Functie- en competentieprofiel Financieel Directeur

Transcriptie

1 1. Identificatiegegevens Functie- en competentieprofiel Financieel Directeur Functietitel Afdeling Dienst Niveau Financieel Directeur Financiën Decretaal Graad Klasse 2 2. Positionering in het organogram Rapporteert aan/ krijgt leiding van Geeft functionele leiding aan De financieel directeur werkt onder leiding van de algemeen directeur, rapporteert aan de algemeen directeur, aan het college van burgemeester en schepenen, aan het vast bureau, aan de gemeenteraad en aan de raad voor maatschappelijk welzijn, al naargelang hun bevoegdheden. Hij/zij is ambtshalve lid van het managementteam. Hij/zij is een personeelslid van de gemeente, die ook het OCMW bedient. de financiële dienst 3. Doel van de functie De financieel directeur moet ervoor zorgen dat de financiële middelen in volle transparantie onder controle zijn voor alle aspecten van het lokaal bestuur (Gemeente en OCMW). De financieel directeur staat voor bepaalde taken (o.m. beleidsrapporten, boekhouding, financiële beleidsadvisering en thesauriebeheer) onder de functionele leiding van de algemeen directeur. Voor andere taken (o.m. voorafgaande krediet- en wetmatigheidscontrole en debiteurenbeheer) staat de financiële directeur in volledige onafhankelijkheid in. De financieel directeur:

2 begeleidt de diensthoofden in het financieel denken (budgettering, opvolging financiële middelen); de financieel directeur zorgt voor de strategische, conceptuele en lange termijn aansturing van de verschillende financiële facetten van het lokaal bestuur; werkt intensief samen met de decretale graden; krijgt ondersteuning: - vanuit het MAT voor wetmatigheidscontroles, het beheer van de processen, producten & diensten - vanuit de dienst financiën voor de dagelijkse verwerkingen van de financiële administratie; 4. Kernresultaatsgebieden 1. De financieel directeur staat onder de functionele leiding van de algemeen directeur in voor: - Het opstellen, in overleg met het managementteam, van het voorontwerp van de beleidsrapporten (meerjarenplan, aanpassingen van het meerjarenplan en de jaarrekening) en de opvolgingsrapportering; - Het voeren en het afsluiten van de boekhouding; - Het verzorgen van financiële analyse en financiële beleidsadvisering; - Het thesauriebeheer, met behoud van de toepassing van de bepalingen daarover in het organisatiebeheersingssysteem. uitwerken van een langetermijnvisie m.b.t. financiën waken over de efficiënte en effectieve vertaling van de strategische visie in beleidsdoelstellingen, actieplannen en acties opmaken van een voorstel voor beleidsdoelstellingen voor de cluster financiën ondersteunen van de leidinggevenden/deskundigen bij de opmaak van een voorstel voor beleidsdoelstellingen m.b.t. aankoopbeleid en contractbeheer beleidsdoelstellingen toetsen aan de missie en visie van de organisatie beleidsvoorstellen en -adviezen voorbereiden voor de beleidsorganen toezien op een goede integratie van het financiële luik in het geheel van de beleidsrapporten doelstellingen uit het meerjarenplan realiseren voor de cluster financiën overleg met en rapporteren aan de beleidsorganen overleg met de algemeen directeur evalueren van de effecten van het gevoerde beleid met het oog op eventuele vernieuwing ervan voorstellen of adviezen formuleren om het beleid te verbeteren en te professionaliseren zich Inschrijven in het algemeen organisatiebeheerssysteem 2. De financieel directeur in volle onafhankelijkheid in voor: - De voorafgaande krediet- en wetmatigheidscontrole van de beslissingen van de gemeente en het OCMW met budgettaire en financiële impact; - Het debiteurenbeheer, in het bijzonder de invordering van de fiscale en niet fiscale ontvangsten en het verlenen van kwijting. De financieel directeur rapporteert in volle onafhankelijkheid over de volgende aangelegenheden aan de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn, het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau:

