Procedure via bevordering binnen het niveau Departement Buitenlandse Zaken zoekt een Directeur EU-zaken

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Procedure via bevordering binnen het niveau Departement Buitenlandse Zaken zoekt een Directeur EU-zaken Statutair Niveau: A Rang: A2 Graad: Directeur Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 FUNCTIECONTEXT Het Departement Buitenlandse Zaken is verantwoordelijk voor: de voorbereiding en evaluatie van het beleid van de Vlaamse Regering op het vlak van buitenlandse zaken, toerisme, ontwikkelingssamenwerking en internationaal ondernemen de internationale vertegenwoordiging van de Vlaamse Regering de communicatie over het internationale beleid van de Vlaamse Regering de coördinatie van de Vlaamse positiebepaling en belangenbehartiging in EU- en internationale dossiers de financiering en ondersteuning van projecten, programma s en organisaties ter uitvoering van het Vlaams regeringsbeleid voor zover deze niet is toevertrouwd aan de agentschappen van het beleidsdomein internationaal Vlaanderen de controle op de internationale handel in strategische en militaire goederen de omzetting en monitoring van de naleving van internationale engagementen en verbintenissen de bewaking van de interne samenhang van het internationaal Vlaams overheidsoptreden Het departement is voor de realisatie van deze doelstellingen ingedeeld in 4 afdelingen. De afdeling Coördinatie, waarbinnen deze vacature zich situeert, coördineert de relaties met buitenlandse overheden, de interactie tussen de Vlaamse overheid en de Europese Unie, de opvolging van het Europees en internationaal handelsbeleid, de omzetting van Europese regelgeving en de instemmingsprocedures met verdragen, de ontvangst van officiële delegaties uit het buitenland, en de voorbereiding van ministeriële

2 zendingen naar het buitenland. De afdeling verzorgt ook de externe beleidscommunicatie van het departement. Het team EU houdt zich binnen de afdeling specifiek bezig met de interactie tussen de Vlaamse overheid en de Europese Unie, in het bijzonder met o.a. de algemene coördinatie en inhoudelijke voorbereiding van de Brexit-onderhandelingen, het MFK, enz. 2 TAKENPAKKET 2.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Leiden van een geheel van activiteiten en medewerkers en input geven naar het beleid met als doel een kwaliteitsvolle, klantgerichte dienstverlening te verzekeren en zodoende bij te dragen tot de realisatie van de doelstellingen van de afdeling. In het kader van het algemeen beleid van het departement, plannen, organiseren, coördineren, dynamiseren, innoveren, opvolgen en bijsturen van de activiteiten van de afdeling met als doel de besluitvorming van de Europese Unie maximaal te beïnvloeden ten gunste van de belangen van de deelstaat Vlaanderen, en aldus bij te dragen tot de realisatie van de opdracht en de ambities van het departement en het beleidsdomein. De functie stuurt het team EU van het departement en de Algemene Afvaardiging van de Vlaamse regering bij de EU. 2.2 RESULTAATSGEBIEDEN Opmaak van operationele doelstellingen Vertalen van de operationele doelstellingen van de organisatie naar concrete operationele doelstellingen voor de eigen dienst en de medewerkers met als doel een duidelijke richting en houvast te hebben voor de werking van de dienst. Opstellen van een jaarplan voor het team Opmaken van de jaarlijkse doelstellingen voor de individuele medewerkers Bijdragen aan de planning op middellange termijn van de hogere entiteit Opvolgen van algemene tendensen in het werkveld en formuleren van beleidsadviezen hieromtrent Nieuwe ideeën, concepten, verbeteringen voorstellen Planning en organisatie Plannen, organiseren, coördineren, opvolgen en bijsturen van de werkzaamheden van de dienst en hierover rapporteren met als doel een efficiënte en effectieve uitvoering van de opdrachten te verzekeren. Plannen en opvolgen van de dagelijkse werking van de dienst pagina 2 van 10

