1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Interne arbeidsmarkt Afdeling Scheepvaartbegeleiding zoekt een Adjunct celhoofd VTS Statutair Niveau: C Rang: C3 Graad: Leidinggevend hoofdmedewerker Met standplaats: Oostende Vacaturenummer: MDK00065 /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Als adjunct binnen de cel Vessel Traffic Services (VTS) wacht je een boeiende en gevarieerde job. Enerzijds zorg je voor de ondersteuning van het celhoofd VTS: je doet voorbereidend administratief werk, je vervangt het celhoofd op vergaderingen, je maakt verslagen van vergaderingen. Anderzijds word je ook verantwoordelijk voor Uitkijk Zelzate (UKZ), wat inhoudt dat je een groep van 8 operationele medewerkers gaat aansturen in hun werkzaamheden. Daarnaast ben je ook verantwoordelijk voor het beheer en de opvolging van de verklaringen van vrijstelling Loodsdecreet. 2 FUNCTIECONTEXT De afdeling Scheepvaartbegeleiding van het Agentschap Maritieme Dienstverlening en Kust heeft volgende taken: - de scheepvaart vlot en veilig laten verlopen op de maritieme toegangswegen naar en van de Vlaamse zeehavens door het verlenen van Vessel Traffic Services (VTS); - beheer en exploitatie van de Schelderadarketen (SRK); - het Gemeenschappelijk Nautisch Beheer (GNB) met Nederland realiseren; - reddings- en sleepactiviteiten op zee ondersteunen en coördineren als SAR-autoriteit (Search And Rescue) vanuit het Maritiem Reddings- en Coördinatiecentrum (MRCC) Oostende;

2 - informatie en de nodige apparatuur beschikbaar stellen aan de loodsdiensten om loodsen doelmatig in te zetten voor het geven van Loodsen Op Afstand (LOA); - beheren en opvolgen van de overeenkomsten tussen het Vlaams Gewest en de vier Vlaamse havenkapiteinsdiensten in het kader van het Havendecreet. Deze functie situeert zich binnen de cel VTS. Deze cel laat het scheepvaartverkeer vlot en veilig verlopen naar de Vlaamse zeehavens en geeft daarom begeleiding aan de schepen vanuit verkeerscentrale Zandvliet, verkeerscentrale Zeebrugge en Uitkijk Zelzate. 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Als adjunct van de cel VTS ben je samen met het celhoofd VTS verantwoordelijk voor de goede werking van deze dienst. Je vervangt het celhoofd tijdens diens afwezigheid. Je stelt je loyaal op en stelt alles in het werk zodat beleidsbeslissingen kunnen worden uitgevoerd. Als adjunct VTS ben je zelf verantwoordelijk voor het aansturen van de personeelsleden van Uitkijk Zelzate en voor het in goede banen leiden van de dienst- en beurtregeling en het dagelijks beheer van deze locatie. Op Uitkijk Zelzate zijn 8 personeelsleden tewerkgesteld in een volcontinusysteem (24u/24 en 7d/7). Als adjunct ben je ook verantwoordelijk voor het administratief beheer van de verklaringen van vrijstelling van loodsplicht uit het Loodsdecreet. Hierin werk je nauwkeurig en flexibel samen met de verschillende partners en volg je het volledige dossier op. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Eens je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: 1. Informatieverzameling en -verwerking Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens met betrekking tot de cel VTS teneinde op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben. Input leveren vanuit ervaring voor werkvergaderingen: Geïntegreerd verkeersmanagement Antwerpen, Maritime Integration Ghent Terneuzen (MIGHT), Regioverkeersleidervergadering, Intern werkoverleg (IWO), Subentiteitsoverleg comité (SEOC), VTS loodsen overleg, Managementteam Schelde Radar Keten (MT SRK), Schelde Directeuren Vergadering in overleg met de loodsen (SDV Solos) Opvolgen van relevante aanbevelingen en richtlijnen op internationaal niveau: International Association of Marine Aids to Navigation and Lighthouse Authorities (IALA), International Maritime Organization (IMO), pagina 2 van 12

