1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Bevorderingsprocedure binnen het niveau Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin zoekt een Directeur beleids- en terreinondersteuning (afdeling justitiehuizen) Statutair Niveau: A Rang: A2 Graad: Directeur Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Het Departement WVG heeft momenteel een vacature voor directeur beleids- en terreinondersteuning bij de afdeling Justitiehuizen. 2 FUNCTIECONTEXT De directeur beleids-en terreinondersteuning stuurt de beleidsmedewerkers van het centraal bestuur van de afdeling justitiehuizen aan met als doel de deskundigheid en kennis te verschaffen aan het management, de politieke overheden en de gerechtelijke overheden die nodig zijn voor de uitwerking van het beleid inzake de door de afdeling justitiehuizen behandelde materie. De directeur beleids-en terreinondersteuning zorgt voor een inhoudelijke ondersteuning naar het terrein toe, in afstemming met de directeur-coördinator van de afdeling justitiehuizen en de directeur van het VCET (Vlaams Centrum Elektronisch Toezicht). De beleidsmedewerkers van het centraal bestuur van de afdeling justitiehuizen staan in voor het opmaken van goed onderbouwde kwalitatieve beleidsvoorstellen met als doel de beleidsbepaler(s) zoals bijvoorbeeld de Vlaamse Regering en de functionele ministers in staat te stellen de juiste beleidsbeslissingen te nemen die ook politiek gedragen kunnen worden. De materie van de afdeling Justitiehuizen situeert zich op het raakvlak met de Federale Overheid. De afdeling Justitiehuizen zet intern trajecten op om input te geven in het kader van de regelgeving die ontwikkeld wordt op het niveau van

2 de Federale Overheid ten einde er voor te zorgen dat de mandaten die uitgevoerd moeten worden door de afdeling en die voortvloeien uit deze regelgeving uitvoerbaar blijven of zijn. Binnen hetzelfde traject wordt ook voorzien in de uitwerking van alle aspecten die binnen de afdeling nodig zijn voor de concrete implementatie van de nieuwe regelgeving of de aanpassingen aan de bestaande regelgeving. Indien voorzien, staat de beleidsmedewerker op vraag van de Federale Overheid ook in voor de evaluatie van de nieuwe regelgeving. Ook aan het management van de eigen afdeling en het Departement WVG stelt de medewerker zijn kennis en deskundigheid die nodig is voor de uitvoering van de opdrachten ter beschikking. Vanuit de concrete context waarbinnen de afdeling opereert, is overleg en samenwerking met de verschillende Gemeenschappen en de FOD Justitie een permanente vereiste. Dit krijgt gestalte doorheen de participatie aan verschillende overlegorganen zoals IMC Justitiehuizen, expertisenetwerken, en tal van( bilaterale) overlegstructuren met de magistratuur en federale beleidsmakers op verschillende niveau s. De afdeling justitiehuizen doet voor de concrete uitvoering van haar opdrachten beroep op hulp- en dienstverleningspartners die lokaal, regionaal en federaal georganiseerd zijn. Ook op dit vlak biedt de beleidsmedewerker de nodige ondersteuning aan het management. 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE De directeur beleids-en terreinondersteuning leidt een geheel van activiteiten en medewerkers en geeft input naar het beleid met als doel een kwaliteitsvolle, klantgerichte dienstverlening te verzekeren en zodoende bij te dragen tot de realisatie van de doelstelling van de afdeling. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Opmaak van operationele doelstellingen Vertalen van de doelstellingen van de organisatie naar concrete operationele doelstellingen voor de eigen dienst en de medewerkers met als doel een duidelijke richting en houvast te hebben voor de werking van de dienst. Planning en organisatie Plannen, organiseren, coördineren, opvolgen en bijsturen van de werkzaamheden van de dienst en hierover rapporteren met als doel een efficiënte en effectieve uitvoering van de opdrachten te verzekeren. - Beleidsprioriteiten van de afdeling justitiehuizen mee bepalen en vormgeven. - Opstellen van operationele doelstellingen voor het team van beleidsmedewerkers van het centraal bestuur van de afdeling justitiehuizen. - Meewerken aan de uitvoering van managementbeslissingen. - Opstellen van jaarlijkse doelstellingen voor de beleidsmedewerkers van het centraal bestuur van de afdeling justitiehuizen. (PLOEG) - Plannen, organiseren en opvolgen van de dagelijkse werking van de dienst. - Waken over een evenwichtige taakverdeling onder medewerkers. - Bepalen van prioriteiten rekening houdend met wettelijke bepalingen, strategische krijtlijnen en tijdslimieten. - Middelen toewijzen naargelang de prioriteiten. - Organiseren van werkoverleg met relevante stakeholders. - Rapporteren over de voortgang en de resultaten van de opdrachten/projecten. 2

