Interne controlesysteem OCMW Ninove. Rapport aan de ocmw-raad over Voorstel van planning voor Raad van 09 juni 2011

Transcriptie

1

2

3 Interne controlesysteem OCMW Ninove Rapport aan de ocmw-raad over Voorstel van planning voor Raad van 09 juni 2011 Rapport Interne controlesysteem

4 1. Inleiding Het OCMW decreet geeft de Vlaamse ocmw s de opdracht om een interne controlesysteem uit te werken. De wettelijke basis hiervan is terug te vinden in de artikelen 98, 99 en 100 van het OCMW decreet. Het komt de OCMW secretaris toe om over de implementatie van het interne controle systeem jaarlijks te rapporteren aan de Raad voor Maatschappelijk Welzijn. Een interne controlesysteem is een geheel van afspraken, maatregelen, procedures, dat er met redelijke zekerheid voor moeten zorgen dat de opdrachten van de OCMW diensten worden vervuld op een voorspelbare manier, waarbij de mogelijke risico s zoveel mogelijk onder controle worden gebracht. Een systeem van interne controle is in feite een systeem van interne kwaliteitszorg (IKZ). Het interne controlesysteem stuurt het ocmw bij het optimaliseren van haar werkprocessen om zo een snellere, meer efficiënte en meer klantvriendelijke dienstverlening naar de burger toe te kunnen realiseren. Interne controle is echter niet volledig nieuw voor ons ocmw. We beschikken immers al over tal van interne procedures en beheersmaatregelen. Wel bestaat de systematiek van een dergelijk systeem erin alle aanwezige maatregelen verder te structureren en waar nodig te optimaliseren. Daarnaast maakten we ook al werk van het beheersen van de organisatie via onder andere procedures, verantwoordelijkheidsafleiding, aanwerving van gekwalificeerd personeel, Samengevat komt een goede organisatiebeheersing of interne controle erop neer dat: we weten waar we naartoe willen met het OCMW Ninove (doelstellingen en strategie); we weten en beseffen wat de hinderpalen hierbij kunnen zijn (risico s voor het bereiken van de doelstellingen en strategie); we acties ondernemen om deze hinderpalen maximaal te beheersen (risicobeheersmaatregelen/ interne controle maatregelen). 2. Methodologie Waar willen we naartoe? Op termijn is het de bedoeling om systematisch: alle strategische (verbonden aan het beleidsplan) en operationele (verbonden aan de werkprocessen) knelpunten (= risico s) in kaart te brengen, beheersmaatregelen te bedenken en te implementeren, de beheersmaatregelen op te volgen en waar nodig bij te sturen en om dit hele systeem op regelmatige basis te evalueren en te actualiseren. Uiteraard is dit een langetermijnproces, een proces ook dat nooit af is. Interne controle en risicomanagement zijn immers geen éénmalige oefeningen, zij resulteren in een dynamische cyclus die we continu moeten doorlopen. Een dergelijk interne controlesysteem is erg omvangrijk en kunnen we onmogelijk in één of enkele jaren tijd op punt stellen. Een interne controlesysteem groeit geleidelijk aan. Daarbij maken we in eerste instantie werk van de prioritaire knelpunten waarmee het OCMW Ninove in haar werking geconfronteerd wordt. 2

