BBC: de nieuwe Beleidsen BeheersCyclus

Transcriptie

1 BBC: de nieuwe Beleidsen BeheersCyclus 22 november 2012 Hilde Moerenhout IKZ, provincie Oost-Vlaanderen

2 Agenda Planmatig beleid en strategisch management - Geïntegreerde planningscyclus - Beleidsdoelstellingen Beleidsrapporten & nieuw financieel instrumentarium - Nieuwe beleids- en beheersrapporten: = instrumenten van planning, monitoring en evaluatie - Aangepaste boekhouding 2

3 (Kader)wetgeving: Wetgeving Gemeente en provinciedecreet Besluit van de Vlaamse Regering van (BVR-BBC) Ministerieel Besluit van (MB-BBC) Wetgeving nog niet stabiel! Invloed van internationale regels! Startdatum BBC: 1 januari

4 Planmatig beleid en strategisch management Beleids- en beheerscyclus Beleid: bestuur van de overheidsorganisatie of planmatig beleid definitie Beheer: strategisch management van de middelen om het beleid in de praktijk te brengen Cyclus: in een logisch interactief geheel 4

5 Systematiek beleidscyclus De beleidscyclus is een continu en systematisch proces die bestaat uit de volgende stappen: voor de ganse legislatuur beleidsdoelstellingen jaarlijks vertalen in actieplannen concrete acties koppelen indicatoren bepalen, realisatiegraad meten Plan Beleids planning Beleids Bijsturing Beleids uitvoering Beleids Evaluatie Doen bijsturen waar nodig Aanpassen Controle 5

6 Financiële cyclus Financiële Planning Financiële Uitvoering Financiële nota Budget Beleids Planning Beleids uitvoering Boekhouding Financiële Bijsturing Beleids Bijsturing Budgetwijzigingen Bijsturen financieel meerjaren Beleids Evaluatie Financiële Evaluatie Begrotingscontrole Audit Interne Controle 6

7 Beleids- en Beheerscyclus PLAN DOEN Beleidsplanning MJP Budget Beleids Planning Beleids uitvoering Beleidsuitvoering en monitoring Boekhouding Budgethouderschap AANPASSEN Beleids Bijsturing Beleids Evaluatie CONTROLE Beleidsbijsturing Aanpassing MJP Budgetwijziging Beleidsevaluatie Jaarrekening Organisatiebeheersing en audit 7

8 PERMANENTE MONITORING EN RAPPORTERING Beleids- en Beheerscyclus Meerjarenplan Budget Financiële cyclus Financiële nota Financiële nota Beleidscyclus Strategische nota Beleidsnota Meerjaarlijks Jaarlijks Bestuursbalans 8

9 Beleids- en Beheerscyclus Hoog planningsniveau Strategische planning Strategische nota Meerjarenplan Operationele planning Beleidsnota Budget Act. 1 Act. 2 Act. 3 Act. 4 Act. 5 Missie Visie Beleidsdoelstellingen Operationele Actieplannen doelstellingen Indicatoren Acties Beleidsdoelstellingen zijn uitdrukking van de belangrijkste beleidsaccenten op lange termijn Actieplannen maken concreet op welke wijze en voor welke doelgroepen op kortere termijn het bestuur een wezenlijke bijdrage wenst te realiseren Act. N. Acties specificeren hoe de uitvoering zal gebeuren en de indicatoren meten de resultaten Laag planningsniveau 9

10 Planmatig beleid en strategisch management New Public Management: moderne bedrijfsgerichte managementtechnieken met als OBJECTIEF Verantwoording belastingsgeld: effectieve en efficiënte besturen voor wat hoort wat Planlastvermindering 10

11 Planmatig beleid en strategisch management Responsabilisering leidinggevenden door - invoering budgethouderschap - MAT werking Vastgelegde rapporteringmodellen Versterking rol politieke organen: Raad stuurt op hoofdlijnen 11

12 Planmatig beleid en strategisch management Van input- naar outputsturing: Niet: hoeveel middelen gaan we gebruiken om? Maar: 1. Welke resultaten of effecten (output) willen we behalen? 2. Welke middelen (input) kunnen we daarvoor inzetten? 12

13 Planmatig beleid en strategisch management Planmatig (of outputgestuurd) beleid gebeurt door een strategische planning waar men stuurt op hoofdlijnen Een goede strategische planning bestaat uit SMART geformuleerde doelstellingen en actieplannen 13