3 Leiding geven aan medewerkers Aansturen en motiveren van medewerkers met als doel hen te stimuleren tot optimale prestaties, betrokkenheid en verdere ontwikkeling. Kwaliteitsborging Stimuleren, opvolgen en verhogen van de kwaliteit van de werkzaamheden en van de (tussentijdse) resultaten met als doel de dienstverlening maximaal te laten aansluiten bij de behoeften van de klanten. Bijdrage aan beleid Vanuit de praktijk en het zicht op tendensen input leveren voor het beleid en de strategie op hoger niveau met als doel bij te dragen tot een uitvoerbaar beleid dat afgestemd is op de noden van de klanten. - Afstemming met de directeur-coördinator met betrekking tot terreinondersteuning en implementatie van het beleid. - Afstemming met de directeur van het VCET met betrekking tot de terreinondersteuning en de implementatie van het beleid. - Aansturen, opvolgen en evalueren van de beleidsmedewerkers van het centraal bestuur van de justitiehuizen. - Het voeren van individuele gesprekken in het kader van PLOEG. - Begeleiden, motiveren en coachen van de beleidsmedewerkers van het centraal bestuur van de justitiehuizen. - Stimuleren en opvolgen van het leerproces van de medewerkers. - De goede werksfeer bewaken binnen de dienst. - Delegeren van verantwoordelijkheden. - Geven van ondersteuning met betrekking tot de aanpak en de behandeling van complexe dossiers en opdrachten. - Informeren van de medewerkers over en het verduidelijken van deontologische en methodische aangelegenheden. - Bewaken van klantvriendelijke, kwalitatieve dienstverlening binnen vastgelegde termijnen. - Periodiek en op eigen initiatief signaleren van problemen en zoeken naar werkbare oplossingen, rapporteren en zich verantwoorden t.a.v. het afdelingshoofd inzake de dagelijkse werking van de dienst, de resultaten en de ondersteunende middelen. - Voorstellen, bespreken, begeleiden en evalueren van verbeteracties. - Waken over de toepassing van de vastgelegde werkprocedures. - Ontwikkelen en opvolgen van beleidsrelevante indicatoren. - Monitoring van uniforme toepassing van de processen met betrekking tot de kernopdrachten van de afdeling justitiehuizen. - Verzekeren van een gecoördineerde, inhoudelijke werking. - Toezien op de uitwerking van vademecums, werkinstructies. - Verzekeren van de overdracht en de verwerving van expertise binnen de dienst met betrekking tot de kernopdrachten van de afdeling justitiehuizen - Coördineren van beleidsmonitoring. - Bijdragen aan de implementatie van het afdelingsplan van de afdeling Justitiehuizen. - Creatief nadenken en het formuleren van voorstellen en adviezen die de uitgetekende processen en de organisatie van de afdeling justitiehuizen kunnen verbeteren. 3

4 Beheer van middelen Efficiënt beheren van de middelen met als doel er voor te zorgen dat deze optimaal ingezet worden. Context: Binnen de verkregen budgetten. Communicatie en contacten Verzorgen van de interne en externe communicatie en contacten met als doel via een vlotte doorstroom en uitwisseling van informatie de efficiëntie en de kwaliteit van de dienstverlening te verzekeren. - Opvolgen van algemene tendensen in het werkveld en formuleren van beleidsadviezen omtrent de opdrachten van de justitiehuizen. - Opstellen en valideren van nota s en opmaken van evaluatierapporten. - Stimuleren van de ontwikkeling van een beleidsstrategie van de afdeling Justitiehuizen. - Proactief projecten opzetten met het oog op de ontwikkeling en legitimatie van nieuw beleid. - De vertaalslag maken van beleid naar uitvoering op het terrein onder de vorm van werkinstructies, dienstorders, nota s - Motiveren van de beleidskeuzes. - Informatiestromen en processen bewaken. - Evalueren van het beleid en indien noodzakelijk voorstellen doen voor beleidswijziging. - Advies geven aan het afdelingshoofd, de secretarisgeneraal en de minister met betrekking tot de uitvoering van de opdrachten en de beleidsontwikkeling. - Efficiënt inzetten van de beleidsmedewerkers van het centraal bestuur van de afdeling justitiehuizen over de verschillende opdrachten en taken rekening houdend met beleidsprioriteiten Efficiënt beheren beschikbare middelen. - Een raming opmaken van de personeels-en financiële middelen in functie van de operationele doelstellingen voortvloeiend uit de beleidsnota. - Opmaken van een budgettaire inschatting en kostenbaten analyse bij bv. opstart nieuwe projecten, - Argumenteren en staven van beleidsvoorstellen. - Verzekeren van een vlotte doorstroming van de relevante informatie naar de beleidsmedewerkers van het centraal bestuur van de afdeling justitiehuizen Instaan voor een optimale vertegenwoordiging van de dienst in verschillende fora op de verschillende beleidsniveaus. - Instaan voor een vlotte informatiedoorstroming van het beleid naar het terrein toe - Toezien dat de voor de uitvoering van de opdrachten noodzakelijke expertise ter beschikking wordt gesteld van het terrein. - Het signaleren van problemen op basis van de input van het werkterrein. - Onderhandelen met de hulp-en dienstverleningspartners om gezamenlijk beleid uit te werken, in afstemming met de directeur-coördinator - Overtuigen magistratuur/opdrachtgevers om tot gezamenlijk beleid te komen inzake capaciteitsbeheersing en maximale afstemming tussen het vervolgingsbeleid, het straftoemetingsbeleid en het strafuitvoeringsbeleid, in afstemming met de directeur-coördinator en de directeur van het VCET 4