3 Stroomlijnen van de activiteiten van het EU-team en de AAVR Bepalen van prioriteiten, taakverdeling en tijdslimieten Organiseren van werkoverleg Zorgen voor welzijn en veiligheid op het werk Bewaken van de continuïteit van de dienst Leiding geven aan medewerkers Aansturen, ontwikkelen en evalueren van medewerkers met als doel steeds over competente en gemotiveerde medewerkers te beschikken, nodig voor het realiseren van de missie en doelstellingen van de afdeling, binnen het kader van het algemeen personeelsbeleid van de Vlaamse overheid Plannings-, functionerings-, opvolgings- en evaluatiegesprekken voeren Begeleiden en coachen van medewerkers De goede werksfeer bewaken in het team en de afdeling Stimuleren en opvolgen van het leerproces van de medewerkers Inhoudelijk aansturen van de AAVR-EU Bevorderen van de structurele samenwerking tussen de teamleden vanuit beleidsdomeinoverschrijdend perspectief Kwaliteitsborging Stimuleren, opvolgen en verhogen van de kwaliteit van de werkzaamheden en van de (tussentijdse) resultaten met als doel de dienstverlening maximaal te laten aansluiten bij de behoeften van de klanten. Opstellen, communiceren en opvolgen van richtlijnen en kwaliteitsnormen Waken over de coherentie van de door de teamleden uitgewerkte standpunten met het beleid van de Vlaamse Regering Aansturen van de rapportageverplichtingen Verantwoordelijkheid voor het opzetten en uitbouwen van controlesystemen Waken over de toepassing van de vastgelegde werkprocedures Bewaken van klantvriendelijke, kwalitatieve dienstverlening binnen vastgelegde termijnen Voorstellen, bespreken, begeleiden en evalueren van verbeteracties Bijdrage aan beleid Vanuit de praktijk en het zicht op tendensen input leveren voor het beleid en de strategie op hoger niveau met als doel bij te dragen tot een uitvoerbaar beleid dat afgestemd is op de noden van de klanten. Waken over de organisatiebrede coherentie van de door de beleidsdomeinen uitgewerkte standpunten in Europese (EU) aangelegenheden. Vertalen en omslaan van gevalideerde politieke beleidsdocumenten in concrete toepassingen of stroomlijning van voorstellen van standpunt, beleidsoptie, werkwijze, project of manifestatie. Vertalen van de belangen van de Vlaamse gemeenschap naar ontwerp-beleidsdoelstellingen of voorstellen van beleidslijn of instrument voor opname in Bijdrage van de administratie tot het regeerprogramma van de aantredende regering, of ontwerpen van Beleidsnota, Visiedocument, of andere politiek te valideren beleidsdocumenten Beheer van middelen Efficiënt beheren van de middelen met als doel er voor te zorgen dat deze optimaal ingezet worden. pagina 3 van 10

4 Context: Binnen de verkregen budgetten Adviseren van de hiërarchie over prioriteiten en behoeften in/van het team-eu, met het oog op een doelmatig beheer op departementaal niveau van de vormingskredieten en de zendingskredieten. Adviseren van de hiërarchie over prioriteiten en behoeften van/in het team-eu, met het oog op een doelmatig beheer op departementaal niveau van de ICT-kredieten. Adviseren van de hiërarchie over prioriteiten en behoeften in/van het team-eu, met het oog op een doelmatig beheer op departementaal niveau van de personeelskredieten Communicatie en contacten Verzorgen van de interne en externe communicatie en contacten met als doel via een vlotte doorstroom en uitwisseling van informatie de efficiëntie en de kwaliteit van de dienstverlening te verzekeren. Het departement of de Vlaamse overheid vertegenwoordigen tijdens intra-federaal of internationaal overleg over EU-dossiers Vlaamse beleidskeuzes of posities in EU-aangelegenheden vertolken en verdedigen tijdens intrafederaal of internationaal overleg of onderhandeling. Bijwonen van tal van interne en externe coördinatievergaderingen Organiseren van een vlotte doorstroming van de relevante informatie binnen departement, beleidsdomein en Vlaamse overheid Afstemmen van de Vlaamse standpunten met de federale collega s en de vertegenwoordigers van de andere deelstaten, met het oog op de maximale doorwerking van de Vlaamse voorkeuren of belangen in de Belgische posities en prioriteitstelling. Streven naar een optimale informatiedoorstroming van en naar het federale bestuursniveau Contacten leggen en onderhouden bij de Europese Commissie of andere Europese instellingen om doelgericht en snel te kunnen interveniëren ten gunste van de voortgang van voor Vlaanderen belangrijke dossiers Inhoudelijke bijdrage Selectief behandelen van dossiers, vragen en/of uitvoeren van (project)werkzaamheden met als doel inhoudelijk bij te dragen tot de realisatie van de opdracht. Zelf behandelen of begeleiden van EU-dossiers met grotere beleidsmatige of procesmatige (= politieke) complexiteit of prioriteit. Zelf opvolgen of behandelen van EU-dossiers en bijhorend vergadercircuit ter vervanging van collega s of met het oog op continuïteit van de dienstverlening 3 PROFIEL 3.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet u ofwel aan de voorwaarden voor bevordering ofwel aan de voorwaarden voor horizontale mobiliteit: pagina 4 van 10