14 Planmatig beleid en strategisch management Doelstellingen WAT Prioritaire beleidsdoelstellingen sturing op hoofdlijnen externe communicatie en zichtbaarheid beperking in aantal is een noodzaak Beleidsdoelstellingen Actieplannen Acties HOE 14

15 Planmatig beleid en strategisch management De gemeentelijke activiteiten worden dus weergegeven in: Prioritaire beleidsdoelstellingen Niet-prioritaire beleidsdoelstelling Overig beleid Niet in doelstellingen opgenomen verrichtingen 15

16 Planmatig beleid en strategisch management Prioritaire beleidsdoelstellingen Beleidsbepaling is het recht van de raad Selectie PBDS door de raad Expliciete rapportering in de beleidsrapporten 16

17 Planmatig beleid en strategisch management Overig beleid Geen expliciete rapportering in de beleidsrapporten Enkel de financiële weerslag Overzicht van alle beleidsdoelstellingen moet beschikbaar zijn voor raadsleden, personeel, burgers, 17

18 Planmatig beleid en strategisch management Beleidsdoelstelling bestaat uit: Een specifieke omschrijving van het vooropgestelde resultaat of eventueel effect dat de raad wil bereiken voor het extern of intern te voeren beleid. In de mate van het mogelijke en het nuttige wordt dat resultaat of effect meetbaar gemaakt 18

19 Planmatig beleid en strategisch management Beleidsdoelstelling bestaat uit: Een of meer actieplannen die ondernomen zullen worden voor de realisatie van de beleidsdoelstelling. In elk actieplan wordt de realisatietermijn aangegeven 19

20 Planmatig beleid en strategisch management Beleidsdoelstelling bestaat uit: De raming van de ontvangsten en uitgaven per jaar waarop de beleidsdoelstelling betrekking geeft 20

21 Planmatig beleid en strategisch management Per beleidsdoelstelling: 3 vragen Wat willen we bereiken? Vooropgesteld resultaat ( of effect) Wat gaan we daarvoor doen? Actieplannen (incl. realisatietermijn) Wat zijn de financiële gevolgen? Realistische raming van de uitgaven en ontvangsten per jaar In de planningsfase 21

22 Planmatig beleid en strategisch management Per beleidsdoelstelling: 3 vragen Wat hebben we bereikt? Resultaat ( of effect) Wat hebben we daarvoor gedaan? Uitgevoerde actieplannen en acties Wat warende de financiële gevolgen? Gerealiseerde uitgaven en ontvangsten In de evaluatiefase 22

23 Planmatig beleid en strategisch management Outputsturing vraagt een outputcontrole Rapportering volgens strikte richtlijnen Indicatoren Financiële Beleidsindicatoren 23

24 Planmatig beleid en strategisch management Outputsturing vraagt een outputcontrole Organisatiebeheersingssysteem Controlepiramide principe Interne Controle Systeem Bijvoorbeeld: Administratief Handboek (procesbeschrijvingen, generieke subsidieprocessen,ed.) Productencataloog (o.m. economische sectorcode) 24

25 Planmatig beleid en strategisch management Interne controle is het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen over: Het bereiken van de doelstellingen BBC De beschikbaarheid van betrouwbare financiële en beheersinformatie Monitoring en evaluatie Het naleven van wetgeving en procedures Het efficiënt en economisch gebruik van middelen De bescherming van activa Het voorkomen van fraude AHB introductie BBC 25

26 Planmatig beleid en strategisch management Outputsturing vraagt een outputcontrole Interne audit: niet verplicht Externe audit Vlaamse externe audit van - organisatiebeheerssysteem - processen die beleids- en beheersrapporten opleveren - ad hoc opdrachten Rekenhof 26

27 Beleidsrapporten & nieuw financieel instrumentarium Op basis van slides van Stefaan Desmet Financieel beheerder provincie Oost-Vlaanderen

28 Rapporten 1. Beleidsrapporten: Meerjarenplan Budget Jaarrekening Geïntegreerde deelrapporten planlastvermindering! 28

29 2. Beheersrapporten Rapporten Beheersbudget, beheersrekening, IKA 3. Bijkomende Managementrapporten 4. Andere officiële rapporten vb. BTW-aangifte, verantwoording Europese subsidies 29

30 Functionele indeling Beleidsdomeinen een verzameling van beleidsvelden die een herkenbaar en samenhangend geheel vormen (art. 1, 5 BVR BBC) Beleidsveld (4 cijfers): vastgelegd in het MB-BBC een verzameling van producten, activiteiten en middelen die zowel vanuit politiek als maatschappelijk oogpunt een herkenbaar en samenhangend geheel vormen (art. 1, 7 BVR BBC) Beleidsitem (BI) onderverdeling van een beleidsveld kostenplaats 30

