PROCESBEHEER en ORGANISATIEBEHEERSING. bij MOD DAR-iV Strategic seminars 10 september 2010

Transcriptie

1 PROCESBEHEER en ORGANISATIEBEHEERSING bij MOD DAR-iV Strategic seminars 10 september 2010

2 INHOUD Het kader De doelstellingen van Procesbeheer Aanpak inzake Procesbeheer De doelstellingen van OBIC Aanpak inzake OBIC Toekomstvisie Leerpunten

3 Het kader Reorganisatie Vlaamse overheid in 2006: Beter Bestuurlijk Beleid Beslissing VR dd. 1/9/2006: generieke elementen van de beheersovereenkomsten in de vernieuwde Vlaamse overheid

4 INHOUD Het kader De doelstellingen van Procesbeheer Aanpak inzake Procesbeheer De doelstellingen van OBIC Aanpak inzake OBIC Toekomstvisie Leerpunten

5 De doelstellingen van Procesbeheer Optimaliseringinternewerking: efficiëntiedoor uniformiteit van gehanteerde processen Betere kennis interne processen: kennisbeheer Beter inzicht in werklast(taakverdeling) en doorloop Optimalisering klantgerichte werking: transparantie Meer mogelijkheden tot opvolging en evaluatie Verhogen kwaliteit dienstverlening: effectiviteit Opstap documentbeheer en e-processen

6 Aanpak inzake Procesbeheer 1. Inventaris 2. Opdeling 3. Selectie en beschrijving AS-IS 5. Bijsturen van de werking 4. Beschrijving TO-BE

7 Aanpak inzake Procesbeheer 1. Inventaris van alle processen 2. Opdeling van de processen: Kritieke processen Overige processen 3. Uitschrijven van de processen as is Volgens een vast te leggen prioriteit (kritieke <-> minder kritieke) In workflow diagrammen (in swimlanes ) 4. Optimaliseren van de processen to be 5. Bijsturen van de werking op basis van de to be

8 Procesbeschrijving de voorwaarden Begrijpelijk voor de medewerkers Voldoende high level Swimlane-diagrammen Opgemaakt, samen met de medewerkers Maximale betrokkenheid Starten met belangrijkste en/of meest kritieke Waar haal ik op korte termijn de hoogste meerwaarde? Waar heb ik vandaag de meeste problemen?

9 Procesbeschrijving de inhoud Per proces een procesfiche: Naam en proces-id Inhoud en klant(en) Doelstellingen van het proces Een visuele weergave volgens een flow chart Identificatie van de gemiddelde doorlooptijden (per fase) Omschrijving van elke processtap Identificatie van potentiële verbeterpunten Inventaris van alle gerelateerde/gebruikte documenten

10

11

12 Procesoptimalisering in het proces zelf Op basis van de geïdentificeerde verbeterpunten Vereenvoudigen Fouten of onvolkomenheden wegwerken Tradities in vraag stellen Aftoetsen aan geldende regels en richtlijnen Documenten verbeteren Vereenvoudigen en optimaliseren (o.a. leesbaarheid) Uniforme templates Uniformiseren look & feel Uniek identificeren (unieke document-id)

13 Procesoptimalisering in de organisatie Aanpassen van de werking aan het nieuwe proces Implementeren van het proces Gebruik van de nieuwe documenten/templates Bijsturen waar noodzakelijk aan de hand van de vaststellingen op de werkvloer Raadpleegbaar maken van procesbeschrijvingen van templates en overige ondersteunende documenten Jaarlijkse evaluatie en eventuele bijwerking

14 INHOUD Het kader De doelstellingen van Procesbeheer Aanpak inzake Procesbeheer De doelstellingen van OBIC Aanpak inzake OBIC Toekomstvisie Leerpunten

15 De doelstellingen van OBIC Toepassen van de basisprincipes van goed bestuur corporate governance Waarborgen van de realisatie van de (strategische) doelstellingen de effectiviteit en efficiëntie van de interne processen de betrouwbaarheid van de rapportering de naleving van wet- en regelgeving ( compliance ) Starten met reductie belangrijkste risico s

16 Aanpak inzake OBIC Met toepassing van de Leidraad Interne Controle en Organisatiebeheersing van de Vlaamse overheid Op basis van het COSO-framework

17 De aanpak concreet 1. Doelstellingen en omgevingsanalyse 2. Selectie processen 3. Identificatie van de risico s (per proces) 6. Rapportering 5. Definitie van Beheersmaatregelen 4. Definitie van Controlemaatregelen

18 De aanpak concreet 1. Bepaling doelstellingen en evaluatie van de situatie 2. Opmaak van de lijst van te controleren processen 3. Per proces worden de risico s geïdentificeerd In een Risico Identificatie Fiche (RIF) Op basis van een klassieke risico-analyse In overeenstemming met risico acceptatie niveau 4. Voor de belangrijke risico s: controlemaatregelen Concreet in een Risico Management Instructie (RMI) 5. Opvolging van de risico-beheersmaatregelen

19 De Risico Identificatie Fiche (RIF) Voor alle processen Inhoud: Naam van het geïdentificeerde risico Processtap (waarmee risico verbonden is) Omschrijving Categorie Strategisch, Operationeel, Rapportering, Compliance Niveau Hoog, Medium, Laag RMI Ja/Neen

20 De Risico Management Instructie (RMI) Voor de belangrijkste risico s Afhankelijk van het acceptatieniveau Inhoud: Risicobeschrijving Beheersmaatregel Startdatum, Type, Beschrijving, Periodiciteit, Eigenaar Controlemaatregel & Rapportering Type, Beschrijving, Periodiciteit Periode, Bestemmeling, Inhoud, Eigenaar

21 INHOUD Het kader De doelstellingen van Procesbeheer Aanpak inzake Procesbeheer De doelstellingen van OBIC Aanpak inzake OBIC Toekomstvisie Leerpunten

22 Toekomstvisie Streven naar maximale automatisering van Documentbeheer Procesflows Dynamisch publiceren processen intern en aan de klant Management dashboard ( management cockpit ) Voortgang doelstellingen (Balanced Scorecard) Opvolging beheersmaatregelen Opvolging dienstverleningsafspraken

23 Leerpunten Aanpak vergt een inspanning van organisatie per proces: 3 tot 4 sessies van halve dag (gemiddeld) Betrokkenheid en pragmatisme: snel positief resultaat Ondersteuning is noodzakelijk Vermindert de extra belasting op de dienst Planning en coördinatie van de aanpak Begeleiding/coaching van de werkgroepen Uitschrijven en communiceren van het resultaat Inbreng ervaring en specifieke competenties

24