Aan de slag als OCMW-raadslid. Introductiesessies voor OCMW-raadsleden Avond 3

Transcriptie

1 Aan de slag als OCMW-raadslid Introductiesessies voor OCMW-raadsleden Avond 3

2 Inhoud van deze avond I. VLO II. Wie doet wat binnen het OCMW? I. Secretaris II. Financieel beheerder III. Managementteam IV. Maatschappelijk werker III.Welke andere diensten zijn er in het OCMW? 2

3 Inhoud van deze avond IV. Beleidsplanning en financiën V. Wat is klachtenmanagement? VI. Overheidsopdrachten VII.Bestuurlijk toezicht VIII.Externe audit 3

4 VLO VLO: Vlaamse Lokale Ontvangers 4

5 VLO VLO = Vlaamse Lokale Ontvangers De VLO verenigt alle financieel beheerders van de Vlaamse gemeenten en OCMW s, de provinciale financieel beheerders, de gewestelijke ontvangers en de bijzonder rekenplichtingen van politie- en hulpverleningszones De VLO behartigt de beroepsbelangen van deze groep De VLO zorgt voor opleiding en vorming van haar leden De VLO is de gesprekspartner voor de Vlaamse overheid inzake financieel beheer(ders) De VLO werkt mee aan initiatieven die zich richten naar de lokale besturen Dit gebeurt vaak in samenwerking met ABB, VVSG, de gemeentesecretarissen (ECG) en de OCMW-secretarissen (VVOS) Meer informatie op: 5

6 Wie doet wat binnen het OCMW? 6

7 Secretaris 7

8 Secretaris (1 / 2) Leidend ambtenaar Dagelijks personeelsbeheer Verbindingspersoon tussen ambtelijke en politieke structuur Maakt afsprakennota op tussen RvMW en managementteam Verantwoordelijk voor opstellen van Personeelsorganogram Personeelsformatie (minimum 1 secretaris, 1 financieel beheerder en 1 maatschappelijk werker) Rechtspositieregeling personeelsleden (onbepaalde of bepaalde duur / vast of contractueel / voltijds of deeltijds) Strategische nota meerjarenplan Beleidsnota budget Verklarende nota budgetwijziging en interne kredietaanpassing 8

9 Secretaris (2 / 2) Hoofd van personeelsleden Leidt administratie Woont vergaderingen beleidsorganen bij Voorbereiding dossiers Opmaken van de notulen Adviesfunctie beleidsorganen Verantwoordelijk voor goed functioneren diensten en interne controle Zit managementteam voor Staat in voor organisatie van briefwisseling en archief Kan budgethouder zijn (delegatiebevoegdheid vanuit RvMW) Kan aanstellingsbevoegdheid personeelsleden krijgen (delegatiebevoegdheid vanuit RvMW) 9

10 Financieel beheerder 10

11 Financieel beheerder (1 / 2) Onder de functionele leiding van de secretaris Opstellen van voorontwerp van Financiële nota meerjarenplan Budget Budgetwijzigingen Interne kredietaanpassingen Voeren van boekhouding Afsluiting van (jaar)boekhouding Opmaak inventaris Opmaken jaarrekening Verzorgen van financiële analyses en financiële beleidsvoering Thesauriebeheer (uitgezonderd het kasbeheer) 11

12 Financieel beheerder (2 / 2) Onder eigen verantwoordelijkheid Voorafgaande krediet- en wetmatigheidscontrole (visum) Debiteurenbeheer Rechten van OCMW vrijwaren Beslagleggingen Stuiten van verjaringen en verval Vestigen van hypotheken Uitvaardigen van dwangbevelen RvMW informeren over vervallen huurovereenkomsten Voeren van rechtsgedingen als eiser 12

13 Managementteam 13

14 Managementteam (1 / 2) Orgaan op ambtelijk niveau Onder leiding van secretaris (= voorzitter van managementteam) Organogram bepaalt wie in managementteam zit Voorzitter van RvMW maakt deel uit van managementteam met raadgevende stem Doel Coördinatie OCMW-diensten Bewaken van eenheid in werking Bewaken van kwaliteit van organisatie Zorgen voor informatiedoorstroming 14