3 - De vervulling van de opdrachten vernoemd onder punt 2, die hij in volle onafhankelijkheid uitvoert; - De thesaurietoestand, de liquiditeitsprognose, de beheerscontrole en de evolutie van de budgetten; - De financiële risico s. De financieel directeur stelt een afschrift van deze rapportering aan de algemeen directeur ter beschikking. voorafgaande krediet- en wetmatigheidscontrole van de beslissingen van het bestuur met budgettaire en financiële impact opvolging van de investeringsdossiers en leningen opvolging van bijzondere, complexe projecten met financiële implicaties verzorgen van de financiële analyse en de beleidsadvisering inzake financiën uitvoeren van de betaling van de girale uitgaven, na betalingsopdracht van de algemeen directeur na goedkeuring door het bestuur zorgen voor een correcte implementatie ervan rapporteren over de thesaurietoestand, de liquiditeitenprognose, beheerscontrole en evolutie van de budgetten waken over het debiteurenbeheer en meer bepaald de invordering van de ontvangsten, hierbij gebruik makend van alle mogelijke middelen die decretaal ter beschikking worden gesteld instaan voor het thesauriebeheer, m.u.v. het kasbeheer 3. Coördinatie en leiding van de dienst Instaan voor de planning, organisatie, aansturing en opvolging van de dienst en concrete opdrachten en doelstellingen voor de directe medewerkers bepalen. waken over de uitvoering van de opdrachten optimaal inzetten van medewerkers opvolgen van de diverse projecten en administratieve procedures instaan voor de continuïteit van de dienst uitwerken van procedures voor het vlotte verloop van de werkzaamheden binnen de dienst toepassen van en waken over het correcte en efficiënte gebruik van de interne project- en procesmethodieken met aandacht voor functiescheiding waken over de kwaliteit van de interne werking en de dienstverlening coördineren en opvolgen van specifieke belangrijke dossiers en projecten organisatie van de voorbereiding van de dossiers van de dienst die aan de bestuursorganen moeten worden voorgelegd zorgen voor een projectmatige en gestructureerde aanpak van het werk indicatoren van de eigen dienstverlening bepalen nemen van ambtelijke eindverantwoordelijkheid van alle beslissingen binnen de dienst ondersteunen van de interne controle binnen de dienst financiën op de hoogte blijven van de ontwikkelingen rondom de wetgeving en regelgeving van belang voor de dienst. 4. Externe en Interne communicatie Instaan voor een open externe communicatie.

4 instaan voor een vlot contact met de burger relaties met externen (andere openbare diensten, toezichthoudende overheden ) onderhouden telefonische en schriftelijke contacten op een efficiënte en professionele manier afhandelen afhandelen van binnenkomende vragen en opmerkingen ontvangen van binnenkomende vragen, opmerkingen en klachten Instaan voor een open interne communicatie naar de medewerkers, de dienstverantwoordelijke, de collega's van andere diensten en het bestuur. meewerken aan een optimaal interne communicatie binnen de dienst waken over een optimale interne communicatie binnen de dienst informeren van de medewerkers van de eigen dienst over het strategisch beleid, veranderingsprocessen organiseren en opvolgen van intern overleg informeren van de leden van het managementteam over de projecten en werkzaamheden van de dienst zorgen voor een optimale communicatie met de functioneel bevoegde schepen afhandelen van binnenkomende vragen en opmerkingen signaleren van noden, behoeften en tekorten vastgesteld tijdens het werken met de diverse diensten en medewerkers actief deelnemen aan intern overleg teamoverleg coördineren en voorzitten Waken over een goede uitwisseling van (financiële) gegevens met andere diensten (personeelsdienst, Sociale Dienst, ) 5. Gedragscompetenties Generieke competenties Integriteit geeft een eerlijke en correcte weergave van de feiten kent de gangbare waarden en normen en handelt hier consequent naar wijst anderen op gedrag/signaleert gedrag dat afwijkt van de normen van de organisatie en/of de functie gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke of delicate informatie houdt vast aan normen, ook wanneer dit voor zichzelf niet de meest gunstige keuze is Klantgerichtheid leeft zich in de situatie van klanten in stelt zich dienstverlenend op voor iedereen speelt in op wensen van klanten in lijn met de beleidsrichtlijnen neemt verantwoordelijkheid op bij fouten of klachten streeft naar klanttevredenheid