5 Inhoudelijke bijdragen Selectief behandelen van dossiers, vragen en/of uitvoeren van (project)werkzaamheden met als doel inhoudelijk bij te dragen tot de realisatie van de opdracht. Coördineren/Kennisdelen Coördineert en stuurt een groep medewerkers aan om het werk zo efficiënt mogelijk te laten verlopen EN bouwt de kennis verder uit en stelt methodes voor kennisdeling ter beschikking om de kennis te verspreiden in de organisatie. - Het afsluiten van centrale samenwerkingsakkoorden met diverse partners, in afstemming met de directeur-coördinator en de directeur van het VCET. - Vertegenwoordigen van de afdeling justitiehuizen op het centrale niveau en actief uitdragen van het beleid van de afdeling justitiehuizen. - Opzetten van gedragen samenwerking met diensten binnen het beleidsdomein. - Plannen, coördineren en opvolgen van de externe communicatie. - Inhoudelijke ontwikkelingen op het veld signaleren en de toepasbaarheid evalueren - Visie en missie van de afdeling justitiehuizen helpen uitdragen. - Leiden van projecten. - Deelnemen aan en rapporteren over interkabinettenwerkgroepen. - Leveren van inhoudelijke bijdrage aan projecten en visie-ontwikkeling. - Bereikbaar en beschikbaar zijn voor de beleidsmedewerkers van het centraal bestuur bij vragen en problemen inzake de uitvoering van hun opdrachten. - Zelf strategische taken uitvoeren - Bijdragen tot de verwerving van expertise met betrekking tot de kernopdrachten van de afdeling justitiehuizen. - Behandelen van complexe dossiers en formuleren van specifieke adviezen met betrekking tot het expertisedomein of maatregelen beheerd of gevolgd door de organisatie. - Aan de managementvergaderingen van de organisatie deelnemen. - Contacten onderhouden met lokale, nationale en internationale netwerken - Trends en ontwikkelingen opvolgen binnen werkveld - Interdisciplinaire kennis opbouwen. - Deelnemen aan opleidings- en studiedagen. - Initiatieven voorstellen met betrekking tot de verdeling en de ontwikkeling van kennis; goede handelwijzen nastreven en analyseren en het bevorderen van de uitwisseling van ervaring. 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarden: 1) Je bent ofwel een ambtenaar (op proef of vastbenoemd) binnen het Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin in de graad van de rang A1 ofwel een contractueel personeelslid (al dan 5

