Bevorderingsprocedure binnen het niveau Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin. zoekt een Teamverantwoordelijke Logistiek

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Bevorderingsprocedure binnen het niveau Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin zoekt een Teamverantwoordelijke Logistiek (afdeling Algemeen Coördinerende Diensten) Statutair Niveau: C Rang: C3 Graad: leidinggevend hoofdmedewerker Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURES Het Departement WVG heeft momenteel een vacature voor Teamverantwoordijke Logistiek bij de afdeling Algemeen Coördinerende Diensten (ACD). 2 FUNCTIECONTEXT Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin Missie Het Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin wil, samen met de agentschappen en in dialoog met de partners op het terrein, mee bouwen aan het beleid van de Vlaamse overheid, dat zorg op maat op een doeltreffende manier realiseert. Visie Het Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin staat ten dienste van de bevolking in Vlaanderen en in Brussel, en van de Vlaamse Regering. Het departement streeft ernaar om het welzijn en de gezondheid van de bevolking te verhogen op persoonlijk en algemeen maatschappelijk vlak om te komen tot een levenskwaliteit die de vergelijking met het Europese topniveau doorstaat. Daartoe inventariseert het departement de noden, behoeften en opportuniteiten van onze samenleving en het evalueert het ter zake gevoerde beleid. Dat beleid wordt uitgevoerd door het aansturen van organisaties, het scheppen van randvoorwaarden en door het zelf organiseren van eigen dienstverlening.

2 Bij het uitvoeren en volbrengen van de vooropgestelde missie zal het departement zich voornamelijk laten leiden door de volgende principes. De Algemeen Coördinerende Diensten ondersteunen het Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin (WVG) bij: Zorgt voor de logistieke dienstverlening van het Vlaams Ministerie van Welzijn, Volksgezondheid en Gezin Staat in samenwerking met het Facilitair Bedrijf in voor de huisvesting van de buitendiensten van het Vlaams Ministerie van Welzijn, Volksgezondheid en Gezin Verzorgt de boekhoudkundige verwerking van het Vlaams Ministerie van Welzijn, Volksgezondheid en Gezin Biedt operationele ondersteuning op vlak van communicatie aan het Vlaams Ministerie van Welzijn, Volksgezondheid en Gezin Beheert en exploiteert het centrum Domein Groendaalheyde in Overijse Neemt samen met de MOD WVG - afdeling personeel de rol op van vertrouwenspersoon binnen het Vlaams Ministerie van Welzijn, Volksgezondheid en Gezin. Als Teamverantwoordelijke logistiek rapporteer je aan het afdelingshoofd van de afdeling ACD. De personeelsleden van de Administratieve ondersteunende cel ACD en de personeelsleden van Groendaalheyde rapporteren aan jou (in totaal 7 personen). Je hebt medebeheer en volgt het algemeen werkingsbudget verbonden aan de afdeling ACD op (gebouwgebonden kosten, logistieke aankopen, verzending, telefonie, catering, voertuigen en kopiers). 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Aansturen van medewerkers en organiseren en superviseren van hun dagelijkse werkzaamheden met als doel een efficiënte en continue werking van het eigen team te garanderen en zodoende de gegeven operationele doelstellingen te behalen. Context: De functies waaraan leiding gegeven wordt, zijn meestal administratief of operationeel van aard: administratieve ondersteuning, eenvoudige dossierbehandeling of klantenadvies, gestandaardiseerde controles, operationele taken met inzet van praktische methoden, technieken of werkwijzen, RESULTAATSGEBIEDEN Dagelijkse planning en organisatie Plannen, organiseren, coördineren, opvolgen en bijsturen van de dagelijkse werkzaamheden van het team en hierover rapporteren met als doel deze werkzaamheden efficiënt en effectief te laten verlopen. - Het beleid van de hogere entiteit (bvb de afdeling) vertalen naar doelstellingen voor de eigen dienst - Opstellen van het jaarplan van de dienst - Concretiseren van het dienstenportefolio van de afdeling. - interne werkafspraken voor de logistieke cel uitwerken en invoeren - interne vergaderingen leiden, voorbereiden, voorzitten en opvolgen. 2

