiteit Zorgt ervoor dat beschikbare mensen en middelen efficiënt ingezet worden met het oog op de gezamenlijk te behalen doelstelling Voorziet in de mogelijkheden voor communicatie en overleg binnen het team en stimuleert het gebruik ervan Stuurt het functioneren van individu en team bij, met het oog op het bereiken van de doelstellingen Bewaakt processen en structureren en stuurt ze indien nodig bij om de efficiëntie of kwaliteit van de werking te verzekeren of te verbeteren Innoveren: Werkt actief mee aan het vernieuwen van de werking van de entiteit (niveau 2) Zoekt actief naar mogelijke vernieuwingen die zijn functie en takenpakket overstijgen Denkt buiten bestaande kaders en durft experimenteren en improviseren Komt met ideeën voor nieuwe producten, processen, diensten, Ziet toepassingsmogelijkheden van nieuwe processen, technieken en methodes en introduceert die Zoekt verbinding met anderen die vernieuwing aanvrengen en bouwt mee aan oplossingen voor de toekomst Klantgerichtheid: Optimaliseert de dienstverlening aan belanghebbenden binnen afgesproken kaders (niveau 2) Onderzoekt de wensen, behoeften en verwachtingen van belanghebbenden via gericht systematisch onderzoek (tevredenheidsenquêtes, mondelinge enquêtes, ) Verleent nazorg en onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van belanghebbenden Gaat kritisch na op welke punten die dienstverlening kan worden verbeterd en formuleert hiertoe concrete voorstellen Zet nieuwe mogelijkheden op het vlak van dienstverlening meteen om in de praktijk pagina 6 van 12

7 Onderneemt acties om de dienstverlening aan specifieke doelgroepen te optimaliseren, rekening houdend met hun beperkingen en behoeften (bv. handicap, kinderen, ) Beslissen: Neemt beslissingen in situaties waarin het risico niet eenduidig in te schatten is (niveau 3) Neemt zelfstandig beslissingen en draagt hiervoor de eindverantwoordelijkheid Neemt cruciale beslissingen die impact hebben op lange termijn Neemt beslissingen waarvan de uitkomst onzeker is, die duidelijk afbreukrisico inhouden of waar meerdere belangen spelen Neemt zo nodig onpopulaire beslissingen (waartegen weerstand of verzet verwacht kan worden) Verzorgt de communicatie in het besluitvormingsproces, zorgt voor draagvlak en geeft een aanzet tot de uitvoering van beslissingen Plannen en organiseren: Plant en organiseert het werk dat zijn afdeling of entiteit overstijgt (niveau 3) Vertaalt een langetermijnplanning in fasen en/of (deel)projecten en benoemt daarbij de subdoelen Coördineert en overziet het werk van diverse onderdelen en schat in wat dit voor het totaal betekent Ziet toe op een efficiënte en effectieve besteding van middelen Past plannen aan wijzigende omstandigheden aan en houdt daarbij de oorspronkelijke doelen voor ogen Anticipeert op ontwikkelingen die van invloed zijn op de doelen van de organisatie en houdt daar in de planning rekening mee Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je voldoet aan de dienstplichtwetten; 4. Je voldoet aan de voorwaarden vermeld onder paragraaf formele deelnemingsvoorwaarden; 5. Je slaagt in de selectieprocedure. 6. Je bent burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. pagina 7 van 12