15 Managementteam (2 / 2) Betrokken bij opstellen van Interne controlesysteem Personeelsorganogram Personeelsformatie Rechtspositieregeling personeelsleden Strategische nota meerjarenplan Beleidsnota budget Nota s bij budgetwijzigingen Nota s bij interne kredietaanpassingen 15

16 Maatschappelijk werker 16

17 Maatschappelijk werker Taak: personen en gezinnen helpen bij opheffen of verbeteren van noodsituaties waarin zij zich bevinden Voeren het sociaal onderzoek Geven raadgevingen (aan RvMW en hulpbehoevenden) Doen aan begeleiding en hulpverlening Beschermd beroep Diensthoofd sociale diensten Informeert beleidsorganen (van algemene behoeften vanuit dienstverlening) Woont Bijzonder Comité voor de Sociale Dienst bij Woont, op uitnodiging, RvMW of Vast Bureau bij met betrekking tot materies vanuit sociale dienst Iedere maatschappelijk werker heeft het recht gehoord te worden door de RvMW, het Vast Bureau of het Bijzonder Comité 17

18 Welke andere diensten zijn er in het OCMW? 18

19 Dienstverlening (1 / 2) Afhankelijk van bestuur tot bestuur Voorbeelden Sociale dienst Dienst trajectbegeleiding / tewerkstellingsinitiatieven Rechtshulp Woonbegeleiding Woonzorgcentrum Assistentiewoningen (vroeger serviceflats genoemd) Dienstencentrum Dienst gezinszorg Poetsdienst (al dan niet met dienstencheques) Klusjesdienst Kinderopvang, mindermobielencentrale, Ondersteunende diensten (personeelsdienst, financiële dienst, aankoopdienst, administratie sociale dienst) In het algemeen: informatieverstrekking 19

20 Dienstverlening (2 / 2) Concurrentiële omgeving Private welzijns- en zorgvoorzieningen Rechtspositieregeling personeelsleden (voor specifieke OCMWdiensten) Geen eigen fiscaliteit Inkomsten uit eigen activiteiten Subsidies gelinkt aan activiteiten Gemeentelijke bijdrage (strikte afspraken!) Sterk kostenbewustzijn 20

21 Beleidsplanning en financiën 21

22 Beleidsplanning en financiën (1 / 20) Politiek beleid is keuzes maken Keuzen kunnen maar gerealiseerd als daar middelen tegenover staan Beschikbare middelen van een OCMW: personeel, goederen, diensten, investeringen Al deze middelen moeten gefinancierd worden Komt tot uiting in budget OCMW kan geen belastingen heffen OCMW diensten in concurrentie Wettelijke verplichtingen vb leefloon Gemeentelijke bijdrage om het tekort bij te passen 22

23 Beleidsplanning en financiën (2 / 20) Bron: Belfius 23

24 Beleidsplanning en financiën (3 / 20) Bron: Belfius 24

25 Beleidsplanning en financiën (4 / 20) NOB BBC NOB staat voor Nieuwe OCMW-Beleidsinstrumenten Activiteitencentra subanalytische codes Kostenplaatsen kostprijsboekhouding (van belang voor bijvoorbeeld de prijszetting) Verschillend van de gemeentelijke boekhouding 25

26 Beleidsplanning en financiën (5 / 20) NOB BBC OCMW s en gemeenten gaan naar 1 systeem Piloten Alle besturen vanaf 2014 BBC staat voor Beleids- en BeheersCyclus Beleid: bepaalt de doelstellingen Beheer: realiseren + opvolgen 26

27 Beleidsplanning en financiën (6 / 20) BBC BBC vertrekt van strategisch management Strategisch management Beleidsplan Doelstellingen gekoppeld aan middelen Actieplannen Acties Opvolging Bijsturing 27

