1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Bevorderingsprocedure binnen het niveau Agentschap Overheidspersoneel: afdeling HR TD zoekt een Diensthoofd Dienstverlening HR Statutair Niveau: A Rang: A2 Graad: Directeur Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Sta je graag aan het hoofd van een team? Doe je niets liever dan mensen motiveren, coachen en richting geven? Ben jij gedreven om klanten een uitstekende dienstverlening te geven? Werk je samen met het afdelingshoofd ook graag aan het verder uitwerken van een visie over dienstverlening HR? 2 FUNCTIECONTEXT Het Agentschap Overheidspersoneel (AgO) ondersteunt de entiteiten van de Vlaamse overheid op het vlak van personeel en organisatieontwikkeling. Ze bouwt een HR-beleid uit voor de ganse Vlaamse overheid, volgt dit op en evalueert. Ze zorgt voor de verdere ontwikkeling van HR-professionals en sterk leiderschap binnen de Vlaamse overheid. AgO biedt een gemeenschappelijke HR-dienstverlening aan met Personeelsadministratie; rekrutering en selectie; sociale dienst; personeelsregelgeving; opleidingen.

2 Daarnaast verzorgt zij een digitale ondersteuning van HR (HR-data en HR-applicaties o.a. Vlimpers). Zij ondersteunt de HR-functie in de entiteit door: een klankbord te bieden - ook bij andere HR-professionals uit de Vlaamse overheid; samen te werken in projecten; gedeelde HR-instrumenten te ontsluiten. Ze versterkt de Vlaamse overheid als diverse organisatie door middel van streefcijfers en verruiming van instroom. Je staat als directeur aan het hoofd van het team dienstverlening. Dit team maakt deel uit van de afdeling HR Technologie en Data (HR TD). Deze afdeling beheert het personeelssysteem Vlimpers en staat in voor een groeiend pakket van gerelateerde diensten aan de organisaties van de Vlaamse overheid. Vlimpers is een volwaardig e-hrm systeem, op basis van Oracle/Peoplesoft HCM, ORTEC Harmony Planning en Tijd en de L4 loonmotor van Acerta. Het staat in voor een betrouwbare verloning en beheert een schat aan data die management- en beleidsrapporten voedt. Onze Oracle/Peoplesoft CRM tool zorgt voor een goede interactie met de gebruikers. Daarnaast ondersteunt Vlimpers andere kritische HR processen zoals de personeelsplanning, het prestatiemanagement en kwaliteitsvol leidinggeven (PLOEG) en de personeelsontwikkeling. Personeelsleden en leidinggevenden beschikken over een 'selfservice' voor de toegang tot personeelsgegevens, de behandeling van afwezigheidsaanvragen, hun PLOEG dossier, opleidingen, etc. Vlaamse overheidsorganisaties die Vlimpers gebruiken kunnen hun personeelsbeleid sturen en opvolgen op basis van rapportering via Cognos, en kunnen daarbij gebruik maken van de Vlimpers rapportenshop op het Cognos-platform. Wij staan ook in voor de loonberekening van onze klanten en ondersteunen hen bij hun fiscale en sociale verplichtingen als werkgever. Daarnaast zorgen we ook voor bijkomende diensten, zoals het beheer van raamcontracten voor hospitalisatieverzekering. Wij werken ondertussen voor meer dan 60 Vlaamse overheidsorganisaties, goed voor bijna personeelsdossiers. Als leidinggevende van het team dienstverlening draag je de verantwoordelijkheid over volgend team: medewerkers die de sociaal secretariaatstaken op zich nemen voor zowel agentschappen met of zonder rechtspersoonlijkheid, een helpdesk, technische ondersteuners en medewerkers die opleidingen geven. De experten die binnen het team aan de slag zijn, bouwen elk met hun eigen expertise een klantgerichte dienstverlening uit. Die bestaat enerzijds uit het uitvoeren van sociaal secretariaatstaken, anderzijds uit het uitbouwen van de 2de lijnshelpdesk voor personeelsdiensten. Concreet gaat het over oplossen van problemen bij de personeelsdiensten, structurele oplossingen aanbieden via het verduidelijken of bijwerken van handleidingen en het voorzien van het zich eigen maken van de regelgeving, het mee onderhouden van de website, het beheer van toegangen, het contractbeheer van overheidsopdrachten,. pagina 2 van 11