5 U bent een ambtenaar (op proef of vastbenoemd) binnen het Departement Buitenlandse Zaken in alle graden van de rangen A1 of u bent een contractueel personeelslid (al dan niet in proeftijd) binnen de het Departement Buitenlandse Zaken én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 1 en u wordt betaald in een salarisschaal in een graad van de rangen A1. U beschikt op de uiterste inschrijvingsdatum minstens over 6 jaar relevante beroepservaring met betrekking tot interdepartementale coördinatie, behandeling van EU-dossiers en leiding geven aan een klein team. Uw laatste functioneringsevaluatie mag niet besloten zijn met een onvoldoende"; Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kunt u contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Lisa Naessens, lisa.naessens@vlaanderen.be of ). 3.2 COMPETENTIES Vaktechnische competenties Vertrouwdheid met de werking van de Europese instellingen en verdragen Vertrouwd met de werking van de Vlaamse overheid Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen Handelt in het belang van de organisatie (niveau 2) Draagt actief bij aan de doelen en waarden van de organisatie; Overweegt de gevolgen van zijn voorstellen en acties voor de organisatie; Blijft consequent handelen, ook in lastige of onzekere situaties; Zegt wat hij doet, is open over de door hem gehanteerde waarden en normen; Wekt vertrouwen in zijn objectiviteit en integriteit. Coachen Ondersteunt anderen bij de ontwikkeling van vaardigheden en gewenst gedrag (niveau 2) Richt zich naast de taak of het doel dat gerealiseerd moet worden, ook op de persoon die de taak uitvoert (en diens ontwikkeling); Fungeert als klankbord en versterkt het inzicht van anderen in hun functioneren (geeft opbouwende feedback aan de hand van concrete voorbeelden, stelt vragen ter bewustwording ); Stemt zijn advies en stijl af op het ontwikkelingsniveau en de eigenheid van anderen; Heeft vertrouwen in de zelfsturing en groei van anderen, waardeert en stimuleert die; Stimuleert kennisoverdracht in het team, de entiteit Visie Betrekt brede (maatschappelijke, technische ) factoren bij zijn aanpak (niveau 2) 1 Contractuele selecties die aan de voorwaarden, vermeld in deel III, hoofdstuk II voldoen, én die tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014 op de website van de VDAB en/of op de website van Jobpunt Vlaanderen gepubliceerd werden, worden gelijkgesteld met een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS art. III 31). pagina 5 van 10

6 Plaatst adviezen, beslissingen en initiatieven in de brede organisatiecontext of beleidscontext; Kent de relevante trends en ontwikkelingen binnen zijn beroep of domein; Wijst op evoluties die voor anderen nog onbekend zijn; Heeft voeling met wat er in de toekomst gevraagd kan worden; Levert een bijdrage aan het ontwikkelen van het beleid voor zijn werkveld. Richting geven Geeft richting op het niveau van processen en structuren (niveau 2) Schept duidelijkheid over de taken, rollen en verantwoordelijkheden van de verschillende teamleden en teams van de entiteit; Zorgt ervoor dat beschikbare mensen en middelen efficiënt ingezet worden met het oog op de gezamenlijk te behalen doelstelling; Voorziet in mogelijkheden voor communicatie en overleg binnen het team en stimuleert het gebruik daarvan; Stuurt het functioneren van individu en team bij, met het oog op het bereiken van de doelstellingen; Bewaakt processen en structuren en stuurt ze indien nodig bij om de efficiëntie of kwaliteit van de werking te verzekeren of te verbeteren. Innoveren Werkt actief mee aan het vernieuwen van de werking van de entiteit (niveau 2) Zoekt actief naar mogelijke vernieuwingen die zijn functie en takenpakket overstijgen; Denkt buiten bestaande kaders en durft experimenteren en improviseren; Komt met ideeën voor nieuwe producten, processen, diensten ; Ziet toepassingsmogelijkheden van nieuwe processen, technieken en methodes en introduceert die; Zoekt verbinding met anderen die vernieuwing aanbrengen en bouwt mee aan oplossingen voor de toekomst. Klantgerichtheid Optimaliseert de dienstverlening aan belanghebbenden binnen afgesproken kaders (niveau 2) Onderzoekt de wensen, behoeften en verwachtingen van belanghebbenden via gericht systematisch onderzoek (tevredenheidsenquêtes, mondelinge enquêtes ); Verleent nazorg en onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van belanghebbenden; Gaat kritisch na op welke punten de dienstverlening kan worden verbeterd en formuleert hiertoe concrete voorstellen; Zet nieuwe mogelijkheden op het vlak van dienstverlening meteen om in de praktijk; Onderneemt acties om de dienstverlening aan specifieke doelgroepen te optimaliseren, rekening houdend met hun beperkingen en behoeften (bv. handicap, kinderen ). Bijkomende informatie over de persoonsgebonden competenties bij de Vlaamse overheid kan u op volgende website vinden: TOELATINGSVOORWAARDEN Om toegelaten te worden tot de proeftijd in de bevorderingsbetrekking moet u: pagina 6 van 10

