Voorstudie van de implementatie en organisatie van een kennisbeheersysteem voor de FOD Financiën

Transcriptie

1 Voorstudie van de implementatie en organisatie van een kennisbeheersysteem voor de FOD Financiën Informatie (Proces 44) versus Kennismanagement (Proces 78) Versie gevalideerd door de stuurgroep van 23 mei 2006

2 Toekomstige afbakening tussen processen 44 en 78 Proces 44: Informatie Bestaansreden: Beheren van informatie (en kennis) in het kennisbeheersysteem (databank) Hoofdtaken: Permanent verzamelen en screenen van externe informatiebronnen Ontvangen en analyseren van informatie & kennis opdrachten Opzoeken en doornemen van bronnen Opstellen of aanpassen van te bewaren/verspreiden informatie inclusief toelichting, samenvatting, depersonaliseren Aanbrengen van metadata Opslaan in de kennisdatabank Bepalen van wijze van informatieverstrekking Selectie van het distributiekanaal binnen het digitaal infokanaal & verspreiding Doorgeven van de klaargemaakte informatie aan de CRM processen Kwaliteitsbewaking van de informatie in het kennisbeheersysteem (opkuisen, anomalieën, klachtenbehandeling,...) Beheer van de taxonomiestructuur in het kennisbeheersysteem Beheer van de metadata (trefwoorden, doelgroepen,...) Systeembeheer van de communities, werkruimten voor projectteams, expertennetwerken, gebruikersprofielen,... Archiveren Proces 78: Kennismanagement Bestaansreden: Strategisch beheren van de kennisomgeving Hoofdtaken: Stimuleren van de communities, werkruimten voor projectteams, expertennetwerken en het opstellen van procedures rond deze vormen van kennisbeheer Promoten van de organisatie-brede taxonomie Bieden van ondersteuning door het accrediteren van experten en het opzetten van expertgroepen Uitwerken van een beleid en procedures rond archivering, deontologie en privacy Evalueren van het kennisbeheer en introduceren van kennisprogramma s (mentoring, informatie- en kennisuitwisseling, enz.) Veranderingsmanagement voor kennisbeheer 2

3 proces 44 Oude proces 44: Informatie Opdracht analyseren: Registreren van het dossier informatie Administratief beheren van het dossier informatie Aanduiden van het type dossier en senior documentalist Verzamelen en screening van de informatie Bondig analyseren Opzoeken en doornemen van bronnen en verslag opmaken Evalueren bronnen en beslissen Selecteren, inventariseren en analyseren van alle gegevens Opstellen ontwerp beslissing communicatie Evalueren communicatie en beslissen Opnemen in eigen documentatie Inhoud samenstellen en informatie ter beschikking stellen: Opstellen van de te communiceren informatie Opstellen van de toelichting Opstellen van het communicatieplan Evalueren van communicatie/communicatieplan en beslissen Vertalen Ter beschikking stellen van de informatie 3

4 proces 44 Toekomstige proces 44: Informatie Opdracht analyseren en informatieverkenning: Registreren van het dossier informatie Administratief beheren van het dossier informatie Aanduiden van het type dossier en senior documentalist Permanent verzamelen en screenen van externe informatiebronnen Bondig analyseren Opzoeken en doornemen van bronnen en verslag opmaken Evalueren en coördineren van de bronnen en beslissen Selecteren, inventariseren en analyseren van alle gegevens Opstellen ontwerp beslissing communicatie Evalueren ontwerp communicatie en beslissen 4 Bepalen van de doelgroepen, bestemmelingen en kanalen: Uitwerken van de wijze van informatieverstrekking (doelgroepen, bestemmelingen en kanalen) Indien nodig geacht, voorstel voor vertaling van (delen van) de informatie Evalueren van de wijze van informatieverstrekking en beslissen Inhoud samenstellen en informatie ter beschikking stellen: Opstellen of voorbereiden van de te verspreiden informatie Opstellen van een toelichting Zo nodig, vertalen Aanbrengen van metadata en informatie voorlopig opslaan in de kennisdatabank Aanbrengen van bestemmelingen voor het digitale infokanaal (indien voorzien) Goedkeuren van de informatie met de metadata evenals de doelgroepen, bestemmelingen en kanalen Beheren van het kennisbeheersysteem: Ontvangen en onderzoeken van klachten en verbeterideeën Monitoren van het kennisbeheersysteem en periodiek uitvoeren van kwaliteitscontrole Evalueren en verbetervoorstellen definiëren Verbeteren, actualiseren en opkuisen van het systeem Beheren van de metadata (trefwoorden, doelgroepen,...) en de taxonomie Systeembeheer van de communities (expertennetwerken, profielen, chatrooms, teamrooms,...) Archiveren van kennis Inventariseren van informatiebronnen Goedkeuren van wijzigingen in de inventaris van informatiebronnen