31 Functionele indeling Beleidsdomeinen worden bepaald door de Gemeenteraad uitzondering: verplicht beleidsdomein Algemene financiering De ontvangsten en verbonden uitgaven die geen rechtstreeks verband houden met een specifieke dienstverlening of een specifieke investering (art. 1, 2 BVR BBC) Samenstelling is bepaald via MB-BBC Alle beleidsrapporten: dezelfde indeling in beleidsdomeinen Als de indeling in beleidsdomeinen verschilt over de jaren heen moet dit aangegeven en gemotiveerd worden in de toelichting bij het meerjarenplan 31

32 Functionele indeling Belang van de indeling in beleidsdomeinen Indeling van de beleidsrapporten Toekenning van autorisatie Exploitatiebudget Investeringsbudget 32

33 Functionele indeling VOORBEELD Beleidsdomein: Sport en recreatiedomeinen Beleidsvelden: 0711 openluchtrecreatie 0740 sport Beleidsitems sport (in dit geval ook kostenplaatsen) 01 sportcentrum Puyenbroeck (nu: 76404) 02 sportcentrum De Boerekreek (nu: 76403) 03 Golf Puyenbroeck (76407) 33

34 Rapporten: planningsfase A. Strategische meerjarenplanning Meerjarenplan: (art. 142 PD) strategische en financiële nota Strategische nota Organieke decreten Beleidsdoelstellingen (BDS) en de beleidsopties voor het extern en intern te voeren beleid BVR-BBC Prioritaire beleidsdoelstellingen (PBDS) Actieplan(nen) Raming van de uitgaven introductie en BBC ontvangsten 34

35 A. Strategische meerjarenplanning Financiële nota Organieke decreten Financiële consequenties van de beleidsopties van de strategische nota Financieel evenwicht 35

36 A. Strategische meerjarenplanning Financiële nota BVR-BBC Het financieel doelstellingenplan: (schema M1) per boekjaar jaren per beleidsdomein onderscheid PBDS en overig beleid onderscheid exploitatie, investeringen en andere De staat van het financieel evenwicht: (schema M2) resultaat op kasbasis (= toestandsevenwicht) autofinancieringsmarge (= structureel evenwicht) 36

37 A. Strategische meerjarenplanning Toestandsevenwicht Exploitatie: ontvangsten uitgaven + Investeringen (ontvangsten uitgaven) + Andere ontvangsten uitgaven = Budgettair resultaat van het boekjaar + Gecumuleerd budgettair resultaat vorige boekjaren = Gecumuleerd budgettair resultaat - Bestemde gelden = Resultaat op kasbasis Leningen aangaan i.f.v. thesaurietoestand 37

38 A. Strategische meerjarenplanning Structureel evenwicht Exploitatie (ontvangsten uitgaven) + Netto intresten = Financieel draagvlak Periodieke aflossingen + Netto intresten = Netto periodieke leningslasten Financieel draagvlak - Netto periodieke leningslasten = Autofinancieringsmarge 38

39 A. Strategische meerjarenplanning Dubbel evenwichtscriterium Resultaat op kasbasis: = toestandsevenwicht elk financieel boekjaar 0 Autofinancieringsmarge: = structureel evenwicht op einde van elke planningsperiode 0 Jaarrekening N-2 verwerkt in meerjarenplan (problematiek Rekenhof) 39

40 B. Budget Voor één boekjaar - Beleidsnota (art. 146 PD) * concretiseert beleidsdoelstellingen * toelichting financiële toestand - Financiële nota (art. 147 PD) bevat minstens * exploitatiebudget * liquiditeitenbudget * investeringsbudget 40

41 B. Budget De beleidsnota BVR-BBC Doelstellingennota Prioritaire beleidsdoelstellingen (PBDS) Actieplan(nen) Acties Raming van de uitgaven en ontvangsten 41

42 De beleidsnota BVR-BBC B. Budget Doelstellingenbudget (schema B1) Sluit aan bij de financiële nota van het MJP (fin. doelstellingenplan) Sluit aan bij de financiële nota van het budget Indeling» Per beleidsdomein» Onderscheid PBDS en overig beleid» Onderscheid exploitatie, investeringen en andere» Uitgaven/ontvangsten/saldo 42