6 niet in proeftijd) binnen het Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 1 en je wordt betaald in een salarisschaal in de graad van de rang A1. 2) Je beschikt op de uiterste inschrijvingsdatum over minstens 6 jaar relevante beroepservaring met betrekking tot gezondheids- en/of welzijnsector en/of justitiële sector. 3) Je laatste functioneringsevaluatie mag niet besloten zijn met een onvoldoende. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke Liesbeth De Beyter, liesbeth.debeyter@wvg.vlaanderen.be, 02/ COMPETENTIES Technische competenties Kennis van MS Office Kennis van SIPAR, de toepassingsprogramma s en tools op basis van Sipar en dergelijke is een pluspunt. Kennis van het beleidsdomein, WVG, de Vlaamse overheid en de strafrechtelijke keten. Kennis van de geldende reglementering en wetgeving, zowel op nationaal als internationaal vlak. Projectmatig kunnen werken. Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 2) Coachen: Je ondersteunt en begeleidt anderen zodat ze zich professioneel en persoonlijk kunnen ontwikkelen en de effectiviteit en efficiëntiue van hun werk verhoogt (niveau 2) Visie: Je plaatst feiten in een ruime context en ontwikkelt een toekomstgericht beleid (niveau 2) Richting geven: Je motiveert en stuurt medewerkers aan zodat ze hun doelstellingen en die van de entiteit kunnen realiseren, zowel individueel als in teamverband (niveau 2) Innoveren: Je vernieuwt om producten, diensten, processen en structuren te creëren die tegemoet komen aan toekomstige uitdagingen (niveau 2) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 2) 4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN Om toegelaten te worden tot de proeftijd in de bevorderingsbetrekking moet je: voldoen aan de bovenvermelde relevante beroepsvoorwaarde en/of anciënniteitsvoorwaarde 1 Contractuele selecties die aan de voorwaarden, vermeld in deel III, hoofdstuk II voldoen, én die tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014 op de website van de VDAB en/of op de website van Jobpunt Vlaanderen gepubliceerd werden, worden gelijkgesteld met een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS art. III 31). 6

7 geslaagd zijn in de selectieprocedure ambtenaar buiten proeftijd of contractueel personeelslid buiten proeftijd zijn je in dienstactiviteit bevinden burger zijn van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD Je wordt bevorderd in de graad van directeur (rang A2) met de bijbehorende salarisschaal A211. Je eerste 12 maanden vormen een proeftijd. Je wordt pas definitief bevorderd nadat je met goed gevolg de proeftijd hebt doorlopen (VPS art.vi 36). De bevorderingsbetrekking wordt opgenomen ten laatste drie maanden na de datum van de selectiebeslissing. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1. CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt in principe plaats in de week van 30/10/2017 (periode onder voorbehoud) COMPETENTIESCREENING/ASSESSMENT CENTER Tijdens deze selectiefase worden de persoonsgebonden competenties beoordeeld: Verantwoordelijkheid nemen (niveau 2) Coachen (niveau 2) Visie (niveau 2) Richting geven (niveau 2) Innoveren (niveau 2) Klantgerichtheid (niveau 2) 7

8 Deze selectiefase kan volgende onderdelen omvatten: een competentiegericht interview, een persoonlijkheidsvragenlijst, gedragsgerichte oefeningen,. Deze selectiefase wordt uitgevoerd door een extern selectiebureau. Deze selectiefase is eliminerend. Enkel de kandidaten met een positieve beoordeling gaan door naar de volgende selectiefase. De selectiefase vindt plaats in de lokalen van het extern selectiekantoor, in principe in de weken van 6/11 en 13/11/2017 (periode onder voorbehoud) EINDSELECTIE: FUNCTIEGERICHT EINDGESPREK EN PRESENTATIE Het eindgesprek wordt gevoerd met een jury die samengesteld is uit de leden van de directieraad en een selectieverantwoordelijke (+ evt. een vakinhoudelijke specialist). Tijdens het eindgesprek dient de kandidaat een presentatie te geven over de inhoudelijke invulling van de functie, de prioriteiten en uitdagingen. Bij de uitnodiging van de kandidaat voor de eindselectie zal dit concreet toegelicht worden. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Brussel in de week van 27/11/2017 (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de lijnmanager die uit de geschikte kandidaten de meest geschikte kandidaat kiest voor de functie. Wie geschikt wordt bevonden, wordt gerangschikt in volgorde van geschiktheid en opgenomen in een wervingsreserve. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager 8

9 daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op vrijdag 27 oktober Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier bij voorkeur via mail naar solliciteren.wvg@wvg.vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer. of per post of via afgifte (tegen ontvangstbewijs): MOD WVG afdeling Personeel t.a.v. Anne Vanwalleghem, afdelingshoofd Koning Albert II-laan 35 bus Brussel Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je je kandidatuur uiterlijk op 27/10/2017 naar ons stuurt (de datum van poststempel of datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs). Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op Indien je geen pc hebt, kan je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Liesbeth De Beyter, liesbeth.debeyter@wvg.vlaanderen.be, 02/ VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Hans Dominicus Afdelingshoofd hans.dominicus@wvg.vlaanderen.be 02/ Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Liesbeth De Beyter Selectieverantwoordelijke liesbeth.debeyter@wvg.vlaanderen.be 02/ Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op 9

10 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen eind december Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar de selectieverantwoordelijke Liesbeth De Beyter, 02/ met vermelding van het vacaturenummer. 10 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve met rangschikking aangelegd voor de functie van Directeur beleids- en terreinondersteuning bij het Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als Directeur beleids- en terreinondersteuning. Desgevallend kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. Indien je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. 10