5 proces 78 Oude proces 78: Kennismanagement Identificeren van kennisbehoeften: Ontvangen en centraliseren van de gedefinieerde informatiebehoeften Inventariseren van de aanwezige kennis Identificeren van domeinen met een tekort aan kennis Nagaan van de oorzaken van tekort aan kennis: systemen, processen of mensen Opstellen van actieplannen voor de geïdentificeerde tekortkomingen Identificeren van bronnen: Bepalen welke personen/functies kennis mogen bijdragen in samenwerking met de lijn en de andere stafdiensten Ondersteunen bij het identificeren van een informatiebron Contacteren van geschikte informatiebronnen om kennis bij te dragen (pro-actief) Ontvangen en verwerken van informatiebronnen die zich aanmelden om kennis bij te dragen 5 Inventariseren van de informatiebronnen Ondersteunen bij het creëren: Ontwikkelen en aanleveren van templates Begeleiden bij het invullen van de templates Structuren van informatie Filteren van herbruikbare kennis Ondersteunen van het aanmaken van documenten met meest relevante en herbruikbare kennis (bijv. sjablonen, FAQ s, interpretaties, ) Ondersteunen bij het uitvoeren van een kwaliteitscontrole op de gecreëerde kennis Ondersteunen bij het ter beschikking stellen: Bepalen welke personen/functies kennis mogen raadplegen in samenwerking met de lijn en de andere stafdiensten Structureren van het kennisaanbod (bijvoorbeeld creëren databases) Adviseren van de lijn inzake waar de kennis beschikbaar gesteld dient te worden Coördineren van de verspreiding, verdeling en kapitalisatie van kennis (door beheer van discussiefora, communities, ) Ondersteunen van de gebruikers Controleren van de integriteit: Ondersteunen van de lijn en de andere stafdiensten in het nakijken van de informatie op correctheid en volledigheid (validatie) Aanbrengen van correcties / aanpassingen Identificeren en verwijderen van redundante informatie Opvolgen en rapporteren van de systeemactiviteit

6 proces 78 Toekomstige proces 78: Kennismanagement Identificeren van de kennisbehoeften: Inventariseren van de aanwezige kennis en expertise Identificeren van domeinen met een tekort aan kennis Nagaan van de oorzaken van een tekort aan kennis Bepalen van de strategie voor kennisbeheer: Bepalen van de noden voor kennisbeheer Opstellen van de strategie voor kennisbeheer Opstellen van actieplannen voor kennisbeheer Communiceren van de strategie voor kennisbeheer Beheren van de kennisomgeving: Stimuleren communities Promoten organisatiebrede taxonomie Ondersteunen door accrediteren van experten Uitwerken van het beleid en procedures rond specifieke aspecten van kennisbeheer (bijv. archivering, deontologie, privacy, enz) Begeleiden van de uitvoering van actieplannen voor kennisbeheer Evalueren kennisbeheer en introduceren van kennisprogramma s Veranderingsmanagement voor kennisbeheer: Bepalen van het veranderingsmanagement programma Uitvoeren van het veranderingsmanagement programma Monitoren en bijsturen van het veranderingsmanagement programma 6