5 Functiespecifieke competenties Visie ontwikkelen neemt afstand van de dagelijkse problemen neemt tijd om vooruit te denken overziet grote gehelen en vereenvoudigt complexe situaties ziet trends of verbanden met andere situaties of evoluties kan strategieën op een heldere manier voorstellen Ondernemen ziet en signaleert kansen of opportuniteiten onderzoekt behoeften en neemt acties om de dienstverlening te optimaliseren ziet nieuwe toepassingsmogelijkheden voor bestaande instrumenten kan veranderingen initiëren, ondersteunen en begeleiden toetst voorstellen aan de realiteit Adviseren verwerkt informatie en vormt deze om in meerjarenplan, afsprakennota, vertaalt het beleid naar concrete doelstellingen houdt rekening met alle relevante aspecten van een dossier onderbouwt zijn/haar oordeel met beschikbare informatie en argumenten betrekt de juiste personen of instanties bij een dossier Schriftelijk communiceren schrijft teksten in een duidelijke structuur en logische opbouw past taalgebruik aan de doelgroep aan hanteert een correct taalgebruik schrijft helder, beknopt en foutloos Samenwerken overlegt en maakt afspraken om tot een gezamenlijk resultaat te komen leeft afspraken met leidinggevenden en collega s na blijft meedenken en bijdragen tot een groepsopdracht, ook al is dit niet van persoonlijk belang helpt anderen stelt zich positief op, brengt energie en dynamiek in de groep gaat respectvol om met andere(n) en toont waardering voor ieders eigenheid Probleemoplossend werken signaleert problemen op tijd onderzoekt het probleem vanuit verschillende invalshoeken en zoekt naar verbanden kan tot synthese/beoordeling komen onderbouwt zijn/haar oordeel met beschikbare informatie en geldige argumenten betrekt de juiste mensen of instanties bij het probleem

6 formuleert praktische en haalbare oplossingen bedenkt alternatieven en overweegt voor- en nadelen Plannen en organiseren plant acties en projecten, bepaalt objectieven en prioriteiten stemt systemen, procedures, middelen, tijd en mensen op elkaar af houdt rekening met zaken die op lange termijn spelen past de planning aan indien veranderende omstandigheden dit eisen plant meetmomenten in om te toetsen of prestaties/resultaten voldoen aan de verwachtingen en stuurt bij indien nodig verzekert continuïteit en behoudt overzicht Kwaliteitsvol werken levert werk af dat aan de kwaliteitsvereisten voldoet controleert regelmatig het eigen werk respecteert de interne afspraken inzake kwaliteit heeft oog voor detail en een verzorgde afwerking Leiding geven: sturen en ontwikkelen Het aansturen, ontwikkelen en motiveren van medewerkers zodat ze hun doelstellingen en die van de entiteit op een correcte manier kunnen realiseren, zowel individueel als in teamverband Geeft richting zowel via processen en structuren als via het bepalen en uitdragen van een visie Is een stuwende kracht in het team/entiteit (inspireert, neemt initiatief, heeft dynamiek) Zet haalbare, maar uitdagende doelstellingen voor eigen team/entiteit Stuurt het functioneren van individu en team bij, met het oog op het bereiken van de doelstellingen Medewerkers ondersteunen bij het behalen van goede resultaten en het groeien in een functie door hen te helpen bij het ontwikkelen van een vermogen om zelfstandig problemen op te lossen Is in staat om zijn/haar advies in coachingstijl aan te passen aan het ontwikkelingsniveau en de eigenheid van zijn/haar medewerkers Richt zich niet alleen op de taak of het objectief dat gerealiseerd moet worden, maar ook op de persoon die de taak moet uitvoeren 6. Kennis Grondige kennis regelgeving financiën gemeente en OCMW; Grondige kennis beleids- en beheerscyclus gemeente en OCMW; Grondige kennis lokale belastingen; Kennis boekhouding; Kennis financieel management; Basiskennis van de basisregelgeving op het niveau van het bestuur (decreet lokaal bestuur, organieke wet van 8 juli 1976 betreffende OCMW s, wet van 26 mei 2002 betreffende het recht op maatschappelijke integratie, wetgeving openbaarheid van bestuur, wetgeving overheidsopdrachten, ) Basiskennis van de werking van het bestuur in zijn geheel Basiskennis toepassingssoftware.