3 De experten werken in nauwe samenwerking met elkaar en met de collega s van applicatiebeheer en de business-analisten aan een klantgericht systeem en klantgerichte dienstverlening. 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Leiden van een geheel van processen en medewerkers teneinde een kwaliteitsvolle, klantgerichte Vlimpers dienstverlening te verzekeren en zodoende bij te dragen tot de realisatie van de gemeenschappelijke dienstverlening. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Opmaak van operationele doelstellingen Vertalen van de doelstellingen van de organisatie naar concrete operationele doelstellingen voor de eigen dienst en de medewerkers teneinde een duidelijke richting en houvast te hebben voor de werking van de dienst. De bijdrage vanuit het eigen dienstverleningspakket aan de ondernemingsplanning van AgO, en de betrokkenheid van de professionals daarbij, verzekeren Het beleid van AgO en de jaarlijkse ondernemingsplannen mee vertalen naar doelstellingen voor het eigen dienstverleningspakket Instaan voor de operationalisatie van de indicatoren voor de eigen dienstverlening Opmaken van de jaarlijkse doelstellingen voor het dienstverleningspakket, de teams en/of de individuele medewerkers De uitbouw van de dienstverlening Planning en organisatie Plannen, organiseren, coördineren, opvolgen en bijsturen van de werkzaamheden van de dienst en hierover rapporteren teneinde een efficiënte en effectieve uitvoering van de opdrachten te verzekeren. Plannen en opvolgen van de dagelijkse werking van de dienst Behandelen en oplossen van allerhande organisatorische problemen Bepalen van prioriteiten, taakverdeling en tijdslimieten Organiseren van werkoverleg Zorgen voor welzijn en veiligheid op het werk Periodieke rapportering aan het afdelingshoofd, met een retroactieve en een proactieve dimensie Leiding geven aan medewerkers Aansturen en motiveren van medewerkers teneinde hen te stimuleren tot optimale prestaties, betrokkenheid en verdere ontwikkeling. Plannings-, functionerings-, opvolgings- en evaluatiegesprekken voeren Afstemmen met de hiërarchie van virtuele teamleden pagina 3 van 11

4 Begeleiden en coachen van medewerkers De goede werksfeer bewaken binnen de dienst Betrokkenheid op peil brengen/houden bij de uitbouw van de dienstverlening Stimuleren en opvolgen van het leerproces van de medewerkers Kwaliteitsborging Stimuleren, opvolgen en verhogen van de kwaliteit van de werkzaamheden en van de (tussentijdse) resultaten teneinde de dienstverlening maximaal te laten aansluiten bij de behoeften van de klanten. Stroomlijnen van de dienstverlening binnen het toegewezen pakket. Bewaken van eenvormige uitvoering en vereenvoudiging Afstemmen met de andere dienstverleningspakketten ( oa mbt applicatiebeheer) met het oog op herkenbaarheid en eenvoudige toegankelijkheid voor de klant. Het verder uitbouwen van gebruikersinformatie om een verdere professionalisering van de 1ste lijn mogelijk te maken Bijdragen aan de redactie van gemeenschappelijke richtlijnen en kwaliteitsnormen Communiceren en opvolgen van richtlijnen en kwaliteitsnormen Zorgen voor, toezien op het opzetten en uitbouwen van controlesystemen Waken over de toepassing van de vastgelegde werkprocedures Bewaken van klantvriendelijke, kwalitatieve dienstverlening binnen vastgelegde termijnen Voorstellen, bespreken, begeleiden en evalueren van verbeteracties Bijdrage aan beleid Vanuit de praktijk en het zicht op tendensen input leveren voor het beleid en de strategie op hoger niveau teneinde bij te dragen tot een uitvoerbaar beleid dat afgestemd is op de noden van de klanten. Vanuit het dienstverleningspakket bijdragen aan de opbouw en concrete uitwerking van indicatoren voor de effectiviteit, de operationele efficiëntie en de kwaliteit van de geleverde diensten. Vanuit het dienstverleningspakket bijdragen aan de tactische besluitvorming binnen het Agentschap en aan voorstellen op strategisch niveau, naar Directieteam en Klantenfora.. Bijdragen aan de planning op middellange termijn van de afdeling en het agentschap Opvolgen van algemene tendensen in het werkveld en formuleren van beleidsadviezen hieromtrent Nieuwe ideeën, concepten, verbeteringen voorstellen Beheer van middelen Efficiënt beheren van de middelen teneinde er voor te zorgen dat deze optimaal ingezet worden (binnen de verkregen budgetten). Een raming opmaken van de personeels- en financiële middelen in functie van de toekomstscenario s voor de operationele doelstellingen Opmaken van een budgettaire inschatting en kosten-baten analyse bij bv. aankoop van nieuw materiaal, opstart van nieuwe projecten, Beheren van de beschikbare budgetten Toezien op de correcte uitvoering van procedures en afspraken bij de financiële afhandeling binnen het dienstverleningspakket pagina 4 van 11