28 Beleidsplanning en financiën (7 / 20) Visie en missie Evaluatie en bijsturing Doelstellingen Acties Actieplannen 28

29 Beleidsplanning en financiën (8 / 20) Bron: Q&A 29

30 Beleidsplanning en financiën (9 / 20) Budgetten Meerjarenplan 6 jaar Jaarlijks budget Exploitatie budget (per beleidsdomein) Investeringsbudget: enveloppe per beleidsdoelstelling Liquiditeitenbudget Opmaak is een samenwerking tussen de verschillende diensten en de financiële dienst 30

31 Beleidsplanning en financiën (10 / 20) Expolitatiebudget Exploitatie-ontvangsten: prestaties (bijvoorbeeld dagprijs bewoners woonzorgcentrum), subsidies (bijvoorbeeld leefloon) Exploitatie-uitgaven: personeel, werkingskosten, intresten 31

32 Beleidsplanning en financiën (11 / 20) Investeringen Investeringsuitgaven (bijvoorbeeld bouw van een nieuw woonzorgcentrum) Financieringsbronnen investeringen: subsidies, verkoop van patrimonium, gemeentelijke investeringstoelage, gemeentefonds / stedenfonds 32

33 Beleidsplanning en financiën (12 / 20) Liquiditeitenbudget Aflossingen van leningen (uitgaven) Op te nemen leningen (ontvangsten) Diverse transacties (zowel uitgaven als ontvangsten) 33

34 Beleidsplanning en financiën (13 / 20) Plannen en budgetteren Exploitatiebudget: gaat over de weerkerende ontvangsten en uitgaven Investeringsbudget: gaat over de duurzame realisaties 34

35 Beleidsplanning en financiën (14 / 20) Plannen en budgetteren Liquiditeitenbudget: gaat over de aflossingen van leningen (uitgaven) Liquiditeitenbudget: gaat over op te nemen leningen (ontvangsten) 35

36 Beleidsplanning en financiën (15 / 20) Plannen en budgetteren BBC legt evenwichtsvoorwaarden op Geheel van budget moet in evenwicht zijn, dit wil zeggen dat het totaal van de ontvangsten hoger moet zijn dan de uitgaven (het resultaat op kasbasis is per boekjaar groter of gelijk aan nul) De autofinancieringsmarge moet positief zijn. Dit wil zeggen dat er voldoende middelen zijn om de schuldenlast te kunnen dragen. Of: wat houdt men over nadat alle gewone uitgaven zijn gebeurd. Dit overschot kan besteed worden aan de leningslasten. 36

37 Beleidsplanning en financiën (16 / 20) Plannen en budgetteren Voor OCMW s moet de autofinancieringsmarge niet alleen op het einde van de planningsperiode groter of gelijk aan nul zijn, maar de som van de autofinancieringsmarges voor de ganse periode moet groter of gelijk aan nul zijn. 37

38 Beleidsplanning en financiën (17 / 20) Cijfervoorbeeld Totaal exploitatie ontvangsten 100 Exploitatie uitgaven excl. intrest 77 Uitgaven intresten 8 Totaal exploitatie uitgaven 85 Investeringsuitgaven 30 Investeringsontvangsten 12 Aflossingen 9 Nieuwe leningen 15 38

39 Beleidsplanning en financiën (18 / 20) Budgettaire norm (kasresultaat) Saldo Exploitatie-uitgaven: 85 Exploitatie-ontvangsten: Saldo Investeringsuitgaven: 30 Investeringsontvangsten: Saldo Aflossingen en diverse uitgaven: 9 Leningen (nieuw): Eindsaldo voorbeeld = +3 Totaal = budgettair resultaat = positief zijn! 39

40 Beleidsplanning en financiën (19 / 20) Budgettaire norm (Schema M2) Saldo Exploitatie-ontvangsten: 100 Exploitatie-uitgaven zonder intresten: 77 Saldo Resultaat = financieel draagvlak: 23 Aflossingen en intresten= 17 Saldo Autofinancieringsmarge: 6 Verschil = positief zijn! 40

