Externe audit, interne controle en IT. Steven Van Roosbroek

Transcriptie

1 Externe audit, interne controle en IT Steven Van Roosbroek

2

3 Gestegen verwachtingen Financieel Inhoudelijk Burgers 3

4 4

5 Kader voor de externe audit Nieuw systeem van plannen en boekhouden Integratie sectorale plannen in BBC Minder detailsturing Minder toezicht 5

6 Agenda Interne controle / organisatiebeheersing Externe audit Leidraad interne controle / organisatiebeheersing 6

7 Interne controle (art. 99) De gemeenten staan in voor de interne controle van hun activiteiten. Interne controle is het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen over: 1 het bereiken van de doelstellingen; 2 het naleven van wetgeving en procedures; 3 de beschikbaarheid van betrouwbare financiële en beheersinformatie; 4 het efficiënt en economisch gebruik van middelen; 5 de bescherming van activa; 6 het voorkomen van fraude. 7

8 Interne controle (art. 100 en 101) Het algemene kader van het interne controlesysteem is onderworpen aan de goedkeuring van de gemeenteraad. Secretaris rapporteert jaarlijks over interne controle aan het college van burgemeester en schepenen en aan de gemeenteraad. 8

9 Een aantal misverstanden Interne controle = financieel Interne controle = controle / inspectie Interne controle = procedures Boordtabel Plan Systeem klachtenbehandeling Teamvergadering Selectiegesprek Omgevingsanalyse Deontologische code 9 Organogram

10 Agenda Interne controle / organisatiebeheersing Externe audit Leidraad interne controle / organisatiebeheersing 10

11 Audit Onafhankelijke Objectieve Systematische Evaluatie Waarover gerapporteerd wordt 11

12 Van waar komen we? NOB (1997) Voorontwerp van gemeentedecreet (2002) Gemeente- en provinciedecreet (2005) OCMW-decreet (2008) Beleidsnota (2009) Vlabest (2010) Principebeslissing (2011) Opstart project (08/2012) 12

13 Wat is reeds beslist? Principes Internationale normen Single audit Betaalbaar Gemeenten, provincies, OCMW s, AGB, APB, OCMW-vereniging (hfst. 1, excl. ziekenhuizen) Opdracht Evalueren systeem van interne controle Ad hoc + forensisch 13

14 Wat is reeds beslist? Positionering Ondersteunend, niet bestraffend Voorziene uitbouw Totaal Vlaanderen Gemeentefonds Provinciefonds

15 Wat is reeds beslist - Auditdecreet Art In elke gemeente en in elk autonoom gemeentebedrijf zal periodiek een externe audit plaatsvinden. Deze audit wordt uitgevoerd door de entiteit Audit Vlaanderen, vermeld in artikel 34, 1, van het kaderdecreet bestuurlijk beleid van 18 juli Audit Vlaanderen evalueert de interne controlesystemen, gaat na of ze adequaat zijn en formuleert aanbevelingen tot verbetering daarvan. Deze entiteit voert daartoe financiële audits, overeenstemmingsaudits en operationele audits uit en is gemachtigd alle bedrijfsprocessen en activiteiten te onderzoeken. Audit Vlaanderen is tevens bevoegd voor het uitvoeren van forensische audits bij de voormelde besturen. 15

16 Wat is reeds beslist - Auditdecreet Toegang tot alle informatie documenten gebouwen, ruimtes en installaties waar taken worden uitgevoerd van de besturen. Aan ieder personeelslid inlichtingen vragen 16

17 Wat is reeds beslist Auditdecreet - klokkenluidersregeling Recht om Audit Vlaanderen op de hoogte te brengen van onregelmatigheden Geen aanleiding geven tot tuchtsanctie of ontslag Verklaringen vallen niet onder het inzagerecht 17

18 Wat is reeds beslist - organisatievorm Audit Vlaanderen Auditcomité Vlaams Auditcomité lokaal 4 onafhankelijken 4 onafhankelijken 3 personen aangeduid door de Vlaamse Regering 2 VVSG 1 VVP Minister van Binnenlands Bestuur: waarnemer 18

19 Waar gaan we naar toe - meerwaarde Betere interne werking Audits met aanbevelingen Benchmarking Studiedagen, publicaties, enz. Zicht op de organisatie Naar raad en management Signaalfunctie 19