5 Leveren van boekhoudkundige diensten voor de agentschappen met rechtspersoon (tijdelijke oplossing in afwachting van hun aansluiting bij ORAFIN) Beheer van en bijhorende dienstverlening bij de raamovereenkomst maaltijdcheques voor de Vlaamse overheid Voorstellen doen voor prijszetting van betalende diensten met het oog op een coherent prijzenbeleid Argumenteren van voorstellen Communicatie en contacten Verzorgen van de interne en externe communicatie en contacten teneinde via een vlotte doorstroom en uitwisseling van informatie de efficiëntie en de kwaliteit van de dienstverlening te verzekeren. Verzekeren van een vlotte doorstroming van de relevante informatie binnen de dienst Instaan voor informatiedoorstroming naar de klanten/gebruikers Instaan voor een optimale vertegenwoordiging van de dienst in verschillende fora op de verschillende beleidsniveaus Onderhouden van contacten met en geven van informatie aan derden Vervullen van een interne brugfunctie tussen het afdelingshoofd en de medewerkers Bijdrage aan relatiebeheer met gebruikers, klanten Uitbouwen van een professioneel netwerk Coördineren van de samenwerking met interne en externe diensten Inhoudelijke bijdrage Selectief behandelen van dossiers, vragen en/of uitvoeren van (project)werkzaamheden teneinde inhoudelijk bij te dragen tot de realisatie van de opdracht. Behandelen van, adviseren bij of beslissingen nemen in complexe dossiers Zelf strategische taken uitvoeren (en operationele indien nodig) Antwoorden formuleren op niet-routineuze vragen Leveren van inhoudelijke bijdrage aan projecten: het programmamanagement van de projectwerking van de aansluitingstrajecten, het hefboomproject vergoedingen en toelagen en de functionele afbakening van de core HR binnen PersoneelPunt, project rond het uitbreiden van geautomatiseerde datastromen voor RSZ -toepassingen Kritisch aftoetsen welke inhoudelijke taken structureel moeten opgenomen worden en oplossingen zoeken 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Je bent ofwel een ambtenaar (op proef of vastbenoemd) binnen het Agentschap Overheidspersoneel in een graad van de rang A1 ofwel een contractueel personeelslid (al dan niet in proeftijd) binnen het pagina 5 van 11

