Afsprakennota tussen het bestuur en de administratie. Overeenkomstig artikel 86 2 van het OCMW-decreet van 19 december 2008.

Transcriptie

1 Afsprakennota tussen het bestuur en de administratie Overeenkomstig artikel 86 2 van het OCMW-decreet van 19 december A - Afspraken over de samenwerking van de raadsleden met de leden van het managementteam. Artikel 1 De Raad, of bij delegatie het Vast Bureau en het Bijzonder Comité enerzijds en het managementteam anderzijds zullen met elkaar als volwaardige partners, ieder met zijn specifieke taak, samenwerken met respect voor - De prerogatieven van de Raad - De beslissingsbevoegdheid van de voorzitter - De beleidsvoorbereidende en uitvoerende opdrachten van de personeelsleden. Artikel 2 De afspraken kaderen in de algemene missie van het OCMW zoals bepaald door OCMW-wet en OCMW-decreet en de strategische nota die opgemaakt werd bij de aanvang van de legislatuur, waarin de beleidsdoelstellingen en de beleidsopties werden weergegeven. Artikel 3 De voorzitter, de raadsleden en het managementteam werken samen aan een hoogwaardig, sociaal en kwalitatief beleid en een open en behoorlijk bestuur ten bate van de bevolking. Artikel 4 Bij alle beleidsinitiatieven en in alle aspecten van de samenwerking vormen volgende beginselen de leidraad: - Realistische planning - Efficiënte en resultaatgerichte uitvoering - Hoge kwaliteitsstandaarden voor de dienstverlening - Klantgerichte aanpak - Openbaarheid van bestuur - Respect voor de wetgeving en beginselen van behoorlijk bestuur Goedgekeurd OCMW raad 7/2/2013 Pagina 1

2 - Efficiënt personeelsmanagement - Goed financieel beleid - Continue verbetering van beleid en dienstverlening. Artikel 5 De diensten zijn verantwoordelijk voor een loyale, tijdige en correcte uitvoering van het beleid. Artikel 6 De OCMW-secretaris gedraagt zich naar de onderrichtingen die hem worden gegeven door de OCMW-Raad en de voorzitter, al naargelang hun respectieve bevoegdheden. Artikel 7 De OCMW-Raad, en bij delegatie het Vast Bureau en het Bijzonder Comité bepalen elk, overeenkomstig hun wettelijke bevoegdheden, het beleid van het OCMW. Het beleid van het OCMW wordt voorbereid door de administratie in samenspraak met de voorzitter. Bij de beleidsvoorbereiding baseren de diensten zich op de strategische nota s. Bij de voorbereiding van het beleid zijn de personeelsleden mede verantwoordelijk voor het aanbrengen van ideeën, het aanreiken van diverse mogelijkheden en alternatieven en het toetsen van de haalbaarheid ervan op financieel, juridisch en organisatorisch vlak. Artikel 8 Bij het begin van de legislatuur en bij elke actualisatie van het meerjarenplan maken de beleidsverantwoordelijken een strategische nota voor de volledige legislatuur of brengen er de nodige aanpassingen aan. Het bevat de missie en de strategische doelstelling en beleidsopties van het OCMW. Per strategische doelstelling worden kerntaken geconcretiseerd en beleidsinstrumenten ontwikkeld. De OCMW-secretaris zorgt in overleg met het managementteam voor het voorontwerp van de strategische nota en voor de herziening ervan. Artikel 9 Jaarlijks stellen de diensten een uitvoeringsplan en bijhorend budgetplan op voor het volgend dienstjaar, afgestemd op de strategische nota. Goedgekeurd OCMW raad 7/2/2013 Pagina 2

3 Het managementteam ondersteunt de coördinatie van de OCMW-diensten bij de beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering en beleidsevaluatie. Artikel 10 De Raad evalueert jaarlijks de doelstellingen die de strategische nota werden geformuleerd. Deze evaluatie wordt voorbereid door het managementteam. Op basis van de evaluatie wordt de strategische nota eventueel aangepast. De evaluatie betreft alle aspecten van het beleid, zowel financieel als inhoudelijk en sociaal. Artikel 11 Raad en Vast Bureau vermijden steeds beslissingen te nemen zonder enige voorafgaandelijke toetsing door de OCMW-diensten. Elk beleidsvoorstel met financiële implicaties wordt voorzien van een advies van de budgethouder en, waar nodig, het advies van de financieel beheerder. Artikel 12 Indien een beleidsbeslissing niet overeenkomstig de afspraken kan worden uitgevoerd, delen de diensten dit onverwijld mee aan de voorzitter en het Vast Bureau of de Raad met mededeling van de reden of omstandigheden. Artikel 13 De secretaris staat in voor de organisatie en de werking van het internecontrolesysteem, in overleg met het managementteam. De secretaris rapporteert hierover jaarlijks aan de Raad. Artikel 14 De financieel beheerder is hoofd van de financiële dienst. Hij is verantwoordelijk voor de financiële sturing, het financieel beheer en de interne controle zoals bepaald door het OCMW-decreet en andere toepasselijke wetgeving, alsook voor het opzetten van interne controleprocedures aangaande materies waarvoor hij bevoegd is. B- Overleg en samenwerking tussen bestuur en administratie Artikel 1 Voor het welslagen van een goed samenwerkingskader is de organisatie van een vlotte en doelgerichte interne communicatie essentieel. Goedgekeurd OCMW raad 7/2/2013 Pagina 3