3 Bijsturen van de planning naar aanleiding van verlofaanvragen, ziektemeldingen, dienstopdrachten, op basis van de bestaande regels en procedures voor UKZ in ASIS (Afdeling Scheepvaartbegeleiding InformatieSysteem). 2. Informatiebeheer Verzorgen en ontsluiten van een klassement met betrekking tot de cel VTS teneinde zichzelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden. Verslagen en andere documenten van vergaderingen archiveren Incidentenregistraties bijhouden en archiveren Bijhouden van een ordelijk klassement waarin alles snel en eenvoudig kan teruggevonden worden. Up to date houden van het online documentenplatform. WIKI in Asis (afdeling Scheepvaartbegeleiding informatie systeem) opvolgen naar volledigheid en correctheid. 3. Dossierbehandeling ondersteunen Dossiers helpen opmaken, administratief verwerken en aan de verantwoordelijke bezorgen teneinde bij te dragen tot een correcte en volledige afhandeling van een dossier. Periodiek en op vraag aanmaken en opstellen van dossiers, bestanden, documenten, Opmaken van overzichten en rapporten Opmaken en opvolgen certificaten PEC-verklaringhouders. 4. Opstellen van documenten Voorbereiden, opstellen en nazien van documenten (verslagen, rapporten, formulieren, lijsten, statistieken, presentaties ) van de cel VTS teneinde de informatie vast te leggen voor verder gebruik door anderen. Opmaken van verslagen van o.a. het RVL overleg, VTS loodsen overleg, Voorbereidend werk doen voor vergaderingen 5. Ondersteunende taken Uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken teneinde bij te dragen tot een vlotte werking van de cel VTS. Zelfstandig beheer van de dienst- en beurtregeling van UKZ Opvolgen van de dagelijkse werking van de VTS Vervangen van het celhoofd VTS tijdens diens afwezigheid Uitvoeren van allerlei ad hoc opdrachten 6. Coördineren Coördineren en aansturen van de medewerkers van Uitkijk Zelzate om het werk zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. pagina 3 van 12

4 Planning-, functionerings-, opvolgings- en evaluatiegesprekken voeren met de personeelsleden waaraan leiding wordt gegeven. Begeleiden en coachen van medewerkers. De goede werksfeer bewaken binnen de dienst. Organiseren van teamoverleggen. Beheer van het gebouw-, kantoor- en keukenmateriaal voor UKZ Technische dossiers waar nodig doorgeven Als aanspreekpunt fungeren voor de lokale partners van UKZ (gemeentebestuur Zelzate, Haven Gent, afdeling Maritieme Toegang, Wegen & Verkeer, loodswezens, Rijkswaterstaat ) 7. Kennisdelen Helpt collega s vakinhoudelijk. Verder uitbouwen van de kennis en deze ter beschikking stellen van anderen om het kennisniveau van het team op peil te houden. Opstellen, communiceren en bewaken van een eenvormige uitvoering van afgesproken regels en procedures. In overleg met het celhoofd instaan voor een optimale vertegenwoordiging van de organisatie op diverse vergaderingen, werkgroepen en fora. Verzekeren van een vlotte doorstroming van relevante informatie binnen de dienst. In overleg met het hoofd opleidingen zorgen voor voldoende informatiedoorstroming en (bij)scholing van de personeelsleden van UKZ. Opvolgen van algemene tendensen in het werkveld en formuleren van adviezen hierover. 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je ofwel aan de voorwaarden voor bevordering ofwel aan de voorwaarden voor horizontale mobiliteit: Via bevordering Je bent ofwel een ambtenaar (op proef of vastbenoemd) binnen de diensten van de Vlaamse overheid in een graad van de rang C1 of C2 ofwel een contractueel personeelslid (al dan niet in pagina 4 van 12