5 Voor de eerste werkingsjaren hebben we 14 processen geselecteerd. We erkennen deze als te beheersen prioritaire procedures. Op basis van de analyse van deze processen wordt het interne controlesysteem verder ontwikkeld. Om een goed werkend interne controlesysteem uit te bouwen, is het belangrijk dat de ganse organisatie hierbij betrokken wordt. Elke medewerker moet meedenken over hoe hij de taken efficiënter en effectiever kan uitvoeren en over hoe de kwaliteit van (het eindproduct van) zijn werkproces(sen) verbeterd kan worden. Dit is zowel in het belang van de werknemer als in het belang van de burger. De eindverantwoordelijke van het interne controleproject is de OCMW secretaris. Bij delegatie is er een interne projectleider die in nauw overleg met de secretaris werkt aan de opstart en de opvolging van het interne controlesysteem. Tweejaarlijks rapporteert de secretaris aan de Raad voor Maatschappelijk Welzijn over het verloop en de verwezenlijkingen op vlak van interne controle. Voorliggend document dient als gezamenlijke rapportering voor de opstartjaren 2010 en 2011 Hoe gaan we praktisch te werk? Op basis van de Deloitte methodologie voor de implementatie van een intern controlesysteem is, in overleg met de secretaris, een plan van aanpak opgesteld. Deze methodologie is opgenomen in de introductienota die de Raad op 25 februari 2010 goedkeurde. Onderstaande figuur geeft de methodologie nogmaals schematisch weer: Fase 1 Opstarten IC proces Fase 2 Identificeren van de risico s Update van de risico-identificatie Fase 5 Monitoren en rapporteren Fase 3 Analyseren en beoordelen van de risico s Fase 4 Vaststellen en optimaliseren intern controle systeem 3

6 FASE 1 Opstart afgerond op 25 februari 2010 De bedoeling van deze eerste fase is: de medewerkers en de Raad te informeren over de manier waarop interne controle binnen het OCMW Ninove georganiseerd zal worden (introductienota); en om concrete afspraken te maken met de personen die bij het interne controlesysteem betrokken zijn. Op 22 maart 2010 vond een vergadering plaats met Deloitte, met de ocmw-secretaris, de projectcoördinator en de leden van de werkgroep interne controle. Tijdens deze vergadering maakten we een aantal praktische afspraken (concrete werkwijze, betrokkenen, timing, ), waarna het project interne controle effectief van start ging. De Raad voor Maatschappelijk Welzijn is over het interne controleproject geïnformeerd aan de hand van een document introductienota interne controle OCMW Ninove, voorgelegd aan de Raad van 25 februari De Raad keurde deze nota goed. De initiële timing, opgenomen in de introductienota onder ruwe planning, is intussen gewijzigd. Het doorlopen van de fases 2 tot en met 4 zal voor de volgende jaren telkens gebeuren over de periode van mei jaar 0 tot en met april jaar 2. De aansluitende rapportage (fase 5) ligt dan telkens voor op de Raad van juni jaar 2. Concreet betekent dit voor de toekomst: doorlopen fases 2 tot en met 4: van mei 2011 tot en met april 2013, rapportage juni 2013 van mei 2013 tot en met april 2015, rapportage juni Deze rapportage is de eerste in zijn reeks en bestrijkt een inleidingsperiode. Hierdoor valt de periode waarover we rapporteren wat korter uit dan in de toekomst voorzien. FASE 2 Identificeren van de risico s FASE 3 Analyseren van de risico s => maart 2010 april 2011 FASE 4 Uitwerken beheersmaatregelen Tijdens het eerste werkingsjaar van het interne controlesysteem heeft het OCMW Ninove 14 prioritaire processen geselecteerd waarop we in eerste instantie de interne controle willen enten: Algemeen Maatschappelijk Werk: Toekennen gewone financiële steun leefloon ( ) Terugvorderen steun van cliënten (i.s.m. financiële dienst) ( ) Financiën: Aankopen met bestelbon (voltooid) Aankopen met gunningsprocedure (voltooid) Facturatie aan derden ( ) Terugvorderen steun van cliënten (i.s.m. AMW) ( ) Interne organisatie: Archivering Inkomende briefwisseling Inkomende mail Klachtenprocedure (i.s.m. ouderenvoorziening) Ouderenvoorzieningen Opnameprocedure wzc Plannen, organiseren van de verzorging en verpleging Klachtenprocedure (i.s.m. interne organisatie) Personeel Dringende afwezigheid ziekteverzuim (begonnen in 2010, verderzetten 2011) 4