8 4. AANBOD Je wordt na een positieve proeftijd bevorderd (VPS art. VI 27 en 36) in de graad van directeur (rang A2) met de bijbehorende salarisschaal A211. Je eerste 12 maanden vormen een proeftijd. In het geval van overplaatsing (horizontale mobiliteit) zijn de bepalingen betreffende de proeftijd (vermeld in deel III en hoofdstuk III van het VPS) enkel van toepassing op het contractuele personeelslid dat overgeplaatst wordt naar een statutaire functie. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 5. SELECTIEPROCEDURE 5.1. CV-SCREENING (FEBRUARI 2017) Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure VERKENNEND GESPREK (FEBRUARI/MAART 2017) Als er meer dan 6 geschikte kandidaten toegelaten worden na de cv-screening organiseren we een verkennend gesprek. Volgende elementen worden getoetst aan de hand van een verkennend gesprek: De motivatie voor de functie Begrip van de functie Inpasbaarheid binnen de context van de organisatie en binnen de functie Deze selectiefase wordt gevoerd met een afgevaardigde van de wervende entiteit en een consultant van een extern selectiekantoor en vindt plaats te Oostende. Deze selectiefase is eliminerend. Enkel de 6 best scorende kandidaten na het verkennend gesprek gaan door naar de volgende selectiefase. Kandidaten die geschikt bevonden werden na het verkennend gesprek en die bij de 6 best scorende geschikte kandidaten horen dienen voorafgaand aan de eindselectie een managementvisie in, waarin u uw visie op leiding geven en de specifieke wijze waarop u een afdeling met deze opdracht zou managen pagina 8 van 12

9 weergeeft. Het is niet de bedoeling om in de managementvisie theoretische modellen of concepten over leidinggeven en organisaties te beschrijven maar een concreet zicht te geven over hoe u een dergelijke afdeling zal leiden, rekening houdend met de inhoudelijke uitdagingen en knelpunten van de afdeling en in de context van de entiteit en het beleidsdomein waartoe ze behoort. Deze managementvisie moet bondig zijn (max. 10 blz.). Indien er geen verkennende gesprekken zijn, zal u tijdig gevraagd worden uw managementvisie voor te bereiden. Deze managementvisie bezorgt u per aan managementjobs@vlaanderen.be. Wij bezorgen u een ontvangstbewijs EXTERNE POTENTIEELINSCHATTING (MAART 2017) De kandidaten die slaagden voor het verkennend gesprek en tot de 6 beste kandidaten behoren, nodigen we uit om deel te nemen aan een externe potentieelinschatting bij een extern kantoor. Tijdens deze selectiefase worden de persoonsgebonden competenties (m.u.v. beslissen en plannen en organiseren) bevraagd. De externe potentieelinschatting bestaat uit: Een competentiegericht interview Een persoonlijkheidsvragenlijst Een rollenspel Een analyse- en presentatieoefening Een peiling naar de leiderschapsrollen Deze fase is adviserend. Niet nodeloos hertesten Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij een dienst van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen FUNCTIESPECIFIEKE SELECTIE (APRIL 2017) Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. De eindselectie bestaat uit onder andere een presentatie van de managementvisie. pagina 9 van 12

10 Daarnaast komen tijdens het selectiegesprek de volgende elementen aan bod: Motivatie Visie op de functie (a.d.h.v. een voor te bereiden managementvisie) Vaktechnische competenties (zie functiebeschrijving) Persoonsgebonden competenties (beslissen en plannen en organiseren) Deze selectiefase is eliminerend, vindt plaats te Oostende, en zal doorgaan op 18 en 19 april 2017 (onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de lijnmanager die uit de geschikte kandidaten de meest geschikte kandidaat kiest voor de functie. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 6. HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 19 februari Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier bij voorkeur via mail naar Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer of per post naar: Dienst Rekrutering en Selectie, Boudewijnlaan 30, bus 42, 1000 Brussel Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je je kandidatuur uiterlijk op 19 februari 2017 naar ons stuurt (de datum van poststempel of datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs). Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op Indien je geen pc hebt, kan je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Eline Breynaert, tel pagina 10 van 12

11 7. VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Nadia Bos Afdelingshoofd Scheepvaartbegeleiding tel Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke: Isabelle Buyse Selectieverantwoordelijke top- en middenkader tel Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op 8 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen april/mei Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar isabelle.buyse@kb.vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer. 9 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van directeur bij Agentschap Maritieme Dienstverlening en Kust, die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als directeur. Desgevallend kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. pagina 11 van 12

12 De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Indien je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. pagina 12 van 12