6 Agentschap Overheidspersoneel én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 1 en je wordt betaald in een salarisschaal in de graad van de rang A1. Je beschikt op 23 mei 2017 over minstens 6 jaar relevante beroepservaring. Onder relevante beroepservaring wordt volgende verstaan: o 6 jaar ervaring met betrekking tot dienstverlening HR (verloningsprocessen, oa. loonadministratie, wettelijke aangiftes, ) EN o 3 jaar leidinggevende ervaring (aansturen van een team en/of leiden van een project) Je laatste functioneringsevaluatie mag niet besloten zijn met een onvoldoende. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Isabelle Buyse, isabelle.buyse@kb.vlaanderen.be en ). 4.2 COMPETENTIES Technische competenties Algemeen inzicht in personeels- en loonadministratie Inzicht in tendensen en ontwikkelingen op vlak van dienstverlening HR Algemeen inzicht in fiscale en sociale verplichtingen van werkgevers Functionele kennis van het personeelssysteem Vlimpers en de loonmotor L4 Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen Handelt in het belang van de organisatie (niveau 2) Draagt actief bij aan de doelen en waarden van de organisatie Overweegt de gevolgen van zijn voorstellen en acties voor de organisatie Blijft consequent handelen, ook in lastige of onzekere situaties Zegt wat hij doet, is open over de door hem gehanteerde waarden en normen Wekt vertrouwen in zijn objectiviteit en integriteit Coachen Ondersteunt anderen bij de ontwikkeling van vaardigheden en gewenst gedrag (niveau 2) Richt zich naast de taak of het doel dat gerealiseerd moet worden, ook op de persoon die de taak uitvoert (en diens ontwikkeling) Fungeert als klankbord en versterkt het inzicht van anderen in hun functioneren (geeft opbouwende feedback aan de hand van concrete voorbeelden, stelt vragen ter bewustwording) Stemt zijn advies en stijl af op het ontwikkelingsniveau en de eigenheid van anderen Heeft vertrouwen in de zelfsturing en groei van anderen, waardeert en stimuleert die Stimuleert kennisoverdracht in het team, de entiteit,. Visie Plaatst operationele taken en problemen in een ruim perspectief of kader (niveau 1) Schat de ruime conseuenties van zijn voorstellen, beslissingen en acties correct in 1 Contractuele selecties die aan de voorwaarden, vermeld in deel III, hoofdstuk II voldoen, én die tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014 op de website van de VDAB en/of op de website van Jobpunt Vlaanderen gepubliceerd werden, worden gelijkgesteld met een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS art. III 31). pagina 6 van 11

7 Denkt disciplineoverschrijdend (bv. gebruikt informatie uit andere domeinen, bekijkt de mogelijke impact op andere entiteiten) Legt overstijgende, minder voor de hand liggende verbanden Maakt zich los van de dagelijkse praktijk, geeft de grote lijnen aan, denkt vooruit Kent de missie, visie en strategie van de organisatie(afdeling) en handelt ernaar bij de invulling van zijn functie Richting geven Geeft richting op het niveau van processen en structuren (niveau 2) Schept duidelijkheid over de taken, rollen en verantwoordelijkheden van de verschillende teamleden en teams Zorgt ervoor dat beschikbare mensen en middelen efficiënt ingezet worden met het oog op de gezamenlijk te behalen doelstelling Voorziet in mogelijkheden voor communicatie en overleg binnen het team en stimuleert het gebruik daarvan Stuurt het functioneren van individu en team bij, met het oog op het bereiken van de doelstellingen Bewaakt processen en structuren en stuurt ze indien nodig bij om de efficiëntie of kwaliteit van de werking te verzekeren of te verbeteren Innoveren Werkt actief mee aan het vernieuwen van de werking van de entiteit (niveau 2) Zoekt actief naar mogelijke vernieuwingen die zijn functie en takenpakket overstijgen Denkt buiten bestaande kaders en durft experimenteren en improviseren Komt met ideeën voor nieuwe producten, processen, diensten,. Ziet toepassingsmogelijkheden van nieuwe processen, technieken en methodes en introduceert die Zoekt verbinding met anderen die vernieuwing aanbrengen en bouwt mee aan oplossingen voor de toekomst Klantgerichtheid Optimaliseert de dienstverlening aan belanghebbenden binnen afgesproken kaders (niveau 2) Onderzoekt de wensen, behoeften en verwachtingen van belanghebbenden via gericht systematisch onderzoek (tevredenheidsenquêtes, mondelingen enquêtes, ) Verleent nazorg en onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van belanghebbenden Gaat kritisch na op welke punten de dienstverlening kan worden verbeterd en formuleert hiertoe concrete voorstellen Zet nieuw mogelijkheden op het vlak van dienstverlening meteen om in de praktijk Onderneemt acties om de dienstverlening aan specifieke doelgroepen te optimaliseren, rekening houdend met hun beperkingen en behoeften (bv. handicap, kinderen, ) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: pagina 7 van 11