4 Het OCMW hanteert volgende principes: - De organisatie moet open communicatie uitstralen - De organisatie respecteert haar medewerkers en betrekt hen actief bij de doelstellingen van het OCMW door: Artikel 2 Het optimaal benutten van het aanwezige potentieel en de competenties bij alle medewerkers Het overleg tussen bestuur en medewerkers te bevorderen. Een grote betrokkenheid van het personeel te realiseren door doorgedreven permanente interne communicatie. Goede arbeidsomstandigheden te creëren door de toepassing van de Wet Welzijn op het Werk te garanderen De interne deskundigheid inzake personeelsbeleid te versterken. Het managementteam overlegt periodiek volgens de bepalingen van het eigen huishoudelijk reglement. Artikel 3 Indien bijkomende toelichting of overleg gewenst is betreffende een agendapunt besproken op het managementteam, wordt een overlegvergadering tussen het managementteam en het vast bureau georganiseerd. Artikel 4 De voorzitter, het Vast Bureau, het Bijzonder Comité voor de Sociale dienst of de Raad kan de secretaris verzoeken een bepaald onderwerp te agenderen op een volgende vergadering van het managementteam. Artikel 5 Er is periodiek overleg tussen het managementteam en de dienstverantwoordelijken die geen deel uitmaken van het managementteam. De financieel beheerder is de contactpersoon voor de financiële dienst. Het diensthoofd maatschappelijk werk is wat dit betreft de contactpersoon voor de dienst gezins- en bejaardenzorg en de dienst kinderopvang die beiden onder leiding staan van maatschappelijk werkers. Goedgekeurd OCMW raad 7/2/2013 Pagina 4

5 De stafmedewerker is de contactpersoon voor de overige diensten en personeelsleden. Artikel 6 De raadsleden kunnen de secretaris en/of de financieel beheerder steeds om een onderhoud verzoeken, in groep of individueel, om de beleidsdoelstellingen te bespreken. Artikel 7 De raadsleden en het OCMW personeel houden zich aan de deontologische code, zoals goedgekeurd door de Raad voor Maatschappelijk Welzijn op 6/2/2007 Artikel 8 Voor de raadsleden is het eerste aanspreekpunt binnen de OCMW-administratie de secretaris. Zij kunnen zich alleen tot haar of haar plaatsvervanger richten voor inlichtingen, inzage, afschriften, plaatsbezoek, besprekingen enz Andere ambtenaren kunnen door de raadsleden slechts worden gecontacteerd na uitdrukkelijke doorverwijzing van de secretaris. Voor financiële aangelegenheden is de financieel beheerder het aanspreekpunt voor de raadsleden. Artikel 9 De leden van de raad voor maatschappelijk welzijn hebben het recht om alle gebouwen voor sociale bewoning of andere opvangstructuren die door het OCMW worden beheerd, te bezoeken. Ze richten hiertoe een verzoek tot de secretaris met vermelding van het doel van het bezoek en de concrete punten waarover inlichtingen gewenst zijn. Met het oog op minimale hinder voor de bewoners, wordt in overleg het tijdstip en de duur van het bezoek overeengekomen. Het raadslid zal worden begeleid door de voorzitter en/of de secretaris of het personeelslid dat zij hiertoe aanwijst. C. Uitoefening van de bevoegdheden door de raad gedelegeerd aan de secretaris Artikel 1 De bevoegdheden die de raad overeenkomstig artikel 52 van het OCMW-decreet van 19 december 2008 aan de secretaris delegeert worden door de secretaris of onder zijn verantwoordelijkheid uitgeoefend. De secretaris dient hierover de raad voor maatschappelijk welzijn of het vast bureau niet systematisch te informeren. Goedgekeurd OCMW raad 7/2/2013 Pagina 5

6 De secretaris zal wel, met het oog op een goede samenwerking en ifv een zo breed mogelijke informatiedoorstroming, verslag uitbrengen van de door haar genomen beslissingen die via deze weg nogmaals bekrachtigd kunnen worden (bvb vormingen, weddevaststellingen). Artikel 2 Alle handelingen die de secretaris overeenkomstig de delegatie verricht of zou moeten verrichten blijven onderworpen aan de algemene regels betreffende inzage en toelichting. Artikel 3 De bevoegdheden die de raad desgevallend overeenkomstig artikel 161 van het OCMWdecreet van 19 december 2008 aan de secretaris delegeert inzake budgethouderschap worden uitgeoefend met inachtneming van de geldende decretale verplichtingen. Goedgekeurd OCMW raad 7/2/2013 Pagina 6