3 Leiding geven aan medewerkers Aansturen en motiveren van medewerkers met als doel hen te stimuleren tot optimale prestaties, betrokkenheid en verdere ontwikkeling. Superviseren van de werkzaamheden De werkzaamheden binnen het team van nabij opvolgen met als doel ervoor te zorgen dat de werkprocessen en resultaten beantwoorden aan de kwaliteits- en veiligheidsnormen, richtlijnen en procedures. Communicatie en contacten Informatie uitwisselen over de werkzaamheden met als doel alle betrokkenen op de hoogte te houden en onderling af te stemmen. - verzekeren dat nieuwe medewerkers op het terrein een goede opleiding krijgen - Plannen en opvolgen van de dagelijkse werking van het team - Zorgen voor een bijdrage inzake welzijn en veiligheid op het werk via advies en uitvoer van ergonomische materiaal en andere benodigdheden n.a.v. de welzijnsrondgangen. - Je functioneert binnen het PLOEG-systeem als leidinggevende van de centrumverantwoordelijke van Groendaalheyde en een aantal logistieke ondersteuners (inclusief planning en evaluatie) - Opmaken van de jaarlijkse doelstellingen voor de individuele medewerkers - Begeleiden en coachen van medewerkers van de logistieke cel en domein Groendaalheyde - De goede werksfeer bewaken binnen de dienst - Stimuleren en opvolgen van het leerproces van de medewerkers - Je coördineert een groep van mensen naar aanleiding van concrete dossiers die je als stafmedewerker beheert - Je coördineert de logistieke cel om te komen tot duidelijke afspraken en opvolging van de opdrachten - Leiden, trainen, coachen en motiveren van het team om de beste operationele resultaten te halen. - Toezien op de uitvoering van de taken door de logistieke medewerkers en de medewerkers van domein Groendaalheyde. - Behandelen en oplossen van allerhande organisatorische problemen - Opvolgen van de gevraagde opdrachten (o.a. regelmatige stand van zaken, opvolgen timing, ) - De generieke mailbox raadplegen om te zien welke vragen er leven - Actief infosessies organiseren t.o.v. de logistieke aanspreekpunten binnen het departement. - Ervoor zorgen dat je voeling blijft houden met de logistieke aanspreekpunten - Communicatie verzorgen ten aanzien van JW en Z&G als klant van Facilipunt - Een ruim netwerk ontwikkelen binnen het Departement en ruimer en zeker ook met de gemeenschappelijke dienstverlener - Nieuwe contacten leggen naar aanleiding van dossiers die je als stafmedewerker beheert - Je coördineert infoverspreiding ten aanzien van alle logistieke aanspreekpunten om meteen zoveel mogelijk info te verzamelen en feedback op je voorstellen te ontvangen 3

4 Beheer van middelen Instaan voor de beschikbaarheid van de middelen met als doel de werkzaamheden te kunnen uitvoeren op een kwaliteitsvolle manier. Inhoudelijke bijdrage Selectief behandelen van dossiers, vragen en/of uitvoeren van (project)werkzaamheden - Je legt de contacten met de betrokken actoren binnen de stuurgroep voedselverlies en verzorgt de communicatie voor-, en na de vergaderingen - Een raming opmaken van de personeels- en financiële middelen in functie van de operationele doelstellingen - Je beheert het beschikbaar gesteld budget vanuit het Facilitair beleidsplan voor het Departement (luik beschikbare middelen): je volgt de rapportering op en signaleert wanneer er zich problemen aandienen - Op basis van de opvolging van de financiële rapportering doe je ook voorstellen om het Facilitair beleid bij te sturen - Je volgt de verschillende financiële rapporteringen op vanuit Orafin, het Facilitair Bedrijf, Staples, - Je adviseert de begrotingsdeskundige en het afdelingshoofd inzake de budgetten inzake logistieke aangelegenheden - Je ontwikkelt het budgetplan voor logistieke aankopen ifv het inkooporder bij het Facilitair Bedrijf - Je geeft uitvoering aan een beperkte beslissingsbevoegdheid o.b.v. het delegatiebesluit goedgekeurd door de secretaris-generaal. - Leveren van inhoudelijke bijdrage aan projecten - Je volgt de dienstverlening op vanuit het Facilipunt en het Facilitair Bedrijf en detecteert op welke vlakken onze klanten noden ervaren - Rapporten vanuit Facilipunt nalezen, interpreteren en conclusies trekken - Rapporten vanuit Orafin bekijken en op basis daarvan bijsturen - Rapporten inzake de werking van domein Groendaalheyde actueel houden en opvolgen - Rapporten van Staples nakijken en interpreteren - Je volgt Traject op in die zin dat je zorgt voor de invulling van de jaardoelstellingen en een actualisatie van de uitvoering - Infovergaderingen organiseren bij gewijzigde dienstverlening of indien de nood aanwezig is - Via mailverkeer vragen beantwoorden of oplossingen aanreiken voor bepaalde vastgestelde knelpunten - Vanuit functie advies verlenen over bepaalde nota s en documenten of visies en ideeën ter ondersteuning van het afdelingshoofd - Je adviseert het Departement en Z&G en JW inzake de facilitaire dienstverlening door het facilitair Bedrijf - Je adviseert het afdelingshoofd inzake structuur en werking van de afdeling en doet voorstellen ifv agenda van interne vergaderingen (staf) 4