20 Waar werken we aan? Aanwerving team auditoren Testaudits Communicatie 20

21 Waar werken we aan? Juli 2013: leidraad organisatiebeheersing Auditinstrument Instrument om aan IC te werken Consultatieperiode Individuele reacties Federaties Testaudits / begeleide zelfevaluatie 21

22 Testaudits Doel Uittesten leidraad Uittesten methodieken Stand van zaken 4 rapporten verstuurd 4 afgesloten 1 lopende 22

23 Testaudits enkele voorbeelden Sterke punten Onthaal Tevredenheidsbevragingen Omgaan met klachten 23

24 Testaudits enkele voorbeelden Verbeterpunten Informatiedoorstroming MAT -> rest van de organisatie Evalueren personeelsleden Evalueren tevredenheid gebruikers 24

25 Testaudits enkele voorbeelden Aanbevelingen Om te vermijden dat medewerkers die onvoldoende presteren niet worden bijgestuurd en goed presterende medewerkers gedemotiveerd raken, is het aangewezen om al de medewerkers systematisch te evalueren zoals voorzien in de rechtspositieregeling. Om organisatiebreed te werken aan de verbetering van de organisatie en om te voldoen aan de bepalingen in het Gemeentedecreet over het managementteam, is het aangewezen dat een managementteam geïnstalleerd wordt dat periodiek samenkomt en waarover er verslaggeving wordt opgemaakt. 25

26 Testaudits Globale rapportering Voorlopige tendensen Systematiek werken aan organisatiebeheersing Managementteam Continuïteit managementfuncties Buitendiensten als eilanden 26

27 Wat is nog verder in te vullen? 1. Auditstrategie 2. Rapportering 3. Opvolging aanbevelingen 4. Single audit 5. Forensische component 27

28 Auditstrategie Sterkte-zwakteanalyse 28

29 Auditstrategie link met BBC Verhouding met BBC Proces van doelstellingen, monitoring en financieel mgmt: Audit Vlaanderen Financiële cijfers: toezicht Beheersinformatie: Audit Vlaanderen Doel Duidelijke visie Duidelijke en geverifieerde rapporten Sterke interne organisatie 29

30 Auditstrategie Thema-audits Bv. OCMW: Sociale dienst Thuiszorgdienst Lokaal dienstencentrum Woonzorgcentrum Personeelsdienst ICT-dienst Debiteurenbeheer 30

31 Verloop audit Contactname Startvergadering Veldwerk Interviews Documenten Controles Slotvergadering Juistheid vaststellingen Draagvlak aanbevelingen Ontwerprapport Reactie van het bestuur Definitief rapport 31

32 Rapportering Bestuurlijke boodschap Sterke punten Verbeterpunten Aanbevelingen Managementreactie Aanbevelingentabel 32

33 Rapportering Slotvergadering Ontwerprapport Reactie van het bestuur Definitief rapport Ook voor de raad 33

34 34

35 Opvolging aanbevelingen Beperkte capaciteit Audit Vlaanderen Tool bij Vlaamse administratie Verantwoordelijkheid bestuur zelf Ondersteuning 35

36 Single audit Interne audit ESF ABB Rekenhof Bedrijfsrevisoren Sectorale administraties Archiefdecreet 36

37 37

38 Forensische audit 38

39 Forensische audit Duidelijke procedure Betrouwbare melding? Noodzaak? Hoogdringendheid Deur niet te wijd open, maar toch wijd genoeg Afstemming met toezicht 39

40 Agenda Interne controle / organisatiebeheersing Externe audit Leidraad interne controle / organisatiebeheersing 40

41 Traject Leidraad Vlaamse overheid Ontwerp leidraad lokale besturen (15/7/2013) Leidraad lokale besturen (eind 2013) 41

42 Model 42

43 Structuur 11 thema s 60 doelstellingen Risico s Beheersmaatregelen 43

44 Doelstellingen - ICT 44

45 Beheersmaatregelen 45

46 Beheersmaatregelen 46

47 Verdere traject 15 juli 2013: Ontwerp leidraad organisatiebeheersing Juli-oktober 2013: Consultatieperiode December 2013: Definitieve versie leidraad 47

48 Vragen / bedenkingen / Bedankt! Steven Van Roosbroek Projectleider implementatie externe audit in lokale besturen Steven.vanroosbroek@bz.vlaanderen.be 48