5 proeftijd) én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 1 binnen de diensten van de Vlaamse overheid, en je wordt betaald in een salarisschaal van alle graden van rang C1 of C2. Solliciteer je vanuit rang C1, dan moet je op uiterste inschrijvingsdatum over minstens 6 jaar relevante beroepservaring of schaalanciënniteit in één of meer salarisschalen in een graad van rang C1 beschikken. Onder 6 jaar relevante ervaring wordt verstaan: ervaring in een administratief-ondersteunende functie. Je laatste functioneringsevaluatie mag niet besloten zijn met een onvoldoende. Via horizontale mobiliteit Je werkt als statutair ambtenaar in rang C3 of een hogere rang binnen de diensten van de Vlaamse overheid Of je bent contractueel tewerkgesteld binnen de diensten van de Vlaamse overheid in een betrekking met een salarisschaal van rang C3 en met een overeenstemmende of gelijkwaardige inhoud als die van de vacante functie én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 2. Of je bent contractueel tewerkgesteld in een gelijkwaardige functie (dit is een functie in dezelfde rang met een salarisschaal die overeenkomt met de salarisschaal van de graad van de vacature) binnen de diensten van de Vlaamse overheid en hebt een vrijstelling 3 voor het generieke gedeelte bij aanwerving voor de graad van de vacature (VPS art. III 22). Bijkomende voorwaarden: Je hebt op uiterste sollicitatiedatum minstens 3 jaar leidinggevende ervaring. Onder leidinggeven kan zowel het hiërarchisch (als 1 e evaluator) als het functioneel (bv. projectmatig) leidinggeven vallen. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Eline De Smet, eline.desmet@mow.vlaanderen.be, ). 4.2 COMPETENTIES Technische competenties - Je hebt ervaring in het maken van verslagen en hebt een vlotte pen 1 Contractuele selecties die aan de voorwaarden, vermeld in deel III, hoofdstuk II voldoen, én die tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014 op de website van de VDAB en/of op de website van Jobpunt Vlaanderen gepubliceerd werden, worden gelijkgesteld met een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS art. III 31). 2 Contractuele selecties die aan de voorwaarden, vermeld in deel III, hoofdstuk II voldoen, én die tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014 op de website van de VDAB en/of op de website van Jobpunt Vlaanderen gepubliceerd werden, worden gelijkgesteld met een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS art. III 31). 3 Je hebt die vrijstelling behaald naar aanleiding van een selectieprocedure binnen de diensten van de Vlaamse overheid. pagina 5 van 12

6 - Je hebt basiskennis van de courante software paketten (Microsoft Office, en internettoepassingen) en kan vlot met de pc werken - Je bent in staat om documenten in het Engels te lezen en te begrijpen - Nautische kennis of een sterke interesse in een nautische omgeving is een pluspunt - Je bent bereid om je te verdiepen in de werking van cel VTS en haar werkingsgebied en de afdeling scheepvaartbegeleiding Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau II) Communiceren: Je brengt informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk over (niveau II) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau I) Coachen: Je ondersteunt en begeleidt anderen zodat ze zich professioneel en persoonlijk kunnen ontwikkelen en de effectiviteit en efficiëntie van hun werk verhoogt (niveau II) Initiatief: Je onderkent kansen en onderneemt of stelt uit eigen beweging acties voor (niveau I) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau II) Plannen & organiseren: Je kan op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau II) Flexibiliteit: Zijn werkwijze, aanpak of stijl veranderen om doelen te bereiken. In verschillende situaties of ten aanzien van verschillende personen op een efficiënte wijze zijn gedrag kunnen aanpassen (niveau I) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: Bijkomende voorwaarden en verwachtingen - Ervaring in een administratief-ondersteunende omgeving is een pluspunt. - Je bent bereid om frequente verplaatsingen naar de verschillende operationele werkplekken van de cel VTS te maken (Zelzate: 1x/week, Zeebrugge/Zandvliet/Vlissingen: maandelijks) pagina 6 van 12

7 - Je bent gemotiveerd en bereid om een uitgebreid intern opleidingsprogramma te volgen. Dit houdt o.a. in: De systemen en procedures die van toepassing zijn op de operationele werkvloer (de werking van de verkeerscentrales) De reglementering, wetten en decreten (o.a. VPS, Arbeidsreglement Maritieme Dienstverlening en Kust, Scheepvaartbegeleidingsdecreet, Ministieel Besluit verklaringhouders, nautische regelgeving ) - Je vervangt het celhoofd VTS tijdens diens afwezigheid. - Je bent in het bezit van een rijbewijs B 4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je voldoet aan de voorwaarden vermeld onder paragraaf formele deelnemingsvoorwaarden; 4. Je slaagt in de selectieprocedure. 5. Je bent burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. 6. Om toegelaten te worden tot de proeftijd in de bevorderingsbetrekking moet je: voldoen aan de bovenvermelde relevante beroepsvoorwaarde en/of anciënniteitsvoorwaarde je in dienstactiviteit bevinden; ambtenaar buiten proeftijd of contractueel personeelslid buiten proeftijd zijn. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD - Je wordt overgeplaatst of bevorderd in de graad van leidinggevend hoofdmedewerker (rang C3) met de bijbehorende salarisschaal C Je eerste 9 maanden vormen een proefperiode met een individueel vormingsprogramma. De proeftijd is niet van toepassing indien je reeds als Vlaams ambtenaar in dezelfde of een hogere rang bent tewerkgesteld. - Je wordt pas definitief bevorderd nadat je met goed gevolg de proeftijd hebt doorlopen (VPS art.vi 36). - De functie of bevorderingsbetrekking wordt opgenomen ten laatste drie maanden na de datum van de selectiebeslissing. pagina 7 van 12