5 Kwaliteitsborging Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en dienstverlening teneinde een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving - Nota s directieraad voorbereiden en inhoudelijke input geven - Nota s managementcomité en beleidsraad kritisch nalezen en feedback geven voor zover deze aansluiten bij uw opdracht - Nota s vz-college nalezen en terugkoppeling geven voor zover deze aansluiten bij uw opdracht. - Binnen het project voedselverlies ondersteun je het afdelingshoofd/projectleider op vlak van administratieve voorbereiding en verwerking van vergaderingen, opvolgen van rapportering en organiseren van de ondersteuning vanuit het Departement - Kennis ontwikkelen inzake projecten waar je deel van uitmaakt als medewerker en die te maken hebben met de werking van het beleidsdomein, bv voedselverlies - Kwaliteitsbeleid van de afdeling (risicobeheersing + onderbouwde processen om kwaliteit van dienstverlening te garanderen) - Kwaliteitsbewaking van de opgezette systemen (Logis, Traject,..) - Voorstellen doen voor verbetering (verzamelen nieuwe actuele data, optimalisatie van aanbod kantoormateriaal via raamcontracten, optimalisatie van het domein Groendaalheyde, efficiënte vervoersplanning voor chauffeurs, ) - Evalueren van klantentevredenheid via klantenbevragingen over dienstverlening ACD - Je evalueert de dienstverlening vanuit het facilitair Bedrijf en stuurt bij waar nodig - Je zorgt voor een vorm van klantentevredenheidsonderzoek om continu de kwaliteit van de dienstverlening te bewaken - Je bent aanspreekpunt voor Traject en volgt het ondernemingsplan op ten aanzien van de teamverantwoordelijken en collega s - Je ontwikkelt het beleidsplan logistiek ism het management en volgt dit ook op - Je levert een bijdrage aan het bestedingsplan op vlak van Facilipunt - Je blijft kritisch voor de dienstverlening ten aanzien van eigen klanten en van JW en Z&G en houdt hierover geregeld overleg om bij te sturen - Je onderhoudt ook overleg met K&G over de dienstverlening die zij op onze vraag organiseren - Steekproefsgewijs de werking van de administratieve cel opvolgen (IO s, betaling facturen, generieke mailbox, ) - Je bewaakt de voortgang van het ondernemingsplan, het bestedingsplan, enz.. 5

6 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarden: 1) Je bent ofwel een ambtenaar (op proef of vastbenoemd) binnen het Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin in een graad van de rang C1 of C2 ofwel een contractueel personeelslid (al dan niet in proeftijd) binnen het Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 1 en je wordt betaald in een salarisschaal in een graad van de rang C1 of C2. 2) Je bent werkzaam in een functie van rang C1 en beschikt op datum van van afsluiting van de kandidaturen over 6 jaar relevante beroepservaring met betrekking tot de elementen aangegeven in de functiebeschrijving of schaalanciënniteit in één of meer salarisschalen van de toeganggevende graad hebben OF Je bent werkzaam in een functie van rang C2. 3) Je laatste functioneringsevaluatie mag niet besloten zijn met een onvoldoende. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke Liesbeth De Beyter, liesbeth.debeyter@wvg.vlaanderen.be, 02/ COMPETENTIES Technische competenties Kennis van de Vlaamse Overheid Kennis van het Facilipunt Kennis van rapporteringstools Kennis van PLOEG Basiskennis van managementvaardigheden Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 2) Coachen: Je ondersteunt en begeleidt anderen zodat ze zich professioneel en persoonlijk kunnen ontwikkelen en de effectiviteit en efficiëntiue van hun werk verhoogt (niveau 1) Oordeelsvorming: Je mening uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria (niveau 1) 1 Contractuele selecties die aan de voorwaarden, vermeld in deel III, hoofdstuk II voldoen, én die tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014 op de website van de VDAB en/of op de website van Jobpunt Vlaanderen gepubliceerd werden, worden gelijkgesteld met een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS art. III 31). 6