7 1. U voldoet aan de bovenvermelde relevante beroepsvoorwaarde en/of anciënniteitsvoorwaarde. 2. U bent geslaagd in de selectieprocedure. 3. U bent ambtenaar buiten proeftijd of contractueel personeelsled buiten proeftijd. 4. U bevindt u in dienstactiviteit. 5. U bent burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 4 AANBOD U wordt bevorderd in de graad van directeur (rang A2) met de bijbehorende salarisschaal A211. Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Uw aanvangsalaris is minimaal 4.143,50 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op /salarissimulator kan u uw nettosalaris berekenen, aangepast aan uw individuele situatie. Uw eerste 6 maanden vormen een proefperiode met een individueel vormingsprogramma. De proeftijd is niet van toepassing indien u reeds als Vlaams ambtenaar in dezelfde of een hogere rang bent tewerkgesteld. De functie of bevorderingsbetrekking wordt opgenomen ten laatste 3 maanden na datum van de selectiebeslissing. U wordt pas definitief bevorderd nadat u met goed gevolgd de proeftijd hebt doorlopen (VPS art. VI 36). Deze procedure voldoet aan de voorwaarden van een objectief wervingssysteem. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 5 SELECTIEPROCEDURE 5.1 CV-SCREENING (JANUARI 2019) Aan de hand van het door u ingevulde sollicitatieformulier gaan we na of u al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden, vermeld in hoofdstuk 3.1 voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. pagina 7 van 10

8 5.2 EXTERNE POTETIEELINSCHATTING (FEBRUARI 2019) De kandidaten die slaagden voor de cv-screening, nodigen we uit om deel te nemen aan een externe potentieelinschatting bij een extern kantoor. Tijdens deze fase worden de persoonsgebonden competenties bevraagd. De externe potentieelinschatting bestaat uit: Een competentiegericht interview; Een persoonlijkheidsvragenlijst; Een rollenspel; Een analyse- en presentatieoefening; Een peiling naar de leiderschapsrollen. Deze fase is adviserend. De resultaten van de externe potentieelinschatting worden meegenomen naar de functiespecifieke selectie, wat betekent dat alle kandidaten die deelnemen aan de externe potentieelinschatting doorstromen naar de volgende selectiefase, ongeacht het eindresultaat. 5.3 NIET NODELOOS HERTESTEN Nam u na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd u toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij uw sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 5.4 FUNCTIESPECIFIEKE SELECTIE (FEBRUARI 2019) Voorafgaand aan de functiespecifieke eindselectie wordt aan de kandidaat gevraagd om een functiespecifieke case te maken. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Uw visie en inzicht in de functie; Uw motivatie en verwachtingen; Uw technische competenties; Uw inzetbaarheid in de functie en de organisatie. Op basis van het verkregen totaalbeeld wordt u geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de lijnmanager die uit de geschikte kandidaten de meest geschikte kandidaat kiest voor de functie. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, pagina 8 van 10

9 afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 6 HOE KAN U SOLLICITEREN? Indien u geïnteresseerd bent in deze vacature, solliciteer dan uiterlijk op 23/01/2019. U stuurt een ingevuld sollicitatieformulier en een kopie van uw diploma via mail naar managementjobs@vlaanderen.be. Geef in uw sollicitatieformulier ook aan of u denkt recht te hebben op een vrijstelling. Vermeld in het onderwerp van uw mail de vacaturetitel en het vacaturenummer Uw kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: - u het sollicitatieformulier gebruikt; - u uw kandidatuur uiterlijk op 23/01/2019 naar ons stuurt. Het sollicitatieformulier kan u terugvinden via bij de vacature. 7 VRAGEN Indien u bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kan u contact opnemen met: Koen Jongbloet Afdelingshoofd Koen.jongbloet@buza.vlaanderen Tel Indien u bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kan u contact opnemen met de selectieverantwoordelijke: Lisa Naessens Selectieverantwoordelijke Lisa.naessens@vlaanderen.be Tel Indien u bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan u terecht op pagina 9 van 10

10 8 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen begin maart Na kennisgeving van uw resultaat kan u feedback vragen. U kan hiervoor een mail sturen naar lisa.naessens@vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer. pagina 10 van 10