41 Beleidsplanning en financiën (20 / 20) Budgethouderschap Budgethouderschap is de aan een ambtenaar, die deze heeft aanvaard, of orgaan toegekende bevoegdheid tot beheer van een budget dat taakstellend is in die zin dat het een norm inhoudt waarvan de budgethouder de realisatie nastreeft De RvMW, het Vast Bureau of de Bijzondere Comités kunnen wel omschreven bevoegdheden tot het beheer van een budget overdragen aan budgethouders 41

42 Klachtenmanagement en kwaliteitsverbetering 42

43 Klachtenmanagement en kwaliteitsverbetering (1 / 9) Klachtenmanagement Elk OCMW moet een systeem (en reglement) van klantenprocedure en management organiseren. Doelstelling Instrument voor kwaliteitsverbetering Verbetering van klantenrelatie 1. Behandeling gebeurt onafhankelijk van de dienst waarop de klacht betrekking heeft 2. Op ambtelijk niveau 3. Jaarlijkse rapportering aan de RvMW 4. Procedure klachtenbehandeling opnemen in een reglement 43

44 Klachtenmanagement en kwaliteitsverbetering (2 / 9) Een voorbeeld Inschrijven in klachteninventaris Ontvangstbevestiging (5 dagen) Doorgeven aan dienstverantwoordelijke Onderzoek door dienstverantwoordelijke Definiëren van te nemen maatregelen Feedback aan de melder (binnen de maand) Uitvoeren van voorgestelde corrigerende of preventieve maatregelen Formulier terug aan secretaris (klachtenbehandelaar) om te verifiëren of de nodige stappen werden ondernomen Jaarlijks verslag van de klachten Voorleggen van de jaarverslagen klachten en corrigerende en preventieve maatregelen aan RvMW ter goedkeuring 44

45 Klachtenmanagement en kwaliteitsverbetering (3 / 9) Doel: Elke gebruiker (bewoner/ familie) en medewerker de mogelijkheid geven een klacht te uiten over de hulp- en dienstverlening Klachten efficiënt behandelen en in de mate van het mogelijke oplossen Het verbeteren van de dienstverlening Hoe: Schriftelijk (al dan niet via een klachtenformulier) Website Mondeling (al dan niet via een klachtenformulier) 45

46 Klachtenmanagement en kwaliteitsverbetering (4 / 9) Kwaliteit = Evenwicht Zorg voor Afstemmen op elkaar = afspraken maken Cliënt / bewoner Organisatie (OCMW) Medewerker 46

47 Klachtenmanagement en kwaliteitsverbetering (5 / 9) Grondgedachten van kwaliteitszorg Verantwoordelijkheid en inspraak geven aan medewerkers, de kans geven mee te denken Klantgericht werken: wat zijn de verwachtingen van de hulpbehoevende? Systematisering op basis van de Deming-cirkel Plan: wat is voor ons kwaliteitsvol werken? afspraken maken Do: wat doen we reeds? Hoe kunnen we verbeteren? Hoe dit systematisch blijven doen? Hoe dit systematisch blijven doen? uitvoeren wat afgesproken is Check: nakijken of dit ook gebeurt Act: hoe kunnen we de kwaliteit blijven waarborgen? bijsturen waar nodig 47

48 Klachtenmanagement en kwaliteitsverbetering (6 / 9) Kwaliteit en interne controle Procedures ontwikkeld om een redelijke zekerheid te krijgen dat iedereen weet hoe te werken Interne controle = vervolg op de procedures, contoleren dat de processen goed en volgens afspraak worden nageleefd (opgelegd door OCMW-decreet) het werkwoord to control = beheersen en niet controleren Belangrijk bij de invoering van de beleids- en beheerscyclus: controle op hoe we de interne controle uitvoeren 48