43 De beleidsnota BVR-BBC Financiële toestand B. Budget Vergelijking resultaat op kasbasis MJP Vergelijking autofinancieringsmarge MJP Lijst met nominatieve overheidsopdrachten Lijst met nominatieve daden van beschikking betr. onroerende goederen Lijst met nominatief toegekende subsidies 43

44 B. Budget Financiële nota Organieke decreten Exploitatiebudget (schema B2) Investeringsbudget (schema B3 & B4) Liquiditeitenbudget (schema B5) 44

45 Exploitatiebudget Organieke decreten Financieel plan van de exploitatie BVR-BBC Transactiekredieten voor de exploitatie Per beleidsdomein (schema B2) Uitgaven/ontvangsten/saldo Opgesplitst B. Budget Niet-verzelfstandigde diensten Per intern verzelfstandigde agentschap (IVA) 45

46 B. Budget Investeringsbudget Organieke decreten financieel plan van de uitgaven en ontvangsten, en van de kosten en opbrengsten die verbonden zijn aan de aanschaf, het gebruik en de vervreemding van duurzame middelen bestaat uit één of meer investeringsenveloppen Wijziging GD: geldig tot raad enveloppe annuleert of rekening van enveloppe vaststelt? 46

47 B. Budget BVR-BBC Nieuwe investeringsenveloppen (schema B3) Per PBDS Overig beleid per beleidsdomein Algemene financiering Overzicht van de transactiekredieten per beleidsdomein van het FBJ (schema B4) Niet verzelfstandigde diensten Per IVA 47

48 B. Budget Investeringsenveloppe Transactiekredieten = kredieten voor de jaarlijkse transacties Verbinteniskredieten = som van de transactiekredieten = kredieten voor de totale ontvangsten en uitgaven 48

49 B. Budget Liquiditeitenbudget - Organieke decreten: financieel plan van de geldstromen BVR-BBC (schema B5: zie ook MJP-staat financieel evenwicht) Exploitatie Investeringen Andere O & U = Budgettair resultaat van het FBJ + Gecumuleerd budgettair resultaat VBJ = Gecumuleerd budgettair resultaat - Bestemde gelden = Resultaat op kasbasis 49

50 B. Budget AANSLUITING BIJ MEERJARENPLAN Inhoudelijke aansluiting bij MJP (art. 27 BVR) Doelstellingennota bevat dezelfde beleidsdoelstellingen & actieplannen als strategische nota Financiële aansluiting bij MJP (art. 27 BVR) Resultaat op kasbasis 0 Autofinancieringsmarge Fin. Boekjaar in budget AFM FBJ in MJP 50

51 BEHEERS- BUDGETTEN BUDGET MEERJAREN -PLAN B. Budget Beleid Strategische nota Financiële nota Beleid Doelstellingennota Doelstellingenbudget Financiële toestand Lijst met opdrachten voor werken, leveringen en dienst Lijst met daden van beschikking Beleidsnota Lijst met nominatief toegekende subsidies Aansluiting met de financiële nota Autorisatie Exploitatiebudget Investeringsbudget Liquiditeitenbudget Financiële nota Beheer Taakstelling Toegewezen kredieten 51

52 B. Budget 52

53 VOORLOPIGE TWAALFDEN Indien geen budget de gemeente kan enkel beschikken over voorlopige kredieten onder de voorwaarden en binnen de grenzen die de Vlaamse Regering bepaalt (art. 148 PD). BVR-BBC: Exploitatie B. Budget één twaalfde van het overeenkomstige krediet in het exploitatiebudget van het vorige boekjaar, per verlopen of begonnen maand, tot maximaal drie twaalfden. de beperking is niet van toepassing voor de afwijkingen toegestaan door de minister Periodieke aflossingen van lening- en leasingschulden (liquiditeitenbudget) 53

54 Rapporten: uitvoeringsfase A. BUDGETHOUDERSCHAP EN UITVOERING VAN HET BUDGET Hoofdbudgethouder = gemeenteraad (delegatie mogelijk) Delegatiemogelijkheden - Dagelijks bestuur: Secretaris (kan subdelegeren) - Projecten/activiteitencentra (verder dan dagelijks bestuur) 54

55 A. BUDGETHOUDERSCHAP EN UITVOERING VAN HET BUDGET 1) Budgethouderschap = vorm van contractmanagement (gedelegeerd) budgethouderschap beheersbudget en beheersrekening 2) IVA: exploitatiebudget en investeringsbudget (en -rekening): hoofd IVA=budgethouder Ter info: 3) AGB BELEIDSRAPPORTEN 4) EVA: eigen financieel instrumentarium in privaatrechterlijke vorm 55