8 4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je voldoet aan de voorwaarden vermeld onder paragraaf formele deelnemingsvoorwaarden; 4. Je slaagt in de selectieprocedure. 5. Je bent burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. 6. Om toegelaten te worden tot de proeftijd in de bevorderingsbetrekking moet je: voldoen aan de bovenvermelde relevante beroepsvoorwaarde en/of anciënniteitsvoorwaarde je in dienstactiviteit bevinden; ambtenaar buiten proeftijd of contractueel personeelslid buiten proeftijd zijn Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD Je wordt bevorderd in de graad van directeur (rang A2) met de bijbehorende salarisschaal A211. Je eerste 12 maanden vormen een proeftijd. Je wordt pas definitief bevorderd nadat je met goed gevolg de proeftijd hebt doorlopen (VPS art.vi 36). De bevorderingsbetrekking wordt opgenomen ten laatste drie maanden na de datum van de selectiebeslissing. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1. CV-SCREENING (MEI/JUNI 2017) Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoet. De cv-screening gebeurt door de selector, in overleg met de lijnmanager van de afdeling waar de vacature zich situeert. pagina 8 van 11

9 Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure EXTERNE POTENTIEELINSCHATTING (JUNI 2017) De kandidaten die doorgaan na de cv-screening nodigen we uit om deel te nemen aan een externe potentieelinschatting bij een extern kantoor. De externe potentieelinschatting bestaat uit: - Een competentiegericht interview - Een persoonlijkheidsvragenlijst - Een rollenspel - Een analyse- en presentatieoefening Deze fase is adviserend. De resultaten van de externe potentieelinschatting worden meegenomen naar de eindselectie EINDSELECTIE (JUNI/JULI 2017) Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke van AgO. Voorafgaand aan de eindselectie wordt aan de kandidaten gevraagd om een managementvisie in te dienen. In de managementvisie geeft u uw visie op leiding geven weer alsook de specifieke wijze waarop u een team zou managen. Het is niet de bedoeling om in de managementvisie theoretische modellen of concepten over leidinggeven en organisaties te beschrijven maar een concreet zicht te geven over hoe u een team zal leiden. Hierbij houdt u rekening met de inhoudelijke uitdagingen en knelpunten van de afdeling waarin het team zich bevindt, alsook met de context van de entiteit en het beleidsdomein waartoe ze behoort. Deze managementvisie moet bondig zijn (max. 6 blz.). Er zal u tijdig gevraagd worden uw managementvisie voor te bereiden. Deze managementvisie bezorgt u per aan managementjobs@vlaanderen.be. Wij bezorgen u een ontvangstbewijs. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de lijnmanager die uit de geschikte kandidaten de meest geschikte kandidaat kiest voor de functie. pagina 9 van 11

10 De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij een dienst van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 23 mei Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier bij voorkeur via mail naar managementjobs@vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail de vacaturetitel en het vacaturenummer Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je je kandidatuur uiterlijk op 23 mei 2017 naar ons stuurt (de datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs). Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op Indien je geen pc hebt, kan je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Eline Breynaert, VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Wouter De Boeck Afdelingshoofd Wouter.deboeck@kb.vlaanderen.be tel pagina 10 van 11

11 Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Isabelle Buyse selectieverantwoordelijke tel Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen juni/juli Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar isabelle.buyse@kb.vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer. 10 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van diensthoofd dienstverlening HR bij het Agentschap Overheidspersoneel, die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 1 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als diensthoofd dienstverlening HR. Desgevallend kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Indien je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. pagina 11 van 11