49 Klachtenmanagement en kwaliteitsverbetering (7 / 9) Kwaliteitsverbetering Decreet inzake kwaliteitszorg in de welzijnsvoorzieningen verplicht in woonzorgcentra vanaf 1997 Kwaliteitshandboek (basis) klaar tegen 2005 Missie en visie opmaken en implementeren Processen uitschrijven Werken rond sectorspecifieke minimale kwaliteitseisen: inspraak, keuzevrijheid, privacy, zelfontplooiing integratie, waardigheid, klachtenrecht, informatie, doorverwijzing Kwaliteitsplanning voor de diensten van het OCMW bijvoorbeeld: privacy, zelfontplooiing, autonomie en waardigheid 49

50 Klachtenmanagement en kwaliteitsverbetering (8 / 9) Referentiekader integrale kwaliteit van wonen en zorg in WZC Tegen 1 juni 2013: verplicht uitvoeren van een zelfevaluatie aan de hand van 27 indicatoren 9 indicatoren voor het meten van de kwaliteit van zorg en veiligheid 6 indicatoren voor het meten van de kwaliteit van de zorgverleners en organisatie 12 indicatoren voor het meten van de levenskwaliteit van de bewoners Doel Aanzetten tot kwaliteitsverbetering (zelf registreren) Bruikbaar voor publieksrapportering Zorginspectie 50

51 Klachtenmanagement en kwaliteitsverbetering (9 / 9) Tot slot Werken aan kwaliteit is nooit af Alleen door samen te werken, kunnen we slagen Het is een steeds trachten om te verbeteren Het is de dagelijkse inzet voor de hulpbehoevenden om hen steeds dat beetje meer te geven dat kwaliteit heet! 51

52 Overheidsopdrachten 52

53 Overheidsopdrachten (1 / 2) Al wat een bestuur niet zelf doet, moet via een overheidsopdracht toegewezen worden Bijvoorbeeld: een OCMW kan drukwerk zelf verzorgen. Indien dit niet zelf kan, moet dit via een overheidsopdracht toegewezen worden aan derde (= externe) Doelstelling Verhogen van efficiency inzake overheidsuitgaven (beste resultaten, beste prijs- en kwaliteitsverhouding door mededinging) Bestrijden van favoritisme en corruptie / belangenvermenging: markt krijgt gelijke kansen om deel te nemen In een overheidsopdracht kan men ook doelstellingen inzake innovatie (bijvoorbeeld architectuur), milieu en sociale doelstellingen (bijvoorbeeld diversiteit bij inschrijver), duurzaamheid, kwaliteit,, opleggen 53

54 Overheidsopdrachten (2 / 2) Via een strikte regelgeving die het bestuur moet volgen Europese regelgeving, rechtspraak en richtlijnen Nationale wetgeving Procedure De grootte van de waarde van de opdracht is bepalend Ofwel steeds de goedkoopste (aanbesteding) er is slechts één criterium: de prijs Ofwel de meest gunstige offerte (offerteaanvraag) er worden voorafgaand (één of meerdere) criteria bepaald; niet de prijs is het criterium maar het geheel van het aanbod Bijvoorbeeld: verbruik brandstof, laadvermogen, Ofwel onderhandelingsprocedure Beoordeling gebeurt door vooraf vastgelegde criteria Inschrijver kan dus inspelen op de wensen van het bestuur 54

55 Bestuurlijk toezicht 55

56 Bestuurlijk toezicht Bestuur handelt binnen een welbepaald kader Wat? Algemeen toezicht op beslissingen: nagaan van wettigheid en/of verenigbaarheid met algemeen belang genomen besluiten kunnen worden geschorst of vernietigd Bijzonder toezicht op specifieke materies: voorafgaand advies of goedkeuring is nodig enkel bij beslissingen met juridische / financiële implicaties (bijvoorbeeld: personeelsformatie, meerjarenplan, oprichting vereniging) Wie? Gemeente: College van Burgemeester en Schepenen of Gemeenteraad Vlaamse regering (via gouverneur) 56

57 Externe audit 57

58 Externe audit Evaluatie van het systeem van interne controle Ondersteunend, niet bestraffend Auditrapport met sterke punten, verbeterpunten en aanbevelingen 58

59 Wij wensen u veel succes!