8 - Deze procedure voldoet aan de voorwaarden van een objectief wervingssysteem en geeft toegang tot toekomstige statutaire bevorderingsprocedures. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1. CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoet (zie 4.1) Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 10 juli 2017 (onder voorbehoud) VOORSELECTIE OP BASIS VAN STANDAARDVRAGENLIJST (indien meer dan 20 kandidaten) Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: - Eerste toetsing van je motivatie - Eerste toetsing van je technische competenties Deze selectiefase wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Deze selectiefase is eliminerend. Enkel wie minstens 60 % behaalt op het geheel van bovenstaande criteria én wie behoort tot de 20 hoogst scorenden, kan deelnemen aan de volgende selectiefase. Bij gelijkheid van punten kunnen dit er meer zijn. Wanneer een van de 20 hoogst scorende kandidaten zijn of haar kandidatuur intrekt tijdens deze selectiefase, kan de volgende best scorende kandidaat alsnog uitgenodigd worden om deel te nemen. De selectiefase vindt plaats in de week van 17 juli 2017 (onder voorbehoud) pagina 8 van 12

9 6.3. VERKENNENDE GESPREKKEN Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Motivatie Begrip/beeld van de functie Inzetbaarheid in de functie/omgeving Deze selectiefase wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Deze selectiefase is eliminerend. Enkel de 6 best scorende kandidaten na het verkennend gesprek gaan door naar de volgende selectiefase. Deze selectiefase vindt plaats te Oostende op 22/08/2017 en/of 30/08/2017 (datum onder voorbehoud) ASSESSMENT CENTER De kandidaten die slaagden voor de verkennende gesprekken en tot de 6 beste kandidaten behoren, nodigen we uit om deel te nemen aan een assessment center bij een extern kantoor. Tijdens deze selectiefase worden alle persoonsgebonden competenties bevraagd. De externe potentieelinschatting bestaat uit een competentiegericht interview, een persoonlijkheidsvragenlijst, leidinggevend rollenspel, planningstest, abstracte redeneeroefing. Deze fase is adviserend en zal plaatsvinden in de 2 e helft van september 2017 (onder voorbehoud) EINDSELECTIE: SELECTIEGESPREK MET INHOUDELIJKE CASE Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigde (n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties (adhv een case) Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Oostende op 27/10/2017 (datum onder voorbehoud). pagina 9 van 12

10 Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de administrateur-generaal van het agentschap Maritieme Dienstverlening en Kust die uit de geschikte kandidaten de meest geschikte kandidaat kiest voor de functie. Wie geschikt wordt bevonden, wordt opgenomen in een wervingsreserve. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij een dienst van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 9 juli 2017 via de sollicitatielink die je kan terugvinden bij het online vacaturebericht 4. Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: - je het sollicitatieformulier gebruikt - je kandidatuur tijdig ontvangen is (registratie in E-recruitmentsysteem telt als sollicitatiedatum) Opgelet: de elektronische sollicitatie is slechts geldig indien u een bevestiging van sollicitatie ontvangen heeft. Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op Indien je geen pc hebt, kan je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Eline De Smet, Als je niet de mogelijkheid hebt om je kandidatuur digitaal door te sturen kan je deze ook per post bezorgen ter attentie van: Departement Mobiliteit en Openbare Werken, Afdeling Organisatie, Team HRM, Koning Albert II - laan 20 bus 2, 1000 Brussel. Datum van poststempel telt als bewijs voor tijdige sollicitatie. pagina 10 van 12

11 8 VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Els Bogaert Celhoofd VTS Stefaan Priem Hoofd Opleiding Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Eline De Smet Selectieverantwoordelijke adres: tel.: Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen november 2017 (onder voorbehoud). Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar eline.desmet@mow.vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer. pagina 11 van 12

12 10 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van adjunct VTS bij de afdeling Scheepvaartbegeleiding, die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 1 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als adjunct VTS. Desgevallend kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Indien je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. pagina 12 van 12