7 Evaluatie- en functioneringsgesprekken ( ) Thuiszorg Planning en organisatie van de dienstverlening Voor het identificeren en analyseren van de risico s die verbonden zijn aan deze processen en voor het uitwerken en selecteren van beheersmaatregelen, organiseren we per proces een of meerdere werksessie(s). De personeelsleden die de meeste kennis hebben over of praktische ervaring met het proces in kwestie, maken deel uit van de werksessies. Deze aanpak brengt een maximaal leereffect teweeg bij de medewerkers van het OCMW Ninove. Op regelmatige basis rapporteren we de voortgang en resultaten op de diensthoofdenvergadering. Interne controle is als vast agendapunt opgenomen bij dit overleg De werksessies verlopen telkens volgens hetzelfde stramien: We inventariseren de knelpunten die zich kunnen voordoen in het proces en beschrijven deze in een risicocontrolematrix; Het belang van elk geïdentificeerd risico wordt ingeschat; Voor de belangrijke risico s bedenken we beheersmaatregelen. De beheersmaatregelen beschrijven we in de risicocontrolematrix en per beheersmaatregel stellen we een verantwoordelijke aan. Na de afgeronde werksessies beschikken we per proces over: Een risicocontrolematrix (= Exceldocument) waarin de risico s en de beheersmaatregelen, die verbonden zijn aan het proces, beschreven worden; Een aantal voorstellen van actiepunten en indien mogelijk de beoogde resultaten. Deze zijn inherent opgenomen in het Exceldocument FASE 5 Monitoren en rapporteren => 09 juni 2011 Nadat de beheersmaatregelen geïmplementeerd zijn, is het opportuun ze op regelmatige basis op te volgen en waar nodig bij te sturen. Om dit vlot te laten verlopen, moet de opvolging van het interne controlesysteem geïntegreerd worden in de dagelijkse managementactiviteiten binnen het ocmw. De actieplannen zijn deels in opmaak en deels in uitvoering. Een doorgedreven monitoring in de dagdagelijkse praktijk heeft pas nut als er voldoende basis voor is. (na afronding van de prioritaire processen) Tot slot moet er ook gerapporteerd worden aan de Raad voor Maatschappelijk Welzijn. De Raad moet op de hoogte gebracht worden van de initiatieven die tijdens de voorbije twee jaar genomen werden in het kader van interne controle, van de resultaten van deze initiatieven en van de processen die in de volgende jaren zullen aangepakt worden. Voorliggend document beoogt de rapportering van de acties in Conclusie Het verder uitbouwen en het optimaliseren van het interne controlesysteem in het OCMW van Ninove is een grote uitdaging voor alle betrokkenen. Het is een leerproces waarbij de personeelsleden voortdurend gevraagd worden om open te staan voor verandering. Meer nog, medewerkers zullen worden aangespoord om, voor wat betreft hun eigen takenpakket, zelf het voortouw te nemen in een dynamiek van continue kwaliteitsverbetering binnen het ocmw. 5

8 Er is al vooruitgang geboekt op het vlak van de geselecteerde processen inzake procesoptimalisatie en risicobeheer. We besteden in de toekomst verder aandacht aan: het vervolledigen van fases 2 tem 4 voor de geselecteerde processen die nog niet aan bod kwamen de implementatie van de administratieve processen van het woonzorgcentrum in het administratief handboek. Zo creëren we de basis om ook hier interne controle op toe te kunnen passen Voor de komende twee jaar ( ) beogen we volgende optimalisaties: 1. De reeds behandelde processen, reglementen en actieplannen implementeren en verder opvolgen. Dit geldt voor de procedures aankopen met bestelbon en aankopen met gunning 2. Verder werken aan de optimalisatie van de processen binnen het ocmw. In de periode voorzien we de volgende processen verder te optimaliseren en hiervoor een systeem van interne controle te implementeren: Algemeen Maatschappelijk Werk: Toekennen gewone financiële steun leefloon Terugvorderen steun van cliënten (i.s.m. financiële dienst) Financiën: Facturatie aan derden Terugvorderen steun van cliënten (i.s.m. AMW) Personeel: Dringende afwezigheid ziekteverzuim (begonnen in 2010) Evaluatie- en functioneringsgesprekken Interne organisatie Klachtenprocedure (i.s.m. ouderenvoorziening) Ouderenvoorzieningen Klachtenprocedure (i.s.m. interne organisatie) 6