56 B. BOEKHOUDING Budgettaire boekhouding Algemene boekhouding Boekhouding op transactiebasis + meer boekhoudsleutels: budgethouder, entiteit, beleidsveld, algemene rekening, economische sectorcode, analytische code, deelrapport meer knowhow 56

57 B. BOEKHOUDING Vb. aanrek. factuur telefoonkosten Golf Puyenbroeck Algemeen dagboek: (telefoonkost): debet (leveranciers): credit Analytische code (kostenplaats): 3 Budgettair dagboek: Uitgave exploitatiebudget Algemene rekening: Beleidsveld: 0740 Beleidsitem: 03 Econ. sectorcode: 60 (niet-fin. vennootschappen) Budgethouder: deputatie Budgettaire entiteit: provincie (niet-verzelfst. diensten) Deelrapport:? 57

58 Rapporten: evaluatiefase A. DE JAARREKENING IN DE BBC De organieke decreten:??? BVR-BBC: de beleidsnota de financiële nota de samenvatting van de algemene rekeningen 58

59 A. DE JAARREKENING IN DE BBC De beleidsnota Doelstellingenrealisatie: bereikte resultaten of effecten Prioritaire beleidsdoelstellingen (PBDS) Actieplan(nen) Acties Uitgaven en ontvangsten = Wat hebben we bereikt? Wat hebben we daarvoor gedaan? Wat zijn de gerealiseerde uitgaven en ontvangsten? 59

60 A. DE JAARREKENING IN DE BBC De beleidsnota Doelstellingenrekening (schema J1) Indeling Per beleidsdomein Onderscheid PBDS en overig beleid Onderscheid exploitatie, investeringen en andere ontvangsten + uitgaven Financiële toestand Vergelijking resultaat op kasbasis budget Vergelijking autofinancieringsmarge budget 60

61 A. DE JAARREKENING IN DE BBC Financiële nota Exploitatierekening (schema J2) Investeringsrekening (schema J3 & J4) Liquiditeitenrekening (schema J5) 61

62 A. DE JAARREKENING IN DE BBC Exploitatierekening Samenvatting van de gerealiseerde transacties van de exploitatie Opgesplitst niet-verzelfstandigde diensten per intern verzelfstandigde agentschap (IVA) 62

63 A. DE JAARREKENING IN DE BBC Investeringsrekening een overzicht, per beleidsdomein, van alle ontvangsten en uitgaven van het financiële boekjaar inzake investeringen, desinvesteringen, investeringssubsidies en schenkingen (schema J3) de rekeningen van de in het financiële boekjaar afgesloten investeringsenveloppes (schema J4) 63

64 A. DE JAARREKENING IN DE BBC Liquiditeitenrekening Exploitatie Investeringen Andere O & U = Budgettair resultaat van het FBJ + Gecumuleerd budgettair resultaat VBJ = Gecumuleerd budgettair resultaat - Bestemde gelden = Resultaat op kasbasis 64

65 A. DE JAARREKENING IN DE BBC Samenvatting algemene rekeningen Balans (schema J6) Activa Vlottende activa Vaste activa Passiva Schulden op korte termijn Schulden op lange termijn Nettoactief Staat van opbrengsten en kosten (schema J7) 65

66 Rapporten: bijsturingsfase AANPASSING MEERJARENPLAN BUDGETWIJZIGINGEN EN INTERNE KREDIETAANPASSINGEN BBC Planningsdocumenten: niet statisch 4 soorten aanpassingen: aanpassing ramingen interne kredietaanpassing (beheersrapport) budgetwijziging (beleidsrapport) aanpassing meerjarenplan (beleidsrapport) 66

67 BUDGETWIJZIGINGEN EN INTERNE KREDIETAANPASSINGEN BBC Art. 28 BVR: Budget kan in volgende 5 gevallen niet door middel van een IKA gewijzigd worden: Inhoudelijk en financieel wijzigingen waardoor het budget niet meer past in het MJP overeenkomstig artikel 27 (inhoudelijk/financiële aansluiting) Financieel wijzigingen van het exploitatiebudget van een budgettaire entiteit die, per beleidsdomein, een daling van het saldo tussen de ontvangsten en de uitgaven tot gevolg hebben wijzigingen van een verbinteniskrediet van een investeringsenveloppe wijzigingen per beleidsdomein van het totaal van de transactiekredieten van het investeringsbudget van een budgettaire entiteit wijzigingen van het liquiditeitenbudget voor wat betreft de transactiekredieten voor de andere ontvangsten en uitgaven. 67

68 Vragen 68