7 Richting geven: Je motiveert en stuurt medewerkers aan zodat ze hun doelstellingen en die van de entiteit kunnen realiseren, zowel individueel als in teamverband (niveau 1) Innoveren: Je vernieuwt om producten, diensten, processen en structuren te creëren die tegemoet komen aan toekomstige uitdagingen (niveau 1) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1) Communiceren: Informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk overbrengen (niveau 1) Resultaatgerichtheid: Concrete en gerichte acties ondernemen om doelstellingen te behalen of te overstijgen (niveau 2) 4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN Om toegelaten te worden tot de proeftijd in de bevorderingsbetrekking moet je: voldoen aan de bovenvermelde relevante beroepsvoorwaarde en/of anciënniteitsvoorwaarde geslaagd zijn in de selectieprocedure ambtenaar buiten proeftijd of contractueel personeelslid buiten proeftijd zijn je in dienstactiviteit bevinden burger zijn van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD Je wordt bevorderd in de graad van leidinggevend hoofdmedewerker (rang C3) met de bijbehorende salarisschaal C311. Je eerste 6 maanden vormen een proeftijd. Je wordt pas definitief bevorderd nadat je met goed gevolg de proeftijd hebt doorlopen (VPS art.vi 36). De bevorderingsbetrekking wordt opgenomen ten laatste drie maanden na de datum van de selectiebeslissing. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1. CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. 7

8 Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt in principe plaats in de week van 30/10/2017 (periode onder voobehoud) COMPETENTIESCREENING Tijdens deze selectiefase worden de leidinggevende en de cruciale gedragscompetenties beoordeeld: Verantwoordelijkheid nemen (niveau 2) Coachen (niveau 1) Oordeelsvorming (niveau 1) Richting geven (niveau 1) Inoveren (niveau 1) Klantgerichtheid (niveau 1) Deze selectiefase kan volgende onderdelen omvatten: een competentiegericht interview, een persoonlijkheidsvragenlijst, gedragsgerichte oefeningen,. Deze selectiefase wordt uitgevoerd door een extern selectiebureau. Deze selectiefase is eliminerend. Enkel de kandidaten met een positieve beoordeling worden toegelaten tot de volgende selectiefase. De selectiefase vindt plaats in de lokalen van het extern selectiebureau in de weken van 6/11 en 13/11/2017 (periode onder voorbehoud) EINDSELECTIE: FUNCTIEGERICHT EINDGESPREK Het eindgesprek wordt gevoerd met 3 afdelingshoofden van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke (+ evt. een vakinhoudelijk specialist). Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties De persoonsgebonden competenties communiceren en resultaatgerichtheid Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Brussel in de week van 27/11/2017 (periode onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de lijnmanager die uit de geschikte kandidaten de meest geschikte kandidaat kiest voor de functie. 8

9 Wie geschikt wordt bevonden, wordt gerangschikt in volgorde van geschiktheid en opgenomen in een wervingsreserve. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op vrijdag 27 oktober Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier bij voorkeur via mail naar solliciteren.wvg@wvg.vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer. of per post of via afgifte (tegen ontvangstbewijs): MOD WVG afdeling Personeel t.a.v. Anne Vanwalleghem, afdelingshoofd Koning Albert II-laan 35 bus Brussel Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je je kandidatuur uiterlijk op 27/10/2017 naar ons stuurt (de datum van poststempel of datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs). Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op Indien je geen pc hebt, kan je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Liesbeth De Beyter, liesbeth.debeyter@wvg.vlaanderen.be, 02/

10 8 VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Karine Moykens Secretaris-generaal 02/ Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Liesbeth De Beyter Selectieverantwoordelijke 02/ Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen eind december Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar de selectieverantwoordelijke Liesbeth De Beyter, liesbeth.debeyter@wvg.vlaanderen.be, 02/ met vermelding van het vacaturenummer. 10 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve met rangschikking aangelegd voor de functie van Teamverantoordijke Logistiek bij het Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als Teamverantoordijke Logistiek. Desgevallend kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. Indien je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. 10